در مقاله های قبلی از سری "اتوماسیون پر کردن اسناد" در مورد چگونگی شکل گیری رابط کاربری برنامه ، سازماندهی تأیید داده های ورودی و بدون استفاده از کد VBA ، شماره در کلمات را بیان کردم. این مقاله پایانی درباره جادو صحبت خواهد کرد - انتقال تمام مقادیر لازم از یک کارنامه اکسل به یک سند Word. بگذارید به شما نشان دهم که نتیجه چیست:

شرح مکانیسم

برای شروع ، من به طور کلی دقیقاً نحوه انتقال داده ها به یک سند Word را توضیح خواهم داد. اول از همه ، ما به یک الگوی سند Word نیاز داریم که شامل تمام نشانه گذاری ها ، جداول و آن قسمت از متن است که بدون تغییر باقی می ماند. در این الگو باید مکانهایی را تعیین کنید که مقادیر حاصل از کتاب کار اکسل جایگزین شوند - انجام این کار با استفاده از بوکمارک ها راحت تر است. پس از آن ، شما باید داده های Excel خود را به گونه ای سازماندهی کنید که از رعایت الگوی Word اطمینان حاصل شود ، و در آخر ، روند انتقال آن به VBA را بنویسید.

بنابراین ، اول همه چیز

یک الگوی سند Word ایجاد کنید

همه چیز در اینجا بسیار ساده است - ما یک سند معمولی ایجاد می کنیم ، متن را تایپ و قالب بندی می کنیم ، به طور کلی ، ما در تلاش هستیم تا فرم لازم را بدست آوریم. در جاهایی که جایگزین کردن مقادیر از اکسل ضروری خواهد بود ، باید بوکمارک ایجاد کنید. این کار به شرح زیر انجام می شود:

بنابراین ، ایجاد همه نشانک ها لازم خواهد بود ، یعنی تمام مکان هایی را که داده های اکسل در آن وارد شده اند ، علامت گذاری کنید. پرونده حاصل باید با استفاده از گزینه منو "File" - "Save As ..." به عنوان "الگوی Word Word" ذخیره شود.

تهیه داده های اکسل

برای راحتی ، من تصمیم گرفتم که تمام داده های مورد نیاز برای انتقال به یک سند Word را روی یک برگه جداگانه به نام نشانک ها - بوک مارک ها قرار دهم. در این برگه دو ستون وجود دارد: اولی حاوی نام نشانک ها (دقیقاً همانطور که در سند Word نامگذاری شده اند) ، و دومی حاوی مقادیر مربوطه برای انتقال است.

برخی از این مقادیر مستقیماً از برگه ورود داده ها و برخی از جداول کمکی واقع در برگه پشتیبانی بدست می آیند. در این مقاله فرمول هایی که مقادیر لازم را محاسبه می کنند را تحلیل نمی کنم ، اگر چیزی مشخص نیست - در نظرات سؤال کنید.

در این مرحله ، لازم است که تمام نام های نشانک به درستی مشخص شود - انتقال صحیح داده ها به این بستگی دارد.

روش انتقال

اما این جالب ترین است. دو گزینه برای اجرای کد انتقال داده وجود دارد:

• کد در کارنامه اکسل اجرا می شود ، داده ها به صورت همزمان به Word یک مقدار منتقل می شوند و بلافاصله در سند قرار می گیرند.
• کد در یک سند Word جداگانه اجرا می شود ، همه داده ها از یک اکسل در یک بسته منتقل می شوند.

از نظر سرعت اجرای ، به ویژه با تعداد زیادی نشانک ، گزینه دوم بسیار جذاب تر به نظر می رسد ، اما نیاز به اقدامات پیچیده تری دارد. من هم از آن استفاده کردم

در اینجا کارهایی که باید انجام دهید:

• یک الگوی سند ورد با پشتیبانی کلان ایجاد کنید.   این الگو شامل کد اجرایی در VBA است.
  
• در الگوی ایجاد شده ، باید برنامه را به صورت VBA بنویسید.   برای انجام این کار ، هنگام ویرایش الگو ، کلید ترکیبی Alt + F11 را فشار داده و کد برنامه را در پنجره ویرایشگر ویژوال بیسیک که باز می شود وارد کنید.
• در کتاب کار Excel ، کدی را بنویسید که مراحل پر کردن را از الگوی Word ایجاد کرده است.

متن روش را در مقاله ارائه نمی دهم - می توانید به راحتی با نمونه ای از آن را در پرونده FillDocument.dotm واقع در پوشه Template در بایگانی مشاهده کنید.

چگونه می توان از همه این موارد برای حل مشکل خاص خود استفاده کرد؟

می فهمم که در کلمات همه چیز بسیار ساده به نظر می رسد ، اما واقعاً چه اتفاقی می افتد؟ من پیشنهاد می کنم که به سادگی از گزینه قبلاً تمام شده استفاده کنید. بایگانی مثال را بارگیری کنید ، در کارنامه Excel ، کلید اصلی Alt + F11 را فشار دهید تا ویرایشگر ویژوال بیسیک باز شود و تمام نظرات من در مورد برنامه را بخوانید. برای تغییر برنامه به نیازهای شما ، فقط باید مقدار چندین ثابت را تغییر دهید ، آنها در همان ابتدای برنامه خارج می شوند. شما می توانید به طور آزاد کل متن برنامه را در پروژه خود کپی کنید.

ساختار بایگانی

آرشیو پیوست به این مقاله شامل چندین پرونده است.

پرونده اصلی یک کارنامه اکسل به نام ایجاد تأییدیه است. این کارگروه دارای 4 صفحه کار است که از این تعداد فقط دو نمایش داده می شود: "ورودی" - برگه ورودی داده ها و "بانک اطلاعات" - بایگانی کلیه اسناد وارد شده.

پوشه Templates شامل الگوهای سند Word است. یکی از آنها الگویی است که حاوی یک برنامه پر کردن نشانک است ، و دومین فرم برای پر کردن آن. شما می توانید از قالب با برنامه بدون تغییر استفاده کنید ، اما فرم تکمیل آن البته مطابق با نیاز شما مجدداً تغییر می یابد.

چگونه می توان مثال "برای خود" را دوباره کاری کرد؟

1. برای پر کردن یک الگوی سند Word تهیه کنید. تمام نشانک های لازم را در آن ایجاد کنید و به عنوان "الگوی MS Word" ذخیره کنید.
2. پرونده FillDocument.dotm را از بایگانی متصل به این مقاله در پوشه با الگوی آماده شده کپی کنید. این پرونده وظیفه پر کردن نشانک های این الگو را بر عهده دارد و نیازی به تغییر در آن نیست.
3. برای ورود داده ها ، یک کارنامه اکسل تهیه کنید. این وظیفه شماست که تصمیم بگیرید که آیا این رابط کاربری "پیشرفته" ایفا خواهد کرد و محاسبات مختلف پیچیده ای را انجام می دهد یا خیر. نکته اصلی این است که حاوی یک برگه کاری با جدول مکاتبات بین نام نشانک در قالب Word و مقدار قابل تعویض است.
4. کد برنامه VBA را از پرونده نمونه در کارنامه آماده قرار دهید. تمام ثابت ها را طبق طرح خود جایگزین کنید.
5. عملیات صحیح را امتحان کنید.
6. استفاده فعال!

ما موضوع کار قبلاً شروع شده با فرم ها را در Word ادامه می دهیم. در مقالات قبلی ، ما فقط از دیدگاه "کاربر پیشرفته" ، یعنی فرمها ، به فرمها نگاه کردیم. ما اسناد مناسب برای پر کردن دستی ایجاد کردیم. امروز ، من می خواهم به گسترش این کار و تلاش برای استفاده از مکانیسم کنترل محتوا برای تولید اسناد پیشنهاد کنم.

قبل از اینکه به وظیفه فوری خود بپردازیم ، می خواهم چند کلمه در مورد چگونگی ذخیره داده های کنترل محتوا در اسناد Word بگویم (روشی که آنها را به محتویات سند وصل می کنم) که فعلاً آگاهانه از آن حذف خواهم کرد ، اما امیدوارم در ادامه این موارد به نوعی بازگردد. مقالات)

سوال منطقی این است که چیست itemProps1.xml   و اجزای مشابه؟ این مؤلفه ها توضیحات مربوط به منابع داده را ذخیره می کنند. به احتمال زیاد ، طبق ایده توسعه دهندگان ، علاوه بر xml داخلی داخل سند ، قرار بود از دیگران نیز استفاده شود ، اما تاکنون فقط این روش اجرا شده است.

چه چیزی برای ما مفید است itemPropsX.xml؟ این واقعیت که آنها نقشه های xml را لیست می کنند فضای هدف) که در والدین استفاده می شود موردX.xml. این بدان معنی است که اگر ما بیش از یک xml سفارشی را به سند وصل کردیم ، پس برای یافتن درست ، باید به مرور ادامه دهیم   itemPropsX.xml   کامپوننت ها و پیدا کردن مدار مورد نظر ، و بنابراین مورد نظر موردX.xml.

حالا یک چیز دیگر ما به طور دستی روابط بین مؤلفه ها را تجزیه و تحلیل نخواهیم کرد و تنها با استفاده از API اصلی بسته بندی ، موارد لازم را جستجو خواهیم کرد! در عوض ، ما از Open XML SDK استفاده خواهیم کرد (مجامع آن از طریق NuGet در دسترس است). البته ، قبلاً ما سخنی در مورد این API نگفتیم ، اما برای وظیفه ما حداقل از آن لازم است و تمام کد ها کاملا شفاف خواهند بود.

خوب ، پس ، معرفی اصلی انجام شده است ، می توانید به عنوان مثال ادامه دهید.

طبق سنت تأسیس شده ، ما همان "گزارش جلسه" را که در مقاله تهیه کردیم ، خواهیم گرفت. بگذارید یادآوری کنم که این همان چیزی است که الگوی سند به نظر می رسد:

و بنابراین ، XML که به کدام قسمت از سند پیوست شده است

< meetingNotes xmlns ="urn:MeetingNotes" subject ="" date ="" secretary ="" > < participants > < participant name ="" /> < decisions > < decision problem ="" solution ="" responsible ="" controlDate ="" />

مرحله 1. ایجاد یک مدل داده

در واقع ، وظیفه ما فقط تولید یک سند نیست بلکه ایجاد (حداقل به صورت پیش نویس) ابزاری مناسب برای استفاده هم توسط توسعه دهنده و هم کاربر است.

بنابراین ، ما مدل را به عنوان ساختار کلاسهای C # اعلام خواهیم کرد:

ملاقات کلاس عمومی نکات (ملاقات عمومیNotes () (شرکت کنندگان \u003d لیست جدید ()؛ تصمیمات \u003d لیست جدید ()؛ ) رشته رشته عمومی (دریافت ؛ تنظیم کنید) عمومی عمومی تاریخ DateTime (دریافت ، تنظیم کنید) دبیر رشته عمومی (دریافت ، تنظیم ،) لیست عمومی شرکت کنندگان (دریافت ؛ تنظیم کردن) لیست عمومی   تصمیم گیری (گرفتن ، تنظیم کردن) تصمیم گیری در کلاس عمومی (مسئله رشته عمومی (دریافت ، تنظیم کردن) راه حل رشته عمومی (دریافت ، تنظیم ،) رشته عمومی مسئول (دریافت ، تنظیم ،)) عمومی DateTime ControlDate (دریافت ، تنظیم کنید)) عمومی شرکت کننده در کلاس (نام رشته عمومی (دریافت؛ مجموعه؛))

به طور کلی ، هیچ چیز خاصی وجود ندارد ، به جز این که ویژگی ها برای کنترل سریال سازی XML اضافه شده اند (زیرا نام در مدل و XML مورد نیاز کمی متفاوت است).

مرحله 2. مدل بالا را در XML سریال کنید

اصولاً این کار بسیار مهم است. اگر این مورد برای یک مورد نبود ، "XmlSerializer مورد علاقه ما را بگیرید و بروید" اما…

متأسفانه ، در نسخه فعلی Office به نظر می رسد اشکالی وجود دارد که شامل موارد زیر است: اگر در xml سفارشی باشد قبل   با اعلام فضای نام اصلی (شخصی که Word باید عناصر را برای نمایش بگیرد) یکی دیگر را اعلام کند ، سپس کنترل های مکرر محتوا شروع به نمایش نادرست می کنند (فقط به عنوان بسیاری از عناصر نمایش داده می شود همانطور که در خود قالب وجود دارد - یعنی بخش تکراری کار نمی کند) )

من چنین xml کار می کند:

< test xmlns ="urn:Test" attr1 ="1" attr2 ="2" > < repeatedTag attr ="1" /> < repeatedTag attr ="2" /> < repeatedTag attr ="3" />

و این یکی هم:

< test xmlns ="urn:Test" attr1 ="1" attr2 ="2" xmlns:t ="urn:TTT" > < repeatedTag attr ="1" /> < repeatedTag attr ="2" /> < repeatedTag attr ="3" />

اما این یکی از بین رفته است:

< test xmlns:t ="urn:TTT" xmlns ="urn:Test" attr1 ="1" attr2 ="2" > < repeatedTag attr ="1" /> < repeatedTag attr ="2" /> < repeatedTag attr ="3" />

من سعی کردم برای پشتیبانی از مایکروسافت در Connect اشکالی ارسال کنم ، اما به دلایلی امکان ارسال اشکالات برای Office را ندارم. بحث در مورد انجمن MSDN نیز کمکی نکرد.

به طور کلی ، راه حل لازم. اگر XML را با دستان خود تشکیل دهیم ، مشکلی نخواهد بود - ما همه کارها را خودمان انجام می دادیم. با این حال ، در این حالت ، من واقعاً می خواهم از استاندارد XmlSerializer استفاده کنم ، که به طور پیش فرض چندین فضای نام خود را به XML خروجی اضافه می کند ، حتی اگر از این نام ها استفاده نشود.

ما خروجی از نام نام خود را در XmlSerializer کاملاً سرکوب خواهیم کرد. درست است ، این رویکرد تنها در صورتی عملی خواهد شد که او واقعاً به آنها احتیاجی نداشته باشد (در غیر این صورت آنها به هر حال و درست قبل از ما اضافه می شوند)

در واقع ، کل کد (به شرطی که متغیر باشد جلسهنمایش ها   شامل یک شیء قبلاً پرجمعیت از نوع جلسه ملاقات ها):

var serializer \u003d XmlSerializer جدید (نوع (جلسهNotes))؛
  var serializedDataStream \u003d MemoryStream جدید ()؛

var namespaces \u003d XmlSerializerNamespaces جدید ()؛
  namespaces.Add ("" "" ")؛

serializer.Serialize (serializedDataStream ، جلسه نام ها ، مکان های نام)؛
  serializedDataStream.Seek (0، SeekOrigin.Begin)؛

مرحله 3. XML دریافت شده را در یک سند Word وارد کنید.

در اینجا به شرح زیر عمل می کنیم:

• الگو را کپی کنید و یک کپی را باز کنید
• xml سفارشی لازم را در آن پیدا می کنیم (ما در فضای نام جستجو می کنیم "Urn: AssemblyNotes")
• محتوای مؤلفه را با XML ما جایگزین کنید

File.Copy (templateName ، resultDocumentName ، true)؛ استفاده از (var document \u003d WordprocessingDocument.Open (resultDocumentName ، true)) (var xmlpart \u003d document.MainDocumentPart.CustomXmlParts .Single (xmlPart \u003d\u003e xmlPart.CustomXmlPropertiesPart.DataStoreItem.SchemaReferences.OfT () .Any (sr \u003d\u003e sr.Uri.Value \u003d\u003d "(! LANG: urn: AssemblyNotes"!}

همه ما با یک روش یا روش دیگر با متون سروکار داریم. بعضی اوقات نیاز به تولید یک متن بزرگ یا نه خیلی زیاد برای برخی کارها وجود دارد ، برای مثال ، بازی با قالب بندی ، اما هیچ متنی در دست نیست ، تا خودتان تنبلی بنویسید. چه کاری انجام دهیم پاسخ ساده است: از مولد متن تصادفی که در Word ساخته شده است استفاده کنید!

در ویرایشگر مایکروسافت ورد ، شما می توانید با استفاده از دستورات ویژه متن را به سرعت و به راحتی تولید کنید. من از Word 2007 به عنوان یک خرگوش آزمایشی استفاده می کنم این دستورات باید در تمام نسخه های Word کار کنند. من در مورد سه روش برای تولید متن صحبت خواهم کرد.

روش 1. استفاده از رند ()

تابع rand () نمونه موضعی متن ، 3 پاراگراف 3 جمله را درج می کند. Word خود را باز کنید ، مکان نما را در محلی قرار دهید که به زودی متن زیادی ظاهر می شود و دستور را وارد می کنید:

و Enter را فشار دهید. خود عملکرد rand از بین می رود و در عوض 3 پاراگراف متن ظاهر می شود:

اما این همه چیز نیست. اگر به متن زیادی احتیاج دارید ، می توانید از تابع rand با آرگومان های اضافی ، مانند این استفاده کنید:

\u003d رند (x ، y)

کجا " x"به معنی تعداد پاراگراف ها ، و" ی"- تعداد جملات در هر پاراگراف. مثلاً \u003d رند (20.5)   20 پاراگراف را با هر پنج جمله درج کنید. الف \u003d رند (7)   7 بند از 3 جمله را درج کنید.

روش 2. استفاده از لورم ()

برای قرار دادن Lorem Ipsum خوب قدیمی به عنوان نمونه ، از تابع lorem () استفاده می کنیم. دستور زیر را تایپ کرده و Enter را فشار دهید:

و ما چنین متنی لاتینی را دریافت می کنیم

عملکرد lorem () همچنین مایل استدلالات اضافی مانند rand () را به شکل تعدادی پاراگراف و جملات بپذیرد. بدون هیچ استدلال ، تابع به طور پیش فرض 3 پاراگراف با هر سه جمله درج می کند.

روش 3. عملکرد rand.old ()

استفاده مشابه دستورات قبلی است:

\u003d rand.old ()

و Enter را فشار دهید.

تابع rand.old () برای سازگاری با دفتر قدیمی ، تا سال 2003 و از جمله آن ، باقی مانده است. روش استفاده همان دو مورد قبلی است ، فقط متن از همان عبارات تشکیل شده است: "این رولت های فرانسوی نرم بخورید ، اما مقداری چای بنوشید". این عبارت برای همه افراد شناخته شده است که بعضی اوقات مجبور بودند با فونت کار کنند.

مانند دو روش اول می توانید استدلال ها را تصویب کنید.

این همه ، متن ها تولید شدند ، اکنون می توانید این رولت های فرانسوی نرم را بخورید و چای بنوشید :)

آیا با استفاده از توابع فوق موفق شدید متن را وارد کنید؟

درست بعد از جمع بندی نتایج المپیاد بود ، وقتی شرکت کنندگان نیاز به ارسال نامه هایی با نتایج مربوط به موضوعات قبولی (یا گذشت نشده) داشتند ، متوجه شدم که این دختر نشسته و دستان خود را وارد نتایج آزمون ، نام دانش آموز و سایر اطلاعات را در قالب نامه می کند. جلوی دراز او چندین ورقه چاپ شده از اکسل با نام ها و رتبه بندی ها قرار داده است Copy-Paste ، Ctrl + C - Ctrl + V ، انتقال نام از اسمی به genitive ، و بنابراین در حال حاضر کار با نیمی از اول از سه برگه داده انجام شده است. فکر می کنید چقدر او هنوز هم می تواند کپی کردن داده ها را بنشیند و نتیجه را بررسی کند؟ من مدت طولانی فکر می کنم ، و اشتباهات زیادی وجود خواهد داشت. اما پس از آن هنوز او مجبور شد پاکت نامه های نامه را امضا کند ... از زمان او احساس پشیمانی کردم و در عرض چند دقیقه نشان دادم که چگونه می توان این فرآیند را با استفاده از وسایل ساده اتوماسیون کرد. پس از یک انحراف کوتاه ، کار او در 20 دقیقه به پایان رسید.

در این درس به شما نشان می دهم که چگونه با صرف حداقل زمان برای این کار می توانید به سرعت اسناد (نامه ها ، دعوت نامه ها) را ایجاد کنید. در نسخه های مختلف زبانها ، این فرایند توصیف متفاوت نامیده می شود. بنابراین در زبان روسی "Merge" و به انگلیسی - "Merge" است.

امیدوارم "نامه های خوشبختی" از صندوق بازنشستگی ، اطلاعیه های مالیاتی به همین روش ایجاد شود :)

ابزارها

برای ایجاد اسناد ، به OpenOffice Writer نیاز داریم. در آن ما یک الگوی نامه ایجاد خواهیم کرد. همچنین به OpenOffice Calc نیز نیاز خواهید داشت. در آن ما یک بانک اطلاعاتی با نام و آدرس افرادی که مثلاً می خواهیم به مهمانی دعوت کنیم ایجاد خواهیم کرد. به جای برنامه هایی از بسته OpenOffice ، MS Word و Excel به راحتی قابل استفاده هستند. این پایگاه داده به راحتی در MS Access قرار دارد. و بنابراین ، بیایید شروع کنیم.

ایجاد پایگاه داده

یک بانک اطلاعاتی چیزی غیر از یک جدول در MS Excel یا OpenOffice Calc نیست ، جایی که داده ها در ستون ها مرتب شده اند و از اولین ردیف برای نامگذاری ستون ها استفاده می شود. برای مثال ستون های "نام" ، "شهر" ، "فهرست" ، "آدرس" را شروع خواهیم کرد. داده ها را وارد کرده و پرونده را در دیسک ذخیره کنید.

از منابع دیگر می توان به عنوان پایگاه داده استفاده کرد ، به عنوان مثال ، کتاب آدرس Outlook یا بانک اطلاعاتی MS Access.

یک الگوی نامه ایجاد کنید

ایجاد یک الگوی نامه کمی پیچیده تر است. از آنجا که داده های جدول (بانک اطلاعاتی ما) همانگونه که در قالب قرار می گیرد ، قرار می گیرند ، بنابراین نامه باید بر این اساس نوشته شود. اگر نام شما در نام خانوادگی در پایگاه داده شما قرار دارد ، بعید به نظر می رسد که بتوانید از این قسمت در درخواست تجدید نظر "عزیز ،<ФИО>! " و برای پاکت در خط "به:<ФИО>" در حالت دوم ، نام کمی دست و پا چلفتی به نظر می رسد.

هنگام تدوین یک الگوی نامه ، توصیه می کنم با نوشتن نامه برای برخی از افراد واقعی شروع کنید. شما می توانید برای خودتان. سپس در آن داده هایی را که از پایگاه داده می گیرید برجسته کرده و آنها را با فیلدهای مناسب جایگزین کنید. قبل از جایگزین کردن متن انتخاب شده با یک فیلد ، توصیه می کنم توجه کنید که کد مورد نظر در بانک اطلاعاتی با کدام حرف شروع شود (حروف بزرگ یا حروف بزرگ). البته ، شما می توانید بلافاصله با زمینه ها یک الگوی ترسیم کنید ، اما بعد از آن ممکن است متوجه برخی اشتباهات مانند عدم تطابق پرونده شوید.

در حال حاضر در الگوی فوق مشخص است که ما در پرونده تحریک آمیز به یک نام کامل نیاز داریم و فیلد حاوی فقط نام و نام خانوادگی. با اولین زمینه ، می توانیم "به" را با "گیرنده" جایگزین کنیم و سپس نام کامل در پرونده اسمی برای ما مناسب خواهد بود. با زمینه دوم ، همه چیز پیچیده تر است و ما ناچاریم ستون دیگری را در دیتابیس ایجاد کنیم و آن را با داده های مربوطه پر کنیم. در یکی از درسهای زیر به شما خواهم گفت که چگونه این کار را بطور خودکار انجام دهید ، اما فعلاً فرض خواهیم کرد که ما قبلاً چنین زمینه ای را داشته ایم.

برای وارد کردن فیلد و اتصال یک الگوی به یک پایگاه داده ، دنباله زیر از اقدامات را انجام دهید. در OpenOffice Writer ، یک دیتابیس را انتخاب کنید

و روی "تعریف" کلیک کنید.

سپس زمینه را از پایگاه داده متصل به مکان مورد نظر وارد کنید. برای انجام این کار ، Ctrl + F2 را فشار دهید ، یا در فهرست "درج" گزینه "Fields" و "Other" را انتخاب کنید. در پنجره باز شده ، برگه "Databases" را انتخاب کنید ، "زمینه ادغام نامه" را در نوع فیلد انتخاب کنید ، قسمت مناسب را از دیتابیس انتخاب کنید و روی "درج" کلیک کنید. خود پایگاه داده نیز در این پنجره قابل انتخاب است.

بعد از اینکه یک قسمت درج شد ، می توانید بدون بستن پنجره فعلی ، فیلد را برای جایگزینی با قسمت بعدی انتخاب کنید ، این قسمت را انتخاب کرده و دوباره روی "درج" کلیک کنید. و بنابراین برای هر یک از زمینه ها

برای MS Word ، اوضاع تا حدودی شبیه و شاید راحت تر باشد. پس از ایجاد جدول در MS Excel ، MS Word را راه اندازی کنید و به تب "خبرنامه" بروید. در این برگه ، می توانید سه مرحله لازم را ببینید: "شروع به ادغام" ، "نوشتن یک سند و درج فیلدها" و "پایان". هنوز یک مرحله میانی "مشاهده نتیجه" وجود دارد ، اما اختیاری است.

و بنابراین کار با انتخاب یک سند آغاز می شود. این می تواند حروف ، برچسب ها ، یک سند معمولی Word باشد. شما می توانید بلافاصله جادوگر ادغام را راه اندازی کنید ، که شما را در تمام مراحل این فرآیند راهنمایی می کند. مرحله بعدی انتخاب گیرنده ، یعنی پایگاه داده است. در اینجا می توانید یک بانک اطلاعاتی آماده (مثلاً جدول MS Excel ایجاد شده در مرحله قبل) انتخاب کنید ، یا یک لیست جدید ایجاد کنید. پس از انتخاب لیست ، دکمه های "قرار دادن ادغام" ، "تغییر لیست گیرنده" و غیره فعال می شوند. از طریق گفتگوی "تغییر لیست گیرنده" که با دکمه مربوطه باز می شود ، می توانید از کل لیست فقط سوابق لازم برای ادغام را انتخاب کنید.

هنگام وارد کردن فیلدها ، به نظرم راحت است که با کلیک بر روی دکمه "انتخاب ادغام فیلدها" ، همه زمینه ها را به رنگ خاکستری برجسته کنید. در غیر این صورت ، اگر بسیاری از این زمینه ها وجود داشته باشد ، می توانند در متن از بین بروند.

و بنابراین ، قالب آماده است.

تولید ایمیل

مرحله آخر ، تولید حروف است. در OpenOffice ، برای این کار ، از فهرست "Tools" "Mail Merge Wizard ..." را انتخاب کرده و تمام مراحل پیشنهادی برای ترکیب الگوی ما با یک پایگاه داده را طی کنید.

در کادر گفتگو ، ما از 8 نقطه پیشنهادی می بینیم ، لازم نیست نکاتی را تحقق بخشیم. بنابراین ما از قبل سند را ایجاد کرده ایم و نیازی به ویرایش آن نداریم ، قبلاً آدرس آدرس را وارد کرده ایم. اما بیایید آن را به ترتیب.

ابتدا انتخاب کنید که بر اساس سند فعلی حروف ایجاد کنیم و در انتهای پنجره روی "Next" کلیک کنید. مورد دوم ما انتخاب خواهیم کرد که آیا این نامه کاغذی یا نامه الکترونیکی داشته باشیم یا خیر. برای اینکه نامه در یک پرونده ذخیره شود ، اولین مورد را انتخاب کنید. روی "بعدی" کلیک کنید بند سوم ، به ما پیشنهاد می شود که یک آدرس آدرس ایجاد کنیم ، اما از آنجا که آن را با دست خود ایجاد کردیم ، همه جعبه ها را بردارید و به مرحله بعد بروید. در اینجا از ما خواسته شده است که درخواست تجدیدنظر را درج کنیم ، اما ما هم اکنون آن را داریم ، بنابراین روی "بعدی" کلیک کنید. بند ششم ، می توانید سند را ویرایش کنید ، با فیلدهای درج شده از پایگاه داده به سند نگاه کنید و در صورت لزوم برخی از قسمت ها را حذف کنید.

در مرحله 7 ، پیشنهاد می شود هر یک از پرونده های ایجاد شده در نتیجه اتصال الگو را ویرایش کنید. و سرانجام ، در مرحله آخر ، هشتم ، می توانید انتخاب کنید که با مدارک دریافت شده چه کاری انجام دهید. می توانید از طریق پست الکترونیکی ذخیره ، چاپ یا ارسال کنید. در این حالت ، می توانید کلیه اسناد را در یک پرونده یا هر سند جداگانه ذخیره کنید.

در MS Word فرآیند ادغام با کلیک بر روی دکمه "یافتن و ادغام" پایان می یابد.

از منوی کشویی واضح است که همه نامه ها می توانند از طریق پست الکترونیکی چاپ و ارسال شوند ، اما بدیهی نیست که همه آنها می توانند در یک پرونده ذخیره شوند. برای ذخیره ، ابتدا باید مورد را انتخاب کنید - "تغییر اسناد فردی". با این کار یک سند جدید باز خواهد شد که در آن هر نامه جدید در صفحه جدیدی قرار خواهد گرفت و اکنون این پرونده قابل ذخیره است.

نتیجه گیری

و بنابراین ، در این درس یاد گرفتید که چگونه با استفاده از ابزار ادغام ، اسناد را بر اساس یک الگوی ایجاد کنید. بیایید خلاصه توالی اقدامات را بنویسیم:

1. ایجاد یک بانک اطلاعاتی در پردازنده جدول ضروری است که از آن داده ها برای پر کردن فیلدها استفاده می شود.
2. شما باید یک الگوی نامه ایجاد کنید.
3. ادغام و نتیجه را ذخیره کنید.

الف، نام خانوادگی در ستون ب   و حرفه ها در یک ستون ج.

2. ایجاد یک سند ورد (.doc یا .docx)

(اِ), (ب)   و (ج).

(اِ), (ب)   و (ج) (اِ)   - نام (ب)   - نام خانوادگی ، (ج)   - با حرفه.

تنظیمات   برنامه ها

3. مسیرها را برای پرونده ها و پوشه ها انتخاب کنید

انتخاب کنید

4- صفحات و ردیف داده های مورد نیاز را تعیین کنید.

برگه داده های فایل اکسل

ردیف داده های فایل اکسل برگه داده های فایل اکسل

1 .

اگر می خواهید همه برگه ها و / یا خطوط فایل اکسل با داده برای مشارکت در شکل گیری سند ، بر روی دکمه سمت راست با پوشش روی سمت راست کلیک کنید اعداد   (کتیبه او به تغییر خواهد یافت همه).

5- الگوی نام را برای پرونده های جدید با کلمه تعریف کنید

الگوی نام را برای پرونده های کلمه جدید تعریف کنید:

الگوی نام فایل های کلمه جدید   الگویی برای نام اسناد جدید ایجاد شده توسط برنامه (فایلهای word). در اینجا الگوی نام شامل نام ستون های فایل اکسل است که توسط بندهای فرفری احاطه شده است: (اِ)   و (ب). هنگام تشکیل یک سند جدید ، برنامه همه چیز را جایگزین می کند (اِ)   و (ب)   مقادیر مربوط به سلول از پرونده اکسل - این نام سند جدید (پرونده word) خواهد بود.

می توانید شخصیت های قاب بندی خود را در برگه تنظیم کنید. تنظیمات   برنامه ها

6. بر روی تولید کلیک کنید

دکمه را فشار دهید تولید   و پیشرفت روی صفحه ظاهر می شود. اسناد (فایلهای word) دقیقاً به همان تعداد ایجاد خواهند شد که بسیاری از خطوط فایل اکسل در شکل گیری نقش دارند.

7. همه چیز

کلیه اسناد (فایل های word) ایجاد شده و در پوشه مشخص شده در آن قرار دارند پوشه برای ذخیره پرونده های کلمه جدید. این است :)

Exwog - گزارش ژنراتور از اکسل به ورد براساس قالب

ژنراتور رایگان فایل Word براساس قالب (پرونده Word) بر اساس داده های فایل Excel

  بر روی سیستم عامل Mac ، Windows و Linux کار می کند

  به شما امکان می دهد نام پرونده های کلمه ایجاد شده جدید را مشخص کنید

  به شما امکان می دهد صفحات و ردیف داده های مورد نظر را مشخص کنید

  کاراکترهای مرزی را برای نام ستونهای اکسل تعریف می کند

  استفاده آسان

داده های خود را با فرمت اکسل (.xls و .xlsx) ذخیره کنید و پرونده هایی با فرمت Word (.doc و .docx) را با چند کلیک تولید کنید :)

چگونه کار می کند؟

نگاهی به پرونده اکسل خود بیندازید

در این مثال ، فایل اکسل حاوی اطلاعات مشتری است. هر ردیف با یک مشتری خاص مطابقت دارد. نام ها در ستون قرار دارند. الف، نام خانوادگی در ستون ب   و حرفه ها در یک ستون ج.

برای مشاهده کلیک کنید

ایجاد یک سند ورد (.doc یا .docx)

برای مشاهده کلیک کنید

برای تولید اسناد جدید (فایلهای word) یک "الگوی" (word-file) ایجاد کنید. در اینجا ، متن "الگوی" حاوی نام ستون های فایل اکسل است که توسط بندهای فرفری احاطه شده است: (اِ), (ب)   و (ج).

این برنامه با توجه به "الگوی" جایگزین همه ، اسناد جدیدی تولید می کند (اِ), (ب)   و (ج)   مقادیر مربوط به سلول از پرونده اکسل: (اِ)   - نام (ب)   - نام خانوادگی ، (ج)   - با حرفه.

همچنین می توانید کاراکترهای قاب بندی خود را در برگه تنظیم کنید. تنظیمات   برنامه ها

مسیرهایی را برای پرونده ها و پوشه ها انتخاب کنید

مسیرهایی را برای پرونده ها و پوشه ها انتخاب کنید (دکمه های دارای برچسب انتخاب کنید) در برنامه مسیرهای زیر را مشخص می کنید:

فایل اکسل با داده (* .xls ، * .xlsx)   - این مسیر دسترسی به پرونده داده های اکسل شما (اطلاعات مشتری) است.

پرونده قالب Word (* .doc ، * .docx)   - این مسیر رسیدن به "الگوی" شما (پرونده کلمه ایجاد شده در مرحله قبل) است.

پوشه برای ذخیره پرونده های کلمه جدید   - این مسیر پوشه ای است که در آن برنامه اسناد جدید تولید شده را ذخیره می کند.

برای مشاهده کلیک کنید

صفحات و ردیف داده های مورد نیاز خود را تنظیم کنید.

برای مشاهده کلیک کنید

تعداد ورق ها و خطوط فایل اکسل خود را با داده (اطلاعات مشتری) که می خواهید اسناد برای آنها ایجاد کنید تنظیم کنید:

برگه داده های فایل اکسل   - شماره برگه پرونده اکسل خود را که در شکل گیری اسناد جدید شرکت خواهد کرد.

ردیف داده های فایل اکسل   - تعداد صفحات صفحات (برگه های مشخص شده در برگه داده های فایل اکسل) از فایل اکسل شما که در تشکیل اسناد جدید شرکت خواهد کرد. براساس داده های هر خط مشخص ، یک سند جداگانه (word-file) ایجاد می شود.

شماره گذاری ورق و خط در برنامه آغاز می شود 1 .