دانشگاه دولتی TOMSK (TSU)
دانشکده تاریخ
UDC 005.92
اجازه محافظت در هوک
سر کافه داستان ها و
مدیریت اسناد
دکتر ist علوم ، پروفسور
N.S. Larkov
"____" ___________ 2010
کار DIPLOMA
اتوماسیون مدیریت اسناد و مدارک در ادار OF استان تومسک
تاتیاننکو Ekaterina Viktorovna
سرپرست
هنر معلم ، نامزد نامزد علوم
E.V. Tatyanenko
Tomsk 2010
وزارت آموزش و علوم فدراسیون روسیه
^ دانشگاه دولتی TOMSK (TSU)
دانشکده تاریخ
گروه تاریخ و اسناد
تأیید می کنم
سر کافه تاریخ و ثبت سوابق
دکتر تاریخ ، استاد
N.S. لارکوف
"___" ___________ 2010
تشریفات
در آماده سازی پایان نامه دانشجو Tatyanenko Ekaterina Viktorovna
1. موضوع پایان نامه: "اتوماسیون آموزش پیش دبستانی در اداره منطقه Tomsk"
2. مهلت پایان دانشجو برای پایان نامه:
^ 3. داده های منبع برای کار:
هدف از این مطالعه: تجزیه و تحلیل اجرای AS DOW در اداره منطقه Tomsk.
وظایف مطالعه: برای آشنایی با بسته نظارتی و روش شناختی اسناد خدمات DOW بخش اداری منطقه Tomsk؛ برای ارزیابی وضعیت مدارک فعلی؛ بطور متوالی مراحل اتوماسیون DOW و مشکلاتی که در این مورد بوجود می آیند را مطالعه کنید. به مطالعه فرصتهای به دست آمده در نتیجه اجرای برنامه و چشم اندازهای بیشتر برای توسعه AS DOW در اداره TR.
موضوع تحقیق: اجرای AS DOW ، مشکلات و چشم انداز اتوماسیون DOW در اداره منطقه Tomsk.
روش های تحقیق: تجزیه و تحلیل ، سنتز ، مقایسه ، عمومی سازی ، طبقه بندی ، القایی ، مشاهده ، بررسی ، گرافیک ، آماری ، توضیحات ، پیش بینی.
^ 4. خلاصه کار:
رئیس پایان نامه
کاندیدای علوم تاریخ ، استاد ارشد ________________ V.V. میرکین
این کار برای اعدام در 26 فوریه 2010 پذیرفته شد. ________________ E.V. Tatyanenko
اعلامیه
این پایان نامه در مورد توابع ، مراحل ، مشکلات در اجرای سیستم های خودکار مدیریت اسناد بحث می کند. جنبه های نظری و کاربردی اتوماسیون DOW با استفاده از مثال مدیریت منطقه Tomsk مورد مطالعه قرار گرفته است. ارزیابی کلی از نتایج معرفی سیستم DOE خودکار ارائه شده است ، پیش بینی ای برای توسعه مدیریت اسناد الکترونیکی ارائه شده است.
مقدمه 6
عملکردها ، مراحل ، مشکلات اجرای AS DOW 15
پشتیبانی مدیریت 15
1.2 مرحله اتوماسیون 21
1.3 مشکلات اتوماسیون DOU 28
2 اتوماسیون DOW در مدیریت منطقه Tomsk 47
2.1 مرحله اتوماسیون DOW.
بررسی روند اجرای AS DOW 59
2.2 نتیجه اجرای AS "Code" و چشم انداز توسعه اتوماسیون آموزش های پیش دبستانی در اداره منطقه Tomsk 68
نتیجه گیری 73
فهرست منابع و ادبیات 77
ضمیمه لیست مبانی قانونی و هنجاری- روش شناختی برای DOU 86
پیوست B تعداد اسناد 92
ضمیمه در همبستگی دفتر
شماره مکاتبات 96
ضمیمه D انواع اسناد 97
پیوست E جدول "درخواست های شهروندان" 98
ضمیمه E نسبت اسناد
برای دوره 2008 و 2009 (ژانویه تا نوامبر) 99
ضمیمه G طرح مسیرهای رانندگی
100 سند
ضمیمه H شرایط مرجع توسعه نرم افزار (نرم افزار) برای مدیریت اسناد الکترونیکی و سیستم نگهداشت سوابق 101
مقدمه
در حال حاضر ، تصور فعالیت شما ، هر نهاد ، سازمانی بدون فناوری اطلاعات (IT) دشوار است. فناوری اطلاعات (فناوری اطلاعات ، IT) - طیف گسترده ای از رشته ها و زمینه های فعالیت مربوط به مدیریت داده ها و فناوری های پردازش ، از جمله آنهایی که از فناوری رایانه استفاده می کنند. اخیراً ، فناوری اطلاعات اغلب به عنوان فناوری رایانه شناخته می شود. به طور خاص ، IT با استفاده از رایانه و نرم افزار برای ذخیره سازی ، تبدیل ، محافظت ، پردازش ، انتقال و دریافت اطلاعات 1 سر و کار دارد. به لطف فناوری رایانه ، بار مرتبط با پردازش اطلاعات به میزان قابل توجهی کاهش یافته است. مدیریت اسناد مستثنی نیست. برای بهبود کار در زمینه کار اداری ، بسیاری از سیستمهای خودکار تولید شده است.
براساس "دیکشنری جدید مصور" ، اتوماسیون استفاده از ماشینهای خودکار ، سیستمهای خودکار و اتوماتیک در حوزه های تولید ، علمی ، مدیریتی و سایر فعالیتهای انسانی است. هدف اصلی اتوماسیون افزایش بهره وری نیروی کار ، بهینه سازی مدیریت ، بهبود کیفیت ، از بین بردن فرد از کار در شرایط خطرناک برای سلامتی 2 است.
امروزه بازار مترادف های بسیار زیادی برای مفهوم "اتوماسیون DOW" ارائه می دهد: یک سیستم مدیریت اسناد ، یک سیستم مدیریت اسناد رایانه ای ، یک سیستم مدیریت اداری ، یک سیستم مدیریت اسناد توزیع شده ، یک سیستم مدیریت اسناد ، فناوری اتوماسیون اداری صنعتی ، یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و غیره. محققان VNIIDAD همه محصولات نرم افزاری مختلف موجود را برای ترکیب تحت نام مشروط سیستمهای اسناد مدیریت خودکار (AS DOW) ارائه می دهند. به عقیده آنها ، این تعریف کاملاً منعکس کننده وضعیت فعلی امور 1 است.
اتوماسیون فرآیندهای اداری یک سازمان منطقی از عملیات با در نظر گرفتن آخرین فن آوری ها با اطلاعات و اسناد است: تهیه و اجرای ، انتقال (تحویل) ، حسابداری ، ایجاد دستگاه اطلاعات و مرجع مبتنی بر ثبت ، سازماندهی کنترل بر اجرای تصمیمات گرفته شده ، ذخیره فعلی ، امکان تخریب ( تخصص ارزش) ، ایجاد و نگهداری بایگانی 2 .
فعالیت مدرن هر سازمان از طریق اتوماسیون مراحل خاص انجام می شود. بنابراین ، به نوبه خود ، دولت های محلی به سازماندهی فرآیندهای مدیریتی ، همکاری و اجرای دستورات اجرایی به یک پایه محکم نیاز دارند. فعالیت های اداری بر اساس DOE انجام می شود. بنابراین نیاز به بهینه سازی این منطقه به دلیل سیستم های خودکار وجود دارد. اجرای AS یک کار پیچیده است که نیاز به یک رویکرد یکپارچه دارد.
در سال های اخیر ، سازمان های بیشتر و بیشتری به این نیاز رسیده اند که به طور کلی کار خود را با اسناد انجام دهند. این شرایط با تصویب موارد زیر تسهیل شد:
1. قانون فدرال 10 ژانویه 2002 شماره 1-ФЗ در مورد امضاهای دیجیتال الکترونیکی. این قانون دامنه اسناد را بصورت الکترونیکی گسترش داده است.
2. فرمان دولت فدراسیون روسیه از 28 ژانویه 2002 شماره 65 "در مورد برنامه هدف فدرال" الکترونیک روسیه (2002 - 2010) "، برای" دیجیتالی کردن بیشتر گردش کار انجام شده بین اشخاص تجاری ، مقامات ایالتی و مقامات محلی "1.
در این مقاله ، ما به معرفی ابزارهای فنی مدرن در زمینه مدیریت اسناد ، چه در فدراسیون روسیه و چه به طور مستقیم در مدیریت منطقه Tomsk می پردازیم.
هر کار تحقیقاتی شامل مطالعه مطالب نظری در مورد موضوع مشخص است. مراحل اصلی مطالعه شامل: مطالعه ادبیات و منابع دیگر؛ مطالعه اسناد هنجاری و روش شناختی در اداره ، سایر اسناد مورد استفاده در کار؛ مطالعه عملیات اداری؛ مطالعه انطباق کار با قوانین و معیارها؛ مصاحبه با کارمندان دفتر امور؛ بررسی مراحل اجرای سیستم خودکار (ع)؛ تجزیه و تحلیل نتیجه معرفی بلندگوها. پیش بینی کار بیشتر در زمینه توسعه مدیریت اسناد الکترونیکی.
با این وجود شایان ذکر است که با وجود تقاضای زیاد ادبیات داخلی در این باره ، هنوز هم کمبود منابع وجود دارد ، کمبود کار با هدف مطالعه اتوماسیون اداری. این را می توان با جدید بودن نسبی و توسعه سریع فناوریهای رایانه ای و اطلاعاتی توضیح داد. در نتیجه ، بسیاری از کتاب های درسی ، آثار ، مقاله ها و غیره به سرعت اهمیت خود را از دست می دهند.
امروزه ، بیشتر منابع اطلاعاتی درباره کاربرد عملی برخی از نرم افزارها ارائه می دهند. مجلاتی از قبیل: امور منشی ، دفتر کار ، دفتر دبیرخانه و مدیر دفتر و سایر موارد به تحلیل و آشنایی با مشکلات و مراحل احتمالی در اتوماسیون پشتیبانی مدیریت اسناد کمک می کند.
نویسندگان مقالات و آثار دیگر متخصصان در زمینه مدیریت اسناد و مطالعات بایگانی هستند که با مشکلات اسناد الکترونیکی ، AS DOW و همچنین کارمندان سازمانهای مختلف سروکار دارند. در میان آنها ، متخصصان زیر قابل تشخیص هستند: O.I. Ryskov 1 - همکار ارشد پژوهش ، VNIIDAD ، شرکت کننده در کنفرانس های علمی و عملی سالانه. S.L. Kuznetsov 2 - کاندید علوم علوم تاریخی ، رئیس مرکز علمی و اطلاع رسانی بنیاد گورباچف. T.V. کوزنتسوا 3 ، سر. گروه اسناد ، IAI RSUH ، استاد؛ G.A. سرووا 4 - دکتری.
سرووا G. A. در مقاله های خود اشیاء اصلی و اصول اتوماسیون DOE را فاش می کند. سهم قابل توجهی در حل مسئله اتوماسیون توسط T.V انجام شد. کوزنتسوا کمک به آشنایی با مراحل و کارکردهای اتوماسیون توسط مقاله های S. L. Kuznetsov ، و همچنین توسط Polina Kochetkova 5 (متخصص برجسته شرکت CJSC InterTrust) انجام شد.
مارینا تاراسوا رویکرد عملی در اجرای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) 6 را برجسته می کند.
ا. Podolina ، کارمند شرکت "من تی زنگ می زنم" , مشاور مرکز خدمات مشاوره ای و اجرایی چرخه های زندگی اسناد را در چارچوب EDMS بررسی می کند و نکته قابل توجهی از کارهای اداری سنتی را توضیح می دهد 1 .
Zhuravleva N. در مقالات خود به اسکن اسناد و نیاز به شناخت با استفاده از ابزارهای مختلف نرم افزاری می پردازد. توجه به آموزش کارمندان هنگام کار با EDS و مشکلاتی که در هنگام انتخاب ، پیاده سازی و بهره برداری بوجود می آید ، توجه می کند 2 .
بلایا TR ، محقق ، بخش DOE VNIIDAD به تفصیل روند ایجاد و سازماندهی اجرای AS DOU را بررسی می کند 3 .
تهیه شده توسط دانشمندان ، محققان و متخصصان در زمینه کار اداری و اتوماسیون فرایندهای آموزش پیش دبستانی ، داده ها را می توان به دو نوع تقسیم کرد. نوع اول کار یک چارچوب نظارتی و روش شناختی است ، تجزیه و تحلیل ابتکارات قانونگذاری. آثار نوع دوم نمونه هایی از کاربردهای عملی ، تجزیه و تحلیل قابلیت های AS DOW را ارائه می دهد.
مبنای اصلی این مطالعه اقدامات قانونی فدراسیون روسیه و همچنین استانداردهای ایالتی (GOST) ، منشور اداره منطقه Tomsk ، آیین نامه ، آیین نامه خدمات DOW ، دستورالعمل DOW ، توضیحات شغلی متخصصان و همچنین قوانینی است که به طور مستقیم یا غیرمستقیم موضوعات استفاده را تنظیم می کند. ایجاد به عنوان DOW. از اسناد حسابداری و مرجع به شرح زیر استفاده شده است: بانک اطلاعاتی (DB) سیستم خودکار "کد" ، بانک اطلاعاتی به عنوان "KORD" ، نامگذاری پرونده ها برای سال 2009. و همچنین اشکال اسناد و خود اسناد ، دستورالعمل ها و کتابچه های راهنما برای کاربران و مدیران در مورد کار با سیستم خودکار "کد".
از میان منابع مهم و مهم ، برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیکی" باید ذکر شود. نخست وزیر ولادیمیر پوتین حكم شماره 721 دولت فدراسیون روسیه را در تاریخ 10 سپتامبر 2009 به امضا رساند كه تصویب اصلاحاتی در برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیك (2002 - 2010)" 1 را تصویب كرد.
اهداف اصلی برنامه ایجاد شرایط برای توسعه دموکراسی ، افزایش کارآیی اقتصاد ، مدیریت عمومی و خودمختاری محلی از طریق معرفی و توزیع گسترده فناوری اطلاعات و ارتباطات (فناوری اطلاعات و ارتباطات) ، تضمین حقوق آزادانه جستجو ، دریافت ، انتقال ، تولید و انتشار اطلاعات ، گسترش آموزش متخصصان فناوری اطلاعات و ارتباطات و کاربران واجد شرایط.
در جریان این برنامه ، چندین قانون مهم فدرال تهیه شده است که به طور مستقیم زمینه فناوری اطلاعات را تنظیم می کنند. در تاریخ 27 ژوئیه 2006 ، قانون شماره 149 فدرال "درباره اطلاعات ، فناوریهای اطلاعات و محافظت از اطلاعات" به تصویب رسید که در واقع یک سیستم واحد ثبت اسناد را در نهادهای ایالتی و دولتهای محلی به وجود آورد 2.
قانون فدرال "در مورد داده های شخصی" الزامات محافظت از پایگاه های داده از پرسنل را تعیین کرده است. این قانون در سیستم های اتوماسیون اداری محدودیت های زیادی را اعمال می کند. بنابراین ، به عنوان مثال ، مطابق با ماده 19 ، "اپراتور هنگام پردازش داده های شخصی ، موظف است اقدامات سازمانی و فنی لازم از جمله استفاده از رمزگذاری (رمزنگاری) را انجام دهد تا از داده های شخصی در برابر دسترسی غیرقانونی یا تصادفی به آن ، تخریب ، اصلاح ، مسدود کردن محافظت کند. ، کپی کردن ، توزیع اطلاعات شخصی و همچنین سایر اقدامات غیرقانونی "1.
این سند به طور جدایی ناپذیری با اصالت همراه است و در نتیجه با نیروی قانونی همراه است. در حال حاضر ، این سند نه تنها یک رسانه ملموس است که حاوی اطلاعات بلکه اسناد الکترونیکی است. به منظور محافظت از سند الکترونیکی در برابر اصلاحات ، جعل ها و افزودن اطلاعات ، قانون "درباره امضای دیجیتال الکترونیکی" 2 تدوین شد که مفهوم "امضای دیجیتال الکترونیکی" را به عنوان ضروری برای یک سند الکترونیکی برای محافظت از آن در برابر جعل معرفی می کند.
ایجاد ، بهره برداری از سیستم های خودکار توسط GOST 34.601-90 3 تنظیم می شود. GOST هشت مرحله در ایجاد سیستم های اتوماتیک مورد استفاده در زمینه های مختلف فعالیت را مشخص می کند. در حوزه مدیریت: شکل گیری الزامات سیستم های اتوماتیک (AS) ، توسعه مفاهیم AS ، شرایط مرجع ، طراحی طرح کلی ، پروژه فنی ، مستندات کاری ، راه اندازی ، نگهداری AS. GOST 34.602-89 4 ترکیب ، محتوا ، قوانینی را برای تهیه سند "شرایط مرجع ایجاد (توسعه یا نوسازی) سیستم" تعیین می کند ، همچنین روش توسعه ، تصویب و تصویب آن را تعیین می کند. این استاندارد بیان می کند که الزامات مندرج در شروط مرجع "نباید در مقایسه با الزامات مشابه برای بهترین آنالوگهای داخلی و خارجی مدرن" نباشد.
مطالب مورد مطالعه ناسازگاری در چارچوب قانونگذاری در زمینه تنظیم اسناد الکترونیکی را نشان می دهد. علاوه بر این ، تجربه تنظیم مقررات عالی نیست ، و مشکل از دیدگاه مدیریت اسناد آشکار نمی شود ، به همین دلیل دلیلی وجود دارد که موضوع کار پیشنهادی را مرتبط بدانیم.
این پروژه فارغ التحصیلی نیز از اهمیت عملی برخوردار است. اطلاعات تحلیل شده به صورت مختصر و مناسب برای استفاده در کار ارائه می شود. این یک نوع راهنمای عملی برای هر کسی است که می خواهد اصول اولیه اتوماسیون DOW را به دست بیاورد. بخش نظری به شما امکان می دهد تا یک ایده کلی از فرآیندهای اتوماسیون را شکل دهید ، در حالی که بخش عملی تأیید یا رد کردن مفاهیم پذیرفته شده را ارائه می دهد. در هر حالت خاص ، هنگام اتوماسیون ، معضل بوجود می آید - چه نوع سیستم اتوماسیون برای پشتیبانی اسناد و مدارک از مدیریت برای انتخاب ، چه هدفی باید هنگام انتخاب ، چگونگی تهیه "برنامه عمل" ، خود را برای حل مشکلات فشرده سازی اتوماسیون یا ایجاد سیستم "رشد" 1 محدود کنید.
هدف از این مطالعه اصول همه روسی در اتوماسیون DOW ، اتوماسیون سرویس DOW از مدیریت پرونده در اداره TR و معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی در کل در اداره است.
موضوع این مطالعه مشکلاتی است که ممکن است در کلیه مراحل کار با اتوماسیون DOW ، مراحل فرآیند معرفی AS DOW ، مشکلات و چشم اندازهای احتمالی اتوماسیون DOW در اداره منطقه Tomsk ایجاد شود.
روش های تحقیق: تجزیه و تحلیل ، سنتز ، مقایسه ، عمومی سازی ، مطالعه اسناد ، مشاهده مستقیم ، نظرسنجی ، گرافیک ، آماری ، پیش بینی.
هدف از این مطالعه: تجزیه و تحلیل اجرای AS DOW در اداره منطقه Tomsk است.
وظایفی که هدف این پایان نامه را اجرا می کند: در نظر گرفتن کارکردهای AS DOW؛ مطالعه مراحل اتوماسیون و مشکلاتی که در حین اجرای ابزار بهینه سازی DOW بوجود می آیند. خود را با بسته اصولی و روش شناختی اسناد خدمات DOW دفتر مدیریت اداره منطقه Tomsk آشنا کنید. برای ارزیابی وضعیت مدارک فعلی؛ برای بررسی مشکلات موجود در فرآیند اتوماسیون؛ به مطالعه فرصتهای به دست آمده در نتیجه اجرای برنامه و چشم اندازهای بیشتر برای توسعه AS DOW در اداره TR.
پروژه فارغ التحصیلی شامل یک مقدمه است ، بخش اصلی که شامل دو فصل ، نتیجه گیری ، لیست منابع و ادبیات و برنامه های کاربردی است.
^ 1. توابع ، مراحل ، مشکلات اجرای AS DOW
1.1 عملکرد سیستم های اتوماسیون برای مدیریت اسناد
با مطالعه عملکردهای اصلی سیستم های اتوماسیون اداری ، لازم است مجموعه ای از ویژگی های لازم را برجسته کنید که یک ASD DOW تمام عیار باید با آنها مطابقت داشته باشد.
اول از همه ، این توانایی ایجاد یک سند است. این سند می تواند به صورت مستقل در ویرایشگر مناسب (متن ، گرافیک) یا بر اساس قالب های آماده ایجاد شود.
این برنامه ثبت خودکار اسناد را ارائه می دهد. برای هر یک از مدارک حسابداری ، یک کارت ثبت نام و کنترل تشکیل می شود که در آن اطلاعات مربوط به سند وارد می شود. این سیستم می تواند هر دو سندی را که مستقیماً در آن ایجاد شده است ثبت کرده و از خارج وارد کند.
AC به شما امکان می دهد تا با مکاتبات کار کنید. این عملکرد ، به عنوان یک قاعده ، با این واقعیت مشخص می شود که آغاز اتصال بسته اسناد ، مخاطب است - فرستنده ، حتی اگر او در موضوعات مختلف بنویسد.
این سیستم از ثبت ، پردازش و کنترل اسناد اداری پشتیبانی می کند.
اسناد ، که با معیارهای خاصی متحد می شوند ، در پوشه های کاری کاربر تشکیل می شوند. علاوه بر این ، اغلب آنها خود سند را ذخیره نمی کنند ، بلکه پیوندی به آن دارند.
این سیستم به شما امکان می دهد تا کنترل اسناد را کنترل کنید. نظارت بر اجرای اسناد ، هم در سطح نویسنده قطعنامه و هم کنترل متمرکز با امکان تهیه گزارش در مورد اجرای اسناد کنترل انجام می شود.
پردازش و ذخیره اسناد. کارت ثبت نام امکان پیوست کردن پرونده های حاوی سند واقعی را در فرم ارائه رایانه ای (به عنوان مثال ، متن ، مواد صوتی یا ویدئویی و غیره) ارائه می دهد. این سیستم باید توانایی ادغام اسناد را داشته باشد ، به شما این امکان را می دهد تا پرونده های جداگانه متون و گرافیک ها را جمع کنید و یک سند کامل را تشکیل دهید.
با اسناد مرتبط کار کنید. این برنامه از امکان برقراری پیوند بین کارتهای ثبت اسناد مرتبط با موضوع ، لغو یا مکمل یکدیگر ، تکرار و غیره پشتیبانی می کند. هنگام کار با یک سند ، شما همیشه می توانید مکاتبات مربوط به یک سؤال ، تاریخچه آن را مشاهده کنید ، نسخه های کارت را به بخش های دیگر ارسال کنید ، و دسترسی سریع به هر کارت علاقه داشته باشید.
جابجایی اسناد ، معرفی قطعنامه ها و نظرات. مکانیزم حرکت اسناد پردازش و انتقال اسناد را بین کاربران سیستم فراهم می کند. مبنای انتقال خودکار اسناد ممکن است به عنوان قطعنامه باشد. مسیریابی حرکت سند می تواند سخت تنظیم شده باشد یا می تواند توسط کاربر مشخص شود. مسیر سند از لحظه انتقال آن به سر برای ملاحظه اولیه تا زمان خاموش شدن پرونده برای آن مشخص شده است.
پشتیبانی از زیر سیستم های تو در تو. سیستم روحانی سازمان شامل زیر سیستم های واحدهایی با کارکردهای خاص خود (حسابداری ، کنترل ، جابجایی اسناد و ...)
ردیابی نسخه های یک سند واحد. وقتی چندین کاربر با هم روی یک سند کار می کنند ، مشکل "نسخه ها" و مشکل "نسخه ها و نسخه ها" وقت و انرژی زیادی را می گیرد.
حسابداری اسناد شماره گذاری ، گزارشگری.
پردازش توزیع شده ، ارسال اسناد از طریق پست. پردازش اسناد باید برای همه کاربران سیستم یکسان باشد. برای تبادل اطلاعات بین کاربران ، سیستم نامه الکترونیکی را فراهم می کند ، وظایف آن شامل: مکاتبات رسمی و شخصی است. توزیع خودکار پیام ها و اعلان ها. این سیستم به شما امکان ایجاد لیست های پستی را می دهد.
کار از طریق اینترنت. این سیستم یک سرور وب را برای کارهای اداری پیاده سازی می کند ، که دسترسی به داده های موجود در اسناد و اسناد را از هر رایانه محلی یا از راه دور از طریق اینترنت فراهم می کند. به کاربر این امکان داده می شود که درخواست جستجوی یک سند یا گروهی از اسناد ثبت شده در سیستم را ایجاد کند.
سیستم جستجو به شما امکان می دهد یک سند را مطابق چندین معیار پیدا کنید: نام سند ، مخاطب ، فرستنده ، تاریخ سند ، کلمات موجود در متن سند و غیره.
این سیستم به شما امکان می دهد اسناد را بایگانی کنید. پس از پردازش ، اسناد امضا شده بایگانی می شوند. ایستگاه کاری مدیریت بایگانی به شما امکان می دهد تا روش های بایگانی و بازیابی اسناد را پیکربندی کنید ، حقوق دسترسی به بایگانی ها را تنظیم کنید.
نوشتن سند در تجارت. هنگامی که یک ورودی مربوطه در یک سیستم خودکار در کارت ثبت نام وارد می شود ، این پرونده به پرونده ارسال می شود.
تعمیر و نگهداری و بروزرسانی خودکار فرهنگ لغت ها و دایرکتوری ها. فهرست های سیستم شامل: کاربران ، ادارات ، سازمان ها ، شهروندان ، دسته بندی موضوعی اسناد ، متون استاندارد ، نام های پرونده ها ، تمبر دسترسی ، لیست های پستی است. در برخی سیستم ها می توانید جداول دستی جدید خود را ایجاد کنید.
تهیه اتوماسیون کار مرجع و تحلیلی. این سیستم گزارشات و نمودارهای استاندارد (ارجاعات ، خلاصه ها ، مجلات ، لیست اسناد) را تولید می کند. همچنین می توانید تولید کننده گزارش ها و نمودارها را بارگیری کنید. در حین کار ، عملکرد سیستم ، اقدامات کاربر ثبت می شود.
تنظیم حقوق دسترسی. حقوق کاربر در سیستم ، هم حق دسترسی به پرونده های کارت و هم اسناد را مطابق با کرکه های آنها ، و مجموعه عملکردهایی که در اختیار این کاربر قرار دارد ، حاکم می کند (ثبت نام ، ویرایش ، نوشتن یک سند ، غیرفعال سازی و غیره). در صورت لزوم ، به کارمندان واحدها می توان این فرصت را داد که فقط با اسناد واحد خود کار کنند. اسناد سایر بخشها برای آنها غیرقابل دسترسی خواهد بود یا فقط برای مشاهده در دسترس هستند.
تفویض حق امضا. این سیستم امضای الکترونیکی اسناد و قطعنامه های سند را فراهم می کند. در صورت لزوم ، حق امضاء یک سند یا راه اندازی هیئت اتوماتیک برای کلیه اسنادی که برای امضا از طرف رئیس دریافت می شود را می توان تفویض کرد.
محافظت از اطلاعات. هر محل کار را می توان با رمز محافظت از تلاش برای دسترسی غیر مجاز به اطلاعات و انجام اقدامات از طرف کاربر. در عین حال ، سیستم باید با شیوه های کار موجود در دفتر مطابقت داشته باشد ، از چرخه عمر کامل سند در سازمان پشتیبانی کند: از ثبت اولیه آن گرفته تا نوشتن نامه به مشاغل. این سیستم باید گواهینامه ایالتی را برای انطباق با GOST ها در مدیریت دفتری منتقل کند.
ایجاد سیستم های اداری برای سازمان هایی که دارای الزامات ویژه ای برای حفاظت از اطلاعات هستند ، با توجه به این واقعیت که لازم است از سازگاری سیستم با هر وسیله خاص برای حفاظت از اطلاعات ، از جمله سیستم های معتبر ، اطمینان حاصل شود ، که امکان هماهنگی استفاده از آن با استانداردهای ایمنی موجود را فراهم می آورد ، انجام می شود. 1 .
بنابراین ، با جمع بندی موارد فوق ، موارد ذیل باید ذکر شود. سیستم های خودکار DOW وظایف زیر را انجام می دهد: ایجاد و ثبت اسناد ، انتقال مکاتبات ، بیانیه کنترل ، معرفی مجریان و کنترل بعدی بر اجرای اسناد ، ثبت نام ، نوشتن ، کار مرجع و ذخیره سازی بایگانی. و همچنین محافظت از اطلاعات در مقابل استفاده غیر مجاز ، کپی کردن ، تغییر ، انتقال و اعطای حقوق دسترسی.
بنابراین ، می توان وظایف اصلی AS DOW و فرآیندهای خودکار را تشخیص داد.
وظایف اصلی اتوماسیون اداری عبارتند از:
سازماندهی روش کار با اسناد و مدارک بدون افزایش کارمندان؛
کاهش کارکنان در صورت لزوم؛
بهبود خدمات به مشتری و رهبری یک شرکت ، شرکت ، سازمان
کاهش زمان پردازش ، اجرای و انتقال اسناد؛
استثناء از دست دادن اسناد؛
نظارت متمرکز بر روند مراحل اداری؛
بهبود کنترل عملکرد؛
بهبود کیفیت پردازش اسناد؛
تهیه اسناد و مدارک
زمان کار مرجع را کاهش دهید.
دریافت ، ثبت ، پردازش و توزیع نامه های دریافتی.
تهیه ، امضای ، ثبت نام و توزیع نامه های ارسال شده؛
تهیه ، امضای ، ثبت نام و ارسال اسناد داخلی و سازمانی و اداری.
ایجاد انواع اسناد راهنما ، قطعنامه و امکان ثبت پاسخ به آنها.
نظارت بر اجرای اسناد و قطعنامه ها؛
اسکن تعداد زیادی از اسناد ، ایجاد و نگهداری بایگانی الکترونیکی اسناد.
انجام مکاتبات تجاری بین سازمانها ، بخشهای فردی و کارمندان 1.
محدودیت یا گسترش دسترسی به منابع اطلاعاتی.
علاوه بر این ، باید در نظر داشت که اتوماسیون اداری فقط بازتابی از سیستم مدیریت اسناد است که در یک سازمان (موسسه ، شرکت ، شرکت ، هلدینگ ، شرکت) به کار می رود. بنابراین ، برای دستیابی به بهترین نتیجه ، هرگونه اتوماسیون باید با بهینه سازی طرح های موجود برای کار با اسناد در سازمان آغاز شود و فقط بر اساس این مدل بهینه شده باید یک سیستم کاری اداری خودکار ساخته شود. در غیر این صورت ، انتقال به یک مبنای رایانه ای از یک طرح مدیریت اسناد ناقص ، متناقض و گیج کننده منجر به ایجاد همان سیستم خودکار ناسازگار و ناقص می شود. برای اتوماسیون موفقیت آمیز DOW ، این فرایند باید به چند مرحله تقسیم شود.
^ 1.2 مراحل اتوماسیون
مرحله اول اتوماسیون یک مؤسسه آموزشی پیش دبستانی ، ایجاد بسته ای از اسناد قانونی و نظارتی و روش شناختی است که شرح و تنظیم سوابق در یک سازمان 1.
تشکیل بسته هنجاری و روش شناختی اسناد باید با انتخاب GOST هایی که صنعت کار اداری را تنظیم می کنند ، آغاز شود. همچنین ، این بسته باید شامل قوانین مختلف فدرال باشد که روند کار با اسناد را کنترل می کند ، بسته به نوع ، نوع بنگاه اقتصادی ، سازمان موسسه ، اقدامات هنجاری رئیس جمهور و دولت فدراسیون روسیه ، اسناد دستگاههای اجرایی فدرال. (پیوست A (آموزنده))
من مصلحت می دانم که یک بخش جداگانه را در بسته اسناد اصولی و روش شناختی - کتابهای کاری و نشریاتی که به کارهای ادبی می پردازند ، اختصاص دهم. از دیگر اسناد ، ممکن است لازم باشد استاندارد تعامل سیستم های اتوماسیون برای مدیریت اسناد 2 .
به گفته Dubrovin S. ، نگاهی حرفه ای به فعالیت های در حال انجام ، توسعه روش ها و وسایل برای رسیدن به هدف ، توسعه نیازهای نرم افزاری ضروری است.
اولین قدم در این مسیر ، نامگذاری امور است. خوب ، اگر اینگونه باشد ، اگر اینگونه نباشد ، باید انجام شود. توصیه های موجود در مورد کار با نامگذاری پرونده ها کلی است ، اما همه انواع اسنادی را که دبیر یا دفتر مدرن باید با آنها کار کند ، در نظر نمی گیرد. در میان آنها فیلم ، اسناد عکس ، ضبط صدا ، تصاویر شطرنجی و برداری وجود دارد. بخش ویژه توسط اسناد دریافت شده در قالب گزارش از پایگاه داده ها اشغال می شود. همه این تنوع را باید از نظر گردش کار در نظر گرفت. آسانترین راه برای سازماندهی محل کار شما ایجاد لیست پوشه ها بر روی رایانه شما است که با لیست موارد مطابقت دارد ، با شماره مربوطه در نام. در این حالت ، ترتیب پوشه ها هنگام اضافه کردن موارد جدید تغییر نخواهد کرد و سیستم عامل همیشه امکان مرتب سازی آنها را به ترتیب صعودی اعداد امکان پذیر خواهد کرد. اما در عین حال ، لازم است فرصتی ایجاد شود تا انواع متفاوتی از اسناد را که به طور سنتی در لیست پرونده های 1 درج نشده اند ، در نظر بگیریم.
^ مرحله دوم - تهیه مشخصات فنی حاوی توضیحات مفصل در مورد اینکه سازمان و سازمان چگونه قصد دارد پس از معرفی سیستم خودکار ، چه عواملی را تغییر دهد ، چگونه باید این سیستم کار کند.
برای رسیدن به اتوماسیون ، لازم است الزامات تفصیلی برای سیستم یا به عبارت دیگر وظیفه فنی اتوماسیون تدوین شود. با توجه به این مشخصات فنی (TOR) در رابطه بامن سرویس T سازمان یک برنامه را برای استفاده در کارهای اداری انتخاب و پیکربندی می کند. تا حد زیادی ، چگونگی تدوین چنین لیستی از الزامات ، موفقیت در معرفی فناوریهای نوین و راحتی کارمندان شاغل با بسته نرم افزاری نصب شده برای کار در دفتر کامپیوتر را تعیین می کند. 2 .
برای تهیه مشخصات فنی ، چنین GOST هایی مانند: GOST 19.201-78 سیستم یکپارچه مستندات برنامه. شرایط مرجع مطالب و الزامات طراحی , GOST 34.602-89 فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار. شرایط مرجع ایجاد سیستم خودکار 1 امروزه مشخصات اروپا MoReq-2 همچنین در روسیه قابل استفاده است. در این سند توصیه های مفصلی در مورد شکل گیری الزامات فنی برای ساخت سیستم های اتوماسیون کامل برای مؤسسات آموزشی پیش دبستانی ارائه شده است. 2
بنابراین ، می توانیم درباره ترکیب نسبتاً کاملی از بسته اسناد اصولی و روش شناختی برای کار مؤثر کارمندان خدمات DOE بگوییم.
^ مرحله دوم یک مطالعه مستندات فعلی است. برای ارائه ارزیابی عینی از وضعیت کار دفتری ، مطالعه آن ضروری است. مطالعه سیستم DOW شامل دو بخش اصلی است:
بررسی ترکیب و حرکت مستندات. در این بخش ترکیب کمی و کیفی اسناد ، مسیرهای حرکت آنها توضیح داده شده است.
مطالعه فرایندهای اصلی دفتر.
برای بررسی ویژگی های ترکیب کمی اسناد ، دوره از 01.01.2009 تا 31.31.2009 انجام شد. تعداد کل گروه های اسناد ثبت شده در وزارت امور خارجه (UD) 11795 بود.
کل مجموعه اسناد در اداره منطقه Tomsk 3 گروه است.
صندوق ورودی (ورودی) - در کل 4897 1؛
خروجی (ارسال شده) - در کل 2596 2؛
اسناد داخلی - 4302 3.
تجزیه و تحلیل نمودار (پیوست B (آموزنده))ما می توانیم موارد زیر را بگوییم: تعداد نسبتاً کمی از اسناد در ابتدای سال با تعداد زیادی آخر هفته و تعطیلات مرتبط است. افزایش حجم اسناد داخلی در دوره بهار ، ظاهراً با تعداد زیادی از اظهارات تصمیمات در مورد مسائل زمین همراه است. می توان فرض کرد که این شرایط آب و هوایی است که این روند را ایجاد می کند ، زیرا کلیه کار های ساختمانی و زمینی در این دوره انجام می شود. کاهش عمومی در ماه های تابستان با دوره تعطیلات از جمله تعطیلات رئیس TR مرتبط است. کاهش اسناد دریافتی در پایان سال به دلیل تغییر در قوانین ثبت اسناد تکراری است. تا ماه سپتامبر ، تمام اسناد تکراری دریافتی به صورت کپی ثبت شده و برنامه به آنها شماره عبور اضافی اختصاص می داد. به عنوان مثال ، اگر 01-01-2365 از قبل موجود باشد ، علاوه بر این 01-01-2365 / 1 ، 01-01-2365 / 2 و غیره. علاوه بر این ، فقط اولین سند وارد شده به ثبت رسیده است ، در صورت وارد شدن به سند اصلی (با چاپ آبی از طریق پست ، تحویل با دست) ، بدون ثبت نام در سند با وضوح فصل اعمال می شود.
لازم به ذکر است نامه های ارسال شده از طریق فاکس و نامه الکترونیکی مجدداً ثبت نمی شوند اما گزارش های تحویل ذخیره می شوند.
برای کاملترین توصیف ، باید جدول و نمودار مربوط به مکاتبات تهیه شود. (ضمیمه B (آموزنده)).
نمودار میزان مکاتبات رسمی ورودی و خروجی را در مورد موضوعات فعالیت نشان می دهد. اعداد موجود در افسانه مطابق با داده های موجود در جدول است (شماره p / p).
نمودار پای نشان می دهد که سؤالات بیشتر در مکاتبات با چه سؤالی روبرو می شوند. بزرگترین بخش مربوط به مکاتبات اجرای قانون با سازمان ها (ATC ، دادستان ها ، دادگاه ها ، دادگستری) است. این امر به دلیل درخواست های مکرر دادستانی ، شرکت در دادگاه و غیره است. مکاتبات در مورد مسائل مربوط به مدیریت زمین و زمین - بخش 11٪ از کل اسناد ورودی و خروجی. مقام سوم با سهم اختصاص یافته به اسناد مقامات دولتی ارسال شده برای اطلاعات (قوانین ، آیین نامه ها ، مصوبات ، تصمیمات ، پروتکل ها). کار اداره نیز براساس فعالیت های مالی است که بخش 7٪ را تأیید می کند.
نمودار براساس نوع اسناد (پیوست D (آموزنده)) اسامی اسناد ثبت شده در وزارت امور خارجه را در سیستم کد نشان می دهد (ورودی ، ورودی ، داخلی). از میان توده ای ، چنین انواع اسناد مانند نامه ها ، احکام و دستورات به ویژه متمایز می شوند. این گروه ها توسط سازمان تعیین می شوند.
در یک ماژول جداگانه از سیستم خودکار Codex ، درخواست های شهروندان ثبت می شود (فقط نامه های دریافتی). مکاتبات خروجی به درخواست شهروندان به روش سنتی در مجله نامه های خروجی ثبت می شود. برای ساخت جدول و نمودار از دو منبع استفاده شده است (ضمیمه E (آموزنده))
تعداد درخواست های شهروندان زیاد نیست ، اما به آنها توجه ویژه ای می شود. همه آنها تحت کنترل رئیس اداره هستند. تعداد زیادی درخواست تجدید نظر ، چه شفاهی و چه کتبی ، از طرف اداره منطقه Tomsk ارسال می شود.
در یک تحلیل مقایسه ای از حجم اسناد مربوط به سالهای 2008 و 2009 مطابق با برنامه و جدول (پیوست E (آموزنده)) ، می توان شاهد افزایش درونی ، داخلی و اندک درخواست های شهروندان در سال 2009 نسبت به سال قبل باشیم. تعداد اسناد خروجی اندکی کاهش یافته است. با تشکر از هیستوگرام ، می توان فرض کرد که هر سال حجم اسناد در اداره TR در حال افزایش است.
^ مسیرهای حرکت اسناد.
نمودار مسیر گروه های اسناد (پیوست G (آموزنده)) به شما امکان می دهد عبور مکرر از اسناد را شناسایی و از بین ببرید. این باعث صرفه جویی در وقت و نیروی کار می شود.
مطلقاً تمام اسناد دریافتی (مکاتبات رسمی ، فرجام نامه شهروندان ، ایمیل ، پیام فکس و غیره) از طریق سرویس DOW دفتر امور می رود. اسناد را می توان از طریق نامه ، تحویل شده توسط پیک یا بازدید کننده دریافت کرد ، از طریق فاکس ، نامه الکترونیکی دریافت کرد. پس از دریافت مدارک ، قبل از هر چیز صحت تحویل آنها بررسی می شود. مکاتبات اشتباه دریافت شده به فرستنده بازگردانده شده یا به مخاطب ارسال می شود. پس از باز کردن پاکتها ، صحت پیوست و یکپارچگی آن ، یعنی. حضور تمام صفحات سند و همه برنامه ها. برای یک نمابر ، تعداد کل صفحات دریافت شده ، مکاتبات آنها با شماره مندرج در صفحه اول نمابر و خوانایی آنها نیز بررسی می شود. در صورت دریافت ناقص پیام فکس یا کیفیت پایین صفحات جداگانه ، این موضوع به فرستنده گزارش می شود.
در صورت دریافت اسناد از طریق نامه ، همه پاکتها به استثنای کسانی که کتیبه "شخصاً" دارند ، باز می شوند. پاکت نامه ها پس از باز شدن به استثنای نامه های شهروندان خصوصی از بین می روند ، زیرا آدرس برگشت فقط می تواند در پاکت مشخص شود. پاکت نامه ها همچنین از اسنادی که قبلاً با مهلت منقضی شده دریافت شده اند ، حفظ می شوند. در این حالت ، تمبر روی پاکت ممکن است به عنوان اثبات روز دریافت سند باشد. پاکت نامه هایی درباره موضوعات اجرای قانون با سازمان ها نیز حفظ شده است (ATC ، دادستان ، دادگاه ، دادگستری).
مرتب سازی بر اساس اسناد غیر ثبت شده - تبلیغات و خبرنامه ها ، دعوت نامه ها و بسیاری دیگر ، درخواست های شهروندان - آنها توسط یک کارمند دیگر (متخصص ارشد) دفتر امور در یک ماژول جداگانه از سیستم Codex ثبت می شوند ، بنابراین ، در یک ایستگاه کاری جداگانه (AWP). حروف ثبت نشده نیز توسط هنرمندان برای انتقال بعدی مرتب شده اند (آنها در سلول یا پوشه بسته شده اند).
نامه ها فقط به نام رئیس و معاونان وی ثبت می شوند.
نامه های مشمول ثبت نام باز می شوند. کارمند مسئول ثبت نام با مطالب آشنا شده و با فوریت (زمان پاسخ تا 3 روز) مرتب سازی می شود. سپس ، اول از همه ، اسناد فوری ثبت می شود و به آنها مسیر داده می شود ، و سپس به دیگران. این مسیر از چند جهت تنظیم شده است: نامه های بدون ثبت نام به طور مستقیم به مجریان ارسال می شود (به عنوان مثال به روسای ادارات ، در صورت ارسال نامه برای آنها) ، موارد ثبت شده برای بررسی و تأیید به رئیس اداره امور منتقل می شود. این به شما امکان می دهد تا کار رئیس سازمان را تسهیل کنید. اگر موضوع در صلاحیت رئیس اداره حضانت باشد ، سند با یک مصوبه برای کنترل بازگردانده می شود. دیگران برای بررسی به این فصل مراجعه می کنند. اسناد با تفکیک برای کنترل از فصل برگردانده می شوند ، که مجریان آن را نشان می دهد. علاوه بر این ، این سند برای بررسی و / یا اجرای سفارش متعاقباً به کاربر منتقل می شود. در اینجا مکانیسم اسناد خروجی راه اندازی شده است. در پایان اجرا ، سند بررسی می شود ، در صورت لزوم به رئیس داده می شود تا برای بررسی و شخصاً از کنترل خارج شود. در صورت تهیه جواب از روی نامه های مربوط به هر دفتر ، و نه بر روی نامه نامه اداره ، امضای رئیس اداره مربوطه كافی است (استثنائات اسنادی هستند كه شخصاً توسط رئیس برای كنترل تنظیم شده اند - آنها باید توسط رئیس امضا شده و باید بر روی نامه نامه اداره تهیه شوند). اسناد امضا شده آماده برای ثبت نام و عزیمت به UD برگردانده می شوند. آخرین مرحله از اسناد در زنجیره حوادث ، نوشتن آنها و قرار دادن آنها در مکان های ذخیره سازی است. بعلاوه ، این سند می تواند بعداً مورد استفاده قرار گیرد ، سپس به بایگانی منتقل شود یا از بین برود.
عبور اسناد داخلی مسیر زیر را دارد. پس از آماده سازی ، سند برای تصویب می رود ، سپس رئیس با آن آشنا می شود ، آن را امضا می کند و آن را برای ثبت نام منتقل می کند. علاوه بر این ، این سند برای مجریان ارسال شده و تحت کنترل قرار می گیرد. پس از اعدام ، آن را خاموش كرده ، كه در آینده استفاده می شود ، به بایگانی منتقل یا نابود می شود.
اسناد خطاب به رئیس ولسوالی (رئیس اداره) و همچنین بدون تعیین شخص یا نهاد مشخصی از اداره ، در ابتدا توسط معاون رئیس سازمان - مدیر در نظر گرفته می شود. می توان گفت که گذر اضافی اسناد از طریق رئیس بخش موجه است. رسیدگی مقدماتی اسناد به منظور توزیع اسناد دریافت شده به آنهایی که نیاز به بررسی اجباری توسط رئیس منطقه (رئیس اداره) دارند و عدم نیاز و ارسال به معاونان رئیس سازمان انجام می شود ، و همچنین مستقیماً به اداره ارسال می شود.
^ مطالعه عملیات اداری پایه
متخصصان خدمات DOW با دستورالعمل های مربوط به كاغذ ، مقررات ، قانون فدرال در گردش شهروندان و همچنین توضیحات شغلی تنظیم می شوند.
مراحل اصلی روحانی عبارتند از:
ثبت نام
سازمان کنترل اعدام؛
ذخیره سازی عملیاتی و بایگانی؛
تنظیم کار مرجع.
کلیه اسناد دریافت شده در DD توسط متخصص دسته اول پردازش می شود. با توجه به لیست موجود در دستورالعملهای مربوط به کارهای اداری در اسناد ، اسناد غیر ثبت شده برجسته می شوند:
مدارک زیر مشمول ثبت نام نمی باشند:
الف) نامه های تبریک ، دعوت نامه ها ، اطلاعیه ها؛
ب) گزارش؛
د) لیست قیمت ها ، نسخه های آنها؛
د) میزان مصرف مواد؛
ه) اسناد حسابداری؛
ز) معالجه ناشناس؛
ح) گزارش های آماری ، بولتن ها ، مجموعه هایی که برای اطلاعات ارسال می شوند.
اسناد ذکر شده در پاراگرافها: c ، d ، e ، e در معرض حسابداری ویژه در نهادهای ذیربط اداره قرار دارند.
یک ویژگی مهم این است که مکاتبات رسمی باید در روز دریافت ثبت شود و درخواست های شهروندان در طی 3 روز از تاریخ دریافت مطابق با قانون فدرال مورخ 02.05.2006 شماره 59-FZ "رویه رسیدگی به درخواست شهروندان فدراسیون روسیه" 1
تمام ثبت نام ها در سیستم Codex انجام می شود. این سیستم به چندین ماژول تقسیم می شود. در ماژول "مکاتبات مکاتبات" ثبت شده است: پاسخ های ورودی ، خروجی ، پاسخ به اسناد ورودی. ثبت نام توسط متخصص دسته اول انجام می شود.
ماژول "درخواست شهروندان" فقط برای ثبت درخواست های دریافتی ، شکایات شهروندان استفاده می شود. زیر سیستم بخشی برای ثبت اسناد خروجی ندارد.
^ سازمان کنترل اجرای اسناد
کنترل بر اجرای اسناد مجموعه ای از اقدامات تضمین کننده اجرای به موقع اسناد است.
کنترل مطابق با دستورالعمل های مربوط به کاغذ انجام می شود.
وظایف اصلی گروه کنترل اعدام (کارمندی که کنترل دارد):
ردیابی پیشرفت و ثبت اجرای واقعی اسناد ورودی ، خروجی و داخلی ، دستورالعمل های ثبت شده از طرف مدیریت؛
خلاصه اطلاعات به دست آمده در طول نظارت بر روند و نتایج اجرای ، آوردن این اطلاعات به صورت رسمی و رسمی به مدیریت.
تدوین پیشنهادها برای تسریع در جریان مدارک و تقویت نظریه اجرایی
ثبت اسناد برای کنترل؛
بررسی به موقع رساندن اسناد به مجریان خاص؛
بررسی مقدماتی و تنظیم پیشرفت؛
حذف اسناد از کنترل؛
حسابداری و جمع بندی نتایج کنترل اسناد
مقدمه
در سالهای اخیر ، نقش پشتیبانی اطلاعات مدیریت چندین بار افزایش یافته است. در شرایط دنیای مدرن ، توسعه اجتماعی و اقتصادی آن باید به این نکته توجه داشت که اهمیت پشتیبانی اطلاعات برای فرایند مدیریت ، که شامل جمع آوری اطلاعات ، ذخیره سازی ، پردازش ، انتقال و بایگانی به منظور تصمیم گیری های مدیریتی آگاهانه و مؤثر است ، حائز اهمیت است.
برای اتخاذ تصمیمات مدیریتی مؤثر در شرایط مدرن توسعه و رشد اقتصاد بازار ، یک سازمان نیاز به یک سیستم مستندسازی جامع و منسجم دارد.
فرآیندهای اطلاعاتی (جمع آوری ، پردازش و انتقال اطلاعات) همواره نقش مهمی در علم ، فناوری و جامعه داشته است. در جریان تکامل بشر ، تمایل پایدار به سمت اتوماسیون این فرایندها وجود دارد ، اگرچه محتوای داخلی آنها اساساً بدون تغییر مانده است.
اطلاعات به خودی خود وجود ندارند ، بلکه در فرآیندهای اطلاعات تجلی پیدا می کنند. یک مرد در دنیای اطلاعات زندگی می کند و در تمام طول زندگی خود در انواع فرآیندهای اطلاعاتی شرکت می کند.
فرایندهای اصلی اطلاعات عبارتند از: جستجو ، جمع آوری ، ذخیره سازی ، انتقال ، پردازش ، استفاده و محافظت از اطلاعات.
اقدامات انجام شده با اطلاعات فرایندهای اطلاعاتی نامیده می شوند.
فرآیندهای مرتبط با دریافت ، ذخیره ، پردازش و انتقال اطلاعات ، اطلاعات نامیده می شوند.
فرآیند اطلاعات - مجموعه ای از اقدامات پی در پی (عملیاتی) که برای دستیابی به هر نتیجه بر روی اطلاعات (در قالب داده ها ، اطلاعات ، واقعیت ها ، ایده ها ، فرضیه ها ، نظریه ها و دیگران) انجام می شود.
اطلاعات دقیقاً در فرآیندهای اطلاعاتی که همیشه در هر سیستم (اجتماعی ، اجتماعی ، فنی ، بیولوژیکی و ...) رخ می دهند ، آشکار می شوند.
فرآیندهای اطلاعاتی که مطابق با برخی فناوریهای اطلاعاتی انجام می شوند ، اساس فعالیتهای اطلاعاتی انسان را تشکیل می دهند. رایانه وسیله ای جهانی برای اجرای خودکار فرآیندهای اطلاعات است.
هدف از این کار تجزیه و تحلیل و در نظر گرفتن سیستم های اطلاعاتی خودکار در زمینه کار اداری ، تحلیل مفهوم "سیستم های اطلاعاتی" و تجزیه و تحلیل آنها هنگام اجرای در سیستم های خودکار است.
برای دستیابی به هدف ، لازم است کارهای زیر را تجزیه و تحلیل کنید: شناسایی و تعیین وظایف اصلی سرویس DOW ، تجزیه و تحلیل سیستم های اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد الکترونیکی ، در نظر گرفتن اصول ایجاد پشتیبانی اطلاعاتی برای اجرای سیستم های خودکار.
در این حالت ، هدف این کار ، سیستم های خودکار کار اداری است.
1. مفاهیم اساسی در کاردستی و جنبه های نظری نیروگاههای هسته ای
1.1 مفاهیم اساسی DOW
برای آشکار کردن موضوع "کار خودکار اداری" ، لازم است اصطلاحات اساسی این جنبه را معرفی کنیم. با تعریف یک سند شروع کنید. مفهوم "سند" از زبان لاتین از کلمه "مستند" به دست آمد ، که به نوبه خود به معنای "مدارک" ، "شواهد" است. در ابتدا این اصطلاح در زمان پطرس بزرگ معرفی شد و معنای "شواهد کتبی" را داشت. خیلی زود پس از آن ، اصطلاحاتی مانند "مقاله تجاری" ، "سند تجاری" و "عمل" مورد استفاده قرار گرفت. این اصطلاحات بر اهمیت کارکردهای سند در سیستم مدیریت تأکید داشتند. قانون فدرال شماره 77-FZ "در مورد کپی اسناد و مدارک اجباری" تعریف زیر را به یک سند می دهد - "یک سند رسانه ای است با اطلاعات ضبط شده بر روی آن به هر شکل به شکل متن ، ضبط صدا ، تصاویر و (یا) ترکیب آنها ، که شامل جزئیات آن است. آن را شناسایی کنید ، و برای انتقال در زمان و مکانی برای استفاده و ذخیره سازی عمومی در نظر گرفته شده است. "
از این تعریف نتیجه می گیرد که مفهوم "سند" به طور جدایی ناپذیری با مفهوم "اطلاعات" در ارتباط است. قانون فدرال "درباره حفاظت از اطلاعات و اطلاعات" در تاریخ 20 فوریه 1995 تعریف زیر را به مفهوم "اطلاعات مستند" ارائه می دهد - این اطلاعات ثبت شده در یک محیط فیزیکی با جزئیاتی است که امکان شناسایی آن را دارد. بعداً ، این قانون ویرایش و تجدید چاپ شد. مطابق با تعریف در قانون فدرال شماره 149-ФЗ "درباره اطلاعات ، فن آوری های اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" ، "اطلاعات" صرف نظر از شکل ارائه آنها ، اطلاعات (پیام ها ، داده ها) است. "
به نوبه خود ، اطلاعات مستند ، اطلاعاتی هستند که با مستند سازی اطلاعات با جزئیاتی که در آنها امکان تعیین چنین اطلاعاتی وجود دارد یا در مواردی که به موجب قانون تعیین شده است ، رسانه ملموس آن در یک رسانه ملموس ثبت می شود.
در سازماندهی هر زمینه فعالیتی ، این سند به عنوان ابزاری برای مدیریت فعالیت ها در کلیه بخش های ساختاری عمل می کند. در این حوزه فعالیت ، باید به عنوان "سند رسمی" گفته شود ، نه "سند" یک سند رسمی ، سندی است که دارای حق استفاده در یک سازمان است که توسط یک شخص حقوقی یا حقیقی ایجاد شده است ، به روال تعیین شده اجرا و تأیید می شود.
حوزه فعالیتی که مستندات و سازماندهی کار با اسناد رسمی را فراهم می کند ، مدیریت اسناد و مدارک نامیده می شود.
DOU در تمام مجموعه کارها در زمینه ایجاد ، اجرای اسناد و همچنین اجرای آنها و کنترل مهلت ها مشغول است. همچنین در این مجموعه شامل کار در مورد حسابداری اسناد ، تشکیل پرونده از اسناد قبلاً تکمیل شده ، ذخیره و استفاده از امور جاری ، آماده سازی آنها برای انتقال به بایگانی می باشد.
این توابع توسط یک سرویس ویژه انجام می شود ، که به عنوان یک واحد ساختاری مستقل عمل می کند. در عین حال ، می توان آن را به روش های مختلف فراخواند: اداره کار ، اداره کل ، دپارتمان دفتر ، دبیرخانه یا دپارتمان مدیریت دفتر.
در شرکتهایی که تمرکز باریک دارند ، مستندات نسبتاً کمی وجود دارد ، بنابراین ایجاد یک بخش جداگانه غیر عملی است. در چنین مواردی ، کلیه کارهایی که در زمینه مدیریت اسناد در شرکت انجام می شود توسط دبیر رئیس سازمان یا کارمند ویژه ای که برای این کار اشتغال دارند انجام می شود.
اثربخشی بنگاه اقتصادی و همچنین کیفیت و سرعت تصمیم گیری مدیریتی به کار ماهرانه فکر شده ، سازمان یافته و کارآمد در کار بستگی دارد. بنابراین ، می توان گفت که ارائه فعالیتهای مدیریتی با اسناد شرکت مهمترین عملکرد مدیریت در هر بنگاه است.
با این وجود ، باید توجه داشت که هر بنگاه منحصر به فرد است ، فرم سازماندهی شخصی خود را دارد و بنابراین لازم است فرم خدمات DOW را مطابق با فرم هیئت مدیره شرکت انتخاب کنید. پس از آن ، تنظیم فرم انتخاب شده کار با اسناد در دستورالعملهای مربوط به کار روحانی شرکت ثبت می شود.
سازمان کار با اسناد رسمی در حال حاضر توسط GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی تنظیم شده است. اصطلاحات و تعاریف. " علاوه بر اصطلاح "کار اداری" ، یک اصطلاح مترادف "پشتیبانی از مدیریت اسناد" نیز وجود دارد که بیشترین اطلاعات و مؤلفه های فنی را در سازمان مدرن کار اداری نشان می دهد.
طبق استاندارد ایالتی ، مستندات ضبط اطلاعات در رسانه های مختلف طبق قوانین تعیین شده است. مستندات مجموعه ای از عملیات برای تهیه اسناد ، تهیه آنها ، تهیه و تنظیم آنها ، هماهنگی ، اجرا و تولید است.
فرایند خدمات DOW شامل چندین مرحله است:
)ایجاد و اجرای اسناد؛
)دریافت و انتقال اسناد؛
)سازمان حرکت اسناد در سازمان؛
)ثبت نام و کنترل اجرا؛
)اطلاعات کار و مرجع؛
)ذخیره اسناد.
این فعالیت ها برای انجام کارهای زیر انجام می شود:
)بهبود فرم ها و روش های کار با مستندات؛
)اطمینان از روال یکنواخت برای مستند سازی.
)سازماندهی کار با اسناد؛
)ساخت سیستم های بازیابی اطلاعات؛
)کنترل بر اجرای و تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی مطابق با استانداردهای قابل اجرا؛
)کاهش گردش کار؛
)اتحاد فرم های اسناد؛
)توسعه و اجرای اسناد نظارتی و روش شناختی برای بهبود پشتیبانی اسناد از مدیریت در ساختار.
)اجرای جدیدترین فناوریهای اطلاعات در کار با اسناد.
برای نگاهی عمیق تر به وظایف و وظایف پشتیبانی اسناد و مدارک مدیریت و درک دقیق آنچه از سرویس فوق می گذرد ، لازم است توجه داشته باشیم که در دنیای مدرن هر کار با اسناد مدیریتی مبتنی بر فناوری های رایانه ای و اطلاعاتی است. کارکردهای سرویس DOW نه تنها سازمان مدیریت مؤثر اسناد ، حسابداری اسناد و مدارک و همچنین کنترل بر اجرای کلیه اسناد در چارچوب یک شرکت و تعیین اهداف هنگام توسعه سیستمهای اطلاعاتی خودکار برای کار با اسناد است. در عین حال ، به منظور بهبود کار با اسناد و مدارک در داخل و خارج از شرکت ، می بایست از شیوه دسترسی به اطلاعات و همچنین محافظت از آن در برابر دسترسی غیرمجاز اطمینان حاصل شود.
با این وجود ، اگر اطلاعات مورد استفاده در ایجاد اسناد کامل ، هدفمند ، دقیق ، ارزشمند ، قابل اعتماد و به موقع ارائه نشود ، همه این کارها غیرممکن است.
1.2 وظایف اصلی مدیریت اسناد خدمات
در شرایط مدرن ، هنگامی که کار با اسناد مدیریتی در بسیاری از موسسات مبتنی بر فناوری رایانه است ، کارکردهای سرویس DOW تنها به مدیریت اسناد سازمان ، حسابداری اسناد و کنترل بر اجرای آنها محدود نمی شود. سرویس DOE مستقیماً در تدوین وظایف در توسعه سیستمهای اطلاعاتی خودکار برای کار با اسناد ، در فراهم کردن شیوه دسترسی به اطلاعات ، در بهبود کار با اسناد نقش دارد.
بنابراین ، سرویس DOW سه کار پیچیده اصلی را حل می کند:
) اطمینان از مستندات فعالیتهای مدیریت؛
) سازماندهی کار با اسناد در موسسه؛
) بهبود فرم ها و روش های کار با اسناد.
وظایف پیش روی سرویس DOW عملکردهای آن را تعیین می کند.
1. وظایف تهیه مستندات مربوط به فعالیتهای مدیریتی با انجام وظایف زیر قابل حل است:
توسعه و طراحی فرم ها ، اطمینان از تولید آنها؛
حصول اطمینان از تولید اسناد ، کپی و کپی کردن.
كنترل كيفي تهيه و اجراي اسناد ، رعايت مراحل تأييد تأييد شده و گواهي اسناد.
2. وظایف سازماندهی کار با اسناد در موسسه با انجام وظایف زیر حل می شود:
ایجاد یک روش واحد برای تصویب اسناد (موسسات مدیریت اسناد)
پردازش اعزامی اسناد ورودی و خروجی.
ثبت و حسابداری اسناد دریافتی ، ارسال شده و داخلی؛
کنترل بر اجرای اسناد؛
سیستم سازی اسناد ، اطمینان از ذخیره و استفاده از آنها. سازمان کار با درخواست های شهروندان.
تضمین امنیت اطلاعات.
3- وظایف بهبود اشکال و روشهای کار با اسناد شامل کارکردهای زیر است:
تدوین و پردازش اسناد هنجاری ، آموزنده ، روش شناختی و جلب توجه آنها به کارکنان سازمان.
راهنمایی روش شناختی و نظارت بر پیروی از قوانین تعیین شده برای کار با اسناد در واحدهای ساختاری سازمان؛
توسعه حرفه ای کارکنان سازمان و مشاوره آنها در مورد کار با اسناد؛
ساده سازی اسناد سازمان ، انجام کار در مورد اتحاد اسناد ، تهیه جدول زمان و آلبوم اشکال اسناد مورد استفاده در فعالیت های سازمان؛
توسعه و اجرای اشکال و روش های جدید کار با اسناد ، بهبود جریان کاری سازمان ، افزایش نظم و انضباط اجرایی.
تعیین اهداف برای توسعه و بهبود سیستم های اطلاعاتی خودکار و بانکهای اطلاعاتی برای کار با اسناد.
با توجه به نکات فوق ، می بینیم که بدون اجرای مدیریت اسناد الکترونیکی ، یک کارمند نمی تواند تمام عملیات را بطور مستقل انجام دهد.
1.3 فن آوری های مدرن برای اجرای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی
سیستم مدیریتی مستلزم سازماندهی و نگهداری از یک گردش کار کارآمد است که باید به عنوان یک فرایند رسمی تجاری معرفی شود. در این حالت ، هر سندی (الکترونیکی یا کاغذ) ابزار اصلی برای رسمی کردن تعامل تجاری واحدهای تجاری و سازماندهی روابط خارجی است.
روند مداوم افزایش قابل توجه در میزان اطلاعات لازم برای تصمیم گیری های مدیریتی منجر به این واقعیت می شود که شما مجبور شوید اسناد را در مقادیر بسیار بیشتر از گذشته دریافت کرده ، پردازش و ذخیره کنید. روشهای سنتی کار با اسناد بی اثر می شوند.
تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری نشان داد که حدود 15٪ از اسناد در طول کار گم می شوند ، و تا 30٪ از زمان کار کارمندان مسئول پردازش اسناد صرف جستجوی آنها می شود. در این حالت ، از دست دادن جبران ناپذیر حتی بخشی از اطلاعات می تواند خسارات قابل توجهی به همراه داشته باشد.
برای سازماندهی کار جمعی با یک سند کاغذی استاندارد ، لازم است چندین بار آن را کپی کنید ، آن را به واحدهای مختلف ساختاری تحویل دهید ، جلسات ویژه ای و مصوبات برگزار کنید ، که این زمان بسیار باورنکردنی را می طلبد.
مشکل دیگر مربوط به زمان جستجوی طولانی برای کسب اطلاعات لازم در صورت درخواست است. هنگام کار با اسناد الکترونیکی ، زمان جستجوی یک سند و به تبع آن ، زمان پاسخگویی به یک درخواست بسیار کمتر است.
براساس برآوردهای کارشناسان ، جایگزینی گردش کار کاغذ با الکترونیکی باعث افزایش بهره وری کارمندان 25-50٪ می شود و زمان پردازش یک سند بیش از 75٪ کاهش می یابد. از نظر كلاسیك ، كسب و كار ، به عنوان یك فرایند كاری ، توسط یك سیستم اتوماسیون فقط 10-20٪ پشتیبانی می شود. اینها ، به طور معمول ، فقط آن دسته از وظایفی هستند که موفق می شوند به طور واضح رسم و ساختار اطلاعات را انجام دهند. فرآیند تدوین و رسمی کردن اتوماسیون سنتی پشتیبانی نمی شود.
1.4 سیستم های اتوماسیون کار اداری و مدیریت اسناد الکترونیکی
سازمان با تعیین سطح لازم برای اتوماسیون ، سیستمی را انتخاب می کند که نیازهای سازمان را برای اتوماسیون برآورده کند.
به معنای سیستم اتوماسیون به معنای هر سیستم خودکار است که بدون در نظر گرفتن شیء اتوماسیون ، اعم از یک مقام دولتی ، یک بانک تجاری ، یک شرکت بازرگانی یا هر سازمان دیگری ، برای حل کردن کارهای اداری طراحی شده است. این مهم است که این سازمان دارای مدارک باشد ، و مطابق با الزامات پیش بینی شده توسط قانون روسیه انجام می شود ، که اجازه می دهد تا یک طرح کاملاً مشخص از دامنه وظایف را ارائه دهد.
انتخاب یک سیستم اتوماسیون اسناد ، به عنوان یک قاعده ، یکی از دو گزینه را در نظر بگیرید:
اتوماسیون اداری؛
اتوماسیون گردش کار
سیستم های اتوماسیون اداری عمدتا مشکلات حسابداری (ثبت نام) اسناد و مدارک ورودی ، خروجی ، داخلی و سازمانی و اداری ، حسابداری از قطعنامه های صادر شده و دریافت اطلاعات در مورد اجرای آنها را حل می کند. در سیستم های پایگاه داده می توان نه تنها جزئیات اسناد را در قالب به اصطلاح ذخیره کرد. "کارت ثبت و کنترل" ، بلکه بخش قابل توجهی از آنها در قالب متون ، پرونده ها یا تصاویر است. سیستم های اتوماسیون اداری به شما امکان می دهد تا اجرای اسناد و هر قطعنامه یا دستور را کنترل کنید ، تا داده هایی را که پرونده ها به آنها اختصاص داده شده است ، ذخیره کنید. جستجوی سریع اسناد و مدارک لازم توسط معیار یا مجموعه آنها ، ویژگی کاملی از چنین سیستمهایی است.
امروز ، سه راه اصلی برای اجرای سیستم اتوماسیون اسناد وجود دارد:
توسعه یک سیستم اتوماسیون اصلی؛
نصب سیستم اتوماسیون معمولی؛
تنظیم ابزارهای اتوماسیون
در حالت ایده آل ، سیستم باید از مدیریت کاغذی و الکترونیکی اسناد و همچنین فرایندهای تجاری سازمان پشتیبانی کند. در عمل ، دستیابی به این کار دشوار است.
عامل مهمی که باید مورد توجه قرار گیرد ، امکان مقیاس گذاری برنامه است ، یعنی امکان افزایش زمان مشاغل (رایانه ها) که با برنامه کار می کنند و تعداد اسناد ذخیره شده در سیستم را افزایش می دهد.
نکته دیگری که باید به آن توجه کنید امکان کار با اسناد برای چندین سال است. در برخی از برنامه ها ، سالانه ، اسناد مربوط به سال گذشته به بایگانی منتقل می شود و یک بانک اطلاعاتی جدید از اسناد سال جاری ایجاد می شود. از سویی ، این کار کار را ساده کرده و بار سیستم را کاهش می دهد. اما از طرف دیگر ، این می تواند کنترل اجرای اعدام و جستجوی اسناد را از سال گذشته به طور قابل توجهی پیچیده کند. این امر به ویژه در آغاز سال مورد توجه است ، هنگامی که مکرر تماس با اسناد 2-3 ماهه وجود دارد ، که قبلاً به بایگانی منتقل شده اند.
بنابراین ، مهم است که این برنامه جستجو در اسناد را طی سالها آسان کند.
این برنامه باید در دسترس باشد تا کاربر بتواند برخی از تنظیمات سیستم (به عنوان مثال لغت نامه ها ، دایرکتوری ها ، مسیرهای معمولی و غیره) را بدون مراجعه مجدد به خدمات یک مدیر ایجاد کند. سرپرست فقط باید وظایف خود را برای اطمینان از امنیت اطلاعات ، كنترل حقوق و اقدامات كاربران انجام دهد.
با وجود حفظ کلیه کارکردهای اساسی سنتی کار اداری در سیستمهای خودکار ، البته اتوماسیون به فناوریهای کارآمد تر ("دستی") اجازه می دهد تا کار با اسناد و شبکه های رایانه ای را ساماندهی کنند تا بسیاری از کارهای معمولی اداری را به روشی جدید حل کنند ، تا حد زیادی ساده و ساده سرعت بخشیدن به روند حرکت اسناد در سازمان.
به طور کلی ، یک سیستم پشتیبانی اطلاعات خودکار می تواند بلوک های زیر را شامل شود:
.یک سیستم خودکار اطلاعات علمی و فنی (NTI) ، وظایف آن شناسایی به موقع ، حسابداری ، انتخاب و ارائه به کاربران کلیه اسناد ، چکیده ها یا آدرس هایی است که با جهت گیری سازمان و درخواست های مدیران و متخصصان مطابقت دارد.
از جمله اولویت های سیستم ، لازم به ذکر است:
)حسابداری از منابع ورودی STI (کتاب ها ، بروشورها ، مجلات علمی ، مقالات ، گزارش های علمی و فنی و غیره).
)حسابداری خودکار خدمات اشتراک به کاربران ، از جمله ثبت نام صدور و بازگشت منابع STI؛
)جمع آوری و نگهداری از فهرست های مختلف ، بولتن ها
)اطلاع رسانی به کارمندان مدیریت در مورد علمی ، فنی ، اقتصادی و غیره فعلی. دستاوردها مطابق با نیازهای اطلاعاتی آنها برای درخواست های مداوم یا یک بار (در شیوه انتشار انتخابی اطلاعات و جستجوی گذشته نگر)؛
) جستجو و انتشار اطلاعات علمی و فنی مربوط به مشکلی که در مراحل مختلف تصمیم گیری حل می شود.
.سیستم نظارتی خودکار. و اطلاعات حقوقی این نوع اطلاعات به عنوان تنظیم کننده اصلی تصمیم گیری عمل می کنند ، از جمله اعتبار قانونی تصمیم بر اساس آنها بررسی می شود. توانایی محدود مدیران در پردازش بصورت دستی حجم زیادی از این اطلاعات منجر به عدم آگاهی مدیران در مورد استانداردهای فعلی می شود. یکی از راههای بهبود اطلاعات حقوقی اتوماسیون است.
.سیستم مستند خودکار اطلاعات سازمانی و اداری؛
.سیستم مرجع فاکتوگرافی خودکار.
هر یک از این زیر سیستم ها نقش موثری در فرایند تصمیم گیری دارند. سیستم فاکتوگرافی برای به دست آوردن و پردازش اطلاعات خاص در مورد وضعیت و پویایی شی مورد مدیریت استفاده می شود. یک سیستم خودکار از اطلاعات علمی و فنی اطلاعات و اطلاعات لازم علمی و فنی را در اختیار مدیران و متخصصان قرار می دهد و بدون آن توجیه راه حل غیرممکن است. یک سیستم خودکار اطلاعات نظارتی و قانونی برای پشتیبانی قانونی از تصمیمات ضروری است. جایگاه اصلی نسبت به سایر زیر سیستم ها توسط یک سیستم خودکار اطلاعات سازمانی و اداری (ARI) اشغال شده است ، که به عنوان کانال ارتباط عملیاتی بین سیستم های مدیریتی و مدیریت شده عمل می کند و منعکس کننده کل چرخه تصمیم گیری مدیریتی از تشخیص یک مشکل تا انتخاب و اجرای یک جایگزین است. بنابراین ، سیستم ARI فقط یک سیستم بازیابی اطلاعات نیست بلکه به طور فعال درگیر بوده و بر روند مدیریت تأثیر می گذارد. وظایف اصلی آن ایجاد شرایط بهینه برای ساماندهی سیستم و فرآیندهای مدیریتی ، اجرای تصمیمات به موقع و رساندن آنها به مجریان خاص ، اطمینان از کنترل به موقع زمان ، کیفیت و حجم تصمیمات در کلیه سطوح مدیریت است.
2. سیستم های اطلاعاتی در اجرای سیستم های خودکار مدیریت اسناد
1 اصول اساسی برای توسعه سیستم های پشتیبانی اطلاعات در اجرای سیستم های خودکار
اتوماسیون مدیریت الکترونیکی اسناد
تجربه طراحی سیستم های اطلاعاتی مدیریت داخلی و خارجی (MIS) نشان می دهد که یک عامل مهم در تعیین اثربخشی آنها ، اجرای یک رویکرد سیستماتیک برای حل مشکلات پشتیبانی اطلاعات است. یک رویکرد سیستماتیک شامل یک بررسی جامع و راه حل مشکلات اقتصادی ، تکنولوژیکی ، روانشناختی ، مهندسی و اجتماعی است. این امکان را به شما می دهد تا به مشکل ایجاد سیستم مدیریتی یکپارچه ای بپردازید که ترکیبی از یکپارچه سازی افقی (هماهنگی کلیه اطلاعات لازم برای تصمیم گیری ، گردش در یک سطح سلسله مراتبی خاص) با عمودی است. اصل ادغام بیشترین کاربرد در سیستم های خودکار است که ما در این فصل به عنوان هدف طراحی در نظر خواهیم گرفت.
تجربه کافی در کار با سیستم های خودکار در مدیریت به ما امکان می دهد اصول اساسی ایجاد آنها را تدوین کنیم. این اصول را می توان به 3 گروه تقسیم کرد:
) مدیریت؛
) فنی؛
)سازمانی
گروه اول شامل اصول ثبات ، پیچیدگی ، کارآیی سیستم های ایجاد شده و اصل وظایف جدید است.
اصل سیستم مستلزم این است که طراحی سیستم اطلاعات مبتنی بر آنالیز اولیه سیستم از شی کنترل و کل سیستم کنترل باشد. تجزیه و تحلیل سیستم شامل تعیین اهداف سیستم ، ایجاد یک مدل رسمی از عملکرد جسم است.
اصل پیچیدگی شامل هماهنگی کلیه کارهای انجام شده در تولید ، مدیریت ، از جمله کار اتوماسیون است. راندمان اتوماسیون تنها با یک برنامه ریزی واحد از کل مجموعه اقدامات با هدف تشدید تولید با استفاده از یک مبنای روش شناختی واحد حاصل می شود. علاوه بر این ، همانطور که عمل نشان داده است ، سیستم هایی که نه تنها یک عملکرد یا کار را بطور خودکار انجام می دهند ، بلکه مجموعه به هم پیوسته آنها نیز مؤثر هستند. اصل پیچیدگی در گذار از ایجاد سیستم های محلی به ایجاد سیستم های خودکار یکپارچه تجسم یافته است.
یکی از مهمترین مقررات برای توسعه هر سیستم خودکار است اصل اتوماسیون. اثربخشی سیستمها در درجه اول با انتخاب صحیح طیف وسیعی از عملکردها ، فناوریها و وظایف خودکار همراه است. اغلب سیستمهایی وجود دارند که اثربخشی آنها یا ناکافی یا منفی است.
به عنوان معیاری برای ارزیابی اثربخشی برای اکثر سیستم ها ، از شاخص های کارآیی اقتصادی استفاده می شود. معیارهای کارآیی همچنین می توانند عبارتند از: کاهش زمان سرویس ، افزایش آگاهی کاربر و تعدادی دیگر از شاخص ها.
اصل چالش های جدید فرض می کنیم که سیستم در حال توسعه نه تنها راه حلی برای مشکلات سنتی ارائه می دهد بلکه امکان استفاده از فناوری های جدید را نیز فراهم می کند ، به این معنی که فرصت های جدید در پشتیبانی اطلاعات از تصمیمات مدیریت ظاهر می شوند. انجام تنها وظایف حسابداری و گزارشگری محلی در چارچوب یک سیستم خودکار بی اثر است.
دسته دوم اصول طراحی شامل اصول فنی است که رعایت آنها کاملاً ضروری است:
)استفاده یکپارچه از فناوری و نرم افزار کامپیوتر؛
)ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی یکپارچه از سیستم؛
)ارتباط مستقیم کاربر با سیستم.
با گسترش دامنه کاربرد فناوری رایانه ، پیچیدگی در استفاده از سخت افزار و نرم افزار اهمیت فزاینده ای پیدا می کند.
از آنجا که ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه یک فرآیند بسیار پیچیده و وقت گیر است ، اجرای کار مربوطه مستلزم هماهنگی فعالیت های همه توسعه دهندگان متخصص است ، که با تعیین یک متخصص برجسته در زمینه پشتیبانی اطلاعات حاصل می شود. چنین مواضعی قبلاً در تعدادی از شرکتها معرفی شده است. وظایف اصلی یک متخصص امنیت اطلاعات عبارتند از:
.سازماندهی کار در زمینه طراحی ، نگهداری و توسعه بانک اطلاعاتی یکپارچه. مطالعه نیازهای اطلاعاتی در سازمان؛ تعمیم تجربه در ایجاد سیستمهای پشتیبانی اطلاعات مؤثر؛
.بهبود و اجرای طبقه بندی کننده ها و برنامه نویسان؛
.سازماندهی کار با هدف ایجاد سیستم هایی برای ادغام بانکهای اطلاعاتی ناهمگن و بهبود سیستمهای مدیریت پایگاههای داده توزیع شده.
.اطمینان از عملکرد مطمئن سیستم های پشتیبانی اطلاعات.
متخصص ارشد پشتیبانی اطلاعات (IO) کار خدمات پشتیبانی اطلاعات را مدیریت می کند که مطابق با برنامه ، یک سیستم اطلاعاتی مدیریت را توسعه ، پیاده سازی و بهره برداری می کند. به عنوان بخشی از خدمات ، توصیه می شود گروه ها را برای کار با اطلاعات داخلی و خارجی تفکیک کنید. هماهنگی کار این گروهها و همچنین اطمینان از تعامل سرویس پشتیبانی اطلاعات با سایر خدمات سازمان از مهمترین کارکردهای متخصص اصلی است.
دو روش برای طراحی سیستم های کنترل خودکار (ACS) وجود دارد:
)قیاسی (از وظیفه عمومی گرفته تا کارهای خاص مدیریتی)؛
)استقرا (از توابع خاص تا مسئله کنترل عمومی).
تجربه نشان می دهد که امیدبخش ترین ترکیب این دو رویکرد و ارائه هدف مشترک آنها است. طرح کلی پشتیبانی اطلاعات می تواند به ترتیب زیر ارائه شود:
تجزیه و تحلیل سیستم تصمیم گیری. این فرآیند با شناسایی انواع تصمیماتی که برای آنها اطلاعات لازم است ، آغاز می شود. نیازهای هر سطح و منطقه عملکردی باید در نظر گرفته شود.
تجزیه و تحلیل درخواست های اطلاعات، یعنی لازم است مشخص شود که برای تصمیم گیری به چه نوع اطلاعاتی نیاز است.
جمع تصمیم گیری. اگر برای تصمیم گیری به یک سیستم اطلاعاتی خاص نیاز باشد ، MIS ناامید کننده بسیار پیچیده خواهد بود. راه حل هایی که به همان اطلاعات نیاز دارند باید در یک کار مدیریتی گروه بندی شوند. به عبارت دیگر ، MIS باید با ساختار سازمانی هماهنگ و یکپارچه باشد.
طراحی پردازش اطلاعات. در این مرحله ، یک سیستم واقعی برای جمع آوری ، انتقال ، ذخیره سازی و اصلاح اطلاعات ایجاد می شود.
آخرین مرحله است ایجاد سیستم و پیاده سازیکه هدف آن ارزیابی اطلاعات صادر شده توسط UIS و تشخیص خطاها است. علاوه بر این ، لازم به فرض است که سیستم طراحی شده کاستی های زیادی را به همراه خواهد داشت ، بنابراین لازم است روش هایی برای شناسایی و تنظیم آنها ایجاد شود. بنابراین ، سیستم باید طوری طراحی شود که انعطاف پذیر باشد.
یک روش تحقیق معمول و مؤثر در اجرای کار روی طراحی MIS ، تجزیه و تحلیل تصمیماتی است که در هر لینک ، در هر سطح ، توسط هر رهبر گرفته می شود. تجزیه و تحلیل تصمیمات اتخاذ شده به ما اجازه می دهد تا طیف وسیعی از وظایفی را که برای موضوع مدیریت به وجود می آید ارائه دهیم ، وظایفی را که باید برای یک سطح یا رهبر معین حل شود تعیین کنیم و پشتیبانی اطلاعاتی خود را ارائه دهیم ، روش های موثری را برای حل آنها ارائه دهیم. توسعه روشها باید بیشترین استفاده از دستاوردهای علمی از جمله مدلهای ریاضی را داشته باشد.
MIS فوراً بوجود نمی آیند. برای پیاده سازی چنین سیستم خودکار یکپارچه ، یک شرکت به 3 تا 5 سال زمان نیاز دارد. در نتیجه ، همیشه یک عنصر برنامه ریزی بلند مدت در توسعه MIS وجود دارد. این پایان نامه در مورد سازمان حمایت از اطلاعات به صورت سنتی نیز کاربرد دارد.
تجربه در طراحی و توسعه ACS در دهه 1970-1980. بازتاب در GOSTs ، که توصیه ها و الزامات اصلی آزمایش زمان را نشان داده است ، یافت می شود.
مطابق با GOST 20914-75 ، مراحل زیر طراحی ACS قابل تشخیص است:
.مرحله از پیش تعیین شده؛
.مرحله طراحی؛
پیاده سازی
مرحله قبل از طراحی شامل بررسی پیش طراحی و توسعه مشخصات فنی ACS است. مهمترین نتایج این مرحله شرح اهداف و اهداف سیستم اطلاعات است. توسعه الزامات عمومی برای ایجاد آن؛ تدوین یک برنامه پیمایشی ، در چارچوب آن موارد زیر مورد مطالعه و مشخص قرار می گیرد: مدل مدیریت اطلاعات؛ ساختار و کارکردهای سازمان ، لیستی از کارهایی که باید به صورت خودکار انجام شود. ترکیب تقریبی وسایل فنی؛ مشخصات فنی و اقتصادی سیستم پشتیبانی اطلاعات.
مرحله طراحی با توسعه پروژه های فنی و کاری همراه است. توسعه یک کار فنی شامل انجام بررسی از یک مرکز موجود (سازمان یا واحد) و سیستم های کنترل آن یا نزدیکترین مرکز (آنالوگ یک مرکز جدید) است. برای حل مشکلات پشتیبانی اطلاعات ، جریان اطلاعات ، سیستمهای طبقه بندی و برنامه نویسی ، فرمهای مستندسازی مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و DBMS ها ، ساختار بانکهای اطلاعاتی موجود و روشهای ادغام آنها بررسی شده است. نتایج این آثار در الزامات اولیه فناوری گنجانده شده و مطابق با GOST 17.195-76 ، 15.101-80 ، 7.32-81 با در نظر گرفتن GOST 24.202-80 و 24.205-80 ساخته می شود.
هنگام تهیه یک پروژه فنی ، لازم است که به تفصیل در مورد تجزیه و تحلیل کلیه اطلاعات مورد استفاده از نظر کامل بودن ، قوام ، عدم وجود افزونگی و تکثیر و همچنین ایجاد اشکال اسناد خروجی بپردازیم. نتایج چنین مطالعه ای در سند "توضیحات پشتیبانی اطلاعات" ثبت شده است ، که الزامات سازمان فناوری اطلاعات را مشخص می کند. مستندات با ماهیت تکنولوژیکی باید با در نظر گرفتن شرایط GOST 24.101-80 ، با در نظر گرفتن GOST 24.205-80. مطابق با متدولوژیک ، طراحی کار این مرحله به عنوان بخش جداگانه ای از پروژه فناوری مجاز است که توسعه آن مجاز است در زمانی متفاوت از مهلت ارسال اسناد طراحی و تخمین به اتمام برسد ، اما حداکثر بعد از شروع مرحله "عملیاتی کردن".
در مرحله طراحی تفصیلی ، یکی از مراحل اصلی تهیه مستندات کاری برای پشتیبانی از اطلاعات IP است که هدف از آن ایجاد نرم افزار لازم ، تهیه مرجع استاندارد و تولید اطلاعات در رسانه های رایانه ای برای بارگیری اولیه پایگاه اطلاعات و همچنین صدور مستندات کاری لازم است. از جمله دستورالعمل های کاربر و دستورالعمل های عملیاتی. در همان مرحله ، توصیه می شود که مقررات مربوط به مدیر پایگاه داده تهیه و تصویب شود. ترکیب اسناد باید شامل موارد زیر باشد: طراحی فنی سیستم اطلاعات؛ توضیحات سازمان پایگاه اطلاعات. توصیف سیستمهای طبقه بندی و برنامه نویسی. لیست داده های ورودی؛ لیست اسناد خروجی؛ توضیحات پایگاه داده های محلی اشکال اسناد خروجی
مرحله اجرای MIS شامل اجرای اصلی ترین اقدامات اجرایی است. استخدام و آموزش کارکنان؛ آماده سازی محل و تجهیزات فنی. در این مرحله عملیات آزمایشی سیستم نیز با حل مشکلات خاص و تجزیه و تحلیل نتایج آزمون انجام می شود.
کار بر روی ایجاد سیستم های خودکار از انواع مختلف توسط GOST 24.601-86 "سیستم های خودکار تنظیم می شود. مراحل خلقت. " الزامات عمومی و کل کار در کلیه مراحل و مراحل توسط GOST 24.602-86 "ترکیب و محتوای کار در مراحل ایجاد" تعیین می شود.
.2 سیستم های اطلاعاتی ، خصوصیات و خصوصیات آنها
سیستم اطلاعاتی سیستمی است که در آن فرآیندهای اطلاعاتی رخ می دهد که کل چرخه زندگی اطلاعات را تشکیل می دهد: تولید ، تحول ، انتقال ، دریافت ، ذخیره سازی ، پردازش (استفاده) ، تخریب.
وظیفه سیستمهای اطلاعاتی - پشتیبانی اطلاعاتی از فعالیت موضوعی سازمان.
در مورد ویژگی ها و خصوصیات سیستم های اطلاعاتی ، اول از همه به ذکر اندازه و پیچیدگی اشاره می شود.
سیستم های مدرن از هر طبیعت ، به طور معمول ، سیستم های بزرگ و پیچیده ای هستند.
سیستم پیچیده سیستم در مقیاس بزرگ به سیستمی گفته می شود که از تعداد زیادی عنصر بهم پیوسته و متقابل تشکیل شده و قادر به انجام یک عملکرد پیچیده است.
قرار گرفتن در معرض عوامل تصادفی. یک ویژگی بارز و بسیار مهم ، قرار گرفتن در معرض سیستم های اطلاعاتی در برابر تأثیر عوامل تصادفی است ، نه تنها مانند مثلاً خرابی ، خرابی و یا خطاهای دستگاه های فنی پرسنل یا کاربران بلکه همچنین مانند اقدامات مخرب افرادی که نه تنها تصادفی نیستند بلکه همچنین به طور کلی غیرقابل پیش بینی یا در بهترین حالت ممکن است برای پیش بینی.
مشارکت در فرآیندهای اطلاعاتی انسانی. ویژگی این است که کاربر نهایی سیستم های اطلاعاتی همیشه کارمندان سازمان هستند. کارکنان سازمان منافع و اهداف خاص خود را دارند که باید هنگام ارائه اطلاعات (حضور اراده آزاد) در نظر گرفته شود.
منحصر به فرد بودن هر حالت از سیستم اطلاعات منحصر به فرد است و نیاز به در نظر گرفتن اطلاعات از تمام ویژگی های آن و در نتیجه استفاده فردی از تأثیرات مختلف دارد.
پویایی. سیستم های اطلاعاتی ساختار و وضعیت عناصر خود را با گذشت زمان تغییر می دهند.
توزیع به معنای ترتیب مکانی اجزای انفرادی سیستم است.
وضعیت یک سیستم اطلاعاتی مجموعه ای از تصمیمات ساختاری سازمانی ، فنی ، رویه ای ، اطلاعاتی و حقوقی بهم پیوسته است.
ما تعاریفی از مفاهیم معرفی شده ارائه می دهیم. سازمان ثابت ترکیب ، کمیت ، معماری (اتصال) مجموعه ای از ابزارها و سیستمهای فنی و همچنین پرسنل فنی و پرسنلی که مستقیماً در اجرای روالهای اطلاعاتی درگیر هستند ، می تواند به عنوان وضعیت ساختار فنی و سازمانی سیستم اطلاعات یا به عنوان یک تصمیم ساختاری سازمانی و فنی تعریف شود.
یک سازمان ثابت از ترکیب ، دنباله رویه های اطلاعات را می توان به عنوان وضعیت ساختار رویه ای سیستم اطلاعاتی یا به عنوان یک تصمیم ساختاری رویه ای تعریف کرد.
با استفاده از مبنای حقوقی فناوری اطلاعات ، ترکیب اسناد نظارتی حاکم بر پشتیبانی اطلاعات در مورد عملکرد سیستم اطلاعات را درک خواهیم کرد. اینها می توانند عبارتند از: مقررات عمومی ، وظایف عملکردی پرسنل ، دستورالعملها و دستورالعملهای مربوط به تکنیکها ، روشها و روشهای انجام روشها و کار روی وسایل فنی و غیره
2.3 سیستم مدیریت اطلاعات ، اهداف و اهداف آن
یک سیستم مدیریت اطلاعات به عنوان یک سیستم رسمی برای انتشار اطلاعات به دولت که برای تصمیم گیری لازم است ، تعریف شده است.
IMS باید اطلاعاتی را درباره گذشته ، حال و آینده ارائه دهد. او باید تمام وقایع مربوطه را در داخل و خارج از سازمان پیگیری كند. هدف کلی IMS تسهیل در اجرای مؤثر عملکردهای برنامه ریزی ، کنترل ، فعالیتهای تولیدی و فرایند مدیریت به عنوان یک کل است. مهمترین وظیفه آن تهیه اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب است.
لازم به ذکر است که IMS تنها سیستم جامع یکپارچه برای پاسخگویی به تمام نیازهای اطلاعاتی دولت نیست. از آنجا که ممکن است تمایل به به دست آوردن سیستمی از این طبیعت وجود داشته باشد ، لازم است این جنبه را تصریح کرد که به دلیل مشکلات زیاد ، احتمال ایجاد آن اندک است. ما نباید از این واقعیت غافل شویم که IMS همواره به استفاده از رایانه ها کمک می کند. در واقع ، پیشرفت های اخیر در فناوری پردازش داده ها سهم بسزایی در ایجاد سیستم های مدیریت اطلاعات داشته است. برخی از انواع ICS بدون سرعت و دقت پردازش داده هایی که رایانه ها ارائه می دهند امکان پذیر نبود.
انقلاب رایانه منجر به تغییرات چشمگیر در پردازش اطلاعات در سازمانها شده است. یک مطالعه در شیوه های مدیریت نشان داده است که سیستم های پردازش داده های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات دو ابزار بسیار مورد استفاده در مدیریت هستند. استفاده گسترده از رایانه ها در سازمان ها به مدیران در تمام سطوح این امکان را می دهد تا از مقادیر زیادی از اطلاعات در فعالیت های خود استفاده کنند.
با تشکر از فن آوری رایانه ، مدیران منحصر به فرد می توانند بر اساس اطلاعات تهیه شده در شرکت های خود تصمیم گیری کنند. بانکهای اطلاعاتی شرکتهای داخلی به یک مدیر اجازه می دهند تا تنها در طی چند ساعت اطلاعات مربوط به شغل ، بازارها ، رقابت ، قیمت ها و پیش بینی های خود را دریافت کند.
رایانه ها می توانند اطلاعات موردنیاز خود را برای کنترل هر نوع اطلاعات در اختیار مدیران قرار دهند ، این به آنها کمک می کند تا نتایج برنامه ریزی شده و واقعی را با یکدیگر مقایسه کنند ، اختلافات موجود در آنها را زود تشخیص دهند و برای رفع مشکلات تعدیل کنند. با این حال ، مانند همه ابزارهای مدیریت ، سیستمهای اطلاعاتی رایانه ای به شکلی طراحی شده عمل می کنند و نمی توانند بهتر باشند. بنابراین ، به نظر من ، لازم است که طراحی IMS و راه هایی برای افزایش اثربخشی آنها در نظر گرفته شود.
اغراق نخواهد بود که بگوییم هدف IMS فقط صدور و پردازش برخی از اطلاعات نیست. IMS باید کاربرگرا باشد ، یعنی اطلاعاتی که پردازش می کند باید پاسخگوی نیاز مدیرانی باشد که آن را دریافت می کنند.
هنگام طراحی یک سیستم اطلاعاتی ، باید به خاطر داشته باشید که نیازهای اطلاعاتی مدیران متفاوت است و به سلسله مراتب و مسئولیت های عملکردی بستگی به میزان آنها دارد.
سیستمهای اطلاعات مدیریت و فعالیتهای مدیریت
با بررسی تفاوت در نیازهای اطلاعاتی مدیران ، می توان به طور مشروط انواع فعالیتهای مدیریتی را به سه دسته تقسیم کرد.
1.برنامه ریزی استراتژیک فرایند تصمیم گیری در مورد اهداف یک سازمان ، تغییر این اهداف ، استفاده از منابع برای دستیابی به این اهداف و در رابطه با استراتژی هایی است که میزان دریافت ، استفاده و قرارگیری این منابع را تعیین می کند.
2.کنترل مدیریت فرایندی است که توسط آن مدیران از دریافت منابع و استفاده مؤثر از آنها برای دستیابی به اهداف کلی سازمان اطمینان می یابند.
.کنترل عملیاتی فرایند اطمینان از اجرای مؤثر و واجد شرایط کارهای خاص است.
این دسته از فعالیت ها تقریباً مطابق با مسئولیت های مدیران ارشد ، متوسط \u200b\u200bو پایین است. IMS باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مطابق با شرایط مختلف برای هر یک از دسته ها باشد.
به عنوان مثال ، فعالیت مدیران ارشد در برنامه ریزی استراتژیک ، اول از همه موضوعات مربوط به تعامل بین سازمان و محیط را شامل می شود. بنابراین ، مدیران ارشد به اطلاعاتی از منابع خارجی نیاز دارند. این اطلاعات لازم نیست که کاملاً دقیق باشد و باید مرزهای کافی داشته باشد تا روند آن مشخص باشد. دقت بسیار بالایی نیز لازم نیست.
اطلاعات مربوط به کنترل مدیریتی برای مدیران مدیریت بالا و متوسط \u200b\u200bضروری است. به طور طبیعی ، باید از منابع داخلی و خارجی ناشی شود. به عنوان مثال ، مدیران ارشد نیاز به اطلاعاتی درباره کار بخش های اصلی شرکت خود و فعالیت های سازمان های رقیب دارند. مدیر سطح متوسط \u200b\u200bبه اطلاعاتی در مورد بهره وری ، هزینه ها ، گردش مالی و احتمالاً تغییر در نیاز مشتری یا فناوری نیاز دارد. این اطلاعات باید دقیق تر ، دارای مرزهای باریک و دقیق تر از آنچه برای برنامه ریزی استراتژیک لازم است ، باشد. همچنین باید به دوره های کوتاهتر برسد ، زیرا چهارچوب زمانی برای تصمیم گیری ها کمتر است.
اطلاعات برای اهداف کنترل عملیاتی ، که مربوط به فعالیت های روزانه است ، باید بسیار دقیق ، باریک و به روز باشند. این باید تقریباً منحصراً از منابع داخلی حاصل شود. به عنوان مثال ، مدیر مستقیم در کارخانه باید دقیقاً بداند که هر کارمند روزانه چند ساعت کار می کند ، خروجی روزانه یا هفتگی و همچنین میزان استفاده و ضایعات چقدر است.
علاوه بر این ، مدیران به اطلاعات خاص مربوط به حوزه تخصصی حرفه ای خود نیاز دارند. بنابراین ، مدیر فروش در مورد معاملات تجاری ، در مورد سلایق مصرف کننده ، در مورد رقابت محصولات جدید و غیره به اطلاعات نیاز دارد. اطلاعات دقیق در مورد شرایط فنی برای یک محصول جدید ، که اساساً برای رئیس گروه فنی اهمیت دارد ، برای تصمیم گیری در مورد فروش ضروری نیست. در واقع ، اگر IMS مرتباً چنین اطلاعاتی را به مدیر فروش ارائه دهد ، این تنها در کار وی دخالت می کند و زمان می برد.
منابع منابع اطلاعاتی
منابع داخلی اسنادی هستند که به طور مستقیم در سازمان ایجاد می شوند. این شامل سیستمهای سازمانی و اداری ، سیستمهای اسناد ویژه (پرسنل ، مالی ، برنامه ریزی و ...) و همچنین سایر مواد شرکت می باشد. در میان جالب ترین اسناد ، ما گزارش ها را جدا می کنیم: روزانه (تجزیه و تحلیل ضرر ، آمار کارایی نیروی کار ، تجزیه و تحلیل از دست دادن زمان ، سفارشات دریافت شده). هفتگی (آنالیز اضافه کاری ، اجرای شغل ، نظارت بر پروژه)؛ ماهانه (گزارش فعالیت ادارات ، تجزیه و تحلیل تغییرات پرسنل ، تجزیه و تحلیل هزینه های سربار ، تجزیه و تحلیل فروش ، گزارش هزینه موجودی ها ، تجزیه و تحلیل تغییرات در فروش ، حساب سود و زیان ، ترازنامه ، تجزیه و تحلیل صورت های مالی ، وجه نقد در حساب ، حساب های موعد گذشته). سه ماهه ، نیمه سالانه و سالانه (حساب سود ، ترازنامه ، منابع و استفاده از وجوه ، گزارش کار ادارات). بسته به شرایط عملیاتی خاص سازمان ، مستندات گزارش ممکن است تناوب خاص خود را داشته باشد ، شکل ارائه اطلاعات. علاوه بر این ، انواع گزارش هایی که با وظایف اتوماسیون مطابقت دارند ، قابل تولید هستند. علاوه بر گزارش های منظم ، گزارش هایی در مورد نظارت بلند مدت بر عوامل و موقعیت های فردی ارائه می شود.
منابع داخلی می توانند به نوبه خود به اصلی و فرعی تقسیم شوند. موارد اصلی اطلاعاتی هستند که در آن داده های عملیاتی خاص در مورد نتایج فعالیت های سازمان ثبت می شود - این اسناد حسابداری ، ARD و غیره است. منابع اولیه قابل اطمینان ترین هستند.
اسناد ثانویه - متونی با ماهیت تعمیم ، تلفیق و گزارش دهی ، یعنی. خلاصه ها ، گزارش ها ، گزارش ها ، یادداشت های تحلیلی ، پیش بینی ها و غیره این منابع ، به عنوان یک قاعده ، داده های جمع آوری شده ، نتیجه گیری و توصیه های خاصی را شامل می شوند. منابع ثانویه از اعتبار کمتری برخوردار هستند ، زیرا درجه اعوجاج بیشتری در آنها وجود دارد. نه تنها خطاها در محاسبات و نتیجه گیری ، بلکه احتمال زیاد تحریف عمدی به منظور پنهان کردن برخی از موارد رسمی ، می تواند بر اعوجاج اطلاعات تأثیر بگذارد ، بنابراین ، اطلاعات موجود در منابع این نوع نیاز به بررسی مجدد دارد.
سازماندهی جریان اطلاعات
برای تدوین و حل بسیاری از مشکلات در مدیریت ، از اطلاعات ارائه شده در چندین آرایه استفاده می شود. حلقه اصلی در سازماندهی جریان اطلاعات ، تعیین مسیرهای حرکت آن و بسامد گردش بین منابع و مصرف کنندگان است.
بنابراین فرایند مصرف منابع اطلاعاتی در قالب جریان اطلاعات انجام می شود. هنگام ایجاد IS ، باید به طور عقلانی جریانهای اطلاعاتی و همچنین شدت آن ها را افزایش دهید. براي حل اين مشكلات در طراحي IP ، توصيه مي شود تحليلي از جريان اطلاعات انجام شود ، كه به شما امكان مي دهد سيستم موجود براي ساماندهي حمايت اطلاعات را مطالعه كنيد ، زمينه اي براي بهبود بيشتر و بهينه سازي جريان اطلاعات فراهم مي كند. تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات در دو مرحله انجام می شود:
) معاینه؛
) ساخت و تحلیل مدل اطلاعات سازمان مورد نظر.
اساس طراحی UIS ، نتایج نظرسنجی از جریان اطلاعات و گردش کارها که مشخصه حوزه موضوعی است که در آن این سیستم اطلاعات ایجاد شده است. در حال حاضر ، هیچ GOST ، مواد نظارتی حاکم بر بررسی و تحلیل جریان اطلاعات در طراحی IP وجود ندارد. با این حال ، این موضوعات در مواد نظارتی در ACS (GOST 24.208-80 ، GOST 23.501.15-81 ، RTM 25575-83 و غیره) منعکس شده است ، که می تواند برای موارد مورد نیاز در سازماندهی کار انجام شود.
هنگام تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات ، لازم است حرکت اطلاعات در مناطق زیر لحاظ شود:
عمودی ، یعنی توسط سطوح سلسله مراتبی تجزیه و تحلیل جریان های عمودی در امتداد خطوط صعودی و نزولی ، تداوم ، تراکم ، میانگین و خروجی اطلاعات را نشان می دهد. تجزیه و تحلیل پایداری اطلاعات ، شاخص های متقاطع را که از تمام سطوح مدیریت عبور می کنند ، برجسته می کند و مواردی را که مشخصه یک پدیده مشابه در سطوح مختلف هستند ، برجسته می کند ، یعنی. یکپارچه سازی اطلاعات امکان پذیر می شود. یافته های این تحلیل مبنایی برای تعیین پشتیبانی اطلاعات در سطوح مختلف سلسله مراتبی می باشد.
تجزیه و تحلیل میزان فشرده سازی اطلاعات ، صحت غربالگری شاخص های غیر ضروری و تجمع سودها به موارد کلی را مشخص می کند. این امر به دلیل قوانین کلی انتقال اطلاعات به سطح بالاتر است؛
حرکت افقی اطلاعات. محور اصلی چنین تحلیلی مقایسه برنامه های توسعه و تصمیم گیری و برنامه های حرکت اطلاعات است ، زیرا مسیریابی آن با فرآیندهای تصمیم گیری تعیین می شود. قابل قبول ترین روش تجزیه و تحلیل مسیرهای اطلاعاتی ، تجزیه و تحلیل شبکه است که در آن وقایع اتخاذ تصمیمات خاص است و مسیرها جریان اطلاعات است.
در طی تجزیه و تحلیل ، برای اطمینان از تمام راه حل های لازم ، کوتاهترین مسیرها یافت می شود (برای وضوح ، ساخت یک طرح توصیه می شود). تجزیه و تحلیل گرافیکی تصویری نسبتاً کاملی از عقلانیت جریان اطلاعات ارائه می دهد. در عین حال لازم است که مستقیم بودن حرکت ، ریتم ، تخصصی بودن جریان اطلاعات ، تراکم (شدت) ، حرکت موازی جریانها را نیز در نظر گرفت.
ساختار جریان اطلاعات با تجزیه و تحلیل ساختار سازمان ، ساختار گردش کار و حرکت اطلاعات غیرمستقیم آشکار می شود.
.6 مسائل اساسی در توسعه سیستم های اطلاعاتی
موارد اصلی که یک طراح سیستم هنگام شروع تفکر در مورد آرایه اصلی اطلاعات با آن روبرو است موارد زیر است: چند سطح داده مورد نیاز است. آیا IP قادر است در هنگام استفاده از یک مجموعه داده اصلی اصلی ، تمام سطوح مدیریتی موجود در شرکت را با نیازهای مختلف اطلاعاتی خود خدمات دهد.
به عنوان مثال ، در UIS یک بانک تجاری ، صندوقدار باید به اطلاعات دقیق مربوط به هر حساب ، یعنی دسترسی داشته باشد. به مانده موجود ، مقدار چک و غیره با این حال ، چنین اطلاعاتی مورد توجه سطح مدیریت عملیاتی نیست. مدیران این سطح علاقه مند به اطلاعات جمع آوری شده در مورد گروه های حساب هستند. و در سطح سیاست گذاری برای مدیران ارشد ، اطلاعاتی با ماهیت حتی گسترده تری در مورد وام ، رسید و پیش بینی رشد سپرده ها لازم است. بنابراین ، وظیفه اصلی طراح IP تلاش برای ایجاد یکپارچه آرایه اصلی داده به گونه ای است که می تواند توسط همه سطوح شرکت و بخش های آن استفاده شود.
برای ساماندهی آرایه اطلاعات ، لازم است طبقه بندی مناسب در نظر گرفته شود. اطلاعات موجود در آرایه طبق معیارهای زیر طبقه بندی می شوند:
) جهت حرکت؛
) روش به دست آوردن؛
) فراوانی دریافت؛
) ماهیت برنامه در فرایند مدیریت.
در جهت حرکت ، اطلاعات به این موارد تقسیم می شوند:
) ورودی؛
)واسطه ای (داخلی)؛
) خروجی
با توجه به فراوانی دریافت ، به این موارد تقسیم می شود:
)جریان مداوم؛
) روزانه؛
) هفتگی؛
)ماهانه و غیره
دوره های مشخص شده برای هر نوع اطلاعات تنظیم شده است.
با توجه به ماهیت مشارکت در فرایند مدیریت ، اطلاعات به این موارد تقسیم می شوند:
) نظارتی؛
) مرجع؛
) برنامه ریزی شده
)تحلیلی (عملیاتی)؛
) گزارش دادن
3. سیستم های اطلاعاتی خودکار
.1 توضیحات کلی AIS
AIS - مجموعه ای از روش ها و مدل های اطلاعاتی ، اقتصادی و ریاضی ، فنی ، نرم افزاری ، ابزارهای فناوری و متخصصان ، برای پردازش اطلاعات و تصمیم گیری های مدیریتی طراحی شده است.
AIS - مجموعه ای از داده ها ، تجهیزات ، نرم افزارها ، پرسنل ، استانداردها ، رویه های بهم پیوسته طراحی شده برای جمع آوری ، پردازش ، توزیع ، ذخیره ، انتشار اطلاعات مطابق با الزامات ناشی از اهداف سازمان.
زیر سیستم های عملکردی و پشتیبانی
سیستم اطلاعاتی خودکار دارای یک سیستم فرعی و کاربردی است.
زیر سیستم عملکردی عملکرد وظایف و هدف سیستم اطلاعات را تضمین می کند. معمولاً در یک سیستم اطلاعاتی ، بخش عملکردی با توجه به ویژگیهای عملکردی به زیر سیستم ها تقسیم می شود:
.برای مثال سطح فعالیت عینی ، مدیریت (بالاتر ، متوسط \u200b\u200b، پایین ترین)
.نوع منابع مدیریت شده (مواد ، نیروی کار ، مالی و غیره)؛
.دامنه برنامه (بانکداری ، بورس و غیره)؛
.توابع مدیریت و دوره مدیریت.
زیر سیستم پشتیبانی شامل "اطلاعات ، فنی ، ریاضی ، نرم افزار ، پشتیبانی روش شناختی ، سازمانی و زبانی است.
3.2 اهداف ، اهداف و سطوح اتوماسیون DOE
اهداف اتوماسیون DOW همه سازمانها ، صرف نظر از اشکال سازمانی و قانونی آنها ، کاملاً مشابه بوده و به شرح زیر است:
.بهبود کیفیت و کارآیی مدیریت سازمان با بهبود مدیریت دفاتر.
.ترکیب واحدهای ساختاری سازمان ، شامل چرخه های جغرافیایی ، به یک چرخه منفرد واحد.
.اطمینان از دسترسی سریع و در عین حال محدود به منابع اطلاعاتی (مستند) سازمان؛
.کاهش هزینه های کار و زمان و هزینه های سربار و در نتیجه به دست آوردن یک اثر اقتصادی.
.پایه و اساس ایجاد گذار تدریجی به مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت ، برای آینده کار کنید.
دستیابی به اهداف با حل وظایف اتوماسیون DOW سازمان امکان پذیر است ، که می تواند به صورت مشروط در مناطق زیر سیستم سازی شود:
) تهیه و اجرای اسناد.
اتوماسیون این منطقه به شما امکان می دهد کیفیت و کارآیی تهیه اسناد ایجاد شده در سازمان را بهبود بخشیده و فرم اسناد را یکپارچه کنید.
2) سازمان گردش کار و اجرای اسناد. اتوماسیون این منطقه باعث می شود تا تکثیر کار در وارد کردن اطلاعات مربوط به یک سند در مراحل مختلف کار با آن (ساده سازی روند ثبت نام) انجام شود ، با ایجاد پایه اسناد سازمان ، احتمال از دست دادن یک سند را کاهش دهید ، جریان کاری ساده سازمان را ساده کنید (ساده تر کردن مسیرهای جریان اسناد) و افزایش کارایی و کیفیت کار مجریان. با اسناد ، زمان اجرای و عبور اسناد را کاهش دهید ، به موقع کارمندان را از اسناد دریافت شده و ایجاد شده مطلع کنید آه.
3) سازمان کنترل بر اجرای اسناد.
اتوماسیون کنترل بر اجرای اسناد به شما امکان می دهد تا به سرعت اطلاعاتی در مورد وضعیت اجرا و مکان هر مدرک دریافت کنید ، مراحل عبور اسناد را در واحدهای سازمانی از لحظه دریافت (ایجاد) تا اتمام کار با آنها ردیابی کنید.
) سازمان ذخیره اسناد ، سیستم جستجوی اسناد. اتوماسیون امکان ذخیره متمرکز متون اسناد تهیه شده به صورت الکترونیکی ، تصاویر گرافیکی و مواد برای آنها را فراهم می کند ، یک جستجوی آنلاین را ترتیب داده ، اسناد منطقی را به یک شماره پیوند می دهد ، انتخاب مواد را به صورت موضوعی یا مبانی دیگر انجام می دهد.
در مورد لزوم تعیین سطح اتوماسیون DOW در رابطه با هر سازمان خاص ، باید تصمیم گرفت که چه اتوماسیون DOW را باید پوشش دهد:
کل سازمان ، از جمله واحدهای از راه دور جغرافیایی ،
دفتر مرکزی سازمان به طور کلی ؛
تعدادی از ساختارها که به طور فعال در گردش کار سازمان (به عنوان مثال ، خدمات پرسنلی + خدمات DOE + حسابداری و غیره) شرکت می کنند.
ساختارهای مسئول سازماندهی DOE (مدیریت پرونده ، خدمات DOE ، دبیرخانه ، دفتر و غیره).
ساختارهای ویژه (حسابداری ، منابع انسانی ، و غیره)
نتیجه گیری
در این دوره کار ، طیف گسترده ای از عملکردهای سیستم های اطلاعاتی خودکار را مورد بررسی قرار دادیم. از موارد فوق ، می توان نتیجه گرفت که اتوماسیون به طور قابل توجهی فناوریهای پردازش اطلاعات را تغییر می دهد. در زمینه رایانه سازی ، کل فرایند جابجایی اطلاعات شامل بسیاری از عملیات دستی و خودکار بهم پیوسته است که هر یک در یک محل کار انجام می شود. عملیات اصلی فرآیند فن آوری پردازش اطلاعات: جمع آوری و ثبت اطلاعات اولیه ، ورود آنها به سیستم ، کنترل قابلیت اطمینان داده ها ، ایجاد و نگهداری بانک اطلاعاتی ، جستجو و پردازش طبق یک الگوریتم معین ، تولید و خروجی نتایج نهایی ، انتقال نتایج پردازش به کاربر نهایی.
متأسفانه منابع انسانی برای انجام کلیه اقدامات فوق بطور دقیق ، سریع ، کارآمد و به موقع کافی نیست ، که می تواند منجر به رکود در زمینه کار اداری چه در یک سازمان و چه در سطح بین المللی شود.
علاوه بر این ، این مانعی برای پیشرفت جهان ، فروپاشی بازارهای جهانی ، سازمان های بین المللی خواهد بود.
سیستم های خودکار کار انسان را انجام می دهند ، اما ارزش این را دارد که بگوییم هیچ یک از سیستم های خودکار اطلاعاتی بدون دستیار Man کار نمی کنند.
کتابشناسی
1.نظریه سیستم و تجزیه و تحلیل سیستم - V.N. Volkova ، A.A. دنیسوف ، انتشارات یورایت ، 2013.
2.GOST 24.601-86
.SCRIBD (منبع الکترونیکی) - # "توجیه"\u003e. InfoManagement (منبع الکترونیکی) - # "توجیه"\u003e. Directum (منبع الکترونیکی) - # "توجیه"\u003e. پشتیبانی اطلاعات مدیریتی - راهنمای مطالعه. Mazur L.M.
.Lawmix (منبع الکترونیکی) - # "توجیه"\u003e. Lenservice (منبع الکترونیکی). - http //www.lenservice.ru/.
.علم کامپیوتر دوره اصلی - Simonovich S.V. و دیگران.-SPb: پیتر ، 2005
."اتوماسیون شرکت. از کجا باید شروع کنیم؟ »، ایلیا کلومین ، مجله" کارخانه مبلمان "، شماره 1-4" ، 2006.
.گاگارینا L.G. ، Kiselev D.V. ، Fedotova E.L. توسعه و بهره برداری از سیستم های اطلاعاتی خودکار: یک کتابچه آموزشی.-م.: مجمع انتشارات خانه: INFRA-M ، 2007.
.Golitsyna O.L. ، Maksimov N.V.، Popov I.I. بانکهای اطلاعاتی: کتاب درسی. کمک هزینه - م.: "فروم": INFRA-M ، 2007.
مستندات مدیریت اساس فعالیتهای یک سازمان نوین است - تا 85٪ از منابع اطلاعاتی تقریباً در هر ساختار مدیریتی در اسناد متمرکز شده اند. در این راستا ، فرآیندهای اسناد و مدیریت اسناد شخصیت خودکفا به دست آورده و به سیستمهای کنترل خودکار خود نیاز دارند.
طی 10-15 سال گذشته ، اتوماسیون اداری در زمینه مدیریت اسناد انقلابی را تجربه کرده است. اگر پیش از این سیستم اتوماسیون اداری به عنوان سیستم اتوماسیون فعالیتهای عمدتا کادر فنی دفاتر ، دبیرخانه ها ، بایگانی های مربوط به تهیه ، ثبت نام ، جابجایی ، کنترل اجرای و جستجوی اسناد در نظر گرفته شده بود ، اکنون خود نویسندگان مشغول تهیه و ارسال اسناد با استفاده از رایانه های شخصی یکپارچه در شبکه هستند. و مجریان اسناد آنها اکنون در فن آوری های پشتیبانی اسناد مستقیماً شرکت می کنند - از لحظه ای که اسناد به کنترل اجرا می آیند و با بایگانی اسناد همکاری می کنند. سیستم اتوماسیون برای مستند سازی و مدیریت اسناد به ابزاری تعیین کننده برای بهبود کارآیی کارکنان درگیر در تصمیم گیری و بر این اساس ، فعالیت های سازمان به طور کلی تبدیل شده است.
در حال حاضر ، سازمانی که می خواهد راه حل های مدرن را برای ایجاد فناوری خودکار برای DOW دریافت کند ، یک انتخاب نسبتاً گسترده - از دستیابی به سیستم های اطلاعاتی بصورت جداگانه توسعه یافته در مورد سازمان های بزرگ گرفته تا سیستم های یکپارچه آماده - برای سازمان های کوچک و متوسط \u200b\u200bدارد.
سازمان هایی که خود را هدف اصلی کار خودکار سازی کار اداری قرار داده اند ، باید تعدادی از مشکلات را حل کنند. در اینجا برخی از آنها ذکر شده است:
سازمان ها غالباً درک دقیقی از آنچه باید در فناوری فرآیندهای اداری اتوماتیک شود ، ندارند. این امر متاثر از عدم وجود متخصصانی است که در عین حال با مهارت در کارهای کاغذی آشنا هستند و بازار و قابلیت های سیستم های نرم افزاری را در زمینه اتوماسیون مدیریت اسناد می شناسند. اطلاعات تبلیغاتی از نظر محتوا ضعیف است و همیشه با حقیقت مطابقت ندارد ، عدم وجود یک اصطلاحات رایج در درک متقابل مشتری سیستم و سازنده آن و غیره دخالت دارد.
این سازمان باید برای تدوین و اجرای مجموعه جدی از اقدامات برای ساده سازی فرایندهای مدیریتی و مراحل ثبت سوابق آنها. لازم است توزیع توزیع وظایف ، تفویض اختیارات ، به وضوح مشخص شود که چه کسی چه وظایفی را انجام می دهد و در چه سطحی ، تعیین مراحل هماهنگی اسناد ، تصویب و امضای آنها و غیره تعیین می کند ، یعنی در نهایت - بهینه سازی سیستم مدیریت؛
هنگام معرفی اتوماسیون DOW ، سازمان ها باید در مورد یکی از دو رویکرد تصمیم بگیرند ، که بطور مشروط مدیران اسناد را "روسی" و "غربی" می نامند.
به طور سنتی ، فناوری روسی برای کار با اسناد شامل سه سطح سلسله مراتب است: رئیس سازمان - مدیریت دفتر - مجری. سنن غربی با مسئولیت شخصی پیمانکار درمورد سند و تصمیمات مربوط به آن ارتباط دارد ، بنابراین آنها شامل دو سطح سلسله مراتب هستند: رئیس بالاترین سطح مدیریت - پیمانکار (مدیر).
سنت روسی مستلزم ثبت نام اجباری هر سند از لحظه حضور در سازمان و همچنین گردش کار "از قبل بایگانی شده" است. فناوری DOW تا حد زیادی در استانداردهای ایالتی ، دستورالعمل ها و دستورالعمل ها ثبت شده است. طیف وسیعی از کار با اسناد در ژورنال های ثبت نام یا کابینت پرونده های تحریر ردیابی می شود.
سنن کار اداری غربی با مسئولیت شخصی مدیر درمورد سند و اجرای آن همراه است (مشخصه این است که کلمه "جریان سند" در انگلیسی وجود ندارد). ثبت اسناد مستقیماً توسط پیمانکار صورت می گیرد ؛ هیچ کنترل متمرکز در اجرای آن وجود ندارد. موضوع مقررات در سیستم های مدیریت اسناد سنتی غربی ، ذخیره سازی منظم اسناد از قبل اجرا شده (مشابه ذخیره بایگانی داخلی) است. براساس چنین سنتی است که مفهوم سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی غربی شکل گرفت. از این رو ، پیچیدگی استفاده از فن آوری های الکترونیکی مدیریت اسناد در کار دفتر روسیه بر اساس سیستم های نرم افزاری غربی است. اقتباس مناسب از محصولات غربی با شرایط روسیه حاکم بر قرن ها مورد نیاز است.
هنگام انتخاب گزینه اتوماسیون DOW ، سازمان مشتری باید بین دو کلاس سیستم های مدیریت اسناد - گردش کار و گروه های نرم افزاری را انتخاب کند.
هر دو کلاس سیستم در اتوماسیون کار تیمی در دفتر متمرکز است. با این وجود ، هنگام انتخاب یک متدولوژی برای ساختن یک سیستم خودکار در یک سازمان خاص ، باید در نظر داشت که چقدر با سبک مدیریت و سیستم مدیریتی اتخاذ شده در آن مطابقت دارد.
واقعیت این است که سیستم هایی از نوع Workflow شامل سیستم هایی هستند که متمرکز بر اتوماسیون کار کل یک شرکت (یعنی کار مشترک چندین گروه کاری) هستند که از جدایی روشنی از فرآیندهای تجاری و مسیریابی کار در شبکه ای از مجریان پشتیبانی می کنند. با توجه به مدیریت اسناد ، این بدان معناست که مستندات مربوطه بطور جدی با روش های مدیریتی مبتنی بر توزیع توابع بین کارمندان دستگاه اداری گره خورده است. در این حالت ، جریان سند بر روی مراحل مدیریت فناوری قرار گرفته است. سیستم هایی مانند گردش کار برای سازمان های بزرگ و سازمان های دولتی قابل قبول تر است.
Groupware به سیستمهایی اطلاق می شود که دارای یک طرح تجاری کاملاً مشخص نیستند. - فرآیندهای طراحی شده برای فعالیت در یک تیم کوچک - یک گروه کاری (5-100 نفر). عناصر Groupware ایمیل ، بانک اطلاعات اسناد ، سازمان دهنده جمعی است.
انتخاب سازمان از یک سیستم خودکار مدیریت اسناد باید در نهایت براساس ترکیب نیازهای لازم برای محصولات نرم افزاری ارائه شده در بازار باشد که می تواند به خصوصیات زیر کاهش یابد:
فناوری اداری استفاده شده؛
رعایت وظایف اصلی کارهای اداری؛
ویژگی های عملکردی سیستم ها (کامل بودن عملکرد ، باز بودن و غیره)؛
اجرای نرم افزار (پشتیبانی از حالت توزیع شده و غیره)؛
شاخص های هزینه
در بالا به طور خلاصه فن آوری اداری بر اساس سنت های روسی و غربی مشخص می شد. بگذارید مختصراً به ویژگی های سیستم های نرم افزاری جهت مربوطه لمس کنیم.
سیستم های نرم افزاری که فناوری روسی را پیاده سازی می کنند ، بر استفاده در موسسات و سازمان های دولتی متمرکز شده اند ؛ آنها تمام سنت ها و استانداردهای کار اداری را که در یک ساختار مدیریتی خاص اتخاذ شده اند ، حفظ می کنند. وظیفه چنین سیستمهایی اطمینان از حفظ جریان کار کاغذ ، کاهش پیچیدگی عملیات پردازش اسناد معمول است. با این حال ، این سیستم ها می توانند با پردازش اسناد بر روی رایانه شخصی ، دامنه فرایندهای سنتی ثبت و گردش اسناد را به میزان قابل توجهی گسترش دهند. سیستم های این جهت نوعی پل برای انتقال تدریجی از کاغذ به فناوری های بدون کاغذ است. سیستم های اتوماسیون DOU برای این فناوری شامل:
سیستم CASE (محصول شرکت سیستمهای اداری الکترونیکی)؛
سیستم "سیندرلا - \\\\" 1! \\ و مکاتبات دفتر (STC IRM ، مسکو).
بند 7.8.4 جزئیات عملکردی سیستمهای CASE را با جزئیات بیشتری ارائه می دهد.
سیستم های نرم افزاری غربی گرا متمرکز بر استفاده حداکثری از اسناد الکترونیکی و ابزارهای همکاری کاربر ، عدم وجود پیوندهای واسط است که به نوبه خود تعیین کننده تغییر فرآیندهای اداری موجود در سازمان ، بهینه سازی آنها ، توسعه فن آوری های جدید برای کار با اسناد است.
ویژگی اصلی فناوری "غربی" مدل سازی فرایندهای خاص جریان کاری واقعی و تنظیم این مدل های سیستم های نرم افزاری است. به عنوان یک قاعده ، این سیستم نه به صورت یک محصول مستقل ، "جعبه دار" که از توسعه دهنده خارج می شود ، به مشتری تحویل داده می شود ، بلکه به عنوان مجموعه ای از ابزارهای نرم افزاری است که یک راه حل آماده از آن جمع می شود.
هنگام تطبیق سیستم با فرآیندهای خاص سازمان ، اجزای عملکردی لازم در رایانه های شخصی کارمندان (محل کار مبتنی بر نقش) برای حل یک محدوده مشخص از وظایف ، مطابق با نقش هر کارمند در جریان کاری سازمان خاص نصب می شوند. سرپرست سیستم توابع تجاری ایجاد می کند که مسیرهای حرکت سند را با توجه به ساختار سازمان ، یعنی با توجه به تقسیمات خود و کارمندان خاص تعیین می کند.
سه کلاس زیر از سیستم های اطلاعاتی خودکار به طور گسترده ای در سیستم های این منطقه در فدراسیون روسیه نشان داده شده است:
سیستم هایی که توسط شرکت های روسی مبتنی بر DBMS توسعه یافته اند: "Lan-Docs" - JSC "Lanit"؛ OPTIMA-WorkFlow - شرکت Optima؛ "کد" - SE "مرکز توسعه رایانه"؛ "AquaDoc" - شرکت "مشاوره Aquarius" ، و غیره.
سیستم هایی که توسط شرکت های روسی با استفاده از فناوری LotusNotes ساخته شده اند: "CompanyMedia" - شرکت "Inter Trust"؛ "BOSS-Referent" - شركت IT؛ "Escado" - CJSC Interprokom LAN و دیگران:
نسخه های روسی شده از سیستم های محبوب غربی: "Documentum 4i" - شرکت Documentum؛ "DOCSOpen" - شرکت Hummingbird "؛ "LotusDomino \\ Notes" - IBN Corporation؛ "DocuLive" - \u200b\u200bنگرانی زیمنس؛ "WorkExpeditor" - شرکت Compaq ، و غیره
برای مقایسه ، بیشتر در بند 7.8.4 و بند 7.8.5 ، مشخصات دو سیستم نرم افزاری - "CASE" و "BOSS-Referent" ارائه شده است که به ترتیب برای مستند سازی و گردش اسناد ، به فن آوری های روسی و غربی جهت داده شده اند.
معرفی یک سیستم مدیریت یکپارچه اسناد می تواند به عنوان یک نوآوری مدیریت در نظر گرفته شود ، که به شما امکان می دهد قوانین فرآیند نوآوری را در نظر بگیرید و آن را به صورت مؤثر سازماندهی کنید.
بسته به پتانسیل نوآورانه ، دو نوع اصلی از نوآوری ها متمایز می شوند:
o رادیکال (اساسی) ، باز کردن فرصت های اساسی جدید ، معرفی تغییرات کیفی در شیوه های فعالیت های انسانی.
o اصلاح ، فراهم آوردن بهبود روشها و اشکال کار موجود.
نوآوری های رادیکال و اصلاح شده در فرایند مدیریت باید با هم ترکیب شوند. در عمل ، فرد همچنین با شبه نوآوری هایی روبرو می شود که فقط به ویژگی های بیرونی مربوط می شود و توسط ملاحظات اعتبار و یا تبلیغات تبلیغ می شود.
در شرایط مدرن ، معرفی KSD و استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی می تواند نوآوری اساسی تلقی شود.
نوآوری های تغییر یافته بیشتر از تغییرات اساسی به نظر می رسد و سازگاری با شرایط و وظایف را تغییر می دهند. به عنوان مثال ، پیشرفت های جزئی در سازمان کار مدیریتی و گردش کار به خود نتایج مثبتی می دهد. اما امکان اصلاح نوآوری ها محدود است و در مرحله خاصی دیگر قادر به جبران نیازهای سازمان نیستند. و سپس تأخیر در توسعه و اجرای نوآوری های در مقیاس بزرگتر یا رادیکال (در مورد ما ، یک سیستم اتوماسیون یکپارچه برای مؤسسات آموزشی پیش دبستانی) می تواند منجر به رکود و کاهش کارآیی مدیریت شود.
"چرخه زندگی" سیستم یکپارچه اتوماسیون یک موسسه آموزشی پیش دبستانی به عنوان یک نوآوری مدیریتی مراحل زیر را شامل می شود: آگاهی از نیاز به نوآوری و توسعه آن؛ تصمیم گیری در مورد انتقال به یک فناوری جدید ، توسعه آن؛ عملکرد و توسعه پایدار. اگر در هر مرحله میانی متوقف شود ، نوآوری کامل نمی شود. در پایان "چرخه زندگی" از هر نوآوری ، نیاز به پیشرفت های جزئی یا بزرگتر دوباره آشکار می شود.
فرایند نوآوری در درجه اول نتیجه راه حل خلاق برای بروز مشکلات است. بنابراین مرحله آگاهی از نیاز به نوآوری و توسعه آن در عین حال فرآیند تهیه و تصمیم گیری های مدیریتی است که نتایج مراحل بعدی تا حد زیادی به اعتبار و بهنگام بودن آن بستگی دارد. اجرای نوآوری پیشنهادی ، به ویژه بستگی به این دارد که از چه روشهایی برای جمع آوری و پردازش اطلاعات استفاده شده است ، تجزیه و تحلیل وضعیت مسئله ، توسعه گزینه ها و انتخاب راه حل. علاوه بر این ، پیامدهای نوآوری ها و ویژگی های اجرای آن باید در هنگام تهیه و انتخاب راه حل ها مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد. در اجرای اقدامات خاص برای معرفی نوآوریهای مدیریتی در زمینه مدیریت اسناد ، قرار است ارتباطات بین مؤلفه های اصلی مدیریت اطلاعات در نظر گرفته شود.
مرحله توسعه نوآوری دوره زمانی لازم برای رفع نواقص شناسایی شده و ایجاد تغییرات مناسب را در بر می گیرد. از اهمیت ویژه ای در این مرحله ، کنترل فعالیت کارمندان (برای مثال ، رعایت الزامات فناوری در سیستم مدیریت اسناد سازمانی) است. این مهم است که فناوری مدیریت اسناد اجرا شده به صورت روزانه اعمال شود و امکان بازگشت به سازمان قبلی کار مستثنی باشد (به عنوان مثال ، نگهداری ژورنال های ثبت دستی ، ثبت نام چندگانه اسناد و غیره). این کار نیاز به مربیگری یا آموزش کارمندان ، تهیه مطالب آموزشی (نقشه های فناوری ، کتابچه راهنمای کاربر و مدیران سیستم و غیره) دارد.
توجه به حفظ و بهبود نوآوری نیز حائز اهمیت است. بعضی اوقات ، مدتی بعد از معرفی یک نوآوری ، تلاش می شود به روشهای قبلی کار بازگردید (و اصلاً به دلیل ناکارآمدی جدید نیست). وظیفه در این مرحله جلوگیری از این امر ، تثبیت و پشتیبانی از نوآوری ها و همچنین تصمیم گیری در مورد اینکه آیا تکمیل یا تقویت یک نوآوری با دیگری ضروری است؟
بنابراین ، در مراحل پیاده سازی و توسعه سیستم یکپارچه اتوماسیون DOW ، ممکن است دوره ای از همزیستی همزمان فناوریهای جدید و قدیمی (در آن واحدهای سازمان که هنوز به سیستم وصل نشده اند) باشد. "چه کسی؟" - نتیجه این مرحله بستگی به حل تعدادی از موضوعات سازمانی از جمله تشکیل پایگاه نظارتی و روشنی لازم دارد. در این شرایط ، کارکنان تغییر می کنند ، مسائل مربوط به ساماندهی خدمات پشتیبانی سیستم و مدیریت آن برطرف می شود. روش اتصال به کاربران و فراهم آوردن آنها از حق استفاده از سیستم تعیین می شود ، موضوعات مربوط به حفاظت از اطلاعات حل می شود.
در هر مرحله از فرآیند نوآوری ، دایره شرکت کنندگان در حال گسترش است. بنابراین ، به عنوان مثال ، در یک سازمان بزرگ ، معرفی سیستم یکپارچه اتوماسیون DOW می تواند به صورت اتصال فاز به سیستم باشد ، ابتدا دفتر و سپس بقیه واحدهای ساختاری با افزایش متناظر در تعداد کاربران. واضح است که حداکثر تأثیر یک سیستم خودکار که جریان مدارک کل سازمان را پوشش می دهد تنها در صورت اتصال همه واحدهای برنامه ریزی شده حاصل می شود.
این نکته را باید در نظر داشته باشید که شرکت کنندگان در فرایند نوآوری می توانند هم در حمایت از نوآوری مدیریت (در مورد ما سیستم مدیریت اسناد شرکتها) ابتکار عمل کنند و هم با موفقیت آن روبرو شوند. معرفی فناوری اسناد شرکتی ، معرفی نیازهای جدید برای کارکنان به عنوان کاربران سیستم (از جمله مدارک تحصیلی آنها) و امکان ارزیابی کارشان از یک منظر مشترک ، از جمله چنین نوآوری ها و تحولات اساسی است که می تواند واکنش متفاوتی به نوآوری ایجاد کند.
مشکلات معرفی فن آوری های جدید محدود به اصطلاح "مانع روانی" نیست و حوزه منافع کارکنان سازمان (اقتصادی ، اجتماعی) را پوشش می دهد. اگر کارمند اظهار داشته باشد که نوآوری عملی شده ، برخی از نیازهای او را کاهش داده یا حتی آن را غیرممکن می سازد ، در برابر نوآوری صحبت خواهد کرد. بعضی اوقات ، کارمندان ممکن است به منظور افزایش تأثیر خود بر دیگران ، عمدا در برابر نوآوری صحبت کنند.
از این رو ، نیاز به در نظر گرفتن تأثیر منافع جمعی و فردی.
از این منظر ، برای کارکنان مهم است که بدانند که مزایای آنها از اجرای CSD ها و مضرات رد نوآوری ها بیش از مزایای حفظ همان دستور کار است.
هنگام معرفی KSD ، جنبه های مربوط به فرهنگ سازمانی نیز آشکار می شود. به عنوان مثال ، اگر اعضای یک سازمان برای مدت طولانی بر حفظ نظم کار موجود متمرکز شده اند و استقبال از نوآوری ها و تمایل کارکنان به منظور ارتقاء مهارت هایشان از ویژگی های فرهنگ سازمانی و سیستم اولویت های مدیریت نیست ، پس از معرفی نوآوری ها ، ممکن است مشکلات مدیریتی بوجود آید.
شرح تعدادی از دلایل احتمالی موانع اجرای سیستم یکپارچه اتوماسیون DOW در کار شناخته شده M. Sutton آورده شده است که شامل انواع مختلفی از اختلافات است: ناهماهنگی ، بی احتیاطی ، بی اعتمادی ، عدم آمادگی ، تعصب ، بی نظمی ، عدم اطمینان ، عدم انجام وظایف و غیره.
هنگام معرفی سیستم یکپارچه اتوماسیون DOW ، مهم است که در نظر بگیرید که نگرش به نوآوری های معرفی شده تا حد زیادی به ویژگی های زیر بستگی دارد:
او سودآوری نسبی (چقدر نوآوری پیشنهادی از نظر اقتصادی و اقتصادی سودمندتر از دستور کار موجود است ، چقدر به دستیابی به اهداف سازمان کمک می کند).
او سازگاری(چقدر این نوآوری با دیدگاه ها و تجربه کارمندان سازگار است - بستگی به این دارد که درک آن دشوارتر یا آسان تر خواهد بود).
او مشکلات(درک ، استفاده در کار و انطباق با نوآوری پیشنهادی چقدر دشوار است)؛
او مرحله بندی(نوآوری هایی که می توانند به صورت مرحله ای یا با آزمایش آزمایشی اجرا شوند ، بهتر پذیرفته می شوند).
موفقیت آن تا حد زیادی به سازمان حمایت از اطلاعات ، ارتباطات رسمی و غیر رسمی بین کارمندان در زمینه اجرای نوآوری ها بستگی دارد. هنگام اجرای سیستم ، مهم است که اطلاعاتی را در مورد مزایای فن آوری جدید (برای سازمان ، واحد ، کارمندان شخصی) ، در مورد سیستم آموزشی بیاندیشیم و مراحل اجرای آن را تشریح کنید.
ممکن است سازگاری سریع با فناوری جدید برای کارمندان از نظر روانشناختی دشوار باشد ، به خصوص اگر در همان زمان تعداد زیادی تغییر در روش معمول کار ایجاد شود. بنابراین ، هرچه جدید بودن سیستم اجرا شده بیشتر باشد ، باید با دخالت پرسنل در روند اجرای آن ، شفاف سازی ویژگیهای جدید سیستم و غلبه بر موانع روانی در برخی از کارکنان ، دقت بیشتری شود. لازم است زمان لازم برای آشنایی کارکنان و سپس مدت زمان توسعه فناوری جدید را برنامه ریزی کنید. شتابزدگی با اجرای این کار مشکلاتی را ایجاد می کند که کارمندان سازمان نمی توانند بلافاصله با تعداد زیادی از تغییرات سازگار شوند. تاخیر بیش از حد این روند می تواند اثر نوآوری را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و حتی باعث ناامیدی در آن شود. با توجه به این شرایط ، مهم است که هنگام معرفی یک سیستم اتوماسیون یکپارچه برای DOW ، برنامه ای را برای اتصال بخش ها به رئیس سازمان تهیه و تصویب کنید.
موفقیت اجرای سیستم اتوماسیون اسناد طراحی شده برای اطمینان از عملکرد سازمان به طور کلی ، به عمق مطالعه و بهنگام بودن حل مسائل سازمانی در سطوح مدیریتی مناسب بستگی دارد. نقش اساسی با پشتیبانی از اجرای سیستم توسط رهبری سازمان ("اصل اول شخص") انجام می شود. در صورت عدم وجود چنین پشتیبانی ، بعید به نظر می رسد که این سیستم در همه بخش ها اجرا شود. برای تنظیم عملیاتی روند اجرای سیستم ، ممکن است لازم باشد که یک نهاد دائمی ایجاد شود (برای مثال ، کمیسیون یا کارگروه نمایندگان ادارات مسئول جنبه های مختلف اجرای - سازمانی ، فناوری ، نرم افزاری و فنی ، منابع انسانی ، و همچنین حفاظت از اطلاعات). وظایف سرویس DOW شامل حل مسائل فنی کاردینال ، هماهنگی منافع واحدها به عنوان کاربر سیستم ، تهیه اسناد نظارتی و روشمند لازم ، تهیه طبقه بندی اسناد و نگهداری دایرکتوری های سیستم است.
هنگام معرفی سیستم یکپارچه اتوماسیون DOW و گسترش تعداد کاربران سیستم ، اتصال واحدهای جدید ، رویکردهای زیر ممکن است مفید باشد:
o با استفاده از مثالها ، تجربه ها و مهارتهای خود در زمینه پیشرفت فناوری توسط سایر کارمندان ، از کارمندان و روانترین کارمندان روانی شروع کنید.
o فن آوری جدید را در درجه اول در واحدهایی معرفی کنید که بیشترین نیاز و تأثیر اجرای آنها آشکار باشد.
ذکر این نکته حائز اهمیت است که در شرایط مدرن به سختی می توان یک سیستم خودکار چند منظوره را برای یک سازمان بزرگ معرفی کرد. گزینه قابل قبول تر توسعه تدریجی آن است. در غیر این صورت ، توسعه و اجرای سیستم ممکن است مدت زمان زیادی طول بکشد ، و حتی الزامات اولیه حتی ممکن است منسوخ شود.
در هر یک از این مراحل ، می توان کارهایی را برای بهبود فناوری مدیریت اسناد (هم سنتی و هم خودکار) انجام داد ، یعنی. اعمال نوآوریهای اصلاح شده
هر دو مدیریت اسناد سنتی (کاغذی) و خودکار نیاز به توجه به مسائل بهینه سازی آن با توجه به موارد زیر دارند:
o تغییرات مداوم در ساختار سازمانی مدیریت ، لزوم تلفیق فناوریهای سنتی و خودکار؛
o ارائه راهنمایی های سازمانی و روش شناختی و نظارت بر انطباق با رویه های تعیین شده کار.
o توسعه سیستم و پالایش کارکردهای فردی آن با در نظر گرفتن قابلیت های نرم افزاری و سخت افزاری جدید.
بنابراین ، مشکلات مدیریت اطلاعات حتی پس از اجرای سیستم رایانه ای مربوطه خسته نمی شوند.
مراحل اجرای فن آوری های خودکار برای پردازش ، ایجاد ، استفاده و ذخیره اسناد. تکامل این فناوری ها و تأثیر آنها بر فرآیندهای مستند سازی. بررسی ویژگی ها و الگوهای کار با اسناد ضبط شده در رسانه های جدید (اسناد قابل خواندن دستگاه ، اسناد الکترونیکی).
ایجاد یک سیستم سراسر کشور برای جمع آوری و پردازش اطلاعات برای حسابداری ، برنامه ریزی و مدیریت اقتصاد ملی (OGAS) ، سیستم های خودکار مدیریت بخش (ACS). سیستم اسناد مدیریتی معمولی (TSDO). ایجاد سیستم های خودکار بازیابی اطلاعات برای حسابداری و اسناد آماری ، سیستم های کنترل خودکار اجرای اسناد (ASKID).
موضوع 2. چارچوب نظارتی و نظارتی حاکم بر اجرای و استفاده از فناوری اطلاعات در Dow. استانداردهای بین المللی و ملی.
اعمال حقوقی بین المللی. منشور اوکیناوا برای جامعه جهانی اطلاعات 2000. اعلامیه اجلاس جهانی جامعه اطلاعاتی سال 2003 (اصلاح شده). اعمال حقوقی بین المللی.
قانونگذاری و آیین نامه قانونی فدراسیون روسیه. قانون فدراسیون روسیه مورخ 06.04.2011 شماره 63-FZ "درباره امضای الکترونیکی". قانون فدراسیون روسیه از 27 ژوئیه 2006 شماره 149-ФЗ "درباره اطلاعات ، فن آوری اطلاعات و حمایت از اطلاعات". کد های فدراسیون روسیه.
قطعنامه ها و دستورات دولت فدراسیون روسیه ، برنامه های فدرال و منطقه ای ، مفاهیم. فرمان دولت فدراسیون روسیه از 6 سپتامبر 2012 شماره 890 "در مورد اقدامات بهبود مدیریت اسناد الکترونیکی در ارگانهای دولتی". فرمان دولت فدراسیون روسیه از 22 سپتامبر 2009 شماره 754 "در تصویب آیین نامه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 7 سپتامبر 2011 شماره 751 "اصلاح قوانین نگهداری سوابق در نهادهای اجرایی فدرال". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 15 ژوئن 2009 شماره 477 "تأیید مقررات نگهداری سوابق در نهادهای اجرایی فدرال". فرمان دولت فدراسیون روسیه از 25 دسامبر 2007 شماره 931 "در مورد برخی اقدامات برای اطمینان از تعامل اطلاعات بین ارگانهای ایالتی و دولتهای محلی در ارائه خدمات عمومی به شهروندان و سازمانها". فرمان دولت فدراسیون روسیه از 28 ژانویه 2002 شماره 65 "در مورد برنامه هدف فدرال" روسیه الکترونیکی (2002 - 2010) "(اصلاح شده ، و تکمیل شده توسط 15 اوت 2006). دستور دولت فدراسیون روسیه از 20 اکتبر 2010 شماره 1815 "درباره برنامه دولت فدراسیون روسیه" جامعه اطلاعاتی (2011-2020) ". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 17 دسامبر 2010 شماره 2299-تحقیق "درباره طرح انتقال دستگاههای اجرایی فدرال و موسسات بودجه فدرال به استفاده از نرم افزار رایگان". دستور دولت فدراسیون روسیه از 12 فوریه
2011 شماره 176-تحقیق "در تصویب برنامه عمل برای انتقال نهادهای اجرایی فدرال به مدیریت اسناد بدون کاغذ در سازمان فعالیتهای داخلی". فرمان دولت فدراسیون روسیه از 6 مه 2008 شماره 632-r "تأیید مفهوم تشکیل دولت الکترونیکی در فدراسیون روسیه تا سال 2010". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 17 ژوئیه 2006 شماره 1024-تحقیق "درباره مفهوم اطلاع رسانی منطقه ای تا سال 2010". حكم دولت فدراسيون روسيه از 27 سپتامبر 2004 شماره 1244-r "درباره مفهوم استفاده از فن آوري هاي اطلاعاتي در فعاليت دستگاه هاي دولتي فدرال تا سال 2010".
استراتژی توسعه جامعه اطلاعات در فدراسیون روسیه (تایید شده توسط رئیس جمهور فدراسیون روسیه V. پوتین در 7 فوریه 2008 ، شماره شماره - 212).
شورای امنیت اطلاعات تحت ریاست فدراسیون روسیه.
اسناد و استانداردهای هنجاری- روش. GOST 34.03-90. "فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار: سیستم های خودکار: اصطلاحات و تعاریف ، GOST 34.601-90. "فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار: سیستم های خودکار: مراحل ایجاد. " استانداردهای ملی براساس استانداردهای بین المللی ISO تدوین شده است (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. مدیریت اسناد. الزامات عمومی"؛ GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. فرآیندهای مدیریت اسناد. ابرداده برای اسناد. قسمت 1. اصول ») ، GOST R ISO / IEC 26300-2010« فناوری اطلاعات. باز کردن قالب سند برای برنامه های Office (OpenDocument) v. 1.0 "و دیگران.
استانداردهای بین المللی ISO و IEC. (ISO 26300 ، ISO 29500 ، ISO 19005 ، ISO 16175 ، ISO 13008 ، ISO 13028 ، سری ISO 30300 ، IEC 82045 و غیره.)؛ MoReq 2 ، MoReq 10 و غیره
