W poprzednich artykułach z serii „Automatyzacja wypełniania dokumentów” mówiłem o tym, jak utworzyć interfejs użytkownika aplikacji, zorganizować weryfikację danych wejściowych i uzyskać liczbę słownie bez użycia kodu VBA. W tym ostatnim artykule omówiono magię - przenoszenie wszystkich niezbędnych wartości ze skoroszytu programu Excel do dokumentu programu Word. Pokażę ci, jaki powinien być wynik:

Opis mechanizmu

Na początek opiszę ogólnie, w jaki sposób dane zostaną przesłane do dokumentu Word. Przede wszystkim potrzebujemy szablonu dokumentu Word, który zawiera wszystkie znaczniki, tabele i tę część tekstu, która pozostanie niezmieniona. W tym szablonie musisz określić miejsca, w których zostaną zastąpione wartości ze skoroszytu programu Excel - najwygodniej jest to zrobić za pomocą zakładek. Następnie musisz uporządkować dane programu Excel w taki sposób, aby zapewnić zgodność z szablonem Word, a na koniec napisać procedurę przesyłania ich do VBA.

Najpierw najważniejsze.

Utwórz szablon dokumentu Word

Wszystko jest tutaj niezwykle proste - tworzymy zwykły dokument, piszemy i formatujemy tekst, ogólnie staramy się uzyskać niezbędną formę. W miejscach, w których konieczne będzie zastąpienie wartości z Excela, musisz utworzyć zakładki. Odbywa się to w następujący sposób:

Dlatego konieczne będzie utworzenie wszystkich zakładek, czyli oznaczenie wszystkich miejsc, w których zostaną wstawione dane z Excela. Wynikowy plik należy zapisać jako „Szablon MS Word” za pomocą menu „Plik” -\u003e „Zapisz jako ...”.

Przygotowanie danych Excel

Postanowiłem dla wygody umieścić wszystkie dane, które musisz przenieść do dokumentu Word w osobnym arkuszu o nazwie Zakładki - zakładki. Na tym arkuszu znajdują się dwie kolumny: pierwsza zawiera nazwy zakładek (dokładnie tak, jak są one nazwane w dokumencie programu Word), a druga zawiera odpowiednie wartości do przesłania.

Niektóre z tych wartości są uzyskiwane bezpośrednio z arkusza wprowadzania danych, a niektóre z tabel pomocniczych znajdujących się w arkuszu wsparcia. W tym artykule nie będę analizował wzorów, które obliczają niezbędne wartości, jeśli coś nie jest jasne - zadawaj pytania w komentarzach.

Na tym etapie ważne jest prawidłowe określenie wszystkich nazw zakładek - od tego zależy prawidłowy transfer danych.

Procedura przeniesienia

Ale to jest najciekawsze. Istnieją dwie opcje wykonania kodu transferu danych:

• Kod jest wykonywany w skoroszycie programu Excel, dane są przenoszone do Worda jedna wartość na raz i natychmiast umieszczane w dokumencie.
• Kod jest wykonywany w osobnym dokumencie Word, wszystkie dane są przesyłane z Excela w jednym pakiecie.

Z punktu widzenia szybkości wykonywania, szczególnie przy dużej liczbie zakładek, druga opcja wygląda o wiele bardziej atrakcyjnie, ale wymaga bardziej złożonych działań. Użyłem tego również.

Oto, co musisz zrobić:

• Utwórz szablon dokumentu Word z obsługą makr.  Ten szablon będzie zawierał kod wykonywalny w VBA.
  
• W utworzonym szablonie musisz umieścić program napisany w VBA.  Aby to zrobić, podczas edycji szablonu naciśnij kombinację klawiszy Alt + F11 i wprowadź kod programu w otwartym oknie edytora Visual Basic.
• W skoroszycie programu Excel napisz kod wywołujący procedurę wypełniania z nowo utworzonego szablonu programu Word.

Nie podam tekstu procedury w artykule - można go łatwo przeglądać w pliku FillDocument.dotm znajdującym się w folderze Szablon w archiwum z przykładem.

Jak wykorzystać to wszystko, aby rozwiązać konkretny problem?

Rozumiem, że słowami wszystko wygląda bardzo prosto, ale co się właściwie dzieje? Sugeruję, abyś po prostu skorzystał z gotowej opcji. Pobierz archiwum z przykładem, w skoroszycie programu Excel naciśnij kombinację klawiszy Alt + F11, aby otworzyć edytor Visual Basic i przeczytaj wszystkie moje komentarze na temat programu. Aby dostosować program do własnych potrzeb, wystarczy zmienić wartość kilku stałych, są one usuwane na samym początku programu. Możesz swobodnie skopiować cały tekst programu do swojego projektu.

Struktura archiwum

Archiwum załączone do tego artykułu zawiera kilka plików.

Głównym plikiem jest skoroszyt programu Excel o nazwie Utwórz potwierdzenia. Ten skoroszyt ma 4 arkusze, z których wyświetlane są tylko dwa: „Wejście” - arkusz wprowadzania danych i „Baza danych” - archiwum wszystkich wprowadzonych dokumentów.

Folder Szablony zawiera szablony dokumentów Word. Jeden z nich to szablon zawierający program do wypełniania zakładek, a drugi to formularz do wypełnienia. Możesz używać szablonu z programem bez zmian, ale formularz do wypełnienia oczywiście będzie musiał zostać zmieniony zgodnie z Twoimi potrzebami.

Jak przerobić przykład „dla siebie”?

1. Przygotuj szablon dokumentu Word do wypełnienia. Utwórz w nim wszystkie niezbędne zakładki i zapisz jako „Szablon MS Word”.
2. Skopiuj plik FillDocument.dotm z archiwum dołączonego do tego artykułu do folderu z przygotowanym szablonem. Ten plik jest odpowiedzialny za wypełnianie zakładek szablonu i nic w nim nie trzeba zmieniać.
3. Przygotuj skoroszyt programu Excel do wprowadzania danych. Od Ciebie zależy, czy będzie miał „zaawansowany” interfejs użytkownika i wykona różne skomplikowane obliczenia. Najważniejsze jest to, że zawiera arkusz roboczy z tabelą korespondencji między nazwą zakładki w szablonie Word a wartością, która ma zostać podstawiona.
4. Wklej kod programu VBA z przykładowego pliku do przygotowanego skoroszytu. Zamień wszystkie stałe zgodnie z projektem.
5. Sprawdź poprawność działania.
6. Aktywnie wykorzystuj!

Kontynuujemy wcześniej rozpoczęty temat pracy z formularzami w programie Word. W poprzednich artykułach patrzyliśmy na formularze tylko z punktu widzenia „zaawansowanego użytkownika”, tj. stworzyliśmy dokumenty wygodne do ręcznego wypełniania. Dzisiaj chcę zaproponować rozszerzenie tego zadania i próbę użycia mechanizmu kontroli treści do generowania dokumentów.

Zanim przejdziemy do naszego natychmiastowego zadania, chcę powiedzieć kilka słów o tym, jak dane do kontroli treści są przechowywane w dokumentach Worda (sposób, w jaki dołączam je do zawartości dokumentu, na razie świadomie go pomijam, ale mam nadzieję, że wrócę do tego jakoś w dalszej części artykuły).

Logiczne pytanie brzmi: co jest? itemProps1.xml  i podobne elementy? Te składniki przechowują opisy źródeł danych. Najprawdopodobniej, jak pomyśleli twórcy, oprócz wbudowanego w dokument xml wbudowanego w dokument, miał on korzystać z innych, ale jak dotąd zaimplementowano tylko tę metodę.

Co nam się przydaje itemPropsX.xml? Fakt, że wyświetlają listę schematów xml (ich targetNamespace), które są używane w obiekcie nadrzędnym itemX.xml. Oznacza to, że jeśli połączyliśmy z dokumentem więcej niż jeden niestandardowy plik xml, aby znaleźć właściwy, musimy przejść dalej   itemPropsX.xml  elementy i znajdź pożądany obwód, a zatem pożądany itemX.xml.

Teraz jeszcze jedna rzecz. Nie będziemy ręcznie analizować relacji między komponentami i wyszukiwać niezbędnych za pomocą tylko podstawowego API opakowania! Zamiast tego użyjemy Open XML SDK (jego zestawy są dostępne za pośrednictwem NuGet). Oczywiście wcześniej nie powiedzieliśmy ani słowa o tym interfejsie API, ale do naszego zadania jest ono wymagane od niego co najmniej, a cały kod będzie dość przejrzysty.

Cóż, więc podstawowe wprowadzenie zostało zrobione, możesz przejść na przykład.

Zgodnie z utrwaloną tradycją weźmiemy to samo „sprawozdanie ze spotkania”, które narysowaliśmy w artykule. Przypomnę, że tak wyglądał szablon dokumentu:

I tak XML, do którego zostały dołączone pola dokumentu

< meetingNotes xmlns ="urn:MeetingNotes" subject ="" date ="" secretary ="" > < participants > < participant name ="" /> < decisions > < decision problem ="" solution ="" responsible ="" controlDate ="" />

Krok 1. Tworzenie modelu danych

W rzeczywistości naszym zadaniem jest nie tylko wygenerowanie dokumentu, ale także stworzenie (przynajmniej w wersji roboczej) wygodnego narzędzia do użytku zarówno przez programistę, jak i użytkownika.

Dlatego zadeklarujemy model jako strukturę klas C #:

Klasa Public MeetingNotes (public MeetingNotes () (Uczestnicy \u003d nowa lista (); Decyzje \u003d nowa lista (); ) public string Temat (get; set;) public DateTime Data (get; set;) public string Secretary (get; set;) public List Uczestnicy (zdobądź; ustaw;) publiczną listę   Decyzje (get; set;)) public class Decyzja (ciąg publiczny Problem (get; set;) ciąg publiczny Rozwiązanie (get; set;) ciąg publiczny Responsible (get; set;) public DateTime ControlDate (get; set;)) public Uczestnik klasy (ciąg publiczny Nazwa (pobierz; ustaw;))

Ogólnie rzecz biorąc, nic specjalnego, oprócz tego, że dodano atrybuty do kontroli serializacji XML (ponieważ nazwy w modelu i wymagany XML są nieco inne).

Krok 2. Serializuj powyższy model w formacie XML

Zasadniczo zadanie jest trywialne. To, co nazywa się „weź nasz ulubiony XmlSerializer i idź”, gdyby nie jeden ale…

Niestety w obecnej wersji pakietu Office wydaje się, że występuje błąd polegający na tym, że: w niestandardowym pliku XML przedtem  poprzez zadeklarowanie głównej przestrzeni nazw (tej, z której program Word powinien pobrać elementy do wyświetlenia), zadeklaruj inną, a następnie powtarzane formanty treści zaczną być wyświetlane niepoprawnie (wyświetlanych jest tylko tyle elementów, ile było w samym szablonie - tzn. powtarzanie sekcji nie działa )

Tj. taki xml działa:

< test xmlns ="urn:Test" attr1 ="1" attr2 ="2" > < repeatedTag attr ="1" /> < repeatedTag attr ="2" /> < repeatedTag attr ="3" />

i ten też:

< test xmlns ="urn:Test" attr1 ="1" attr2 ="2" xmlns:t ="urn:TTT" > < repeatedTag attr ="1" /> < repeatedTag attr ="2" /> < repeatedTag attr ="3" />

ale tego już nie ma:

< test xmlns:t ="urn:TTT" xmlns ="urn:Test" attr1 ="1" attr2 ="2" > < repeatedTag attr ="1" /> < repeatedTag attr ="2" /> < repeatedTag attr ="3" />

próbowałem wysłać błąd w celu wsparcia Microsoft na Connect, ale z jakiegoś powodu mam odmowę dostępu do wysyłania błędów w pakiecie Office. Dyskusja na forum MSDN też nie pomogła.

Ogólnie niezbędne obejście. Gdybyśmy utworzyli XML ręcznie, nie byłoby problemów - zrobilibyśmy wszystko sami. Jednak w tym przypadku naprawdę chcę użyć standardowego XmlSerializer, który domyślnie dodaje kilka swoich przestrzeni nazw do wyjściowego XML, nawet jeśli te przestrzenie nazw nie są używane.

Całkowicie stłumimy dane wyjściowe z naszej własnej przestrzeni nazw w XmlSerializer. To prawda, że \u200b\u200bto podejście zadziała tylko wtedy, gdy naprawdę ich nie będzie potrzebować (w przeciwnym razie zostaną dodane, tuż przed naszym).

Właściwie cały kod (pod warunkiem, że zmienna notatki ze spotkania  zawiera wcześniej wypełniony obiekt typu MeetingNotes):

var serializer \u003d new XmlSerializer (typeof (MeetingNotes));
  var serializedDataStream \u003d new MemoryStream ();

var namespaces \u003d new XmlSerializerNamespaces ();
  namespaces.Add („”, „”);

serializer.Serialize (serializedDataStream, meetingNotes, przestrzenie nazw);
  serializedDataStream.Seek (0, SeekOrigin.Begin);

Krok 3. Umieszczamy otrzymany XML w dokumencie Word.

Tutaj postępujemy w następujący sposób:

• skopiuj szablon i otwórz kopię
• znajdujemy w nim niezbędny niestandardowy plik XML (wyszukujemy według przestrzeni nazw „Urn: MeetingNotes”)
• zamień zawartość komponentu na nasz XML

File.Copy (templateName, resultDocumentName, true); using (var document \u003d WordprocessingDocument.Open (resultDocumentName, true)) (var xmlpart \u003d document.MainDocumentPart.CustomXmlParts .Single (xmlPart \u003d\u003e xmlPart.CustomXmlPropertiesPart.DataStoreItem.SchemaRefereferencje.OfType (). Każdy (sr \u003d\u003e sr.Uri.Value \u003d\u003d "(! LANG: urn: MeetingNotes"!}

Wszyscy mamy do czynienia z tekstami, w ten czy inny sposób. Czasami istnieje potrzeba wygenerowania dużej lub niezbyt dużej ilości tekstu do niektórych zadań, na przykład do zabawy z formatowaniem, ale nie ma pod ręką tekstu, aby sam napisać lenistwo. Co robić Odpowiedź jest prosta: użyj losowego generatora tekstu w programie Word!

W Microsoft Word możesz szybko i łatwo generować tekst za pomocą specjalnych poleceń. Użyję programu Word 2007 jako królika eksperymentalnego. Te polecenia powinny działać we wszystkich wersjach programu Word. Opowiem o trzech metodach generowania tekstu.

Metoda 1. Korzystanie z rand ()

Funkcja rand () wstawia zlokalizowaną próbkę tekstu, 3 akapity po 3 zdania. Otwórz słowo, umieść kursor w miejscu, w którym wkrótce pojawi się dużo tekstu i wprowadź polecenie:

i naciśnij Enter. Sama funkcja rand zniknie i zamiast tego pojawią się 3 akapity tekstu:

Ale to nie wszystko. Jeśli potrzebujesz dużo tekstu, możesz użyć funkcji rand z dodatkowymi argumentami, takimi jak to:

\u003d rand (x, y)

gdzie " x„Oznacza liczbę akapitów i” y„- liczba zdań w każdym akapicie. Na przykład \u003d rand (20,5)  wstaw 20 akapit po pięć zdań każdy. A \u003d rand (7)  wstaw 7 akapitów po 3 zdania każdy.

Metoda 2. Korzystanie z lorem ()

Aby wstawić stary dobry Lorem Ipsum jako próbkę, używamy funkcji lorem (). Wpisz następujące polecenie i naciśnij klawisz Enter:

I dostajemy taki łaciński tekst

Funkcja lorem () również chętnie przyjmuje dodatkowe argumenty, takie jak rand (), w postaci szeregu akapitów i zdań. Bez argumentów funkcja domyślnie wstawia 3 akapity po trzy zdania.

Metoda 3. Funkcja rand.old ()

Użycie jest podobne do poprzednich poleceń:

\u003d rand.old ()

i naciśnij Enter.

Funkcję rand.old () pozostawiono do zachowania zgodności ze starym biurem do 2003 roku włącznie. Metoda aplikacji jest taka sama jak poprzednie dwa, tylko tekst będzie składał się z tych samych fraz: „Jedz te miękkie francuskie bułki, ale napij się herbaty”. To zdanie jest znane wszystkim, którzy czasami musieli pracować z czcionkami.

Możesz przekazać argumenty, tak jak w przypadku dwóch pierwszych metod.

To wszystko, teksty zostały wygenerowane, teraz możesz jeść te miękkie francuskie bułki i pić herbatę :)

Czy udało Ci się wstawić tekst za pomocą powyższych funkcji?

To było tuż po podsumowaniu wyników Olimpiady, kiedy uczestnicy musieli wysłać listy z wynikami zaliczonych (lub nie zaliczonych) przedmiotów, zauważyłem, że dziewczyna siedzi i ręce wpisuje wyniki egzaminu, imię i nazwisko studenta oraz inne informacje do szablonu listu. Przed nią leżało kilka arkuszy wydrukowanych z Excela z nazwiskami i ocenami. Kopiuj-wklej, Ctrl + C - Ctrl + V, przenosząc nazwę z mianownika na dopełniacz, i tak już praca została wykonana z połową pierwszego z trzech arkuszy danych. Jak myślisz, ile jeszcze mogłaby siedzieć, kopiując dane, a następnie sprawdzając wynik? Myślę długo, i byłoby wiele błędów. Ale potem nadal musiała podpisywać koperty pocztowe ... Żal mi jej czasu i po kilku minutach pokazałem, jak ten proces można zautomatyzować za pomocą prostych środków. Po krótkiej dygresji jej praca została ukończona w 20 minut.

W tej lekcji pokażę, jak szybko tworzyć dokumenty (listy, zaproszenia), poświęcając na to minimum czasu. W różnych wersjach językowych ten opisany proces nazywany jest inaczej. Tak więc w języku rosyjskim jest to „Fuzja”, a w języku angielskim - „Scalenie”.

Mam nadzieję, że „listy szczęścia” z funduszu emerytalnego, powiadomienia podatkowe są tworzone w ten sam sposób :)

Narzędzia

Do tworzenia dokumentów potrzebujemy Writer OpenOffice. W nim utworzymy szablon listu. Będziesz także potrzebować OpenOffice Calc. W nim utworzymy bazę danych z nazwiskami i adresami osób, które np. Chcemy zaprosić na imprezę. Zamiast programów z pakietu OpenOffice można łatwo używać MS Word i Excel. Baza danych może łatwo leżeć w MS Access. A więc zacznijmy.

Tworzenie bazy danych

Baza danych jest niczym więcej niż tabelą w MS Excel lub OpenOffice Calc, w której dane są ułożone w kolumny, a pierwszy wiersz służy do nazwania kolumn. Rozpoczniemy na przykład kolumny „Nazwa”, „miasto”, „indeks”, „adres”. Wprowadź dane i zapisz plik na dysku.

Jako źródła danych można wykorzystać inne źródła, na przykład Książkę adresową programu Outlook lub bazę danych MS Access.

Utwórz szablon listu

Tworzenie szablonu listu jest nieco bardziej skomplikowane. Ponieważ dane z tabeli (naszej bazy danych) zostaną wstawione do szablonu w takim stanie, w jakim należy, list musi zostać odpowiednio zapisany. Jeśli twoje imię i nazwisko w bazie danych jest w przypadku mianownika, jest mało prawdopodobne, że będziesz mógł użyć tego pola w odwołaniu „Szanowny,<ФИО>! ” oraz koperty w wierszu „Aby:<ФИО>„. W tym drugim przypadku nazwa będzie wyglądać nieco niezdarnie.

Podczas tworzenia szablonu listu polecam zacząć od napisania listu do prawdziwej osoby. Możesz dla siebie. Następnie zaznacz w nim dane, które weźmiesz z bazy danych i zastąp je odpowiednimi polami. Przed zamianą zaznaczonego tekstu na pole zalecamy zwrócenie uwagi na literę, od której pole w bazie danych powinno zaczynać się (małe lub wielkie litery). Oczywiście możesz od razu sporządzić szablon z polami, ale wtedy możesz nie zauważyć niektórych błędów, takich jak niespójność spraw.

Już w powyższym szablonie jasne jest, że potrzebujemy pełnej nazwy w przypadku dopełniacza i pola zawierającego tylko nazwę i patronimikę. W pierwszym polu możemy zamienić „Do” na „Odbiorca”, a wtedy pełne imię i nazwisko w przypadku nominału będzie nam idealnie pasować. W drugim polu wszystko jest nieco bardziej skomplikowane i będziemy musieli utworzyć kolejną kolumnę w bazie danych i wypełnić ją odpowiednimi danymi. Na jednej z poniższych lekcji powiem ci, jak to zrobić automatycznie, ale na razie założymy, że mamy już takie pole.

Aby wstawić pole i powiązać szablon z bazą danych, wykonaj następującą sekwencję czynności. W OpenOffice Writer wybierz bazę danych

i kliknij „Zdefiniuj”.

Następnie we właściwym miejscu wstaw pole z podłączonej bazy danych. Aby to zrobić, naciśnij Ctrl + F2 lub wybierz „Pola” i „Inne” w menu „Wstaw”. W oknie, które zostanie otwarte, wybierz zakładkę „Bazy danych”, wybierz „Typ korespondencji seryjnej” w polu typu, wybierz odpowiednie pole z bazy danych i kliknij „Wstaw”. W tym oknie można również wybrać samą bazę danych.

Po wstawieniu jednego pola możesz wybrać pole, które chcesz zastąpić następnym, bez zamykania bieżącego okna, wybierz pole i ponownie kliknij „Wstaw”. I tak dla każdego pola.

W przypadku MS Word sytuacja jest nieco podobna i być może wygodniejsza. Po utworzeniu tabeli w MS Excel uruchom MS Word i przejdź do zakładki „Biuletyny”. Na tej karcie można zobaczyć trzy niezbędne kroki: „Rozpocznij scalanie”, „Utwórz dokument i wstaw pola” oraz „Zakończ”. Istnieje jeszcze etap pośredni „Wyświetlanie wyniku”, ale jest on opcjonalny.

I tak praca zaczyna się od wyboru dokumentu. Mogą to być litery, naklejki, zwykły dokument Word. Możesz natychmiast uruchomić kreatora scalania, który poprowadzi Cię przez wszystkie etapy tego procesu. Następnym krokiem jest wybranie odbiorcy, czyli bazy danych. Tutaj możesz wybrać gotową bazę danych (na przykład tabelę MS Excel utworzoną w poprzednim kroku) lub utworzyć nową listę. Po wybraniu listy stają się aktywne przyciski „Wstaw pole korespondencji”, „Zmień listę adresatów” itp. W oknie dialogowym „Zmień listę adresatów”, które otwiera się odpowiednim przyciskiem, możesz wybrać z całej listy tylko rekordy niezbędne do scalenia.

Podczas wstawiania pól wydaje mi się wygodne, aby podświetlić wszystkie pola na szaro, klikając przycisk „Wybierz pola scalania”. W przeciwnym razie, jeśli istnieje wiele takich pól, mogą zostać utracone w tekście.

Szablon jest gotowy.

Generowanie wiadomości e-mail

Ostatnim etapem jest generowanie liter. W tym celu w OpenOffice w menu „Narzędzia” wybierz „Kreator korespondencji seryjnej ...” i wykonaj wszystkie proponowane kroki w celu połączenia naszego szablonu z bazą danych.

W oknie dialogowym widzimy, że z proponowanych 8 punktów nie musimy wypełniać niektórych punktów. Więc już utworzyliśmy dokument i nie musimy go edytować, już wstawiliśmy blok adresu. Ale weźmy to w porządku.

Najpierw wybierz, że tworzymy litery na podstawie bieżącego dokumentu i kliknij „Dalej” u dołu okna. Drugi element, który wybieramy, czy będziemy mieć ten papierowy list, czy e-mail. Aby list został zapisany w pliku, wybierz pierwszy. Kliknij „Dalej”. W trzecim akapicie jesteśmy zaproszeni do utworzenia bloku adresu, ale ponieważ stworzyliśmy go własnymi rękami, odznaczamy wszystkie pola i przechodzimy do następnego kroku. Tutaj jesteśmy proszeni o wstawienie odwołania, ale już je mamy, więc kliknij „Dalej”. Szósty akapit, możesz edytować dokument, spojrzeć na dokument z polami wstawionymi z bazy danych i, jeśli to konieczne, wykluczyć niektóre pola.

W kroku 7 proponuje się edycję każdego z plików utworzonych w wyniku połączenia szablonu z bazą danych. I wreszcie, w ostatnim, 8 kroku, możesz wybrać, co zrobić z otrzymanymi dokumentami. Możesz zapisać, wydrukować lub wysłać pocztą e-mail. W takim przypadku możesz zapisać wszystkie dokumenty w jednym pliku lub w każdym dokumencie osobno.

W MS Word proces scalania kończy się poprzez kliknięcie przycisku „Znajdź i scal”.

Z menu rozwijanego oczywiste jest, że wszystkie litery można wydrukować i wysłać pocztą e-mail, ale nie jest oczywiste, że wszystkie można zapisać do pliku. Aby zapisać, wybierz pierwszy element - „Zmień poszczególne dokumenty”. Spowoduje to otwarcie nowego dokumentu, w którym każda nowa litera będzie znajdować się na nowej stronie, i tutaj możesz zapisać ten plik.

Wniosek

I tak, podczas tej lekcji nauczyłeś się, jak używać narzędzia scalania do tworzenia dokumentów na podstawie szablonu. Napiszmy krótko sekwencję działań:

1. Konieczne jest utworzenie bazy danych w procesorze tabel, z którego będą pobierane dane w celu wypełnienia pól.
2. Musisz utworzyć szablon listu.
3. Scal i zapisz wynik.

A, nazwiska w kolumnie B.  i zawody w kolumnie C..

2. Utwórz dokument słowny (.doc lub .docx)

(A), (B)  i (C).

(A), (B)  i (C) (A)  - imię (B)  - nazwisko, (C)  - z zawodu.

Ustawienia  programy.

3. Wybierz ścieżki dla plików i folderów

Wybierz

4. Zdefiniuj arkusze i rzędy wymaganych danych.

Arkusze danych pliku Excel

Wiersze danych pliku Excel Arkusze danych pliku Excel

1 .

Jeśli chcesz, aby wszystkie arkusze i / lub wiersze pliku Excela z danymi brały udział w tworzeniu dokumentu, kliknij prawy przycisk z nakładką po prawej Liczby  (jej napis zmieni się na Wszyscy).

5. Zdefiniuj szablon nazwy dla nowych plików słownych

Zdefiniuj szablon nazwy dla nowych plików słów:

Nowy szablon nazw plików słownych  to szablon nazw nowych dokumentów generowanych przez program (pliki słowne). Tutaj szablon nazwy zawiera nazwy kolumn pliku Excela otoczone nawiasami klamrowymi: (A)  i (B). Podczas tworzenia nowego dokumentu program zastąpi wszystko (A)  i (B)  odpowiednie wartości komórek z pliku programu Excel - będzie to nazwa nowego dokumentu (plik słowny).

Możesz ustawić swoje postacie kadrujące na zakładce. Ustawienia  programy.

6. Kliknij Generuj

Naciśnij przycisk Generować  a postęp pojawi się na ekranie. Dokumenty (pliki słów) zostaną utworzone dokładnie tak, jak wiele wierszy pliku programu Excel jest zaangażowanych w tworzenie.

7. Wszystko

Wszystkie dokumenty (pliki słowne) są tworzone i znajdują się w folderze określonym w Folder do zapisania nowych plików słów. Wszystko:)

Exwog - generator raportów z Excela do Worda według szablonu

Darmowy generator plików Word według szablonu (plik Word) na podstawie danych pliku Excel

  Działa w systemach Mac OS, Windows i Linux

  Umożliwia określenie nazw nowo wygenerowanych plików słownych

  Umożliwia określenie arkuszy i wierszy żądanych danych

  Definiuje znaki obramowania dla nazw kolumn Excela

  Łatwy w użyciu

Przechowuj swoje dane w formacie Excel (.xls i .xlsx) i generuj pliki w formacie Word (.doc i .docx) za pomocą kilku kliknięć :)

Jak to działa

Spójrz na swój plik programu Excel

W tym przykładzie plik programu Excel zawiera informacje o kliencie. Każdy wiersz odpowiada konkretnemu klientowi. Nazwy znajdują się w kolumnie. A, nazwiska w kolumnie B.  i zawody w kolumnie C..

Kliknij, aby zobaczyć

Utwórz dokument słowny (.doc lub .docx)

Kliknij, aby zobaczyć

Utwórz „szablon” (plik słowny), aby wygenerować nowe dokumenty (pliki słowne). Tutaj tekst „szablonu” zawiera nazwy kolumn pliku programu Excel, otoczony nawiasami klamrowymi: (A), (B)  i (C).

Program wygeneruje nowe dokumenty zgodnie z „szablonem” zastępującym wszystkie (A), (B)  i (C)  odpowiednie wartości komórek z pliku programu Excel: (A)  - imię (B)  - nazwisko, (C)  - z zawodu.

Możesz także ustawić postacie w ramkach na karcie. Ustawienia  programy.

Wybierz ścieżki dla plików i folderów

Wybierz ścieżki do plików i folderów (przyciski oznaczone Wybierz) W programie określasz następujące ścieżki:

Plik Excel z danymi (* .xls, * .xlsx)  - jest to ścieżka do pliku danych programu Excel (informacje o kliencie);

Plik szablonu Word (* .doc, * .docx)  - jest to ścieżka do twojego „szablonu” (plik słowny utworzony w poprzednim kroku);

Folder do zapisania nowych plików słów  - jest to ścieżka do folderu, w którym program zapisze nowo wygenerowane dokumenty.

Kliknij, aby zobaczyć

Ustaw arkusze i wiersze potrzebnych danych.

Kliknij, aby zobaczyć

Ustaw liczbę arkuszy i wierszy pliku programu Excel z danymi (informacje o kliencie), dla których chcesz wygenerować dokumenty:

Arkusze danych pliku Excel  - numery arkuszy pliku Excela, które będą uczestniczyć w tworzeniu nowych dokumentów;

Wiersze danych pliku Excel  - numery wierszy arkuszy (arkusze określone w Arkusze danych pliku Excel) pliku programu Excel, który będzie uczestniczył w tworzeniu nowych dokumentów. Na podstawie danych każdego określonego wiersza zostanie utworzony osobny dokument (plik słowny).

Numeracja arkuszy i linii w programie zaczyna się od 1 .