Этот учебник рассказывает о главных преимуществах функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel, которые делают их более привлекательными по сравнению с ВПР . Вы увидите несколько примеров формул, которые помогут Вам легко справиться со многими сложными задачами, перед которыми функция ВПР бессильна.
В нескольких недавних статьях мы приложили все усилия, чтобы разъяснить начинающим пользователям основы функции ВПР и показать примеры более сложных формул для продвинутых пользователей. Теперь мы попытаемся, если не отговорить Вас от использования ВПР , то хотя бы показать альтернативные способы реализации вертикального поиска в Excel.
Зачем нам это? – спросите Вы. Да, потому что ВПР – это не единственная функция поиска в Excel, и её многочисленные ограничения могут помешать Вам получить желаемый результат во многих ситуациях. С другой стороны, функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ – более гибкие и имеют ряд особенностей, которые делают их более привлекательными, по сравнению с ВПР .
Базовая информация об ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Так как задача этого учебника – показать возможности функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ для реализации вертикального поиска в Excel, мы не будем задерживаться на их синтаксисе и применении.
Приведём здесь необходимый минимум для понимания сути, а затем разберём подробно примеры формул, которые показывают преимущества использования ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ вместо ВПР .
ИНДЕКС – синтаксис и применение функции
Функция INDEX (ИНДЕКС) в Excel возвращает значение из массива по заданным номерам строки и столбца. Функция имеет вот такой синтаксис:
Каждый аргумент имеет очень простое объяснение:
- array (массив) – это диапазон ячеек, из которого необходимо извлечь значение.
- row_num (номер_строки) – это номер строки в массиве, из которой нужно извлечь значение. Если не указан, то обязательно требуется аргумент column_num (номер_столбца).
- column_num (номер_столбца) – это номер столбца в массиве, из которого нужно извлечь значение. Если не указан, то обязательно требуется аргумент row_num (номер_строки)
Если указаны оба аргумента, то функция ИНДЕКС возвращает значение из ячейки, находящейся на пересечении указанных строки и столбца.
Вот простейший пример функции INDEX (ИНДЕКС):
INDEX(A1:C10,2,3)
=ИНДЕКС(A1:C10;2;3)
Формула выполняет поиск в диапазоне A1:C10 и возвращает значение ячейки во 2-й строке и 3-м столбце, то есть из ячейки C2 .
Очень просто, правда? Однако, на практике Вы далеко не всегда знаете, какие строка и столбец Вам нужны, и поэтому требуется помощь функции ПОИСКПОЗ .
ПОИСКПОЗ – синтаксис и применение функции
Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) в Excel ищет указанное значение в диапазоне ячеек и возвращает относительную позицию этого значения в диапазоне.
Например, если в диапазоне B1:B3 содержатся значения New-York, Paris, London, тогда следующая формула возвратит цифру 3 , поскольку “London” – это третий элемент в списке.
MATCH("London",B1:B3,0)
=ПОИСКПОЗ("London";B1:B3;0)
Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) имеет вот такой синтаксис:
MATCH(lookup_value,lookup_array,)
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])
- lookup_value (искомое_значение) – это число или текст, который Вы ищите. Аргумент может быть значением, в том числе логическим, или ссылкой на ячейку.
- lookup_array (просматриваемый_массив) – диапазон ячеек, в котором происходит поиск.
- match_type
(тип_сопоставления) – этот аргумент сообщает функции ПОИСКПОЗ
, хотите ли Вы найти точное или приблизительное совпадение:
- 1 или не указан – находит максимальное значение, меньшее или равное искомому. Просматриваемый массив должен быть упорядочен по возрастанию, то есть от меньшего к большему.
- 0 – находит первое значение, равное искомому. Для комбинации ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ всегда нужно точное совпадение, поэтому третий аргумент функции ПОИСКПОЗ должен быть равен 0 .
- -1 – находит наименьшее значение, большее или равное искомому значению. Просматриваемый массив должен быть упорядочен по убыванию, то есть от большего к меньшему.
На первый взгляд, польза от функции ПОИСКПОЗ вызывает сомнение. Кому нужно знать положение элемента в диапазоне? Мы хотим знать значение этого элемента!
Позвольте напомнить, что относительное положение искомого значения (т.е. номер строки и/или столбца) – это как раз то, что мы должны указать для аргументов row_num (номер_строки) и/или column_num (номер_столбца) функции INDEX (ИНДЕКС). Как Вы помните, функция ИНДЕКС может возвратить значение, находящееся на пересечении заданных строки и столбца, но она не может определить, какие именно строка и столбец нас интересуют.
Как использовать ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel
Теперь, когда Вам известна базовая информация об этих двух функциях, полагаю, что уже становится понятно, как функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС могут работать вместе. ПОИСКПОЗ определяет относительную позицию искомого значения в заданном диапазоне ячеек, а ИНДЕКС использует это число (или числа) и возвращает результат из соответствующей ячейки.
Ещё не совсем понятно? Представьте функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в таком виде:
INDEX(,(MATCH (искомое значение
,столбец в котором ищем
,0))
=ИНДЕКС(столбец из которого извлекаем
;(ПОИСКПОЗ(искомое значение
;столбец в котором ищем
;0))
Думаю, ещё проще будет понять на примере. Предположим, у Вас есть вот такой список столиц государств:
Давайте найдём население одной из столиц, например, Японии, используя следующую формулу:
INDEX($D$2:$D$10,MATCH("Japan",$B$2:$B$10,0))
=ИНДЕКС($D$2:$D$10;ПОИСКПОЗ("Japan";$B$2:$B$10;0))
Теперь давайте разберем, что делает каждый элемент этой формулы:
- Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) ищет значение “Japan” в столбце B , а конкретно – в ячейках B2:B10 , и возвращает число 3 , поскольку “Japan” в списке на третьем месте.
- Функция INDEX
(ИНДЕКС) использует 3
для аргумента row_num
(номер_строки), который указывает из какой строки нужно возвратить значение. Т.е. получается простая формула:
INDEX($D$2:$D$10,3)
=ИНДЕКС($D$2:$D$10;3)Формула говорит примерно следующее: ищи в ячейках от D2 до D10 и извлеки значение из третьей строки, то есть из ячейки D4 , так как счёт начинается со второй строки.
Вот такой результат получится в Excel:
Важно! Количество строк и столбцов в массиве, который использует функция INDEX (ИНДЕКС), должно соответствовать значениям аргументов row_num (номер_строки) и column_num (номер_столбца) функции MATCH (ПОИСКПОЗ). Иначе результат формулы будет ошибочным.
Стоп, стоп… почему мы не можем просто использовать функцию VLOOKUP (ВПР)? Есть ли смысл тратить время, пытаясь разобраться в лабиринтах ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС ?
VLOOKUP("Japan",$B$2:$D$2,3)
=ВПР("Japan";$B$2:$D$2;3)
В данном случае – смысла нет! Цель этого примера – исключительно демонстрационная, чтобы Вы могли понять, как функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС работают в паре. Последующие примеры покажут Вам истинную мощь связки ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , которая легко справляется с многими сложными ситуациями, когда ВПР оказывается в тупике.
Почему ИНДЕКС/ПОИСКПОЗ лучше, чем ВПР?
Решая, какую формулу использовать для вертикального поиска, большинство гуру Excel считают, что ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ намного лучше, чем ВПР . Однако, многие пользователи Excel по-прежнему прибегают к использованию ВПР , т.к. эта функция гораздо проще. Так происходит, потому что очень немногие люди до конца понимают все преимущества перехода с ВПР на связку ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , а тратить время на изучение более сложной формулы никто не хочет.
4 главных преимущества использования ПОИСКПОЗ/ИНДЕКС в Excel:
1. Поиск справа налево. Как известно любому грамотному пользователю Excel, ВПР не может смотреть влево, а это значит, что искомое значение должно обязательно находиться в крайнем левом столбце исследуемого диапазона. В случае с ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , столбец поиска может быть, как в левой, так и в правой части диапазона поиска. Пример: покажет эту возможность в действии.
2. Безопасное добавление или удаление столбцов. Формулы с функцией ВПР перестают работать или возвращают ошибочные значения, если удалить или добавить столбец в таблицу поиска. Для функции ВПР любой вставленный или удалённый столбец изменит результат формулы, поскольку синтаксис ВПР требует указывать весь диапазон и конкретный номер столбца, из которого нужно извлечь данные.
Например, если у Вас есть таблица A1:C10 , и требуется извлечь данные из столбца B , то нужно задать значение 2 для аргумента col_index_num (номер_столбца) функции ВПР , вот так:
VLOOKUP("lookup value",A1:C10,2)
=ВПР("lookup value";A1:C10;2)
Если позднее Вы вставите новый столбец между столбцами A и B , то значение аргумента придется изменить с 2 на 3 , иначе формула возвратит результат из только что вставленного столбца.
Используя ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , Вы можете удалять или добавлять столбцы к исследуемому диапазону, не искажая результат, так как определен непосредственно столбец, содержащий нужное значение. Действительно, это большое преимущество, особенно когда работать приходится с большими объёмами данных. Вы можете добавлять и удалять столбцы, не беспокоясь о том, что нужно будет исправлять каждую используемую функцию ВПР .
3. Нет ограничения на размер искомого значения. Используя ВПР , помните об ограничении на длину искомого значения в 255 символов, иначе рискуете получить ошибку #VALUE! (#ЗНАЧ!). Итак, если таблица содержит длинные строки, единственное действующее решение – это использовать ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ .
Предположим, Вы используете вот такую формулу с ВПР , которая ищет в ячейках от B5 до D10 значение, указанное в ячейке A2 :
VLOOKUP(A2,B5:D10,3,FALSE)
=ВПР(A2;B5:D10;3;ЛОЖЬ)
Формула не будет работать, если значение в ячейке A2 длиннее 255 символов. Вместо неё Вам нужно использовать аналогичную формулу ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ :
INDEX(D5:D10,MATCH(TRUE,INDEX(B5:B10=A2,0),0))
=ИНДЕКС(D5:D10;ПОИСКПОЗ(ИСТИНА;ИНДЕКС(B5:B10=A2;0);0))
4. Более высокая скорость работы. Если Вы работаете с небольшими таблицами, то разница в быстродействии Excel будет, скорее всего, не заметная, особенно в последних версиях. Если же Вы работаете с большими таблицами, которые содержат тысячи строк и сотни формул поиска, Excel будет работать значительно быстрее, при использовании ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС вместо ВПР . В целом, такая замена увеличивает скорость работы Excel на 13% .
Влияние ВПР на производительность Excel особенно заметно, если рабочая книга содержит сотни сложных формул массива, таких как ВПР+СУММ . Дело в том, что проверка каждого значения в массиве требует отдельного вызова функции ВПР . Поэтому, чем больше значений содержит массив и чем больше формул массива содержит Ваша таблица, тем медленнее работает Excel.
С другой стороны, формула с функциями ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС просто совершает поиск и возвращает результат, выполняя аналогичную работу заметно быстрее.
ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ – примеры формул
Теперь, когда Вы понимаете причины, из-за которых стоит изучать функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС , давайте перейдём к самому интересному и увидим, как можно применить теоретические знания на практике.
Как выполнить поиск с левой стороны, используя ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС
Любой учебник по ВПР твердит, что эта функция не может смотреть влево. Т.е. если просматриваемый столбец не является крайним левым в диапазоне поиска, то нет шансов получить от ВПР желаемый результат.
Функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС в Excel гораздо более гибкие, и им все-равно, где находится столбец со значением, которое нужно извлечь. Для примера, снова вернёмся к таблице со столицами государств и населением. На этот раз запишем формулу ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , которая покажет, какое место по населению занимает столица России (Москва).
Как видно на рисунке ниже, формула отлично справляется с этой задачей:
INDEX($A$2:$A$10,MATCH("Russia",$B$2:$B$10,0))
Теперь у Вас не должно возникать проблем с пониманием, как работает эта формула:
- Во-первых, задействуем функцию MATCH
(ПОИСКПОЗ), которая находит положение “Russia” в списке:
MATCH("Russia",$B$2:$B$10,0))
=ПОИСКПОЗ("Russia";$B$2:$B$10;0)) - Далее, задаём диапазон для функции INDEX (ИНДЕКС), из которого нужно извлечь значение. В нашем случае это A2:A10 .
- Затем соединяем обе части и получаем формулу:
INDEX($A$2:$A$10;MATCH("Russia";$B$2:$B$10;0))
=ИНДЕКС($A$2:$A$10;ПОИСКПОЗ("Russia";$B$2:$B$10;0))
Подсказка: Правильным решением будет всегда использовать абсолютные ссылки для ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , чтобы диапазоны поиска не сбились при копировании формулы в другие ячейки.
Вычисления при помощи ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel (СРЗНАЧ, МАКС, МИН)
Вы можете вкладывать другие функции Excel в ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , например, чтобы найти минимальное, максимальное или ближайшее к среднему значение. Вот несколько вариантов формул, применительно к таблице из :
1. MAX (МАКС). Формула находит максимум в столбце D C той же строки:
INDEX($C$2:$C$10,MATCH(MAX($D$2:I$10),$D$2:D$10,0))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(МАКС($D$2:I$10);$D$2:D$10;0))
Результат: Beijing
2. MIN (МИН). Формула находит минимум в столбце D и возвращает значение из столбца C той же строки:
INDEX($C$2:$C$10,MATCH(MIN($D$2:I$10),$D$2:D$10,0))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(МИН($D$2:I$10);$D$2:D$10;0))
Результат: Lima
3. AVERAGE (СРЗНАЧ). Формула вычисляет среднее в диапазоне D2:D10 , затем находит ближайшее к нему и возвращает значение из столбца C той же строки:
INDEX($C$2:$C$10,MATCH(AVERAGE($D$2:D$10),$D$2:D$10,1))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(СРЗНАЧ($D$2:D$10);$D$2:D$10;1))
Результат: Moscow
О чём нужно помнить, используя функцию СРЗНАЧ вместе с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Используя функцию СРЗНАЧ в комбинации с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , в качестве третьего аргумента функции ПОИСКПОЗ чаще всего нужно будет указывать 1 или -1 в случае, если Вы не уверены, что просматриваемый диапазон содержит значение, равное среднему. Если же Вы уверены, что такое значение есть, – ставьте 0 для поиска точного совпадения.
- Если указываете 1 , значения в столбце поиска должны быть упорядочены по возрастанию, а формула вернёт максимальное значение, меньшее или равное среднему.
- Если указываете -1 , значения в столбце поиска должны быть упорядочены по убыванию, а возвращено будет минимальное значение, большее или равное среднему.
В нашем примере значения в столбце D упорядочены по возрастанию, поэтому мы используем тип сопоставления 1 . Формула ИНДЕКС /ПОИСКПО З возвращает “Moscow”, поскольку величина населения города Москва – ближайшее меньшее к среднему значению (12 269 006).
Как при помощи ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ выполнять поиск по известным строке и столбцу
Эта формула эквивалентна двумерному поиску ВПР и позволяет найти значение на пересечении определённой строки и столбца.
В этом примере формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ будет очень похожа на формулы, которые мы уже обсуждали в этом уроке, с одним лишь отличием. Угадайте каким?
Как Вы помните, синтаксис функции INDEX (ИНДЕКС) позволяет использовать три аргумента:
INDEX(array,row_num,)
ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])
И я поздравляю тех из Вас, кто догадался!
Начнём с того, что запишем шаблон формулы. Для этого возьмём уже знакомую нам формулу ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ и добавим в неё ещё одну функцию ПОИСКПОЗ , которая будет возвращать номер столбца.
INDEX(Ваша таблица
,(MATCH(,столбец, в котором искать
,0)),(MATCH(,строка в которой искать
,0))
=ИНДЕКС(Ваша таблица
,(MATCH(значение для вертикального поиска
,столбец, в котором искать
,0)),(MATCH(значение для горизонтального поиска
,строка в которой искать
,0))
Обратите внимание, что для двумерного поиска нужно указать всю таблицу в аргументе array (массив) функции INDEX (ИНДЕКС).
А теперь давайте испытаем этот шаблон на практике. Ниже Вы видите список самых населённых стран мира. Предположим, наша задача узнать население США в 2015 году.
Хорошо, давайте запишем формулу. Когда мне нужно создать сложную формулу в Excel с вложенными функциями, то я сначала каждую вложенную записываю отдельно.
Итак, начнём с двух функций ПОИСКПОЗ , которые будут возвращать номера строки и столбца для функции ИНДЕКС :
- ПОИСКПОЗ для столбца
– мы ищем в столбце B
, а точнее в диапазоне B2:B11
, значение, которое указано в ячейке H2
(USA). Функция будет выглядеть так:
MATCH($H$2,$B$1:$B$11,0)
=ПОИСКПОЗ($H$2;$B$1:$B$11;0)4 , поскольку “USA” – это 4-ый элемент списка в столбце B (включая заголовок).
- ПОИСКПОЗ для строки
– мы ищем значение ячейки H3
(2015) в строке 1
, то есть в ячейках A1:E1
:
MATCH($H$3,$A$1:$E$1,0)
=ПОИСКПОЗ($H$3;$A$1:$E$1;0)Результатом этой формулы будет 5 , поскольку “2015” находится в 5-ом столбце.
Теперь вставляем эти формулы в функцию ИНДЕКС и вуаля:
INDEX($A$1:$E$11,MATCH($H$2,$B$1:$B$11,0),MATCH($H$3,$A$1:$E$1,0))
=ИНДЕКС($A$1:$E$11;ПОИСКПОЗ($H$2;$B$1:$B$11;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$A$1:$E$1;0))
Если заменить функции ПОИСКПОЗ на значения, которые они возвращают, формула станет легкой и понятной:
INDEX($A$1:$E$11,4,5))
=ИНДЕКС($A$1:$E$11;4;5))
Эта формула возвращает значение на пересечении 4-ой строки и 5-го столбца в диапазоне A1:E11 , то есть значение ячейки E4 . Просто? Да!
Поиск по нескольким критериям с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
В учебнике по ВПР мы показывали пример формулы с функцией ВПР для поиска по нескольким критериям . Однако, существенным ограничением такого решения была необходимость добавлять вспомогательный столбец. Хорошая новость: формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ может искать по значениям в двух столбцах, без необходимости создания вспомогательного столбца!
Предположим, у нас есть список заказов, и мы хотим найти сумму по двум критериям – имя покупателя (Customer) и продукт (Product). Дело усложняется тем, что один покупатель может купить сразу несколько разных продуктов, и имена покупателей в таблице на листе Lookup table расположены в произвольном порядке.
Вот такая формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ решает задачу:
{=INDEX("Lookup table"!$A$2:$C$13,MATCH(1,(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13)*
(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13),0),3)}
{=ИНДЕКС("Lookup table"!$A$2:$C$13;ПОИСКПОЗ(1;(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13)*
(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13);0);3)}
Эта формула сложнее других, которые мы обсуждали ранее, но вооруженные знанием функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ Вы одолеете ее. Самая сложная часть – это функция ПОИСКПОЗ , думаю, её нужно объяснить первой.
MATCH(1,(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13),0)*(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13)
ПОИСКПОЗ(1;(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13);0)*(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13)
В формуле, показанной выше, искомое значение – это 1 , а массив поиска – это результат умножения. Хорошо, что же мы должны перемножить и почему? Давайте разберем все по порядку:
- Берем первое значение в столбце A (Customer) на листе Main table и сравниваем его со всеми именами покупателей в таблице на листе Lookup table (A2:A13).
- Если совпадение найдено, уравнение возвращает 1 (ИСТИНА), а если нет – 0 (ЛОЖЬ).
- Далее, мы делаем то же самое для значений столбца B (Product).
- Затем перемножаем полученные результаты (1 и 0). Только если совпадения найдены в обоих столбцах (т.е. оба критерия истинны), Вы получите 1 . Если оба критерия ложны, или выполняется только один из них – Вы получите 0 .
Теперь понимаете, почему мы задали 1 , как искомое значение? Правильно, чтобы функция ПОИСКПОЗ возвращала позицию только, когда оба критерия выполняются.
Обратите внимание: В этом случае необходимо использовать третий не обязательный аргумент функции ИНДЕКС . Он необходим, т.к. в первом аргументе мы задаем всю таблицу и должны указать функции, из какого столбца нужно извлечь значение. В нашем случае это столбец C (Sum), и поэтому мы ввели 3 .
И, наконец, т.к. нам нужно проверить каждую ячейку в массиве, эта формула должна быть формулой массива. Вы можете видеть это по фигурным скобкам, в которые она заключена. Поэтому, когда закончите вводить формулу, не забудьте нажать Ctrl+Shift+Enter .
Если всё сделано верно, Вы получите результат как на рисунке ниже:
ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в сочетании с ЕСЛИОШИБКА в Excel
Как Вы, вероятно, уже заметили (и не раз), если вводить некорректное значение, например, которого нет в просматриваемом массиве, формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ сообщает об ошибке #N/A (#Н/Д) или #VALUE! (#ЗНАЧ!). Если Вы хотите заменить такое сообщение на что-то более понятное, то можете вставить формулу с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в функцию ЕСЛИОШИБКА .
Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА очень прост:
IFERROR(value,value_if_error)
ЕСЛИОШИБКА(значение;значение_если_ошибка)
Где аргумент value (значение) – это значение, проверяемое на предмет наличия ошибки (в нашем случае – результат формулы ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ ); а аргумент value_if_error (значение_если_ошибка) – это значение, которое нужно возвратить, если формула выдаст ошибку.
Например, Вы можете вставить в функцию ЕСЛИОШИБКА вот таким образом:
IFERROR(INDEX($A$1:$E$11,MATCH($G$2,$B$1:$B$11,0),MATCH($G$3,$A$1:$E$1,0)),
"Совпадений не найдено. Попробуйте еще раз!") =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$1:$E$11;ПОИСКПОЗ($G$2;$B$1:$B$11;0);ПОИСКПОЗ($G$3;$A$1:$E$1;0));
"Совпадений не найдено. Попробуйте еще раз!")
И теперь, если кто-нибудь введет ошибочное значение, формула выдаст вот такой результат:
Если Вы предпочитаете в случае ошибки оставить ячейку пустой, то можете использовать кавычки (“”), как значение второго аргумента функции ЕСЛИОШИБКА . Вот так:
IFERROR(INDEX(массив,MATCH(искомое_значение,просматриваемый_массив,0),"")
ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(массив;ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;0);"")
Надеюсь, что хотя бы одна формула, описанная в этом учебнике, показалась Вам полезной. Если Вы сталкивались с другими задачами поиска, для которых не смогли найти подходящее решение среди информации в этом уроке, смело опишите свою проблему в комментариях, и мы все вместе постараемся решить её.
Одним из наиболее востребованных операторов среди пользователей Excel является функция ПОИСКПОЗ . В её задачи входит определение номера позиции элемента в заданном массиве данных. Наибольшую пользу она приносит, когда применяется в комплексе с другими операторами. Давайте разберемся, что же собой представляет функция ПОИСКПОЗ , и как её можно использовать на практике.
Оператор ПОИСКПОЗ принадлежит к категории функций «Ссылки и массивы» . Он производит поиск заданного элемента в указанном массиве и выдает в отдельную ячейку номер его позиции в этом диапазоне. Собственно на это указывает даже его название. Также эта функция при применении в комплексе с другими операторами сообщает им номер позиции конкретного элемента для последующей обработки этих данных.
Синтаксис оператора ПОИСКПОЗ выглядит так:
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])
Теперь рассмотрим каждый из трех этих аргументов в отдельности.
«Искомое значение» – это тот элемент, который следует отыскать. Он может иметь текстовую, числовую форму, а также принимать логическое значение. В качестве данного аргумента может выступать также ссылка на ячейку, которая содержит любое из вышеперечисленных значений.
«Просматриваемый массив» – это адрес диапазона, в котором расположено искомое значение. Именно позицию данного элемента в этом массиве и должен определить оператор ПОИСКПОЗ .
«Тип сопоставления» указывает точное совпадение нужно искать или неточное. Этот аргумент может иметь три значения: «1» , «0» и «-1» . При значении «0» оператор ищет только точное совпадение. Если указано значение «1» , то в случае отсутствия точного совпадения ПОИСКПОЗ выдает самый близкий к нему элемент по убыванию. Если указано значение «-1» , то в случае, если не обнаружено точное совпадение, функция выдает самый близкий к нему элемент по возрастанию. Важно, если ведется поиск не точного значения, а приблизительного, чтобы просматриваемый массив был упорядочен по возрастанию (тип сопоставления «1» ) или убыванию (тип сопоставления «-1» ).
Аргумент «Тип сопоставления» не является обязательным. Он может быть пропущенным, если в нем нет надобности. В этом случае его значение по умолчанию равно «1» . Применять аргумент «Тип сопоставления» , прежде всего, имеет смысл только тогда, когда обрабатываются числовые значения, а не текстовые.
В случае, если ПОИСКПОЗ при заданных настройках не может найти нужный элемент, то оператор показывает в ячейке ошибку «#Н/Д» .
При проведении поиска оператор не различает регистры символов. Если в массиве присутствует несколько точных совпадений, то ПОИСКПОЗ выводит в ячейку позицию самого первого из них.
Способ 1: отображение места элемента в диапазоне текстовых данных
Давайте рассмотрим на примере самый простой случай, когда с помощью ПОИСКПОЗ можно определить место указанного элемента в массиве текстовых данных. Узнаем, какую позицию в диапазоне, в котором находятся наименования товаров, занимает слово «Сахар» .
Способ 2: автоматизация применения оператора ПОИСКПОЗ
Выше мы рассмотрели самый примитивный случай применения оператора ПОИСКПОЗ , но даже его можно автоматизировать.
Способ 3: использование оператора ПОИСКПОЗ для числовых выражений
Теперь давайте рассмотрим, как можно использовать ПОИСКПОЗ для работы с числовыми выражениями.
Ставится задача найти товар на сумму реализации 400 рублей или самый ближайший к этой сумме по возрастанию.
Аналогичным образом можно произвести поиск и самой близкой позиции к «400» по убыванию. Только для этого нужно произвести фильтрацию данных по возрастанию, а в поле «Тип сопоставления» аргументов функции установить значение «1» .
Способ 4: использование в сочетании с другими операторами
Эффективнее всего эту функцию использовать с другими операторами в составе комплексной формулы. Наиболее часто её применяют в связке с функцией ИНДЕКС . Данный аргумент выводит в указанную ячейку содержимое диапазона заданное по номеру его строки или столбца. Причем нумерация, как и в отношении оператора ПОИСКПОЗ , выполняется не относительно всего листа, а только внутри диапазона. Синтаксис этой функции следующий:
ИНДЕКС(массив;номер_строки;номер_столбца)
При этом, если массив одномерный, то можно использовать только один из двух аргументов: «Номер строки» или «Номер столбца» .
Особенность связки функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ заключается в том, что последняя может использоваться в качестве аргумента первой, то есть, указывать на позицию строки или столбца.
Давайте взглянем, как это можно сделать на практике, используя всю ту же таблицу. У нас стоит задача вывести в дополнительное поле листа «Товар» наименование товара, общая сумма выручки от которого равна 350 рублям или самому близкому к этому значению по убыванию. Данный аргумент указан в поле «Приблизительная сумма выручки на листе» .
Как видим, оператор ПОИСКПОЗ является очень удобной функцией для определения порядкового номера указанного элемента в массиве данных. Но польза от него значительно увеличивается, если он применяется в комплексных формулах.
Добрый день, уважаемые хаброжители!
Время от времени некоторым (а может и более, чем некоторым) из нас приходится сталкиваться с задачами по обработке небольших массивов данных, начиная от составления и анализа домашнего бюджета и заканчивая какими-либо расчетами по работе, учебе и т.д. Пожалуй, наиболее подходящим инструментом для этого является Microsoft Excel (или возможно иные его аналоги, но они менее распространены).
Поиск выдал мне всего одну статью на Хабре по схожей тематике - «Талмуд по формулам в Google SpreadSheet» . В ней дано хорошее описание базовых вещей для работы в excel (хотя он и не 100% про сам excel).
Таким образом, накопив определенный пул запросов/задач, появилась идея их типизировать и предложить возможные решения (пусть не все возможные, но быстро дающие результат).
Речь пойдет о решении наиболее распространенных задач, с которыми сталкиваются пользователи.
Описание решений построено следующим образом – дается кейс, содержащий исходное задание, которое постепенно усложняется, к каждому шагу дано развернутое решение с пояснениями. Наименования функций будут даваться на русском языке, но в скобках при первом упоминании будет приводиться оригинальное наименование на английском языке (т.к. по опыту у подавляющего большинства пользователей установлена русскоязычная версия).
Кейс_1: Логические функции и функции поиска совпадений
«У меня есть набор значений в табличке и необходимо что бы при выполнении определенного условия/набора условий выводилось определенное значение» (с) Пользователь
Данные, как правило, представлены в табличной форме:
Условие:
- если значение в столбце «Количество» больше 5,
- то нужно вывести в колонке «Результат» значение «Заказ не требуется»,
Синтаксис формулы следующий:
ЕСЛИ(лог_выражение, [значение_если_истина], [значение_если_ложь])
- Лог_выражение - выражение, дающее в результате значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
- Значение_если_истина - значение, которое выводится, если логическое выражение истинно
- Значение_если_ложь - значение, которое выводится, если логическое выражение ложно
=ЕСЛИ(C5>5;«Заказ не требуется»;«Необходим заказ»)
На выходе получаем результат:
Бывает, что условие носит более сложный характер, например выполнение 2-х и более условий:
- если значение в столбце «Количество» больше 5, а значение в колонке «Тип» равно «А»
Синтаксис формулы следующий:
И(логическое_значение1, [логическое_значение2], ...)
- Логическое_значение1-2 и т.д. - проверяемое условие, вычисление которого дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ
Вывод результата в ячейку D2:
=ЕСЛИ(И(C2>5;B2=«А»);1;0)
Таким образом, используя сочетание 2-х формул, мы находим решение нашей задачи и получаем результат:
Попробуем усложнить задачу – новое условие:
- если значение в столбце «Количество» равно 10, а значение в колонке «Тип» равно «А»
- или же значение в столбце «Количество» больше или равно 5, а значение «Тип» равен «Б»
- то нужно вывести в колонке «Результат» значение «1», в обратном случае «0».
Вывод результата в ячейку D2:
=ЕСЛИ(ИЛИ(И(C2=10;B2=«А»); И(C2>=5;B2=«Б»));1;0)
Как видно из записи, в формулу «ЕСЛИ» включено одно условие «ИЛИ» (OR) и два условия с использованием формулы «И», включенных в него. Если хотя бы одно из условий 2-го уровня имеет значение «ИСТИНА», то в колонку «Результат» будет выведен результат «1», в противном случае будет «0».
Результат:
Теперь перейдем к следующей ситуации:
Представим, что в зависимости от значения в столбце «Условие» должно выводиться определенное условие в столбце «Результат», ниже приведено соответствие значений и результата.
Условие:
- 1 = А
- 2 = Б
- 3 = В
- 4 = Г
=ЕСЛИ(A2=1;«А»; ЕСЛИ(A2=2;«Б»; ЕСЛИ(A2=3;«В»; ЕСЛИ(A2=4;«Г»;0))))
Результат:
Как видно, написание подобной формулы не только не очень удобно и громоздко, но и может занять некоторое время на ее редактирование у неопытного пользователя в случае ошибки.
Минус подобного подхода в том, что он применим для небольшого количества условий, ведь, все их придется набирать вручную и «раздувать» нашу формулу до больших размеров, однако подход отличает полная «всеядность» к значениям и универсальность использования.
Альтернативное решение_1:
Использование формулы «ВЫБОР» (CHOOSE),
Синтаксис функции:
ВЫБОР(номер_индекса, значение1, [значение2], ...)
- Номер_индекса - номер выбираемого аргумента-значения. Номер индекса должен быть числом от 1 до 254, формулой или ссылкой на ячейку, содержащую число в диапазоне от 1 до 254.
- Значение1, значение2,… - значение от 1 до 254 аргументов-значений, из которых функция «ВЫБОР», используя номер индекса, выбирает значение или выполняемое действие. Аргументы могут быть числами, ссылками на ячейки, определенными именами, формулами, функциями или текстом.
Условие:
- 1 = А
- 2 = Б
- 3 = В
- 4 = Г
=ВЫБОР(A2;«А»;«Б»;«В»;«Г»)
Результат аналогичен решению с цепочкой функций «ЕСЛИ» выше.
При применении этой формулы существуют следующие ограничения:
В ячейку «А2» (номер индекса) могут быть указаны только цифры, а значения результата будут выводиться в порядке возрастания от 1 до 254 значений.
Иными словами, функция будет работать только если в ячейке «А2» указаны цифры от 1 до 254 в порядке возрастания и это накладывает определенные ограничения при использовании этой формулы.
Т.е. если мы захотим, что бы значение «Г» выводилось при указании числа 5,
- 1 = А
- 2 = Б
- 3 = В
- 5 = Г
Вывод результата в ячейку B2:
=ВЫБОР(A31;«А»;«Б»;«В»;;«Г»)
Как видно, значение «4» в формуле нам приходится оставить пустым и перенести результат «Г» на порядковый номер «5».
Альтернативное решение_2:
Вот мы и подошли к одной из самых популярных функций Excel, овладение которой автоматически превращает любого офисного работника в «опытного пользователя excel» /sarcasm/.
Синтаксис формулы:
ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр])
- Искомое_значение – значение, поиск которого осуществляется функцией.
- Таблица – диапазон ячеек, содержащий данные. Именно в этих ячейках будет происходить поиск. Значения могут быть текстовыми, числовыми или логическими.
- Номер_столбца - номер столбца в аргументе «Таблица», из которого будет выводиться значение в случае совпадения. Важно понимать, что отсчет столбцов происходит не по общей сетке листа (A.B,C,D и т.д.), а внутри массива, указанного в аргументе «Таблица».
- Интервальный_просмотр - определяет, какое совпадение должна найти функция - точное или приблизительное.
Суть подхода в создании «справочника» соответствия аргумента «Искомое_значение» определенному результату, отдельно от основного массива, в котором прописываются условия и соответствующие им значения:
Затем в рабочей части таблицы уже прописывается формула со ссылкой на справочник, заполненный ранее. Т.е. в справочнике в столбце «D» происходит поиск значения из столбца «А» и при нахождении соответствия выводится значение из столбца «Е» в столбец «В».
Синтаксис формулы:
Вывод результата в ячейку B2:
Результат :
Теперь представим ситуацию, когда необходимо подтянуть данные в одну таблицу из другой, при этом таблицы не идентичны. См. пример ниже
Видно, что строки в столбцах «Продукт» обеих таблиц не совпадают, однако, это не является препятствием для использования функции «ВПР».
Вывод результата в ячейку B2:
Но при решении сталкиваемся с новой проблемой – при «протягивании» написанной нами формулы вправо от столбца «В» до столбца «Е», нам придется вручную заменять аргумент «номер_столбца». Дело это трудоемкое и неблагодарное, потому, на помощь нам приходит другая функция - «СТОЛБЕЦ» (COLUMN).
Синтаксис функции:
СТОЛБЕЦ([ссылка])
- Ссылка - ячейка или диапазон ячеек, для которых требуется возвратить номер столбца.
то функция выведет номер текущего столбца (в ячейке которого написана формула).
В результате получается число, которое можно использовать в функции «ВПР», чем мы и воспользуемся и получаем следующую запись формулы:
Вывод результата в ячейку B2:
=ВПР($A3;$H$3:$M$6; СТОЛБЕЦ();0)
Функция «СТОЛБЕЦ» определит номер текущего столбца, который будет использоваться аргументом «Номер_столбца» для определения номера столбца поиска в справочнике.
Кроме того, можно использовать конструкцию:
Вместо числа «1» можно использовать любое число (а также не только вычитать его, но и прибавлять к полученному значению), для получения желаемого результата, если нет желания ссылаться на определенную ячейку в столбце с нужным нам номером.
Получившийся результат:
Продолжаем развивать тему и усложняем условие: представим, что у нас есть два справочника с разными данными по продуктам и необходимо вывести в таблицу с результатом значения в зависимости от того, какой тип справочника указан в колонке «Справочник»
Условие:
- Если в столбце «Справочник» указано число 1, данные должны тянуться из таблицы «Справочник_1», если число 2, то из таблицы «Справочник_2» в соответствии с указанным месяцем
Вариант решения, который сразу приходит на ум, следующий:
=ЕСЛИ($B3=1; ВПР($A3;$G$3:$I$6; СТОЛБЕЦ()-1;0); ВПР($A3;$K$3:$M$6; СТОЛБЕЦ()-1;0))
Плюсы : наименование справочника может быть любым (текст, цифры и их сочетание), минусы – плохо подходит, если вариантов более 3-х.
Если же номера справочников всегда представляют собой числа, имеет смысл использовать следующее решение:
Вывод результата в ячейку C3:
=ВПР($A3; ВЫБОР($B3;$G$3:$I$6;$K$3:$M$6); СТОЛБЕЦ()-1;0)
Плюсы : формула может включать до 254 наименований справочников, минусы – их наименование должно быть строго числовым.
Результат для формулы с использованием функции «ВЫБОР»:
Бонус: ВПР по двум и более признакам в аргументе «искомое_значение».
Условие:
- Представим, что у нас как всегда есть массив данных в табличной форме (если нет, то мы к нему приводим данные), из массива по определенным признакам необходимо получить значения и поместить их в другую табличную форму.
Как видно из табличных форм, каждая позиция имеет не только наименование (которое не является уникальным), но также и относится к определенному классу и имеет свой вариант фасовки.
Используя сочетание имени и класса и фасовки, мы можем создать новый признак, для этого в таблице с данными создаем дополнительный столбец «Доп.признак», который заполняем при помощи следующей формулы:
Используя символ «&», объединяем три признака в один (разделитель между словами может быть любым, как и не быть вовсе, главное использовать аналогичное правило и для поиска)
Аналогом формулы может быть функция «СЦЕПИТЬ» (CONCATENATE), в этом случае она будет выглядеть следующим образом:
=СЦЕПИТЬ(H3;"_";I3;"_";J3)
После того, как дополнительный признак создан для каждой записи в таблице с данными, приступаем к написанию функции поиска по этому признаку, которая будет иметь вид:
Вывод результата в ячейку D3:
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(A2&"_"&B2&"_"&C2;$G$2:$K$6;5;0);0)
В функции «ВПР» в качестве аргумента «искомое_значение» используем все ту же связку трех признаков (наименование_класс_фасовка), но берем ее уже в таблице для заполнения и заносим непосредственно в аргумент (как вариант, можно было бы выделить значение для аргумента в дополнительный столбец в таблице для заполнения, но это действие будет излишним).
Напоминаю, что использование функции «ЕСЛИОШИБКА» (IFERROR) необходимо, если искомое значение так и не будет найдено, и функция «ВПР» выведет нам значение «#Н/Д» (об этом ниже).
Результат на картинке ниже:
Данный прием можно использовать и для большего количества признаков, единственное условие – уникальность получаемых комбинаций, если она не соблюдается, то результат будет некорректным.
Кейс_3 Поиск значения в массиве, или когда ВПР не в силах нам помочь
Рассмотрим ситуацию, когда необходимо понять, есть ли в массиве ячеек нужные нам значения.
Задача:
- в столбце «Условие поиска» указано значение и необходимо определить, присутствует ли оно в столбце «Массив для поиска»
Как мы видим, функция «ВПР» тут бессильна, т.к. мы ищем не точное совпадение, а именно наличие в ячейке нужного нам значения.
Для решения задачи необходимо использовать комбинацию нескольких функций, а именно:
«ЕСЛИ»
«ЕСЛИОШИБКА»
«СТРОЧН»
«НАЙТИ»
По порядку обо всех, «ЕСЛИ» мы уже разобрали ранее, потому перейдем к функции «ЕСЛИОШИБКА» (IFERROR)
ЕСЛИОШИБКА(значение, значение_при_ошибке)
- Значение - аргумент, проверяемый на возникновение ошибок.
- Значение_при_ошибке - значение, возвращаемое при ошибке при вычислении по формуле. Возможны следующие типы ошибок: #Н/Д, #ЗНАЧ!, #ССЫЛКА!, #ДЕЛ/0!, #ЧИСЛО!, #ИМЯ? и #ПУСТО!.
«СТРОЧН» (LOWER)
- Текст - текст, преобразуемый в нижний регистр.
Роль в формуле: поскольку функция «НАЙТИ» (FIND) осуществляет поиск и учетом регистра текста, то необходимо привести весь текст к одному регистру, в противном случае «чАй» будет не равно «чай» и т.д. Это актуально, если значение регистра не является условием поиска и отбора значений, в противном случае формулу «СТРОЧН» можно не использовать, так поиск будет более точным.
Теперь подробнее о синтаксисе функции «НАЙТИ» (FIND).
НАЙТИ(искомый_текст, просматриваемый_текст, [нач_позиция])
- Искомый_текст - текст, который необходимо найти.
- Просматриваемый_текст - текст, в котором нужно найти искомый текст.
- Нач_позиция - знак, с которого нужно начать поиск. Первый знак в тексте «просматриваемый_текст» имеет номер 1. Если номер не указан, он по умолчанию считается равным 1.
Вывод результата в ячейку B2:
=ЕСЛИ(ЕСЛИОШИБКА(НАЙТИ(СТРОЧН(A2); СТРОЧН(E2);1);0)=0;«fail»;«bingo!»)
Разберем логику формулы по действиям:
- СТРОЧН(A2) – преобразует аргумент «Искомый_текст» в ячейке в А2 в текст с нижним регистром
- Функция «НАЙТИ» начинает поиск преобразованного аргумента «Искомый_текст» в массиве «Просматриваемый_текст», который преобразовывается функцией «СТРОЧН(E2)», также в текст с нижним регистром.
- В случае если, функция находит совпадение, т.е. возвращает порядковый номер первого символа совпадающего слова/значения, срабатывает условие ИСТИНА в формуле «ЕСЛИ», т.к. полученное значение не равно нулю. Как результат, в столбце «Результат» будет выведено значение «Bingo!»
- Если же, функция не находит совпадение т.е. порядковый номер первого символа совпадающего слова/значения не указывается и вместо значения возвращается ошибка, срабатывает условие, заложенное в формулу «ЕСЛИОШИБКА» и возвращается значение равное «0», что соответствует условию ЛОЖЬ в формуле «ЕСЛИ», т.к. полученное значение равно «0». Как результат, в столбце «Результат» будет выведено значение «fail».
Как видно из рисунка выше, благодаря функциям «СТРОЧН» и «НАЙТИ» мы находим искомые значения вне зависимости от регистра символов, и места нахождения в ячейке, но необходимо обратить внимание на строку 5.
Условие поиска задано как «111», но в массиве поиска указано значение «1111111 печенюшки», однако формула выдает результат «Bingo!». Это происходит потому, что значение «111» входит в ряд значений «1111111», как следствие находится совпадение. В обратном случае данное условие не сработает.
Кейс_4 Поиск значения в массиве по нескольким условиям, или когда ВПР тем более не в силах нам помочь
Представим ситуацию, когда необходимо найти значение из «Таблица с результатом» в двумерном массиве «Справочник» по нескольким условиям, а именно по значению «Наименование» и «Месяц».
Табличная форма задания будет иметь следующий вид:
Условие:
- В таблицу с результатом необходимо подтянуть данные в соответствии с совпадением условий «Наименование» и «Месяц».
Синтаксис функции «ИНДЕКС» (INDEX)
ИНДЕКС(массив, номер_строки, [номер_столбца])
- Массив - диапазон ячеек, из которого будут показываться значения в случае совпадения условий их поиска.
- Если массив содержит только одну строку или один столбец, аргумент «номер_строки» или «номер_столбца» соответственно не является обязательным.
- Если массив занимает больше одной строки и одного столбца, а из аргументов «номер_строки» и «номер_столбца» задан только один, то функция «ИНДЕКС» возвращает массив, состоящий из целой строки или целого столбца аргумента «массив».
- Номер_строки - номер строки в массиве, из которой требуется возвратить значение.
- Номер_столбца - номер столбца в массиве, из которого требуется возвратить значение.
Синтаксис функции «ПОИСКПОЗ» (MATCH)
ПОИСКПОЗ(искомое_значение, просматриваемый_массив, [тип_сопоставления])
- Искомое_значение - значение, которое сопоставляется со значениями в аргументе просматриваемый_массив. Аргумент искомое_значение может быть значением (числом, текстом или логическим значением) или ссылкой на ячейку, содержащую такое значение.
- Просматриваемый_массив - диапазон ячеек, в которых производится поиск.
- Тип_сопоставления - необязательный аргумент. Число -1, 0 или 1.
Суть использования комбинации функций «ИНДЕКС» и «ПОИСКПОЗ» в том, то мы производим поиск координат значений по их наименованию по «осям координат».
Осью Y будет столбец «Наименование», а осью X – строка «Месяцы».
Часть формулы:
ПОИСКПОЗ($A4;$I$4:$I$7;0)возвращает число по оси Y, в данном случае оно будет равно 1, т.к. значение «А» присутствует в искомом диапазоне и имеет относительную позицию «1» в этом диапазоне.
часть формулы:
ПОИСКПОЗ(B$3;$J$3:$L$3;0)возвращает значение #Н/Д, т.к. значение «1» отсутствует в просматриваемом диапазоне.
Таким образом, мы получили координаты точки (1; #Н/Д) которые функция «ИНДЕКС» использует для поиска в аргументе «Массив».
Полностью написанная функция для ячейки B4 будет иметь следующий вид:
=ИНДЕКС($J$4:$L$7; ПОИСКПОЗ($A4;$I$4:$I$7;0); ПОИСКПОЗ(B$3;$J$3:$L$3;0))
По сути, если бы мы знали координаты нужного нам значения, функция выглядела бы следующим образом:
=ИНДЕКС($J$4:$L$7;1;#Н/Д))
Поскольку, аргумент «Номер_столбца» имеет значение «#Н/Д», то результат для ячейки «B4» будет соответствующий.
Как видно из получившегося результата не все значения в таблице с результатом находят совпадение со справочником и в итоге мы видим, что часть значений в таблице выводится в виде «#Н/Д», что затрудняет использование данных для дальнейших расчетов.
Результат:
Что бы нейтрализовать этот негативный эффект используем функцию «ЕСЛИОШИБКА», о которой мы читали ранее, и заменяем значение, возвращающееся при ошибке на «0», тогда формула будет иметь вид:
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($J$4:$L$7; ПОИСКПОЗ($A4;$I$4:$I$7;0); ПОИСКПОЗ(B$3;$J$3:$L$3;0));0)
Демонстрация результата:
Как видно на картинке, значения «#Н/Д» более не мешают нам в последующих вычислениях с использованием значений в таблице с результатом.
Кейс_5 Поиск значения в диапазоне чисел
Представим, что нам необходимо дать определенный признак числам, входящим в определенный диапазон.
Условие:
В зависимости от стоимости продукта ему должна присваиваться определенная категория
Если значение находится в диапазоне
- От 0 до 1000 = А
- От 1001 до 1500 = Б
- От 1501 до 2000 = В
- От 2001 до 2500 = Г
- Более 2501 = Д
Функция ПРОСМОТР (LOOKUP) возвращает значение из строки, столбца или массива. Функция имеет две синтаксических формы: векторную и форму массива.
ПРОСМОТР(искомое_значение; просматриваемый_вектор; [вектор_результатов])
- Искомое_значение - значение, которое функция ПРОСМОТР ищет в первом векторе. Искомое_значение может быть числом, текстом, логическим значением, именем или ссылкой на значение.
- Просматриваемый_вектор - диапазон, состоящий из одной строки или одного столбца. Значения в аргументе просматриваемый_вектор могут быть текстом, числами или логическими значениями.
- Значения в аргументе просматриваемый_вектор должны быть расположены в порядке возрастания: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА; в противном случае функция ПРОСМОТР может возвратить неправильный результат. Текст в нижнем и верхнем регистрах считается эквивалентным.
- Вектор_результатов - диапазон, состоящий из одной строки или столбца. Вектор_результатов должен иметь тот же размер, что и просматриваемый_вектор.
=ПРОСМОТР(E3;$A$3:$A$7;$B$3:$B$7)
Аргументы «Просматриваемый_вектор» и «Вектор_результата» можно записать в форме массива – в этом случае не придется выводить их в отдельную таблицу на листе Excel.
В этом случае функция будет выглядеть следующим образом:
Вывод результата в ячейку B3:
=ПРОСМОТР(E3;{0;1001;1501;2001;2501};{«А»;«Б»;«В»;«Г»;«Д»})
Кейс_6 Суммирование чисел по признакам
Для суммирования чисел по определенным признакам можно использовать три разных функции:
СУММЕСЛИ (SUMIF) – суммирует только по одному признаку
СУММЕСЛИМН (SUMIFS) – суммирует по множеству признаков
СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT) – суммирует по множеству признаков
Существует также вариант с использованием «СУММ» (SUM) и функции формулы массивов, когда формула «СУММ» возводится в массив:
({=СУММ(()*())}
но такой подход довольно неудобен и полностью перекрывается по функционалу формулой «СУММПРОИЗВ»
Теперь подробнее по синтаксису «СУММПРОИЗВ»:
СУММПРОИЗВ(массив1, [массив2], [массив3],...)
- Массив1 - первый массив, компоненты которого нужно перемножить, а затем сложить результаты.
- Массив2, массив3… - от 2 до 255 массивов, компоненты которых нужно перемножить, а затем сложить результаты.
- Найти общую сумму по стоимости отгрузок по каждому из продуктов за определенный период:
Как видно из таблицы с данными, что бы посчитать стоимость необходимо цену умножить на количество, а полученное значение, применив условия отбора переносить в таблица с результатом.
Однако, формула «СУММПРОИЗ» позволяет проводить такие расчеты внутри формулы.
Вывод результата в ячейку B4:
=СУММПРОИЗВ(($A4=$H$3:$H$11)*($K$3:$K$11>=B$3)*($K$3:$K$11
Разберем формулу по частям:
– задаем условие по отбору в столбце «Наименование» таблицы с данными по столбцу «Наименование» в таблице с результатом($K$3:$K$11>=B$3)*($K$3:$K$11– задаем условие по временным рамкам, дата больше или равна первого числа текущего месяца, но меньше первого числа месяца следующего. Аналогично – условие в таблице с результатом, массив – в таблице с данными.
– перемножаем столбцы «Количество» и «Цена» в таблице с данными.
Несомненным плюсом данной функции является свободный порядок записи условий, их можно записывать в любом порядке, на результат это не повлияет.
Результат:Теперь усложним условие и добавим требование, что бы отбор по наименованию «печеньки» происходил только по классам «малые» и «большие», а по наименованию «булки» все, кроме по классу «с джемом»:
Вывод результата в ячейку B4:
=СУММПРОИЗВ(($A4=$H$3:$H$11)*($J$3:$J$11>=B$3)*($J$3:$J$11
В формуле для отбора по печенькам добавилось новое условие:(($I$3:$I$11=«малые»)+($I$3:$I$11=«большие»))– как видно, два или более условия по одному столбцу выделяются в отдельную группу при помощи символа «+» и заключения условий в дополнительные скобки.
В формуле для отбора по булкам также добавилось новое условие:=СУММПРОИЗВ(($A5=$H$3:$H$11)*($J$3:$J$11>=B$3)*($J$3:$J$11«с джемом»);($L$3:$L$11)*($K$3:$K$11))
это:($I$3:$I$11<>«с джемом»)– на самом деле, в данной формуле можно было написать условие отбора также как и при отборе по печенькам, но тогда, пришлось бы перечислять три условия в формуле, в данном случае, проще написать исключение – не равно «с джемом» для этого используем значение «<>».
Вообще, если группы признаков/классов заранее известны, то лучше объединять их в эти группы, создавая справочники, чем записывать все условия в функцию, раздувая ее.
Результат:Что ж, вот мы и подошли к концу нашего краткого мануала, который на самом деле мог бы быть намного больше, но целью было все-таки дать решение наиболее встречающихся ситуаций, а не описывать решение частных (но гораздо более интересных случаев).
Надеюсь, что мануал поможет кому-нибудь в решении задач при помощи Excel, ведь это будет значить, что мой труд не пропал зря!Спасибо за уделенное время!
Допустим ваш отчет содержит таблицу с большим количеством данных на множество столбцов. Проводить визуальный анализ таких таблиц крайне сложно. А одним из заданий по работе с отчетом является – анализ данных относительно заголовков строк и столбцов касающихся определенного месяца. На первый взгляд это весьма простое задание, но его нельзя решить, используя одну стандартную функцию. Да, конечно можно воспользоваться инструментом: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Найти» CTRL+F, чтобы вызвать окно поиска значений на листе Excel. Или же создать для таблицы правило условного форматирования. Но тогда нельзя будет выполнить дальнейших вычислений с полученными результатами. Поэтому необходимо создать и правильно применить соответствующую формулу.
Поиск значения в массиве Excel
Схема решения задания выглядит примерно таким образом:
- в ячейку B1 мы будем вводить интересующие нас данные;
- в ячейке B2 будет отображается заголовок столбца, который содержит значение ячейки B1
- в ячейке B3 будет отображается название строки, которая содержит значение ячейки B1.
Фактически необходимо выполнить поиск координат в Excel. Для чего это нужно? Достаточно часто нам нужно получить координаты таблицы по значению. Немного напоминает обратный анализ матрицы. Конкретный пример в двух словах выглядит примерно так. Поставленная цель в цифрах является исходным значением, нужно определить кто и когда наиболее приближен к этой цели. Для примера используем простую матрицу данных с отчетом по количеству проданных товаров за три квартала, как показано ниже на рисунке. Важно, чтобы все числовые показатели совпадали. Если нет желания вручную создавать и заполнять таблицу Excel с чистого листа, то в конце статьи можно скачать уже с готовым примером.
Последовательно рассмотрим варианты решения разной сложности, а в конце статьи – финальный результат.
Поиск значения в столбце Excel
Сначала научимся получать заголовки столбцов таблицы по значению. Для этого выполните следующие действия:
- В ячейку B1 введите значение взятое из таблицы 5277 и выделите ее фон синим цветом для читабельности поля ввода (далее будем вводить в ячейку B1 другие числа, чтобы экспериментировать с новыми значениями).
- В ячейку C2 вводим формулу для получения заголовка столбца таблицы который содержит это значение:
- После ввода формулы для подтверждения нажимаем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+Enter, так как формула должна быть выполнена в массиве. Если все сделано правильно в строке формул по краям появятся фигурные скобки { }.
Поиск значения в строке Excel
Теперь получим номер строки для этого же значения (5277). Для этого в ячейку C3 введите следующую формулу:
После ввода формулы для подтверждения снова нажимаем комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+Enter и получаем результат:
Формула вернула номер 9 – нашла заголовок строки листа по соответствующему значению таблицы. В результате мы имеем полный адрес значения D9.
Как получить заголовок столбца и название строки таблицы
Теперь научимся получать по значению координаты не целого листа, а текущей таблицы. Одним словом, нам нужно найти по значению 5277 вместо D9 получить заголовки:
- для столбца таблицы – Март;
- для строки – Товар4.
Чтобы решить данную задачу будем использовать формулу с уже полученными значениями в ячейках C2 и C3. Для этого делаем так:
В результате получены внутренние координаты таблицы по значению – Март; Товар 4:
Поиск одинаковых значений в диапазоне Excel
Чтобы проконтролировать наличие дубликатов среди значений таблицы создадим формулу, которая сможет информировать нас о наличии дубликатов и подсчитывать их количество. Для этого в ячейку E2 вводим формулу:
Более того для диапазона табличной части создадим правило условного форматирования:
Как видно при наличии дубликатов формула для заголовков берет заголовок с первого дубликата по горизонтали (с лева на право). А формула для получения названия (номера) строки берет номер с первого дубликата по вертикали (сверху вниз). Для исправления данного решения есть 2 пути:
В данном случаи изменяем формулы либо одну либо другую, но не две сразу. Стоит напомнить о том, что в ячейке С3 должна оставаться старая формула:
Здесь правильно отображаются координаты первого дубликата по вертикали (с верха в низ) – I7 для листа и Август; Товар2 для таблицы. Оставим такой вариант для следующего завершающего примера.
Поиск ближайшего значения в диапазоне Excel
Данная таблица все еще не совершенна. Ведь при анализе нужно точно знать все ее значения. Если введенное число в ячейку B1 формула не находит в таблице, тогда возвращается ошибка – #ЗНАЧ! Идеально было-бы чтобы формула при отсутствии в таблице исходного числа сама подбирала ближайшее значение, которое содержит таблица. Чтобы создать такую программу для анализа таблиц в ячейку F1 введите новую формулу:
После чего следует во всех остальных формулах изменить ссылку вместо B1 должно быть F1! Так же нужно изменить ссылку в условном форматировании. Выберите: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами»-«Изменить правило». И здесь в параметрах укажите F1 вместо B1 . Чтобы проверить работу программы, введите в ячейку B1 число которого нет в таблице, например: 8000. Это приведет к завершающему результату:
Теперь можно вводить любое исходное значение, а программа сама подберет ближайшее число, которое содержит таблица. После чего выводит заголовок столбца и название строки для текущего значения. Например, если ввести число 5000 получаем новый результат:
Наша программа в Excel нашла наиболее близкое значение 4965 для исходного – 5000. Такая программа может пригодится для автоматического решения разных аналитических задач при бизнес-планировании, постановки целей, поиска рационального решения и т.п. А полученные строки и столбцы позволяют дальше расширять вычислительные возможности такого рода отчетов с помощью новых формул Excel.
Довольно трудно обнаружить нужную информацию на рабочем листе с большим количеством данных. Однако диалоговое окно Найти и заменить позволяет значительно упростить процесс поиска информации. Кроме того, оно обладает некоторыми полезными функциями, о чем многие пользователи не догадываются.
Выполните команду Главная Редактирование Найти и выделить Найти (или нажмите Ctrl+F ), чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить . Если вам нужно заменить данные, то выберите команду Главная Редактирование Найти и выделить Заменить (или нажмите Ctrl+H ). От того, какую именно команду вы выполните, зависит, на какой из двух вкладок откроется диалоговое окно.Если в открывшемся диалоговом окне Найти и заменить нажать кнопку Параметры , то отобразятся дополнительные параметры поиска информации (рис. 21.1).
Во многих случаях лучше в поиске задавать не точный, а приблизительный текст, например настенные ключницы . Например, чтобы найти данные по клиенту Иван Смирнов, вы, конечно, можете ввести в поисковое поле точный текст. Однако вполне вероятно, что вы ничего не найдете, так как вы могли ввести имя клиента по-другому, например ИванСмирнов или И. Смирнов, или даже допустили ошибку в фамилии. При поиске такого имени лучше всего использовать подстановочные знаки.
Введите ив*смир* в поле Найти , а затем нажмите кнопку Найти все . Использование подстановочных знаков не только позволяет уменьшить количество вводимых слов, но и гарантирует, что вы найдете данные по клиенту, если они имеются на этом рабочем листе. Конечно, в результатах поиска могут содержаться не отвечающие цели вашего поиска записи, но это лучше, чем ничего.
При поиске с помощью диалогового окна Найти и заменить можно использовать два подстановочных знака:
- ? - соответствует любому символу;
- * - соответствует любому количеству символов.
Кроме того, данные подстановочные символы можно также применять при поиске числовых значений. Например, если в строке поиска задать 3* , то в результате отобразятся все ячейки, которые содержат значение, начинающееся с 3, а если вы введете 1?9, то получите все трехзначные записи, которые начинаются с 1 и заканчиваются 9.
Для поиска вопросительного знака или звездочки поставьте перед ними символ тильды (~).
Например, следующая строка поиска находит текст *NONE*: -*N0NE~*
Чтобы найти символ тильды, поставьте в строке поиска две тильды.Если вам кажется, что поиск работает неправильно, проверьте три следующие настройки (которые иногда изменяются сами по себе).
- Флажок Учитывать регистр - установите его, чтобы регистр искомого текста совпадал с регистром заданного текста. Например, если вы зададите в поиске слово иван и установите указанный флажок, то слово Иван в результатах поиска не отобразится.
- Флажок Ячейка целиком - установите его, чтобы найти ячейку, которая содержит в точности тот текст, который указан в строке поиска. Например, набрав в строке поиска слово Excel и установив указанный флажок, вы не найдете ячейку, содержащую словосочетание Microsoft Excel.
- Раскрывающийся список Область поиска - список содержит три пункта: значения, формулы и примечания. Например, если в строке поиска вы зададите число 900 и в раскрывающемся списке Область поиска выберете пункт значения, то в результатах поиска вы не увидите ячейку, содержащую значение 900, если оно получено при использовании формулы.
Помните, что поиск осуществляется в пределах выбранного диапазона ячеек. Если нужно выполнить поиск по всему листу, то, прежде чем начать искать, выделите только одну ячейку.
Кроме того, учтите, что с помощью окна Найти и заменить нельзя найти отформатированные числовые значения. Например, если в строку поиска вы введете $5* , то значение, к которому применено денежное форматирование и которое выглядит как $54.00, не будет найдено.
Работа с датами может оказаться непростой, поскольку Excel поддерживает очень много форматов дат. Если вы ищете дату, к которой применено форматирование по умолчанию, Excel находит даты, даже если они отформатированы различными способами. Например, если ваша система использует формат даты m/d/y, строка поиска 10/*/2010 находит все даты в октябре 2010 года, независимо от того, как они отформатированы.
Используйте пустое поле Заменить на , чтобы быстро удалить какую-нибудь информацию на рабочем листе. Например, введите — * в поле Найти и оставьте поле Заменить на пустым. Затем нажмите кнопку Заменить все , чтобы Excel нашел и убрал все звездочки на листе.