UNIVERSITÉ D'ÉTAT DE TOMSK (TSU)
Département d'histoire
UDC 005.92
ADMETTRE À LA PROTECTION DANS GAK
Tête département histoires et
Documentation
Docteur East. Sciences, prof.
N.S.Larkov
"____" ___________ 2010
THÈSE
AUTOMATION DE LA DOCUMENTATION SOUTIEN DE LA GESTION DANS L'ADMINISTRATION DU DISTRICT DE TOMSK
Tatyanenko Ekaterina Viktorovna
superviseur
Art. Rev., candidat ist. les sciences
E.V. Tatyanenko
Tomsk 2010
Ministère de l'éducation et des sciences de la Fédération de Russie
^ UNIVERSITÉ D'ÉTAT DE TOMSK (TSU)
Département d'histoire
Département d'histoire et de documentation
APPROUVÉ
Tête département gestion de l'historique et des archives
Docteur en histoire, professeur
N.S. Larkov
"___" ___________ 2010
LA TÂCHE
Par préparation thèse élève Tatyanenko Ekaterina Viktorovna
1. Thème de la thèse: "Automatisation des établissements d'enseignement préscolaire dans l'administration de la région de Tomsk"
2. La date limite pour la thèse terminée de l'étudiant:
^ 3. Données initiales pour le travail:
Objectif de l'étude: analyse du processus d'introduction des établissements d'enseignement préscolaire AS dans l'administration du district de Tomsk
Objectifs de la recherche: se familiariser avec l'ensemble normatif et méthodologique des documents de l'établissement d'enseignement préscolaire du département administratif de l'administration de la région de Tomsk; évaluer l'état des travaux de bureau actuels; étudier systématiquement les étapes de l'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire et les problèmes qui se posent dans ce cas; d'étudier les opportunités acquises à la suite de la mise en œuvre du programme et d'autres perspectives de développement de l'AS DOE dans l'administration de la TR
Sujet de recherche: introduction des établissements d'enseignement préscolaire AS, problèmes et perspectives d'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire dans l'administration du district de Tomsk
Méthodes de recherche: analyse, synthèse, comparaison, généralisation, classification, induction, observation, enquête, graphique, statistique, description, prévision.
^ 4. Résumé des travaux:
Responsable de la thèse
Ph.D., maître de conférences ________________ V.V. Mirkin
La tâche a été acceptée pour exécution le 26 février 2010 ________________ E.V. Tatyanenko
ANNOTATION
La thèse examine les fonctions, les étapes, les problèmes dans la mise en œuvre de systèmes de documentation de gestion automatisés. L'aspect théorique et appliqué de l'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire a été étudié sur l'exemple de l'administration de la région de Tomsk. Une évaluation globale des résultats de la mise en place d'un système éducatif préscolaire automatisé est donnée, une prévision du développement de la gestion électronique des documents est donnée.
Introduction 6
Fonctions, étapes, problèmes de mise en œuvre de AS DOI 15
soutien à la gestion 15
1.2 Étapes de l'automatisation 21
1.3 Problèmes d'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire 28
2 Automatisation des établissements d'enseignement préscolaire dans l'administration du district de Tomsk 47
2.1 Étapes de l'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire.
Etude du processus de mise en œuvre de l'AS DOU 59
2.2 Le résultat de la mise en œuvre du "Code" AS et les perspectives de développement de l'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire dans l'administration de la région de Tomsk 68
Conclusion 73
Liste des sources et de la littérature utilisées 77
ANNEXE A Liste du cadre législatif et réglementaire des établissements d'enseignement préscolaire 86
ANNEXE B Composition quantitative des documents 92
ANNEXE B Correspondance officielle sur
Correspondance 96
ANNEXE D Types de documents 97
ANNEXE E Annexe «Appels des citoyens» 98
ANNEXE E Ratio des documents
Pour la période 2008 et 2009 (Janvier à novembre) 99
ANNEXE G Schéma d'itinéraire
Documents 100
APPENDICE 3 Termes de référence pour le développement de logiciels (logiciels) pour la gestion électronique des documents et le travail de bureau 101
INTRODUCTION
Aujourd'hui, il est difficile d'imaginer votre activité, n'importe quelle institution, organisation sans technologie de l'information (IT). Les technologies de l'information (technologies de l'information, informatique) constituent une large classe de disciplines et de domaines d'activité liés aux technologies de gestion et de traitement des données, y compris l'utilisation de la technologie informatique. Récemment, la technologie de l'information est le plus souvent considérée comme une technologie informatique. En particulier, l'informatique traite de l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels pour stocker, transformer, protéger, traiter, transmettre et recevoir des informations 1. Grâce à la technologie informatique, la charge de travail associée au traitement de l'information a été considérablement réduite. La documentation de gestion ne fait pas exception. Pour améliorer le travail dans le domaine du travail de bureau, de nombreux systèmes automatisés ont été développés.
Selon le New Illustrated Dictionary, l'automatisation est l'utilisation de machines, de systèmes automatiques et automatisés dans la production, la science, la gestion et d'autres domaines de l'activité humaine. L'objectif principal de l'automatisation est d'augmenter l'efficacité du travail, d'optimiser la gestion, d'améliorer la qualité, d'empêcher une personne de travailler dans des conditions dangereuses pour la santé 2.
Aujourd'hui, le marché offre une grande variété de synonymes pour le concept d '«automatisation préscolaire»: système d'automatisation de flux de travail, flux de travail informatisé et système de bureautique, système de gestion de bureau, système de gestion de documents distribués, système de gestion de documents, technologie de bureautique industrielle, système de gestion électronique de documents, etc. Le personnel scientifique de VNIIDAD propose de combiner tous les différents produits logiciels disponibles sous le nom conventionnel de systèmes automatisés de documentation de contrôle (AS DOU). À leur avis, cette définition reflète le mieux l'état actuel des choses 1.
L'automatisation des processus bureautiques est une organisation rationnelle des opérations, prenant en compte les dernières technologies en matière d'informations et de documents: préparation et exécution, transfert (livraison), comptabilité, création d'un appareil d'information et de référence basé sur l'enregistrement, organisation du contrôle sur la mise en œuvre des décisions prises, stockage en cours, possibilité de destruction ( examen de la valeur), création et maintenance d'une archive 2 .
L'activité moderne de toute organisation se déroule à l'aide de l'automatisation de certains processus. Ainsi, à leur tour, les gouvernements locaux ont besoin d'une base solide pour l'organisation des processus de gestion, la coopération et l'exécution des ordres du pouvoir exécutif. Les activités des administrations sont exercées sur la base de l'établissement d'enseignement préscolaire. Par conséquent, il devient nécessaire d'optimiser cette zone grâce à des systèmes automatisés. La mise en œuvre de l'UA est un travail complexe qui nécessite une approche intégrée.
Au cours des dernières années, de plus en plus d’organisations ont manifesté le besoin d’automatiser le travail avec les documents en général. Cette circonstance a été facilitée par l'adoption de:
1. Loi fédérale du 10 janvier 2002 n ° 1-FZ sur la signature numérique électronique. Cette loi a considérablement élargi la portée des documents électroniques.
2. Décret du Gouvernement de la Fédération de Russie du 28 janvier 2002 n ° 65 sur le programme cible fédéral "Russie électronique (2002-2010)", qui prévoit le "transfert sous forme numérique électronique de la plupart des flux de documents entre les entités commerciales, les organismes gouvernementaux et autorités locales "1.
Ce travail se concentrera sur l'introduction de moyens techniques modernes dans le domaine de la gestion des documents, à la fois dans la Fédération de Russie et directement dans l'administration de la région de Tomsk.
Tout travail de recherche implique l'étude de matériel théorique sur un sujet donné. Les principales étapes de la recherche comprennent: l'étude de la littérature et d'autres sources; étude de la documentation réglementaire et méthodologique dans l'Administration, autres documents utilisés dans les travaux; recherche d'opérations de bureau; étude de la conformité des travaux effectués avec les règles et normes; interviewer des employés du ministère des Affaires; étude des étapes de mise en œuvre d'un système automatisé (AS); analyse du résultat de la mise en œuvre de l'UA; prévoir les travaux futurs sur le développement de la gestion électronique des documents.
Cependant, il convient de noter que, malgré la forte demande de littérature nationale sur cette question, il y a encore un manque de sources, un manque de travail visant à la recherche sur la bureautique. Cela peut s'expliquer par la nouveauté relative et le développement extrêmement rapide des technologies informatiques et de l'information. Par conséquent, de nombreux manuels, ouvrages, articles, etc. perdent rapidement leur pertinence.
Aujourd'hui, la plupart des sources offrent des informations sur l'application pratique de certains logiciels. Analyser et lire problèmes possibles et les étapes d'automatisation de la documentation de gestion sont assistées par des magazines tels que: "Secrétariat", "Travail de bureau", "Annuaire du secrétaire et chef de bureau", etc.
Les auteurs d'articles et autres ouvrages sont des spécialistes dans le domaine de la gestion des documents et des archives, traitant des problèmes des documents électroniques, AS DOU, ainsi que des employés de diverses organisations. Parmi eux se trouvent les spécialistes suivants: O.I. Ryskov 1 - chercheur senior au VNIIDAD, participant à conférences scientifiques et pratiques; S.L. Kuznetsov 2 - Candidat aux sciences historiques, chef du Centre d'information scientifique de la Fondation Gorbatchev; LA TÉLÉ. Kuznetsova 3, chef. Département de documentation, IAI RSUH, professeur; GÉORGIE. Serov 4 - Ph.D.
Serova GA révèle dans ses articles les principaux objets et principes de l'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire. Une contribution significative à la résolution du problème de l'automatisation a été apportée par T.V. Kuznetsova. Les articles de S.L. Kuznetsov et Polina Kochetkova 5 (spécialiste leader de CJSC "Company" InterTrust ") ont aidé à se familiariser avec les étapes et les fonctions de l'automatisation.
Marina Tarasova met en évidence une approche pratique de la mise en œuvre des systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) 6.
À PROPOS. Podolina, employé de l'entreprise "I nter T rouille" , le consultant du Center for Consulting Services and Implementation examine les cycles de vie des documents au sein de l'EDMS et explique les plus importants du travail de bureau traditionnel 1 .
Dans ses articles, Zhuravleva N. se concentre sur la numérisation de documents et sur le besoin de reconnaissance à l'aide de divers outils logiciels. Prête attention à la formation des employés lorsqu'ils travaillent avec l'EDMS et aux problèmes liés à la sélection, à la mise en œuvre et à l'exploitation 2 .
Belaya T.R., chercheur au département de l'établissement d'enseignement préscolaire VNIIDAD examine en détail le processus de création et d'organisation de la mise en œuvre de l'établissement d'enseignement préscolaire AS 3 .
Les données fournies par les scientifiques, les chercheurs et les spécialistes dans le domaine du travail de bureau et de l'automatisation des processus éducatifs préscolaires peuvent être conditionnellement divisées en deux types. Le premier type de travail est une base réglementaire et méthodologique, l'analyse des initiatives législatives. Les œuvres du second type offrent des exemples application pratique, analyse des possibilités d'AS DOU.
Les sources de l'étude étaient les actes législatifs de la Fédération de Russie, ainsi que les normes d'État (GOST), la charte de l'administration du district de Tomsk, les règlements, les règlements sur le service des établissements d'enseignement préscolaire, les instructions pour les établissements d'enseignement préscolaire, les descriptions de poste des spécialistes, ainsi que les règles qui régissent directement ou indirectement les problèmes d'utilisation, création d'AS DOU. A partir de la documentation comptable et de référence, on a utilisé: la base de données (DB) du système automatisé "Code", DB AS "KORD", la nomenclature des cas pour 2009. Ainsi que des formulaires de documents et les documents eux-mêmes, des instructions et des manuels pour les utilisateurs et les administrateurs pour travailler avec le système automatisé "Code".
Parmi les sources importantes, il convient de noter le programme fédéral d'objectifs «Russie électronique». Le Premier ministre russe Vladimir Poutine a signé le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n ° 721 du 10 septembre 2009, par lequel il a approuvé des amendements au programme fédéral d'objectifs «Russie électronique (2002-2010)»
Les principaux objectifs du programme sont de créer les conditions propices au développement de la démocratie, d'accroître l'efficacité de l'économie, de l'administration publique et de l'autonomie locale grâce à l'introduction et à la diffusion massive des TIC (technologies de l'information et de la communication), en garantissant les droits de rechercher, recevoir, transférer, produire et diffuser librement des informations, développer formation de spécialistes des TIC et d’utilisateurs qualifiés.
Au cours du programme, plusieurs lois fédérales importantes ont été élaborées qui régissent directement le domaine des technologies de l'information. Le 27 juillet 2006, la loi fédérale n ° 149 sur l’information, les technologies de l’information et la protection de l’information a été approuvée, qui introduit en fait un système unifié de travail de bureau dans les organes de l’État et les collectivités locales 2.
La loi fédérale "sur les données personnelles" a fixé les exigences pour la protection des bases de données sur le personnel. La loi impose un certain nombre de restrictions aux systèmes de bureautique. Ainsi, par exemple, conformément à l'article 19, «lors du traitement des données personnelles, l'exploitant est tenu de prendre les mesures organisationnelles et techniques nécessaires, y compris l'utilisation de moyens de cryptage (cryptographiques), pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé ou accidentel à celles-ci, destruction, modification, blocage. , copie, distribution de données personnelles, ainsi que d'autres actions illégales "1.
Le document est inextricablement associé à l'authenticité, et donc à la force juridique. Actuellement, un document n'est pas seulement un support tangible contenant des informations, mais également des documents électroniques. Afin de protéger un document électronique contre les corrections, la falsification et l'ajout d'informations, une loi «Sur la signature numérique électronique» 2 a été élaborée, qui introduit le concept de «signature numérique électronique» comme attribut d'un document électronique pour le protéger de la contrefaçon.
Les problèmes de création et d'exploitation des systèmes automatisés sont régis par GOST 34.601-90 3. GOST identifie huit étapes dans la création de systèmes automatisés utilisés dans divers domaines d'activité. Dans le domaine de la gestion: la formation des exigences pour les systèmes automatiques (AS), le développement de concepts pour l'UA, les termes de référence, la conception préliminaire, la conception technique, la documentation de travail, la mise en service, le soutien de l'UA GOST 34.602-89 4 établit la composition, le contenu, les règles d'élaboration du document «Termes de référence pour la création (développement ou modernisation) du système», ainsi que la procédure pour son développement, sa coordination et son approbation. Cette norme stipule que les prescriptions incluses dans les termes de référence ne doivent "pas céder à des prescriptions similaires pour les meilleurs homologues modernes nationaux et étrangers".
Le matériel étudié démontre l'incohérence du cadre législatif dans le domaine de la régulation du travail de documentation électronique. Dans le même temps, l'expérience de la réglementation législative n'est pas grande et le problème n'a pas été divulgué du point de vue de la gestion des documents, c'est pourquoi il y a lieu de considérer le sujet du travail proposé comme pertinent.
Ce projet de thèse est également d'une importance pratique. Les informations analysées sont présentées sous une forme concise et pratique pour une utilisation dans le travail. Il s'agit d'une sorte de guide pratique pour tous ceux qui souhaitent maîtriser les bases de l'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire. La partie théorique vous permet de vous faire une idée générale des processus d'automatisation, et la partie pratique fournit une confirmation ou une réfutation des concepts acceptés. Dans chaque cas spécifique, en matière d'automatisation, un dilemme se pose: quel type de système d'automatisation pour la gestion des documents choisir, sur quoi guider lors du choix, comment élaborer un «plan d'action», se limiter à résoudre des problèmes d'automatisation urgents ou créer un système «pour la croissance» 1.
L'objet de la recherche est les principes russes d'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire, l'automatisation de l'établissement d'enseignement préscolaire dans l'administration de la TR et l'introduction de la gestion électronique des documents dans l'administration dans son ensemble.
Le sujet de cette étude est les problèmes qui peuvent survenir à toutes les étapes du travail avec l'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire, les étapes du processus d'introduction d'un système automatisé pour un établissement d'enseignement préscolaire, les problèmes et les perspectives possibles d'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire dans l'administration de la région de Tomsk.
Méthodes de recherche: analyse, synthèse, comparaison, généralisation, étude de documents, observation directe, enquête, graphique, statistique, prévision.
Le but de l'étude est: l'analyse du processus d'introduction des établissements d'enseignement préscolaire AS dans l'administration de la région de Tomsk.
Tâches qui mettent en œuvre l'objectif de la thèse: considérer les fonctions de l'AS DOE; d'étudier les étapes d'automatisation et les problèmes survenant lors de la mise en œuvre des moyens d'optimisation des établissements d'enseignement préscolaire se familiariser avec l'ensemble normatif et méthodologique de documents pour le service des établissements d'enseignement préscolaire de l'administration de la région de Tomsk; évaluer l'état des travaux de bureau actuels; enquêter sur les problèmes rencontrés dans le processus d'automatisation; d'étudier les opportunités acquises à la suite de la mise en œuvre du programme et les perspectives de développement de l'AS DOE dans l'administration du TR.
Le projet de thèse comprend une introduction, une partie principale, qui comprend deux chapitres, une conclusion, une liste de sources et de littérature utilisées et une application.
^ 1. Fonctions, étapes, problèmes de mise en œuvre de AS DOI
1.1 Fonctions des systèmes d'automatisation pour la gestion de la documentation
En explorant les principales fonctions des systèmes de bureautique, il est nécessaire de mettre en évidence l'ensemble nécessaire de caractéristiques auxquelles doit correspondre un AS DOE à part entière.
Tout d'abord, c'est la possibilité de créer un document. Le document peut être créé soit indépendamment dans l'éditeur approprié (texte, graphique), soit sur la base de modèles préparés.
Le programme fournit l'enregistrement automatique du document. Pour chaque document comptable, une carte d'enregistrement et de contrôle est formée, dans laquelle des informations sur le document sont entrées. Le système peut enregistrer les deux documents créés directement dans celui-ci et importés de l'extérieur.
AS vous permet de travailler avec la correspondance. Cette fonction, en règle générale, est caractérisée par le fait que le début de connexion du paquet de documents est le destinataire - l'expéditeur, même s'il écrit sur des questions différentes.
Le système prend en charge les technologies d'enregistrement, de traitement et de contrôle des documents administratifs.
Les documents, combinés selon certains critères, sont formés dans les dossiers de travail de l'utilisateur. De plus, ils ne stockent souvent pas le document lui-même, mais un lien vers celui-ci.
Le système vous permet de contrôler l'exécution des documents. Le contrôle de l'exécution des documents est effectué, à la fois au niveau de l'auteur de la résolution, et un contrôle centralisé avec la possibilité de générer des rapports sur l'exécution des documents de contrôle.
Traitement et stockage des documents. La carte d'enregistrement offre la possibilité de joindre des fichiers contenant le document réel sous une forme informatique de présentation (par exemple, du texte, du matériel audio ou vidéo, etc.). Le système doit avoir la capacité de fusionner des documents, vous permettant de rassembler des fichiers séparés de textes et de graphiques, formant un document complet.
Travailler avec des documents connexes. La capacité d'établir des liens entre les cartes d'enregistrement de documents liés par thème, s'annulant ou se complétant, répétés, etc. est soutenue. En travaillant avec un document, vous pouvez toujours voir toute la correspondance sur le problème, son historique, des copies de cartes envoyées à d'autres départements, ayant un accès instantané à chaque carte d'intérêt.
Déplacement de documents, saisie de résolutions et commentaires. Le mécanisme de circulation des documents assure le traitement et le transfert des documents entre les utilisateurs du système. La base de la transmission automatique des documents peut être l'introduction d'une résolution. L'acheminement des mouvements de documents peut être codé en dur ou défini par l'utilisateur. Le chemin de passage du document à partir du moment de son transfert vers la tête pour examen primaire jusqu'à son écriture sur le boîtier est enregistré.
Prise en charge des sous-systèmes imbriqués. Le système de travail de bureau de l'organisation comprend des sous-systèmes de divisions avec leurs propres fonctions (comptabilité, contrôle, mouvement de documents, etc.)
Suivez les versions d'un seul document. Lorsque plusieurs utilisateurs travaillent ensemble sur le même document, le problème des "versions" et celui des "copies et originaux" sont très chronophages et énergivores.
Comptabilisation des documents numérotés, reporting.
Traitement distribué, envoi de documents par courrier. Le processus de traitement des documents doit être le même pour tous les utilisateurs du système. Pour échanger des informations entre utilisateurs, le système fournit email, dont les fonctions comprennent: la correspondance officielle et personnelle; distribution automatique des messages et notifications. Le système vous permet de créer des listes de diffusion.
Travaillez via Internet. Le système implémente un serveur Web pour le travail de bureau, qui permet d'accéder aux données sur les documents et les documents eux-mêmes à partir de n'importe quel ordinateur local ou distant via Internet. L'utilisateur a la possibilité de former une demande de recherche d'un document ou d'un groupe de documents enregistrés dans le système.
Le moteur de recherche permet de retrouver un document selon plusieurs critères: nom du document, destinataire, expéditeur, date du document, mots contenus dans le texte du document, etc.
Le système vous permet d'archiver des documents. Après traitement, les documents signés sont archivés. Le poste de travail d'administration des archives vous permet de configurer les modes d'archivage et de restauration des documents, de définir les droits d'accès aux archives.
Rédaction d'un document sur l'affaire. Lorsque l'entrée correspondante est introduite dans la carte d'enregistrement dans le système automatisé, le document est radié dans le dossier.
Maintenance et mise à jour automatique des dictionnaires et ouvrages de référence. Les ouvrages de référence du système comprennent: les utilisateurs, les services, les organisations, les citoyens, les rubriques thématiques de documents, les textes standards, les nomenclatures de cas, les tampons d'accès, les listes de diffusion. Dans certains systèmes, vous pouvez créer vous-même de nouvelles tables de recherche.
Fournir l'automatisation du travail de référence et d'analyse. Le système génère des rapports et des graphiques standard (références, résumés, journaux, listes de documents). Il est également possible de télécharger le générateur de rapports et de graphiques. Pendant le travail, les actions du système, les actions des utilisateurs sont enregistrées.
Réglementation des droits d'accès. Les droits des utilisateurs dans le système régissent à la fois les droits d'accès aux index et documents des fiches en fonction de leurs étiquettes, et l'ensemble des fonctions disponibles pour un utilisateur donné (enregistrement, édition, radiation d'un document, suppression de contrôle, etc.). Si nécessaire, les employés des départements peuvent avoir la possibilité de travailler uniquement avec les documents de leur département. Les documents d'autres départements ne leur seront pas du tout disponibles ou ne seront disponibles que pour consultation.
Délégation des droits de signature. Le système prévoit la signature électronique des documents et des résolutions sur les documents. Si nécessaire, il est possible de déléguer le droit de signer un document ou de mettre en place une délégation automatique pour tous les documents soumis pour signature au responsable.
Protection des données. Chaque lieu de travail peut être protégé par mot de passe contre les tentatives d'accès non autorisé aux informations et les actions au nom de l'utilisateur. Dans le même temps, le système doit se conformer à la pratique de travail de bureau existante, prendre en charge le cycle de vie complet du document dans l'organisation: de son enregistrement initial à sa radiation. Le système doit subir une certification d'État pour la conformité aux GOST pour le travail de bureau.
La création de systèmes de gestion de bureau pour les organisations ayant des exigences particulières en matière de protection des informations est réalisée en tenant compte du fait qu'il est nécessaire de garantir la compatibilité du système avec tout moyen spécial de protection des informations, y compris certifiés, qui permettra d'harmoniser son utilisation avec les normes de sécurité existantes 1 .
Donc, pour résumer ce qui précède, il convient de noter ce qui suit. Les systèmes automatisés des établissements d'enseignement préscolaire remplissent les fonctions suivantes: création et enregistrement de documents, transmission de la correspondance, mise sous contrôle, saisie des artistes interprètes et contrôle ultérieur de l'exécution des documents, retrait du contrôle, radiation, travail de référence et archivage. Et aussi la protection des informations contre l'utilisation non autorisée, la copie, la modification, le transfert et l'octroi de droits d'accès.
Ainsi, il est possible de distinguer les principales tâches de l'établissement d'enseignement préscolaire AS et les processus automatisés.
Les principales tâches de la bureautique sont:
Organisation de l'ordre en travaillant avec des documents sans augmenter le personnel;
Réduction du personnel, si nécessaire;
Améliorer le service client et la gestion d'une entreprise, d'une entreprise, d'une organisation;
Réduire le temps de traitement, de traitement et de transfert des documents;
Élimination de la perte de documents;
Suivi centralisé de l'avancement des processus de bureau;
Contrôle amélioré de l'exécution;
Améliorer la qualité du traitement des documents;
Fourniture de stockage de documents;
Réduire le temps des travaux de référence.
Réception, enregistrement, traitement et distribution du courrier entrant;
Préparation, signature, enregistrement et distribution de la correspondance sortante;
Préparation, signature, enregistrement et envoi de documents internes et organisationnels et administratifs;
Création de commandes, résolutions pour tous types de documents et possibilité d'enregistrer les réponses à ceux-ci;
Contrôle de l'exécution des documents et des résolutions;
Numérisation d'un grand nombre de documents, création et maintenance d'archives électroniques de documents.
Mener la correspondance commerciale entre les organisations, les différents services et les employés 1.
Restreindre ou élargir l'accès aux sources d'information.
En outre, il faut garder à l'esprit que l'automatisation du travail de bureau n'est que le reflet du système de gestion documentaire fonctionnant dans une organisation (institution, entreprise, entreprise, holding, société). Par conséquent, toute automatisation pour obtenir les meilleurs résultats devrait commencer par l'optimisation des schémas existants pour travailler avec des documents dans l'organisation, et ce n'est que sur la base de ce modèle optimisé qu'un système de travail de bureau automatisé doit être construit. Sinon, le transfert sur une base informatisée d'un schéma imparfait, contradictoire et déroutant pour travailler avec des documents conduira à la création du même système automatisé contradictoire et imparfait. Pour réussir l'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire, ce processus doit être divisé en plusieurs étapes.
^ 1.2 Étapes de l'automatisation
La première étape l'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire est la création d'un ensemble de documents législatifs et réglementaires-méthodologiques décrivant et réglementant la conduite du travail de bureau dans une organisation 1.
La formation d'un ensemble de documents réglementaires et méthodologiques devrait commencer par une sélection de GOST qui réglementent l'industrie du travail de bureau. En outre, ce paquet devrait inclure diverses lois fédérales qui contrôlent les processus de travail avec des documents en fonction du type, du type d'entreprise, de l'organisation de l'institution, des actes normatifs du président et du gouvernement de la Fédération de Russie, des documents des organes exécutifs fédéraux. (ANNEXE A (référence))
J'estime qu'il est opportun d'isoler une section distincte dans l'ensemble des documents réglementaires et méthodologiques - manuels pour le travail de bureau et périodiques qui traitent des processus de bureau. D'autres documents, il peut être nécessaire Norme d'interaction pour les systèmes d'automatisation pour la gestion de la documentation 2 .
Selon S. Doubrovin, une vision professionnelle des activités menées, le développement de méthodes et de moyens pour atteindre l'objectif, le développement d'exigences logicielles sont nécessaires.
La première étape sur cette voie est la nomenclature des cas. Eh bien, si c'est là, si ce n'est pas là, vous devez le faire. Les recommandations existantes pour travailler avec la nomenclature des affaires sont générales, mais elles ne prennent pas non plus en compte tous les types de documents avec lesquels un secrétaire ou un bureau moderne doit travailler. Il s'agit notamment des films, des documents photographiques, des enregistrements sonores, des images matricielles et vectorielles. Une section spéciale est occupée par les documents reçus sous forme de rapport de bases de données. Toute cette diversité doit être considérée du point de vue du flux de documents. Le moyen le plus simple d'organiser votre espace de travail consiste à créer une liste de dossiers sur votre ordinateur qui correspond à la nomenclature des tâches, avec la numérotation correspondante dans le titre. Dans ce cas, l'ordre des dossiers ne changera pas lorsque de nouveaux seront ajoutés, et système opérateur donnera toujours la possibilité de les trier par ordre croissant de nombres. Mais en même temps, il est nécessaire de créer une opportunité de comptabiliser un type différent de documents qui ne sont généralement pas inclus dans la nomenclature des cas 1.
^ Deuxième étape - préparation d'une mission technique contenant une description détaillée de ce que l'organisation prévoit d'automatiser et de la manière dont elle prévoit d'automatiser, de ce qui devrait changer après l'introduction d'un système automatisé, de la manière dont ce système devrait fonctionner.
Lors du démarrage de l'automatisation, il est nécessaire de formuler des exigences détaillées pour le système, ou, en d'autres termes, les termes de référence pour l'automatisation. Prise en compte de cette tâche technique (TDR) en coopération avecje Le service T de l'organisation sélectionnera et configurera le programme pour une utilisation dans le travail de bureau. À bien des égards, le succès de l'introduction des technologies modernes et la commodité des employés avec la progiciel travail de bureau informatique 2 .
Pour la préparation d'une mission technique, des GOST tels que: GOST 19.201-78 Système unifié de documentation du programme. Tâche technique. Exigences relatives au contenu et à la conception , GOST 34.602-89 Technologie de l'information. Ensemble de normes pour les systèmes automatisés. Termes de référence pour la création d'un système automatisé 1 . Aujourd'hui, la spécification européenne MoReq-2 peut également être utilisée en Russie. Le document fournit des recommandations détaillées pour la formation des exigences techniques pour la construction de systèmes d'automatisation à part entière pour les établissements d'enseignement préscolaire. 2
Ainsi, nous pouvons dire sur la composition suffisamment complète de l'ensemble de la documentation réglementaire et méthodologique pour le travail efficace des employés de l'établissement d'enseignement préscolaire.
^ Deuxième étape est une étude du flux de travail actuel. Afin de donner une évaluation objective de l'état des travaux de bureau, son étude est nécessaire. L'étude de l'établissement d'enseignement préscolaire comprend deux parties principales:
Etude de la composition et du mouvement de la documentation. Cette section présente une caractéristique de la composition quantitative et qualitative des documents, des itinéraires de leur déplacement.
Etude des principaux processus de travail du bureau.
Pour étudier les caractéristiques de la composition quantitative des documents, la période du 01.01.2009 au 31.11.2009 a été prise. Le nombre total de tous les groupes de documents enregistrés auprès du ministère des Affaires (DD) était de 1 795.
L'ensemble des documents de l'administration de la région de Tomsk est composé de 3 groupes.
Entrant (entrant) - total 4897 1;
Sortant (sortant) - total 2596 2;
Documents internes - 4302 3.
Analyse du graphique (ANNEXE B (référence)), on peut dire ceci: un nombre relativement restreint de documents en début d'année est associé à un grand nombre de week-ends et de jours fériés. L'augmentation de la masse des documents internes au printemps est apparemment associée à un grand nombre de déclarations de résolutions sur les questions foncières. On peut supposer que ce sont les conditions météorologiques qui établissent une telle tendance, puisque tous les travaux de construction et de terrain ont lieu pendant cette période. La diminution générale des mois d'été est associée à la période de vacances, y compris les vacances du chef du TR. La diminution des documents entrants en fin d'année est due à des changements dans les règles d'enregistrement des documents en double. Jusqu'en septembre, tous les doublons entrants étaient enregistrés comme étant répétés et le programme leur attribuait un numéro d'acheminement supplémentaire. Par exemple, avec le 01-01-2365 existant, en plus le 01-01-2365 / 1, le 01-01-2365 / 2, etc. De plus, seul le premier document reçu a été enregistré, dans le cas de l'arrivée du document original (avec un sceau bleu par courrier, en l'apportant de votre propre main), il est joint sans enregistrement au document avec la résolution du Chapitre.
Il est à noter que les fax et les e-mails ne sont pas réenregistrés, mais les rapports de livraison sont conservés.
Pour la description la plus complète, vous devez fournir un tableau et un graphique sur la correspondance (ANNEXE B (référence)).
Le diagramme montre la quantité de correspondance de bureau entrante et sortante sur des questions commerciales. Les nombres de la légende correspondent aux données du tableau (p / p).
Le graphique à secteurs montre les questions les plus courantes dans la correspondance. Le segment le plus important est occupé par la correspondance sur les questions d'application de la loi avec les organisations (ATC, parquet, tribunaux, justice). Cela est dû aux demandes fréquentes du parquet, à la participation aux procédures judiciaires, etc. Correspondance sur les ressources foncières et la gestion des terres - segment 11% du nombre total de documents entrants et sortants. La troisième place est occupée par la part allouée aux documents des autorités étatiques envoyés pour information (lois, décrets, décrets, décisions, protocoles). Le travail de l'Administration repose également sur l'activité financière, ce que confirme la section 7%.
Le diagramme par types de documents (ANNEXE D (référence)) montre tous les noms des documents enregistrés au ministère des Affaires dans le système «Code» (sortant, entrant, interne). Parmi la masse totale, on distingue particulièrement les types de documents tels que les lettres, les décisions et les ordres. Ces groupes sont conditionnés par les activités de l'organisation.
Dans un module séparé du système automatisé «Code», les appels des citoyens sont enregistrés (uniquement les lettres entrantes). La correspondance sortante basée sur les appels des citoyens est enregistrée de manière traditionnelle dans le journal des lettres sortantes. Pour construire le tableau et le graphique, deux sources ont été utilisées (ANNEXE E (référence))
Le nombre d'appels des citoyens n'est pas important, mais une attention particulière leur est accordée. Tous sont sous le contrôle du chef de l'administration. Un grand nombre de candidatures, tant orales qu'écrites, sont envoyées par l'administration de la région de Tomsk.
Dans une analyse comparative du volume de documents pour 2008 et 2009 selon le graphique et le tableau (ANNEXE E (référence)), nous pouvons voir une augmentation des demandes entrantes, internes et une petite augmentation des demandes des citoyens en 2009 par rapport à l'année précédente. Le nombre de documents sortants a légèrement diminué. Grâce à l'histogramme, on peut supposer que le volume de documents augmente chaque année dans l'administration TR.
^ Itinéraires de circulation des documents.
Le schéma de l'itinéraire des groupes de documents (ANNEXE G (référence)) vous permet de déterminer et d'éliminer les passes répétées de documentation. Cela économise du temps et du travail.
Absolument tous les documents entrants (correspondance officielle, appels des citoyens, courriels, télécopies, etc.) passent par l'établissement d'enseignement préscolaire du Bureau des affaires. Les documents peuvent être reçus par courrier, livrés par courrier ou visiteur, reçus par fax, e-mail. A la réception des documents, tout d'abord, l'exactitude de leur livraison est vérifiée. La correspondance reçue par erreur est renvoyée à l'expéditeur ou transmise au destinataire. Après ouverture des enveloppes, l'exactitude du boîtier et son intégrité sont vérifiées, c'est-à-dire la présence de toutes les pages du document et de toutes les pièces jointes. Pour un fax, il vérifie également à la fois le nombre total de pages reçues, leur correspondance avec le numéro indiqué sur la première feuille du fax et leur lisibilité. En cas de réception incomplète d'un fax ou de mauvaise qualité des pages individuelles, l'expéditeur en est informé.
Si les documents ont été reçus par la poste, toutes les enveloppes sont ouvertes, sauf celles portant l'inscription «en personne». Après ouverture, les enveloppes sont détruites, à l'exception des lettres de particuliers, car l'adresse de retour ne peut être indiquée que sur l'enveloppe. Les enveloppes sont également préservées des documents reçus déjà en retard. Dans ce cas, le cachet sur l'enveloppe peut servir de preuve de la date de réception du document. En outre, les enveloppes sur l'application de la loi avec les organisations (ATC, parquet, tribunaux, justice) sont conservées.
Le tri est effectué sur les documents non enregistrés - lettres publicitaires et d'information, invitations et bien d'autres, appels des citoyens - ils sont enregistrés par un autre employé (spécialiste principal) du Bureau des affaires dans un module distinct du système Codex, donc dans un poste de travail automatisé séparé (AWP). Les lettres non enregistrées, à leur tour, sont triées par interprète pour une transmission ultérieure (elles sont insérées dans des cellules ou des dossiers).
Seules les lettres adressées au Chef et à ses adjoints sont enregistrées.
Les lettres à enregistrer sont ouvertes. L'employé responsable de l'inscription lit le contenu et le trie en urgence (temps de réponse jusqu'à 3 jours). De plus, tout d'abord, les documents urgents sont enregistrés et un itinéraire leur est donné, puis d'autres. L'itinéraire est tracé dans plusieurs directions: les lettres sans inscription sont envoyées directement aux exécuteurs testamentaires (par exemple, les chefs de service, si la lettre leur est adressée), les lettres recommandées sont transférées au chef du ministère des Affaires pour examen et vérification. Cela facilite le travail du chef de l'administration. Si le problème relève de la compétence du chef de service, le document est renvoyé avec une résolution pour mise sous contrôle. D'autres sont soumis au Chapitre pour examen. Les documents sont renvoyés du chapitre avec une résolution de mise sous contrôle, indiquant les interprètes. En outre, le document est transféré à l'utilisateur pour examen et / ou exécution de la commande ultérieurement. C'est là que le mécanisme de document sortant démarre. À la fin de l'exécution, le document est vérifié, si nécessaire, il est remis au chef pour familiarisation et retrait personnel du contrôle. Si la réponse est préparée sur le formulaire d'un département, et non sur le formulaire de l'administration, la signature du chef du département concerné suffit (les exceptions sont les documents remis personnellement par le responsable du contrôle - ils nécessitent la signature obligatoire du chef, et doivent être préparés sur le formulaire de l'administration). Les documents finis signés sont renvoyés à l'UD pour enregistrement et expédition. La dernière étape des documents dans la chaîne d'événements consiste à les enregistrer dans le fichier et à les placer dans des emplacements de stockage. En outre, le document peut être utilisé par la suite, puis transféré aux archives ou détruit.
Le passage des documents internes a la voie suivante. Après préparation, le document est soumis à l'approbation, puis le responsable en prend connaissance, le signe et l'envoie pour enregistrement. De plus, le document est envoyé aux interprètes et mis sous contrôle. Lors de l'exécution, il est radié du boîtier, utilisé dans le futur, transféré aux archives ou détruit.
Les documents adressés au chef de district (chef de l'administration), ainsi que sans spécifier une personne ou un organe spécifique de l'administration, sont préalablement examinés par le chef adjoint de l'administration - le directeur commercial. On peut dire que le passage supplémentaire de documents par le chef du Département de l'administration est justifié. Un examen préalable des documents est effectué afin de distribuer les documents reçus à ceux qui nécessitent un examen obligatoire par le chef de district (chef de l'administration) et ne le demandent pas et sont envoyés aux sous-chefs de l'administration, ainsi qu'à ceux directement adressés aux organes administratifs.
^ Recherche du travail de bureau de base
Les spécialistes de l'établissement d'enseignement préscolaire sont réglementés par les instructions pour le travail de bureau, les règlements, la loi fédérale sur la circulation des citoyens, ainsi que les descriptions de poste.
Les principales étapes administratives sont:
Enregistrement;
Organisation du contrôle d'exécution;
Stockage opérationnel et archivistique;
Énoncé des travaux de référence.
Tous les documents reçus dans l'UD sont traités par un spécialiste de la première catégorie. Selon la liste dans les instructions pour le travail de bureau, les documents non enregistrés sont mis en évidence dans la documentation:
Les documents suivants ne sont pas soumis à enregistrement:
A) lettres de félicitations, invitations, notifications;
B) résumés;
D) listes de prix des prix, leurs copies;
E) les taux de consommation des matériaux;
E) documents comptables;
G) appels anonymes;
H) rapports statistiques, bulletins, collections envoyés pour information.
Les documents énumérés aux paragraphes: c, d, e, f, h, sont soumis à un enregistrement spécial dans les organes compétents de l'administration.
Une caractéristique importante est que la correspondance officielle doit être enregistrée le jour de la réception et les appels des citoyens dans les 3 jours à compter de la date de réception, conformément à la loi fédérale n ° 59-FZ du 02.05.2006 sur la procédure d'examen des recours des citoyens de la Fédération de Russie 1
Tout enregistrement est effectué dans le système Codex. Ce système est divisé en plusieurs modules. Le module "Correspondance de bureau" enregistre: initiative entrante, sortante, réponses aux documents entrants. L'inscription est effectuée par un spécialiste de la première catégorie.
Le module «Appels des citoyens» est utilisé pour enregistrer uniquement les appels entrants, les plaintes des citoyens. Le sous-système n'a pas de section pour enregistrer les documents sortants.
^ Organisation du contrôle de l'exécution des documents
Le contrôle de l'exécution des documents est un ensemble d'actions qui garantissent l'exécution en temps voulu des documents.
Le contrôle est effectué conformément aux instructions pour le travail de bureau.
Les principales tâches du groupe de contrôle des performances (l'employé responsable) sont les suivantes:
Suivre l'avancement et fixer l'exécution effective des documents entrants, sortants et internes qui ont des instructions fixes de la direction;
Généralisation des informations obtenues au cours du suivi du processus et des résultats de l'exécution, en apportant ces informations à la direction sous une forme formalisée pratique;
Développement de propositions pour accélérer les flux de documents et renforcer la discipline performante
Soumission de documents pour contrôle;
Vérifier la rapidité de présentation des documents à des artistes interprètes ou exécutants spécifiques;
Contrôle préliminaire et régulation du déroulement de l'exécution;
Retrait des documents du contrôle;
Comptabilité et généralisation des résultats du contrôle de l'exécution des documents
introduction
Ces dernières années, le rôle support d'information la gestion a augmenté plusieurs fois. Dans les conditions du monde moderne, de son développement social et économique, il convient de noter l'importance croissante du support informationnel pour le processus de gestion, qui comprend la collecte d'informations, leur stockage, leur traitement, leur transmission et leur archivage afin de prendre des décisions de gestion éclairées et efficaces.
Pour prendre des décisions de gestion efficaces dans les conditions modernes de développement et de croissance d'une économie de marché, une organisation a besoin d'un système de documentation automatisé intégré et cohérent.
Les processus d'information (collecte, traitement et transmission d'informations) ont toujours joué un rôle important dans la science, la technologie et la société. Au cours de l'évolution de l'humanité, il y a une tendance constante à l'automatisation de ces processus, bien que leur contenu interne soit resté essentiellement inchangé.
L'information n'existe pas par elle-même, elle se manifeste dans les processus d'information. Une personne vit dans le monde de l'information et participe tout au long de sa vie à toutes sortes de processus d'information.
Les principaux processus d'information sont: la recherche, la collecte, le stockage, la transmission, le traitement, l'utilisation et la protection des informations.
Les actions effectuées avec des informations sont appelées processus d'information.
Les processus associés à la réception, au stockage, au traitement et à la transmission d'informations sont appelés informatifs.
Processus d'information - un ensemble d'actions séquentielles (opérations) effectuées sur des informations (sous forme de données, d'informations, de faits, d'idées, d'hypothèses, de théories et autres) pour obtenir des résultats.
L'information se manifeste précisément dans des processus d'information qui ont toujours lieu dans tous les systèmes (sociaux, socio-techniques, biologiques et autres).
Les processus d'information mis en œuvre par certaines technologies de l'information constituent la base des activités d'information humaine. Un ordinateur est un appareil universel pour l'exécution automatisée de processus d'information.
Le but de ce travail est d'analyser et de considérer les systèmes d'information automatisés dans le domaine du travail de bureau, de démonter le concept de «systèmes d'information» et de les analyser lorsqu'ils sont introduits dans des systèmes automatisés.
Pour atteindre l'objectif, il est nécessaire de démonter les tâches suivantes: identifier et déterminer les principales tâches de l'établissement d'enseignement préscolaire, démonter les systèmes de bureautique et de gestion électronique des documents, prendre en compte les principes de création d'un support informatique lors de la mise en œuvre de systèmes automatisés.
En même temps, l'objet de ce travail est les systèmes de travail de bureau automatisés.
1. Concepts de base du travail de bureau et aspects théoriques de l'UA
1.1 Concepts de base d'un établissement d'enseignement préscolaire
Pour divulguer le sujet «travail de bureau automatisé», il est nécessaire d'introduire la terminologie de base de cet aspect. Commencez par définir le document. Le concept «document» nous est venu de la langue latine du mot «documentum», qui à son tour signifie «preuve», «preuve». Initialement, ce terme a été introduit à l'époque de Pierre le Grand et avait le sens de «témoignage écrit». Peu de temps après, des termes tels que «papier commercial», «document officiel» et «acte» sont entrés en usage. Ces termes soulignaient l'importance des fonctions documentaires dans le système de gestion. La loi fédérale n ° 77-FZ "Sur la copie obligatoire des documents" donne la définition suivante à un document: "Un document est un support matériel sur lequel sont fixées des informations sous quelque forme que ce soit sous forme de texte, enregistrement sonore, images et (ou) leur combinaison, qui a des conditions qui permettent pour l'identifier, et est destiné à être transmis dans le temps et dans l'espace pour une utilisation et un stockage publics. "
De cette définition il s'ensuit que le concept de «document» est inextricablement lié au concept d '«information». La loi fédérale "sur l'information et la protection de l'information" du 20 février 1995 donne la définition suivante au concept d '"information documentaire" - il s'agit d'informations enregistrées sur un support matériel avec des détails qui permettent de l'identifier. Plus tard, cette loi a été éditée et rééditée. Conformément à la définition de la loi fédérale n ° 149 - FZ «sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information», «l'information» est une information (messages, données) quelle que soit la forme de leur présentation ».
À leur tour, les informations documentées sont des informations qui sont enregistrées sur un support tangible en documentant des informations avec des conditions requises qui permettent de déterminer ces informations ou, dans les cas établis par la loi, leur support tangible.
Dans l'organisation de tout domaine d'activité, le document agit comme un moyen de gérer les activités dans toutes les divisions structurelles. Dans ce domaine d'activité, il faut dire «un document officiel», pas un «document» Un document officiel est un document autorisé à être utilisé dans une organisation, créé par une personne morale ou un individu, rédigé et certifié de la manière prescrite.
Le domaine d'activité qui fournit la documentation et l'organisation du travail avec des documents officiels est appelé Support documentaire du Bureau.
L'établissement d'enseignement préscolaire est engagé dans l'ensemble des travaux sur la création, l'exécution des documents, ainsi que leur exécution et le contrôle des délais. En outre, ce complexe comprend des travaux sur l'enregistrement des documents, la formation de dossiers à partir de documents déjà exécutés, le stockage et l'utilisation des dossiers en cours, leur préparation pour le transfert vers les archives.
Ces fonctions sont assurées par un service spécial, qui agit comme une unité structurelle indépendante. En même temps, il peut être appelé de différentes manières: le Bureau du Bureau, le Département général, le Bureau du Bureau, le Secrétariat ou le Bureau de la gestion.
Dans les entreprises dont l'activité est étroite, la documentation est plutôt limitée, de sorte que la création d'un département distinct n'est pas pratique. Dans de tels cas, le secrétaire du chef de l'organisation ou un employé spécialement embauché pour ce travail effectue tout le travail de maintien du flux de documents dans l'entreprise.
L'efficacité de l'entreprise, ainsi que la qualité et la rapidité de prise de décisions de gestion, dépendent du travail de bureau habilement réfléchi, organisé et bien organisé de l'entreprise. Ainsi, nous pouvons dire que la fourniture d'activités de gestion avec des documents de l'entreprise est la fonction la plus importante de la direction dans toute entreprise.
Néanmoins, il convient de noter que chaque entreprise est unique, a sa propre forme d'organisation personnelle et, par conséquent, il est nécessaire de choisir la forme de l'établissement d'enseignement préscolaire en fonction de la forme de gouvernement de l'entreprise. Par la suite, la réglementation de la forme de travail choisie avec des documents est enregistrée dans les instructions pour le travail de bureau de l'entreprise.
L'organisation du travail avec les documents officiels est actuellement réglementée par GOST R 51141-98 «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions". En plus du terme «travail de bureau», il existe un terme synonyme de «documentation de gestion», qui décrit le plus largement les informations et la composante technique de l'organisation moderne du travail de bureau.
Selon la norme de l'État, la documentation est la fixation d'informations sur divers supports selon des règles établies. La documentation est un ensemble d'opérations pour la création de documents, leur préparation, leur rédaction, leur approbation, leur enregistrement et leur production.
Le processus de service des établissements d'enseignement préscolaire comprend plusieurs étapes:
)création et exécution de documents;
)réception et transmission de documents;
)organisation de la circulation des documents au sein de l'organisation;
)enregistrement et contrôle de l'exécution;
)travail d'information et de référence;
)stockage de documents.
Ces activités sont effectuées pour effectuer les tâches suivantes:
)amélioration des formulaires et méthodes de travail avec la documentation;
)assurer une procédure uniforme de documentation;
)organisation du travail avec des documents;
)la construction de systèmes de recherche d'informations;
)contrôle de l'exécution et de la préparation des documents à transférer aux archives conformément à la réglementation en vigueur;
)réduction de la circulation des documents;
)unification des formulaires de documents;
)élaboration et mise en œuvre de documents normatifs et méthodologiques pour améliorer le support documentaire pour la gestion dans la structure;
)introduction des dernières technologies de l'information dans le travail avec des documents.
Pour un examen plus approfondi des fonctions et des tâches de la documentation de gestion et pour comprendre ce que fait exactement le service susmentionné, il est nécessaire de se concentrer sur le fait que dans le monde moderne, tout travail avec des documents de gestion est basé sur des technologies informatiques et de l'information. Les fonctions de l'établissement d'enseignement préscolaire ne sont pas seulement l'organisation d'un flux de travail efficace, la comptabilité de la documentation, ainsi que le suivi de l'exécution de tous les documents au sein d'une entreprise et la définition des tâches dans le développement de systèmes d'information automatisés pour travailler avec la documentation. Dans le même temps, il est nécessaire de fournir un mode d'accès à l'information, ainsi que sa protection contre les accès non autorisés pour améliorer le travail avec la documentation à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.
Cependant, toutes ces tâches sont irréalisables si les informations utilisées pour créer les documents ne sont pas complètes, objectives, exactes, précieuses, fiables et fournies en temps opportun.
1.2 Les principales tâches du service de documentation de gestion
Dans les conditions modernes, lorsque le travail avec la documentation de gestion dans de nombreux établissements est basé sur la technologie informatique, les fonctions de l'établissement d'enseignement préscolaire ne se limitent pas à l'organisation du flux de documents de l'établissement, à la comptabilisation des documents et au suivi de leur exécution. Le service DOE est directement impliqué dans la définition des tâches dans le développement de systèmes d'information automatisés pour travailler avec des documents, dans l'accès à l'information, dans l'amélioration du travail avec les documents.
Ainsi, le service des établissements d'enseignement préscolaire résout trois grands ensembles de tâches:
) fournir de la documentation sur les activités de gestion;
) organisation du travail avec des documents dans l'institution;
) améliorer les formes et les méthodes de travail avec les documents.
Les tâches du service DOE déterminent ses fonctions.
1. Les tâches consistant à assurer la documentation des activités de gestion peuvent être résolues en exécutant les fonctions suivantes:
Développement et conception de formulaires, assurant leur production;
assurer la production de documents, la copie et la réplication;
contrôle de la qualité de la préparation et de l'exécution des documents, respect de la procédure d'approbation établie et certification des documents.
2. Les tâches d'organisation du travail avec des documents dans l'institution sont résolues en remplissant les fonctions suivantes:
Mise en place d'une procédure unifiée pour le passage des documents (flux documentaire de l'institution);
transmission du traitement des documents entrants et sortants;
enregistrement et comptabilité des documents entrants, sortants et internes;
contrôle de l'exécution des documents;
la systématisation des documents, en assurant leur stockage et leur utilisation; organisation du travail avec appels des citoyens.
assurer la protection des informations.
3. Les tâches d'amélioration des formes et des méthodes de travail avec les documents comprennent les fonctions suivantes:
Élaboration et traitement de documents réglementaires, instructifs et méthodologiques et les porter à l'attention des employés de l'organisation;
conseils méthodologiques et contrôle du respect des règles établies pour travailler avec les documents dans les unités structurelles de l'organisation;
formation avancée des employés de l'organisation et leurs conseils sur le travail avec des documents;
la rationalisation de la documentation de l'organisation, l'exécution des travaux sur l'unification des documents, l'élaboration de la feuille de temps et de l'album des formulaires de documents utilisés dans les activités de l'organisation;
le développement et la mise en œuvre de nouvelles formes et méthodes de travail avec des documents, l'amélioration du flux de travail de l'organisation, l'augmentation de la discipline exécutive;
définir des tâches pour le développement et l'amélioration de systèmes d'information automatisés et de bases de données pour travailler avec des documents.
Sur la base des points ci-dessus, nous voyons que sans la mise en œuvre de la gestion électronique des documents, un employé ne peut pas effectuer toutes les opérations seul.
1.3 Technologies modernes pour la mise en œuvre de systèmes de gestion électronique de documents
Le système de gestion nécessite l'organisation et le maintien d'un flux de travail efficace, qui doit être présenté comme un processus commercial formalisé. Dans ce cas, tout document (électronique ou papier) est le principal outil pour formaliser l'interaction commerciale entre les divisions des entreprises et des organisations. relations extérieures.
La tendance constante à une augmentation significative de la quantité d'informations nécessaires pour prendre des décisions de gestion conduit au fait que vous devez recevoir, traiter et stocker des documents en une quantité beaucoup plus grande qu'auparavant. Les méthodes traditionnelles de travail avec des documents deviennent en même temps inefficaces.
L'analyse des processus commerciaux a montré qu'environ 15% des documents sont perdus pendant le travail et que leur recherche occupe jusqu'à 30% du temps de travail des employés chargés du traitement des documents. Dans le même temps, la perte irrécupérable d'une partie même de l'information peut entraîner des pertes importantes.
Organiser travail en équipe avec un document papier typique, il doit être copié plusieurs fois, livré à diverses unités structurelles, réunions spéciales, approbations, ce qui prend un temps incroyablement long.
Un autre problème est lié au long temps de recherche des informations requises sur demande. Lorsque vous travaillez avec des documents électroniques, le temps de recherche d'un document et, par conséquent, le temps de réponse à une demande est bien moindre.
Selon les estimations d'experts, le remplacement des documents papier par des documents électroniques contribue à une augmentation de la productivité des employés de 25 à 50%, et le temps de traitement d'un document est réduit de plus de 75%. Classiquement, une entreprise, en tant que processus métier, est prise en charge par le système d'automatisation à seulement 10-20%. Ce ne sont, en règle générale, que les tâches qui peuvent être des informations clairement formalisées et structurées. Le processus même de formulation et de formalisation n'est pas soutenu par l'automatisation traditionnelle.
1.4 Systèmes de bureautique et de gestion électronique des documents
Après avoir déterminé le niveau d'automatisation requis, l'organisation sélectionne un système qui répondrait aux besoins d'automatisation de l'organisation.
On entend par système d'automatisation tout système automatisé conçu pour résoudre des problèmes de travail de bureau, quel que soit l'objet d'automatisation, qu'il s'agisse d'un organisme gouvernemental, d'une banque commerciale, d'une société commerciale ou de toute autre organisation. Il est important pour cette organisation de mener des travaux de bureau et de le faire conformément aux exigences énoncées par la législation russe, ce qui permet de définir assez précisément l'éventail des tâches à résoudre8.
Le choix d'un système d'automatisation pour travailler avec des documents, en règle générale, l'une des deux options est considérée:
la bureautique;
automatisation de la circulation des documents.
Les systèmes de bureautique résolvent principalement les problèmes de comptabilité (enregistrement) des documents entrants, sortants, internes et organisationnels et administratifs, de comptabilisation des résolutions émises et des informations reçues sur leur exécution. Les bases de données système peuvent stocker non seulement les détails des documents sous la forme de ce que l'on appelle. «Cartes d'enregistrement et de contrôle», mais aussi leur contenu sous forme de textes, fichiers ou images. Les systèmes de bureautique vous permettent de contrôler l'exécution des documents et chaque résolution ou commande, de stocker des données sur les cas auxquels les documents sont liés. Une recherche rapide des documents nécessaires selon un critère donné ou un ensemble d'entre eux est un attribut intégral de ces systèmes.
Aujourd'hui, il existe trois façons principales de mettre en œuvre un système d'automatisation de la gestion des documents:
développement d'un système d'automatisation original;
installation d'un système d'automatisation typique;
mise en place d'outils d'automatisation.
Idéalement, le système devrait prendre en charge le flux de documents papier et électronique, ainsi que les processus opérationnels de l'organisation. En pratique, cela est difficile à réaliser.
Un facteur important qui doit être pris en compte est l'évolutivité du programme, c'est-à-dire la possibilité d'augmenter au fil du temps le nombre de postes de travail (ordinateurs) sur lesquels le programme est utilisé et d'augmenter le nombre de documents stockés dans le système.
Un autre point à prêter attention est la possibilité de travailler avec des documents pendant plusieurs années. Dans certains programmes, chaque année, les documents de l'année écoulée sont déplacés vers les archives et une nouvelle base de données des documents de l'année en cours est créée. D'une part, cela simplifie le travail et réduit la charge sur le système. Mais d'un autre côté, cela peut compliquer considérablement le contrôle de l'exécution et la recherche des documents de l'année écoulée. Ceci est particulièrement visible en début d'année, quand il y a de fréquentes références à des documents d'il y a 2-3 mois, qui ont déjà été déplacés vers les archives.
Par conséquent, il est important que le programme vous permette de rechercher facilement des documents au cours des dernières années.
Le programme doit être accessible pour que l'utilisateur puisse effectuer lui-même certains réglages du système (par exemple, dictionnaires, livres de référence, itinéraires typiques, etc.) sans avoir à recourir aux services de l'administrateur. L'administrateur ne doit exécuter que des fonctions visant à garantir la sécurité des informations, en contrôlant les droits et les actions des utilisateurs.
Malgré la préservation de toutes les principales fonctions de travail de bureau traditionnelles dans les systèmes automatisés, l'automatisation permet bien sûr plus efficacement que les technologies traditionnelles («manuelles») d'organiser le travail avec des documents et, à l'aide de réseaux informatiques, de résoudre de nombreuses tâches de travail de bureau typiques d'une nouvelle manière, en simplifiant et en accélérer le processus de mouvement des documents dans l'organisation.
En général, un système de support d'information automatisé peut inclure les blocs suivants:
.un système automatisé d'informations scientifiques et techniques (STI), dont les tâches sont l'identification, la comptabilité, la sélection et la présentation en temps opportun de tous les documents, résumés ou adresses aux utilisateurs qui correspondent à la direction des activités de l'organisation et aux demandes des gestionnaires et des spécialistes.
Parmi les tâches prioritaires du système, il est nécessaire de mettre en évidence:
)comptabilité des sources entrantes de STI (livres, brochures, revues scientifiques, articles, rapports scientifiques et techniques, etc.);
)comptabilité automatisée du service d'abonnement aux utilisateurs, y compris l'enregistrement de l'émission et le retour des sources de NTI;
)compilation et maintenance de divers index, bulletins;
)informer les cadres sur l'actualité scientifique, technique, économique, etc. des réalisations en fonction de leurs besoins d'information sur des demandes constantes ou ponctuelles (en mode de diffusion sélective de l'information et de recherche rétrospective);
) recherche et diffusion d'informations scientifiques et techniques correspondant au problème à résoudre à différentes étapes du processus décisionnel;
.système de réglementation automatisé. et informations juridiques. Ces types d'informations agissent comme des régulateurs décisionnels de base, y compris sur leur base la validité juridique de la décision est vérifiée. Les possibilités limitées du personnel d'encadrement dans le traitement manuel de gros volumes de ces informations conduisent à une sensibilisation insuffisante des managers aux normes en vigueur. L'un des moyens d'améliorer la fourniture d'informations juridiques est l'automatisation;
.un système documentaire automatisé d'informations organisationnelles et administratives;
.système automatisé d'informations factuelles et de référence.
Chacun des sous-systèmes énumérés joue un rôle distinct dans le processus de prise de décision. Le système factographique est utilisé pour obtenir et traiter des informations spécifiques sur l'état et la dynamique d'un objet géré. Le système automatisé d'informations scientifiques et techniques fournit aux gestionnaires et aux spécialistes les informations scientifiques et techniques nécessaires. informations techniques, sans lequel il est impossible de justifier la décision. Un système automatisé d'informations réglementaires et juridiques est nécessaire pour fournir un soutien juridique aux décisions prises. La place centrale par rapport aux autres sous-systèmes est occupée par un système automatisé d'informations organisationnelles et administratives (ORI), qui agit comme un canal de communication opérationnelle entre les systèmes de contrôle et contrôlés et reflète tout le cycle de prise de décision managériale, du diagnostic d'un problème au choix et à la mise en œuvre d'une alternative. Ainsi, le système ORI n'est pas seulement un système de recherche d'informations, il participe activement et influence le processus de gestion. Ses principales tâches sont de créer les conditions optimales pour l'organisation du système et des processus de gestion, de mettre en œuvre la prise de décision en temps opportun et de les amener à des exécutants spécifiques, pour assurer un contrôle en temps opportun sur le calendrier, la qualité et le volume de mise en œuvre des décisions à tous les niveaux de gestion.
2. Systèmes d'information dans la mise en œuvre de systèmes automatisés de gestion des documents
1 Principes de base pour le développement d'un système d'aide à l'information dans la mise en œuvre de systèmes automatisés
automatisation de la gestion électronique des documents
L'expérience de la conception de systèmes d'information de gestion (SIG) nationaux et étrangers montre qu'un facteur important déterminant leur efficacité est la mise en œuvre d'une approche systématique pour résoudre les problèmes de support d'information. Approche systémique implique une réflexion globale et une solution des problèmes économiques, technologiques, psychologiques, techniques et sociaux. Il permet de se rapprocher du problème de la création d'un système de contrôle intégral qui combine l'intégration horizontale (coordination de toutes les informations nécessaires à la prise de décision, circulant à un certain niveau hiérarchique) avec l'intégration verticale. Le principe d'intégration est le plus pleinement mis en œuvre dans les systèmes automatisés, que nous considérerons comme un objet de conception dans ce chapitre.
Une expérience suffisamment étendue dans l'exploitation de systèmes de contrôle automatisés nous permet de formuler les principes de base de leur création. Ces principes peuvent être grossièrement divisés en 3 groupes:
) la gestion;
) technique;
)organisationnel.
Le premier groupe comprend les principes de cohérence, de complexité, d'efficacité des systèmes créés et le principe de nouvelles tâches.
Le principe de cohérence exige que la conception du système d'information soit basée sur une analyse préliminaire du système de l'objet de contrôle et du système de contrôle dans son ensemble. L'analyse du système consiste à déterminer les objectifs du système, à construire un modèle formalisé du fonctionnement de l'objet.
Le principe de complexité implique l'interconnexion de tous les travaux réalisés en production, en gestion, y compris les travaux d'automatisation. L'efficacité de l'automatisation n'est atteinte que par une planification unifiée de l'ensemble du complexe de mesures visant à intensifier la production en utilisant un cadre méthodologique unique. De plus, comme l'a montré la pratique, les systèmes qui automatisent non seulement une fonction ou une tâche, mais aussi leur complexe interconnecté, sont plus efficaces. Le principe de complexité a été incarné de manière réaliste dans la transition de la création de systèmes locaux à la création de systèmes automatisés intégrés.
L'une des dispositions les plus importantes dans le développement de tout système automatisé est principe d'efficacité de l'automatisation... L'efficacité des systèmes est principalement associée à la sélection correcte de la gamme de fonctions, technologies et tâches automatisées. Il existe souvent des systèmes dont l'efficacité est soit insuffisante, soit négative.
Comme critère d'évaluation de l'efficience de la plupart des systèmes, des indicateurs d'efficacité économique sont utilisés. Les critères de performance peuvent également être: une durée de service réduite, une sensibilisation accrue des utilisateurs et un certain nombre d'autres indicateurs.
Le principe des nouveaux défis suppose que le système développé fournira non seulement une solution aux problèmes traditionnels, mais permettra également l'utilisation de nouvelles technologies, ce qui signifie que de nouvelles opportunités apparaîtront dans le support informationnel des décisions de gestion. Effectuer uniquement des tâches locales de comptabilité et de reporting dans le cadre d'un système automatisé s'avère inefficace.
Le deuxième groupe de principes de conception comprend des principes techniques dont le respect est absolument nécessaire:
)utilisation complexe de la technologie informatique et des logiciels;
)créer un unifié base d'informations systèmes;
)organisation de la communication directe entre l'utilisateur et le système.
La complexité de l'utilisation du matériel et des logiciels gagne en importance à mesure que la portée de la technologie informatique se développe.
La création d'un système d'information intégré étant un processus très complexe et chronophage, la réalisation du travail pertinent nécessite une coordination des activités de tous les spécialistes-développeurs, ce qui est réalisé en désignant un spécialiste du support informatique de premier plan. De telles positions ont déjà été introduites dans un certain nombre d'entreprises. Les principales fonctions d'un spécialiste du support informationnel sont:
.organisation des travaux de conception, de maintenance et de développement de la base de données intégrale; examiner les besoins d'information au sein de l'organisation; généralisation de l'expérience de création systèmes efficaces support d'information;
.amélioration et mise en œuvre de classificateurs et de codificateurs;
.organisation des travaux visant à créer des systèmes d'intégration de bases de données hétérogènes et à améliorer les systèmes de gestion bases de données distribuées Les données;
.assurer le fonctionnement fiable des systèmes d’aide à l’information.
Le spécialiste en chef de l’information (SI) gère les travaux du service d’appui à l’information, qui réalise, conformément au plan, le développement, la mise en œuvre et l’exploitation du système d’information de gestion. Dans le cadre du service, il est conseillé de séparer les groupes pour travailler avec des informations internes et externes. La coordination des travaux de ces groupes, ainsi que l’interaction du service d’information avec d’autres services de l’organisation, est l’une des fonctions les plus importantes du spécialiste en chef.
Il existe deux approches pour concevoir des systèmes de contrôle automatisés (ACS):
)déductif (d'une tâche générale à une tâche de gestion particulière);
)inductif (des fonctions spécifiques à un problème de contrôle général).
L'expérience montre que le plus prometteur semble être la combinaison de ces deux approches et leur subordination à un seul objectif. Le schéma général de conception du support d'information peut être présenté dans l'ordre suivant:
Analyse du système décisionnel... Le processus commence par identifier tous les types de décisions qui nécessitent des informations à prendre. Les besoins de chaque niveau et domaine fonctionnel doivent être pris en compte.
Analyse des demandes d'informations, c'est à dire. il est nécessaire de déterminer le type d'information requis pour chaque décision.
Solutions d'agrégation... S'il fallait un système d'information spécifique pour prendre chaque décision, l'ISU serait d'une complexité désespérante. Les solutions qui nécessitent les mêmes informations doivent être regroupées en une seule tâche de gestion. En d'autres termes, l'AIS doit être coordonné et intégré à la structure organisationnelle.
Conception du traitement de l'information... A ce stade, un véritable système est en cours de développement pour collecter, transférer, stocker et modifier les informations.
La dernière étape est création et mise en œuvre du système, dont le but est d'évaluer les informations fournies par l'ISU et de détecter les erreurs. En outre, il est nécessaire d'admettre que le système conçu présentera de nombreuses lacunes et, par conséquent, il est nécessaire de créer des procédures pour les identifier et corriger le système. Ainsi, le système doit être conçu pour être flexible.
Une technique de recherche répandue et efficace dans la mise en œuvre des travaux de conception de l'ISU est l'analyse des décisions prises dans chaque lien, à chaque niveau, par chaque gestionnaire. L'analyse des décisions prises permet de présenter tout le complexe des tâches auxquelles est confronté le sujet de gestion, de déterminer les tâches dont la solution est obligatoire pour un niveau ou d'un manager donné et de fournir leur support informationnel, de justifier les méthodes efficaces de leur solution. Le développement de méthodes devrait être axé sur l'utilisation maximale des réalisations scientifiques, y compris des modèles mathématiques.
L'ISU n'apparaît pas instantanément. Il faut 3 à 5 ans à une entreprise pour mettre en œuvre un tel système automatisé intégré. Par conséquent, il y a toujours un élément de planification à long terme dans le développement de l'AIS. Cette thèse s'applique également à l'organisation du support informationnel sous une forme traditionnelle.
Expérience de la conception et du développement d'ACS dans les années 1970-1980. trouvé une réflexion dans les GOST, qui présentent les principales recommandations et exigences qui ont résisté à l'épreuve du temps.
Conformément à GOST 20914-75, les étapes suivantes de la conception ACS peuvent être distinguées:
.stade de pré-conception;
.Étape de conception;
La mise en oeuvre.
L'étape de pré-conception comprend l'inspection avant la conception et l'élaboration des spécifications techniques du système de contrôle automatisé. Les résultats les plus importants de cette étape sont la description des buts et objectifs du système d'information; le développement des exigences générales pour sa création; élaboration d'un programme d'enquêtes, dans le cadre duquel sont étudiés et affinés: modèle de gestion de l'information; structure et fonctions de l'organisation, liste des tâches à automatiser; composition provisoire des moyens techniques; caractéristiques techniques et économiques du système d’aide à l’information.
La phase de conception est associée au développement de projets techniques et de travail. L'élaboration d'une mission technique comprend une enquête sur une installation existante (organisation ou unité) et ses systèmes de contrôle ou l'installation la plus proche (analogue d'une nouvelle installation). Pour résoudre les problèmes de support d'information, de flux d'informations, de systèmes de classification et de codage, les formes de documentation sont analysées, ainsi que le SGBD, les structures des bases de données existantes et les méthodes de leur intégration sont étudiées. Les résultats de ces travaux sont inclus dans les exigences technologiques initiales et sont élaborés conformément aux GOST 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, en tenant compte de GOST 24.202-80 et 24.205-80.
Lors de l'élaboration d'un projet technique, il est nécessaire de s'attarder en détail sur l'analyse de toutes les informations utilisées du point de vue de leur exhaustivité, de leur cohérence, du manque de redondance et de duplication, ainsi que sur le développement de formes de documents de sortie. Les résultats d'une telle étude sont documentés dans le document «Description du support informationnel», qui précise les exigences pour l'organisation de l'OI. La documentation technologique doit être conforme aux exigences de GOST 24.101-80, en tenant compte de GOST 24.205-80. Conformément aux documents méthodologiques, il est permis de formaliser les travaux de cette étape sous la forme d'une section distincte du projet technologique, dont le développement peut être achevé dans des termes différents des délais fixés pour la soumission de la documentation de conception et d'estimation, mais au plus tard au début de l'étape de «mise en service».
Au stade de la conception détaillée, l'une des principales étapes est le développement de la documentation de travail pour le support informationnel du SI, dont le but est de créer les logiciels nécessaires, de préparer les informations de référence et de production sur les supports de la machine pour le téléchargement initial de la base d'informations, ainsi que de publier la documentation de travail nécessaire. y compris les instructions d'utilisation et les instructions d'utilisation. Au même stade, il est conseillé d'élaborer et d'approuver un règlement sur l'administrateur de la base de données. La composition de la documentation devrait inclure: la conception technique du système d'information; description de l'organisation de la base d'informations; description des systèmes de classification et de codage; liste des données initiales; liste des documents de sortie; description des bases de données locales; formes de documents de sortie.
La phase de mise en œuvre de l'ISU comprend la mise en œuvre des principales mesures de mise en œuvre; sélection et formation du personnel; préparation des locaux et des moyens techniques. À ce stade, le fonctionnement d'essai du système est également effectué en résolvant des problèmes spécifiques et en analysant les résultats des tests.
Les travaux de création de systèmes automatisés de tous types sont régis par GOST 24.601-86 «Systèmes automatisés. Les étapes de la création ". Les exigences générales et un ensemble d'œuvres à toutes les étapes et étapes sont déterminées par GOST 24.602-86 "Composition et contenu des œuvres par étapes de création".
.2 Systèmes d'information, leurs propriétés et caractéristiques
Un système d'information est un système dans lequel se déroulent des processus d'information qui composent le cycle de vie complet de l'information: génération, transformation, transmission, réception, stockage, traitement (utilisation), destruction.
La tâche des systèmes d'information - support informationnel de l'activité de fond de l'organisation.
Quant aux caractéristiques et propriétés des systèmes d'information, il convient tout d'abord de mentionner la taille et la complexité.
Systèmes modernes de toute nature sont généralement des systèmes vastes et complexes.
Un système complexe un système à grande échelle est un système constitué d'un grand nombre d'éléments interconnectés et en interaction et capable de remplir une fonction complexe.
L'impact des facteurs aléatoires. Une caractéristique et très significative est la sensibilité des systèmes d'information à l'influence de facteurs aléatoires, et pas seulement tels que, par exemple, les pannes, les pannes ou les erreurs des dispositifs techniques du personnel ou des utilisateurs, mais aussi telles que les actions malveillantes des personnes, qui ne sont pas seulement accidentelles, mais aussi généralement imprévisible ou, au mieux, difficile à prévoir.
Participation aux processus d'information humaine... La particularité est que l'utilisateur final des systèmes d'information est toujours des employés de l'organisation. Le personnel de l'organisation a ses propres intérêts et objectifs, qui doivent être pris en compte lors de la fourniture d'informations (présence du libre arbitre).
Unicité. Chaque état du système d'information est unique et nécessite de prendre en compte toutes ses caractéristiques et, par conséquent, l'application individuelle de diverses influences lors de la fourniture d'un support d'information.
Dynamisme. Les systèmes d'information changent leur structure et l'état des éléments au fil du temps.
Distribué désigne la disposition spatiale des composants individuels du système.
L'état d'un système d'information est un ensemble de décisions structurelles organisationnelles, techniques, procédurales, informationnelles et juridiques interconnectées de manière systémique.
Donnons les définitions des concepts introduits. L'organisation fixe de la composition, de la quantité, de l'architecture (interconnexion) d'un ensemble de moyens et systèmes techniques, ainsi que du personnel technique et du personnel directement impliqué dans la mise en œuvre des procédures d'information, peut être définie comme l'état de la structure technique et organisationnelle d'un système d'information ou comme une solution structurelle organisationnelle et technique.
L'organisation fixe de la composition, la séquence des procédures d'information peuvent être définies comme l'état de la structure procédurale du système d'information ou comme une solution structurelle procédurale.
Par base juridique des technologies de l'information, nous entendons la composition des documents réglementaires régissant le support de l'information en termes de fonctionnement du système d'information. Il peut s'agir de: dispositions générales, tâches fonctionnelles du personnel, instructions et manuels sur les techniques, méthodes et méthodes d'exécution des procédures et de travail sur les moyens techniques, etc.
2.3 Système de gestion de l'information, ses buts et objectifs
Un système de gestion de l'information est défini comme un système formel permettant de fournir à une administration des informations nécessaires à la prise de décisions.
Le SGI doit fournir des informations sur le passé, le présent et l'avenir prévu. Elle doit garder une trace de tous les événements pertinents à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. L'objectif général du SGI est de faciliter la mise en œuvre efficace des activités de planification, de contrôle, de production et du processus de gestion dans son ensemble. Sa tâche la plus importante est de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment.
Il convient de noter que l'IMS n'est pas le seul système intégré complet à répondre à tous les besoins d'information de l'administration. Puisqu'il peut y avoir un désir d'obtenir un système de cette nature, il est nécessaire de stipuler cet aspect qu'en raison de la grande complexité, la probabilité de sa création est faible. Le fait que l'IMS implique invariablement l'utilisation d'ordinateurs ne doit pas être négligé. En effet, les progrès récents de la technologie de traitement des données ont énormément contribué au développement des systèmes de gestion de l'information. Certains types de systèmes I&C seraient impossibles sans la rapidité et la précision du traitement des données qu'offrent les ordinateurs.
La révolution informatique a entraîné des changements importants dans le traitement de l'information dans les organisations. Une étude sur les pratiques de gestion a révélé que les systèmes de traitement électronique des données et de gestion de l'information sont les deux outils de gestion les plus largement utilisés. L'utilisation généralisée des ordinateurs dans les organisations permet aux gestionnaires de tous niveaux d'utiliser de grandes quantités d'informations dans leurs activités.
Grâce à la technologie informatique, les managers individuels peuvent désormais prendre des décisions sur la base des informations générées au sein de leur entreprise. Les bases de données internes permettent à un dirigeant d'obtenir des informations sur son activité, ses marchés, sa concurrence, ses prix et ses prévisions en quelques heures seulement.
Les ordinateurs peuvent fournir aux responsables tout type d'informations de contrôle qui les aident à comparer les résultats prévus et réels, à détecter rapidement les écarts et à effectuer des ajustements pour résoudre les problèmes. Cependant, comme tous les outils de gestion, les systèmes d'information informatisés fonctionnent comme ils sont conçus et ne pourraient pas s'améliorer. Par conséquent, à mon avis, il est nécessaire de considérer les problèmes de conception des SCI et les moyens d'améliorer leur efficacité.
Il ne serait pas exagéré de dire que le but du SGI n'est pas seulement de simplement émettre et traiter certaines informations. I&C doit être orienté utilisateur, c'est-à-dire que les informations qu'il traite doivent répondre aux besoins des gestionnaires qui les reçoivent.
Lors de la conception d'un système d'information, il faut garder à l'esprit que les besoins d'information des managers sont différents et dépendent de leur niveau dans la hiérarchie et des responsabilités fonctionnelles.
Systèmes de gestion de l'information et activités de gestion
En étudiant les différences dans les besoins d'information des gestionnaires, il est possible de diviser conditionnellement les types d'activités de gestion en trois catégories.
1.La planification stratégique est le processus qui consiste à prendre des décisions sur les objectifs d'une organisation, à modifier ces objectifs, à utiliser des ressources pour atteindre ces objectifs et concernant les stratégies qui déterminent la réception, l'utilisation et le placement de ces ressources.
2.Le contrôle de gestion est le processus par lequel les gestionnaires s'assurent que les ressources sont reçues et utilisées efficacement pour atteindre les objectifs généraux de l'organisation.
.Le contrôle opérationnel est le processus qui garantit l'exécution efficace et qualifiée de tâches spécifiques.
Ces catégories d'activités correspondent à peu près aux responsabilités des cadres supérieurs, intermédiaires et inférieurs. I&C doit fournir des informations qui satisfont aux diverses exigences de chacune des catégories.
Par exemple, les activités de planification stratégique des cadres supérieurs comprennent principalement les questions d'interactions futures entre l'organisation et l'environnement. Ainsi, les cadres supérieurs ont besoin d'informations provenant de sources externes. Cette information ne doit pas être très détaillée et doit être suffisamment large pour montrer les tendances. De plus, une très grande précision n'est pas requise.
Les informations nécessaires au contrôle de gestion sont nécessaires aux cadres supérieurs et intermédiaires. Naturellement, il doit provenir de sources internes et externes. Par exemple, les cadres supérieurs ont besoin d'informations sur les performances de leurs principales unités commerciales et sur les activités des organisations concurrentes. Le cadre intermédiaire a besoin d'informations sur la productivité, les coûts, le chiffre d'affaires et éventuellement les changements dans les exigences des clients ou la technologie. Ces informations doivent être plus détaillées, plus précises et plus précises que ce qui est requis pour la planification stratégique. Il doit également arriver à des intervalles plus courts, car le délai de décision est plus court.
Les informations de surveillance liées aux opérations quotidiennes doivent être très précises, limitées et à jour. Il devrait provenir presque exclusivement de sources internes. Par exemple, un responsable de la production doit savoir exactement combien d'heures chaque travailleur travaille par jour, quelle est la production quotidienne ou hebdomadaire et combien de matière est utilisée et gaspillée.
De plus, les managers ont besoin d'informations spécifiques liées à leur domaine professionnel spécifique. Par exemple, un directeur des ventes a besoin d'informations sur les accords commerciaux, les goûts des consommateurs, la compétitivité des nouveaux produits, etc. Des informations détaillées sur les spécifications techniques d'un nouveau produit, qui sont fondamentalement importantes pour le chef du département technique, ne sont pas essentielles pour prendre des décisions concernant les ventes. En effet, si l'IMS délivre régulièrement de telles informations au directeur commercial, cela ne fera qu'interférer avec son travail et prendre du temps.
.4 Sources d'information de gestion
Les sources internes sont des documents créés directement dans l'organisation. Il s'agit notamment des systèmes de documentation organisationnels et administratifs, spéciaux (personnel, financier, planification, etc.), ainsi que d'autres documents de l'entreprise. Parmi les documents les plus intéressants, nous retiendrons les rapports: quotidiens (analyse des pertes, statistiques d'efficacité du travail, analyse des pertes de temps, commandes reçues); hebdomadaire (analyse des heures supplémentaires, avancement des travaux, contrôle de projet); mensuel (rapport d'activité des départements, analyse des changements de personnel, analyse des frais généraux, analyse des ventes, rapport sur les dépenses de stocks, analyse de l'évolution des ventes, compte de profits et pertes, bilan, analyse des états financiers, trésorerie, comptes en souffrance); trimestriel, semestriel et annuel (compte des revenus, bilan, sources et utilisation des fonds, rapports sur les travaux des départements). En fonction des conditions spécifiques de fonctionnement de l'organisation, la documentation de reporting peut avoir sa propre fréquence, la forme de présentation de l'information. En outre, des types de rapports peuvent être générés qui correspondent aux tâches d'automatisation. En plus des rapports réguliers, des rapports sont rédigés sur l'observation à long terme des facteurs et situations individuels.
Les sources internes peuvent, à leur tour, être subdivisées en sources primaires et secondaires. Les principaux sont ceux dans lesquels des données opérationnelles spécifiques sur les résultats des activités de l'organisation sont enregistrées - ce sont des documents comptables, ORD, etc. Les sources primaires sont les plus fiables.
Documents secondaires - textes de nature généralisante, consolidée et rapportante, c'est-à-dire résumés, rapports, rapports, notes analytiques, prévisions, etc. Ces sources contiennent, en règle générale, des données agrégées, certaines conclusions et recommandations. Les sources secondaires sont moins fiables, car elles sont plus déformées. La distorsion des informations peut être influencée non seulement par des erreurs de calculs et de conclusions, mais également par une forte probabilité de distorsion délibérée afin de dissimuler certaines omissions officielles, par conséquent, les informations contenues dans les sources de ce type doivent être revérifiées.
.5 Organisation des flux d'informations
Pour la formulation et la solution de nombreux problèmes de gestion, des informations sont utilisées, présentées dans plusieurs tableaux. Le maillon central de l'organisation des flux d'informations est de déterminer les itinéraires de ses déplacements et la fréquence de circulation entre les sources et les consommateurs.
Ainsi, le processus de consommation des ressources d'information est mis en œuvre sous la forme flux d'informations... Lors de la création d'un SI, il est nécessaire d'organiser rationnellement les flux d'informations, ainsi que d'augmenter leur intensité. Pour résoudre ces problèmes dans la conception des SI, il est recommandé d'analyser les flux d'informations, ce qui permet d'étudier le système existant d'organisation du support de l'information, crée la base d'une amélioration et d'une optimisation ultérieures des flux d'informations. L'analyse des flux d'informations se fait en deux étapes:
) examen;
) construction et analyse du modèle d'information de l'organisation en question.
La base de la conception de l'ISU repose sur les résultats d'enquêtes sur les flux d'informations et le flux de travail, caractéristiques du domaine dans lequel ce système d'information est créé. Actuellement, il n'y a pas de GOST, de matériel réglementaire régissant l'enquête et l'analyse des flux d'informations dans la conception des SI. Cependant, ces problèmes sont reflétés dans les documents réglementaires pour ACS (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83, etc.), qui peuvent être utilisés pour organiser le travail dans les cas considérés.
Lors de l'analyse des flux d'informations, il est nécessaire de prendre en compte le mouvement des informations dans les directions suivantes:
Verticalement, c'est-à-dire par niveaux hiérarchiques. L'analyse des écoulements verticaux le long des lignes ascendantes et descendantes vous permet d'identifier la continuité, le compactage, la moyenne, la sortie d'informations. L'analyse de la continuité de l'information met en évidence les indicateurs transversaux passant par tous les niveaux de gestion, et met en évidence ceux d'entre eux qui sont caractéristiques d'un même phénomène à différents niveaux, à savoir il devient possible d'unifier les informations. Les conclusions de cette analyse deviennent la base pour déterminer le support d'information à différents niveaux hiérarchiques.
L'analyse du degré de compactage de l'information caractérise l'exactitude de l'élimination des indicateurs insignifiants et l'agrégation des détails en indicateurs généralisés. Cela est dû aux schémas généraux de transfert d'informations vers un niveau supérieur;
Mouvement horizontal des informations. L'objectif principal d'une telle analyse est de comparer les schémas de développement et de prise de décision et les schémas de flux d'informations, puisque son acheminement est déterminé par les processus de développement de décision. La méthode la plus acceptable pour analyser les itinéraires d'information est l'analyse de réseau, où les événements sont des décisions spécifiques et les chemins sont le flux d'informations.
Au cours de l'analyse, les chemins les plus courts sont trouvés pour apporter toutes les solutions nécessaires (pour plus de clarté, il est recommandé de construire un diagramme). L'analyse graphique donne une image assez complète de la rationalité des flux d'information. Dans ce cas, il faut prendre en compte le flux direct de mouvement, le rythme, la spécialisation des flux d'information, la densité (intensité), le parallélisme du mouvement des flux.
La structure des flux d'informations est révélée en analysant la structure de l'organisation, la structure du flux de travail et le mouvement des informations non documentées.
.6 Questions clés dans le développement des systèmes d'information
Les principales questions qui se posent au développeur du système lorsqu'il commence à réfléchir au tableau principal d'informations sont les suivantes: combien de niveaux de données sont nécessaires pour disposer; Le SI est-il capable de servir tous les niveaux de direction de l'entreprise avec leurs différents besoins d'information en utilisant un seul ensemble de données de base?
Par exemple, dans l'ISU d'une banque commerciale, le caissier doit avoir accès à des informations détaillées concernant chaque compte, c'est-à-dire au solde actuel, au montant des chèques, etc. Cependant, ces informations n'intéressent pas le niveau de gestion opérationnelle. Les responsables de ce niveau sont intéressés par les informations cumulatives sur les groupes de comptes. Et au niveau de l'élaboration des politiques, les cadres supérieurs ont besoin d'informations encore plus larges sur les prêts, les encaissements et les projections de croissance des dépôts. Ainsi, la tâche principale du concepteur SI est d'essayer d'intégrer l'ensemble de données principal de manière à ce qu'il puisse être utilisé par tous les niveaux de direction de l'entreprise et de ses divisions.
Afin d'organiser le tableau d'informations, il est nécessaire de réfléchir à un classificateur approprié. Les informations contenues dans le tableau sont classées selon les critères suivants:
) direction du mouvement;
) méthode d'obtention;
) fréquence d'admission;
) la nature de l'application dans le processus de contrôle.
Selon la direction du mouvement, les informations sont divisées en:
) entrant;
)intermédiaire (interne);
) sortant.
Selon la fréquence d'admission, il est divisé en:
)arrivant continuellement;
) du quotidien;
) hebdomadaire;
)mensuel, etc.
Les périodes spécifiées sont établies pour chaque type d'information.
De par la nature de la participation au processus de gestion, les informations sont divisées en:
) réglementaire;
) référence;
) prévu;
)analytique (opérationnel);
) rapports.
3. Systèmes d'information automatisés
.1 Caractéristiques générales de l'AIS
L'AIS est un ensemble d'informations, de méthodes et de modèles économiques et mathématiques, d'outils techniques, logiciels, technologiques et de spécialistes, conçus pour traiter l'information et prendre des décisions de gestion.
L'AIS est un ensemble interconnecté de données, d'équipements, de logiciels, de personnel, de normes et de procédures conçus pour collecter, traiter, distribuer, stocker, émettre des informations conformément aux exigences découlant des objectifs de l'organisation.
Sous-systèmes fonctionnels et de soutien
Le système d'information automatisé comprend un sous-système fonctionnel et de soutien.
Le sous-système fonctionnel assure l'exécution des tâches et la finalité du système d'information. Habituellement, dans un système d'information, la partie fonctionnelle est divisée en sous-systèmes selon des caractéristiques fonctionnelles:
.le niveau d'activité de fond, par exemple, la gestion (le plus élevé, moyen, le plus bas);
.type de ressource gérée (matérielle, main-d’œuvre, financière, etc.);
.champ d'application (banque, bourse, etc.);
.fonctions de gestion et période de gestion.
Le sous-système de soutien comprend «le soutien informationnel, technique, mathématique, logiciel, méthodologique, organisationnel et linguistique.
3.2 Buts, objectifs et niveaux d'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire
Les objectifs de l'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire de toutes les organisations, quelles que soient leurs formes organisationnelles et juridiques, sont assez similaires et sont les suivants:
.améliorer la qualité et l'efficacité de la gestion de l'organisation en améliorant le travail de bureau;
.l'intégration dans un seul cycle de bureau de toutes les divisions structurelles de l'organisation, y compris les divisions géographiquement éloignées;
.assurer un accès rapide et en même temps délimité aux ressources d'information (documentaires) de l'organisation;
.réduction des coûts de main-d'œuvre et de temps et des frais généraux et, par conséquent, obtention d'un effet économique;
.jeter les bases d'une transition progressive vers la gestion électronique des documents dans l'entreprise, travailler pour l'avenir.
La réalisation des objectifs fixés est possible en résolvant les tâches d'automatisation de l'établissement d'enseignement préscolaire de l'organisation, qui peuvent être systématisées conditionnellement dans les domaines suivants:
) Préparation et exécution des documents.
L'automatisation de ce domaine permet d'améliorer la qualité et l'efficacité de la préparation des documents créés dans l'organisation, d'unifier la forme des documents.
2) Organisation du flux de documents et exécution des documents. L'automatisation de cette zone permet d'éliminer la duplication du travail lors de la saisie d'informations sur un document à différentes étapes de travail avec celui-ci (simplifier le processus d'enregistrement), en créant une base documentaire de l'organisation, réduire la probabilité de perdre un document, rationaliser le flux de travail de l'organisation (simplifier les itinéraires des documents), augmenter l'efficacité et la qualité du travail des artistes interprètes. avec les documents, réduisez le temps d'exécution et de passage des documents, informez rapidement les employés des documents reçus et créés.
3) Organisation du contrôle de l'exécution des documents.
L'automatisation du contrôle sur l'exécution des documents vous permet de recevoir rapidement des informations sur l'état d'exécution et l'emplacement de tout document, de suivre les étapes de passage des documents dans les services de l'organisation depuis leur réception (création) jusqu'à l'achèvement du travail avec eux.
) Organisation du stockage des documents, moteur de recherche de documents. L'automatisation vous permet de fournir un stockage centralisé des textes de documents préparés sous forme électronique, de leurs images graphiques et de leurs matériaux, d'organiser une recherche opérationnelle, de lier logiquement des documents liés à un problème, de constituer des collections de matériaux sur une base thématique ou autre.
Parlant de la nécessité de déterminer le niveau d'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire par rapport à chaque organisation spécifique, il convient de décider de ce que le processus d'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire devrait couvrir:
l'ensemble de l'organisation, y compris ses subdivisions géographiquement éloignées;
l'ensemble du siège social de l'organisation;
un certain nombre de structures activement impliquées dans le flux de documents de l'organisation (par exemple, service du personnel + établissement d'enseignement préscolaire + comptabilité, etc.);
les structures responsables de l'organisation de l'établissement d'enseignement préscolaire (gestion des affaires, le service de l'établissement d'enseignement préscolaire, le secrétariat, le bureau, etc.);
structures spéciales (comptabilité, service du personnel, etc.)
Conclusion
Dans ce cours, nous avons examiné un large éventail de fonctions des systèmes d'information automatisés. De ce qui précède, nous pouvons conclure que l'automatisation modifie considérablement les technologies de traitement de l'information. Dans les conditions de l'informatisation, l'ensemble du processus de circulation de l'information consiste en de nombreuses opérations manuelles et automatisées interdépendantes, chacune étant effectuée sur un même lieu de travail. Les principales opérations du processus technologique de traitement de l'information: collecte et enregistrement des données primaires, leur entrée dans le système, contrôle de la fiabilité des données, formation et maintenance d'une base de données, recherche et traitement selon un algorithme donné, génération et sortie des résultats finaux, transfert des résultats du traitement à l'utilisateur final.
Malheureusement, les ressources humaines sont insuffisantes pour mener à bien toutes les opérations ci-dessus avec précision, rapidité, efficience et en temps opportun, ce qui peut conduire à une stagnation du travail de bureau au sein d'une même organisation et au niveau international.
De plus, l'effondrement des marchés mondiaux et des organisations internationales deviendrait un obstacle au progrès mondial.
Les systèmes automatisés effectuent un travail humain, mais il faut dire qu'aucun système d'information automatisé ne fonctionnera sans la main directrice d'un humain.
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La documentation de gestion est la base des activités d'une organisation moderne - jusqu'à 85% des ressources d'information de presque toutes les structures de gestion sont concentrées dans des documents. À cet égard, les processus de documentation et de flux de travail sont devenus autonomes et nécessitent leurs propres systèmes de contrôle automatisés.
Au cours des 10 à 15 dernières années, la bureautique a connu une révolution dans la gestion documentaire. Si auparavant le système de bureautique était considéré comme un système d'automatisation des activités du personnel principalement technique des bureaux, des secrétariats, des archives liées à la préparation, à l'enregistrement, au mouvement, au contrôle d'exécution et à la recherche de documents, maintenant les auteurs eux-mêmes sont engagés dans la préparation et l'envoi de documents à l'aide de PC connectés au réseau. et exécuteurs de documents. Ils participent désormais directement aux technologies de support documentaire - du moment de la création du document au contrôle de l'exécution et au travail avec les archives de documents. Le système d'automatisation de la documentation et du flux de travail est devenu un outil décisif pour augmenter l'efficacité des employés impliqués dans la prise de décision et, par conséquent, les activités de l'organisation dans son ensemble.
Une organisation qui veut recevoir solutions modernes sur la création de technologies automatisées pour les établissements d'enseignement préscolaire, a un choix assez large - de l'acquisition de systèmes d'information développés individuellement dans le cas de grandes organisations à des systèmes intégrés prêts à l'emploi - pour les petites et moyennes organisations.
Les organisations qui se sont fixé pour objectif d'automatiser le travail de bureau doivent résoudre un certain nombre de problèmes. En voici quelques uns:
Dans les organisations, il n'y a souvent pas de compréhension claire de ce qui devrait réellement être automatisé dans la technologie des processus de bureau. Affecté par le manque de spécialistes à la fois versés dans le travail de bureau et bien conscients du marché et des opportunités systèmes logiciels dans le domaine de l'automatisation du support documentaire pour la gestion. Les informations publicitaires sont de contenu pauvre et ne correspondent pas toujours à la vérité, l'absence d'une terminologie unique interfère avec la compréhension mutuelle entre le client du système et son fabricant, etc.
L'organisation devra élaborer et mettre en œuvre un ensemble sérieux de mesures pour rationaliser les processus de gestion et refléter les procédures de leur bureau. Il est nécessaire de rationaliser la répartition des responsabilités, la délégation de pouvoirs, d'établir clairement qui résout quelles tâches et à quel niveau, de déterminer la procédure d'approbation des documents, leur approbation et leur signature, etc., c'est-à-dire à terme optimiser le système de gestion;
Les organisations, lorsqu'elles introduisent l'automatisation des établissements d'enseignement préscolaire, doivent décider du choix de l'une des deux approches, qui sont classiquement appelées «russe» et «occidentale» par les experts en documents.
Traditionnellement, la technologie russe de travail avec des documents suppose trois niveaux de hiérarchie: le chef de l'organisation - le service de bureau - l'exécuteur testamentaire. Les traditions occidentales sont associées à la responsabilité personnelle de l'interprète pour le document et les décisions correspondantes à son égard, par conséquent, elles contiennent deux niveaux de hiérarchie: le chef du niveau de la direction supérieure - l'interprète (gestionnaire).
La tradition russe présuppose l’enregistrement obligatoire de chaque document dès son apparition dans l’organisation, ainsi qu’un flux de documents «pré-archivage» réglementé et centralisé. La technologie des établissements d'enseignement préscolaire est largement inscrite dans les normes, instructions et manuels de l'État. Un suivi de l'ensemble du travail avec des documents dans des journaux d'enregistrement ou des fichiers de cartes dactylographiés est effectué.
Les traditions du travail de bureau occidental sont associées à la responsabilité personnelle du gestionnaire pour le document et son exécution (il est typique que le mot «flux de documents» lui-même soit absent en anglais). L'enregistrement des documents est effectué directement par le contractant, il n'y a pas de contrôle centralisé de l'exécution. Le sujet de la réglementation dans les systèmes de gestion de documents occidentaux traditionnels est le stockage systématisé des documents déjà exécutés (similaire au stockage d'archives national). C'est à partir de cette tradition que le concept des systèmes de gestion de documents électroniques occidentaux a été formé. D'où la difficulté d'utiliser les technologies de gestion électronique des documents dans le travail de bureau russe basé sur les systèmes logiciels occidentaux. Une adaptation appropriée des produits occidentaux aux conditions russes qui se sont développées au cours des siècles est nécessaire.
Lors du choix d'une option d'automatisation pour un établissement d'enseignement préscolaire, l'organisation cliente doit faire un choix entre deux classes de systèmes de gestion de documents - Workflow et Groupware.
Les deux classes de systèmes sont axées sur l'automatisation du travail d'équipe au bureau. Dans le même temps, lors du choix d'une méthodologie pour la construction d'un système automatisé dans une organisation spécifique, il convient de prendre en compte à quel point elle correspond au style de gestion et de système de gestion qui y est adopté.
Le fait est que les systèmes de type Workflow incluent des systèmes axés sur l'automatisation du travail de toute une entreprise (c'est-à-dire sur le travail conjoint de plusieurs groupes de travail), soutenant une division claire des processus d'affaires et le routage du travail dans un réseau d'interprètes. En ce qui concerne le flux de documents, cela signifie que la documentation pertinente est strictement liée à des procédures de gestion basées sur la répartition des fonctions entre les employés de l'appareil de gestion. Le flux de documents dans ce cas est en quelque sorte superposé aux procédures de gestion technologique. Les systèmes de flux de travail sont aujourd'hui plus acceptables pour les grandes organisations et les agences gouvernementales.
Le type de logiciel de groupe inclut les systèmes qui n'ont pas de schéma métier codé en dur - processus et qui sont conçus pour fonctionner dans une petite équipe - un groupe de travail (5-100 personnes). Les éléments du Groupware sont l'e-mail, la base de documents et l'organisateur collectif.
Le choix d'un système de gestion automatisée des documents par une organisation devrait en fin de compte se fonder sur la composition des exigences nécessaires pour les produits logiciels proposés sur le marché, qui peuvent être réduites aux caractéristiques suivantes:
Technologies utilisées du travail de bureau;
Respect des principales tâches du travail de bureau;
Caractéristiques fonctionnelles des systèmes (exhaustivité fonctionnelle, ouverture, etc.);
Implémentation logicielle (prise en charge du mode distribué, etc.);
Indicateurs de coût.
Ci-dessus, nous avons brièvement décrit les technologies du travail de bureau basées sur les traditions russes et occidentales. Abordons brièvement les caractéristiques des systèmes logiciels dans le sens correspondant.
Les systèmes logiciels qui mettent en œuvre la technologie russe sont axés sur l'utilisation dans les agences et les organisations gouvernementales, ils préservent toutes les traditions et normes de travail de bureau adoptées dans une structure de gestion spécifique. La tâche de ces systèmes se résume à fournir un support pour le flux de travail papier, en réduisant l'intensité du travail des opérations de traitement de documents de routine. Cependant, ces systèmes sont capables d'élargir considérablement la portée des processus de documentation et de flux de travail traditionnels en traitant des documents sur un ordinateur personnel. Les systèmes dans ce sens sont une sorte de ponts pour une transition progressive des technologies papier vers les technologies sans papier. Les systèmes d'automatisation pour les établissements d'enseignement préscolaire utilisant cette technologie comprennent:
Système DELO (un produit de la société Electronic Office Systems);
Système "Cendrillon - \\\\" 1! \\ Et. Correspondance officielle (STC IRM, Moscou).
La sous-clause 7.8.4 présentera plus en détail fonctionnalité BUSINESS des systèmes.
Les systèmes logiciels occidentaux sont axés sur l'utilisation la plus complète possible des documents électroniques et des moyens de travail collectif des utilisateurs, l'absence de liens intermédiaires, qui à leur tour prédétermine le changement des processus de travail de bureau existants dans l'organisation, leur optimisation et le développement de nouvelles technologies pour travailler avec des documents.
La principale caractéristique de la technologie «occidentale» est la modélisation de processus réels spécifiques de flux de documents et d'ajustement à ces modèles de systèmes logiciels. En règle générale, le système est livré au client non pas sous la forme d'un produit autonome, «en boîte», aliéné du développeur, mais sous la forme d'un ensemble d'outils logiciels à partir desquels une solution toute faite est assemblée.
Lors de l'adaptation du système aux processus spécifiques de l'organisation, les composants fonctionnels nécessaires sont installés sur les ordinateurs personnels des employés (lieu de travail basé sur les rôles), ce qui permet de résoudre un certain éventail de tâches, conformément au rôle de chaque employé dans une procédure particulière du flux de travail de l'organisation. L'administrateur système forme des fonctions de gestion qui déterminent les itinéraires de déplacement des documents le long de la structure de l'organisation, c'est-à-dire par ses divisions et ses employés.
Les trois classes suivantes de systèmes d'information automatisés sont largement représentées dans les systèmes de cette direction en Fédération de Russie:
Systèmes développés par des entreprises russes basés sur des SGBD: "Lan-Docs" - JSC "Lanit"; OPTIMA-WorkFlow - société Optima; «Codex» - SE «Centre de développement informatique»; AquaDoc - Aquarius Consulting, etc.;
Systèmes développés par des entreprises russes utilisant la technologie LotusNotes: CompanyMedia - Inter Trust; BOSS-Referent - société informatique; "Escado" - CJSC Interprokom LAN et autres:
Versions russifiées des systèmes occidentaux populaires: "Documentum 4i" - société Documentum; DOCSOpen - la société Hummingbird; "LotusDomino \\ Notes" - société IBN; DocuLive - Entreprise Siemens; «WorkEхpeditor» - Compaq Corporation, etc.
À titre de comparaison, la clause 7.8.4 et la clause 7.8.5 présentent les caractéristiques de deux systèmes logiciels - "BUSINESS" et "BOSS-Referent", orientés respectivement vers les technologies russes et occidentales de documentation et de flux de travail.
L'introduction d'un système intégré d'automatisation des workflows peut être considérée comme une innovation managériale, qui permet de prendre en compte les lois du processus d'innovation et de l'organiser efficacement.
En fonction du potentiel d'innovation, il existe deux principaux types d'innovations:
o radical (basique), ouvrant des opportunités fondamentalement nouvelles, apportant des changements qualitatifs dans les modes d'activité humaine;
o modifier, assurer l'amélioration des méthodes et formes de travail existantes.
L'innovation radicale et modificatrice dans le processus de gestion doit être combinée. Dans la pratique, nous devons également rencontrer des pseudo-innovations qui ne concernent que des attributs extérieurs et qui sont dictées par des considérations de prestige ou de publicité.
Dans les conditions modernes, l'introduction de KSD et l'utilisation de la gestion électronique des documents peuvent être considérées comme une innovation radicale.
Les innovations modificatrices apparaissent plus souvent que les innovations radicales et permettent une adaptation aux conditions et aux tâches changeantes. Par exemple, des améliorations partielles dans l'organisation du travail de gestion et du flux de travail donnent en elles-mêmes des résultats positifs. Mais les possibilités de modification des innovations sont limitées et à un certain stade elles ne sont plus en mesure de compenser les besoins de l'organisation. Et puis un retard dans le développement et la mise en œuvre d'innovations à plus grande échelle ou radicales (dans notre cas, un système d'automatisation complexe pour un établissement d'enseignement préscolaire) peut conduire à une stagnation, à une diminution de l'efficacité de la gestion.
Le «cycle de vie» d'un système complexe d'automatisation d'un établissement d'enseignement préscolaire en tant qu'innovation managériale comprend les étapes suivantes: prise de conscience du besoin d'innovation et de son développement; prendre une décision sur la transition vers une nouvelle technologie, son développement; fonctionnement et développement stables. Une innovation ne sera pas complète si elle s'arrête à un stade intermédiaire. À la fin du «cycle de vie» de toute innovation, le besoin d'améliorations partielles ou plus importantes est à nouveau révélé.
Le processus d'innovation est principalement le résultat de solutions créatives à des problèmes émergents. Par conséquent, l'étape de prise de conscience de la nécessité d'une innovation et de son développement est en même temps un processus de préparation et d'adoption de décisions managériales, dont dépendent largement la validité et l'opportunité des résultats des étapes ultérieures. La mise en œuvre de l'innovation proposée dépend notamment des méthodes utilisées pour collecter et traiter les informations, analyser une situation problématique, développer des options et choisir une solution. De plus, les conséquences de l'innovation et les particularités de sa mise en œuvre doivent être analysées lors de l'élaboration et de la sélection d'une solution. Lors de la mise en œuvre de mesures spécifiques pour introduire des innovations de gestion dans le domaine de l'automatisation des flux de travail, il est supposé que la relation entre les principaux composants de la gestion de l'information doit être prise en compte.
L'étape de maîtrise de l'innovation couvre la période de temps nécessaire pour éliminer les lacunes identifiées et apporter les modifications appropriées. Le contrôle des activités des employés (par exemple, le respect des exigences de la technologie du travail dans le système de gestion des documents de l'entreprise) est d'une grande importance à ce stade. Il est important que la technologie de gestion des documents mise en œuvre soit appliquée quotidiennement et que la possibilité de revenir à l'organisation précédente du travail soit exclue (par exemple, la tenue de journaux d'enregistrement manuscrits, l'enregistrement multiple de documents, etc.). Il nécessite l'instruction ou la formation des employés, la préparation de matériel méthodologique (schémas technologiques, manuels pour les utilisateurs et les administrateurs système, etc.).
Il est également important de prêter attention au maintien et à l'amélioration de l'innovation. Parfois, quelque temps après l'introduction d'une innovation, il y a des tentatives de retour aux anciennes méthodes de travail (et pas du tout à cause de l'inefficacité de la nouvelle). Le défi à ce stade est d'éviter cela, de stabiliser et de soutenir les innovations, et de décider si l'une doit compléter ou valoriser une innovation par une autre.
Ainsi, aux stades de la mise en œuvre et du développement d'un système d'automatisation complexe d'un établissement d'enseignement préscolaire, il peut y avoir une période de coexistence simultanée de technologies nouvelles et anciennes (dans les divisions de l'organisation qui ne sont pas encore connectées au système). "Qui va gagner?" - le résultat de cette étape dépend de la solution d'un certain nombre de problèmes d'organisation, y compris la formation de la base réglementaire et méthodologique nécessaire. Dans ces conditions, le placement du personnel change, les problèmes d'organisation du service de maintenance du système et de son administration sont en voie de résolution. La procédure de connexion des utilisateurs et de leur octroi des droits d'utilisation du système est déterminée, les problèmes de protection des informations sont résolus.
A chaque étape du processus d'innovation, le cercle de ses participants s'élargit. Ainsi, par exemple, dans une grande organisation, l'introduction d'un système d'automatisation intégré pour un établissement d'enseignement préscolaire peut prendre la forme d'une connexion progressive au système, d'abord du bureau, puis d'autres divisions structurelles avec une augmentation correspondante du nombre d'utilisateurs. Il est clair que l'effet maximal d'un système automatisé couvrant le flux de documents de l'ensemble de l'organisation n'est atteint que lorsque toutes les divisions prévues sont connectées.
Dans le même temps, il est important de garder à l'esprit que les participants au processus d'innovation peuvent à la fois prendre l'initiative de soutenir l'innovation managériale (dans notre cas, un système d'automatisation des flux de travail en entreprise) et s'opposer à son succès. L'introduction de la technologie de flux de travail d'entreprise, qui impose de nouvelles exigences aux employés en tant qu'utilisateurs du système (y compris leurs qualifications) et leur permet d'évaluer leur travail à partir d'une position commune, est l'une de ces innovations et transformations majeures qui peuvent provoquer des réactions différentes à l'innovation.
Les problèmes de l'introduction de nouvelles technologies ne se limitent pas à la soi-disant «barrière psychologique» et couvrent la sphère des intérêts des employés de l'organisation (économiques, sociaux). Si l'employé suppose que l'innovation introduite réduira ou même rendra impossible la satisfaction de certains de ses besoins, alors il dénoncera l'innovation. Parfois, des employés individuels peuvent délibérément s'opposer à une innovation afin d'accroître leur influence sur les autres.
D'où la nécessité de prendre en compte l'influence des intérêts tant collectifs qu'individuels.
De ce point de vue, il est important que les travailleurs se rendent compte que les avantages de l'introduction du KSD et les inconvénients du rejet de l'innovation l'emportent sur les avantages du maintien de l'ancien ordre de travail.
Lors de l'introduction de KSD, des aspects liés à la culture d'entreprise apparaissent également. Par exemple, si les membres de l'organisation se sont longtemps concentrés sur le maintien de l'ordre de travail existant, et que la réceptivité aux innovations et le désir des employés d'améliorer leurs compétences n'étaient pas une caractéristique de la culture d'entreprise et du système de priorités en gestion, alors lors de l'introduction d'innovations, des problèmes de gestion peuvent survenir.
Une caractéristique d'un certain nombre de raisons possibles des obstacles à l'introduction d'un système d'automatisation intégré pour un établissement d'enseignement préscolaire est donnée dans l'ouvrage bien connu de M. Sutton, qui comprend divers types d'incohérences: incohérence, indécision, méfiance, manque de préparation, parti pris, désorganisation, insécurité, incapacité à exécuter des fonctions, etc.
Lors de l'introduction d'un système d'automatisation intégré pour un établissement d'enseignement préscolaire, il est important de tenir compte du fait que l'attitude à l'égard des innovations introduites dépend en grande partie des caractéristiques suivantes:
o rentabilité relative (dans quelle mesure l'innovation proposée est plus bénéfique en termes socio-économiques que la procédure de travail existante, dans quelle mesure elle contribue à la réalisation des objectifs de l'organisation);
o compatibilité(dans quelle mesure cette innovation est compatible avec les points de vue et l'expérience des employés - cela dépend si elle sera plus difficile ou plus facile à accepter);
o des difficultés(combien il est difficile de comprendre, d'utiliser dans le travail et de s'adapter à l'innovation proposée);
o étapes(les innovations qui peuvent être mises en œuvre par étapes ou avec une vérification expérimentale seront mieux reçues).
Son succès dépend en grande partie de l'organisation du support informationnel, des communications formelles et informelles entre les salariés sur la mise en œuvre d'une innovation. Lors de la mise en œuvre du système, il est important de fournir aux employés des informations sur les avantages de la nouvelle technologie (pour une organisation, un service, un employé individuel), de réfléchir au système de formation et de décrire les étapes de mise en œuvre.
Il peut être psychologiquement difficile pour les employés de s'adapter rapidement aux nouvelles technologies, surtout s'il y a de nombreux changements dans leur façon de travailler en même temps. Par conséquent, plus le système mis en place est novateur, plus il est attentif à impliquer le personnel dans le processus de sa mise en œuvre, à expliquer les nouvelles capacités du système et à surmonter la barrière psychologique chez certains employés. Il est nécessaire de prévoir le temps nécessaire pour familiariser les employés, puis la durée de la maîtrise de la nouvelle technologie de travail. La hâte avec la mise en œuvre crée des difficultés liées au fait que les employés de l'organisation ne peuvent pas s'adapter immédiatement à un grand nombre de changements. Un retard excessif dans ce processus peut réduire considérablement l'effet de l'innovation et même entraîner sa déception. Compte tenu de ces circonstances, il est important, lors de l'introduction d'un système d'automatisation intégré pour un établissement d'enseignement préscolaire, d'élaborer et d'approuver avec le responsable de l'organisation un calendrier de raccordement des subdivisions.
Le succès de la mise en œuvre d'un système d'automatisation des flux de travail conçu pour assurer le fonctionnement de l'organisation dans son ensemble dépend de la profondeur de l'élaboration et de la rapidité de résolution des problèmes organisationnels aux niveaux appropriés de gestion. Le rôle fondamental est joué par le soutien de la mise en œuvre du système par la direction de l'organisation («principe de la première personne»). En l'absence d'un tel soutien, il est peu probable que le système soit mis en œuvre dans tous les départements. Pour la régulation opérationnelle du processus de mise en œuvre du système, il peut être nécessaire de créer un organe permanent (par exemple, une commission ou un groupe de travail de représentants des services responsables de divers aspects de la mise en œuvre - organisationnel, technologique, logiciel et matériel, personnel, ainsi que protection de l'information). Les tâches de l'établissement d'enseignement préscolaire comprennent la résolution de problèmes technologiques cardinaux, la coordination des intérêts des départements en tant qu'utilisateurs du système, la préparation des documents réglementaires et méthodologiques nécessaires, le développement d'une classification des documents et la gestion des répertoires du système.
Lors de l'introduction d'un système d'automatisation intégré pour un établissement d'enseignement préscolaire et de l'augmentation du nombre d'utilisateurs du système, en connectant de nouvelles divisions, les approches suivantes peuvent être utiles:
o commencer par les employés les plus aptes psychologiquement et les plus qualifiés, en utilisant leur exemple, leur expérience et leurs compétences tout en maîtrisant la technologie par d'autres employés;
o introduire de nouvelles technologies, tout d'abord, dans les départements où l'urgence et l'effet de la mise en œuvre sont les plus évidents.
Il est important de noter que dans les conditions modernes, il n'est guère possible de mettre en œuvre immédiatement un système automatisé multifonctionnel pour une grande organisation. L'option de son développement progressif semble plus acceptable. Sinon, le développement et la mise en œuvre du système peuvent être retardés pendant une longue période et les exigences initiales peuvent même devenir obsolètes.
À n'importe laquelle de ces étapes, des travaux peuvent être menés pour améliorer la technologie de gestion des documents (à la fois traditionnelle et automatisée), c.-à-d. appliquer des innovations modificatrices.
Les flux de travail traditionnels (papier) et automatisés nécessitent une attention constante aux problèmes de son optimisation, en tenant compte:
o les changements continus dans la structure organisationnelle de la direction, la nécessité de combiner les technologies traditionnelles et automatisées;
o fournir des orientations organisationnelles et méthodologiques et contrôler le respect des procédures de travail établies;
o développement du système et exécution de ses fonctions individuelles, en tenant compte des nouvelles capacités logicielles et matérielles.
Par conséquent, les problèmes de gestion de l'information ne sont pas épuisés même après la mise en œuvre du système informatique approprié.
Étapes de mise en œuvre des technologies automatisées de traitement, de création, d'utilisation et de stockage des documents. L'évolution de ces technologies et leur impact sur le processus de documentation. Étude des caractéristiques et des modes de travail avec des documents enregistrés sur de nouveaux supports (documents lisibles par machine, documents électroniques).
Création d'un système national de collecte et de traitement des informations pour la comptabilité, la planification et la gestion de l'économie nationale (OGAS), les systèmes de contrôle industriel automatisés (ACS). Système de documentation de gestion typique (TSDS). Création de systèmes automatisés de recherche d'informations pour la documentation comptable et statistique, systèmes automatisés de contrôle de l'exécution des documents (ASKID).
Thème 2. Base normative-juridique et normative-méthodologique, réglementant les problèmes de mise en œuvre et d'utilisation des technologies de l'information dans les établissements d'enseignement préscolaire. Normes internationales et nationales.
Actes juridiques internationaux. 2000 Charte d'Okinawa pour la société mondiale de l'information, Déclaration de 2003 du Sommet mondial sur la société de l'information (telle qu'amendée et complétée). Actes juridiques internationaux.
Législation et statuts de la Fédération de Russie. RF Loi du 06.04.2011 n ° 63-FZ "sur les signatures électroniques". Loi de la Fédération de Russie du 27 juillet 2006 n ° 149-FZ "sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information". Codes RF.
Résolutions et ordonnances du gouvernement de la Fédération de Russie, programmes fédéraux et régionaux, concepts. Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie du 6 septembre 2012 n ° 890 «Sur les mesures visant à améliorer la gestion électronique des documents dans les organes gouvernementaux». Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie du 22 septembre 2009 n ° 754 «Sur l'approbation du règlement sur le système de gestion électronique des documents interdépartementaux». Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie du 7 septembre 2011 n ° 751 sur les modifications des règles de travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux. Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 juin 2009 n ° 477 «Sur l'approbation des règles relatives au travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux». Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 25 décembre 2007 n ° 931 "Sur certaines mesures visant à assurer l'interaction de l'information entre les organes gouvernementaux et les collectivités locales dans la fourniture de services publics aux citoyens et aux organisations." Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie n ° 65 du 28 janvier 2002 "Sur le programme cible fédéral" Russie électronique (2002-2010) "(telle que modifiée et complétée, datée du 15 août 2006). Arrêté du gouvernement de la Fédération de Russie du 20 octobre 2010 n ° 1815 "Sur le programme d'État de la Fédération de Russie" Société de l'information (2011-2020) ". Arrêté du Gouvernement de la Fédération de Russie du 17 décembre 2010 n ° 2299-r "Sur le plan de transition des organes exécutifs fédéraux et des institutions budgétaires fédérales vers l'utilisation de logiciels libres." Arrêté du gouvernement de la Fédération de Russie du 12 février
2011 № 176-r "Lors de l'approbation du plan d'action pour la transition des organes exécutifs fédéraux au flux de documents sans papier dans l'organisation des activités internes." Ordonnance du gouvernement de la Fédération de Russie du 6 mai 2008 n ° 632-r «Sur l'approbation du concept de formation d'un gouvernement électronique dans la Fédération de Russie d'ici 2010». Arrêté du gouvernement de la Fédération de Russie du 17 juillet 2006 n ° 1024-r "Sur le concept d'informatisation régionale jusqu'en 2010". Arrêté du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 septembre 2004 n ° 1244-r «Sur le concept de l'utilisation des technologies de l'information dans les activités des organes du gouvernement fédéral jusqu'en 2010».
La stratégie pour le développement de la société de l'information dans la Fédération de Russie (Approuvée par le Président de la Fédération de Russie V. Poutine le 7 février 2008, n ° Pr - 212).
Conseil de sécurité de l'information sous la présidence de la Fédération de Russie.
Documents et normes réglementaires et méthodologiques. GOST 34.03-90. "Informatique. Un ensemble de normes pour les systèmes automatisés: Systèmes automatisés: termes et définitions », GOST 34.601-90. "Informatique. Un ensemble de normes pour les systèmes automatisés: Systèmes automatisés: étapes de création ». Normes nationales élaborées sur la base des normes internationales ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. Gestion de documents. Exigences générales"; GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Processus de gestion de documents. Métadonnées pour documents. Partie 1. Principes "), GOST R ISO / CEI 26300-2010" Technologies de l'information. Ouvrir le format de document pour les applications Office (OpenDocument) v. 1,0 ", etc.
Normes internationales ISO et CEI. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 séries, CEI 82045, etc.); MoReq 2, MoReq 10, etc.
