TOMSK STATE UNIVERSITY (TSU)
Facoltà di storia
UDC 005.92
CONSENTIRE LA PROTEZIONE IN GANCIO
Head. dept. storie e
Gestione dei documenti
Doctor ist. scienze, prof.
N.S. Larkov
"____" ___________ 2010
DIPLOMA WORK
AUTOMAZIONE DELLA GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE NELL'AMMINISTRAZIONE DEL DISTRETTO DI TOMSK
Tatyanenko Ekaterina Viktorovna
responsabile scientifico
Art. insegnante, candidato ist. delle scienze
E.V. Tatyanenko
Tomsk 2010
Ministero della Pubblica Istruzione e Scienza della Federazione Russa
^ TOMSK STATE UNIVERSITY (TSU)
Facoltà di storia
Dipartimento di Storia e Documentazione
Affermo
Head. dept. storia e tenuta dei registri
Dottore in Storia, Professore
NS stalle
"___" ___________ 2010
JOB
Sulla preparazione della tesi di laurea Tatyanenko Ekaterina Viktorovna
1. Tema della tesi: “Automazione dell'istruzione prescolare nell'amministrazione della regione di Tomsk”
2. La scadenza per lo studente per completare la tesi:
^ 3. I dati di origine per il lavoro:
Lo scopo dello studio: analisi dell'attuazione di AS DOW nell'amministrazione della regione di Tomsk.
Compiti dello studio: conoscere il pacchetto normativo e metodologico di documenti del servizio DOW del Dipartimento amministrativo della Regione di Tomsk; valutare lo stato delle attuali pratiche burocratiche; studiare in sequenza le fasi dell'automazione di DOW e i problemi che ne derivano; studiare le opportunità acquisite a seguito dell'attuazione del programma e ulteriori prospettive per lo sviluppo di AS DOW nell'amministrazione di TR.
Oggetto della ricerca: implementazione di AS DOW, problemi e prospettive di automazione di DOW nell'amministrazione della regione di Tomsk.
Metodi di ricerca: analisi, sintesi, confronto, generalizzazione, classificazione, induzione, osservazione, rilievo, grafica, statistica, descrizione, previsione.
^ 4. Sintesi dei lavori:
Responsabile della tesi
Candidato di Scienze storiche, Docente senior ________________ V.V. Mirkin
L'incarico è stato accettato per l'esecuzione il 26 febbraio 2010. ________________ E.V. Tatyanenko
SOMMARIO
La tesi discute le funzioni, le fasi, i problemi nell'implementazione di sistemi automatizzati di gestione dei documenti. Gli aspetti teorici e applicati dell'automazione del DOW sono studiati usando l'esempio dell'Amministrazione della Regione di Tomsk. Viene fornita una valutazione generale dei risultati dell'introduzione di un sistema DOE automatizzato, viene fornita una previsione per lo sviluppo della gestione elettronica dei documenti.
Introduzione 6
Funzioni, fasi, problemi di implementazione di AS DOW 15
supporto gestionale 15
1.2 Fasi dell'automazione 21
1.3 Problemi di automazione DOU 28
2 Automation DOW nell'amministrazione della regione di Tomsk 47
2.1 Fasi dell'automazione DOW.
Studiare il processo di implementazione di AS DOW 59
2.2 Il risultato dell'attuazione del "Codice" AS e le prospettive per lo sviluppo dell'automazione dell'istruzione prescolare nell'amministrazione della regione di Tomsk 68
Conclusione 73
Elenco di riferimenti e letteratura 77
APPENDICE Un elenco di basi legislative e normative metodologiche per il DOU 86
APPENDICE B Numero di documenti 92
ALLEGATO IN CORRISPONDENZA DELL'UFFICIO
Problemi di corrispondenza 96
ALLEGATO D Tipi di documenti 97
APPENDICE E Programma "Ricorsi dei cittadini" 98
ALLEGATO E Rapporto tra i documenti
Per il periodo 2008 e 2009 (Da gennaio a novembre) 99
APPENDICE G Schema dei percorsi di guida
100 documenti
ALLEGATO H Termini di riferimento per lo sviluppo di software (software) per un sistema elettronico di gestione e conservazione dei documenti 101
INTRODUZIONE
Attualmente, è difficile immaginare la tua attività, qualsiasi istituzione, organizzazione senza tecnologia dell'informazione (IT). Tecnologia dell'informazione (tecnologia dell'informazione, IT) - un'ampia classe di discipline e campi di attività relativi alla gestione dei dati e alle tecnologie di elaborazione, compresi quelli che utilizzano la tecnologia informatica. Di recente, la tecnologia dell'informazione viene spesso intesa come tecnologia informatica. In particolare, l'IT si occupa dell'uso di computer e software per archiviare, trasformare, proteggere, elaborare, trasmettere e ricevere informazioni 1. Grazie alla tecnologia informatica, il carico associato all'elaborazione delle informazioni è notevolmente diminuito. La gestione della documentazione non fa eccezione. Per migliorare il lavoro nel campo del lavoro d'ufficio, sono stati sviluppati molti sistemi automatizzati.
Secondo il "New Illustrated Dictionary", l'automazione è l'uso di macchine automatiche, sistemi automatici e automatizzati nella produzione, scientifica, manageriale e altre sfere dell'attività umana. L'obiettivo principale dell'automazione è aumentare l'efficienza della manodopera, ottimizzare la gestione, migliorare la qualità, eliminare una persona dal lavoro in condizioni pericolose per la salute 2.
Oggi il mercato offre molti sinonimi per il concetto di "automazione DOW": un sistema di gestione dei documenti, un sistema di gestione documentale dei documenti, un sistema di gestione degli uffici, un sistema di gestione dei documenti distribuito, un sistema di gestione dei documenti, tecnologia di automazione degli uffici industriali, un sistema elettronico di gestione dei documenti, ecc. I ricercatori VNIIDAD offrono tutti i vari prodotti software disponibili da combinare con i sistemi di documentazione di gestione automatizzata denominati condizionali (AS DOW). A loro avviso, questa definizione riflette pienamente lo stato attuale delle cose 1.
L'automazione dei processi d'ufficio è un'organizzazione razionale delle operazioni, che tiene conto delle ultime tecnologie con informazioni e documenti: preparazione ed esecuzione, trasferimento (consegna), contabilità, creazione di un apparato di informazione e di riferimento basato sulla registrazione, organizzazione del controllo sull'attuazione delle decisioni prese, archiviazione attuale, possibilità di distruzione ( valore di competenza), creando e mantenendo un archivio 2 .
L'attività moderna di qualsiasi organizzazione avviene attraverso l'automazione di determinati processi. Quindi, a loro volta, i governi locali hanno bisogno di solide basi per l'organizzazione dei processi gestionali, la cooperazione e l'adempimento degli ordini esecutivi. Le attività delle Amministrazioni sono svolte sulla base del DOE. Pertanto, è necessario ottimizzare quest'area a causa di sistemi automatizzati. L'implementazione di AS è un lavoro complesso che richiede un approccio integrato.
Negli ultimi anni, sempre più organizzazioni hanno avuto la necessità di automatizzare il lavoro con i documenti nel loro insieme. Questa circostanza è stata facilitata dall'adozione di:
1. Legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-ФЗ sulle firme digitali elettroniche. Questa legge ha notevolmente ampliato la portata dei documenti in forma elettronica.
2. Decreto del governo della Federazione Russa del 28 gennaio 2002 n. 65 "Sul programma obiettivo federale" Russia elettronica (2002-2010) ", che prevede la" digitalizzazione della maggior parte del flusso di lavoro effettuata tra entità commerciali, autorità statali e autorità locali "1.
In questo documento, ci concentreremo sull'introduzione di moderni mezzi tecnici nel campo della gestione dei documenti, sia nella Federazione Russa che direttamente nell'amministrazione della Regione di Tomsk.
Qualsiasi lavoro di ricerca comporta lo studio di materiale teorico su un determinato argomento. Le fasi principali dello studio includono: lo studio della letteratura e altre fonti; studio della documentazione normativa e metodologica nell'amministrazione, altri documenti utilizzati nell'opera; studio delle operazioni d'ufficio; studio della conformità del lavoro a norme e standard; intervistare il personale dell'Ufficio degli Affari; studio delle fasi di implementazione di un sistema automatizzato (AS); analisi del risultato dell'introduzione di relatori; prevedere ulteriori lavori sullo sviluppo della gestione elettronica dei documenti.
Tuttavia, vale la pena notare che, nonostante l'elevata domanda di letteratura nazionale su questo tema, vi è ancora una carenza di fonti, una mancanza di lavoro finalizzata allo studio dell'automazione degli uffici. Ciò può essere spiegato dalla relativa novità e dallo sviluppo estremamente rapido delle tecnologie informatiche e informatiche. Di conseguenza, molti libri di testo, opere, articoli, ecc. Perdono rapidamente la loro rilevanza.
Oggi, la maggior parte delle fonti offre informazioni sull'applicazione pratica di determinati prodotti software. Riviste come: Segreteria, Lavoro d'ufficio, Directory del Segretario e del Responsabile dell'ufficio e altri aiutano ad analizzare e conoscere possibili problemi e passaggi nell'automazione del supporto alla gestione dei documenti.
Gli autori di articoli e altre opere sono specialisti nel campo della gestione dei documenti e degli studi archivistici che si occupano dei problemi dei documenti elettronici, AS DOW, nonché impiegati di varie organizzazioni. Tra questi, si possono distinguere i seguenti specialisti: O.I. Ryskov 1 - Senior Research Fellow, VNIIDAD, partecipante a conferenze scientifiche e pratiche annuali; S.L. Kuznetsov 2 - candidato di scienze storiche, capo del Centro scientifico e d'informazione della Fondazione Gorbachev; TV Kuznetsova 3, testa. Dipartimento di Documentazione, IAI RSUH, Professore; GA Serova 4 - Ph.D.
Serova G. A. descrive nei suoi articoli i principali oggetti e principi di automazione del DOE. Un contributo significativo alla risoluzione del problema di automazione è stato fornito da T.V. Kuznetsova. Un aiuto per conoscere le fasi e le funzioni dell'automazione è stato fornito da articoli di S. L. Kuznetsov, nonché da Polina Kochetkova 5 (specialista leader della CJSC InterTrust Company).
Marina Tarasova evidenzia l'approccio pratico nell'attuazione dei sistemi elettronici di gestione dei documenti (EDMS) 6.
O. Podolina, dipendente dell'azienda "I nter T ruggine" , il consulente del Centro per i servizi di consulenza e le implementazioni esamina i cicli di vita dei documenti nell'ambito del GEPD e spiega i significati del tradizionale lavoro d'ufficio 1 .
Zhuravleva N. nei suoi articoli si concentra sulla scansione di documenti e sulla necessità di riconoscimento utilizzando vari strumenti software. Presta attenzione alla formazione dei dipendenti che lavorano con EDS e ai problemi che sorgono durante la selezione, l'implementazione e il funzionamento 2 .
Belaya TR, Ricercatore, Dipartimento del DOE VNIIDAD esamina in dettaglio il processo di creazione e organizzazione dell'attuazione di AS DOU 3 .
Forniti da scienziati, ricercatori e specialisti nel campo del lavoro d'ufficio e dell'automazione dei processi di istruzione prescolare, i dati possono essere divisi in due tipi. Il primo tipo di lavoro è un quadro normativo e metodologico, un'analisi delle iniziative legislative. Le opere del secondo tipo offrono esempi di applicazione pratica, analisi delle capacità di AS DOW.
La base di partenza per lo studio erano gli atti legislativi della Federazione Russa, nonché gli standard statali (GOST), la carta dell'amministrazione della regione di Tomsk, i regolamenti, i regolamenti sul servizio DOW, le istruzioni DOW, le descrizioni delle mansioni degli specialisti, nonché le norme che disciplinano direttamente o indirettamente le questioni d'uso, creando AS DOW. Dalla documentazione contabile e di riferimento sono stati utilizzati: database (DB) del sistema automatizzato “Code”, database AS “KORD”, nomenclatura dei casi per il 2009. Oltre alle forme di documenti e ai documenti stessi, istruzioni e manuali per utenti e amministratori su come lavorare con il "Codice" del sistema automatizzato.
Tra le fonti principali e significative, va notato il programma federale "Russia elettronica". Il primo ministro Vladimir Putin ha firmato il decreto del governo della Federazione Russa n. 721 del 10 settembre 2009, che ha approvato le modifiche al programma federale "Russia elettronica (2002-2010)" 1.
Gli obiettivi principali del programma sono creare le condizioni per lo sviluppo della democrazia, aumentare l'efficienza dell'economia, della pubblica amministrazione e dell'autogoverno locale attraverso l'introduzione e la distribuzione di massa delle TIC (tecnologie dell'informazione e della comunicazione), garantire i diritti di cercare, ricevere, trasferire, produrre e diffondere liberamente le informazioni, espandere formazione di specialisti ICT e utenti qualificati.
Nel corso del programma, sono state preparate diverse importanti leggi federali che regolano direttamente il campo dell'informatica. Il 27 luglio 2006 è stata approvata la legge federale n. 149 sull'informazione, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni, che di fatto introduce un unico sistema clericale negli enti statali e nei governi locali 2.
La legge federale "sui dati personali" ha fissato i requisiti per la protezione delle basi di dati sul personale. La legge impone una serie di restrizioni ai sistemi di automazione degli uffici. Pertanto, ad esempio, ai sensi dell'articolo 19, "l'operatore, durante il trattamento dei dati personali, è tenuto ad adottare le misure organizzative e tecniche necessarie, compreso l'uso di mezzi di crittografia (crittografici), per proteggere i dati personali da accessi illeciti o accidentali, distruzione, modifica, blocco , copia, distribuzione di dati personali, nonché da altre azioni illegali "1.
Il documento è indissolubilmente associato all'autenticità e, di conseguenza, con forza legale. Attualmente, il documento non è solo un supporto tangibile contenente informazioni, ma anche documenti elettronici. Al fine di proteggere il documento elettronico da correzioni, falsificazioni e aggiunta di informazioni, è stata sviluppata la legge "Sulla firma digitale elettronica" 2, che introduce il concetto di "firma digitale elettronica" come requisito di un documento elettronico per proteggerlo dalla contraffazione.
La creazione, il funzionamento di sistemi automatizzati è regolato da GOST 34.601-90 3. GOST identifica otto fasi nella creazione di sistemi automatizzati utilizzati in vari settori di attività. Nell'ambito della gestione: formazione di requisiti per sistemi automatici (AS), sviluppo di concetti di AS, termini di riferimento, progettazione di contorni, progettazione tecnica, documentazione di lavoro, messa in servizio, manutenzione di AS. GOST 34.602-89 4 stabilisce la composizione, il contenuto, le regole per la preparazione del documento "Termini di riferimento per la creazione (sviluppo o ammodernamento) del sistema", nonché la procedura per il suo sviluppo, approvazione e approvazione. Questo standard afferma che i requisiti inclusi nei termini di riferimento "non devono essere inferiori a requisiti simili per i migliori analoghi moderni nazionali ed esteri".
Il materiale studiato dimostra l'incoerenza del quadro legislativo nel campo della regolamentazione della documentazione elettronica. Inoltre, l'esperienza della regolamentazione legislativa non è eccezionale e il problema non viene rivelato dal punto di vista della gestione dei documenti, motivo per cui vi è motivo di considerare pertinente l'argomento del lavoro proposto.
Anche questo progetto di laurea ha un'importanza pratica. Le informazioni analizzate sono presentate in una forma concisa e conveniente per l'uso nel lavoro. Questa è una sorta di guida pratica per chiunque voglia padroneggiare le basi dell'automazione DOW. La parte teorica consente di formare un'idea generale dei processi di automazione, mentre la parte pratica fornisce la conferma o la confutazione dei concetti accettati. In ogni caso specifico, quando si tratta di automazione, sorge un dilemma: quale tipo di sistema di automazione per il supporto documentale della gestione scegliere, cosa essere guidati nella scelta, come elaborare un "piano d'azione", limitarsi a risolvere problemi di automazione urgenti o creare un sistema di "crescita" 1.
L'oggetto dello studio sono i principi completamente russi di automazione di DOW, automazione del servizio DOW di Case Management nell'amministrazione di TR e introduzione della gestione elettronica dei documenti nell'amministrazione nel suo insieme.
L'oggetto di questo studio sono i problemi che possono sorgere in tutte le fasi del lavoro con l'automazione di DOW, le fasi del processo di introduzione di AS DOW, i problemi e le possibili prospettive di automazione di DOW nell'amministrazione della regione di Tomsk.
Metodi di ricerca: analisi, sintesi, confronto, generalizzazione, studio di documenti, osservazione diretta, rilievo, grafica, statistica, previsione.
Lo scopo dello studio è: analisi dell'attuazione di AS DOW nell'amministrazione della regione di Tomsk.
Compiti che implementano lo scopo della tesi: considerare le funzioni di AS DOW; studiare le fasi dell'automazione e i problemi che sorgono durante l'implementazione degli strumenti di ottimizzazione per il DOW; familiarizzare con il pacchetto normativo e metodologico di documenti per il servizio dell'Ufficio DOW dell'amministrazione dell'amministrazione della regione di Tomsk; valutare lo stato delle attuali pratiche burocratiche; studiare i problemi riscontrati nel processo di automazione; studiare le opportunità acquisite a seguito dell'attuazione del programma e ulteriori prospettive per lo sviluppo di AS DOW nell'amministrazione di TR.
Il progetto di laurea consiste in un'introduzione, la parte principale, che comprende due capitoli, conclusioni, un elenco di riferimenti, letteratura e domande.
^ 1. Funzioni, fasi, problemi di implementazione di AS DOW
1.1 Funzioni dei sistemi di automazione per la gestione dei documenti
Studiando le principali funzioni dei sistemi di automazione degli uffici, è necessario evidenziare l'insieme necessario di caratteristiche a cui dovrebbe corrispondere un AS DOW completo.
Innanzitutto, questa è la capacità di creare un documento. Il documento può essere creato indipendentemente nell'editor appropriato (testo, grafico) o sulla base di modelli preparati.
Il programma fornisce la registrazione automatica dei documenti. Per ogni documento contabile, viene formata una carta di registrazione e controllo, in cui vengono inserite le informazioni sul documento. Il sistema può registrare entrambi i documenti creati direttamente in esso e importati dall'esterno.
AC ti consente di lavorare con la corrispondenza. Questa funzione, di regola, è caratterizzata dal fatto che l'inizio della connessione del pacchetto di documenti è il destinatario - il mittente, anche se scrive su varie questioni.
Il sistema supporta la registrazione, l'elaborazione e il controllo dei documenti amministrativi.
I documenti, uniti da determinati criteri, sono formati nelle cartelle di lavoro dell'utente. Inoltre, spesso non memorizzano il documento stesso, ma un collegamento ad esso.
Il sistema consente di implementare il controllo sull'esecuzione dei documenti. Il monitoraggio dell'esecuzione dei documenti viene effettuato, sia a livello dell'autore della risoluzione, sia al controllo centralizzato con la possibilità di generare report sull'esecuzione dei documenti di controllo.
Elaborazione e conservazione dei documenti. La scheda di registrazione offre la possibilità di allegare file contenenti il \u200b\u200bdocumento effettivo in un modulo di presentazione computerizzato (ad esempio, materiale di testo, audio o video, ecc.). Il sistema dovrebbe essere in grado di unire i documenti, consentendo di riunire singoli file di testi e grafici, formando un documento completo.
Lavora con documenti correlati. Supporta la possibilità di stabilire collegamenti tra schede di registrazione di documenti correlati tematicamente, cancellandosi o completandosi a vicenda, ripetuti, ecc. Quando si lavora con un documento, è sempre possibile visualizzare tutta la corrispondenza su una domanda, la sua cronologia, inviare copie di carte ad altri dipartimenti, avendo accesso immediato a ciascuna carta di interesse.
Il movimento dei documenti, l'introduzione di risoluzioni e commenti. Il meccanismo di spostamento dei documenti consente l'elaborazione e il trasferimento di documenti tra gli utenti del sistema. La base per il trasferimento automatico di documenti può servire da risoluzione. L'instradamento del movimento del documento può essere impostato o impostato dall'utente. Il percorso del documento dal momento del suo trasferimento alla testa per esame iniziale fino a quando non viene cancellato nel caso è fissato.
Supporto per sottosistemi nidificati. Il sistema clericale dell'organizzazione include sottosistemi di unità con le proprie funzioni (contabilità, controllo, circolazione dei documenti, ecc.)
Rilevamento delle versioni di un singolo documento. Quando più utenti lavorano insieme su un unico documento, il problema delle "versioni" e il problema delle "copie e originali" richiedono molto tempo ed energia.
Contabilità di documenti numerati, rapporti.
Elaborazione distribuita, invio di documenti per posta. Il trattamento dei documenti dovrebbe essere lo stesso per tutti gli utenti del sistema. Per scambiare informazioni tra utenti, il sistema fornisce e-mail, le cui funzioni includono: corrispondenza ufficiale e personale; distribuzione automatica di messaggi e notifiche. Il sistema ti consente di creare mailing list.
Lavora attraverso Internet. Il sistema implementa un server Web per il lavoro d'ufficio, che fornisce l'accesso ai dati sui documenti e ai documenti stessi da qualsiasi computer locale o remoto via Internet. L'utente ha la possibilità di formare una richiesta per cercare un documento o un gruppo di documenti registrati nel sistema.
Il sistema di ricerca consente di trovare un documento in base a diversi criteri: nome del documento, destinatario, mittente, data del documento, parole contenute nel testo del documento, ecc.
Il sistema consente di archiviare documenti. Dopo l'elaborazione, i documenti firmati vengono archiviati. La workstation di amministrazione degli archivi consente di configurare le modalità di archiviazione e ripristino dei documenti, impostare i diritti di accesso agli archivi.
Annullamento del documento negli affari. Quando una voce corrispondente viene inserita nella scheda di registrazione in un sistema automatizzato, il documento viene cancellato nel caso.
Manutenzione e aggiornamento automatico di dizionari e directory. Le directory del sistema includono: utenti, dipartimenti, organizzazioni, cittadini, categorie tematiche di documenti, testi standard, nomenclature di casi, timbri d'accesso, mailing list. In alcuni sistemi, è possibile creare manualmente nuove tabelle manuali.
Fornire automazione di riferimento e lavoro analitico. Il sistema genera report e grafici standard (riferimenti, riepiloghi, riviste, elenchi di documenti). È anche possibile scaricare il generatore di report e grafici. Durante il funzionamento, vengono registrate le azioni del sistema e le azioni dell'utente.
Regolamento dei diritti di accesso. I diritti dell'utente nel sistema regolano sia i diritti di accesso ai file di carte e documenti in conformità con i loro avvoltoi, sia l'insieme di funzioni disponibili per questo utente (registrazione, modifica, cancellazione di un documento, disattivazione, ecc.). Se necessario, i dipendenti delle unità possono avere l'opportunità di lavorare solo con i documenti della loro unità. I documenti di altri dipartimenti saranno per loro inaccessibili o disponibili solo per la visualizzazione.
Delega dei diritti di firma. Il sistema prevede la firma elettronica di documenti e risoluzioni di documenti. Se necessario, è possibile delegare il diritto di firmare un documento o impostare la delega automatica per tutti i documenti ricevuti per la firma dal capo.
Protezione delle informazioni. Ogni luogo di lavoro può essere protetto da password da tentativi di accesso non autorizzato alle informazioni ed eseguire azioni per conto dell'utente. Allo stesso tempo, il sistema deve conformarsi alle pratiche di lavoro d'ufficio esistenti, supportare l'intero ciclo di vita del documento nell'organizzazione: dalla sua registrazione iniziale alla stesura del contratto. Il sistema deve superare la certificazione statale per la conformità ai GOST nella gestione degli uffici.
La creazione di sistemi per ufficio per le organizzazioni con requisiti speciali per la protezione delle informazioni viene effettuata tenendo conto del fatto che è necessario garantire la compatibilità del sistema con qualsiasi mezzo speciale di protezione delle informazioni, compresi quelli certificati, che consentirà di armonizzarne l'uso con le norme di sicurezza esistenti 1 .
Quindi, riassumendo quanto sopra, si dovrebbe notare quanto segue. I sistemi DOW automatizzati svolgono le seguenti funzioni: creazione e registrazione di documenti, trasferimento di corrispondenza, dichiarazione di controllo, introduzione di esecutori e controllo successivo sull'esecuzione di documenti, cancellazione, cancellazione, lavoro di riferimento e archiviazione. Oltre a proteggere le informazioni dall'uso non autorizzato, dalla copia, dall'alterazione, dal trasferimento e dalla concessione dei diritti di accesso.
Pertanto, è possibile distinguere i compiti principali di AS DOW e i processi automatizzati.
I compiti principali dell'automazione dell'ufficio sono:
Organizzazione della procedura per lavorare con i documenti senza aumentare il personale;
Riduzione del personale se necessario;
Migliorare il servizio clienti e la leadership di un'azienda, impresa, organizzazione;
Riduzione dei tempi di elaborazione, esecuzione e trasferimento dei documenti;
Eccezione di perdita di documenti;
Monitoraggio centralizzato dello stato di avanzamento dei processi di ufficio;
Migliorare il controllo delle prestazioni;
Migliorare la qualità dell'elaborazione dei documenti;
Fornitura di archiviazione di documenti;
Ridurre i tempi per il lavoro di riferimento.
Ricezione, registrazione, elaborazione e distribuzione della posta in arrivo;
Preparazione, firma, registrazione e distribuzione della posta in uscita;
Preparazione, firma, registrazione e invio di documenti interni, organizzativi e amministrativi;
Creazione di tutti i tipi di documenti di istruzioni, risoluzioni e possibilità di registrare le risposte ad essi;
Monitoraggio dell'attuazione di documenti e risoluzioni;
Scansione di un gran numero di documenti, creazione e manutenzione di archivi elettronici di documenti.
Conduzione di corrispondenza commerciale tra organizzazioni, singole divisioni e dipendenti 1.
Limitazione o espansione dell'accesso alle fonti di informazione.
Inoltre, si deve tenere presente che l'automazione degli uffici è solo un riflesso del sistema di gestione dei documenti in atto in un'organizzazione (istituzione, impresa, società, holding, società). Pertanto, al fine di ottenere i migliori risultati, qualsiasi automazione dovrebbe iniziare con l'ottimizzazione degli schemi esistenti per lavorare con i documenti nell'organizzazione e solo sulla base di questo modello ottimizzato dovrebbe essere costruito un sistema di lavoro automatizzato per l'ufficio. In caso contrario, il trasferimento a una base informatizzata di uno schema di gestione dei documenti imperfetto, contraddittorio e confuso porterà alla creazione dello stesso sistema automatizzato incoerente e imperfetto. Per una corretta automazione di DOW, questo processo dovrebbe essere suddiviso in più fasi.
^ 1.2 Fasi dell'automazione
Primo stadio L'automazione di un istituto di istruzione prescolare è la creazione di un pacchetto di documenti legislativi, regolamentari e metodologici che descrivono e regolano la tenuta dei registri in un'organizzazione 1.
La formazione di un pacchetto normativo e metodologico di documenti dovrebbe iniziare con una selezione di GOST che regolano l'industria del lavoro d'ufficio. Inoltre, questo pacchetto dovrebbe includere varie leggi federali che controllano i processi di lavoro con i documenti a seconda del tipo, tipo di impresa, organizzazione dell'istituzione, atti normativi del Presidente e del governo della Federazione Russa, documenti degli organi esecutivi federali. (APPENDICE A (informativo))
Ritengo opportuno individuare una sezione separata all'interno del pacchetto di documenti normativi e metodologici: quaderni di lavoro e periodici che trattano di scartoffie. Di altri documenti, potrebbe essere necessario Lo standard per l'interazione dei sistemi di automazione per la gestione dei documenti 2 .
Secondo Dubrovin S., è necessario uno sguardo professionale sulle attività in corso, lo sviluppo di metodi e mezzi per raggiungere l'obiettivo, lo sviluppo di requisiti software.
Il primo passo su questa strada è la nomenclatura degli affari. Bene, se lo è, se non lo è, deve essere fatto. Le raccomandazioni esistenti su come lavorare con la nomenclatura dei casi sono generali, ma non tengono conto di tutti i tipi di documenti con cui il moderno segretario o ufficio deve lavorare. Tra questi ci sono film, documenti fotografici, registrazioni sonore, immagini raster e vettoriali. Una sezione speciale è occupata da documenti ricevuti sotto forma di un rapporto da banche dati. Tutta questa diversità deve essere considerata in termini di flusso di lavoro. Il modo più semplice per organizzare il tuo posto di lavoro è creare un elenco di cartelle sul tuo computer che corrisponda all'elenco dei casi, con la numerazione corrispondente nel nome. In questo caso, l'ordine delle cartelle non cambierà quando si aggiungono nuove cartelle e il sistema operativo consentirà sempre di ordinarle in ordine crescente di numeri. Allo stesso tempo, è necessario creare un'opportunità per tenere conto di un diverso tipo di documenti che tradizionalmente non sono inclusi nell'elenco dei casi 1.
^ Secondo stadio - preparazione di specifiche tecniche contenenti una descrizione dettagliata di cosa e come l'organizzazione intende automatizzare cosa dovrebbe cambiare dopo l'introduzione di un sistema automatizzato, come dovrebbe funzionare questo sistema.
Per quanto riguarda l'automazione, è necessario formulare requisiti dettagliati per il sistema o, in altre parole, il compito tecnico per l'automazione. Date queste specifiche tecniche (TOR) insieme aio Il servizio T dell'organizzazione selezionerà e configurerà un programma da utilizzare nel lavoro d'ufficio. In larga misura, la misura in cui viene formulato un tale elenco di requisiti determinerà il successo dell'introduzione delle moderne tecnologie e la convenienza dei dipendenti che lavorano con il pacchetto software installato per il lavoro in ufficio. 2 .
Per la preparazione di specifiche tecniche, tali GOST possono essere utili come: GOST 19.201-78 Sistema unificato di documentazione del programma. Termini di riferimento Requisiti di contenuto e design , GOST 34.602-89 Tecnologia informatica. Un insieme di standard per sistemi automatizzati. Termini di riferimento per la creazione di un sistema automatizzato 1. Oggi, la specifica europea MoReq-2 può essere utilizzata anche in Russia. Il documento fornisce raccomandazioni dettagliate sulla formazione dei requisiti tecnici per la costruzione di sistemi di automazione completi per gli istituti di istruzione prescolare. 2
Pertanto, possiamo dire della composizione abbastanza completa del pacchetto di documentazione normativa e metodologica per il lavoro efficace dei dipendenti del servizio DOE.
^ Il secondo stadio è uno studio delle scartoffie attuali. Al fine di fornire una valutazione obiettiva dello stato del lavoro d'ufficio, è necessario il suo studio. Lo studio del sistema DOW comprende due parti principali:
Studio della composizione e movimento della documentazione. Questa sezione descrive la composizione quantitativa e qualitativa dei documenti, i loro percorsi di movimento.
Lo studio dei processi dell'ufficio principale.
Per studiare le caratteristiche della composizione quantitativa dei documenti, il periodo è stato preso dal 01.01.2009 all'11.31.2009. Il numero totale di tutti i gruppi di documenti registrati nel Dipartimento degli Affari (UD) era 11795.
L'intera serie di documenti nell'amministrazione della regione di Tomsk è composta da 3 gruppi.
Posta in arrivo (in arrivo) - per un totale di 4897 1;
In uscita (inviato) - totale 2596 2;
Documenti interni - 4302 3.
Analizzare il grafico (APPENDICE B (informativo)), possiamo dire quanto segue: un numero relativamente piccolo di documenti all'inizio dell'anno è associato a un gran numero di fine settimana e festivi. L'aumento della massa di documenti interni nel periodo primaverile, a quanto pare, è associato a un gran numero di dichiarazioni di decisioni in materia di terra. Si può presumere che siano le condizioni meteorologiche a stabilire questa tendenza, poiché tutti i lavori di costruzione e di terra si svolgono durante questo periodo. Il calo generale nei mesi estivi è collegato al periodo di ferie, comprese le ferie del capo del TR. La diminuzione della documentazione in entrata alla fine dell'anno è dovuta alle modifiche delle regole per la registrazione di documenti duplicati. Fino a settembre, tutti i documenti duplicati in arrivo sono stati registrati come duplicati e il programma ha assegnato loro un numero pass-through aggiuntivo. Ad esempio, se 01-01-2365 è già disponibile, in aggiunta 01-01-2365 / 1, 01-01-2365 / 2, ecc. Inoltre, è stato registrato solo il primo documento arrivato, nel caso in cui il documento originale sia arrivato (con un sigillo blu per posta, consegna a mano), viene applicato senza registrazione al documento con la risoluzione del capitolo.
Va notato che le lettere inviate via fax ed e-mail non vengono nuovamente registrate, ma i rapporti di consegna vengono salvati.
Per la caratterizzazione più completa, dovrebbero essere forniti una tabella e un grafico sulla corrispondenza. (ALLEGATO B (informativo)).
Il grafico riflette la quantità di corrispondenza ufficiale in entrata e in uscita su questioni di attività. I numeri nella legenda corrispondono ai dati nella tabella (n. P / p).
Il grafico a torta mostra quali domande si incontrano più spesso nella corrispondenza. Il segmento più ampio è occupato dalla corrispondenza delle forze dell'ordine con le organizzazioni (ATC, pubblici ministeri, tribunali, giustizia). Ciò è dovuto alle frequenti richieste della procura, alla partecipazione a processi, ecc. Corrispondenza su questioni relative alla gestione del territorio e del territorio: segmentare l'11% del numero totale di documenti in entrata e in uscita. Il terzo posto è occupato dalla quota assegnata ai documenti delle autorità statali inviati per informazione (leggi, decreti, risoluzioni, decisioni, protocolli). Il lavoro dell'amministrazione si basa anche su attività finanziarie, che confermano la sezione del 7%.
La tabella per tipo di documenti (APPENDICE D (informativa)) mostra tutti i nomi dei documenti registrati presso il Dipartimento degli Affari nel sistema del Codice (in uscita, in entrata, interno). Della massa totale si distinguono in particolare tipi di documenti come lettere, decreti e ordini. Questi gruppi sono determinati dall'organizzazione.
In un modulo separato del sistema automatizzato Codex, vengono registrati i ricorsi dei cittadini (solo lettere in arrivo). La corrispondenza in uscita su richiesta dei cittadini è registrata nel modo tradizionale nel giornale delle lettere in uscita. Sono state utilizzate due fonti per creare la tabella e il grafico (APPENDICE E (informativo))
Il numero di ricorsi dei cittadini non è elevato, ma viene data particolare attenzione. Tutti sono sotto il controllo del capo dell'amministrazione. Numerosi ricorsi, sia orali che scritti, sono inoltrati dall'amministrazione della regione di Tomsk.
In un'analisi comparativa dei volumi di documenti per il 2008 e il 2009 secondo il programma e la tabella (APPENDICE E (informativa)), possiamo vedere un aumento in entrata, interno e piccolo degli appelli dei cittadini nel 2009 rispetto all'anno precedente. Il numero di documentazione in uscita è leggermente diminuito. Grazie all'istogramma, si può presumere che il volume dei documenti aumenti ogni anno nell'amministrazione TR.
^ Percorsi di circolazione dei documenti.
Il diagramma di rotta di gruppi di documenti (APPENDICE G (informativo)) consente di identificare ed eliminare il passaggio ripetuto della documentazione. Ciò consente di risparmiare tempo e fatica.
Assolutamente tutta la documentazione in arrivo (corrispondenza ufficiale, ricorsi dei cittadini, e-mail, messaggi fax, ecc.) Passa attraverso il servizio DOW dell'Ufficio degli Affari. I documenti possono essere ricevuti per posta, consegnati tramite corriere o visitatore, ricevuti via fax, e-mail. Al ricevimento dei documenti, prima di tutto, viene verificata la correttezza della loro consegna. La corrispondenza ricevuta per errore viene restituita al mittente o inoltrata al destinatario. Dopo aver aperto le buste, la correttezza dell'allegato e la sua integrità, ad es. la presenza di tutte le pagine del documento e di tutte le applicazioni. Per un fax, vengono controllati anche il numero totale di pagine ricevute, la loro corrispondenza con il numero indicato sulla prima pagina del fax e la loro leggibilità. In caso di ricezione incompleta di un messaggio fax o di scarsa qualità delle singole pagine, questo viene segnalato al mittente.
Se i documenti sono stati ricevuti per posta, vengono aperte tutte le buste, ad eccezione di quelle recanti l'iscrizione "personalmente". Le buste dopo l'apertura vengono distrutte, ad eccezione delle lettere dei cittadini privati, poiché l'indirizzo di ritorno può essere indicato solo sulla busta. Le buste vengono inoltre trattenute dai documenti già ricevuti con una scadenza scaduta. In questo caso, il timbro sulla busta può servire come prova del giorno di ricevimento del documento. Vengono inoltre conservate le buste sulle questioni relative all'applicazione della legge con le organizzazioni (ATC, pubblici ministeri, tribunali, giustizia).
L'ordinamento viene eseguito su documenti non registrati - pubblicità e newsletter, inviti e molti altri, ricorsi dei cittadini - sono registrati da un altro dipendente (specialista senior) dell'Ufficio degli Affari in un modulo separato del sistema Codex, quindi in una stazione di lavoro automatizzata separata (AWP). Le lettere non registrate sono a loro volta ordinate per artista per la successiva trasmissione (sono racchiuse in celle o cartelle).
Le lettere sono registrate solo a nome del capo e dei suoi supplenti.
Le lettere soggette a registrazione sono aperte. Il dipendente responsabile della registrazione è a conoscenza del contenuto e ordinato per urgenza (tempo di risposta fino a 3 giorni). Quindi, prima di tutto, vengono registrati documenti urgenti e viene loro assegnato un percorso, quindi altri. Il percorso è impostato in diverse direzioni: le lettere senza registrazione vengono inviate direttamente agli esecutori (ad esempio, ai capi dei Dipartimenti, se la lettera è indirizzata a loro), quelle registrate vengono trasferite al capo del Dipartimento degli Affari per la revisione e la verifica. Ciò consente di facilitare il lavoro del capo dell'amministrazione. Se il problema è di competenza del capo del dipartimento di custodia, il documento viene restituito con una risoluzione per il controllo. Altri sono riferiti al Capitolo per considerazione. I documenti vengono restituiti dal capitolo con la risoluzione per il controllo, indicando gli artisti. Inoltre, il documento viene trasmesso all'utente per la successiva revisione e / o esecuzione dell'ordine. Qui viene lanciato il meccanismo dei documenti in uscita. Alla fine dell'esecuzione, il documento viene controllato, se necessario viene consegnato al Responsabile per la revisione e la rimozione personale dal controllo. Se la risposta è preparata sulla carta intestata di qualsiasi ufficio e non sulla carta intestata dell'amministrazione, la firma del capo del dipartimento corrispondente è sufficiente (le eccezioni sono i documenti impostati personalmente dal capo per il controllo: devono essere firmati dal capo e devono essere preparati sulla carta intestata dell'amministrazione). I documenti pronti firmati vengono restituiti all'UD per la registrazione e la partenza. L'ultimo passaggio dei documenti nella catena di eventi è quello di cancellarli e metterli nei luoghi di archiviazione. Inoltre, il documento può essere successivamente utilizzato, quindi trasferito nell'archivio o distrutto.
Il passaggio di documenti interni ha il seguente percorso. Dopo la preparazione, il documento passa per l'approvazione, quindi il capo lo conosce, lo firma e lo trasferisce per la registrazione. Inoltre, il documento viene inviato agli esecutori e messo sotto controllo. Al momento dell'esecuzione, viene cancellato, utilizzato in futuro, trasferito nell'archivio o distrutto.
I documenti indirizzati al capo del distretto (capo dell'amministrazione), nonché senza specificare una persona o un organo specifico dell'amministrazione, sono esaminati in via preliminare dal vicedirettore dell'amministrazione - il direttore degli affari. Possiamo dire che il passaggio aggiuntivo di documenti attraverso il capo del dipartimento è giustificato. L'esame preliminare dei documenti viene effettuato al fine di distribuire i documenti ricevuti a quelli che richiedono un esame obbligatorio da parte del capo del distretto (capo dell'amministrazione) e che non richiedono e inviati ai deputati del capo dell'amministrazione, nonché inviati direttamente all'amministrazione.
^ Lo studio delle operazioni di base dell'ufficio
Gli specialisti del servizio DOW sono regolati dalle istruzioni su pratiche burocratiche, regolamenti, legge federale sulla circolazione dei cittadini e descrizioni delle mansioni.
I principali passi del clero sono:
Registrati;
Organizzazione del controllo sull'esecuzione;
Archiviazione operativa e di archivio;
Impostazione del lavoro di riferimento.
Tutti i documenti ricevuti nel DD sono elaborati da uno specialista della prima categoria. Secondo l'elenco nelle istruzioni per il lavoro d'ufficio nella documentazione, i documenti non registrati sono evidenziati:
I seguenti documenti non sono soggetti a registrazione:
A) lettere di congratulazioni, inviti, avvisi;
B) relazioni;
D) listini prezzi, loro copie;
D) tassi di consumo dei materiali;
E) documenti contabili;
G) trattamento anonimo;
H) rapporti statistici, bollettini, raccolte inviate per informazione.
I documenti elencati nei paragrafi: c, d, e, e, s sono soggetti a contabilità speciale negli organi competenti dell'Amministrazione.
Una caratteristica importante è che la corrispondenza ufficiale deve essere registrata il giorno del ricevimento e le domande dei cittadini entro 3 giorni dalla data di ricezione in conformità con la legge federale datata 02.05.2006 n. 59-FZ "Sulla procedura di esame dell'applicazione dei cittadini della Federazione Russa" 1
Tutta la registrazione viene effettuata nel sistema Codex. Questo sistema è diviso in diversi moduli. Nel modulo "Corrispondenza corrispondenza" sono registrati: in entrata, iniziativa in uscita, risposte ai documenti in arrivo. La registrazione viene effettuata da uno specialista della prima categoria.
Il modulo "Ricorsi dei cittadini" viene utilizzato per registrare solo i ricorsi in arrivo, i reclami dei cittadini. Il sottosistema non ha una sezione per la registrazione dei documenti in uscita.
^ Organizzazione del controllo dell'esecuzione dei documenti
Il controllo sull'esecuzione dei documenti è un insieme di azioni che garantiscono l'esecuzione tempestiva dei documenti.
Il controllo viene eseguito in conformità con le istruzioni per i documenti.
I compiti principali del gruppo di controllo dell'esecuzione (il dipendente che esercita il controllo) sono:
Tenere traccia dell'avanzamento e registrare l'effettiva esecuzione dei documenti in entrata, in uscita e interni, registrando le istruzioni della direzione;
Riassumendo le informazioni ottenute durante il monitoraggio del processo e i risultati dell'esecuzione, portando queste informazioni alla direzione in una comoda forma formalizzata;
Sviluppo di proposte per accelerare i flussi di documenti e rafforzare la disciplina esecutiva
Registrazione di documenti per controllo;
Verifica della tempestività nel portare documenti a specifici interpreti;
Verifica preliminare e regolamentazione dei progressi;
Rimozione dei documenti dal controllo;
Contabilità e riepilogo dei risultati del controllo dell'esecuzione dei documenti
introduzione
Negli ultimi anni, il ruolo del supporto delle informazioni di gestione è aumentato più volte. Nelle condizioni del mondo moderno, del suo sviluppo sociale ed economico, va notato che dovrebbe essere rilevata l'importanza del supporto delle informazioni per il processo di gestione, che comprende la raccolta di informazioni, la sua conservazione, elaborazione, trasmissione e archiviazione al fine di prendere decisioni di gestione informate ed efficaci.
Per prendere decisioni di gestione efficaci nelle moderne condizioni di sviluppo e crescita di un'economia di mercato, un'organizzazione richiede un sistema di documentazione automatizzata olistico e coerente.
I processi di informazione (raccolta, elaborazione e trasmissione di informazioni) hanno sempre avuto un ruolo importante nella scienza, nella tecnologia e nella società. Nel corso dell'evoluzione dell'umanità, c'è una tendenza costante verso l'automazione di questi processi, sebbene il loro contenuto interno sia rimasto sostanzialmente invariato.
L'informazione non esiste da sola, si manifesta nei processi di informazione. Un uomo vive nel mondo dell'informazione e per tutta la vita partecipa a tutti i tipi di processi informativi.
I principali processi di informazione sono: ricerca, raccolta, archiviazione, trasmissione, elaborazione, uso e protezione delle informazioni.
Le azioni eseguite con le informazioni sono chiamate processi informativi.
I processi associati alla ricezione, alla conservazione, all'elaborazione e alla trasmissione delle informazioni sono chiamati informazioni.
Processo di informazione - un insieme di azioni (operazioni) sequenziali eseguite su informazioni (sotto forma di dati, informazioni, fatti, idee, ipotesi, teorie e altro), per ottenere qualsiasi risultato.
Le informazioni si manifestano precisamente nei processi di informazione che si verificano sempre in qualsiasi sistema (sociale, sociotecnico, biologico e altri).
I processi di informazione effettuati secondo determinate tecnologie informatiche costituiscono la base delle attività di informazione umana. Il computer è un dispositivo universale per l'esecuzione automatizzata di processi informativi.
Lo scopo di questo lavoro è di analizzare e considerare i sistemi di informazione automatizzati nel campo del lavoro d'ufficio, analizzare il concetto di "sistemi di informazione" e analizzarli quando implementati in sistemi automatizzati.
Per raggiungere l'obiettivo, è necessario analizzare i seguenti compiti: identificare e determinare i compiti principali del servizio DOW, analizzare i sistemi di automazione dell'ufficio e la gestione elettronica dei documenti, considerare i principi della creazione di supporto informativo durante l'implementazione di sistemi automatizzati.
In questo caso, l'oggetto di questo lavoro sono i sistemi di lavoro automatizzati per ufficio.
1. Concetti di base in documenti e aspetti teorici delle centrali nucleari
1.1 Concetti di base di DOW
Per rivelare il tema del "lavoro d'ufficio automatizzato", è necessario introdurre la terminologia di base di questo aspetto. Inizia definendo un documento. Il concetto di "documento" ci è venuto dalla lingua latina dalla parola "documentum", che a sua volta significa "prova", "prova". Inizialmente, questo termine fu introdotto durante il tempo di Pietro il Grande e aveva il significato di "prova scritta". Poco dopo, termini come "business paper", "documento commerciale" e "atto" sono entrati in uso. Questi termini hanno sottolineato l'importanza delle funzioni documentali nel sistema di gestione. La legge federale n. 77-FZ "Su una copia obbligatoria dei documenti" fornisce la seguente definizione a un documento - "Un documento è un supporto materiale con le informazioni registrate su di esso in qualsiasi forma sotto forma di testo, registrazioni sonore, immagini e (o) una combinazione di essi, che ha i dettagli che consentono identificarlo ed è destinato alla trasmissione nel tempo e nello spazio per uso e archiviazione pubblici. "
Da questa definizione segue che il concetto di "documento" è indissolubilmente legato al concetto di "informazione". La legge federale "sulla protezione delle informazioni e delle informazioni" del 20 febbraio 1995 fornisce la seguente definizione al concetto di "informazioni documentate": si tratta di informazioni registrate su un supporto fisico con dettagli che ne consentono l'identificazione. Più tardi, questa legge è stata modificata e ristampata. In conformità con la definizione della legge federale n. 149-ФЗ "Informazioni, tecnologie dell'informazione e protezione delle informazioni", "informazione" sono informazioni (messaggi, dati) indipendentemente dalla forma della loro presentazione. "
A loro volta, le informazioni documentate sono informazioni che vengono registrate su un supporto tangibile documentando informazioni con dettagli che consentono di determinare tali informazioni o, nei casi stabiliti dalla legge, il suo supporto tangibile.
Nell'organizzazione di qualsiasi campo di attività, il documento funge da mezzo per gestire le attività in tutte le divisioni strutturali. In questo settore di attività, si dovrebbe dire un "documento ufficiale", non un "documento" Un documento ufficiale è un documento che ha il diritto di utilizzare in un'organizzazione, creato da una persona fisica o giuridica, eseguito e certificato secondo le modalità stabilite.
Il campo di attività che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con documenti ufficiali è chiamato Documentation Management.
Il DOU è impegnato in tutto il complesso del lavoro sulla creazione, esecuzione di documenti, nonché sulla loro attuazione e controllo delle scadenze. Anche in questo complesso sono compresi i lavori sulla contabilità dei documenti, la formazione di casi da documenti già completati, la conservazione e l'uso degli affari correnti, preparandoli per il trasferimento nell'archivio.
Queste funzioni sono svolte da un servizio speciale, che funge da unità strutturale indipendente. Allo stesso tempo, può essere chiamato in diversi modi: Dipartimento di lavoro d'ufficio, Dipartimento generale, Dipartimento di ufficio, Segreteria o Dipartimento di gestione dell'ufficio.
Per le aziende con un focus ristretto, c'è una quantità piuttosto piccola di documentazione, quindi la creazione di un dipartimento separato è poco pratica. In tali casi, tutti i lavori sulla gestione dei documenti presso l'azienda sono eseguiti dal segretario del capo dell'organizzazione o da un dipendente appositamente impiegato per questo lavoro
L'efficacia dell'impresa, così come la qualità e la rapidità del processo decisionale manageriale, dipendono da un lavoro d'ufficio abilmente pensato, organizzato e semplificato all'interno dell'impresa. Pertanto, possiamo affermare che fornire alle attività di gestione i documenti dell'azienda è la funzione di gestione più importante in qualsiasi impresa.
Tuttavia, va notato che ogni impresa è unica, ha una sua forma personale di organizzazione e, pertanto, è necessario scegliere la forma del servizio DOW in conformità con la forma del consiglio di amministrazione dell'azienda. Successivamente, il regolamento della forma di lavoro selezionata con i documenti viene registrato nelle istruzioni per il lavoro d'ufficio.
L'organizzazione del lavoro con documenti ufficiali è attualmente regolata da GOST R 51141-98 “Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni ". Oltre al termine "lavoro d'ufficio", esiste anche un termine "supporto per la gestione dei documenti", che rivela ampiamente le informazioni e la componente tecnica nella moderna organizzazione del lavoro d'ufficio.
Secondo lo standard statale, la documentazione è la registrazione di informazioni su vari media secondo le regole stabilite. La documentazione è un insieme di operazioni per la creazione di documenti, la loro preparazione, compilazione, coordinamento, esecuzione e produzione.
Il processo di servizio DOW consiste in diverse fasi:
)creazione ed esecuzione di documenti;
)ricezione e trasmissione di documenti;
)organizzazione del movimento di documenti all'interno dell'organizzazione;
)controllo di registrazione ed esecuzione;
)lavoro di informazione e consultazione;
)archiviazione di documenti.
Queste attività sono svolte per svolgere le seguenti attività:
)miglioramento di forme e metodi di lavoro con la documentazione;
)assicurare una procedura uniforme per la documentazione;
)organizzazione del lavoro con documenti;
)costruzione di sistemi di recupero delle informazioni;
)controllo sull'esecuzione e preparazione dei documenti per il trasferimento in archivio secondo le norme applicabili;
)riduzione del flusso di lavoro;
)unificazione dei moduli di documento;
)sviluppo e implementazione di documenti normativi e metodologici per migliorare il supporto documentale della gestione nella struttura;
)implementazione delle più recenti tecnologie informatiche nel lavoro con i documenti.
Per uno sguardo più approfondito alle funzioni e ai compiti del supporto alla documentazione della gestione e per capire esattamente cosa fa il servizio di cui sopra, è necessario concentrarsi sul fatto che nel mondo moderno qualsiasi lavoro con documenti di gestione si basa su computer, tecnologie informatiche. Le funzioni del servizio DOW non sono solo l'organizzazione di un'efficace gestione dei documenti, la contabilità della documentazione, nonché il controllo sull'esecuzione di tutti i documenti nell'ambito di un'azienda e la definizione di obiettivi quando si sviluppano sistemi informativi automatizzati per lavorare con la documentazione. Allo stesso tempo, è necessario garantire una modalità di accesso alle informazioni, nonché la sua protezione contro l'accesso non autorizzato, al fine di migliorare il lavoro con la documentazione all'interno e all'esterno dell'azienda.
Tuttavia, tutti questi compiti sono impossibili se le informazioni utilizzate nella creazione dei documenti non sono complete, obiettive, accurate, preziose, affidabili e tempestive.
1.2 i principali compiti della gestione della documentazione di servizio
In condizioni moderne, quando il lavoro con la documentazione di gestione in molte istituzioni si basa sulla tecnologia informatica, le funzioni del servizio DOW non si limitano solo alla gestione dei documenti dell'organizzazione, alla contabilità dei documenti e al controllo sulla loro implementazione. Il servizio DOE è direttamente coinvolto nella formulazione di compiti nello sviluppo di sistemi informativi automatizzati per lavorare con i documenti, nel fornire una modalità di accesso alle informazioni, nel migliorare il lavoro con i documenti.
Pertanto, il servizio DOW risolve tre compiti complessi principali:
) assicurare la documentazione delle attività di gestione;
) organizzazione del lavoro con documenti nell'istituzione;
) miglioramento delle forme e dei metodi di lavoro con i documenti.
Le attività che devono affrontare il servizio DOW determinano le sue funzioni.
1. I compiti di fornire documentazione delle attività di gestione possono essere risolti svolgendo le seguenti funzioni:
Sviluppo e progettazione di forme, assicurandone la fabbricazione;
assicurare la produzione di documenti, copia e duplicazione;
controllo di qualità della preparazione e dell'esecuzione dei documenti, rispetto della procedura di approvazione stabilita e certificazione dei documenti.
2. I compiti di organizzazione del lavoro con i documenti nell'istituzione vengono risolti svolgendo le seguenti funzioni:
Istituzione di un'unica procedura per il passaggio dei documenti (istituzioni di gestione dei documenti);
elaborazione accelerata di documenti in entrata e in uscita;
registrazione e contabilità di documenti in entrata, inviati e interni;
controllo sull'esecuzione dei documenti;
sistematizzazione dei documenti, assicurandone l'archiviazione e l'utilizzo; organizzazione del lavoro con appelli dei cittadini.
garantire la sicurezza delle informazioni.
3. I compiti di miglioramento delle forme e dei metodi di lavoro con i documenti includono le seguenti funzioni:
Sviluppo ed elaborazione di documenti normativi, istruttivi, metodologici e portandoli all'attenzione dei dipendenti dell'organizzazione;
orientamento metodologico e monitoraggio del rispetto delle regole stabilite per lavorare con i documenti nelle unità strutturali dell'organizzazione;
sviluppo professionale dei dipendenti dell'organizzazione e loro consulenza sulle questioni relative all'utilizzo dei documenti;
razionalizzare la documentazione dell'organizzazione, svolgere attività di unificazione dei documenti, sviluppo del foglio presenze e dell'album delle forme di documenti utilizzate nelle attività dell'organizzazione;
sviluppo e implementazione di nuove forme e metodi di lavoro con i documenti, miglioramento del flusso di lavoro dell'organizzazione, aumento della disciplina esecutiva;
stabilire obiettivi per lo sviluppo e il miglioramento di sistemi di informazione automatizzati e database per lavorare con i documenti.
Sulla base dei punti precedenti, vediamo che senza l'implementazione della gestione elettronica dei documenti, un dipendente non può eseguire tutte le operazioni in modo indipendente.
1.3 Tecnologie moderne per l'implementazione di sistemi elettronici di gestione dei documenti
Il sistema di gestione richiede l'organizzazione e il mantenimento di un flusso di lavoro efficiente, che dovrebbe essere presentato come un processo aziendale formalizzato. In questo caso, qualsiasi documento (elettronico o cartaceo) è lo strumento principale per formalizzare l'interazione aziendale delle unità aziendali e l'organizzazione delle relazioni esterne.
La costante tendenza di un significativo aumento della quantità di informazioni necessarie per prendere decisioni manageriali porta al fatto che è necessario ricevere, elaborare e archiviare documenti in quantità molto maggiori rispetto a prima. I metodi tradizionali di lavorare con i documenti stanno diventando inefficaci.
Un'analisi dei processi aziendali ha mostrato che circa il 15% dei documenti viene perso durante il lavoro e fino al 30% dell'orario di lavoro dei dipendenti responsabili dell'elaborazione dei documenti viene impiegato nelle loro ricerche. In questo caso, la perdita irrecuperabile anche di una parte delle informazioni può comportare perdite significative.
Per l'organizzazione del lavoro collettivo con un documento cartaceo standard, è necessario copiarlo più volte, consegnarlo a varie unità strutturali, tenere riunioni speciali e approvazioni, il che richiede un tempo incredibilmente lungo.
Un altro problema è legato al lungo tempo di ricerca delle informazioni necessarie su richiesta. Quando si lavora con documenti elettronici, il tempo di ricerca di un documento e, di conseguenza, il tempo di risposta a una richiesta è molto inferiore.
Secondo le stime degli esperti, la sostituzione del flusso di lavoro cartaceo con elettronica contribuisce ad un aumento della produttività dei dipendenti del 25-50% e il tempo di elaborazione di un documento è ridotto di oltre il 75%. Classicamente, il business, come processo aziendale, è supportato da un sistema di automazione solo del 10-20%. Questi sono, di regola, solo quei compiti che riescono a formalizzare e strutturare chiaramente le informazioni. Il processo stesso di formulazione e formalizzazione dell'automazione tradizionale non è supportato.
1.4 Sistemi per l'automazione del lavoro d'ufficio e la gestione elettronica dei documenti
Dopo aver determinato il livello necessario di automazione, l'organizzazione seleziona un sistema in grado di soddisfare le esigenze di automazione dell'organizzazione.
Per sistema di automazione si intende qualsiasi sistema automatizzato progettato per risolvere compiti burocratici, indipendentemente dall'oggetto di automazione, che si tratti di un'autorità governativa, una banca commerciale, una società commerciale o qualsiasi altra organizzazione. È importante che questa organizzazione disponga di pratiche burocratiche e che sia condotta in conformità con i requisiti previsti dalla legge russa, che consente un quadro abbastanza definito della gamma di compiti8.
La scelta di un sistema di automazione dei documenti, di norma, considera una delle due opzioni:
automazione dell'ufficio;
automazione del flusso di lavoro.
I sistemi di automazione degli uffici risolvono principalmente i problemi di contabilità (registrazione) di documenti in entrata, in uscita, interni e organizzativi e amministrativi, contabilità delle risoluzioni emesse e informazioni ricevute sulla loro attuazione. Nei sistemi di database possono essere memorizzati non solo i dettagli dei documenti sotto forma di cosiddetti. “Scheda di registrazione e controllo”, ma anche la loro parte sostanziale sotto forma di testi, file o immagini. I sistemi di automazione dell'ufficio consentono di controllare l'esecuzione dei documenti e di ogni risoluzione o ordine, di archiviare i dati sui casi a cui sono assegnati i documenti. Una rapida ricerca dei documenti necessari secondo un determinato criterio o il loro insieme è un attributo integrale di tali sistemi.
Oggi esistono tre modi principali per implementare un sistema di automazione dei documenti:
sviluppo di un sistema di automazione originale;
installazione di un tipico sistema di automazione;
messa a punto di strumenti di automazione.
Idealmente, il sistema dovrebbe supportare sia la gestione cartacea che elettronica dei documenti, nonché i processi aziendali dell'organizzazione. In pratica, questo è difficile da raggiungere.
Un fattore importante che deve essere preso in considerazione è la capacità di ridimensionare il programma, ovvero la possibilità nel tempo di aumentare il numero di lavori (computer) che funzionano con il programma e aumentare il numero di documenti archiviati nel sistema.
Un altro punto a cui devi prestare attenzione è la capacità di lavorare con documenti per diversi anni. In alcuni programmi, ogni anno, i documenti dell'anno passato vengono spostati nell'archivio e viene creato un nuovo database di documenti dell'anno corrente. Da un lato, questo semplifica il lavoro e riduce il carico del sistema. D'altra parte, può complicare in modo significativo il controllo dell'esecuzione e la ricerca di documenti dell'anno passato. Ciò è particolarmente evidente all'inizio dell'anno, quando ci sono frequenti chiamate a documenti di 2-3 mesi, che sono già stati spostati nell'archivio.
Pertanto, è importante che il programma semplifichi la ricerca di documenti nel corso degli anni.
Il programma deve essere accessibile in modo che l'utente possa effettuare alcune impostazioni di sistema (ad esempio dizionari, directory, percorsi tipici, ecc.) Senza ricorrere nuovamente ai servizi di un amministratore. L'amministratore dovrebbe svolgere funzioni solo per garantire la sicurezza delle informazioni, controllando i diritti e le azioni degli utenti.
Nonostante la conservazione di tutte le funzioni tradizionali di base del lavoro d'ufficio nei sistemi automatizzati, l'automazione, ovviamente, consente più efficienti rispetto alle tecnologie tradizionali ("manuali") di organizzare il lavoro con documenti e reti informatiche per risolvere molte attività tipiche del lavoro d'ufficio in un modo nuovo, semplificando notevolmente e accelerare il processo di spostamento dei documenti all'interno dell'organizzazione.
In generale, un sistema automatizzato di supporto delle informazioni può includere i seguenti blocchi:
.un sistema automatizzato di informazione scientifica e tecnica (NTI), i cui compiti sono l'identificazione, la registrazione, la selezione e la presentazione tempestiva agli utenti di tutti i documenti, abstract o indirizzi che corrispondono alla direzione dell'organizzazione e alle richieste di manager e specialisti.
Tra le priorità del sistema, è necessario evidenziare:
)contabilità delle fonti STI in entrata (libri, opuscoli, riviste scientifiche, articoli, relazioni scientifiche e tecniche, ecc.);
)contabilità automatizzata del servizio di abbonamento per gli utenti, inclusa la registrazione dell'emissione e la restituzione delle fonti STI;
)compilazione e manutenzione di vari indici, bollettini;
)informare i dirigenti della direzione in merito a conoscenze scientifiche, tecniche, economiche ecc. risultati conseguiti in base alle loro esigenze di informazione per richieste costanti o una tantum (nella modalità di diffusione selettiva delle informazioni e ricerca retrospettiva);
) ricerca e rilascio di informazioni scientifiche e tecniche corrispondenti al problema da risolvere nelle varie fasi del processo decisionale;
.sistema regolatorio automatizzato. e informazioni legali. Questi tipi di informazioni fungono da regolatori di base del processo decisionale, inclusa la validità legale della decisione che viene verificata sulla base. La limitata capacità dei manager di elaborare manualmente grandi volumi di queste informazioni porta a una mancanza di consapevolezza da parte dei manager sugli standard attuali. Un modo per migliorare la fornitura di informazioni legali è l'automazione;
.sistema documentario automatizzato di informazioni organizzative e amministrative;
.sistema di riferimento factografico automatizzato.
Ognuno di questi sottosistemi svolge un ruolo definito nel processo decisionale. Il sistema factografico viene utilizzato per ottenere ed elaborare informazioni specifiche sullo stato e la dinamica dell'oggetto gestito. Un sistema automatizzato di informazioni scientifiche e tecniche fornisce a manager e specialisti le informazioni scientifiche e tecniche necessarie, senza le quali è impossibile giustificare una soluzione. Un sistema automatizzato di informazioni normative e legali è necessario per il supporto legale delle decisioni. Il posto centrale rispetto ad altri sottosistemi è occupato da un sistema automatizzato di informazioni organizzative e amministrative (ARI), che funge da canale di comunicazione operativa tra i sistemi di gestione e gestione e riflette l'intero ciclo di prendere una decisione manageriale dalla diagnosi di un problema alla scelta e attuazione di un'alternativa. Pertanto, il sistema ARI non è solo un sistema di recupero delle informazioni, è attivamente coinvolto e influenza il processo di gestione. I suoi compiti principali sono creare le condizioni ottimali per l'organizzazione del sistema e dei processi di gestione, implementare decisioni tempestive e portarle a specifici attori, garantire un controllo tempestivo su tempi, qualità e volume delle decisioni a tutti i livelli di gestione.
2. Sistemi informatici nell'attuazione di sistemi automatizzati di gestione dei documenti
1 Principi di base per lo sviluppo di sistemi di supporto delle informazioni nell'implementazione di sistemi automatizzati
automazione della gestione elettronica dei documenti
L'esperienza nella progettazione di sistemi informativi di gestione nazionali ed esteri (MIS) dimostra che un fattore importante che determina la loro efficacia è l'implementazione di un approccio sistematico per risolvere i problemi di supporto delle informazioni. Un approccio sistematico prevede una revisione e una soluzione complete di problemi economici, tecnologici, psicologici, ingegneristici e sociali. Ti consente di avvicinarti al problema della creazione di un sistema di gestione integrato che combina l'integrazione orizzontale (coordinamento di tutte le informazioni necessarie per il processo decisionale, che circola a un certo livello gerarchico) con verticale. Il principio di integrazione è pienamente implementato nei sistemi automatizzati, che considereremo l'oggetto di progettazione in questo capitolo.
Una vasta esperienza nel funzionamento di sistemi automatizzati nella gestione ci consente di formulare i principi di base della loro creazione. Questi principi possono essere divisi in 3 gruppi:
) gestione;
) tecnico;
)organizzativo.
Il primo gruppo include i principi di coerenza, complessità, efficienza dei sistemi creati e il principio di nuovi compiti.
Principio di sistema richiede che la progettazione del sistema informativo sia basata su un'analisi preliminare del sistema dell'oggetto di controllo e del sistema di controllo nel suo insieme. L'analisi del sistema comporta la determinazione degli obiettivi del sistema, la costruzione di un modello formalizzato del funzionamento dell'oggetto.
Principio di complessità comporta il coordinamento di tutto il lavoro svolto nella produzione, gestione, compreso il lavoro di automazione. L'efficienza dell'automazione si ottiene solo con una singola pianificazione dell'intero complesso di misure volte all'intensificazione della produzione utilizzando un'unica base metodologica. Inoltre, come ha dimostrato la pratica, i sistemi che automatizzano non solo una funzione o un'attività, ma il loro complesso interconnesso, sono più efficaci. Il principio di complessità è stato incorporato nella transizione dalla creazione di sistemi locali alla creazione di sistemi automatizzati integrati.
Una delle disposizioni più importanti per lo sviluppo di qualsiasi sistema automatizzato è principio di automazione. L'efficacia dei sistemi è principalmente associata alla corretta selezione di una gamma di funzioni, tecnologie e attività automatizzate. Spesso ci sono sistemi la cui efficacia è insufficiente o negativa.
Come criterio per valutare l'efficacia della maggior parte dei sistemi, vengono utilizzati indicatori di efficienza economica. I criteri di efficienza possono anche essere: riduzione dei tempi di assistenza, maggiore consapevolezza degli utenti e una serie di altri indicatori.
Il principio di nuove sfide presume che il sistema in fase di sviluppo non solo fornirà una soluzione ai problemi tradizionali, ma consentirà anche l'uso di nuove tecnologie, il che significa che nuove opportunità appariranno nel supporto informativo delle decisioni di gestione. L'esecuzione delle sole attività di contabilità e rendicontazione locali nell'ambito di un sistema automatizzato è inefficace.
Il secondo gruppo di principi di progettazione comprende principi tecnici, la cui osservanza è assolutamente necessaria:
)uso integrato di tecnologia e software;
)creazione di una base di informazioni unificata del sistema;
)organizzazione della comunicazione diretta dell'utente con il sistema.
La complessità nell'uso di hardware e software sta diventando sempre più importante man mano che il campo di applicazione della tecnologia informatica si espande.
Poiché la creazione di un sistema informativo integrato è un processo molto complesso e dispendioso in termini di tempo, l'implementazione del relativo lavoro richiede il coordinamento delle attività di tutti gli sviluppatori specializzati, che si ottiene con la nomina di uno specialista leader nel supporto delle informazioni. Tali posizioni sono già state introdotte in diverse imprese. Le principali funzioni di uno specialista della sicurezza delle informazioni sono:
.organizzazione di lavori sulla progettazione, manutenzione e sviluppo di una banca dati integrata; studio delle esigenze di informazione all'interno dell'organizzazione; generalizzazione dell'esperienza nella creazione di efficaci sistemi di supporto alle informazioni;
.miglioramento e implementazione di classificatori e codificatori;
.organizzazione del lavoro finalizzato alla creazione di sistemi per l'integrazione di database eterogenei e al miglioramento dei sistemi di gestione per database distribuiti;
.assicurare un funzionamento affidabile dei sistemi di supporto delle informazioni.
Il capo specialista in supporto alle informazioni (IO) gestisce il lavoro del servizio di supporto alle informazioni, che, conformemente al piano, sviluppa, implementa e gestisce un sistema informativo di gestione. Come parte del servizio, è consigliabile distinguere i gruppi per lavorare con informazioni interne ed esterne. Il coordinamento del lavoro di questi gruppi, oltre a garantire l'interazione del servizio di supporto delle informazioni con altri servizi dell'organizzazione, è una delle funzioni più importanti del capo specialista.
Esistono due approcci alla progettazione di sistemi di controllo automatizzati (ACS):
)deduttivo (dal compito generale ai compiti di gestione particolari);
)induttivo (dalle funzioni specifiche al problema di controllo generale).
L'esperienza dimostra che la più promettente è la combinazione di questi due approcci e la presentazione del loro obiettivo comune. Lo schema di progettazione generale del supporto delle informazioni può essere presentato nella seguente sequenza:
Analisi del sistema decisionale. Il processo inizia identificando tutti i tipi di decisioni per le quali sono richieste informazioni. Le esigenze di ogni livello e area funzionale devono essere prese in considerazione.
Analisi delle richieste di informazioni, cioè è necessario determinare quale tipo di informazione è necessaria per prendere ogni decisione.
Aggregazione delle decisioni. Se fosse necessario un sistema informativo specifico per prendere ciascuna decisione, il MIS sarebbe irrimediabilmente complesso. Le soluzioni che richiedono le stesse informazioni devono essere raggruppate in un'unica attività di gestione. In altre parole, il MIS dovrebbe essere coordinato e integrato con la struttura organizzativa.
Progettazione di elaborazione delle informazioni. In questa fase, viene sviluppato un vero sistema per la raccolta, la trasmissione, la memorizzazione e la modifica delle informazioni.
L'ultimo passo è creazione e implementazione del sistema, il cui scopo è valutare le informazioni fornite dall'UIS e riconoscere gli errori. Inoltre, è necessario presumere che il sistema progettato presenterà molte carenze e, pertanto, è necessario creare procedure per la loro identificazione e regolazione del sistema. Pertanto, il sistema deve essere progettato in modo che sia flessibile.
Una tecnica di ricerca comune ed efficace nella realizzazione di lavori sulla progettazione di MIS è l'analisi delle decisioni prese ad ogni collegamento, ad ogni livello, da ciascun leader. L'analisi delle decisioni prese ci consente di presentare l'intera gamma di compiti che sorgono per l'argomento del management, di determinare i compiti, la cui soluzione è obbligatoria per un determinato livello o leader, e di fornire il loro supporto informativo, per dimostrare metodi efficaci per risolverli. Lo sviluppo di metodi dovrebbe essere incentrato sul massimo utilizzo dei risultati scientifici, compresi i modelli matematici.
I MIS non si presentano all'istante. Per implementare un tale sistema automatizzato integrato, un'azienda ha bisogno di 3-5 anni. Di conseguenza, esiste sempre un elemento di pianificazione a lungo termine nello sviluppo di MIS. Questa tesi è applicabile anche all'organizzazione del supporto informativo in forma tradizionale.
Esperienza nella progettazione e nello sviluppo di ACS negli anni 1970-1980. trovato riflesso in GOST, che presenta le principali raccomandazioni e requisiti che hanno superato la prova del tempo.
In conformità con GOST 20914-75, è possibile distinguere le seguenti fasi della progettazione ACS:
.fase di progettazione;
.fase di progettazione;
Introduzione.
La fase di pre-progettazione include un sondaggio di pre-progettazione e lo sviluppo di specifiche tecniche per ACS. I risultati più importanti di questa fase sono la descrizione degli scopi e degli obiettivi del sistema informativo; sviluppo di requisiti generali per la sua creazione; sviluppo di un programma di indagine, nell'ambito del quale vengono studiati e specificati: modello di gestione delle informazioni; struttura e funzioni dell'organizzazione, un elenco di compiti da automatizzare; composizione approssimativa di mezzi tecnici; caratteristiche tecniche ed economiche del sistema di supporto all'informazione.
La fase di progettazione è associata allo sviluppo di progetti tecnici e di lavoro. Lo sviluppo di un compito tecnico comporta la conduzione di un'indagine su una struttura esistente (organizzazione o unità) e sui suoi sistemi di controllo o sulla struttura più vicina (analogo di una nuova struttura). Per risolvere i problemi di supporto delle informazioni, vengono analizzati i flussi di informazioni, i sistemi di classificazione e codifica, i moduli di documentazione e vengono analizzati i DBMS, le strutture dei database esistenti e i metodi per la loro integrazione. I risultati di questi lavori sono inclusi nei requisiti tecnologici iniziali e sono redatti secondo GOST 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, tenendo conto di GOST 24.202-80 e 24.205-80.
Quando si sviluppa un progetto tecnico, è necessario soffermarsi in dettaglio sull'analisi di tutte le informazioni utilizzate in termini di completezza, coerenza, mancanza di ridondanza e duplicazione, nonché sullo sviluppo di forme di documenti di output. I risultati di tale studio sono documentati nel documento "Descrizione del supporto informativo", che specifica i requisiti per l'organizzazione della tecnologia dell'informazione. La documentazione di natura tecnologica deve essere conforme ai requisiti di GOST 24.101-80, tenendo conto di GOST 24.205-80. In conformità con i materiali metodologici, la progettazione del lavoro di questa fase è consentita come una sezione separata del progetto tecnologico, il cui sviluppo può essere completato in un momento diverso dalle scadenze per la presentazione della progettazione e la stima della documentazione, ma non oltre l'inizio della fase di "Messa in funzione".
Nella fase di progettazione dettagliata, una delle fasi principali è lo sviluppo della documentazione di lavoro per il supporto delle informazioni IP, il cui scopo è quello di creare il software necessario, preparare le informazioni standard di riferimento e di produzione su supporti informatici per il caricamento iniziale della base di informazioni ed inoltre rilasciare la documentazione di lavoro necessaria, comprese le istruzioni per l'uso e le istruzioni per l'uso. Nella stessa fase, è consigliabile sviluppare e approvare la disposizione sull'amministratore del database. La composizione della documentazione dovrebbe includere: progettazione tecnica del sistema informativo; descrizione dell'organizzazione della base di informazioni; descrizione dei sistemi di classificazione e codifica; elenco di dati di input; elenco dei documenti di output; Descrizione dei database locali forme di documenti di output.
La fase di attuazione del MIS comprende l'attuazione delle principali misure di attuazione; reclutamento e formazione del personale; preparazione di locali e attrezzature tecniche. In questa fase, anche l'operazione di prova del sistema viene eseguita risolvendo problemi specifici e analizzando i risultati dei test.
Il lavoro sulla creazione di sistemi automatizzati di ogni tipo è regolato da GOST 24.601-86 “Sistemi automatizzati. Le fasi della creazione ". I requisiti generali e la totalità del lavoro in tutte le fasi e le fasi sono determinati da GOST 24.602-86 "Composizione e contenuto del lavoro nelle fasi della creazione".
.2 Sistemi di informazione, loro proprietà e caratteristiche
Un sistema di informazione è un sistema in cui avvengono processi di informazione che compongono l'intero ciclo di vita delle informazioni: generazione, trasformazione, trasmissione, ricezione, conservazione, elaborazione (uso), distruzione.
Compito dei sistemi di informazione - supporto informativo dell'attività soggetto dell'organizzazione.
Per quanto riguarda le caratteristiche e le proprietà dei sistemi di informazione, vale innanzitutto la pena menzionare le dimensioni e la complessità.
I sistemi moderni di qualsiasi natura, di regola, sono sistemi grandi e complessi.
Sistema complesso il sistema su larga scala è chiamato un sistema costituito da un gran numero di elementi interconnessi e interagenti e in grado di svolgere una funzione complessa.
Esposizione a fattori casuali. Una caratteristica e molto significativa è l'esposizione dei sistemi di informazione all'influenza di fattori casuali, non solo come, ad esempio, guasti, malfunzionamenti o errori dei dispositivi tecnici del personale o degli utenti, ma anche azioni dannose di persone che non sono solo casuali, ma anche generalmente imprevedibile o nella migliore delle ipotesi difficile da prevedere.
Partecipazione a processi di informazione umana. La particolarità è che l'utente finale dei sistemi di informazione è sempre un dipendente dell'organizzazione. Il personale dell'organizzazione ha i propri interessi e obiettivi, che devono essere presi in considerazione quando si forniscono informazioni (presenza di libero arbitrio).
Unicità. Ogni stato del sistema di informazione è unico e richiede una considerazione informativa di tutte le sue caratteristiche e, quindi, l'applicazione individuale di varie influenze.
Dinamismo. I sistemi di informazione cambiano la loro struttura e lo stato degli elementi nel tempo.
distribuito indica la disposizione spaziale dei singoli componenti del sistema.
Lo stato di un sistema di informazione è un insieme di decisioni organizzative, tecniche, procedurali, informative e legali sistematicamente interconnesse.
Diamo definizioni dei concetti introdotti. L'organizzazione fissa della composizione, della quantità, dell'architettura (interconnessione) di un complesso di mezzi e sistemi tecnici, nonché del personale tecnico e del personale direttamente coinvolto nell'attuazione delle procedure di informazione, può essere definita come lo stato della struttura tecnica e organizzativa del sistema di informazione o come decisione strutturale organizzativa e tecnica.
L'organizzazione fissa della composizione, la sequenza delle procedure di informazione può essere definita come lo stato della struttura procedurale del sistema di informazione o come decisione strutturale procedurale.
La base giuridica della tecnologia dell'informazione comprenderà la composizione dei documenti normativi che disciplinano il supporto delle informazioni relative al funzionamento del sistema informativo. Può essere: disposizioni generali, doveri funzionali del personale, istruzioni e istruzioni su tecniche, metodi e metodi per eseguire procedure e lavorare su mezzi tecnici, ecc.
2.3 Sistema di gestione delle informazioni, suoi scopi e obiettivi
Un sistema di gestione delle informazioni è definito come un sistema formale per la trasmissione alle informazioni amministrative necessarie per prendere decisioni.
L'IMS dovrebbe fornire informazioni su passato, presente e futuro. Deve tenere traccia di tutti gli eventi rilevanti all'interno e all'esterno dell'organizzazione. L'obiettivo generale di IMS è facilitare l'effettiva attuazione delle funzioni di pianificazione, controllo, attività di produzione e l'intero processo di gestione. Il suo compito più importante è fornire le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto.
Va notato che l'IMS non è l'unico sistema integrato completo per soddisfare tutte le esigenze di informazione dell'amministrazione. Poiché potrebbe esserci il desiderio di ottenere un sistema di questa natura, è necessario stabilire questo aspetto che, a causa di grandi difficoltà, la probabilità di crearlo è ridotta. Non dobbiamo perdere il fatto che l'IMS comporta invariabilmente l'uso dei computer. In effetti, i recenti progressi nella tecnologia di elaborazione dei dati hanno contribuito notevolmente alla creazione di sistemi di gestione delle informazioni. Alcuni tipi di ICS non sarebbero stati possibili senza la velocità e l'accuratezza dell'elaborazione dei dati fornite dai computer.
La rivoluzione informatica ha portato a cambiamenti significativi nel trattamento delle informazioni nelle organizzazioni. Uno studio sulle pratiche di gestione ha dimostrato che i sistemi elettronici di elaborazione e gestione dei dati sono due degli strumenti più utilizzati nella gestione. L'uso diffuso di computer nelle organizzazioni consente ai manager di tutti i livelli di utilizzare grandi quantità di informazioni nelle loro attività.
Grazie alla tecnologia informatica, i singoli manager possono ora prendere decisioni sulla base delle informazioni preparate all'interno delle loro aziende. I database intra-aziendali consentono a un manager di ricevere informazioni sulla sua attività, mercati, concorrenza, prezzi e previsioni in poche ore.
I computer possono fornire ai manager le informazioni di cui hanno bisogno per controllare qualsiasi tipo di informazione, il che li aiuta a confrontare i risultati pianificati ed effettivi, a rilevare tempestivamente le discrepanze e ad apportare modifiche per risolvere i problemi. Tuttavia, come tutti gli strumenti di gestione, i sistemi informatici informatici funzionano nel modo in cui sono progettati e non possono essere migliori. Pertanto, a mio avviso, è necessario considerare la progettazione dell'IMS e i modi per aumentarne l'efficacia.
Non sarebbe un'esagerazione affermare che lo scopo di IMS non è solo quello di emettere ed elaborare alcune informazioni. L'IMS dovrebbe essere orientato all'utente, ovvero le informazioni che elabora dovrebbero soddisfare le esigenze di quei gestori che le ricevono.
Quando si progetta un sistema informativo, è necessario tenere presente che le esigenze informative dei gestori sono diverse e dipendono dal loro livello nella gerarchia e nelle responsabilità funzionali.
Gestione dei sistemi informativi e delle attività di gestione
Studiando le differenze nelle esigenze di informazione dei manager, è possibile dividere condizionatamente i tipi di attività manageriale in tre categorie.
1.La pianificazione strategica è il processo di prendere decisioni in merito agli obiettivi di un'organizzazione, cambiando questi obiettivi, usando le risorse per raggiungerli e riguardo alle strategie che determinano la ricezione, l'uso e il posizionamento di tali risorse.
2.Il controllo di gestione è il processo attraverso il quale i manager assicurano la ricezione delle risorse e il loro uso efficace per raggiungere gli obiettivi generali dell'organizzazione.
.Il controllo operativo è il processo per garantire un'attuazione efficace e qualificata di compiti specifici.
Queste categorie di attività corrispondono all'incirca alle responsabilità dei dirigenti senior, di livello medio e inferiore. L'IMS dovrebbe fornire informazioni che soddisfino i vari requisiti per ciascuna delle categorie.
Ad esempio, le attività degli alti dirigenti nella pianificazione strategica includono, prima di tutto, questioni di futura interazione tra l'organizzazione e l'ambiente. Pertanto, i senior manager hanno bisogno di informazioni da fonti esterne. Queste informazioni non devono essere molto dettagliate e dovrebbero avere confini sufficientemente ampi in modo che le tendenze siano chiare. Inoltre non è richiesta una precisione molto elevata.
Le informazioni per il controllo manageriale sono necessarie per i dirigenti del top e middle management. Naturalmente, deve provenire da fonti sia interne che esterne. Ad esempio, i senior manager hanno bisogno di informazioni sul lavoro delle principali divisioni della loro azienda e sulle attività delle organizzazioni concorrenti. Il manager di medio livello necessita di informazioni su produttività, costi, fatturato e, eventualmente, cambiamenti nelle esigenze dei clienti o nella tecnologia. Queste informazioni dovrebbero essere più dettagliate, avere confini più stretti ed essere più accurate di quelle richieste per la pianificazione strategica. Dovrebbe anche arrivare a periodi di tempo più brevi, poiché il periodo di tempo per le decisioni è inferiore.
Le informazioni a fini di controllo operativo, che si riferiscono alle attività quotidiane, devono essere molto precise, ristrette e aggiornate. Dovrebbe provenire quasi esclusivamente da fonti interne. Ad esempio, il manager direttamente nel sito di produzione deve sapere esattamente quante ore al giorno lavora ogni dipendente, qual è la produzione giornaliera o settimanale, nonché la quantità di materiale utilizzato e i rifiuti.
Inoltre, i manager necessitano di informazioni specifiche relative al loro specifico settore professionale. Pertanto, il responsabile delle vendite ha bisogno di informazioni sulle transazioni commerciali, sui gusti dei consumatori, sulla competitività di nuovi prodotti, ecc. Informazioni dettagliate sulle condizioni tecniche di un nuovo prodotto, che sono di fondamentale importanza per il capo dell'ufficio tecnico, non sono essenziali per prendere decisioni di vendita. In effetti, se l'IMS fornirà regolarmente tali informazioni al responsabile delle vendite, ciò interferirà solo con il suo lavoro e richiederà tempo.
.4 Fonti di informazioni sulla gestione
Le fonti interne sono documenti creati direttamente nell'organizzazione. Comprende sistemi di documentazione organizzativa e amministrativa, speciali (personale, finanziario, di pianificazione, ecc.), Nonché altri materiali dell'azienda. Tra i documenti più interessanti, individuiamo i rapporti: giornalmente (analisi delle perdite, statistiche sull'efficienza del lavoro, analisi delle perdite di tempo, ordini ricevuti); settimanale (analisi degli straordinari, esecuzione del lavoro, monitoraggio del progetto); mensile (relazione sulle attività dei dipartimenti, analisi delle variazioni del personale, analisi delle spese generali, analisi delle vendite, relazione sulle spese di magazzino, analisi delle variazioni delle vendite, conto profitti e perdite, stato patrimoniale, analisi dei bilanci, disponibilità liquide, conti scaduti); trimestrale, semestrale e annuale (conto profitti, bilancio, fonti e utilizzo dei fondi, relazioni sul lavoro dei dipartimenti). A seconda delle condizioni operative specifiche dell'organizzazione, la documentazione di reporting può avere una propria periodicità, la forma di presentazione delle informazioni. Inoltre, è possibile generare tipi di report corrispondenti ad attività di automazione. Oltre alle relazioni periodiche, vengono redatte relazioni sul monitoraggio a lungo termine di singoli fattori e situazioni.
Le fonti interne possono a loro volta essere divise in primarie e secondarie. I principali sono quelli in cui vengono registrati dati operativi specifici sui risultati delle attività dell'organizzazione: si tratta di documenti contabili, ARD, ecc. Le fonti primarie sono le più affidabili.
Documenti secondari: testi di carattere generalizzante, consolidato e di riferimento, ad es. riassunti, rapporti, rapporti, note analitiche, previsioni, ecc. Queste fonti contengono, di norma, dati aggregati, alcune conclusioni e raccomandazioni. Le fonti secondarie sono meno affidabili, poiché presentano un maggiore grado di distorsione. Non solo errori nei calcoli e nelle conclusioni, ma anche un'alta probabilità di distorsione deliberata al fine di nascondere alcune omissioni ufficiali, possono influenzare la distorsione delle informazioni, quindi le informazioni contenute in fonti di questo tipo richiedono un doppio controllo.
.5 Organizzazione dei flussi di informazioni
Per la formulazione e la soluzione di molti problemi nella gestione, vengono utilizzate le informazioni presentate in diversi array. Il collegamento centrale nell'organizzazione dei flussi di informazioni è la determinazione delle rotte del suo movimento e la frequenza di circolazione tra fonti e consumatori.
Pertanto, il processo di consumo delle risorse di informazioni viene implementato sotto forma di flussi di informazioni. Quando si crea IS, è necessario organizzare razionalmente i flussi di informazioni, nonché aumentarne l'intensità. Per risolvere questi problemi nella progettazione dell'IP, si consiglia di analizzare i flussi di informazioni, che consente di studiare il sistema esistente di organizzazione del supporto delle informazioni, creando le basi per un ulteriore miglioramento e ottimizzazione dei flussi di informazioni. L'analisi dei flussi di informazioni viene effettuata in due fasi:
) esame;
) costruzione e analisi del modello informativo dell'organizzazione in questione.
La base della progettazione UIS è il risultato di indagini su flussi di informazioni e flussi di lavoro che sono caratteristici dell'area tematica in cui viene creato questo sistema di informazioni. Al momento, non esistono GOST, materiali normativi che governano l'indagine e l'analisi dei flussi di informazioni nella progettazione dell'IP. Tuttavia, questi problemi si riflettono nei materiali normativi per ACS (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83, ecc.), Che possono essere utilizzati per organizzare il lavoro nei casi in esame.
Quando si analizzano i flussi di informazioni, è necessario tenere conto del movimento delle informazioni nelle seguenti aree:
Verticale, ad es. per livelli gerarchici. L'analisi dei flussi verticali lungo le linee ascendenti e discendenti rivela la continuità, la compattazione, la media e l'output delle informazioni. Un'analisi della continuità delle informazioni evidenzia indicatori trasversali che attraversano tutti i livelli di gestione ed evidenzia quelli che sono caratteristici dello stesso fenomeno a diversi livelli, ad es. diventa possibile unificare le informazioni. I risultati di questa analisi diventano la base per determinare il supporto delle informazioni a vari livelli gerarchici.
Un'analisi del grado di compattazione delle informazioni caratterizza la correttezza dello screening degli indicatori non essenziali e l'aggregazione dei quozienti in quelli generali. Ciò è dovuto alle leggi generali del trasferimento di informazioni a un livello superiore;
Movimento orizzontale delle informazioni. La principale spinta di tale analisi è quella di confrontare gli schemi di sviluppo e decisionali e gli schemi di movimento delle informazioni, poiché il suo instradamento è determinato dai processi decisionali. Il metodo più accettabile per analizzare i percorsi di informazione è l'analisi di rete, in cui gli eventi sono l'adozione di decisioni specifiche e i percorsi sono il flusso di informazioni.
Durante l'analisi, vengono individuati i percorsi più brevi per garantire tutte le soluzioni necessarie (per chiarezza, si consiglia di costruire uno schema). L'analisi grafica fornisce un quadro abbastanza completo della razionalità dei flussi di informazioni. Allo stesso tempo, è necessario tenere conto della direttezza del movimento, del ritmo, della specializzazione dei flussi di informazioni, della densità (intensità), del movimento parallelo dei flussi.
La struttura dei flussi di informazioni viene rivelata analizzando la struttura dell'organizzazione, la struttura del flusso di lavoro e il movimento di informazioni non documentate.
.6 Questioni chiave nello sviluppo di sistemi di informazione
I problemi principali che un progettista di sistema deve affrontare quando inizia a pensare alla matrice di informazioni principali sono i seguenti: quanti livelli di dati sono necessari; L'IP è in grado di soddisfare tutti i livelli di gestione disponibili nell'azienda con le loro diverse esigenze informative quando si utilizza un singolo array di dati principale.
Ad esempio, in un UIS di una banca commerciale, il cassiere deve avere accesso a informazioni dettagliate su ciascun conto, ad es. al saldo attuale, importo dei controlli, ecc. Tuttavia, tali informazioni non interessano il livello di gestione operativa. I gestori di questo livello sono interessati alle informazioni cumulative sui gruppi di conti. E a livello di elaborazione delle politiche per i senior manager, sono necessarie informazioni di natura ancora più ampia su prestiti, entrate e previsioni per la crescita dei depositi. Pertanto, il compito principale del progettista IP è cercare di integrare l'array di dati principale in modo tale che possa essere utilizzato da tutti i livelli dell'azienda e dei suoi dipartimenti.
Per organizzare l'array di informazioni, è necessario considerare il classificatore appropriato. Le informazioni contenute nell'array sono classificate in base ai seguenti criteri:
) direzione del movimento;
) metodo di ottenimento;
) frequenza di ricezione;
) la natura della domanda nel processo di gestione.
Nella direzione del movimento, l'informazione è divisa in:
) in arrivo;
)intermedio (interno);
) in uscita.
In base alla frequenza di ricezione, è suddiviso in:
)flusso continuo;
) ogni giorno;
) settimanalmente;
)mensile, ecc.
I periodi indicati sono impostati per ogni tipo di informazione.
Per natura della partecipazione al processo di gestione, le informazioni sono suddivise in:
) normativa;
) riferimento;
) pianificato;
)analitico (operativo);
) segnalazione.
3. Sistemi di informazione automatizzati
.1 Descrizione generale di AIS
AIS - un insieme di metodi e modelli informativi, economici e matematici, tecnici, software, strumenti tecnologici e specialisti, progettati per elaborare le informazioni e prendere decisioni di gestione.
AIS: un insieme interconnesso di dati, apparecchiature, software, personale, standard, procedure progettati per raccogliere, elaborare, distribuire, archiviare, emettere informazioni in conformità con i requisiti derivanti dagli obiettivi dell'organizzazione.
Sottosistemi funzionali e di supporto
Il sistema di informazione automatizzato ha un sottosistema funzionale e di supporto.
Il sottosistema funzionale garantisce l'esecuzione dei compiti e lo scopo del sistema informativo. Di solito in un sistema informativo, la parte funzionale è divisa in sottosistemi in base agli attributi funzionali:
.livello di attività obiettiva, ad esempio gestione (superiore, medio, più basso);
.tipo di risorsa gestita (materiale, manodopera, finanziaria, ecc.);
.ambito di applicazione (bancario, borsa, ecc.);
.funzioni di gestione e periodo di gestione.
Il sottosistema di supporto comprende "supporto informativo, tecnico, matematico, software, metodologico, organizzativo e linguistico.
3.2 Obiettivi, obiettivi e livelli di automazione DOE
Gli obiettivi di automazione del DOW di tutte le organizzazioni, indipendentemente dalle loro forme organizzative e legali, sono abbastanza simili e sono i seguenti:
.migliorare la qualità e l'efficienza della gestione dell'organizzazione migliorando la gestione degli uffici;
.combinando in un singolo ciclo clericale tutte le unità strutturali dell'organizzazione, comprese quelle geograficamente remote;
.garantire un accesso rapido e allo stesso tempo delimitato alle risorse informative (documentarie) dell'organizzazione;
.riduzione dei costi del lavoro e dei tempi e delle spese generali e, di conseguenza, ottenimento di un effetto economico;
.gettare le basi per una transizione graduale alla gestione elettronica dei documenti nell'azienda, lavorare per il futuro.
Il raggiungimento degli obiettivi è possibile risolvendo i compiti di automazione del DOW dell'organizzazione, che può essere sistematicamente condizionato nelle seguenti aree:
) Preparazione ed esecuzione di documenti.
L'automazione di quest'area consente di migliorare la qualità e l'efficienza della preparazione dei documenti creati nell'organizzazione, per unificare la forma dei documenti.
2) Organizzazione del flusso di lavoro ed esecuzione dei documenti. L'automazione di quest'area elimina la duplicazione del lavoro sull'inserimento di informazioni su un documento nelle varie fasi di lavoro con esso (semplifica il processo di registrazione), creando la base di documenti di un'organizzazione, riduce la probabilità di perdere un documento, semplifica il flusso di lavoro dell'organizzazione (semplifica le rotte del flusso di documenti) e aumenta l'efficienza e la qualità del lavoro degli artisti con i documenti, ridurre i tempi di esecuzione e passaggio dei documenti, informare tempestivamente i dipendenti dei documenti ricevuti e creati ah.
3) Organizzazione del controllo sull'esecuzione dei documenti.
L'automazione del controllo sull'esecuzione dei documenti consente di ricevere rapidamente informazioni sullo stato di esecuzione e sulla posizione di qualsiasi documento, per tenere traccia delle fasi del passaggio dei documenti nelle unità organizzative dal momento in cui vengono ricevuti (creati) fino al completamento del lavoro con essi.
) Organizzazione della conservazione dei documenti, sistema di ricerca dei documenti. L'automazione consente la memorizzazione centralizzata di testi di documenti preparati in forma elettronica, le loro immagini grafiche e materiali per loro, organizza una ricerca online, collega logicamente i documenti relativi a un problema, effettua selezioni di materiali su base tematica o di altro tipo.
Parlando della necessità di determinare il livello di automazione di DOW in relazione a ciascuna organizzazione specifica, si dovrebbe decidere cosa dovrebbe coprire l'automazione di DOW:
l'intera organizzazione, comprese le sue unità geograficamente remote;
la sede centrale dell'organizzazione nel suo insieme;
un numero di strutture attivamente coinvolte nel flusso di lavoro dell'organizzazione (ad esempio, servizio per il personale + servizio DOE + contabilità, ecc.);
strutture responsabili dell'organizzazione del DOE (gestione dei casi, servizio DOE, segreteria, ufficio, ecc.);
strutture speciali (contabilità, risorse umane, ecc.)
conclusione
Nel corso di questo corso, abbiamo esaminato una vasta gamma di funzioni di sistemi informativi automatizzati. Da quanto precede, possiamo concludere che l'automazione modifica significativamente le tecnologie di elaborazione delle informazioni. Nel contesto dell'informatizzazione, l'intero processo di spostamento delle informazioni consiste in molte operazioni manuali e automatizzate interconnesse, ognuna delle quali viene eseguita in un posto di lavoro. Le principali operazioni del processo tecnologico di elaborazione delle informazioni: raccolta e registrazione dei dati primari, immissione nel sistema, controllo dell'affidabilità dei dati, creazione e manutenzione di un database, ricerca ed elaborazione secondo un determinato algoritmo, generazione e produzione dei risultati finali, trasferimento dei risultati di elaborazione all'utente finale.
Sfortunatamente, le risorse umane non sono sufficienti per completare tutte le operazioni di cui sopra in modo accurato, rapido, efficiente e puntuale, il che può portare a una stagnazione nel campo del lavoro d'ufficio sia all'interno di un'organizzazione che a livello internazionale.
Inoltre, sarebbe un ostacolo al progresso mondiale, al crollo dei mercati mondiali, alle organizzazioni internazionali.
I sistemi automatizzati svolgono il lavoro dell'uomo, ma vale la pena dire che non un singolo sistema informativo automatizzato funzionerà senza la mano direttrice dell'Uomo.
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La documentazione di gestione è la base delle attività di un'organizzazione moderna: fino all'85% delle risorse informative di quasi tutte le strutture di gestione sono concentrate nei documenti. A questo proposito, i processi di documentazione e gestione dei documenti hanno acquisito un carattere autosufficiente e richiedono i propri sistemi di controllo automatizzati.
Negli ultimi 10-15 anni, l'automazione degli uffici ha subito una rivoluzione nel campo della gestione dei documenti. Se in precedenza il sistema di automazione degli uffici era considerato un sistema di automazione delle attività principalmente del personale tecnico degli uffici, delle segreterie, degli archivi relativi alla preparazione, alla registrazione, al movimento, al controllo dell'esecuzione e alla ricerca di documenti, ora gli stessi autori sono impegnati nella compilazione e nell'invio di documenti tramite PC integrati nella rete ed esecutori di documenti. Ora partecipano direttamente alle tecnologie di supporto dei documenti: dal momento in cui i documenti vengono creati al controllo dell'esecuzione e lavorano con l'archivio documenti. Il sistema di automazione per la documentazione e la gestione dei documenti è diventato uno strumento decisivo per migliorare l'efficienza del lavoro dei dipendenti coinvolti nel processo decisionale e, di conseguenza, le attività dell'organizzazione nel suo insieme.
Attualmente, un'organizzazione che desidera ottenere soluzioni moderne per la creazione di tecnologia automatizzata per DOW ha una scelta abbastanza ampia - dall'acquisizione di sistemi di informazione sviluppati individualmente nel caso di grandi organizzazioni a sistemi integrati già pronti - per le organizzazioni di piccole e medie dimensioni.
Le organizzazioni che si sono prefissate l'obiettivo di automatizzare il lavoro d'ufficio devono risolvere una serie di problemi. Eccone alcuni:
Le organizzazioni spesso non hanno una chiara comprensione di ciò che dovrebbe essere automatizzato nella tecnologia dei processi di ufficio. È influenzato dalla mancanza di specialisti che sono allo stesso tempo esperti di scartoffie e che conoscono il mercato e le capacità dei sistemi software nel campo dell'automazione della gestione dei documenti. Le informazioni pubblicitarie sono scarse nei contenuti e non sempre corrispondono alla verità, la mancanza di una terminologia comune interferisce con la comprensione reciproca del cliente del sistema e del suo produttore, ecc.
L'organizzazione dovrà sviluppare e attuare una serie seria di misure per semplificare i processi gestionali e le loro procedure di conservazione dei registri. È necessario semplificare la distribuzione dei compiti, la delega di autorità, stabilire chiaramente chi risolve i compiti e a quale livello, determinare la procedura per coordinare i documenti, approvarli e firmarli, ecc., Cioè, in definitiva, per ottimizzare il sistema di gestione;
Quando si introduce l'automazione DOW, le organizzazioni devono decidere uno dei due approcci, che i gestori di documenti condizionalmente chiamano "russo" e "occidentale".
Tradizionalmente, la tecnologia russa per lavorare con i documenti prevede tre livelli di gerarchia: il capo dell'organizzazione - gestione dell'ufficio - esecutore. Le tradizioni occidentali sono associate alla responsabilità personale dell'esecutore per il documento e alle decisioni corrispondenti su di esso, pertanto contengono due livelli di gerarchia: il capo del più alto livello di gestione - l'esecutore (manager).
La tradizione russa presuppone la registrazione obbligatoria di ciascun documento dal momento in cui appare nell'organizzazione, nonché il flusso di lavoro "pre-archiviato" dettagliato e controllato a livello centrale. La tecnologia di DOW è ampiamente racchiusa in standard, istruzioni e istruzioni statali. L'intera gamma di lavori con i documenti viene tracciata in riviste di registrazione o archivi di file dattiloscritti.
Le tradizioni del lavoro d'ufficio occidentale sono associate alla responsabilità personale del manager per il documento e la sua esecuzione (è caratteristico che la parola "flusso di documenti" manca in inglese). La registrazione dei documenti viene effettuata direttamente dal contraente; non esiste un controllo centralizzato dell'esecuzione. L'oggetto della regolamentazione nei tradizionali sistemi occidentali di gestione dei documenti è l'archiviazione sistematica di documenti già eseguiti (simile all'archiviazione domestica). È sulla base di una tale tradizione che è stato formato il concetto di sistemi di gestione elettronica dei documenti occidentali. Da qui la complessità dell'utilizzo delle tecnologie di gestione elettronica dei documenti negli uffici russi basati su sistemi software occidentali. È necessario un corrispondente adattamento dei prodotti occidentali alle condizioni russe prevalenti nel corso dei secoli.
Quando si sceglie un'opzione di automazione DOW, l'organizzazione del cliente deve scegliere tra due classi di sistemi di gestione dei documenti: flusso di lavoro e groupware.
Entrambe le classi di sistemi sono focalizzate sull'automazione del lavoro di squadra in ufficio. Tuttavia, quando si sceglie una metodologia per la costruzione di un sistema automatizzato in una particolare organizzazione, si dovrebbe tener conto di quanto corrisponde allo stile di gestione e al sistema di gestione adottato in essa.
Il fatto è che i sistemi di tipo Workflow includono sistemi incentrati sull'automazione del lavoro di un'intera società (ovvero sul lavoro congiunto di diversi gruppi di lavoro) che supportano una chiara separazione dei processi aziendali e il routing del lavoro in una rete di artisti. Per quanto riguarda la gestione dei documenti, ciò significa che la relativa documentazione è strettamente legata alle procedure di gestione basate sulla distribuzione delle funzioni tra i dipendenti dell'apparato amministrativo. In questo caso, il flusso di documenti si sovrappone alle procedure di gestione tecnologica. Sistemi come Workflow sono più accettabili per le grandi organizzazioni e agenzie governative.
Il groupware si riferisce a sistemi che non hanno uno schema aziendale rigidamente definito. - processi progettati per funzionare in un piccolo gruppo - un gruppo di lavoro (5-100 persone). Elementi di Groupware sono e-mail, database di documenti, organizzatore collettivo.
La scelta dell'organizzazione di un sistema automatizzato di gestione dei documenti dovrebbe in definitiva basarsi sulla composizione dei requisiti necessari per i prodotti software offerti sul mercato, che possono essere ridotti alle seguenti caratteristiche:
Tecnologia d'ufficio usata;
Conformità ai principali compiti del lavoro d'ufficio;
Caratteristiche funzionali dei sistemi (completezza funzionale, apertura, ecc.);
Implementazione software (supporto per modalità distribuita, ecc.);
Indicatori di costo
Sopra sono stati brevemente caratterizzati dalla tecnologia per ufficio basata sulle tradizioni russe e occidentali. Esaminiamo brevemente le caratteristiche dei sistemi software nella direzione corrispondente.
I sistemi software che implementano la tecnologia russa sono focalizzati sull'uso nelle istituzioni e nelle organizzazioni governative; preservano tutte le tradizioni e gli standard del lavoro d'ufficio adottati in una specifica struttura di gestione. Il compito di tali sistemi è garantire il mantenimento del flusso di lavoro cartaceo, ridurre la complessità delle normali operazioni di elaborazione dei documenti. Tuttavia, questi sistemi possono ampliare in modo significativo l'ambito dei processi tradizionali di documentazione e circolazione dei documenti elaborando i documenti su un personal computer. I sistemi di questa direzione sono una sorta di ponti per la transizione graduale dalle tecnologie della carta a quelle senza carta. I sistemi di automazione DOU per questa tecnologia includono:
Sistema CASE (prodotto della società Electronic Office Systems);
Sistema "Cenerentola - \\\\" 1! \\ E. Corrispondenza ufficio (STC IRM, Mosca).
Il sotto-paragrafo 7.8.4 presenterà in modo più dettagliato le capacità funzionali dei sistemi CASE.
I sistemi software orientati all'occidente sono focalizzati sul massimo utilizzo di documenti elettronici e strumenti di collaborazione dell'utente, l'assenza di collegamenti intermedi, che a sua volta determina il cambiamento nei processi di ufficio esistenti nell'organizzazione, la loro ottimizzazione, lo sviluppo di nuove tecnologie per lavorare con i documenti.
La caratteristica principale della tecnologia "Western" è la modellizzazione di specifici processi del flusso di lavoro reale e l'ottimizzazione per questi modelli di sistemi software. Di norma, il sistema viene consegnato al cliente non sotto forma di un prodotto autonomo "confezionato" alienato dallo sviluppatore, ma come un insieme di strumenti software da cui viene assemblata una soluzione pronta.
Quando si adatta il sistema a processi specifici dell'organizzazione, i componenti funzionali necessari vengono installati sui personal computer dei dipendenti (luogo di lavoro basato sui ruoli) per risolvere una determinata gamma di attività, in conformità con il ruolo di ciascun dipendente nel flusso di lavoro di una determinata organizzazione. L'amministratore di sistema crea funzioni aziendali che determinano le rotte di spostamento del documento in base alla struttura dell'organizzazione, ad es. Dalle sue divisioni e dai singoli dipendenti.
Le seguenti tre classi di sistemi di informazione automatizzata sono ampiamente rappresentate nei sistemi di quest'area nella Federazione Russa:
Sistemi sviluppati da società russe basate su DBMS: "Lan-Docs" - JSC "Lanit"; OPTIMA-WorkFlow - Optima company; "Codice" - SE "Center for Computer Development"; "AquaDoc" - la società "Aquarius Consulting", ecc.;
Sistemi sviluppati da società russe che utilizzano la tecnologia LotusNotes: "CompanyMedia" - la società "Inter Trust"; "Referente BOSS" - società IT; "Escado" - CJSC Interprokom LAN e altri:
Versioni russificate dei sistemi occidentali popolari: "Documentum 4i" - Documentum company; "DOCSOpen" - la compagnia Hummingbird "; "LotusDomino \\ Notes" - IBN Corporation; “DocuLive” - preoccupazione di Siemens; "WorkExpeditor" - Compaq Corporation, ecc.
A titolo di confronto, oltre ai paragrafi 7.8.4 e 7.8.5, vengono fornite le caratteristiche di due sistemi software: "CASE" e "BOSS-Referent", orientati rispettivamente alle tecnologie russe e occidentali per la documentazione e la circolazione dei documenti.
L'introduzione di un sistema integrato di gestione dei documenti può essere considerata un'innovazione gestionale, che consente di tenere conto delle leggi del processo di innovazione e organizzarlo in modo efficiente.
A seconda del potenziale innovativo, si distinguono due tipi principali di innovazioni:
o radicale (di base), aprendo fondamentalmente nuove opportunità, introducendo cambiamenti qualitativi nei modi di attività umana;
o modifica, fornendo il miglioramento dei metodi e delle forme di lavoro esistenti.
Le innovazioni radicali e modificanti nel processo di gestione dovrebbero essere combinate. In pratica, si incontrano anche pseudo-innovazioni che riguardano solo attributi esterni e sono dettate da considerazioni di prestigio o pubblicità.
In condizioni moderne, l'introduzione di KSD e l'uso della gestione elettronica dei documenti possono essere considerati un'innovazione radicale.
Le innovazioni di tipo modificativo appaiono più spesso di quelle radicali e forniscono adattamento a condizioni e compiti mutevoli. Ad esempio, miglioramenti parziali nell'organizzazione del lavoro manageriale e del flusso di lavoro si danno risultati positivi. Ma le possibilità di modificare le innovazioni sono limitate e ad un certo punto non sono più in grado di compensare le esigenze dell'organizzazione. E poi il ritardo nello sviluppo e nell'implementazione di innovazioni su vasta scala o radicali (nel nostro caso, un sistema di automazione integrato per gli istituti di istruzione prescolare) può portare a stagnazione e riduzione dell'efficienza di gestione.
Il "ciclo di vita" di un sistema integrato di automazione di un istituto di istruzione prescolare come innovazione gestionale comprende le seguenti fasi: consapevolezza della necessità di innovazione e del suo sviluppo; il processo decisionale sulla transizione verso una nuova tecnologia, il suo sviluppo; funzionamento e sviluppo stabili. Un'innovazione non sarà completata se si ferma in una fase intermedia. Alla fine del "ciclo di vita" di qualsiasi innovazione, viene nuovamente rivelata la necessità di miglioramenti parziali o maggiori.
Il processo di innovazione è principalmente il risultato di una soluzione creativa ai problemi emergenti. Pertanto, la fase di consapevolezza della necessità di innovazione e il suo sviluppo è allo stesso tempo il processo di preparazione e presa delle decisioni manageriali, i risultati delle fasi successive dipendono in gran parte dalla validità e dalla tempestività di cui. L'attuazione dell'innovazione proposta dipende, in particolare, da quali metodi sono stati utilizzati per raccogliere ed elaborare informazioni, analizzare la situazione del problema, sviluppare opzioni e scegliere una soluzione. Inoltre, le conseguenze delle innovazioni e le caratteristiche della sua attuazione dovrebbero essere analizzate durante lo sviluppo e la selezione di soluzioni. Nell'attuazione di misure specifiche volte a introdurre innovazioni gestionali nel campo della gestione dei documenti, si suppone che tenga conto delle interconnessioni tra le principali componenti della gestione delle informazioni.
La fase di sviluppo dell'innovazione copre il periodo di tempo necessario per eliminare le carenze individuate e apportare le modifiche appropriate. Di grande importanza in questa fase è il controllo sulle attività dei dipendenti (ad esempio, per soddisfare i requisiti di tecnologia nel sistema di gestione dei documenti aziendali). È importante applicare quotidianamente la tecnologia di gestione documentale implementata e che sia esclusa la possibilità di tornare alla precedente organizzazione del lavoro (ad esempio, mantenendo i registri di registrazione scritti a mano, la registrazione multipla di documenti, ecc.). Richiede coaching o formazione dei dipendenti, preparazione di materiali didattici (schemi tecnologici, manuali per utenti e amministratori di sistema, ecc.).
È anche importante prestare attenzione al mantenimento e al miglioramento dell'innovazione. A volte, qualche tempo dopo l'introduzione di un'innovazione, ci sono tentativi di tornare ai modi di lavorare precedenti (e non affatto a causa dell'inefficienza del nuovo). Il compito in questa fase è prevenire questo, stabilizzare e supportare le innovazioni e anche decidere se è necessario integrare o rafforzare un'innovazione con un'altra
Pertanto, nelle fasi di implementazione e sviluppo di un sistema integrato di automazione di DOW, potrebbe esserci un periodo di coesistenza simultanea di nuove e vecchie tecnologie (in quelle unità dell'organizzazione che non sono ancora collegate al sistema). "Chi chi?" - il risultato di questa fase dipende dalla soluzione di una serie di questioni organizzative, compresa la formazione della base normativa e metodologica necessaria. In queste condizioni, il personale sta cambiando, vengono affrontate le questioni relative all'organizzazione del servizio di supporto del sistema e alla sua amministrazione. Viene determinata la procedura per connettere gli utenti e fornire loro i diritti per utilizzare il sistema, i problemi di protezione delle informazioni vengono risolti.
In ogni fase del processo di innovazione, il cerchio dei suoi partecipanti si sta espandendo. Quindi, ad esempio, in una grande organizzazione, l'introduzione di un sistema integrato di automazione di DOW può essere sotto forma di una connessione graduale al sistema, prima l'ufficio e poi le altre unità strutturali con un corrispondente aumento del numero di utenti. È chiaro che il massimo effetto di un sistema automatizzato che copre il flusso di lavoro dell'intera organizzazione si ottiene solo quando tutte le unità pianificate sono collegate.
È importante tenere presente che i partecipanti al processo di innovazione possono sia prendere l'iniziativa a supporto dell'innovazione gestionale (nel nostro caso, il sistema di gestione dei documenti aziendali) sia contrastare il suo successo. L'introduzione della tecnologia dei documenti aziendali, l'introduzione di nuovi requisiti per i dipendenti come utenti del sistema (comprese le loro qualifiche) e consentendo loro di valutare il proprio lavoro da una prospettiva comune, è una delle innovazioni e trasformazioni così importanti che possono causare una diversa reazione all'innovazione.
I problemi legati all'introduzione di nuove tecnologie non si limitano alla cosiddetta "barriera psicologica" e coprono la sfera degli interessi dei dipendenti dell'organizzazione (economica, sociale). Se il dipendente suggerisce che l'innovazione implementata ridurrà o addirittura renderà impossibile soddisfare alcune delle sue esigenze, allora parlerà contro l'innovazione. A volte, i singoli dipendenti possono deliberatamente parlare contro le innovazioni al fine di aumentare la loro influenza sugli altri.
Da qui la necessità di tenere conto dell'influenza di interessi sia collettivi che individuali.
Da questo punto di vista, è importante che i dipendenti comprendano che i loro benefici dall'implementazione dei CSD e gli svantaggi del rifiuto delle innovazioni superano i benefici del mantenimento dello stesso ordine di lavoro.
Quando si introduce KSD, si manifestano anche aspetti relativi alla cultura aziendale. Ad esempio, se i membri di un'organizzazione si sono concentrati sul mantenimento dell'ordine di lavoro esistente per lungo tempo e la ricettività verso le innovazioni e il desiderio dei dipendenti di migliorare le proprie competenze non erano una caratteristica della cultura aziendale e del sistema di priorità nella gestione, allora quando si introducono innovazioni, possono sorgere problemi di gestione.
Una descrizione di una serie di possibili cause degli ostacoli all'implementazione di un sistema integrato di automazione di DOW è riportata nel noto lavoro di M. Sutton, che include vari tipi di discrepanze: incoerenza, indecisione, sfiducia, impreparazione, distorsione, disorganizzazione, incertezza, incapacità di svolgere funzioni, ecc.
Quando si introduce un sistema integrato di automazione di DOW, è importante considerare che l'atteggiamento nei confronti delle innovazioni introdotte dipende in larga misura dalle seguenti caratteristiche:
o redditività relativa (quanto l'innovazione proposta è più redditizia in termini socioeconomici rispetto all'ordine di lavoro esistente, quanto contribuisce al raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione);
o compatibilità(quanto questa innovazione sia compatibile con le opinioni e l'esperienza dei dipendenti - dipende da se sarà più difficile o più facile da percepire);
o complessità(quanto sia difficile capire, usare nel lavoro e adattarsi all'innovazione proposta);
o phasing(le innovazioni che possono essere implementate in più fasi o con verifica sperimentale saranno meglio accettate).
Il suo successo dipende in gran parte dall'organizzazione del supporto informativo, delle comunicazioni formali e informali tra i dipendenti sull'attuazione delle innovazioni. Quando si implementa il sistema, è importante fornire ai dipendenti informazioni sui vantaggi della nuova tecnologia (per l'organizzazione, l'unità, il singolo dipendente), riflettere sul sistema di formazione e delineare le fasi di implementazione.
Può essere psicologicamente difficile per i dipendenti adattarsi rapidamente alle nuove tecnologie, soprattutto se allo stesso tempo si verificano molti cambiamenti nel normale modo di lavorare. Pertanto, maggiore è la novità del sistema implementato, più attentamente è necessario relazionarsi con il coinvolgimento del personale nel processo di attuazione, chiarire le nuove caratteristiche del sistema e superare la barriera psicologica in alcuni dipendenti. È necessario pianificare il tempo necessario per la familiarizzazione dei dipendenti e quindi la durata dello sviluppo di nuove tecnologie. La fretta con l'implementazione crea difficoltà associate al fatto che i dipendenti dell'organizzazione non possono adattarsi immediatamente a un gran numero di cambiamenti. Ritardare eccessivamente questo processo può ridurre significativamente l'effetto dell'innovazione e persino causare delusioni. Date queste circostanze, è importante, quando si introduce un sistema di automazione integrato per il DOW, sviluppare e approvare un programma per la connessione dei dipartimenti al capo dell'organizzazione.
Il successo dell'implementazione di un sistema di automazione dei documenti progettato per garantire il funzionamento dell'organizzazione nel suo insieme dipende dalla profondità dello studio e dalla tempestività nel risolvere i problemi organizzativi ai livelli di gestione appropriati. Il ruolo fondamentale è svolto dal supporto per l'implementazione del sistema da parte della direzione dell'organizzazione (il "principio in prima persona"). In assenza di tale supporto, è improbabile che il sistema sia implementato in tutte le divisioni. Per la regolamentazione operativa del processo di implementazione del sistema, potrebbe essere necessario creare un organo permanente (ad esempio, una commissione o un gruppo di lavoro di rappresentanti dei dipartimenti responsabili di vari aspetti dell'attuazione - organizzativa, tecnologica, software e tecnica, risorse umane, nonché protezione delle informazioni). I compiti del servizio DOW comprendono la risoluzione di problemi tecnologici cardinali, il coordinamento degli interessi dei dipartimenti come utenti del sistema, la preparazione dei documenti normativi e metodologici necessari, lo sviluppo di una classificazione dei documenti e la gestione dei libri di consultazione del sistema.
Quando si introduce un sistema integrato di automazione di DOW e si espande il numero di utenti del sistema, collegando nuove unità, possono essere utili i seguenti approcci:
o iniziare con i dipendenti psicologicamente preparati e qualificati, usando il loro esempio, esperienza e abilità nello sviluppo della tecnologia da parte di altri dipendenti;
o introdurre nuove tecnologie principalmente nelle unità in cui le necessità e gli effetti più urgenti dell'implementazione sono più evidenti.
È importante notare che nelle condizioni moderne è appena possibile introdurre immediatamente un sistema automatizzato multifunzionale per una grande organizzazione. Un'opzione più accettabile è il suo sviluppo graduale. In caso contrario, lo sviluppo e l'implementazione del sistema potrebbero richiedere molto tempo e i requisiti iniziali potrebbero persino diventare obsoleti.
In una di queste fasi, è possibile lavorare per migliorare la tecnologia di gestione dei documenti (sia tradizionale che automatizzata), ad es. applicare innovazioni modificanti.
Sia la gestione tradizionale (cartacea) che quella automatizzata dei documenti richiedono una costante attenzione ai problemi della sua ottimizzazione, tenendo conto:
o continui cambiamenti nella struttura organizzativa del management, la necessità di combinare tecnologie tradizionali e automatizzate;
o fornire assistenza organizzativa e metodologica e monitorare il rispetto delle procedure di lavoro stabilite;
o sviluppo del sistema e perfezionamento delle sue singole funzioni, tenendo conto delle nuove funzionalità software e hardware.
Pertanto, i problemi di gestione delle informazioni non si esauriscono nemmeno dopo l'implementazione del sistema informatico corrispondente.
Fasi di implementazione di tecnologie automatizzate per l'elaborazione, la creazione, l'utilizzo e l'archiviazione di documenti. L'evoluzione di queste tecnologie e il loro impatto sui processi di documentazione. Studiare le caratteristiche e i modelli di lavoro con i documenti registrati su nuovi media (documenti leggibili meccanicamente, documenti elettronici).
Creazione di un sistema nazionale per la raccolta e l'elaborazione delle informazioni per la contabilità, la pianificazione e la gestione dell'economia nazionale (OGAS), sistemi automatizzati di gestione settoriale (ACS). Sistema tipico di documentazione gestionale (TSDO). Creazione di sistemi automatizzati di recupero delle informazioni per la documentazione contabile e statistica, sistemi automatizzati di controllo dell'esecuzione dei documenti (ASKID).
Tema 2. Quadro normativo e regolamentare che disciplina l'implementazione e l'uso dell'informatica nel Dow. Standard internazionali e nazionali.
Atti legali internazionali. Carta di Okinawa per la società dell'informazione globale del 2000. Dichiarazione del vertice mondiale sulla società dell'informazione del 2003 (e successive modifiche). Atti legali internazionali.
Legislazione e statuto della Federazione Russa. La legge della Federazione Russa del 06.04.2011 n. 63-FZ "Sulla firma elettronica". La legge della Federazione Russa del 27 luglio 2006 n. 149-ФЗ "Informazioni, tecnologie informatiche e protezione delle informazioni". Codici della Federazione Russa.
Risoluzioni e ordini del governo della Federazione Russa, programmi federali e regionali, concetti. Decreto del governo della Federazione Russa del 6 settembre 2012 n. 890 "Misure per migliorare la gestione elettronica dei documenti negli organi governativi". Decreto del governo della Federazione Russa del 22 settembre 2009 n. 754 "Sull'approvazione del regolamento sul sistema di gestione interdipartimentale dei documenti elettronici". Decreto del governo della Federazione Russa del 7 settembre 2011 n. 751 "Sulla modifica delle regole di tenuta dei registri negli organi esecutivi federali". Decreto del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 n. 477 "Sull'approvazione delle regole per la tenuta dei registri negli organi esecutivi federali". Decreto del governo della Federazione Russa del 25 dicembre 2007, n. 931 "Su alcune misure per garantire l'interazione delle informazioni tra enti statali e governi locali nella fornitura di servizi pubblici a cittadini e organizzazioni". Decreto del governo della Federazione Russa del 28 gennaio 2002 n. 65 "Sul programma obiettivo federale" Russia elettronica (2002-2010) "(come modificato e integrato dal 15 agosto 2006). Ordine del governo della Federazione Russa del 20 ottobre 2010 n. 1815 "Sul programma statale della Federazione russa" Società dell'informazione (2011-2020) ". Decreto del governo della Federazione Russa del 17 dicembre 2010 n. 2299-r "Sul piano per la transizione degli organi esecutivi federali e delle istituzioni di bilancio federali all'utilizzo del software libero". Ordine del governo della Federazione Russa del 12 febbraio
2011 n. 176-r “Sull'approvazione del piano d'azione per la transizione degli organi esecutivi federali alla gestione documentale senza carta nell'organizzazione delle attività interne”. Decreto del governo della Federazione Russa del 6 maggio 2008 n. 632-r "Approvazione del concetto di formazione del governo elettronico nella Federazione russa fino al 2010". Decreto del governo della Federazione Russa del 17 luglio 2006 n. 1024-r "Sul concetto di informatizzazione regionale fino al 2010". Decreto del governo della Federazione Russa del 27 settembre 2004 n. 1244-r “Sul concetto dell'uso delle tecnologie dell'informazione nelle attività degli organi del governo federale fino al 2010”.
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