Открытые и закрытые форматы файлов
Как известно, документы могут быть разных форматов, однако какие из них являются открытыми, а какие закрытыми, и что это означает? К примеру, один из существующих форматов plain text поддается расшифровке на каждом компьютере, без необходимости использования каких-либо специальных данных о внутренней структуре документа. Все что требуется - наличие таблицы кодировки. Подобная ситуация причисляет формат plain text с общеизвестной таблицей шифрования к разряду открытых форматов.
Что касается файлов закрытого типа - примером могут послужить файлы, созданные в приложения программного пакета Microsoft Office. Формат подобных документов является собственностью корпорации Microsoft, что означает нераспространение данных о внутренней структуре документов. Некоторую информацию, разумеется, можно приобрести за определенные деньги, что, впрочем, не мешает ей быть неполной, поскольку формат подвергается изменениям с каждой новой версией программного пакета. Такой формат документов относится к закрытым.
Большинство пользователей понимает, что самым действенным, и, пожалуй, единственным способом организоваться свободный обмен информацией, без каких либо проблем совместимости документов, является применение документов открытого формата. Такие документы можно было бы распространять через интернет по всему миру, не опасаясь, что другие программы, которыми пользуется кто-либо, не смогут прочесть данный файл. Однако, ситуация на сегодняшний день, отнюдь, не идеальна. Многие пользователи различных программных пакетов по сей день используют и пересылают через интернет документы закрытых форматов, к примеру, файлы MS Office. В том случае, когда твердой уверенности в наличии подобного пакета с необходимыми редакторами нет на компьютере оппонента, не стоит этого делать. Уверенность в том, что офис от Microsoft установлен у "большей части" пользователей, и пересылаемые документы "откроются у всех" - ошибочна.
Что касается бесплатного офисного аналога OpenOffice.org - его документы относятся к файлам открытого формата, который на официальном уровне охарактеризован и закреплен в стандарте. Подобные форматы работоспособны при использовании большинством программ. Такая совместимость программ и форматов определяется на очень высоком уровне - государства, совместно с компетентными в данной области корпорациями с высоким авторитетом создают и утверждают стандарты.
Отличным примером стандартизированных форматов могут послужить форматы www, которые избраны корпорацией World Wide Web Consortium, иначе именуемой W3C. Официальной властью, утвержденной каким-либо государством, подобный формат не обладает, однако благодаря этому стандарту существует возможность создания интернет страниц, просматриваемых из любой точки мира. Именно корпорация W3C создала стандарт формата интернет страниц HTML. Версий подобного стандарта существует несколько, как HTML, так и XHTML, который базируется на XML.
Open Office и Microsoft Office
В первую очередь стоит сказать, что программный пакет Microdoft Office не обладает способностью конвертации, позволяющей работать с документами Open Office. Такое поведение не совсем соответствует мировой политике установления равной конкуренции, кроме того, про изучении MDSN Library, можно заметить тот факт, что команда создателей Microsoft и вовсе "не в курсе" существования Open Office, что, разумеется, заставляет сделать определенные выводы.
Для того, чтобы работать в Microsoft Office с документами из Open Office, нет более простого способа, как изначально в OOo сохранять документы в формате MSO. Такую функцию можно сделать автоматической, используя команды "Сервис" - "Параметры" - "Загрузка/сохранение" - "Общие" - "Формат файла по умолчанию" Еще одним способом работы с файлами Open Office является использование дополнительных конвертеров. Одним из существующих подобных плагинов является "Sun ODF Plugin for MSO", которые дает возможность пользователям редактора текстовой информации, табличного процессора и мастера презентаций от Microsoft открывать и изменять документы с расширением ODF, утвержденным ISO. Данный плагин действует для открытия файлов Open Document Format в версиях MS Office 2007, 2003, XP, а также 2000. Принцип работы плагина организации Sun основан на технологии, интегрированной в StarOffice.
Первоначальные версии программного пакета OpenOffice.org нуждались в специальных конвертерах, чтобы полноценно взаимодействовать с версиями Microsoft Office начиная с 2007. Примером подобных конвертеров может послужитоь Novell, позволяющий работать с файлами, имеющими расширение docx и xlsx. Кроме того, существует конвертер непосредственно от корпорации Microsoft, который дает возможность преобразовать документы формата XML в документы ранних версий Microsoft Office, причем, иметь на компьютере данный офис вовсе не обязательно. Начиная с версии 3.0 программного пакета Open Office дополнительные конвертеры не требуются.
Что касается открытия файлов программного пакета от Microsoft в Open Office, то такая возможность существует без каких-либо специальных дополнений. Однако некоторые сложности все же имеют место быть, так, например, не поддерживаются документы, содержащие макросы на языке VBA. Также ограничено чтение документов, содержащих в своей структуре связи с иными файлам, такими как рисунки и т.п., использование которых в Open Office устроено иным образом. Перенос таких документов из формата приложений MS Office в формат OO не происходит. Однако, большая часть стандартных документов, разрабатываемых в MS Office, импортируется без проблем.
Кроме того, при работе в Open Office можно использовать функцию конвертера, позволяющего преобразовать документы doc, xls, а также ppt в формат прикладных программ пакета Open Office.
Различия в формате
Форматы файлов последних версий офисных пакетов также имеют свои нюансы. Сохраненный документ одной из прикладных программ, входящих в состав Microsoft Office 2010, к примеру, Word с форматом файла Open Document Text, при открытии через редактор текста от Open Office подвергается коррекции форматирования. Точно также, открыв файл формата ODT, в Word 2010 будут происходить те же изменения. Подобное изменение связано с различным устройством функций, которые отвечают за взаимодействие с данными форматами. Различия между двумя взятыми форматами в основном влечет изменения в форматировании информации, а также возможностью использовать некоторые функции. При смене формата документа, информация, которая в нем содержатся, подлежат изменению, однако форматирование и процесс работы с ней может быть иным.
Для того, чтобы формат сохраняемых документов в MS Word был выбран как один постоянный, к примеру, ODF или OpenXML, можно воспользоваться следующими командами: "Файл" - "Параметры" - "Сохранение" - указать в графе "Сохранять файлы в следующем формате" необходимый формат сохраняемых документов, который будет установлен по умолчанию.
Когда происходит процесс сохранения документа Word 2010 в формате Open Document Text, одновременно происходит и изменения документа, вызванные возможностями поддержки или их отсутствием в отношении формата ODT.
Функции поддержки могут быть как полностью поддерживаемым так и частично-, не говоря о полностью неподдерживаемым возможностям. Стоит заметить, что полностью неподдерживаемых функций прикладной программы Word 2010 форматом Open Document Text довольно большое количество, наряду с графическими функциями. Однако большая часть основных функций все же импортируется в данный формат без изменений. Если уж необходимо пользуясь офисом от Microsoft создавать файлы ODT, то функционала суппорта вполне достаточно, однако лучше работать с документами такого формата, в более близком ему программном пакете Open Office.
Подробнее об ODF
Open Document Format является открытым и свободным форматом файлов для их хранения и обмена. Такие файлы включают в себя различного рода информацию, будь то текстовые файлы, электронные таблицы, иллюстрации, слайд-шоу или базы данных.
Данный стандарт был разработан объединением OASIS на базе формата XML. В 2006 году он был принят на уровне международного - ISO/IEC 26300. Разработка данного формата производилась множеством корпораций, что позволило ему быть доступным и применяться абсолютно свободно. Такой формат замышлялся как аналог коммерческим закрытым форматам на подобие doc, xls, ppt, входящих в состав документов Microsoft Office и т.д.
Стоит заметить, что документы рекомендуется после сохранения и закрытия вновь просмотреть, дабы убедиться в необходимом внешнем виде текста в формате ODT. Когда рабочий процесс с документом выполняется в нескольких редакторах помимо Word, к примеру, используя Writer от Open Office или Google Docs, наполнение документа текстом и его форматирование будут являться различными функциями. Лучшим вариантом будет максимальная концентрация на текстовом наполнении. По завершении работы над информационным массивом стоит обратить внимание на форматирование, поскольку потери в данном случае будут минимальны при переключении на другие форматы, такие как Word или ODT.
Положительными качествами формата Open Document Text являются: небольшой вес документов, нежели аналогичных в формате Doc, независимость от коммерческих корпораций в силу открытости формата, что также позволяет быть свободным в выборе используемого программного обеспечения. Также, безусловно, преимуществом стоит считать утверждение этого формата на международном уровне.
К недостаткам формата ODT можно отнести следующие характеристики: слайд-шоу, создаваемые в мастерах презентаций, к примеру, Impress от Open Office, не допускают наличия таблиц в своем содержании. Кроме того цифровые подписи в формате Open Document Text не поддаются описанию, а спецификация формата не распознает формульный язык.
В продолжение акцентирования внимания на свободном формате файлов текстовых документов стоит сказать, что он поддерживается крупнейшими корпорациями, работающими в сфере создания программного обеспечения. Наиболее известными из них являются OpenOffice.org и IBM Lotus Symphony, Star Office и Neo Office, Visio Writer, а также множество других.
Подводя итог можно смело сказать, что будущее лежит за открытыми форматами, однако, на сегодняшний момент, в процессе разделения предпочтений и медленного перехода на такой формат, выбор остается за пользователем - с каким форматом документов работать, и какое программное обеспечение для этого использовать.
Формат ODT расшифровывается, как Open Document Text и является стандартным расширением документов, созданных в программе OpenOffice. В этом файле может храниться текст, диаграммы, электронные таблицы и прочие объекты. Его основным преимуществом является кроссплафторменность, в отличии от известных форматов.DOC и.DOCX, файл можно открыть при помощи многих приложений:
- LibreOffice
- OpenOffice
- StarOffice
- TextMaker Viewer
- онлайн-конвертеров Freefileconvert и Appfactory
- текстового редактора Microsoft Word
Как открыть файл ODT в Word
Чтобы открыть документ при помощи текстового редактора, следует установить специальный плагин с сайта Sun Microsystems. Перед загрузкой потребуется пройти несложную процедуру регистрации, принять пункт соглашения и нажать Continue - после чего автоматически откроется окно для скачивания.
После инсталляции дополнения, выполните следующие действия:
- Запустите Microsoft Word и перейдите в меню «Файл/Открыть».
- Задайте путь к необходимому документу и в открывающемся списке выберите «ODF Text Document».
- Кликните мышкой на необходимый файл и нажмите «Открыть».
- Чтобы конвертировать ODT в более привычный формат, кликните на пункт «Сохранить как» и найдите «Документ Word».
Обратите внимание, что Word 2003 и более ранние версии не поддерживают полноценное редактирование файлов формата ODT, поэтому обладателям этих выпусков текстового редактора потребуется установить пакет OpenOffice.
Как открыть файл ODT в OpenOffice
Вам необходимо отдельно загрузить компонент OpenOffice Writer или полностью скачать этот пакет приложений. Софт является неплохой альтернативой Microsoft Office и также распространяется бесплатно. После установки программы у вас не будет возникать проблем с чтением документов формата ODT, поскольку «по умолчанию» файлы создаются именно с таким расширением.
OpenOffice.org (сокращенное название OO.o или OOo) – это набор свободных программ для работы с офисными документами. OpenOffice.org является прямым конкурентом офисного пакета Microsoft Office.
Какие компоненты включает OpenOffice.org
OpenOffice.org включает программы по работе:
- с текстовыми документами (OpenOffice.org Writer – аналог Microsoft Word),
- с электронными таблицами (OpenOffice.org Calc – аналог Microsoft Excel),
- со слайдами презентаций (OpenOffice.org Impress – аналог Microsoft PowerPoint),
- с векторными рисунками (OpenOffice.org Draw – аналог Microsoft Visio),
- с базами данных (OpenOffice.org Base – аналог Microsoft Access),
- с математическими формулами (OpenOffice.org Math – аналог Microsoft Equation).
Сколько стоит лицензионный OpenOffice.org
OpenOffice.org распространяется на условиях договора GNU Lesser General Public License (LGPL), что позволяет легально устанавливать этот пакет на любое количество компьютеров бесплатно.
Кто создаёт OpenOffice.org
В отличие от пакета Microsoft Office, где разработчиком и обладателем исключительных авторских прав является одна компания, OpenOffice.org разрабатывается целым сообществом независимых компаний, организаций, отдельных программистов.
Из конкретных имён стоит упомянуть компанию Sun Microsystems, которая в 2000 году дала старт проекту OpenOffice.org и продолжала больше других вкладываться в этот пакет до момента её поглощения фирмой Oracle. Исходя из ключевой роли Sun, можно сказать, что сердце разработки OpenOffice.org находится в немецком городе Гамбург, где сосредоточены программисты этой компании, работающие над пакетом.
Зачем организации и независимые разработчики вкладываются в бесплатную программу
Особенности договора LGPL, под которым распространяется OpenOffice.org, дают желающим следующие возможности: любой человек или организация может свободно получить пакет OpenOffice.org (в виде дистрибутива для конкретной операционной системы или в виде исходных кодов), изучать исходный код программы, модифицировать этот код, т.е. создавать на основе OpenOffice.org свою версию, и распространять её (платно или бесплатно).
Другими словами, крупные компании и организации совместно вкладываются в разработку одной свободной программы, чтобы потом на её основе создавать и распространять (продавать) свои версии офисного пакета. Например, Oracle выпускает офисный пакет Oracle OpenOffice , IBM – IBM Lotus Symphony , Beijing Redflag Chinese 2000 (Китай) – RedOffice , ИнфраРесурс (Россия) – OpenOffice.org Pro .
Отдельные программисты принимают участие в разработке OpenOffice.org с целью получения опыта, развития профессиональных связей и увеличения шансов найти хорошую работу.
Дополнительной возможностью заработать на бесплатном OpenOffice.org является предоставление услуг по технической поддержке и обучению.
Может ли OpenOffice.org в будущем стать платным
По условиям договора LGPL текущая версия OpenOffice.org никогда не перестанет быть свободной. Т.е. даже если какая-либо из тех компаний, которые вкладываются в OpenOffice.org, в будущем прекратит свою поддержку и займется развитием своего закрытого продукта, то остальные организации продолжат развитие этого проекта. Вероятность того, что все участвующие компании вдруг забросят разработку OpenOffice.org, ничтожна, так как пользователей этого пакета (включая компании, учреждения и простых людей) уже слишком много и компаниям выгодно продолжать вкладываться в развитие OpenOffice.org.
Другими словами, пользуясь программой, разрабатываемой и поддерживаемой одной компанией, вы складываете яйца в одну корзину, а пользуясь программой, над которой работает сообщество, вы раскладываете яйца по разным корзинам.
В каком формате OpenOffice.org сохраняет документы
“Родной” формат файлов для OpenOffice.org – OpenDocument (ODF), который утвержден ISO в качестве международного стандарта для электронных документов. Вполне вероятно, что в будущем формат OpenDocument станет стандартом для всех государственных учреждений России.
В стандарте OpenDocument приняты следующие расширения файлов:
- odt – текстовый документ;
- ods – электронные таблицы;
- odp – слайды презентаций;
- odg – векторная графика;
- odb – база данных;
- odf – математические формулы.
Умеет ли OpenOffice.org сохранять и открывать файлы Microsoft Office
OpenOffice.org (версий 3.х) открывает и сохраняет документы, созданные как в Microsoft Office 2003 и раньше (например, в Word расширение файла doc), так и в MS Office 2007/2010 (расширение в Word – docx).
При этом открытие этих форматов файлов неидеально: сложная таблица может разъехаться, шрифты измениться и т.д. Связано это с тем, что документация с информацией как открывать и отображать файл.doc или.xls опубликована фирмой Microsoft не в полном объеме. Поэтому “идеальное” открытие файла.doc (и прочих офисных документов) возможно только программой от Microsoft.
Какие сложности возникнут у организации, если она решит мигрировать на OpenOffice.org
OpenOffice.org несколько отличается от Microsoft Office в интерфейсе и логике, поэтому при переходе на OOo необходимо выделить средства на обучение сотрудников (это нужно будет сделать, даже если вы решили не мигрировать на OOo, а обновить версию Microsoft Office с 2003 на 2007 или 2010).
В случае, если ваши контрагенты и партнёры используют Microsoft Office, то возможны проблемы с конвертацией документов из одной программы в другую. В случаях, где вы с партнёром должны обменяться документами для ознакомления, т.е. без внесения изменений, используйте формат PDF. Наряду с ODF он также является международным стандартом и применяется для документов, в которые не будут вноситься изменения.
Если в вашей организации активно используются макросы Microsoft Office, то это может стать препятствием на пути внедрения OpenOffice.org. OOo поддерживает работу с макросами, причем на нескольких языках программирования, но совместимость с макросами MS Office неидеальна. Перед принятием решения о переходе на OOo удостоверьтесь, что требуемые макросы можно запускать в OOo, или что существуют иные способы решения тех задач помимо макросов Microsoft Office.
Зависимость от работы с базами данных в Microsoft Access также снижает вероятность простого перехода на OpenOffice.org. Приложение Base, входящее в состав OpenOffice.org, позволяет работать с множеством типов баз данных, включая MS Access. Но для использования в реальных условиях OpenOffice.org Base пока не достаточно проработан. Перед принятием решения о переходе на OOo удостоверьтесь, что требуемые базы данных MS Access стабильно открываются и обрабатываются в OOo Base.
Каковы самые заметные отличия OpenOffice.org Writer 3.x от Microsoft Office Word 2003 для обычного пользователя
- Пункт “Формат страницы” находится не в меню “Файл”, а в меню “Формат”.
- Отсутствует команда “Вставить номера страниц”. Вместо этого необходимо использовать последовательность команд: “Вставить верхний/нижний колонтитул”, а затем “Вставить поле”-“Номер страницы”.
Где получить офисный пакет OpenOffice.org
Наиболее адаптированная для российских реалий сборка OpenOffice.org подготовлена компанией “Инфра-Ресурс “. На её сайте (http://www.i-rs.ru) в разделе “Скачать ” OOo доступен для разных операционных систем.
Оригинальную “чистую” версию OpenOffice.org можно скачать с официального сайта проекта http://www.openoffice.org/ . Её недостаток для русскоязычных пользователей заключается в том, что словарь для проверки орфографии требуется добавлять вручную.
Если на компьютерах вашей организации используется какая-либо из операционных систем GNU/Linux, то OpenOffice.org уже входит в состав предустановленных прикладных программ или доступен для установки через репозитории.
Как юридически оформить установку OpenOffice.org в организации
Для юридического оформления OpenOffice.org подготовьте следующие документы:
- Докладную на имя руководителя организации с предложением установить OpenOffice.org и приложенным переводом текста лицензионного договора.
- Приказ директора ответственному лицу об установке OpenOffice.org.
- Акт о введении OpenOffice.org в эксплуатацию.
Где найти техническую поддержку и обучение по OpenOffice.org
Наиболее заметным поставщиком услуг по поддержке OpenOffice.org в России является компания “Инфра-Ресурс ” (г.Москва), которая выпускает свою сборку этого пакета под названием OpenOffice.org Pro.
В Пскове и Псковской области техническую поддержку и обучение в сфере OpenOffice.org предоставляет компания “ “.
Антология OpenOffice. Часть 3. Форматы файлов, операции с файлами
Как правило, любой уважающий себя пакет офисных программ имеет собственные форматы файлов для всех своих компонентов и предлагает пользователю работать именно с ними. Однако де-факто мировыми стандартами в документообороте уже давно стали форматы файлов документов Microsoft Office. Никто не может этого игнорировать, и я еще не встречал офисного пакета, который не позволял бы сохранять работу в форматах MS Office или не открывал бы их. Это в полной мере относится и к OOo 2.0. Кроме того, существует масса других форматов документов, которые также принято подерживать - так сказать, "из вежливости". OpenOffice.org в этом плане даст фору, пожалуй, любому офисному пакету.
Форматы файлов
OOo 2.0 использует международный стандарт - формат файлов OpenDocument XML как формат файла по умолчанию. OpenDocument предполагает, что документ, созданный в одной программе, можно будет прочитать в другой без конвертирования - таким, каким он был. Этот формат файла также используется в StarOffice, IBM Workspace и KOffice и должен использоваться другими программами. OOo 2.0 может также читать и сохранять файлы в форматах, поддерживавшихся ранее OOo 1.x включая форматы Microsoft Office. OpenOffice.org без проблем импортирует файлы Microsoft Office. Однако Microsoft Office не может (точнее, не хочет) импортировать файлы формата OpenDocument. Неудивительно, что в большинстве случаев даже "закоренелые" пользователи OpenOffice сохраняют свои документы в формате Microsoft Office.
Привожу справочную таблицу форматов файлов:
OpenOffice.org, как и принято, по умолчанию сохраняет файлы в формате OpenDocument. Если пользователь хочет всегда сохранять документы как файлы Microsoft Office, после установки OOo 2.0 надо сделать так: Сервис --> Параметры --> Загрузка/сохранение --> Общие. В секции "Формат файла по умолчанию" на этой странице нужно выбрать тип документа (например, "Текстовый документ") и формат файла из списка "Всегда сохранять как". После чего нажать "ОК" для сохранения изменений.
Текстовые файлы
В дополнение к форматам OpenDocument (.odt, .ott, .oth, и.odm) Writer 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice.org 1.x (.sxw, .stw, и.sxg), и следующие форматы текстовых документов:
- Microsoft Word 6.0/95/97/2000/XP (.doc, .dot);
- Microsoft Word 2003 XML (.xml);
- Microsoft WinWord 5 (.doc);
- Форматы StarWriter (.sdw, .sgl, и.vor);
- Документы WordPerfect (.wpd);
- WPS 2000/Office 1.0 (.wps);
- Ichitaro 8/9/10/11 (.jtd и.jtt);
- DocBook (.xml);
- AportisDoc (Palm) (.pdb);
- Hangul WP 97 (.hwp);
- .rtf, .txt, .csv.
Файлы электронных таблиц
Собственные форматы OpenDocument - .ods и.ots. Кроме них, Calc 2.0 может работать с форматами, используемыми OpenOffice 1.x (.sxc, .stc), и сторонними форматами электронных таблиц. Вот их список:
- Microsoft Excel 2003 XML (.xml);
- Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls, .xlw, и.xlt);
- Microsoft Excel 4.x–5.0/95 (.xls, .xlw, и.xlt);
- Pocket Excel (pxl);
- dBase (.dbf);
- HTM- и HTML-файлы включая запросы к веб-страницам;
- Rich Text Format (.rtf);
- Quattro Pro 6.0 (.wb2);
- Lotus 1-2-3 (.wk1 и.wk4);
- Text CSV (.csv и.txt);
- StarCalc (.sdc и.vor);
- SYLK (.slk);
- Data Interchange Format (.def).
Файлы презентаций
OpenDocument 2.0 использует форматы.odp, .odg, и.otp, но кроме них Impress 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxi, .sti), и форматы презентаций, сделанных в:
- Microsoft PowerPoint 97/2000/XP (.ppt, .pps, и.pot);
- StarDraw и StarImpress (.sda, .sdd, .sdp и.vor);
- CGM - Computer Graphics Metafile (.cgm).
Графические файлы
В дополнение к собственным форматам OpenDocument (.odg и.otg) Draw 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxd .std), и следующие графические форматы: BMP, JPEG, JPG, PCX, PSD, TIF, TIFF, XPM, RAS, SDD, DXF, WMF, PNG, PGM, SVM, TGA, SGF, GIF, XBM, SGV, VOR, PPM, SDA, MET, PCT, PLT, PCD, PBM, EMF, EPS. Как видим, сложно представить себе ситуацию, когда бы пользователь столкнулся с форматом графики, с которым не способен работать OpenOffice.
Файлы формул
OpenDocument Formula предпочитает работать с собственным форматом файлов, но также без проблем может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxm), StarMath 6 (.smf), и файлы MathML (.mml). Тут как нигде важна предварительная настройка: если установлен соответствующий параметр в "Сервис --> Параметры --> Загрузка/Сохранение --> Microsoft Office), то при открытии документа Word, который содержит внедренный объект equation editor, объект будет автоматически преобразован в объект OpenOffice.org Math.
Операции с файлами
По большому счету, основные операции с файлами - открыть, сохранить, создать - такие же, как и везде. Так что подробно останавливаться на них я не буду. Подробно рассмотрю только операции, характерные именно для OpenOffice.org.
Защита паролем
Весь документ целиком можно защитить от возможности просмотра без ввода пароля. Для этого имеется опция в диалоге "Сохранить как" для ввода пароля. Однако эта опция доступна только для файлов, сохраняемых в формате OpenDocument или старом формате OpenOffice.org 1.x.
В диалоге "Сохранить как" установите флажок "Сохранить с паролем" и нажмите "Сохранить". Вы получите подсказку о сохранении с паролем. Только имейте в виду, что пароли должны содержать как минимум пять символов. Пока не введены пять символов, кнопка OK остается неактивной.
Экспорт файлов
1. Экспорт в XHTML:
В пакете OpenOffice.org присутствует возможность экспорта файлов в формат XHTML. Для этого пользователь должен выбрать "Файл --> Экспорт". В диалоге "Экспорт" выбрать XHTML в списке "Формат файла".
2. Экспорт в PDF:
Тут все сложнее. Экспорт непосредственно в PDF может осуществлять любое из приложений OpenOffice. Простейший способ - использовать кнопку на панели инструментов или выбрав "Файл > Экспорт в PDF". В этом случае пользователя попросят ввести имя PDF-файла, после чего откроется диалог "Параметры PDF". Однако в этом случае пользователь не сможет выбрать диапазон страниц, параметры сжатия изображений или другие параметры экспорта. Настроить все это можно, отдельно настроив "Параметры PDF".
На вкладке "Общие" содержатся следующие параметры:
- "Страницы":
"Все": Экспорт всего документа.
"Область": Позволяет экспортировать лишь определенный диапазон страниц. Для этого следует использовать указатель формата 7-15 (означает страницы с 7 по 15). Чтобы экспортировать отдельные страницы, используется формат 11;18;34 (страницы 11, 18 и 34).
- "Изображения":
"Сжатие без потерь": В этом случае изображения сохраняются без потери качества. Однако есть одна особенность: когда используется с фотографиями, имеет тенденцию делать большие файлы. Словом, рекомендуется для изображений других типов.
"JPEG компрессия": Тут уже учитываются различные степени качества. К примеру, установка 90% хорошо работает с фотографиями (небольшой размер файла, незаметные потери).
- "Общие":
"Структурированный PDF": Эта функция включает специальные теги в соответствующие теги PDF. В некоторых случаях может значительно увеличить размеры файла. Некоторые экспортируемые теги - оглавление, гиперссылки и управление.
"Экспортировать комментарии": Обеспечивает экспорт примечаний документов Writer и Calc как примечаний PDF.
"Эффекты смены страниц": Данная опция включает эффекты перехода между слайдами Impress как соответствующие эффекты PDF.
"Сохранять формы в формате": Задает формат передачи форм внутри PDF-файла. Есть только одна общая установка, допустимая для целого PDF- документа: PDF (посылает целый документ), FDF (посылает содержимое элементов управления), HTML и XML. Чаще всего рекомендуется выбирать формат PDF.
Денис Лавникевич
Как уже говорилось ранее, в OpenOffice. org можно открывать документы Microsoft Office 97/2000/XP (кроме версии 2007). Но при этом некоторые особенности форматирования сложных документов Microsoft Office могут обрабатываться по-иному или не поддерживаться. Именно поэтому многие файлы приходится переформатировать вручную, с учетом особенностей преобразования. Список проблемных особенностей документов Microsoft Office Microsoft Word:
Автофигуры;
Пометки рецензирования;
Объекты OLE;
Указатели;
Форматирование таблиц, рамок и колонок;
Графические объекты Microsoft WordArt;
Анимация символов/текста.
Microsoft Excel:
Автофигуры;
Объекты OLE;
Некоторые элементы управления и поля форм Microsoft Office;
Сводные таблицы;
Новые типы диаграмм;
Условное форматирование;
Некоторые функции/формулы.
Microsoft PowerPoint:
Автофигуры;
Интервалы табуляции, строк и абзацев;
Основные фоновые рисунки;
Сгруппированные объекты;
Некоторые мультимедийные эффекты.
Как преобразовать все документы в папке
1. В окне программы откройте меню Файл.
2. В списке команд наведите курсор на пункт Мастер.
3. В раскрывшемся меню выберите пункт Конвертер документов.
4. В окне Конвертер документов активируйте пункт Microsoft Office.
5. Выберите типы документов, которые необходимо конвертировать: Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft PowerPoint.
7. В группе Документы при необходимости активируйте пункты Документы Word и Включая подпапки.
8. Щелкните по кнопке графы Импортировать из и в окне Выбрать путь выберите диск и папку с файлами для конвертации.
11. Дождитесь окончания конвертации и закройте окно.
Экспорт документов Документы OpenOffice.org можно экспортировать в форматы PDF, HTML, XML и т. д. PDF (Portable Document Format) - портативный формат документов Adobe, который является одним из наиболее распространенных форматов электронных документов. Позволяет сохранять точный внешний вид документа, при этом универсален и не зависит от платформы, а для просмотра и печати файла не требуется приложение, в котором был изначально создан документ. HTML (Hypertext Markup Language) - язык разметки гипертекста, необходимый для создания веб-страниц.
Документы, созданные при его помощи, затем интерпретируются браузером в вид, удобный для пользователя. XML (eXtensible Markup Language) - расширяемый язык разметки, который предназначен для создания текстовых документов, хранящих структурированные данные.
Используется для обеспечения совместимости при передаче структурированных данных между разными системами обработки информации, особенно при передаче их через Интернет. Как экспортировать документ OpenOffice.org в формат PDF
1. В окне нужного документа откройте меню Файл.
2. В списке команд выберите пункт Экспорт в PDF.
3. В окне Параметры PDF на вкладке Общие в группе Область вы берите область для конвертации:
Все - для конвертации всего документа;
Страницы - для конвертации страниц, заданных в поле справа;
Выделения - для конвертации предварительно выделенного диапазона.
4. В группе Изображения выберите качество сжатия изображения: Сжатие без потерь (с полным составом пикселей на дюйм) или JPEG-сжатие.
Для параметра JPEG-сжатие необходимо дополнительно задать регулятором Качество нужную степень сжатия в процентах.
5. Для установки точного количества пикселей на квадратный дюйм активируйте пункт Разрешение изображения и выберите в списке нужное значение в диапазоне от 75 до 1200 dpi.
Чем выше значение dpi, тем лучше качество, но при этом и больше размер файла в байтах.
6. В группе Общие при необходимости задайте дополнительные параметры экспорта, хотя, как правило, достаточно заданных значений по умолчанию:
PDF/A-1 - для преобразования в формат длительного хранения.
При этом в созданный файл внедряются все используемые шрифты документа;
Структурированный PDF - для записи в тело файла тегов PDF (информации о структуре содержимого документа). Приводит к значительному увеличению размера файла, но позволяет отображать документ на различных устройствах;
Экспортировать примечания - для включения в файл примечаний документов Writer и Calc;
Экспортировать закладки - для включения в файл закладок документов Writer;
Создать PDF-форму - для создания формы PDF, которая может быть заполнена и распечатана в формате PDF;
Формат передачи - для создания отправляемых форм внутри файла PDF;
Включать автомат. вставленные пустые страницы - для включения в файл PDF всех имеющихся в исходном документе пустых страниц (удобно при двусторонней печати файла PDF).
7. На вкладке Начальный вид при необходимости задайте:
Области - для создания файла PDF, отображающего только содержимое страницы (Только страницы), страницы и панель закладок (Закладки и страницы) и страницы панели миниатюр (Миниатюры и страницы);
Увеличение - для создания файла PDF с отображением страниц без масштабирования (По умолчанию), с масштабированием по размеру окна программы просмотра (По размеру окна), с масштабированием по ширине окна программы просмотра (По ширине), с размещением на странице в окне программы просмотра текста и графики (Вместить видимое), с регулированным масштабом (Масштаб);
Разметка страницы - с отображением согласно настройкам программы просмотра (По умолчанию), с отображением одной полной страницы в окне программы просмотра (Одна страница), с отображением страницы в виде непрерывного вертикального столбца (Непрерывно), с отображением страниц рядом друг с другом в рамках одного непрерывного столбца (Непрерывная плитка).
8. На вкладке Пользовательский интерфейс при необходимости задайте:
Свойства окна - для создания файла PDF с отображением в полноэкранном режиме в окне программы просмотра (Изменить размер окна по начальной странице), с отображением в центре экрана окна программы просмотра (Окно по центру), с отображением в полноэкранном режиме в окне программы просмотра с выводом данного окна поверх всех окон (Открыть в полноэкранном режиме), с отображением заголовка документа в строке заголовка программы просмотра (Показать заголовок документа);
Свойства пользовательского интерфейса - для скрытия панели меню документа в окне программы просмотра (Скрыть панель меню), для скрытия панели инструментов документа в окне программы просмотра (Скрыть панель инструментов), для скрытия элементов управления документа в окне программы просмотра (Скрыть элементы управления окна);
Закладки - для раскрытия всех уровней закладок при открытии файла PDF (Все уровни закладок) или для раскрытия только выбранных уровней закладок (Видимые уровни закладок).
10. На вкладке Безопасность задайте:
Зашифровать документ PDF - для шифрования документа PDF с паролем; -После активации данного пункта необходимо щелкнуть по кнопке Установить пароль для открытия и ввести пароль в окошке.
Ограничить права - для установки ограничений некоторых полномочий; После активации данного пункта необходимо щелкнуть по кнопке Пароль для ограничения прав и ввести пароль в окошке.
Печать - для запрещения печати документа (Не разрешено), печати документа с низким разрешением (Низкое разрешение (150 dpi)), печати документа с высоким разрешением (Высокое разрешение);
Изменения - для установки прав на изменение.
11. После установки всех нужных параметров и начала процесса преобразования в формате PDF щелкните по кнопке Экспорт.
12. В окне Экспорт выберите место размещения нового файла на компьютере, введите его название в графу Имя файла и щелкните по кнопке Сохранить. Как экспортировать документ OpenOffice.org в формат HTML 1. В окне нужного документа раскройте меню Файл.
2. В списке команд выберите пункт Экспорт.
3. В окне Экспорт введите название файла в графу Имя файла.
4. Раскройте список графы Тип файла и выберите значение XHTML (html, xhtml).
5. Выберите место размещения нового файла на компьютере и щелкните по кнопке Сохранить.
