СУБДMicrosoft Accessпредоставляет можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформаціей.СУБДMicrosoft Accessтакже істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів що зберігається в численних таблицях інформаціі.СУБДMicrosoft Accessвключает в себе три основних типи функцій: визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних і управління даними. MS Access - це набір інструментальних засобів для створення і експлуатації інформаційних систем.
Microsoft Access називає об'єктами все, що може мати ім'я (в сенсі Access). В інших СУБД, як правило, термін база даних зазвичай відноситься тільки до файлів, в яких зберігаються дані. У Microsoft Access база даних включає в себе всі об'єкти, пов'язані з збереженими даними, в тому числі і ті, які визначаються для автоматизації роботи з ними. Основні об'єкти бази даних Access.
1. Таблиця. Об'єкт, який визначається і використовується для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу, наприклад, про клієнтів. Таблиця містить поля (стовпці), в яких зберігаються різного роду данни записи (які називаються також рядками). У записі зібрана вся інформація про деякий. Для кожної таблиці можна визначити первинний ключ (одне або кілька полів, що містять унікальні для кожного запису значення) і один або кілька індексів, які допомагають прискорити доступ до даних.
2. Запит. Об'єкт, який дозволяє користувачеві отримати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE (запит за зразком) або інструкції SQL (структурована мова запитів). Можна створити запити на вибірку, оновлення, видалення або додавання даних. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох існуючих таблиць.
3. Форма.Об'єкт, призначений в основному для введення даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатку. Форми використовуються для того, щоб реалізувати вимоги користувача до представлення даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздрукувати. За допомогою форми можна у відповідь на деяку подію, наприклад, зміна значення певних даних, запустити макрос або процедуру VBA.
4. Звіт.Об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений в документ іншого додатка.
5. Макрос.Об'єкт, який представляє собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію. Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір деякого елементу в основній формі відкриває іншу форму. За допомогою іншого макросу можна здійснювати перевірку значення деякого поля при зміні його вмісту. У макрос можна включити додаткові умови для виконання або невиконання тих чи інших зазначених в ньому дій. З одного макросу можна також запустити інший макрос або процедуру VBA.
6. Модуль.Об'єкт, що містить програми, написані на мові Visual Basic для додатків. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, що викликаються з будь-якого місця програми, але вони можуть бути і безпосередньо «прив'язані» до окремих форм або звітів для реакції на ті чи інші відбуваються в них зміни.
7. Сторінки доступу. Сторінки - служать для забезпечення доступу кданним, що містяться в базі, віддаленої від споживача (наприклад, через Інтернет).
Для побудови бази даних в СУБД Access передбачені наступні основні групи функцій:
· Функції роботи з файлами-базами (відкриття, збереження і т. Д.);
· Функції редагування;
· Функції форматування;
· Функції роботи з вікнами;
· Функції роботи в базових режимах: Таблиця, форма, запит, звіт та ін .;
· Функція довідки.
MS Access: Архітектура та основні об'єкти СУБД MS Access. Зв'язки між ними. Види зв'язків між таблицями.
Access являє собою просту, але досить потужну настільну реляционную СУБД і переважно призначений для створення некомерційних додатків або додатків середньої потужності, не пов'язаних з інтенсивною обробкою даних. Access входить до складу MS Office і досить тісно інтегрований з іншими її компонентами.
Серед достоїнств Access можна виділити також наступні:
· Простота освоєння. Можливість використання непрофесіоналом;
· візуальне програмування. Просту БД можна створити тільки за допомогою миші, навіть не вдаючись до програмування;
· Наявність майстрів, які допомагають вирішувати такі складні завдання, як аналіз даних в таблицях на надмірність, створення пов'язаних форм, звітів і т.д .;
· Можливість динамічної перевірки результатів без всякої компіляції. Конструюючи таблицю, можна легко переходити в режим таблиці і при виявленні недоліків повертатися назад для коригування. При цьому модернізацію можна провести негайно або відкласти на тривалий термін;
· Тісна інтеграція з іншими компонентами MS Office.
Так як Access є інтерпретатором (частково в силу того, що він заснований на мові Visual Basic), з'являється необхідність в поєднанні в одному додатку функцій розробки програми і власне функцій готового додатка. Для доступу до об'єктів бази в режимі розробки служить спеціальне вікно БД, що містить список всіх об'єктів БД. З кожним об'єктом БД можна працювати в двох режимах. Перший режим можна умовно назвати режимом виконання або робочого стану. Другий режим - це режим конструктора, в якому проводиться створення та модифікація об'єкта. Наявність вікна БД визначає відкриту БД. Закриття вікна призводить до закриття БД. Після повної розробки БД поява даного вікна можна відключити. Виключивши також всі команди розробника з меню і панелей інструментів, можна створити поширювану версію БД. Така база даних Access буде функціонувати за умови наявності на комп'ютері СУБД Access. При необхідності можна скористатися пакетом Access Developer Toolkit для створення інсталяційною версії БД, де СУБД Access буде представлена \u200b\u200bкількома файлами DLL. Для роботи з поширюваної версією БД користувачам надається інтерфейс, зазвичай містить головну Переключательная (по числу вирішуваних завдань) і кілька звичайних форм.
Розглянемо докладніше основні функції MS Access, щоб мати більш чітке уявлення про його можливості.
В Access база даних позначає файл, який містить набір інформації. База даних в Access 2007 може містити наступні типи об'єктів (див. Рис. 1): таблиця, запит, форма, звіт, сторінка, макрос, модуль.
Малюнок 1. Вікно об'єктів бази даних
Access може працювати одночасно тільки з однією базою даних. Але одна БД Access може включати безліч таблиць, форм, запитів, звітів, макросів і модулів, які зберігаються в одному файлі з розширенням mdb.
Таблиця- це об'єкт, що відповідає поняттю «таблиця» в теорії реляційних баз даних. Для кожної таблиці в Access можна визначити первинний ключ і один або кілька індексів з метою збільшення швидкості доступу до даних.
Access дозволяє створювати структуру таблиці в трьох режимах - в режимі конструктора, за допомогою майстра та шляхом введення даних. Різниця передбачає використання цих коштів користувачами з різним рівнем підготовки, різними цілями і перспективами використання даних. Природно є можливість переглядати, редагувати, видаляти і додавати записи, здійснювати пошук, заміну, сортування даних, змінювати вид таблиці. Зв'язки між таблицями визначаються спеціальним засобом, який називається «Схема даних».
Малюнок 2. Схема даних
Це зручний графічний інструмент, що дозволяє створювати зв'язку між певними полями таблиць, задавати різні типи відносин, встановлювати обмеження посилальної цілісності. При цьому зміни відразу застосовуються в базі даних (природно, якщо містяться дані задовольняють всім умовам) Отриману діаграму таблиць і зв'язків можна роздрукувати, що, безсумнівно, зручно для розробника.
запит- об'єкт, що містить текст SQL запиту, який має унікальне ім'я в певній базі даних. Створити запит можна за допомогою майстра та в режимі конструктора. У першому випадку користувачеві в інтерактивному режимі пропонується вибрати ім'я таблиці і поля для вибірки. У другому випадку можна вибрати кілька таблиць або запитів, зв'язати їх графічним способом і визначити поля вибірки. Також можна задати додаткові умови для кожного поля і параметри сортування.
Малюнок 3. Конструктор запиту
Є ще один спосіб створення запиту, який вбудований в конструктор, - це написання запиту вручну на мові SQL. Однак текстовий редактор, Призначений для цього має явно мізерні можливості в плані зручності і наочності оформлення коду. Мабуть цей спосіб не позиціонувався розробниками як основний.
форма- це спеціальний об'єкт-контейнер для інших інтерфейсних компонентів, таких як поля введення і відображення даних, кнопки та ін. На формі розробник має компоненти для введення, коригування, перегляду і угруповання даних, в залежності від специфіки додатку. Форму також можна створити двома способами - в режимі конструктора і за допомогою майстра. У першому випадку розробник у своєму розпорядженні набір компонентів (при необхідності можна зареєструвати свої ActiveX), які вільно розміщує на формі і задає їх параметри. В режимі майстра користувач просто вибирає таблицю, поля і стиль оформлення, а форма генерується автоматично.
звіт- об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений в документ іншого додатка. Цей документ містить результати вибірки з бази даних у вигляді структурованої інформації (наприклад у вигляді таблиці або списку). MS Access володіє багатими можливостями по оформленню та форматування звітів. Ті ж два режими створення є і у звіту. В режимі майстра у користувача є можливість задати безліч параметрів, практично повністю визначають бажаний зовнішній вигляд звіту. Для створення нестандартних звітів краще користуватися конструктором.
сторінки- засіб публікації даних в локальної мережі або Internet. Створювана сторінка проектується подібно формі (з деякими відмінностями в використовуваних компонентах), при роботі з нею можна не тільки переглядати, але і змінювати дані в базі. Після збереження сторінки як об'єкта в БД її можна експортувати у вигляді файлу в форматі HTML і використовувати для доступу до даних через інтернет-браузер.
Макрос- це об'єкт, який представляє собою послідовність макрокоманд для автоматизації найбільш часто виконуваних дій при роботі з базою. Дії вибираються з має списку, а параметри задаються розробником. Виконати макрос можна після натискання на кнопку і програмним методом в коді.
Модуль - контейнер програмного коду на VBA. Для їх редагування і відтворення встановлюється оболонка Редактора Visual Basic. Весь програмний код додатку міститься в наборі модулів. Тут він має той же смислове значення, як і в будь-якій мові програмування.
це повний список об'єктів, які можна зберігати в базі даних MS Access, який, втім, схожий і в інших настільних СУБД подібного класу, наприклад Paradox.
Access надає наступні функціональні можливості.
Ввід данних.Введення даних може здійснюватися наступними способами: вручну прямо в таблицю (сюди ж відноситься вставка вмісту буфера обміну); вручну в поля форми; прямий імпорт даних з інших джерел (бази Access, текстові файли, формат DBF, електронні таблиці, джерела даних ODBC); програмним методом, який може поєднувати в собі будь-які засоби, які можливо реалізувати на VBA. Останній спосіб володіє найбільшою гнучкістю і представляє практично необмежені можливості, проте він найскладніший в реалізації і вимагає певного рівня знань програмування.
2. Зміна даних. Редагування можливо наступними способами: вручну прямо в таблиці; в полях форм; у вікні браузера, в якому завантажена web-сторінка з БД; програмним методом.
3. Висновок даних. Тут Access надає такі можливості: висновок на екран монітора в табличному вигляді, полях форм або звітів; експорт в інші формати даних (ті ж, що при імпорті); висновок на друк, в основному у вигляді звітів; висновок даних в інтернет-браузер за допомогою об'єкта Сторінка в межах певної мережі; програмний експорт і висновок інформації.
4. Взаємодія з іншими джерелами і споживачами інформації.В цьому плані Access може виступати як сервер або клієнт автоматизації. Особливо прозоро настроюються зв'язку з іншими продуктами пакету Microsoft Office. Наприклад ви можете мати документ Microsoft Word, В якому будуть присутні поля з БД Access, зміна даних в базі автоматично відображається в документі. Це дозволяє створювати гнучкі рішення, що інтегрують дані в офісних засобах. 5. Використання бази даних MS Access іншими додатками. Такий варіант використовує файл MDB як сховище даних. Програма, яка звертається до даних, може бути написана на будь-якій мові високого рівня. В даному випадку використовуються таблиці і запити. Про підтримку посилальної цілісності та актуальності даних стежить ядро \u200b\u200bБД. Взаємодія відбувається через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.
6. Засоби створення додатків. Створення додатків на Access багато в чому подібно всім іншим засобам автоматизації Microsoft Office. Тут використовується інтерпретована мова Visual Basic for Applications, що призводить, як і при використанні будь-якого інтерпретується мови, до певного збільшення витрат процесорного часу і зменшення швидкості роботи програм і обробки даних. Для успішної розробки необхідно знати об'єктну модель самого Access і особливості її використання.
7. Управління даними в розрахованому на багато користувачів режимі. При роботі з Базами Даних в розрахованому на багато користувачів режимі виникають ситуації, коли необхідно обмежити число звертаються користувачів до даних. Це робиться для того, щоб запобігти одночасне оновлення однієї і тієї ж записи, при глобальному відновленні даних або при технічному обслуговування самої Бази Даних.
Ядро БД Access забезпечує три рівні блокувань:
Блокування бази даних. На цьому рівні блокування до БД може звертатися тільки один користувач. Такий рівень блокування застосовується для глобальної зміни або оновлення даних або при технічному обслуговуванні Бази Даних - стисканні.
Блокування таблиці. На цьому рівні блокування до таблиці може звертатися тільки один користувач. Такий рівень блокування застосовується в тих випадках, коли необхідно обробити відразу кілька записів таблиці.
Блокування сторінки. На цьому рівні до заблокованої сторінці може звертатися тільки один користувач. Це найнижчий рівень блокування. Процесор Microsoft Jet автоматично встановлює блокування сторінки і не може контролюватися вашою програмою. Сторінка даних може містити кілька записів, розмір його дорівнює 26 кб. Блокування сторінки означає блокування всіх записів, що знаходиться на цій сторінці. Якщо довжина запису - 512 байтів, то буде заблокованою 4 записи, а якщо 50 байтів то 40 записів. Точне число записів не можна заздалегідь ні визначити, ні поставити, тому що таблиця може містити видалені записи (які видаляються тільки під час ущільнення).
Блокування на рівні таблиці має два режими - песимістичний і оптимістичний. За замовчуванням встановлюється песимістична блокування.
8. Адміністрування. Перевага монопольного режиму роботи фактично призвело до виродження функцій адміністрування БД і в зв'язку з цим - до відсутності інструментальних засобів адміністрування в звичайному розумінні цього слова в MS Access. Наявні ж кошти дозволяють зробити наступне: є можливість поділу бази даних Microsoft Access на два файли, в одному з яких містяться таблиці, а в іншому запити, форми, звіти, макроси, модулі і ярлики сторінок доступу до даних. Це дозволяє користувачам мати доступ до загального джерела даних і при цьому створювати свої власні форми, звіти та інші об'єкти, а також скоротити мережевий трафік; існує можливість зв'язування таблиць з інших баз даних Microsoft Access або інших джерел. Наприклад, може знадобитися використання таблиці з іншої бази даних Microsoft Access, відкритої для спільної роботи по мережі. Це особливо корисно при необхідності зберігати всі таблиці в одній базі даних на мережевому сервері, Зберігаючи форми, звіти та інші об'єкти в окремій базі даних, копії якої є у \u200b\u200bвсіх користувачів загальної бази даних; засоби реплікації Microsoft Access, доступні в базі даних (.mdb) і в проекті (.adp), дозволяють створювати репліки і синхронізувати їх на вимогу при роботі в Microsoft Access; засоби захисту та розмежування доступу. Найпростішим способом захисту є установка пароля для відкриття бази даних. База даних може бути зашифрована. При шифруванні бази даних її файл стискається і стає недоступним для читання за допомогою службових програм або текстових редакторів. Дешифрування бази даних скасовує результати операції шифрування. Найбільш гнучкий і поширений спосіб захисту бази даних називається захистом на рівні користувачів. Цей спосіб захисту подібний способам, використовуваним в більшості мережевих систем. Однак як уже зазначалося, підбір пароля адміністратора не представляє складності для фахівця з злому; є можливість перетворення БД в формат більш ранньої версії MS Access для забезпечення сумісності в деяких випадках; і нарешті, засіб для стиснення бази даних, яке стирає інформацію про віддалених рядках і зменшує розмір файлу MDB на диску. Це призводить до більшої продуктивності і в деяких випадках може відновити базу даних (наприклад, після несподіваного відключення живлення).
Також необхідно згадати, що в Access спочатку є шаблони типових баз даних для автоматизації найбільш поширених завдань.
Малюнок 4. Шаблони баз даних
Користувач в інтерактивному режимі Майстра вибирає дані, які бажає мати в своїй БД відповідно до потреб підприємства, а MS Access автоматично створює всі необхідні об'єкти. Надалі цю базу даних можна доопрацьовувати і розширювати.
Багатозначні поля для складних даних
Можна створити поле, що містить кілька значень, також званих складними даними. Припустимо, що вам потрібно призначити завдання одному із співробітників або підрядників, але ви хотіли б призначити цю задачу кільком людям. У більшості систем управління базами даних і в ранніх версіях Access в такому випадку потрібно було б створити зв'язок типу «багато-до-багатьох», щоб уникнути помилок.
В Office Access 2007 найскладніша частина роботи робиться автоматично, коли вибирається поле для введення декількох значень. Багатозначні поля особливо зручні при використанні Office Access 2007 для роботи зі списком SharePoint, який містить один з типів багатозначних полів, використовуваних в компоненті «Windows SharePoint Services». Додаток Office Access 2007 сумісно з цими типами даних.
Новий тип даних «Вкладення» дозволяє зберігати всі типи документів і виконавчі файли в базі даних, при цьому не відбувається непотрібного збільшення розміру бази даних. Office Access 2007 автоматично виконує стиснення вкладень, коли це можливо, щоб залишити якомога більше вільного простору. Потрібно вкласти документ Microsoft Office Word 2007 в запис або зберегти в базі даних кілька цифрових фотографій. Використання вкладень значно полегшує виконання таких завдань. Можна навіть додавати кілька вкладень до одного запису.
Поля МЕМО тепер зберігають форматований текст і підтримують журнал виправлень.
Тепер в Office Access 2007 підтримується форматований текст, який можна використовувати в записах поряд зі звичайним текстом. Текст можна форматувати за допомогою різних параметрів (таких як напівжирне і курсивне накреслення, а також застосовувати різні шрифти, кольори та інші звичайні параметри форматування) і зберігати в базі даних. Форматований текст зберігається в поле МЕМО в форматі на основі HTML, який сумісний з типом даних «форматований текст» в компоненті «Windows SharePoint Services». Задайте для властивості TextFormat значення або RichText, або PlainText, і дані в текстових полях і в режимі таблиці будуть відформатовані належним чином.
Поля МЕМО зручно використовувати для зберігання великих обсягів даних. За допомогою Office Access 2007 можна задати властивість Тільки додавання, щоб зберегти в поле МЕМО записи про всі зміни. Потім можна переглянути журнал цих змін. Ця функція також підтримує функцію відстеження в компоненті «Windows SharePoint Services». Таким чином, можна також використовувати Access для перегляду журналу вмісту списку SharePoint.
Державна бюджетна освітня установа
Вищої професійної освіти
«ПІВНІЧНИЙ ДЕРЖАВНИЙ МЕДИЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ»
Міністерства охорони здоров'я Російської Федерації
ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ ТА ІНФОРМАТИКИ
Контрольна робота.
За дисципліною " Програмне забезпечення економічної діяльності. »
На тему:«Microsoft Office Access».
варіант № 3
виконав: Молчанова Олена Олександрівна
студент 3 курсу
Форма навчання: заочна
спеціальність: «Економіка»
Шифр:ЕЗСС130303
підпис _______________
Перевірив викладач:
Акатьева Л.Н.
підпис ________________
оцінка _________________
Архангельськ, 2015
1.Вступ ................................................................................. .3-4
2.Опісаніе програми ............................................................... .... 5-6
3.Назначеніе і основні можливості Access ....................................... .7
4.Визначення (завдання структури) даних ....................................... 8-9
5.Обработка даних ..................................................................... ..10
6.Управленіе даними ............................................................... 11-12
7.Заключение ........................................................................... 13-14
Вступ.
Основою для обліку, контролю і планування служать всілякі картотеки, реєстраційні журнали, списки і т.д. Вони поступово накопичуються і оновлюються. При великому обсязі інформації пошук і узагальнення необхідних відомостей, що здійснюються вручну, являють собою досить трудомісткий процес.
З появою ЕОМ і використанням їх для обробки інформації з'явилася можливість автоматизувати рішення багатьох інформаційно - довідкових і розрахункових завдань.
Спочатку для накопичення і зберігання інформації на ЕОМ застосовувалися локальні масиви (або файли), при цьому для кожної з розв'язуваних функціональних завдань створювалися власні файли вихідної і результативної інформації. Це призводило до значного дублювання даних, ускладнювало їх оновлення, ускладнювало рішення взаємопов'язаних проблемних завдань.
Поступово з розвитком програмного забезпечення ЕОМ з'явилися ідеї створення управляючих систем, які дозволяли б накопичувати, зберігати і оновлювати взаємопов'язані дані з цілого комплексу розв'язуваних завдань, наприклад, при автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві. Ці ідеї знайшли своє втілення в системах управління базами даних (СКБД). СУБД взаємодіють ні з локальними, а взаємопов'язаними за інформацією масивами, званими базами даних. З появою персональних комп'ютерів СУБД стають найбільш популярним засобом обробки табличної інформації. Вони є інструментальним засобом проектування банків даних при обробці великих обсягів інформації.
Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп'ютерах вже досить давно. На жаль, ці програми або були елементарними диспетчерами зберігання даних і не мали засобів розробки додатків, або були настільки складні і важкі, що навіть добре розбираються в комп'ютерах люди уникали працювати з ними до тих пір, поки не отримували повних, орієнтованих на користувача додатків.
Microsoft Access - це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні вам засоби для визначення і обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.
Система управління базами даних надає вам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів що зберігається в численних таблицях інформації. СУБД включає в себе три основних типи функцій: визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних і управління даними. Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access. У практиці, як правило, необхідно вирішувати і завдання з використанням електронних таблиць і текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблони. В результаті користувачеві доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. У цьому сенсі все істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access. Пропонується розглянути ці можливості.
Опис програми.
Існує кілька різновидів систем управління базами даних (СКБД), одні орієнтовані на програмістів, інші - на звичайних користувачів.
Пакети першого типу - це фактично системи програмування, які мають своїм типовим мовою, в середовищі якого програмісти створюють утиліти обробки баз даних. Після, дані програми використовуються кінцевими користувачами.
Microsoft Access відноситься до СУБД, орієнтованим на рядових споживачів. Вона дозволяє, не вдаючись до програмування, з легкістю виконувати основні операції з БД: створення, редагування і обробка даних.
Цей пакет працює в ОС Windows на автономних ПК або в локальній мережі. За допомогою MS Access створюються і в подальшому експлуатуються особисті БД (настільні), а також бази організацій, що мають відносно невеликий обсяг даних.
Microsoft Access є частиною пакета Microsoft Office і входить в комплект його постачання.
Середа Access має характерним для додатків Windows інтерфейсом, що складається з наступних компонентів: титульного рядка, головного меню, панелі інструментів, поля для роботи і рядка стану.
СУБД працює з даними, які можна вибудувати в ієрархічну послідовність. Верхній рівень ієрархії містить основні об'єкти Access:
Таблиці - головний тип об'єкта, оскільки всі інші варіації об'єктів - це похідні від таблиці. Основні складові таблиці - поля і записи, вони визначають властивості елементів таблиці;
Форми - допоміжні об'єкти, від використання яких можна відмовитися. Вони формуються, щоб створити додаткові зручності користувачу в плані перегляду, введення і редагування даних;
Запити - результати звернення користувача до БД допомогу щодо обшуку, вилучення, додавання та оновлення записів. Результати пошуку (вибірки) подаються в табличному вигляді;
Звіти - документи, призначені для виведення на друк, сформовані на інформації, яка міститься в таблицях і запитах;
Схема - опис архітектури зв'язків багатотабличного бази даних;
Макроси і модулі - об'єкти підвищеної складності, при повсякденному роботі можуть не використовуватися.
Серед особливостей Access варто відзначити наявність VBA - вбудованої мови програмування, за допомогою якого програма може доповнюватися подпрограммами користувачів. Тим самим істотно розширюються можливості початкового варіанту утиліти, забезпечується зручність роботи.
Призначення і основні можливості Access.
База даних (БД) - це інтегрована сукупність взаємопов'язаних даних. Зазвичай база даних створюється для однієї конкретної предметної області, організації або прикладної задачі. Для полегшення роботи з базами даних використовуються системи управління базами даних (СУБД, англомовна абревіатура DBMS - Database Management System) - спеціальні пакети програм, що забезпечують введення, пошук, зберігання, поповнення, коригування даних, формування звітів та відповідей на запити користувачів баз даних. СУБД також забезпечують збереження і переміщення даних, а також можливість їх використання іншими програмними засобами. В даний час більшість економічних і інформаційно-довідкових програмних комплексів реалізовано на основі застосування тієї чи іншої СУБД. MS Access - найбільш популярна на сьогоднішній день СУБД для персональних комп'ютерів. Вона являє собою систему обслуговування реляційних баз даних з графічною оболонкою. Дані в таких базах представляються у вигляді однієї або декількох таблиць, що складаються з однотипних записів. Система обслуговування включає в себе введення даних в ЕОМ, відбір даних з яких-небудь ознаками (критеріями або параметрам), перетворення структури даних, виведення даних, які є результатом вирішення завдань в табличному або якому-небудь іншому зручному для користувача вигляді. MS Access дозволяє створювати пов'язані об'єкти і встановлювати кількість посилань цілісність даних. MS Access підтримує вбудовування OLE-об'єктів (Object Linking and Embedding) в рамках середовища Windows. До складу пакета MS Access входить також ряд спеціалізованих програм, які вирішують окремі завдання (так званих Майстрів).
Основне призначення Microsoft Access
Основне призначення Microsoft Access - це забезпечення роботи реляційних бази даних. У цьому типі бази даних інформація, що характеризує певний клас реальних об'єктів заноситься в спеціальні таблиці. Кількість характеристик (атрибутів), які визначають сутність об'єктів даного класу, відповідає кількості стовпців таблиці. Кожному об'єкту даного класу відповідає один рядок в таблиці. Стовпець таблиці в Access називають полем, а рядок - записом.
Основні об'єкти Мiсrosоft Access
Під час запуску Мiсrosоft Access на екрані виводиться діалогове вікно, за допомогою якого користувач може створити нову базу даних або базу даних на основі набору типових баз даних. Основними об'єктами Мiсrosоft Access є таблиця, форма, звіт, запит, макрос і модуль. Таблиці призначені для збереження даних про характеристиках об'єктів предметної області. Основні операції з обробки інформації в Мiсrosоft Access здійснюються за допомогою двовимірних прямокутних таблиць. Форма - це спосіб відображення і управління даними на екрані. Вона створюється для перегляду, введення і редагування взаємопов'язаних даних в базі. Зовнішній вигляд форми відповідає звичайному документу. Запит - це питання, яке формулюється щодо бази даних. Вони необхідні для вибору з бази даних інформації за певною ознакою або сукупністю критеріїв. За допомогою запиту можна додати, видалити або оновити дані в таблиці, а також можна створити на підставі вже існуючих таблиць нові таблиці. Звіт - це перетворене уявлення даних, яке виводять на принтер, екран або файл. Звіти призначені для формування вихідного документа, Який виводиться, як правило, на друк. Макрос необхідний для об'єднання певної послідовності дій під час виконання багатоетапної процедури обробки інформації в одне ціле. Модуль містить програми, написані одним з алгоритмічних мов, Для реалізації нестандартних процедур обробки інформації.
Таблиці в Microsoft Access
Таблиці, які є основою бази даних Access, мають такі властивості: кожен елемент таблиці (осередки) є елементом даних; кожному табличному одну присвоєно унікальне ім'я; кожен стовпець в таблиці однорідний, тобто складається з однотипних елементів. Це можуть бути текст, дати, числа, графічні об'єкти, логічні значення, та ін .; в таблиці не можуть міститися однакові рядки; рядки повинні бути з однаковою кількістю елементів (полів), які є різнорідними і взаємопов'язаними; стовпці і рядки розміщені в довільній послідовності.
перші СУБД
У найперших СУБД для кожної таблиці, як правило, створювався окремий файл. Для взаємозалежної роботи між таблицями застосовували спеціальні утиліти. У Мiсrosоft Access є прості способи для зв'язки таблиць, що зберігаються в одному файлі. Спільне зберігання різних таблиць в одному файлі має такі переваги: \u200b\u200bможливість розміщення даних за таблицями згідно зі змістом даних, тобто інформація про особливості об'єктів одного класу знаходиться в одній таблиці; збереження інформації в окремих таблицях (модулях) дає можливість змінювати і поповнювати інформацію в кожному модулі окремо, відповідно до змін об'єктів предметної області; коригування даних в одній комірці призводить до автоматичної корекції в інших осередках.
мета - познайомити з функціональними можливостями СУБД і загальною методологією їх використання в професійній роботі, Пов'язаної з організацією зберігання і обробки даних.
Microsoft Access 2000 входить до складу пакета Microsoft Office 2000. Це повнофункціональна реляційна СУБД.
В Access можна використовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exchange - динамічний обмін даними); реалізуються також принцип зв'язку і впровадження OLE-об'єктів, тобто посилань на конкретну інформацію, Яка зберігається в своїй первісній формі.
OLE-об'єктом може бути Excel-таблиця, Paintbrush-ілюстрація, звуковий файл і ін. Вставляти об'єкти можна шляхом копіювання об'єкта через буфер обміну.
Access сприймає безліч різних форматів даних, включаючи файлові структури інших СУБД (Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro та ін.).
Access працює з базами даних, які, будучи створеними в інших СУБД, підтримують стандарт ODBC, включаючи Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 і Rdb.
В Access входять спеціальні програми: «Конструктор», «Майстер», «Будівник виразів», «Маска введення», - що дозволяє створювати екранні форми, звіти, запити.
Програми «Конструктор»містять інструментальні засоби, що дозволяють досить простим способом складати потрібні форми, запити, звіти.
Програми «Майстер»допомагають проектувати форму або звіт шляхом відповіді користувача на ряд питань для отримання закінченого звіту (форми, запити).
Access дозволяє звертатися до баз даних, які створені в інших системах (dBASE, Paradox та ін.) Без переведення їх в формат Access. В Access реалізований принцип колективного подання та обробки даних.
Користувачеві надаються засоби автоматизації розробки додатків - елементів управління: в діалозі з системою користувач може створити потрібні йому елементи управління.
Введено контекстне меню з набором команд - відкривається правою кнопкою миші в будь-який момент (можна не звертатися до головного меню).
будівник виразів(Expression builder), що містить список готових виразів, надає користувачеві допомогу при визначенні (формуванні) виразів в таблиці, запиті, формі, звіті, макросе, модулі.
Інструментарій «Перемістити і відпустити» дозволяє перетягувати запити, таблиці з вікна бази даних в форми, звіти, а також перетягувати таблиці Excel в вікно бази даних Access.
прикладна програма «Майстер по розробці баз даних»(Database Wizard) містить більше 20 шаблонів, які створюють таблиці, форми, звіти.
програми Майстер зі створення форм(Form Wizard) і Майстер звітів(Report Wizard) призначені для автоматизації проектування форм і звітів. З з допомогою можна складати складні звіти на основі більш ніж однієї таблиці. Ці програми аналізують поля, які включаються до звіту і вирішують, яку створити форму - просту або звіт.
Конструктори форм і звітівдозволяють створити на основі інформації бази даних форми та звіти, що відповідають сучасним технологіям.
Всі елементи інтерфейсу взяли тривимірне відображення. Можна ховати об'єкти від доступу інших користувачів до інформації. Розширено функції допомоги Help.
Функції контролю правильності введеного тексту і виправлення помилок виконує автокорректор(AutoCorrect), а орфографічний контроль інформації - Майстер орфографічного контролю.
MS Access - це не тільки класична СУБД, але і система для розробки додатків. Можна розробляти програми для роботи з базою даних, не знаючи мову програмування.
Основні об'єкти бази даних (рис.1):
Мал. 1. Вікно програми MS Access
Таблиці - є основою бази даних, так як вся інформація міститься в них;
- форми - спеціальні засоби для введення і перегляду даних;
Запити - служать для отримання даних з таблиць і надання їх користувачеві в зручному вигляді. З їх допомогою виконують такі операції, як відбір даних, їх сортування і фільтрацію, можна створювати нові таблиці, виконувати автоматичне наповнення таблиць даними, імпортованими з інших джерел, виконувати найпростіші обчислення та ін .;
Звіти - призначені для виведення даних, є засоби для групування виведених даних і для виведення спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів.
Сторінки - спеціальні об'єкти для організації бази даних, що розміщується на Web-сторінці;
Макроси- призначені для автоматизації повторюваних операцій при роботі з СУБД;
Модулі - призначені для створення нових функцій шляхом програмування.
Питання для самоконтролю:
1. Дайте характеристику MS Access.
- Якими можливостями володіє MS Access?
- Перерахуйте основні об'єкти MS Access.
- Перерахуйте склад спеціальних програм, Що входять в MS Access,їх призначення.
