Enregistrement de la "marque de disponibilité de l'application" requise
Lors de l'enregistrement de pièces jointes à des documents, l'attribut «Marque de pièce jointe» est utilisé. Les exigences pour la conception de cette exigence sont établies par GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse ".
Une note sur la présence d'une pièce jointe nommée dans le texte de la lettre est faite comme suit:
Annexe: 1. Règlement sur le département régional des prêts, 5 pages. en 1 exemplaire.
Si les pièces jointes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.
Si un autre document est joint au document, comportant également une pièce jointe, la marque sur la présence d'une pièce jointe est faite comme suit:
Appendice: lettre de Rosarkhiv du 05.06.2003 n ° 02-6 / 172 et annexe à celle-ci, seulement 3 pages.
Annexe: sur 3 litres. en 5 exemplaires. seulement à la première adresse.
En annexe au document administratif (décisions, arrêtés, arrêtés, règles, instructions, règlements, décisions) sur la première feuille de celui-ci à droite coin supérieur écrire «N ° d’annexe» en indiquant le nom du document administratif, sa date et son numéro d’enregistrement, par exemple:
du 05.06.2003 n ° 319
Il est permis d'imprimer l'expression "APPENDICE N °" en majuscules, ainsi que de centrer cette expression, le nom du document, sa date et son numéro d'enregistrement par rapport à la ligne la plus longue, par exemple:
à l'ordre du ministère de la Santé de la Russie
du 05.06.2003 n ° 251
Problèmes distincts de conception d'application
La norme nationale prévoit des exigences pour la conception des demandes dans les lettres de motivation et dans les documents administratifs, mais les demandes sont également rédigées dans d'autres documents.De plus, lors de la rédaction des documents, des questions se posent souvent qui ne sont en aucun cas reflétées dans la norme. Considérons certains d'entre eux.
Lors de l'élaboration des documents administratifs dans le paragraphe correspondant de la partie administrative du document, il est nécessaire de faire référence à l'annexe. Il est conçu comme suit:
- s'il n'y a qu'une seule application:
Conformément au décret du gouvernement de Moscou du 21 janvier 2003 n ° 18-PP «Sur la structure du pouvoir exécutif de la ville de Moscou», le gouvernement de Moscou décide:
1. Approuver le règlement sur le Comité des relations avec les organisations religieuses de la ville de Moscou (annexe).
- s'il y a plusieurs applications:
En ce qui concerne la formation du Bureau du gouvernement de Moscou conformément à la loi de la ville de Moscou du 21 novembre 2001 n ° 63 "sur les amendements et les ajouts à la loi de la ville de Moscou n ° 5" sur le gouvernement de Moscou "en date du 26 février 1997", le gouvernement de Moscou décide:
1. Pour approuver le règlement:
- sur le Département organisationnel et analytique du gouvernement de Moscou (annexe 1);
- sur le service juridique du gouvernement de Moscou (annexe 2);
- sur le Bureau pour l'organisation des travaux avec les documents du gouvernement de Moscou (annexe 3);
- sur le Département du protocole du gouvernement de Moscou (annexe 4);
Sur chaque demande, une marque relative à la demande est établie sous la forme prescrite:
au décret du gouvernement
Les candidatures aux contrats, actes, plans, rapports et autres documents (à l'exception des lettres de motivation) sont rédigées de la même manière. Dans le texte du document, dans la section correspondante du texte, un lien est fait vers la demande et sur la demande - une marque sur la demande:
au contrat de vente
Lorsque vous marquez la présence d'une pièce jointe dans des lettres de motivation, le mot «Pièce jointe» est imprimé directement sous le texte, sans ligne rouge, l'interligne supplémentaire du texte n'est pas séparé:
Nous envoyons pour examen le programme de formation des spécialistes de la gestion anti-crise, ainsi que l'Accord de coopération pour la formation de ces spécialistes.
Annexe: 1. Programme de formation de spécialistes en gestion anti-crise, 8 ans. en 1 exemplaire.
2. Accord de coopération pour 3 pages. en 2 exemplaires.
Lors de l'élaboration d'annexes de référence aux documents administratifs, de planification, de rapport et autres, les annexes doivent être rédigées comme des documents à part entière, c'est-à-dire qu'elles doivent contenir le nom du type de document (référence, calendrier, résumé, liste, liste, plan, etc.), un titre au texte du document , par exemple:
Attestation du montant des déductions fiscales
Certificat du montant de la dette de l'entreprise
Liste des membres de la commission d'évaluation des biens de l'entreprise
Calendrier de travail dans le cadre du contrat
Plan d'action pour la mise en œuvre du décret gouvernemental Fédération Russe de ... non ... "Oh ..." et etc.
Les candidatures sont approuvées par les fonctionnaires chargés de leur préparation.
Comment sont rédigées les pièces jointes à la commande?
J'ai lu beaucoup d'opinions et j'ai finalement été confus. Aidez-moi à comprendre comment sont rédigées les annexes à l'arrêté approuvant un certain nombre de documents.
1. Comment les demandes sont-elles numérotées? Chaque application de la première page? Ou est-ce que la première page est réellement dans l'ordre et plus loin dans l'ordre, la première annexe est la deuxième page et ainsi de suite?
2. Comment le coin supérieur droit de chaque application est-il formaté?
ANNEXE N ° 1
à la commande de. Non.
ANNEXE N ° 1
à la commande de. Non.
APPROUVÉ
... position
LTD. ________________ /. décryptage
... Date
ANNEXE N ° 1
à la commande de. Non.
APPROUVÉ PAR
par ordre de. Non.
ANNEXE N ° 1
APPROUVÉ PAR
par ordre de. Non.
3. Y a-t-il une signature sur chacune des applications? Sur la première page de chaque application, en haut à droite? Sur la dernière page de chaque application, ou sur la dernière page au verso? Ou la signature n'est-elle apposée qu'à la fin de la commande, mais il n'y a pas de signature sur les pièces jointes?
Enregistrement des pièces jointes à la commande
Avec une grande quantité de texte dans la commande elle-même, seules les principales questions sont énoncées et le reste du texte est placé dans des annexes à la commande. Sous forme de candidatures, graphiques, schémas, tableaux, listes, documents organisationnels et juridiques - dispositions, instructions, règles, règlements approuvés par l'arrêté, etc. peuvent être rédigés. Dans le texte de la commande, dans les paragraphes correspondants de la partie administrative, il est nécessaire de fournir des liens vers les candidatures:
… (Application) - s'il n'y a qu'une seule application;
... (Annexe 1) . (Annexe 2) - s'il y a plusieurs applications.
Sur le document, qui est une pièce jointe, le mot «Pièce jointe» est imprimé dans le coin supérieur droit de la première feuille, indiquant à quel ordre ou article de l'ordre il se réfère.
Si un document approuvé (règlement, règles, instructions, etc.) est joint à la commande, une marque est faite dans le paragraphe correspondant de la partie administrative:. (pièce jointe) et le tampon d'approbation du document est placé sur la pièce jointe dans le coin supérieur droit.
Source d'information du Secrétaire référent du site
D'accord, merci, mais qu'en est-il de la numérotation?
Et à propos du cachet d'approbation: doit-il être sous la forme «APPROUVÉ + SIGNATURE» ou «APPROUVÉ sur commande»?
Citation (vittly): D'accord merci, qu'en est-il de la numérotation?
Et à propos du cachet d'approbation: doit-il être sous la forme "APPROUVÉ + SIGNATURE" ou "APPROUVÉ sur commande"
www.buhonline.ru
Comment organiser une pièce jointe à un document
Lors de la création d'un document, nous devons souvent en attacher un autre. Bien entendu, nous joignons tout ce que nous y énumérons à la lettre de motivation. Mais il y a aussi des commandes pour l'activité principale, des contrats et bien d'autres documents. Comment joindre une lettre de motivation, y compris sur medias ELECTRONIQUES? Comment rédiger une demande à une commande et comment faire une marque sur la demande elle-même? Recherchez les réponses à ces questions dans l'article.
Faire une pièce jointe à la lettre de motivation
Comme vous le savez déjà, il est d'usage d'envoyer des documents au destinataire accompagnés d'une lettre de motivation, qui est une sorte de garantie que les informations envoyées ont été reçues dans leur intégralité. Parlons de la façon correcte et en pleine conformité avec les règles du travail de bureau pour publier des pièces jointes aux lettres de motivation.
"Une note sur la présence d'une pièce jointe nommée dans le texte de la lettre est faite comme suit:
Si la lettre a une pièce jointe non nommée dans le texte, indiquez son nom, le nombre de feuilles et le nombre de copies; s'il y a plusieurs applications, elles sont numérotées, par exemple:
2. Règles de préparation et d'exécution des documents du Département régional des prêts pour 7 pages. en 2 exemplaires.
Si les pièces jointes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.
Appendice: lettre de Rosarkhiv du 05.06.2003 N 02-6 / 172 et annexe à celle-ci, seulement 3 pages.
Si la demande n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, une marque sur sa présence est faite comme suit:
Annexe: sur 3 litres. en 5 exemplaires. uniquement à la première adresse ».
Si un ça arrive concernant l'application des documents, les informations fournies sont simplement exhaustives. Et si vous joignez des informations sur des supports électroniques? Vous n'avez rien à inventer, nous agissons en totale conformité avec GOST:
Annexe: Règlement sur l'Office des prêts régionaux sur une carte flash en 1 exemplaire.
Comme vous pouvez le constater, nous n'indiquons pas le nombre de fiches de candidature, car il n'y a aucun risque que plusieurs d'entre elles soient perdues. Il suffit d'indiquer le nombre de supports d'information.
Enfin, si vous envoyez des informations sous forme papier et électronique, il est d'usage d'écrire comme ceci:
2. La même chose sur une carte flash en 1 copie.
Ainsi, la lettre de motivation et ses pièces jointes sont des documents indépendants, chacun ayant ses propres données d'enregistrement. Dans le texte de la lettre d'accompagnement, nous écrivons: "Nous vous envoyons un contrat de travail daté du 05/03/2013 n ° 45", après quoi la lettre reçoit son propre index - le numéro de départ. La lettre et les pièces jointes peuvent exister l'une sans l'autre.
Enregistrement des pièces jointes à d'autres documents
On parle d'annexes aux contrats, de commandes pour les activités principales, d'instructions, etc. Ils sont conçus quelque peu différemment de ceux décrits ci-dessus.
Si le document suppose la présence d'une pièce jointe, les références à celle-ci doivent déjà figurer dans le texte de la commande, de l'accord ou de l'instruction.
Par exemple, en mentionnant l'application dans les instructions de bureau:
Les documents sont enregistrés dans le registre des documents reçus (annexe 10).
ou dans l'ordre de l'activité principale:
2. Le groupe de travail recueillera les informations conformément au formulaire n ° 1 (appendice n ° 1 au présent arrêté).
ou dans un contrat de travail:
3.2. La liste des matériaux et équipements fournis par le Client pour l'exécution des travaux est spécifiée dans l'Annexe n ° 1, qui fait partie intégrante du présent Contrat.
Par conséquent, si vous prévoyez de joindre quelque chose au document, mais cette pièce jointe doit être référencée dans le document. Les pièces jointes et le document (contrairement au cas avec la lettre de motivation) ne font qu'un. Sans applications, personne ne peut travailler avec une commande, et personne n'a besoin des applications elles-mêmes sans commande.
L'application elle-même ne reçoit aucune marque si elle est envoyée au destinataire avec une lettre de motivation.
Dans le second cas, lorsque le document et sa pièce jointe sont indissociables l'un de l'autre, les pièces jointes sont marquées.
GOST R 6.30-2003 nous dira à nouveau comment faire cela:
«Dans l'annexe au document administratif (décrets, arrêtés, arrêtés, règles, instructions, règlements, décisions) sur la première feuille de celui-ci dans le coin supérieur droit, ils écrivent« Annexe N »en indiquant le nom du document administratif, sa date et son numéro d'enregistrement, par exemple:
à l'ordre de Rosarkhiv
du 05.06.2003 N 319
Il est permis d'imprimer l'expression "ANNEXE N" en majuscules, et également de centrer cette expression, le nom du document, sa date et son numéro d'enregistrement par rapport à la ligne la plus longue, par exemple:
thebestsecretary.ru
Conception d'applications
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De nombreux documents de gestion ont des pièces jointes. Une annexe à un document peut être soit un document indépendant, finalisé et valide, soit un projet de document ou une partie d'un document qui explique ou révèle le contenu de certaines dispositions du document principal. Nous discuterons dans le matériel comment organiser une pièce jointe à un document.
Une annexe au document peut être à la fois un document indépendant, finalisé et valide (par exemple, une copie de la charte de l'organisation, une copie du tableau d'effectifs de l'organisation, des copies signées et enregistrées du contrat envoyé à la contrepartie, etc.), et un projet de document (par exemple, un projet de résolution, un projet ordonnances) ou une partie du document expliquant ou divulguant le contenu de dispositions individuelles du document principal (par exemple, une liste des membres de la commission créée par l'ordre du chef de la commission, qui est une pièce jointe à cette ordonnance, ou un plan d'action, également approuvé par l'ordre).
Enregistrement des pièces jointes aux documents selon toutes les règles
Il existe deux types de communication entre le document principal et ses pièces jointes: le document principal et la pièce jointe sont liés par la nécessité d'envoyer des documents, c'est-à-dire un workflow, par exemple:
- lettre de motivation et pièce jointe;
- le document principal et l'annexe sont liés par contenu:
- accord et y annexer sous la forme d'un devis, d'un calendrier ou d'un autre document;
- un ordre et un plan d'action ou une liste des membres de la commission, révélant le contenu des éléments pertinents de la partie administrative de l'ordre;
- l'arrêté et les règlements approuvés par cet arrêté, qui est un attachement à l'ordre.
Dans le premier cas, la lettre d'accompagnement et les pièces jointes constituent un seul ensemble de documents, dans le second cas, le document principal et les pièces jointes font partie d'un même document.
Selon la manière dont le document principal et les pièces jointes sont connectés, la marque de pièce jointe est émise différemment.
Comment formater une pièce jointe lorsque le document principal et les pièces jointes sont liés par la nécessité de transférer
Considérons la première option, lorsque le document principal et les annexes sont combinés, principalement afin de garantir que les documents envoyés au destinataire ont un caractère indépendant et ne sont en aucun cas liés entre eux dans le contenu. Étant donné que les documents sont envoyés avec une lettre d'accompagnement qui ont un caractère indépendant, qui peut être des documents finalisés ou des projets de documents préparés, faites des marques supplémentaires ou apposez détails supplémentaires sur ces documents, c'est impossible. À cet égard, une condition spéciale - une marque sur la présence de demandes, contenant des informations sur les demandes, est apposée sur la lettre d'accompagnement.
Les règles pour marquer la présence de pièces jointes sont établies par GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse »(ci-après dénommée la norme). Et bien que la norme prévoie plusieurs options pour la conception de la marque, dans la pratique, il existe des situations qui ne sont pas prévues par la norme. À cet égard, il est logique de considérer toutes les situations, à la fois prévues et non prévues par la norme.
Situations de conception d'application prévues par la norme
- Si la pièce jointe est nommée dans le texte, la marque de la présence de la pièce jointe est faite comme suit:
Application: 5 litres. en 2 exemplaires.
Si la lettre a une pièce jointe non nommée dans le texte, alors dans la marque sur la présence de la pièce jointe, indiquez son nom, le nombre de feuilles et le nombre de copies, et s'il y a plusieurs pièces jointes, elles sont numérotées, par exemple:
www.sekretariat.ru
Quelques subtilités de la conception d'applications
- Kameneva Ekaterina | expert dans le domaine support de documentation la gestion
Tout n'est pas aussi simple qu'il y paraît à première vue
À première vue, on a l'impression que appendice, ainsi que les accessoires " Marque de disponibilité de l'application»Il est tout simplement impossible de se tromper. Il existe GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiée. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse »(ci-après - GOST R 6.30–2003), qui définit les règles pour remplir les détails des documents organisationnels et administratifs. Et si vous avez des questions concernant conception d'application, alors la majorité se réfère au texte de GOST R 6.30-2003.
Cet extrait de document peut vraiment clarifier certains points liés à conception d'application... Mais malheureusement, toutes les questions ne s'y trouvent pas. Par exemple, cela reste flou:
- Où exactement dans les documents l'attribut Marque de pièce jointe doit-il être placé?
- Est-il toujours nécessaire de faire l'inscription «Pièce jointe» sur la première feuille de la demande dans le coin supérieur droit, en indiquant le document, sa date et son numéro d'enregistrement?
Les réponses à ces questions peuvent être trouvées, mais dans d'autres documents. Essayons de le faire ensemble.
Où trouver l'attribut "Marque de disponibilité de l'application"?
Comme vous le savez, l'annexe A de GOST R 6.30–2003 contient des présentations des détails des documents organisationnels et administratifs. Si vous les regardez, vous pouvez arriver à la conclusion que 21 la "marque de dépôt" requise doit être située entre 60 et 40 mm du bord de la marge inférieure (voir la figure 1). En fait, ce n'est pas le cas. Les bordures, qui sont marquées d'une ligne pointillée sur ces diagrammes, peuvent se déplacer à la fois vers le haut et vers le bas. De plus, il y a des moments où enregistrement des accessoires « Marque de disponibilité de l'application»Une distance de 60 à 40 mm à partir de la limite du champ inférieur peut avoir des conséquences désastreuses (voir exemple 1).
Imaginez une situation où une lettre d'avis de tenue d'une exposition-conférence est rédigée, composée de deux pages, et le texte de la deuxième page n'occupe pas plus d'un quart de la surface totale de la feuille. En conséquence, si accessoires « Marque de disponibilité de l'application»Placé à un intervalle de 60 à 40 mm à partir de la bordure de la marge inférieure, il y a alors beaucoup d'espace libre entre cet attribut et le texte (voir l'image ci-dessus). C'est dans cet espace libre que les «artisans rusés», tant du côté de l'organisation - l'auteur du document, que du côté de l'organisation destinataire, peuvent, après avoir exercé au préalable, ajouter tout texte qui leur permettra d'en tirer profit. Dans le même temps, les dirigeants des deux organisations peuvent même ne pas savoir s'il y a des ajouts au texte de la lettre. Comparez les deux versions de la même lettre montrées sur cette planche.
Donc, pour que personne ne puisse ajouter de nouveau texte à un document déjà signé, ne doit pas être placé plus près de la bordure de la marge inférieure, mais après le texte du document. De plus, l'indentation doit être un interligne de 2 à 4, la taille de l'indentation est fixée dans les Directives pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003 1, qui ont été publiées par le développeur de GOST - l'Institut panrusse de recherche sur la documentation et les affaires d'archives (VNIIDAD). 2
Si vous regardez à nouveau la mise en page des conditions requises des documents organisationnels et administratifs (voir Figure 1), on peut noter que condition 21 - «Marque de la présence de la demande» et variable 22 - «Signature» sont situés au même niveau. Cependant, la signature doit être placée sous avec la "marque de disponibilité de l'application" requise après 2-4 intervalles. Cela doit être fait pour que personne ne puisse ajouter de pièce jointe supplémentaire au document après avoir signé le document.
Parler d'emplacement attribut "Marque de disponibilité de l'application", il convient de noter un certain nombre d’autres points. Si vous regardez le fragment de GOST R 6.30-2003, publié au début de l'article, vous verrez que le GOST fournit des exemples de conception, où il est clairement vu que la propriété que nous envisageons est située à partir de la bordure de la marge gauche avec une indention . Dans le même temps, il n'y a pas d'instructions claires à ce sujet dans le texte de GOST. Mais dans les recommandations méthodologiques pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003, ils le sont, et voici ce qu'il dit:
Ainsi, nous pouvons conclure que l'emplacement indiqué par nous dans l'exemple 2 sera correct.
Dans quels documents organisationnels et administratifs l'attribut "Marque d'application" peut-il être utilisé?
Le texte de GOST R 6.30-2003 stipule que attribut "Marque de disponibilité de l'application" peuvent être émis par lettres (voir le paragraphe 3.21, donné au début de l'article). Autrement dit, si la lettre contient appendice, alors cette condition doit être émise sans faute. Dans le même temps, dans des lettres de motivation dont l'objectif principal est d'envoyer des documents ne comportant pas de partie adresse, attribut "Marque de disponibilité de l'application" doit toujours être rédigé (voir exemple 2).
Aussi accessoires « Marque de présence d'application», Le cas échéant, peuvent figurer dans les types d'informations et de documents de référence suivants: certificats, notes de service, notes explicatives, notes de service.
Mais il existe des types de documents organisationnels et administratifs dans lesquels accessoires « Marque de disponibilité de l'application»N'est pas émis, car les informations sur les applications sont indiquées directement dans le texte. Ceci est indiqué dans les Recommandations méthodologiques pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003 et dans l'Instruction type pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux. De tels documents, par exemple, incluent un protocole.
Accessoires « Marque de disponibilité de l'application»N'est pas formalisé dans les documents administratifs: arrêtés, instructions, instructions, décrets et décisions.
Habituellement, s'il existe des appendices de référence ou analytiques au document administratif (graphiques, diagrammes, tableaux, listes), alors dans le texte des paragraphes correspondants de la partie administrative, des liens sont donnés: "(Appendice 1)", "(Appendice 2)" ou "selon l'appendice 1 "," conformément à l'appendice 2 ". Si un document approuvé (règlement, règles, instructions, etc.) est une annexe du document administratif, une marque est faite dans le paragraphe correspondant de la partie administrative: «(joint)» (voir exemple 3).
Est-il toujours nécessaire d'écrire «Application» sur la première page de l'application?
Est-il toujours nécessaire de le faire sur la première feuille de l'application dans le coin supérieur droit une inscription « application»3 indiquant le document, sa date et son numéro d'enregistrement? À première vue, il semble que oui. Mais ce n'est pas le cas. Par conséquent, beaucoup font des erreurs en apposant cette inscription sur toutes les applications sans distinction.
Considérez les cas où l'inscription "Application" indiquant le document, sa date et son numéro d'enregistrement ne doivent pas être apposés.
Premièrement, il est inapproprié dans le cas où vous envoyez un document indépendant sans partie adresse, accompagné d'une lettre de motivation .
Vous devez envoyer un projet de contrat pour signature. Le contrat ne prévoit pas de partie d'adresse, et pour que dans l'organisation correspondante, il atteigne rapidement le fonctionnaire requis, une lettre de motivation est préparée, qui indique le destinataire spécifique de l'employé (voir l'exemple 2). Cependant, l'accord envoyé est un document indépendant, voire, pourrait-on dire, plus important que la lettre d'accompagnement. Autrement dit, le contrat ne peut pas être une pièce jointe à la lettre. Par conséquent, dans ce cas, il est incorrect et stupide de faire une inscription dans le coin supérieur droit de la première page de l'accord:
Cependant, si aucune lettre d'accompagnement n'est envoyée, mais, par exemple, une lettre d'avis ou une lettre d'invitation et que la pièce jointe comprend des documents supplémentaires spécialement préparés pour cette lettre, l'inscription ci-dessus doit être apposée sur la pièce jointe.
Une lettre d'invitation à la réunion du «Club des auditeurs» est en cours de préparation (datée du 18 septembre 2006, n ° 857-03 / 06), et une annexe à la lettre contient un plan de l'itinéraire ou le programme de la réunion. Dans ce cas, une inscription informative doit être faite sur la candidature à laquelle appartient la lettre. cette application.
Deuxièmement, tu ne devrais pas faire une inscription « application»Sur le document, qui est approuvé par le document administratif. C'est lors de la conception de telles applications que les erreurs sont le plus souvent commises. Et voyez ce qui se passe: il y a des options en cas d'absence information nécessaire (Exemple 6) ou lorsqu'il est dupliqué (Exemples 7 et 8).
Les options possibles ne sont pas conception correcte cela ne se limite pas à. Cependant, les règles de rédaction des annexes aux documents administratifs sont régies par l'exemple des décrets et des arrêtés du Président de la Fédération de Russie dans l'Instruction type pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux.
De ce qui précède, nous concluons que les documents à approuver doivent contenir le "cachet d'approbation de document" requis, qui est établi conformément à GOST R 6.30-2003, et non l'inscription "Appendice No." avec les données du document administratif. Mais si la demande est de nature de référence ou analytique (c'est-à-dire qu'elle n'est pas approuvée), alors dans son coin supérieur droit, l'inscription «Appendice n °» doit être faite en indiquant le document correspondant, sa date et son numéro d'enregistrement.
Comment les applications doivent-elles être conçues?
Quand conception d'application les règles simples suivantes doivent être respectées 4:
Le titre du texte de l'annexe est imprimé de manière centrée, à la fin de l'en-tête il n'y a pas de point. Le nom du type de candidature (le premier mot du titre de la candidature) est mis en évidence en majuscules et peut être imprimé dans un espace (P O L O Z E N I E, P E R E CH E N L, S P I S O K, etc.) ... L'espacement des lignes entre la première ligne du titre et les lignes suivantes peut être augmenté de 6 pt.
Le titre de la demande se trouve sous l'inscription «Application ...» ou le «cachet de certification du document» requis et en est séparé par deux à quatre interlignes.
Voici un exemple de conception correcte de la première page du règlement sur l'unité structurelle, qui est une annexe au document administratif (voir l'exemple 9).
En terminant l'article, je voudrais noter que lorsque des questions se posent concernant l'exécution de documents ou l'organisation du travail avec eux, il vaut mieux chercher des réponses dans plusieurs documents réglementaires ou sources à la fois, et ne pas s'attarder sur un seul. C'est le seul moyen d'obtenir la réponse la plus complète à votre question.
1 Documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse: recommandations méthodologiques pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003. - VNIIDAD. - 2003.
2 L'emplacement de certains détails, qui ne devraient être établis que dans des zones spécifiques de la page du document, est indiqué directement dans le texte de GOST R 6.30-2003 et des recommandations méthodologiques ci-dessus. Ces détails comprennent: «Visas d'approbation de document», «Marque sur l'exécution du document et son envoi au dossier», «Marque sur la réception du document dans l'organisation», «Identifiant de la copie électronique du document».
3 S'il y a plusieurs applications, elles sont numérotées, c'est-à-dire l'inscription «Application» doit inclure le signe «No.» et le numéro de série de la demande (voir exemple 5).
4 Les exceptions sont des documents indépendants qui n'ont pas de partie adresse, sont envoyés avec une lettre de motivation à une organisation tierce (voir exemple 4) et sont indiqués dans la lettre en tant que pièces jointes. Ces documents sont rédigés de manière standard, c'est-à-dire selon les règles applicables à certains types de documents.
De nombreux documents de gestion ont des pièces jointes. Une annexe à un document peut être soit un document indépendant, finalisé et valide, soit un projet de document ou une partie d'un document qui explique ou révèle le contenu de certaines dispositions du document principal. Nous discuterons dans le matériel comment organiser une pièce jointe à un document.
Une annexe au document peut être à la fois un document indépendant, finalisé et valide (par exemple, une copie de la charte de l'organisation, une copie du tableau d'effectifs de l'organisation, des copies signées et enregistrées du contrat envoyé à la contrepartie, etc.), et un projet de document (par exemple, un projet de résolution, un projet ordonnances) ou une partie du document expliquant ou divulguant le contenu de dispositions individuelles du document principal (par exemple, une liste des membres de la commission créée par l'ordre du chef de la commission, qui est une pièce jointe à cette ordonnance, ou un plan d'action, également approuvé par l'ordre).
Enregistrement des pièces jointes aux documents selon toutes les règles
Il existe deux types de communication entre le document principal et ses pièces jointes: le document principal et la pièce jointe sont liés par la nécessité d'envoyer des documents, c'est-à-dire un workflow, par exemple:
- lettre de motivation et pièce jointe;
- le document principal et l'annexe sont liés par contenu:
- accord et y annexer sous la forme d'un devis, d'un calendrier ou d'un autre document;
- un ordre et un plan d'action ou une liste des membres de la commission, révélant le contenu des éléments pertinents de la partie administrative de l'ordre;
- l'arrêté et les règlements approuvés par cet arrêté, qui est un attachement à l'ordre.
Dans le premier cas, la lettre d'accompagnement et les pièces jointes constituent un seul ensemble de documents, dans le second cas, le document principal et les pièces jointes font partie d'un même document.
Selon la manière dont le document principal et les pièces jointes sont connectés, la marque de pièce jointe est émise différemment.
Comment formater une pièce jointe lorsque le document principal et les pièces jointes sont liés par la nécessité de transférer
Considérons la première option, lorsque le document principal et les pièces jointes sont combinés, principalement afin de garantir que les documents envoyés au destinataire ont un caractère indépendant et ne sont en aucun cas liés les uns aux autres. Étant donné que les documents sont envoyés avec une lettre d'accompagnement qui a un caractère indépendant, qui peut être des documents finalisés ou des projets de documents préparés, vous ne pouvez pas faire de marques supplémentaires ou ajouter des détails supplémentaires sur ces documents. À cet égard, une condition spéciale - une marque sur la présence de demandes, contenant des informations sur les demandes, est apposée sur la lettre d'accompagnement.
Les règles pour marquer la présence de pièces jointes sont établies par GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse »(ci-après dénommée la norme). Et bien que la norme prévoie plusieurs options pour la conception de la marque, dans la pratique, il existe des situations qui ne sont pas prévues par la norme. À cet égard, il est logique de considérer toutes les situations, à la fois prévues et non prévues par la norme.
Situations de conception d'application prévues par la norme
- Si la pièce jointe est nommée dans le texte, la marque de la présence de la pièce jointe est faite comme suit:
Application: 5 litres. en 2 exemplaires.
Si la lettre a une pièce jointe non nommée dans le texte, alors dans la marque sur la présence de la pièce jointe, indiquez son nom, le nombre de feuilles et le nombre de copies, et s'il y a plusieurs pièces jointes, elles sont numérotées, par exemple:
Si les pièces jointes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué. Par exemple, si le document de candidature est nommé dans le texte:
Annexe: en 1 exemplaire.
ou si le document annexe n'est pas nommé dans le texte:
Annexe: Catalogue de pièces de rechange pour machines à laver Samsung en 1 exemplaire
Si un autre document est joint au document, comportant également des pièces jointes, la marque sur la présence de la pièce jointe est faite comme suit:
Appendice: lettre de Rosarkhiv du 05.06.2010 n ° 02-6 / 172 et annexe à celle-ci, seulement 3 pages.
Si la demande n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, mais uniquement au premier (principal) destinataire, la marque relative à la demande est établie comme suit:
Annexe: sur 3 litres. en 5 exemplaires. seulement à la première adresse.
Situations non standard dans la conception des pièces jointes aux lettres de motivation
Comme déjà mentionné, dans la pratique, des situations surviennent qui ne sont pas prévues par la norme. Considérons-les.
1. Les documents sur papier et sur support électronique (disquettes, CD, DVD, cartes flash) peuvent être envoyés en pièces jointes à la lettre d'accompagnement. Dans ce cas, la marque sur la disponibilité des applications peut être exécutée comme suit:
Puisque le nombre de feuilles de la pièce jointe dans la marque sur la présence de la pièce jointe est indiqué pour contrôler l'exhaustivité des documents lors de leur envoi et de leur réception, lors de l'envoi de documents sur des supports électroniques, il suffit d'indiquer le nombre de supports eux-mêmes.
Si seul un document électronique est envoyé avec une lettre de motivation, la marque de pièce jointe peut être faite comme suit:
Annexe: Projet de contrat pour la fourniture de produits électriques sur CD en 1 exemplaire.
2. Une marque relative à la pièce jointe est établie de manière spéciale lors de l'envoi de documents confidentiels (documents contenant un secret officiel marqué «À usage officiel», un secret commercial marqué «Secret commercial» ou autre information confidentielle marqué «Confidentiel» ou «Strictement confidentiel» ou autre).
Bien que les actes juridiques réglementaires ne prévoient pas de procédure spéciale pour l'émission de lettres de motivation et le marquage de la présence d'une pièce jointe lors de l'envoi de documents confidentiels, dans la pratique, de telles règles se sont développées. Ces règles sont inscrites dans les réglementations locales (règles, règlements, instructions), qui régissent les questions de travail de bureau confidentiel dans les organisations.
Conformément à ces règles, lors de l'envoi de documents confidentiels dans une lettre de motivation dans la marque sur la présence d'une pièce jointe, le numéro de la pièce jointe (c'est-à-dire le numéro d'enregistrement du document) et le cachet de restriction d'accès au document sont en outre indiqués, par exemple:
Indicateur d'application lorsque le document et l'application sont liés par contenu
Considérez la conception des applications dans les cas où le document principal et l'application sont liés par leur contenu. Les demandes de ce type peuvent comporter des documents divers: documents administratifs (décrets, décisions, arrêtés, arrêtés), tous types de contrats, notamment de droit civil, actes divers (contrôles, audits, examens, etc.), plans, programmes, rapports, etc. ...
Étant donné que dans ce cas, comme indiqué ci-dessus, la pièce jointe fait partie intégrante du document principal, les notes sur la présence de la pièce jointe sont présentes à la fois dans le document principal et dans la pièce jointe, mais elles sont rédigées différemment, pas de la même manière que dans les lettres de motivation.
En règle générale, lors de l'élaboration du document principal, une référence à la demande est faite dans le paragraphe correspondant du document. Donnons comme exemple le texte du document administratif.
Conception d'application unique
Style multi-applis
En conséquence, sur chaque annexe au document principal, une marque relative à la demande est établie sous la forme établie par GOST R 6.30-2003:
Annexe 2
à l'ordre de Rosarkhiv
du 15/03/201 1 n ° 35
Le mot «pièce jointe» peut être imprimé en majuscules avec le signe #, il est également permis de centrer les lignes d'attribut par rapport à la ligne la plus longue:
De la même manière, des annexes aux contrats, actes, plans, rapports et autres documents sont rédigées, par exemple, sur l'annexe au contrat:
Si la pièce jointe au document est un document approuvé par un document administratif (par exemple, une commande), il doit également y avoir un cachet d'approbation avec la marque de la pièce jointe sur la pièce jointe approuvée. Le cachet d'approbation contenant également un lien vers le document principal (par exemple, une commande), les Recommandations méthodologiques pour l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux (approuvées par arrêté Rosarkhiv n ° 76 du 23.12.2009) fournissent ce qui suit.
Si la pièce jointe au document (par exemple, à la commande) est le document approuvé (règlement, règles, instructions, règlements, etc.), une marque concernant la pièce jointe est placée dans le coin supérieur droit, ci-dessous - le cachet d'approbation du document, par exemple:
Annexe n ° 1
APPROUVÉ PAR
par ordonnance de Rosarkhiv du 12.11.2009 n ° 125
Autrement dit, dans ce cas, afin de ne pas répéter la référence au document administratif (ordre) dans la marque relative à la demande et dans le cachet d'approbation, la date et le numéro du document administratif sont indiqués une fois - dans la colonne d'approbation.
V.F. Yankova, Cand. ist. Sciences, assoc., Adjoint. Directeur de VNIIDAD
Marque de disponibilité de l'application - un accessoire contenant des informations sur le document supplémentaire (documents). 1
Marque de disponibilité de l'application (requis 21), nommé dans le texte de la lettre, est rédigé comme suit: 2
Application: 5 litres. en 2 exemplaires.
Si la lettre a une pièce jointe non nommée dans le texte, indiquez son nom, le nombre de feuilles et le nombre de copies; s'il y a plusieurs applications, elles sont numérotées. 3
Figure: 1.
Un exemple d'enregistrement de la "Marque de la présence d'une pièce jointe" requise dans une lettre
Si les pièces jointes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué. 4
lettre Rosarkhiv du 05.06.2003 n ° 02-6 / 172 et annexe à celle-ci, seulement 3 pages.
Dans l'annexe au document administratif (décret, arrêté, décret, règles, instructions, règlement, décision) sur la première feuille de celui-ci dans le coin supérieur droit, ils écrivent «Annexe n °» en indiquant le nom du document administratif, sa date et son numéro d'enregistrement. 7
S'il n'y a qu'une seule application, le numéro de série n'est pas indiqué. 8
Il est permis d'imprimer l'expression "APPENDICE N °" en majuscules, ainsi que de centrer cette expression, le nom du document, sa date et son numéro d'enregistrement par rapport à la ligne la plus longue. neuf
La "Marque de la présence de l'application" requise est établie à partir du champ sans retrait de paragraphe. Si le nom de l'application est réparti sur plusieurs lignes, il est imprimé avec un interligne. En présence de plusieurs applications, les noms des applications sont séparés les uns des autres par un espacement de 1,5 à 2 lignes. Dix
Le diagramme d 'emplacement de la variable «Marque de présence d' application» est illustré à la figure 2.
__________
1 GOST R 7.0.8-2013. Système de normes sur l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Travail de bureau et archivage. Termes et définitions. - Introduction. 01/03/2014. - M.: FSUE "Standartinform", 2014. - Article 68.
2 GOST R 6.30-2003. Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse. - Introduction. 2003-07-01. - M.: Gosstandart de Russie: Maison d'édition de normes, 2003. - Clause 3.21.
3-7 Ibid. - Clause 3.21.
8 Documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse: recommandations méthodiques pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003. / Rosarchiv; VNIIDAD; Compilé par: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov et autres; Commun ed. M.V. Larin, A.N. Sokov. - M., 2003 - 90 p.
9 GOST R 6.30-2003. - Clause 3.21.
10 Kuznetsov S.L. Technologies modernes documentation de gestion: 2e édition, révisée et augmentée. - M.: Maison d'édition "TERMIKA", 2014 - 288 p.
Information additionnelle:
Règles pour la conception des candidatures en papier
Pour pouvoir compter sur une excellente note pour un travail de session, le document de recherche doit être parfaitement complété et encadré de la page de titre aux annexes. Pour un tel résultat, il est impératif, avant même de commencer à rédiger un semestre, d'étudier attentivement toutes les exigences de mise en forme du document qui sont proposées par les enseignants du département pour lequel l'étude est menée. Parfois, les instructions méthodologiques des universités peuvent ne pas coïncider avec les prescriptions de GOST. Nous examinerons l'option de conception généralement acceptée, en particulier les applications.
Les annexes sont la dernière partie du travail du cours, alors gagnez du temps et des efforts pour compléter correctement cet élément requis. Peut-être que les candidatures sont loin d'être la partie la plus importante du cours, mais leur nombre suffisant indique que le matériel sur ce sujet l'étudiant en a ramassé tellement que certains ont dû être retirés du texte principal de l'étude. En outre, il existe des éléments qui ne peuvent tout simplement pas être intégrés dans le texte principal de l'œuvre, par exemple des photographies, des coupures de journaux, des plans d'ingénierie, des bilans, etc. Quels matériaux doivent être placés dans la section «Applications»?
Les demandes peuvent être obligatoires et informatives, qui expliquent ou prouvent la recherche avec des données supplémentaires, ou peuvent être de nature de référence. Autrement dit, dans la section application, vous pouvez retirer des tableaux, des diagrammes, des images, des diagrammes qui prennent plus de 2/3 d'une feuille; vous pouvez poster des copies de documents, des certificats pour rendre l'étude plus probante; peut être fait information additionnelle, ce qui est très pertinent pour ce sujet, mais ne rentre pas dans le texte de l'ouvrage principal, etc. Il n'y a pas de règles strictes sur les matériaux spécifiques à inclure dans la section «Annexes», cela dépendra du sujet de recherche. Dans tous les cas, au moins 2 candidatures doivent être placées dans le document de session afin que le travail semble complet.
Il existe plusieurs règles pour placer et concevoir des applications.
- Les annexes se trouvent à la toute fin du cours, après les sections «Conclusion» et «Références». Il ne devrait plus y avoir de matériel de recherche après les pièces jointes.
- Si vous prévoyez d'ajouter plus de 2 annexes, alors pour séparer cette section du texte principal du travail de cours, il est accepté en plaçant une feuille séparée avec le titre «Appendice» ou «Appendice». Cet en-tête est placé presque au centre de la page, la police est la même que celle de l'ensemble du document (Times New Roman), la taille des lettres est beaucoup plus grande (à partir de 45 points et plus), vous pouvez mettre en évidence le titre en gras italique.
- Toutes les applications doivent être référencées dans le texte des travaux de cours. Dans le texte principal, des notes de bas de page doivent être faites après l'énoncé, la thèse ou la conclusion, par exemple (voir l'annexe 1). C'est dans l'ordre de mention dans l'étude que les annexes se trouvent à la fin des travaux de cours.
- Chaque application doit être sur une nouvelle page, même si vous n'avez placé que quelques paragraphes dans l'application précédente (par exemple, quelques termes ou un diagramme). Il est important de séparer les pages les unes des autres non pas en appuyant plusieurs fois sur la touche "Entrée", mais en utilisant la commande "Insertion" - "Saut de page", afin que, à première vue, le matériau formaté ne se déplace pas après un petit ajustement.
- Si le texte de la demande ne tient pas sur une feuille, alors lorsque vous le transférez à la page suivante, en haut de la page, indiquez «Suite de la demande» et dupliquez son numéro de série.
- Les pages des annexes ne sont pas numérotées, les annexes elles-mêmes sont numérotées en chiffres arabes selon l'ordre d'occurrence dans le texte de recherche. Il est nécessaire que l'enseignant puisse trouver rapidement le matériel auquel il est fait référence dans le texte, car la note de bas de page de l'annexe n'indique pas non plus le numéro de page où il se trouve, mais le numéro ordinal de l'annexe.
- Parfois, des lettres russes sont utilisées, par exemple «Annexe A», «Annexe B», etc. Avec cette méthode d'indication de la commande, il est important de se rappeler que certaines lettres ne sont pas utilisées, par exemple E, Y, H, Z, L, B, S.
- Chaque candidature doit avoir un titre. Qui est enregistré sous le numéro de série de l'application, mais il n'est pas nécessaire de le dupliquer lorsque vous vous référez au terme papier.
- Les formules, tableaux et schémas inclus dans l'annexe, ainsi que dans le texte principal des travaux de recherche, sont numérotés en chiffres arabes, mais la désignation de l'annexe est indiquée avant le numéro de série. Par exemple, "Tableau B.3" ou "Figure A.2".
- Si un tel besoin se fait sentir, le texte volumineux de l'appendice peut également être divisé en sections et paragraphes, qui sont numérotés en chiffres arabes, mais la numérotation recommence dans l'appendice et la désignation ordinale de l'appendice est indiquée avant le numéro de section.
Telles sont les règles de base dont il faut tenir compte lors de la compilation de la section «Annexes». Examinons de plus près l'une des options de formatage des applications et de leurs titres.
ANNEXE 1
EXEMPLE DÉTAILLÉ DE L'APPLICATION
Dans ce cas, la désignation ordinale de l'application et son nom sont écrits en majuscules, la police et la taille de la police sont enregistrées comme dans tout le texte principal du cours. Le mot «application» et son numéro ordinal doivent être mis en évidence en gras ou en italique. Pour rendre le nom de l'application harmonieux dans le travail du cours, vous pouvez les aligner «sur le bord droit», comme dans l'exemple, ou «au centre», cette option se retrouve également dans les recommandations méthodologiques. Il est important d'augmenter légèrement l'interligne, dans l'exemple, la commande "espacement - après - 10 pt" est définie. Veuillez noter qu'aucun signe de ponctuation n'est placé à la fin des en-têtes.
Souvent, les étudiants préfèrent ne pas inclure la section «Annexes» dans le travail du cours, car ils craignent de ne pas pouvoir le rédiger et l'organiser correctement. En fait, c'est une grosse erreur. La présence d'applications indique à l'enseignant que tant d'informations ont été trouvées pour les travaux du cours que certaines d'entre elles ne rentrent pas dans le texte principal de l'étude. Si vous mettez des documents, des certificats, des tableaux de comparaison, etc. dans les pièces jointes, cela indiquera que votre recherche a été menée de manière convaincante. En utilisant les conseils ci-dessus, vous pouvez facilement concevoir correctement des applications et ajouter un autre avantage à la note globale du cours.
Comment organiser une pièce jointe à un document
Lors de la création d'un document, nous devons souvent en attacher un autre. Bien entendu, nous joignons tout ce que nous y énumérons à la lettre de motivation. Mais il y a aussi des commandes pour l'activité principale, des contrats et bien d'autres documents. Comment publier une pièce jointe à une lettre de motivation, y compris sur support électronique? Comment rédiger une demande à une commande et comment faire une marque sur la demande elle-même? Recherchez les réponses à ces questions dans l'article.
Faire une pièce jointe à la lettre de motivation
Comme vous le savez déjà, il est d'usage d'envoyer des documents au destinataire accompagnés d'une lettre de motivation, qui est une sorte de garantie que les informations envoyées ont été reçues dans leur intégralité. Parlons de la façon correcte et en pleine conformité avec les règles du travail de bureau pour publier des pièces jointes aux lettres de motivation.
"Une note sur la présence d'une pièce jointe nommée dans le texte de la lettre est faite comme suit:
Application: 5 litres. en 2 exemplaires.
Si les pièces jointes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.
Si un autre document est joint au document, comportant également une pièce jointe, la marque sur la présence d'une pièce jointe est faite comme suit:
Appendice: lettre de Rosarkhiv du 05.06.2003 N 02-6 / 172 et annexe à celle-ci, seulement 3 pages.
Si la demande n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, une marque sur sa présence est faite comme suit:
Annexe: sur 3 litres. en 5 exemplaires. uniquement à la première adresse ».
En ce qui concerne l'application des documents, les informations fournies sont simplement exhaustives. Et si vous joignez des informations sur des supports électroniques? Vous n'avez rien à inventer, nous agissons en totale conformité avec GOST:
Annexe: Règlement sur l'Office des prêts régionaux sur une carte flash en 1 exemplaire.
Comme vous pouvez le constater, nous n'indiquons pas le nombre de fiches de candidature, car il n'y a aucun risque que plusieurs d'entre elles soient perdues. Il suffit d'indiquer le nombre de supports d'information.
Enfin, si vous envoyez des informations sous forme papier et électronique, il est d'usage d'écrire comme ceci:
Annexe: 1. Règlement sur le département régional des prêts, 5 pages. en 1 exemplaire.
2. La même chose sur une carte flash en 1 copie.
Ainsi, la lettre de motivation et ses pièces jointes sont des documents indépendants, chacun ayant ses propres données d'enregistrement. Dans le texte de la lettre d'accompagnement, nous écrivons: "Nous vous envoyons un contrat de travail daté du 05/03/2013 n ° 45", après quoi la lettre reçoit son propre index - le numéro de départ. La lettre et les pièces jointes peuvent exister l'une sans l'autre.
Enregistrement des pièces jointes à d'autres documents
On parle d'annexes aux contrats, de commandes pour les activités principales, d'instructions, etc. Ils sont conçus quelque peu différemment de ceux décrits ci-dessus.
Si le document suppose la présence d'une pièce jointe, les références à celle-ci doivent déjà figurer dans le texte de la commande, de l'accord ou de l'instruction.
Par exemple, en mentionnant l'application dans les instructions de bureau:
Les documents sont enregistrés dans le registre des documents reçus (annexe 10).
ou dans l'ordre de l'activité principale:
2. Le groupe de travail recueillera les informations conformément au formulaire n ° 1 (appendice n ° 1 au présent arrêté).
ou dans un contrat de travail:
3.2. La liste des matériaux et équipements fournis par le Client pour l'exécution des travaux est spécifiée dans l'Annexe n ° 1, qui fait partie intégrante du présent Contrat.
Par conséquent, si vous prévoyez de joindre quelque chose au document, mais cette pièce jointe doit être référencée dans le document. Les pièces jointes et le document (contrairement au cas avec la lettre de motivation) ne font qu'un. Sans applications, personne ne peut travailler avec une commande, et personne n'a besoin des applications elles-mêmes sans commande.
L'application elle-même ne reçoit aucune marque si elle est envoyée au destinataire avec une lettre de motivation.
Dans le second cas, lorsque le document et sa pièce jointe sont indissociables l'un de l'autre, les pièces jointes sont marquées.
GOST R 6.30-2003 nous dira à nouveau comment faire cela:
«Dans l'annexe au document administratif (décrets, arrêtés, arrêtés, règles, instructions, règlements, décisions) sur la première feuille de celui-ci dans le coin supérieur droit, ils écrivent« Annexe N »en indiquant le nom du document administratif, sa date et son numéro d'enregistrement, par exemple:
à l'ordre de Rosarkhiv
du 05.06.2003 N 319
Il est permis d'imprimer l'expression "ANNEXE N" en majuscules, et également de centrer cette expression, le nom du document, sa date et son numéro d'enregistrement par rapport à la ligne la plus longue, par exemple:
thebestsecretary.ru
Pièces jointes aux documents
Enregistrement de la "marque de disponibilité de l'application" requise
Lors de l'enregistrement de pièces jointes à des documents, l'attribut «Marque de pièce jointe» est utilisé. Les exigences pour la conception de cette exigence sont établies par GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse ".
Une note sur la présence d'une pièce jointe nommée dans le texte de la lettre est faite comme suit:
Application: 5 litres. en 2 exemplaires.
Si la lettre a une pièce jointe non nommée dans le texte, indiquez son nom, le nombre de feuilles et le nombre de copies; s'il y a plusieurs applications, elles sont numérotées, par exemple:
Annexe: 1. Règlement sur le département régional des prêts, 5 pages. en 1 exemplaire.
2. Règles de préparation et d'exécution des documents du Département régional des prêts pour 7 pages. en 2 exemplaires.
Si les pièces jointes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.
Si un autre document est joint au document, comportant également une pièce jointe, la marque sur la présence d'une pièce jointe est faite comme suit:
Appendice: lettre de Rosarkhiv du 05.06.2003 n ° 02-6 / 172 et annexe à celle-ci, seulement 3 pages.
Si la demande n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, une marque sur sa présence est faite comme suit:
Annexe: sur 3 litres. en 5 exemplaires. seulement à la première adresse.
Dans l'annexe au document administratif (décrets, arrêtés, arrêtés, règles, instructions, règlements, décisions) sur sa première feuille dans le coin supérieur droit, ils écrivent "Appendice n °" en indiquant le nom du document administratif, sa date et son numéro d'enregistrement, par exemple:
à l'ordre de Rosarkhiv
du 05.06.2003 n ° 319
Il est permis d'imprimer l'expression "APPENDICE N °" en majuscules, ainsi que de centrer cette expression, le nom du document, sa date et son numéro d'enregistrement par rapport à la ligne la plus longue, par exemple:
à l'ordre du ministère de la Santé de la Russie
du 05.06.2003 n ° 251
Problèmes distincts de conception d'application
La norme nationale prévoit des exigences pour la conception des demandes dans les lettres de motivation et dans les documents administratifs, mais les demandes sont également rédigées dans d'autres documents.De plus, lors de la rédaction des documents, des questions se posent souvent qui ne sont en aucun cas reflétées dans la norme. Considérons certains d'entre eux.
Lors de l'élaboration des documents administratifs dans le paragraphe correspondant de la partie administrative du document, il est nécessaire de faire référence à l'annexe. Il est conçu comme suit:
- s'il n'y a qu'une seule application:
Conformément au décret du gouvernement de Moscou du 21 janvier 2003 n ° 18-PP «Sur la structure du pouvoir exécutif de la ville de Moscou», le gouvernement de Moscou décide:
1. Approuver le règlement sur le Comité des relations avec les organisations religieuses de la ville de Moscou (annexe).
- s'il y a plusieurs applications:
En ce qui concerne la formation du Bureau du gouvernement de Moscou conformément à la loi de la ville de Moscou du 21 novembre 2001 n ° 63 "sur les amendements et les ajouts à la loi de la ville de Moscou n ° 5" sur le gouvernement de Moscou "en date du 26 février 1997", le gouvernement de Moscou décide:
1. Pour approuver le règlement:
- sur le Département organisationnel et analytique du gouvernement de Moscou (annexe 1);
- sur le service juridique du gouvernement de Moscou (annexe 2);
- sur le Bureau pour l'organisation des travaux avec les documents du gouvernement de Moscou (annexe 3);
- sur le Département du protocole du gouvernement de Moscou (annexe 4);
Sur chaque demande, une marque relative à la demande est établie sous la forme prescrite:
au décret du gouvernement
Les candidatures aux contrats, actes, plans, rapports et autres documents (à l'exception des lettres de motivation) sont rédigées de la même manière. Dans le texte du document, dans la section correspondante du texte, un lien est fait vers la demande et sur la demande - une marque sur la demande:
au contrat de vente
Lorsque vous marquez la présence d'une pièce jointe dans des lettres de motivation, le mot «Pièce jointe» est imprimé directement sous le texte, sans ligne rouge, l'interligne supplémentaire du texte n'est pas séparé:
Nous envoyons pour examen le programme de formation des spécialistes de la gestion anti-crise, ainsi que l'Accord de coopération pour la formation de ces spécialistes.
Annexe: 1. Programme de formation de spécialistes en gestion anti-crise, 8 ans. en 1 exemplaire.
2. Accord de coopération pour 3 pages. en 2 exemplaires.
Lors de l'élaboration d'annexes de référence aux documents administratifs, de planification, de rapport et autres, les annexes doivent être rédigées comme des documents à part entière, c'est-à-dire qu'elles doivent contenir le nom du type de document (référence, calendrier, résumé, liste, liste, plan, etc.), un titre au texte du document , par exemple:
Attestation du montant des déductions fiscales
Certificat du montant de la dette de l'entreprise
Liste des membres de la commission d'évaluation des biens de l'entreprise
Calendrier de travail dans le cadre du contrat
Le plan d'action pour la mise en œuvre du décret du gouvernement de la Fédération de Russie daté du ... n ° ... "O ..." et etc.
Les candidatures sont approuvées par les fonctionnaires chargés de leur préparation.
Conception d'applications
Articles Liés
De nombreux documents de gestion ont des pièces jointes. Une annexe à un document peut être soit un document indépendant, finalisé et valide, soit un projet de document ou une partie d'un document qui explique ou révèle le contenu de certaines dispositions du document principal. Nous discuterons dans le matériel comment organiser une pièce jointe à un document.
Une annexe au document peut être à la fois un document indépendant, finalisé et valide (par exemple, une copie de la charte de l'organisation, une copie du tableau d'effectifs de l'organisation, des copies signées et enregistrées du contrat envoyé à la contrepartie, etc.), et un projet de document (par exemple, un projet de résolution, un projet ordonnances) ou une partie du document expliquant ou divulguant le contenu de dispositions individuelles du document principal (par exemple, une liste des membres de la commission créée par l'ordre du chef de la commission, qui est une pièce jointe à cette ordonnance, ou un plan d'action, également approuvé par l'ordre).
Enregistrement des pièces jointes aux documents selon toutes les règles
Il existe deux types de communication entre le document principal et ses pièces jointes: le document principal et la pièce jointe sont liés par la nécessité d'envoyer des documents, c'est-à-dire un workflow, par exemple:
- lettre de motivation et pièce jointe;
- le document principal et l'annexe sont liés par contenu:
- accord et y annexer sous la forme d'un devis, d'un calendrier ou d'un autre document;
- un ordre et un plan d'action ou une liste des membres de la commission, révélant le contenu des éléments pertinents de la partie administrative de l'ordre;
- l'arrêté et les règlements approuvés par cet arrêté, qui est un attachement à l'ordre.
Dans le premier cas, la lettre d'accompagnement et les pièces jointes constituent un seul ensemble de documents, dans le second cas, le document principal et les pièces jointes font partie d'un même document.
Selon la manière dont le document principal et les pièces jointes sont connectés, la marque de pièce jointe est émise différemment.
Comment formater une pièce jointe lorsque le document principal et les pièces jointes sont liés par le besoin de transfert
Considérons la première option, lorsque le document principal et les pièces jointes sont combinés, principalement afin de garantir que les documents envoyés au destinataire ont un caractère indépendant et ne sont en aucun cas liés les uns aux autres. Étant donné que les documents sont envoyés avec une lettre d'accompagnement qui a un caractère indépendant, qui peut être des documents finalisés ou des projets de documents préparés, vous ne pouvez pas faire de marques supplémentaires ou ajouter des détails supplémentaires sur ces documents. À cet égard, une condition spéciale - une marque sur la présence de demandes, contenant des informations sur les demandes, est apposée sur la lettre d'accompagnement.
Les règles pour marquer la présence de pièces jointes sont établies par GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de paperasse »(ci-après dénommée la norme). Et bien que la norme prévoie plusieurs options pour la conception de la marque, dans la pratique, il existe des situations qui ne sont pas prévues par la norme. À cet égard, il est logique de considérer toutes les situations, à la fois prévues et non prévues par la norme.
Situations de conception d'application prévues par la norme
- Si la pièce jointe est nommée dans le texte, la marque de la présence de la pièce jointe est faite comme suit:
Application: 5 litres. en 2 exemplaires.
Si la lettre a une pièce jointe non nommée dans le texte, alors dans la marque sur la présence de la pièce jointe, indiquez son nom, le nombre de feuilles et le nombre de copies, et s'il y a plusieurs pièces jointes, elles sont numérotées, par exemple:
Le Code de procédure pénale de la Fédération de Russie Chapitre 4. Motifs de refus d'engager une procédure pénale, clôture d'une affaire pénale et poursuites pénales. Article 24. Motifs de refus d'ouvrir une procédure pénale ou de mettre fin à une procédure pénale [...]
Pourtant, il est nécessaire non seulement de sélectionner soigneusement le matériel, mais également de connaître les règles pour son inscription à un diplôme conformément à GOST. Dans l'article, vous apprendrez ce qu'est une application et comment la formater correctement.
Qu'est-ce qu'un supplément au diplôme
Annexe - une section où sont présentés des matériaux visuels (supplémentaires), qui contiennent des informations sur les algorithmes ou les méthodes de recherche de l'auteur. Ces documents ne peuvent pas être inclus dans des sections, car un format de présentation non standard ou un volume inapproprié pour une feuille A4 est possible.
Les candidatures complètent parfaitement la thèse, la rendent encore meilleure et, en règle générale, l'étudiant doit réfléchir de manière indépendante aux points du contenu. Cependant, ils doivent encore être coordonnés avec le superviseur.
Ce qui doit être joint au diplôme
Cette section contient des informations qui révèlent les détails du diplôme et clarifient certains calculs. Non seulement du matériel graphique, mais aussi des polycopiés peuvent être joints au diplôme, car ils montrent le travail accompli plus en profondeur.
Matériaux supplémentaires les plus souvent utilisés dans les applications:
- Graphiques et graphiques.
- De grandes tables qui ne tiennent pas sur une feuille A4.
- Formules et calculs pour eux.
- Preuves mathématiques intermédiaires.
- Description de l'équipement, des appareils utilisés lors des expériences.
- Examen métrologique (conclusion).
- Nouvelles techniques développées par l'auteur.
- Matériel de support sous forme de dessins, schémas, cartographies, photographies, etc.
- Matériel de référence. Cela peut être un échantillon d'états financiers de l'entreprise et d'autres documents.
Les documents ci-dessus détaillent chaque chapitre (section) ou des paragraphes spécifiques. Ils aident également à comprendre ce sur quoi l'étudiant diplômé a été guidé, quelles conclusions il a tirées et ce qui s'est passé à la fin. La Commission d’attestation d’État attire également l’attention sur la manière dont l’étudiant a pu utiliser les applications lors de la lecture du rapport.
Règles d'élaboration des candidatures à un diplôme selon GOST
Les candidatures doivent être rédigées conformément à GOST, bien qu'il n'y ait pas d'exigences trop strictes. L'essentiel est de connaître les règles de base et d'essayer de ne pas s'en écarter. Lisez ci-dessous comment rédiger une candidature à un diplôme selon les normes GOST.
Selon GOST 2.301, les candidatures peuvent être rédigées non seulement sur des feuilles A4, mais également sur A3, A4 * 3, A1, A4 * 4. Cependant, de tels formats peuvent être utilisés dans le cas où les informations ne rentrent pas vraiment sur A4.
Selon GOST 2.109, vous devez insérer un nombre suffisant de candidatures, l'essentiel est qu'elles puissent divulguer pleinement le sujet du diplôme et doivent être de nature exclusivement informative.
Règles de base pour les candidatures à la thèse:
Règle 1. Les applications ne sont pas assemblées avec thèseet sont en dossier séparé en tant que document indépendant.
Règle 2. Chaque application doit commencer par nouvelle page, et "APPENDICE" est écrit en haut au centre. Veuillez noter que ce mot est uniquement en majuscules.
Règle 3. Les demandes sont désignées en majuscules russes, mais il existe des exceptions qui, selon GOST 2.109, ne peuvent pas être écrites: E, Z, Y, O, H, L, B, Y.
Règle 4. Vous pouvez désigner des applications et des lettres latines, à l'exception de - I, O.
Règle 5. Si toutes les lettres ont été utilisées, les applications peuvent être désignées par des chiffres arabes, mais uniquement en dernier recours.
Règle 6. S'il n'y a qu'une seule candidature dans le diplôme, alors elle est désignée: "ANNEXE A".
Règle 7. Il est permis de diviser le texte des demandes en paragraphes et sous-paragraphes.
Règle 8. Les applications doivent avoir une numérotation séquentielle.
Règle 9. Tous les titres d'application sont écrits dans le même style.
Règle 10. Si une demande se compose de plusieurs feuilles, alors vous devez écrire sur la première: "Suite de l'annexe A", et sur la dernière - "Fin de l'annexe A".
Vous devez toujours vous rappeler que des compléments bien rédigés sont la voie de la réussite, car ils reflètent le niveau de formation de l'étudiant au diplôme et ses connaissances, et la commission prête attention à cette partie du diplôme.
Comment faire une demande dans la table des matières du diplôme
L'annexe A est indiquée dans la table des matières. S'il y a des annexes B, C, D, etc., elles doivent également être écrites dans le contenu.
L'exemple montre que chaque application contient non seulement la désignation (lettre), mais également le nom.
Comment créer un lien vers les demandes de diplôme
Voici à quoi ressemblera l'application à laquelle l'étudiant se réfère dans la thèse:
Conclusion
Vous savez maintenant comment concevoir correctement une candidature dans un diplôme. L'essentiel est que vous ne deviez pas rechercher la quantité de matériaux supplémentaires, mais la qualité des matériaux nécessaires. Il est important de se rappeler que dans certains cas, de nombreuses candidatures compliquent la structure de la thèse.
Mise à jour: 15 février 2019 par l'auteur: Articles scientifiques.Ru
- Ivanov I.I. Méthodes de recherche: Dis ... cand. technologie. les sciences. - M.,
1982 - 212 p.
M., 1983.-2.7 p.
3.7 Règles de conception d'application
Les applications peuvent être obligatoires et informatives. Les applications d'information peuvent être de nature recommandée et de référence.
Chaque application commence par une nouvelle feuille. En haut au milieu de la page, le mot Annexe A et sa lettre de désignation sont écrits, et en dessous, entre parenthèses, pour une demande obligatoire, écrivez le mot obligatoire, et à titre informatif, recommandé ou de référence.
L'application doit avoir un titre écrit symétriquement par rapport au texte en majuscule sur une ligne distincte. Le mot Appendice est suivi d'une lettre indiquant sa séquence. Les demandes sont désignées en majuscules de l'alphabet russe, commençant par A, à l'exception des lettres E, Z, Y, O, H, b.
Quand utilisation complète lettres de l'alphabet russe, il est permis de désigner des applications avec des lettres de l'alphabet latin,
en incluant les lettres I et O.
S'il s'agit d'une application, elle est désignée comme Annexe A. L'application peut contenir des listes d'éléments, des spécifications
tions, diagrammes de formats de A1 à A4, chaque document est plié et emballé dans un fichier en polyéthylène, les fichiers sont placés dans un dossier avec des clips pour attacher des fichiers. La désignation et le nom d'une telle application sont effectués sur une première feuille séparée et sur la deuxième feuille un inventaire du dossier est donné. Un exemple de conception de la première feuille d'une annexe, constituée de documents séparés, et de son inventaire est similaire à l'annexe L.
Les annexes de la note explicative ont une pagination séquentielle en commun avec le reste de la note explicative. Toutes les annexes doivent être énumérées dans le contenu du document, en indiquant leurs désignations et leurs titres.
3.8 Conception de schémas, dessins, matériaux illustratifs 3.8.1 Exigences générales
Les schémas et dessins sont établis et signés conformément aux exigences du Système unifié de documentation de conception (ESKD, GOST 2.), du Système unifié de documentation technologique (ESTD, GOST 3.), du Système de documentation de conception pour la construction (SPDS, GOST 21.), du Système unifié de documentation de programmation documentation (DUME, GOST 19.) et autres documents réglementaires qui établissent les exigences pour la mise en œuvre de documents spécifiques. Les exigences générales pour les dessins sont définies dans GOST 2.701.
Les exigences pour la conception de la partie graphique sont définies dans les normes ESKD: GOST 2.302. Balances, GOST 2.303. Lignes, GOST 2.304. Polices, GOST 2.305. Images - vues, sections, sections.
La bibliothèque de TIT SFedU a GOST et OST. Le contenu de GOST est donné sur Internet à la fois par désignation et par mots clés... Le nombre et les types de diagrammes, les dessins sont déterminés par la tête, en tenant compte des exigences de GOST 2.102 et sont indiqués dans termes de référence et le nombre de formats doit correspondre au tableau 1. Les schémas, dessins, affiches de l'œuvre finale de qualification sont rédigés sur des feuilles conformément à GOST 2.301 - Formats et GOST 2.104:
- format A0 (841 x 1189 mm.);
- format A1 (594 x 841 mm.);
- format A2 (420 x 594 mm.);
- format A3 (297 x 420 mm.);
- format A4 (210 x 297 mm.).
Les principales inscriptions sont des tampons sur les première et deuxième feuilles de schémas et de dessins. L'inscription principale sur les dessins est réalisée conformément à GOST 2.104. Les dimensions des timbres, leur emplacement sur les formats sont indiqués à l'annexe L. Le nombre décimal du document est indiqué dans les timbres. FSUE "Standartinform" se voit attribuer un code à chaque entreprise de la Fédération de Russie pour les documents de conception sous forme de lettres, pour TTI SFU, il s'agit des lettres TKGU. Un exemple de cartouche et de désignation d'un schéma électrique est donné à l'annexe L.
Dans un nombre décimal, par exemple TKGU.436234.001E3:
deux nombres correspondent à la classe 43 (alimentations électriques), 6 - sous-classe, 2 - groupe, 3 - sous-groupe, 4 - type de produit, qui sont déterminés par la caractéristique de classification du classificateur ESKD, qui donne les caractéristiques de 100 classes;
Après le point, les trois chiffres suivants - 001 correspondent au numéro de série du développement du diagramme E3 du dispositif de circuit électrique dans l'organisation, c'est-à-dire qu'il s'agit du premier développé
Tous les schémas et dessins sont signés par le contrôleur, après
élimination des commentaires du diplômé. Les remarques sont rédigées par le superviseur sous la forme d'une liste figurant à l'annexe G.
Sur les feuilles A4, les blocs de titre sont placés uniquement le long du côté court de la feuille, c'est-à-dire que le format A4 a toujours une position verticale.
Les dessins et schémas sont réalisés au crayon, à l'encre noire ou colorée, ou à l'aide de moyens techniques et d'ordinateurs, à l'aide de logiciels sous licence.
3.8.2 Enregistrement des schémas Les règles de base pour l'enregistrement des schémas sont données dans l'ESKD:
- GOST 2.701. Schémas. Types et types (structurels, fonctionnels et autres);
- GOST 2.702. Règles d'exécution circuits électriques;
- GOST 2.703. Règles pour l'exécution des schémas cinématiques;
- GOST 2.704. Règles de mise en œuvre des circuits hydrauliques et pneumatiques;
- GOST 2.705. Règles pour la mise en œuvre des circuits électriques des enroulements et des produits avec enroulements;
- GOST 2.708. Règles pour la mise en œuvre de circuits électriques de technologie numérique et informatique;
- GOST 2.709. Système de désignation de circuit électrique
- GOST 2.710. Désignationsalphanumérique dans les circuits électriques;
- GOST 2.711. Le schéma de division du produit en ses composants.
ESKD a établi les types de circuits électriques et les termes suivants.
Un élément de circuit est un élément de production en série acheté qui remplit une fonction spécifique et a ses propres spécifications, un passeport (forme, étiquette) - une résistance, un microcircuit, un module, un relais, un interrupteur, un moteur électrique, un générateur. Dans les spécifications de chaque élément, un enregistrement de son nom pour les documents de conception et une image pour les diagrammes sont donnés.
Le diagramme structurel (E1) contient les principales parties constitutives du produit (ayant des nombres décimaux), qui sont représentées par des rectangles et la relation entre eux. Le schéma structurel est développé par le premier de tous les schémas développés et ils sont utilisés pour une connaissance générale de la composition du produit.
Le schéma fonctionnel (E2) contient éléments structurels et leurs caractéristiques fonctionnelles, les connexions fonctionnelles entre eux, certains processus se déroulant dans des pièces fonctionnelles et dans l'appareil dans son ensemble. Une partie structurelle peut être représentée par plusieurs rectangles correspondant à chaque fonction d'un dispositif multifonctionnel (par exemple, un module assurant la protection courant et tension, réalisé dans un cas, est représenté par deux rectangles). Les schémas fonctionnels sont utilisés pour étudier les principes de fonctionnement des produits, ainsi que lors de leur réglage, contrôle et réparation.
Le schéma électrique (E3) contient la composition complète des éléments et des connexions entre eux et donne une vue détaillée
sur les principes du produit. Des schémas de principe sont utilisés pour étudier les principes de fonctionnement du produit, ainsi que lors de leur réglage, contrôle et réparation. Sur la base d'un schéma électrique schématique, d'autres documents de conception sont développés - schémas de connexion (installation) et dessins. Des images d'éléments sur un schéma électrique schématique sont données dans GOST. GOST a été développé pour chaque groupe fonctionnel d'éléments, par exemple:
GOST 2.723-68. Désignations graphiques conditionnelles dans les schémas. Inducteurs, selfs, transformateurs, autotransformateurs et amplificateurs magnétiques;
GOST 2.722-68. Désignations graphiques conditionnelles dans les schémas. Machines électriques;
GOST 2.743-91. Désignations graphiques conditionnelles dans les schémas. Éléments de la technologie numérique;
GOST 2.752-71. Désignations graphiques conditionnelles dans les schémas. Dispositifs de contrôle à distance;
GOST 2.755-87. Désignations graphiques dans le diagramme
balançoire. Appareils de commutation et connexions de contact;
GOST 2.756-76. Désignations graphiques conditionnelles dans les schémas. La partie sensible des dispositifs électromécaniques;
GOST 2.759-82. Désignations graphiques conditionnelles dans les schémas. Éléments de la technologie analogique;
GOST 2.765-87. Désignations graphiques conditionnelles dans les schémas. Périphériques de stockage;
GOST 2.748-68. Désignations graphiques électro-
stations et sous-stations dans les systèmes d'alimentation électrique.
Des exemples de désignations de lettres et d'images d'éléments fréquemment utilisés sont présentés dans le tableau 3.
Schéma de connexion (E4) - schéma montrant les connexions composants produits et définissant les fils, faisceaux, câbles qui effectuent ces connexions, ainsi que les emplacements de leurs connexions et entrées (connecteurs, cartes, pinces) Les schémas de connexion sont utilisés dans le développement de dessins qui déterminent la pose et les méthodes de fixation des fils, harnais, câbles dans le produit pour effectuer les connexions, ainsi que pendant le contrôle, l'exploitation et la réparation des produits.
Schéma de connexion (E5) - schéma montrant les connexions externes du produit. Les schémas de connexion sont utilisés lors du développement d'autres documents de conception, ainsi que pour la connexion des produits et pendant leur fonctionnement.
Diagramme général (E6) - un diagramme qui définit les composants du complexe et leur connexion les uns aux autres sur le site d'exploitation. Des schémas courants sont utilisés pour se familiariser avec les complexes, ainsi que pendant leur contrôle et leur fonctionnement. Le schéma général de l'unité d'assemblage est développé si nécessaire.
Diagramme d'emplacement (E7) - un diagramme qui détermine l'emplacement relatif des composants du produit et, si nécessaire, également des faisceaux, des fils et des câbles. Les mises en page sont utilisées dans le développement d'autres documents de conception, ainsi que dans le fonctionnement et la réparation des produits.
Matériel électrique et schéma électrique sur les plans (E402) -
réalisée selon ST SEV 527-77.
Schéma d'alimentation et de communication (E403) - réalisé selon
2.701, GOST 2.702.
Les désignations graphiques des éléments (appareils, groupes fonctionnels) et les lignes de communication qui les relient doivent être placées sur le schéma de manière à offrir la meilleure compréhension de la structure du produit et de l'interaction de ses éléments constitutifs.
La distance (jeu) entre deux lignes adjacentes de la désignation graphique doit être d'au moins 8 mm. La désignation des éléments dans le diagramme est effectuée de haut en bas et de gauche à droite. La distance entre les lignes de communication parallèles adjacentes doit être d'au moins 5 mm.
Des exemples de rédaction d'un cahier des charges, une liste d'éléments, divers schémas, un cachet sont donnés à l'annexe L.
Tableau 3 - Désignations graphiques et lettres des principaux éléments des circuits électriques selon GOST
Littéral |
Image graphique par |
||||
Nom |
désignation par |
||||
Image |
|||||
Lampe d'éclairage |
|||||
Transformateur |
|||||
sous-station |
|||||
Courant de relais |
|||||
Relais electroheat- |
|||||
Fusible |
|||||
Contacteur, aimant |
|||||
entrée |
|||||
Relais horaire |
|||||
Relais de tension |
|||||
Relais intermédiaire |
|||||
Suite du tableau 3
Littéral |
Désignation graphique par |
|||
Nom |
la désignation |
|||
Image |
||||
Déchargeurs (tuyau- |
||||
th, valve) |
||||
Ampèremètre |
||||
Voltmètre |
||||
Compteur actif |
||||
Compteur réactif |
||||
Wattmètre |
||||
Transformateur activé |
||||
souches |
||||
(mesure) |
||||
Transformateur activé |
||||
souches |
||||
(Puissance) |
||||
Diode, diode Zener |
||||
Transistor (bipolaire- |
||||
Thyristor |
||||
Pinces (bloc) |
||||
Littéral |
Désignation graphique par |
||
Nom |
la désignation |
||
Image |
|||
Interrupteur à trois voies |
|||
lusny avec automatique |
|||
retour écrémé |
|||
Commutateur automatique |
|||
tic |
|||
(dans les circuits de contrôle) |
|||
Bobine électromécanique |
|||
appareil nic |
|||
Court-circuiteur |
|||
Sectionneur, ru- |
|||
Commutateur ou pe- |
|||
commutateur |
|||
Interrupteur à bouton-poussoir |
|||
Thermistance |
|||
Potentiomètre |
|||
Shunt de mesure |
|||
Varistance |
|||
Transformateur de courant |
|||
3.8.3 Conception du dessin Dessins de conception - dessin d'ensemble (SB), dimensions
dessin rtny (GCH), dessin de la vue générale (OV) établi conformément aux exigences de l'ESKD.
dessin d'assemblage est un document qui fournit les informations nécessaires à la fabrication (assemblage) du produit. Selon GOST 2.109, le dessin d'assemblage doit généralement contenir les informations suivantes:
- une image d'une unité d'assemblage, donnant une idée de l'emplacement et de l'interconnexion des composants connectés selon ce dessin, et offrant la possibilité d'assembler et de contrôler l'unité d'assemblage;
- dimensions, écarts limites et autres paramètres et exigences qui doivent être satisfaits ou contrôlés conformément à ce dessin;
Instructions sur la nature des partenaires et les méthodes de leur mise en œuvre
Le dessin d'assemblage a un nom et une désignation similaires à la spécification du produit, mais avec un code SB, par exemple TKGU.436234.001SB. Le dessin d'assemblage de l'ensemble de circuit imprimé avec un nombre minimum de vues doit donner une image complète de l'emplacement et des méthodes de fixation des éléments articulés. Des variantes de formation de conducteurs et d'installation d'éléments sur une carte de circuit imprimé sont sélectionnées conformément aux cartes de circuits imprimés GOST 29137 et GOST 10317. Dimensions de base. Éléments, si cela n'interfère pas avec la bonne compréhension de la
peuvent être représentés de manière simplifiée.
Le plan de montage indique la désignation des éléments attachés selon le schéma électrique schématique. Lignes de repère avec numéros d'article de nomenclature pour composants electroniques généralement pas représenté. Une exception est faite pour les éléments dont la méthode d'installation nécessite des explications supplémentaires. De plus, dans les pré-requis techniques une entrée est faite "Les désignations de position des éléments correspondent à TKGU.309465.001ЭЗ" (la désignation du schéma électrique est indiquée).
Exigences techniques sur le dessin du module, sous la forme circuit imprimé avec le montage à charnière des éléments sont réalisés selon GOST 2.417 Les circuits imprimés. Les règles pour l'exécution des dessins et énoncées dans l'ordre:
1 L'installation des éléments articulés est effectuée conformément à GOST
29137. Les désignations de position des éléments correspondent à TKGU.360459.002ЭЗ;
2 Soudure avec soudure POS61 GOST 21931;
3 Après l'installation, vernissez la plancheUR-231 TU 6-10-863-
4 Surface des éléments, pos. 3, protéger du revêtement; 5 * Dimensions pour référence.
Si nécessaire, des exigences supplémentaires sont introduites concernant le collage des éléments, l'utilisation de pâtes thermoconductrices et le câblage en vrac sur la carte.
3.8.4 Affiches et présentations
Les affiches avec des images de graphiques, de tableaux, de diagrammes, d'algorithmes, d'images peuvent être des supports visuels. Les affiches sont réalisées au crayon, à l'encre noire ou colorée, ou à l'aide de moyens techniques, des ordinateurs. UDC est écrit dans le coin supérieur gauche de l'affiche (un exemple de conception d'affiche est donné à la figure 2). Dans le coin supérieur droit - Affiche 1, si l'affiche se compose de deux feuilles ou plus, elle est écrite au même endroit: Affiche 1. Feuille 1. Feuilles 2., en bas au centre, écrivez le sujet de l'œuvre finale qualifiée et même en dessous du nom de l'affiche.
L'ensemble du matériel visuel pour la défense de l'œuvre finale qualificative, ou une partie de celui-ci, peut être présenté sous forme de présentation sur ordinateur, tandis qu'une version électronique du matériel visuel sur disque est jointe à la note explicative. Les diapositives sont présentées sous une forme qui convient à la perception de la commission et des personnes présentes à la défense de l'œuvre finale de qualification.
UDC 001.4.621.002.61: 006.354 Affiche 1
Reconstruction de la sous-station de l'usine.
dans stages cycle de la vie objet
EXPLOITATION |
ÉLIMINATION |
||||||||||||||
DÉCHETS À |
EN TRAITEMENT, |
||||||||||||||
OPÉRATION, |
TYPE DE SUBSTANCES |
ENTERREMENT, |
|||||||||||||
STOCKAGE ET |
MATÉRIAUX, |
DESTRUCTION, |
|||||||||||||
APRÈS |
DISCUTÉ |
EXPORTATION CONSIDÉRÉE |
|||||||||||||
DURÉE DE VIE |
PIÈCES, PRODUITS, |
SÉCURITÉ ET |
|||||||||||||
COMPOSITE |
SECONDAIRE |
ÉCONOMIES DE RESSOURCES |
|||||||||||||
PASSPORTATION, CLASSIFICATION, CATALOGISATION, CERTIFICATION, AUTRES OUTILS POUR TRAVAILLER AVEC LES DÉCHETS ET LES INSTALLATIONS
Figure 2 - Un exemple de conception d'affiche
4 Procédure d'accès
Le travail final admissible, signé par l'étudiant et les consultants et le superviseur, est remis au superviseur. Après avoir examiné et approuvé le travail de qualification, le responsable le signe et, avec son retour d'expérience, fournit le responsable du département. La réponse doit inclure une description de toutes les sections du travail et une évaluation du degré d'indépendance du travail de l'étudiant pendant sa mise en œuvre.
Le chef du département, sur la base de ces documents, décide de l'admission de l'étudiant à la soutenance, en faisant une entrée appropriée à ce sujet sur la page de titre de l'œuvre finale qualifiante. Si le chef de département ne juge pas possible d'admettre l'étudiant à la défense de l'œuvre qualifiante, cette question est examinée par le doyen de la faculté en présence du chef de département et du responsable de l'œuvre finale qualifiante, l'étudiant est informé de la décision et un protocole est rédigé.
Le travail final de qualification, admis par le département diplômé à la soutenance, est envoyé pour examen (le formulaire de révision est donné en annexe I). Les professeurs et enseignants de l'université sont impliqués en tant que réviseurs, s'ils ne travaillent pas dans le département de fin d'études, ainsi que des spécialistes de la production et des institutions scientifiques.
attentes. Le chef de département introduit la revue du chef de projet, un étudiant diplômé et transmet le travail de qualification avec une revue à la Commission d'attestation de l'Etat (SAC) pour la défense.
Pour l'admission à la défense du travail final de qualification d'un baccalauréat, les documents séparés suivants sont soumis à la Commission nationale d'examen (SEC):
- un certificat du bureau du doyen sur l'accomplissement par l'étudiant du programme d'études pour tous les semestres d'études;
- note explicative avec les signatures de l'étudiant (sur la première et la dernière feuille), du chef, des consultants et du contrôleur normatif et du chef de service (sur la feuille de titre);
- matériel visuel (diagrammes, dessins, matériel d'illustration et affiches);
- rappel de la tête;
- termes de référence avec les signatures appropriées, examen des travaux finaux de qualification.
Le cas échéant, des éléments complémentaires caractérisant les réalisations scientifiques et techniques de l'étudiant sous forme d'articles, de rapports, de brevets, de mises en page, de produits logiciels, de résultats de mise en œuvre sont joints au travail final de qualification. Tous les documents et une note explicative doivent être signés par des personnes dans l'ordre établi au département, remis au secrétaire du SJSC un jour avant le jour de la soutenance. Si au moins l'une des conditions ci-dessus n'est pas remplie,
vy étudiant n'est pas autorisé à se défendre.
5 Défense du travail final qualifiant d'un diplômé et d'un bachelor
Une personne qui a terminé avec succès le développement du principal programme éducatif dans les domaines de la formation (spécialité) de l'enseignement professionnel supérieur, développé par un établissement d'enseignement supérieur conformément aux exigences de la norme éducative nationale de l'enseignement professionnel supérieur et passé avec succès tous les autres types de tests de certification finaux.
Dans ses travaux, le SJSC est guidé par le «Règlement sur la certification finale par l'État des diplômés des établissements d'enseignement supérieur de la Fédération de Russie» et la norme STP 2069132-06-96. Norme universitaire pour la certification des étudiants en vue d'obtenir le diplôme universitaire de qualification «Bachelor».
Les fonctions du SAC, les critères d'évaluation du niveau de l'ouvrage final de qualification et la qualité de la protection sont les suivants.
SAC attribue les qualifications et attribue la note finale du travail final de qualification en fonction des résultats du discours du candidat. Le SAC évalue l'alphabétisation de la construction de la parole, le degré de maîtrise de la terminologie professionnelle, la capacité de répondre avec compétence aux questions, l'exhaustivité de la présentation des matériaux illustratifs et le niveau de présentation des matériaux dans le texte et la partie graphique du travail conformément à la mission, évalue le niveau de connaissances du candidat.
Lorsqu'il se forge une opinion sur le niveau du travail soumis et forme un spécialiste, le SJSC est guidé par les points de vue des membres du SJSC, en tenant compte des points de vue du responsable et du réviseur.
La soutenance du travail final de qualification est effectuée lors d'une réunion publique du SJSC (à l'exception des travaux sur des sujets fermés) avec la participation d'au moins les deux tiers de sa composition, conformément au calendrier de travail du SJSC.
Fonctions du secrétaire technique du SJSC:
– élaboration d'un plan de réunions du SJSC (calendrier de soutenance de l'ouvrage final de qualification);
– informer les membres du CCS des prochaines réunions, assurer le quorum;
– le placement des informations sur les défenses à venir avec une indication des sujets, les noms des personnes attestées et du chef dans l'ordre de leur examen à un stand spécial des réunions du CSC;
– préparation des documents et matériels pour la réunion du CSC;
– l'acceptation des matériaux certifiés conformément à l'article 4;
– tenir les procès-verbaux des réunions du CCS;
– préparation des informations de synthèse destinées au président du CSC sur les procès-verbaux des réunions.
Directement en face de la défense dans le public est placé une boue
matériel illustratif ou graphique soumis pour défense:
- affiches;
- dessins et schémas;
– des documents avec des illustrations et l'utilisation de la technologie de projection;
– illustrations et présentation informatique.
La procédure de protection des thèses de licence, projets de fin d'études, thèse:
– avant le début de la réunion du SAC, tous ses membres reçoivent des informations sommaires sur les attestés, la défense dont les travaux sont prévus lors de cette réunion, et les formes des membres du SAC;
– le secrétaire du SAC transfère le travail final de qualification, avec le rappel du chef et un examen au président du SAC, qui informe les membres du SAC et les personnes présentes sur le sujet de l'oeuvre, le nom, le prénom, le patronyme de l'attestation et le nom, le prénom, le patronyme du chef;
– rapport d'études supérieures sur10 à 15 minutes;
– questions des membres du CSC sur les problèmes soulevés lors des travaux de qualification finaux et réponses à ces questions;
– questions des personnes présentes à la défense sur le sujet et réponses à ces questions;
– rappel du chef (la déclaration du chef, en son absence, la critique est lue par le président ou l'un des membres du SAC;
– examen (lu par le président ou l'un des membres du CCS, si un évaluateur est présent, il a la parole pour un examen;
– le diplômé a la parole pour répondre aux remarques du chef et du critique;
– le juge président annonce la fin de la soutenance de l'œuvre finale de qualification.
Après la fin de la défense des œuvres soumises, une réunion à huis clos du SAC se tient au SJSC. L'évaluation du travail de qualification des diplômés et la décision d'attribuer au diplômé les qualifications appropriées sont prises collectivement lors d'une réunion à huis clos de la commission par vote ouvert, tandis qu'un protocole est rédigé, dans lequel sont élaborées les questions posées à l'étudiant diplômé, les opinions dissidentes des membres du CAS ou des représentants des entreprises, l'évaluation de la performance du travail de qualification de fin d'études et sa défense. L'enregistrement de la mission de qualification est également enregistré ici. L'évaluation et l'attribution des qualifications sont annoncées par l'étudiant-président du SAC.
La thèse après soutenance est conservée à la bibliothèque ou au département pendant au moins cinq ans. L'examen et les commentaires sont archivés depuis 75 ans.
Sur la base des résultats d'une défense positive, l'étudiant reçoit un diplôme d'État d'un échantillon standard.
