کار خوب خود را در پایگاه دانش ساده کنید. از فرم زیر استفاده کنید
دانش آموزان، دانشجویان تحصیلات تکمیلی، دانشمندان جوان که از پایگاه دانش خود در مطالعات خود استفاده می کنند، از شما بسیار سپاسگزار خواهند بود.
اسناد مشابه
ویژگی های آرشیو علم و محل آن در سیستم علوم دیگر. قوانین مدرن در زمینه کسب و کار بایگانی. سازمان اسناد بنیاد بایگانی کشور. مشکلات مربوط به سازماندهی پرونده بایگانی در مرحله حاضر توسعه آن.
کار درس، اضافه شده در 19.02.2010
مشخصه مقررات عمومی بنیاد بایگانی فدراسیون روسیه. کنترل انطباق با قوانین مربوط به کسب و کار آرشیو و مسئولیت نقض آن را کنترل کنید. ویژگی ها و جوهر همکاری بین المللی در روسیه در زمینه کسب و کار بایگانی.
پایان نامه، اضافه شده 12/17/2008
اجزای اصلی تئوری و روش های بایگانی. تشکیل کسب و کار آرشیو. تصویب اصول قانون فدراسیون روسیه و ایده های اصلی آن و اصول پیاده سازی آن. طبقه بندی پایه بایگانی فدراسیون روسیه. جمع آوری آرشیو
ورق تقلب، اضافه شده 03.06.2008
ساخت آرشیو در روسیه. تاریخ کسب و کار بایگانی در Stavropol. توسعه مسائل مربوط به قوانین بایگانی. آژانس بایگانی فدرال قانون فدرال "در بایگانی شده در فدراسیون روسیه".
مقاله اضافه شده 30.05.2007
ماهیت استفاده از اسناد بنیاد بایگانی فدراسیون روسیه در اهداف اطلاعات. انواع آرشیو فدرال و شهرداری. مسیرهای اصلی استفاده از اسناد. اصطلاحات اصلی و شکل ذخیره سازی مستندات بایگانی.
معاینه، اضافه شده 04.12.2008
مطالعه تاریخی توسعه کسب و کار آرشیو در نیمه دوم قرن نوزدهم. احیای فعالیت های آرشیو سازمان های دولتی مختلف. ویژگی های تشکیل فریم های آرشیوی این دوره. تجزیه و تحلیل فعالیت های آرشیو نهادهای محلی.
خلاصه، اضافه شده 11.05.2008
اسناد اصلی در تنظیم کار دفتر و کسب و کار آرشیو در جمهوری قزاقستان. دفتر کار در زبان دولتی. چارچوب نظارتی سیستم یکپارچه مدیریت اسناد الکترونیکی جمهوری قزاقستان.
معاینه، اضافه شده 14.04.2007
ویژگی های کلی بایگانی دولتی منطقه Altai. کرونیکل از توسعه آنها. پایه حقوقی، اهداف و وظایف آرشیو های دولتی فدراسیون روسیه. پردازش علمی و فنی مستندات. دسترسی به اسناد آرشیو و استفاده از آنها.
کار دوره، اضافه شده 01/17/2011
اطلاعات کسب و کار بایگانی
معرفی
جامعه مدرن با سطح بالایی از توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات مخابراتی و استفاده شدید از شهروندان، کسب و کار، سازمان های دولتی و سازمان های دولتی مشخص می شود؛ پیاده سازی همه جانبه در مقیاس دولتی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی الکترونیکی (از جمله Interdepartmental)، ترجمه دیدگاه الکترونیکی فعالیت های حسابداری دولتی، و همچنین ایجاد و توسعه سیستم های اطلاعات ویژه برای تعمیر و نگهداری درخواست های جمعیت و سازمان ها.
این مناطق اولویتی اطلاعاتی از جامعه، نیاز به ایجاد یک زیرساخت اطلاعات مدرن و زیرساخت های مخابراتی از موسسات آرشیوی است که عملکرد مهم عمومی و دولتی را تشکیل می دهند، به همین دلیل است که موضوع اطلاع رسانی آرشیوها بسیار مرتبط است.
اطلاعات مربوط به فرایند اجتماعی-اقتصادی و علمی و علمی سازمانی ایجاد شرایط مطلوب برای رضایتمندی نامیده می شود نیازهای اطلاعاتی شهروندان، سازمان های دولتی، دولت های محلی، سازمان ها، انجمن های عمومی بر اساس شکل گیری و استفاده از منابع اطلاعاتی تحت آن به عنوان اسناد جداگانه و آرایه های اسناد قابل درک هستند. در طول این فرایند، وظیفه صرفه جویی و حفاظت از آرشیو ها ضروری است.
بنیادها، اصول، اهداف و اشیاء اطلاعاتی را از آرشیو ها، و همچنین مسیرها و چشم انداز توسعه این فرآیند را در نظر بگیرید.
1. ویژگی های فرایند اطلاع رسانی بایگانی ها
از جمله وظایف اصلی گاز فدراسیون روسیه، مهمترین این است که از حق شهروندان به اطلاعات اطمینان حاصل شود، به آنها دسترسی گسترده به منابع اطلاعاتی در آرشیو های دولتی و مراکز ذخیره سازی مستندات (CHD) را فراهم می کند. در حال حاضر، استفاده از آنها دشوار است به دلیل دور از دست دادن بسیاری از آرشیو ها و به عنوان یک نتیجه از سطح بالایی از توصیف علمی مواد آرشیو و توسعه موضوعی آنها. ایجاد پایگاه داده های جستجوی اطلاعات (پایگاه داده)، کپی های الکترونیکی اسناد بایگانی با توانایی دسترسی از راه دور از طریق شبکه های مخابراتی و سیستم ها اجازه دسترسی به اطلاعات آرشیو را می دهد.
تحت اطلاع رسانی پرونده بایگانی، فرآیند بهبود تکنولوژی های پردازش اسناد بایگانی با معرفی پیشرفت های نظری و کاربردی علوم رایانه به مورد بایگانی، و همچنین استفاده از مهندسی کامپیوتر و آرشیو نرم افزار.
اشیاء اطلاعاتی عبارتند از:
ü استخدام آرشیو؛
ü بررسی ارزش اسناد؛
ü ایجاد و حفظ اطلاعات و جستجوی کتاب های مرجع آرشیو؛
ü حسابداری اسناد آرشیو و کنترل امنیت آنها؛
ü ایجاد صندوق بیمه و صندوق استفاده از اسناد؛
ü اطلاعات و مرجع کار و کنترل بر اجرای درخواست های مصرف کننده؛
ü کنترل کار اداری و مشارکت در اجرای یک سیستم خودکار کار دفتر و مدیریت سند الکترونیکی.
در شرایط کامپیوتری جهانی، تشکیل وضعیت اطلاعات دولتی و جهانی، اطلاعات مربوط به آرشیو علت خاصی اهمیت دارد.
اهداف اصلی اطلاع رسانی:
ü توسعه یک سیستم منطقی شکل گیری، اطمینان از ایمنی، استفاده جامع، حفاظت از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه با ارائه کار بایگانی از عملیات روزمره و افزایش دقت و بهره وری حسابداری
ü ایجاد پایگاه های اطلاعاتی و جستجو، کپی های الکترونیکی اسناد بایگانی با امکان دسترسی از راه دور به آنها از طریق شبکه های مخابراتی و سیستم ها؛
ü تشکیل حسابداری خودکار و اسناد و مدارک مرجع از سطح مناسبی و سطح عمومی استقبال.
ü افزایش نظم و انضباط، سرعت و صحت جستجو برای اطلاعات سند در اجرای درخواست ها برای آرشیو؛
ü اطمینان از حفظ اسناد، ایجاد صندوق بیمه و صندوق استفاده از رسانه های غیر سنتی توسط دیجیتالی کردن اسناد آرشیو (اسکن) است.
جهت اصلی اطلاع رسانی:
ü سازماندهی حسابداری اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه؛
ü حسابداری برای مشاغل، پشتیبانی اطلاعات تعیین ترکیب اسناد که در علامت های دولتی ذخیره می شود؛
ü بهبود استفاده از اسناد با سازماندهی درخواست ها برای اطلاعات بایگانی، بهبود فرآیندهای جستجو، انتخاب، ارائه و کپی کردن اسناد، حسابداری برای صدور پرونده ها به مصرف کنندگان، تهیه و صدور منابع بایگانی، استفاده از اسناد؛
ü تشکیل صندوق بیمه و صندوق استفاده؛
ü برگزاری در آرشیو تحقیقات و کار روشنیایجاد با استفاده از فناوری اطلاعات پایگاه های داده حاوی کپی اسناد، مجموعه ای از اسناد بایگانی، نشریات مرجع و اطلاعات؛
ü اتوماسیون توابع سازمانی و مدیریتی آرشیو.
اصول اطلاع رسانی:
ü تداوم در رابطه با سیستم سنتی حسابداری دولتی و دستگاه علم و مرجع به اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه، نظارت بر امنیت و حسابداری اسناد؛
ü تداوم در توسعه تکنولوژی بایگانی خودکار؛
ü سیستماتیک در اجرای راه حل های تکنولوژیکی و اطلاعاتی هر دو بایگانی جداگانه و گروهی از آرشیو ها، تشکیل نرم افزار تک نرم افزار و مجتمع فنی خود، یک پایگاه داده واحد در مقیاس Rosarhiva؛
ü unification Intra-Secure از روش های توصیف، ارسال، انتقال و پردازش داده ها به صورت الکترونیکی در چارچوب فعالیت های اصلی آرشیو؛
ü اتصالات S. سیستم های اطلاعاتی عوامل مشهور و مصرف کنندگان، با سیستم های انتقال داده های خارج از بخش.
مشکل اطلاع رسانی صنعت بایگانی NOVA نیست. در سال 1995، Rosarhiva مفهوم فهم رسمی مورد آرشیو مورد روسیه را توسعه داد و تایید کرد تا در سال 1996 برنامه اطلاعاتی اطلاعات آرشیو روسیه (1997-2000) تصویب شد. این برنامه جهت گیری های خاص کار، محتوای آنها، هنرمندان و زمان بندی فعالیت های زیر را تعیین کرد: کار علمی و روشنی بر مشکلات اطلاعاتی در مورد آرشیوی موردی روسیه، پشتیبانی پرسنل، سازمانی و کارهای عملی. به عنوان یک نتیجه از اجرای جهت این برنامه، توسعه و پیاده سازی راه اندازی شد بسته نرم افزاری "صندوق بایگانی"، شروع به عملکرد پورتال اینترنت "آرشیو روسیه"، ارائه انجام شد تجهیزات کامپیوتر آرشیو صنعت
2. فناوری اطلاعات و سازماندهی معرفی آنها در آرشیو
آرشیو اطلاعات مدیریت سند سند
در آرشیو، عمدتا فناوری پایگاه داده (پایگاه داده)، و همچنین سایر فناوری اطلاعات (اسناد اسکن، فن آوری های شبکه و غیره) اعمال می شود.
در میان فن آوری های بایگانی خودکار، پایگاه های اولیه نمونه اولیه از ساده ترین ساختار، به آرایه های داده های همگن بزرگ تبدیل می شوند. با این حال، AAT به شما اجازه می دهد تا به طور قابل توجهی کار آرشیو را در زمینه فهرست بندی، حسابداری و استفاده از اسناد بایگانی بهبود بخشید. علاوه بر این، به طور کلی، می توان اشاره کرد که برای هر جهت چندین محصول نرم افزاری انجام شده توسط توسعه دهندگان مختلف بر روی پوسته های مختلف وجود دارد. بنابراین، به عنوان مثال، صندوق بایگانی BD، "کاتالوگ سهام" (Rosarhiv)، و همچنین "بایگانی پاسپورت"، "حسابداری بودجه"، "حاشیه نویسی بودجه"، "موسسات - منابع بسته" ثبت درخواست ها "،" اتاق خواندن "،" وضعیت فیزیکی اسناد "و غیره
در عین حال، می توان اشاره کرد که پایگاه های داده های معمولی که توسط Vniidad توسعه یافته اند بر روی بودجه ها و موارد متمرکز شده اند، بایگانی ها در ایجاد پایگاه های موضوعی در سطح سند فعال هستند.
تمام پایگاه های داده ایجاد شده در آرشیو به صورت مشروط به حسابداری و اطلاعات و جستجو تقسیم می شوند. این دو دسته از پایگاه های داده در ساختار متفاوت هستند، روش ایجاد نرم افزار قابل اجرا است.
پایگاه داده های حساب برای پردازش آرایه های آماری استفاده می شود - حسابداری اسناد و موارد موجود در بایگانی، حسابداری برای استفاده، کنترل امنیت ایمنی و غیره استفاده می شود.
پایگاه داده های حسابداری در آرشیو موسسات در نظر گرفته شده است تا تعداد اسناد را در واحدهای حسابداری (واحد ذخیره سازی) تعیین کند و ایمنی اسناد را هنگام صدور آنها به استفاده موقت در واحدهای ساختاری تضمین کند. پایگاه داده های حساب را می توان با توجه به یک اصل عملکردی یا ادغام (چند منظوره) ایجاد کرد.
پایگاه اطلاعات پایگاه داده، اطلاعات مربوط به ترکیب و مقدار اسناد، ترکیب و مقدار صندوق بیمه کپی اسناد، حسابداری عمومی و دستگاه علمی و مرجع را به اسناد، ترکیب و دامنه کتابخانه علمی و مرجع را تشکیل می دهد ، ساختمان ها. هنگام توسعه پایگاه داده "حسابداری بودجه"، توابع انجام شده توسط علامت های دولتی بر حسابداری اسناد به عنوان بخش دولتی و غیر دولتی صندوق بایگانی فدراسیون روسیه به عنوان یک شیء اتوماسیون انجام شد. راه حل های معمول حسابداری عمومی برای آرشیو فدراسیون روسیه از سطوح مختلف با شرایط انطباق بعدی با مشخصات هر یک توسعه یافت
اسلاید 1
در حال حاضر، 9 در حساب، شورای شورا در مورد بایگانی تحت آژانس فدرال فدرال، ما تصمیم گرفتیم به بحث در مورد یکی از موضوعات مربوط به در حال حاضر مربوط به اجرای فرمان ریاست جمهوری 7 مه 2012 اختصاص دهیم شماره 597 "در حوادث اجرای سیاست های اجتماعی دولتی"، به منظور افزایش فصلی در مؤسسات دولتی (شهرداری)، از جمله بایگانی شده، به طور متوسط، افزایش یافته است دستمزد در منطقه مربوطه ( اسلاید 1).
البته افزایش دستمزد و تقویت امنیت اجتماعی آرشیو ها، البته، بسیار مهم است. ما مدت ها منتظر او هستیم. اما این نباید به طور مکانیکی اتفاق بیفتد. این باید به افزایش حجم و بهبود کیفیت آرشیو خدمات دولتی (شهرداری) بر اساس افزایش اثربخشی فعالیت های آنها و بهبود بهره وری کارکنان خود مرتبط شود. اساسا است لحظه مهم. او در تغییراتی که در سطح فدرال و در زمینه نقشه های جاده ای "تغییرات در بخش های حوزه اجتماعی" با هدف بهبود اثربخشی پرونده بایگانی که ترکیب ترکیبات ساختاری و سازمانی اولویت و سازمانی را تعیین می کند، منعکس شده است اهداف مربوطه
تصویب شده توسط حکومت دولت 11/26/2012 شماره 2190-R برنامه بهبود مرحله بهبود سیستم دستمزد در موسسات دولتی (شهرداری) برای سال های 2012-2018 می دهد تاسیسات عمومی برای انجام تغییرات در حوزه روابط اجتماعی و کارگری برای همه بدون استثناء بخش اجتماعی. با این حال، توسعه رویکردهای بهینه برای بهبود اثربخشی گروه های خاصی از نهادهای اجتماعی حوزه اجتماعی، مورد وزارتخانه ها و ادارات مربوطه است. بنابراین، قبل از ما امروز، وظیفه تصمیم گیری این تعریف در رابطه با بایگانی است.
به نظر ما، تحت افزایش کارایی آرشیو همه سطوح، صرف نظر از فرم سازمانی و حقوقی آنها (بودجه، بی وقفه یا حتی بایگانی خصوصی)، باید حداقل درک شود:
افزایش بهره وری کار کارکنان؛
بهبود کیفیت کار؛
کاهش هزینه های منابع؛
و در نهایت، افزایش درآمد حاصل از فعالیت تولید درآمد با گسترش طیف و حجم آن.
| |
البته، ارزیابی بهره وری از آرشیوست ها به دلیل ویژگی های مورد بایگانی بسیار دشوار است، که مشخص شده توسط تعداد زیادی از آثار مختلف، اغلب خلاقانه و به همین دلیل دشوار است به حالت عادی. با این حال، ما تولید صنعتی نداریم. با این وجود، همیشه ممکن است یک تجزیه و تحلیل خاص ایجاد شود. به عنوان مثال، مقدار اسناد ذخیره شده و تعداد کاربران را با تعداد یک یا چند آرشیو مرتبط کنید. در این راستا، جالب است که آرشیوهای مدرن روسی، به ویژه فدرال، با آرشیو چنین کشورهای توسعه یافته جهان به عنوان ایالات متحده، آلمان، انگلستان و استرالیا، جالب باشد. در شماره 2 اسلاید داده های سال 2012 داده شده است.
البته، شاخص های آرشیو کشورهای غربی در حجم ذخیره سازی و تعداد کاربران به دلیل هویت موجود در هر کشوری در گزارش، یک صد دقیق نیست. در جدول زیر، می توان دید که به طور معمول صحبت می کند، بارگیری یک کارمند آرشیو فدرال، حتی اگر تعداد کارمندان بر روی واقعی (به طور منظم) شمارش شود، هنوز هم به طور قابل توجهی پایین تر از آرشیو های خارج از کشور است. این نشان می دهد که افزایش بهره وری از کار ما یکی از وظایف مربوط به ما باقی می ماند. به هر حال، برای کسانی که می توانند بگویند که جدول دارای ردیف با داده های دستمزد و بودجه آرشیو عمومی نیست. بنابراین، بین رشد بهره وری کار و حقوق و دستمزد ارتباطات خودکار و وابستگی متقابل، این شاخص های سفارشات مختلف است. اگر اولین بار بستگی به سطح توسعه نوآورانه بستگی دارد، سپس دوم، از جمله ماهیت مقررات دولت کار، در دسترس بودن رقابت بر روی آن، و همچنین توانایی کارگران برای دفاع از حرفه خود، و منافع اجتماعی.
داده های مربوط به حجم تامین مالی، تعداد آرشیو ها و دستمزد های متوسط \u200b\u200bآنها در زمینه نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه و در آرشیو فدرال شما در دستان خود هستید.
من فقط از شما، مدیران خدمات بایگانی منطقه ای، با استفاده از داده های موجود، و همچنین اطلاعات از فرم آماری اداری ما، به طور مستقل - در هنگام بازگشت به خانه، به منظور برآورد سطح بهره وری کار در آرشیو های زیردستان خود و ایجاد نتیجه گیری های مناسب
برای سطح فدرال، نیاز به بهبود کارایی آرشیو ها واضح است. به نظر می رسد عمدتا در بهبود سازگار تمام زمینه های کار، و همچنین معرفی نوآوری های تکنولوژیکی و سازمانی است.
| |
انجام شده در اواسط سال جاری توسط تحلیل Rosarhiva از امکان معرفی نوآوری در کسب و کار آرشیو انجام شده است ( اسلاید 3) نشان داد که از 18 فناوری اساسی در زمینه ایمنی و حسابداری، می تواند در 10، در زمینه استخدام - در 2 از 3، دستگاه علم و مرجع - در 5 از 6، استفاده از - در 6 از 7. واضح است که اکثریت قریب به اتفاق نوآوری ها به نحوی مربوط به فناوری اطلاعات هستند. بنابراین، اجرای برنامه هدف اداری اطلاعات مربوط به اطلاعاتی Rosarhiva، و همچنین برنامه های اطلاعاتی منطقه ای همیشه باید در مرکز توجه ما باشد. من به این موضوع نگاه نمی کنم - این گسترده است و نیاز به یک مکالمه جداگانه دارد.
علاوه بر استفاده از فناوری های فناوری اطلاعات، استفاده اجباری نیز می تواند گام مهمی در توسعه نوآورانه صنعت بایگانی باشد - با مدرنیزه سازی مواد و پایه فنی - مهندسی پیشرونده و تکنولوژیک، کمتر هزینه برای حمایت از منابع، راه حل ها. در میان آنها، مجهز به کمکهای معماری و نقشه ها، سیستم های مدرن آتش خاموش، متر اتوماتیک پارامترهای هوا، و غیره امکان نصب این نوع تجهیزات پیشرفته باید با حمایت از آن مورد توجه قرار گیرد وظایف فنی در طراحی ساخت و ساز یا بازسازی ساختمان های بایگانی. از سوی دیگر، کسب درآمد تحت تاثیر ایده های مختلف "مانیلوف" از تکنیک های گران قیمت است که به دلایل مختلف (عدم وجود پرسنل آموزش دیده برای عملیات یا جبهه کار ناکافی) بیکار خواهد بود، به این ترتیب اهدای سرمایه.
برای مقابله با تغییرات سازمانی مشکل تر است، زیرا پرونده بایگانی کاملا محافظه کارانه است. با این وجود، توسط گفته های قدیمی هدایت شده است که همه چیز جدید به خوبی فراموش شده است، امروز به یاد داشته باشید امروز و پیوستن به بهترین تجربه شوروی سازماندهی فعالیت های آرشیو از لحاظ جابجایی، برنامه ریزی و حسابداری نتایج کار. همراه با معرفی ابزار مدیریت هدفمند برنامه مدرن، این آلیاژ قدیمی و جدید می تواند اثر مثبت بدون شک داشته باشد.
به طور خاص، عمل تجزیه و تحلیل سالانه کارکنان و حجم موسسات آرشیو زیردستان نیز مفید و بسیار موثر در صورت شناسایی ناسازگاری بین تعداد کارکنان و حجم خدمات عمومی ارائه شده توسط آرشیو مفید است. این کار Rosarhiv به طور منظم برای چندین سال هزینه کرده است. هیچ کس نباید انتظار داشته باشد که شماره کارکنان امروز و بنیاد دستمزد در موسسات سرپرستی بدون تغییر باشد. آنها باید کار موثر را توجیه کنند.
پس از روشن شدن توجه اولویت به بهره وری از آرشیو ها، ما در همان زمان نباید در مورد بهبود سطح کیفیت کار را فراموش کنیم. در عین حال، سوال از کیفیت باید در دو جنبه - کیفیت داخل بازو و کیفیت خدمات کاربر مورد توجه قرار گیرد.
کیفیت اول آنها به طور عمده توسط مدارک و تجربه آرشیوست ها، و همچنین اثربخشی کنترل توسط سر تمام صفات تعیین می شود. قضاوت بر اساس سهم کارکنان سن بازنشستگی، که بر اساس داده ها در تاریخ 1 ژانویه S.G. تقریبا یک چهارم تعداد آرشیوهای روسی، چه، و چه تجربیات تجربه را اشغال نمی کنند. همانطور که برای مدارک تحصیلی، ضروری است که گرایش مداوم به کاهش تعداد کارکنان آرشیو با آموزش تخصصی را کاهش دهیم. متأسفانه، علاوه بر دستمزد رقابتی غیرقطعی بایگانیست ها، این امر عمدتا به دلیل سقوط عمومی در سطح تحصیلات جمعیت کشور به طور کلی و آموزش انسانی به طور خاص است.
افزایش یافته در حکم رئیس جمهور فدراسیون روسیه شروع به افزایش دستمزد آرشیوست ها، من امیدوارم، به طور مداوم به دنبال انتخاب پرسنل، جذب جوانان واقعا امیدوار کننده و با استعداد است. در عین حال، در هیچ مورد نباید در مورد نیاز به کار دائمی و متمرکز برای بهبود مهارت های کارکنان آرشیو را فراموش نکنید.
با توجه به این، Rosarhiv پیشنهاد سال آینده را به منظور توسعه چندین دوره آموزشی تعاملی در مناطق محبوب ترین فعالیت های بایگانی، و همچنین افزایش سهم از فرم های از راه دور آموزش های انجام شده توسط SECP Vniidad، که باید تعداد را افزایش دهد دانش آموزان، عمدتا از گوشه های دور از کشور بزرگ ما.
| |
افزایش کیفیت خدمات کاربران خارجی Rosarhive با ایجاد بر اساس RGAND مرکز مرجع و مرکز اطلاعات آرشیو فدرال، که برای اطمینان از معرفی یک رویکرد سیستماتیک به ارائه خدمات عمومی برای اجرای شهروندان طراحی شده است، متصل می شود 'درخواست ها، با شروع از پذیرش شخصی متقاضی، تعیین محل ذخیره اسناد من از علاقه و ارسال درخواست ها به آرشیو های نمایه به پایان دادن به پاسخ متقاضی ( اسلاید 4)، و همچنین با معرفی قوانین جدید "قوانین برای کار کاربران در اتاق های خواندن دولت و آرشیو شهرداری فدراسیون روسیه".
به طور کلی، حوادث با هدف بهبود بهره وری کار و کیفیت کار، تا حدودی منعکس شده و بتن سازی توسعه یافته توسط آرشیو فدرال برنامه ریزی برای بهبود فعالیت های خود را برای 2013-2018.
انتظار می رود اقدامات مشابهی یکی از دو موسسه بودجه وابسته به Rosarhiva، یعنی Vniidad باشد، که در مورد آن پروژه پروژه "کارت جاده" نیز توسعه یافته است، با هدف بهبود بهره وری علم در زمینه علت آرشیو. نتایج مورد انتظار از اجرای موفقیت آمیز این "نقشه راه" باید باشد:
بهبود کیفیت و اثربخشی تحقیقات علمی و کاربردی علمی و کاربردی، تقاضا بر اساس جامعه و برآورده ساختن بخش های اولویت توسعه پرونده های بایگانی داخلی؛
اطمینان از معرفی فن آوری های نوآورانه در کسب و کار آرشیو مطابق با روند جهانی؛
توسعه پتانسیل پرسنل علم بخش؛
افزایش دستمزد دانشمندان.
جزء مهمی برای بهبود بهره وری هر سازمان، آیا این یک نهاد دولتی یا یک کمپین خصوصی است - کاهش هزینه های تعمیر و نگهداری آن. در اینجا، دو جهت برای ما بیشتر مناسب هستند - اجرای برنامه های صرفه جویی در انرژی و سازمان در طول تهیه نیازهای دولت شفاف و موثر از لحاظ اثربخشی هزینه های بودجه بودجه مسابقات.
آغاز شده در سال 2011 در آرشیو فدرال، برنامه صرفه جویی در انرژی و افزایش بهره وری انرژی برای نصب پنجره های پلاستیکی مدرن و درب ها، جایگزینی منابع نور ناکارآمد بر روی لامپ های صرفه جویی در انرژی، مدرنیزاسیون عرضه گرما و هوا قدیمی است سیستم های تهویه مطبوع، انتقال از استفاده در خانه های دیگ بخار سوخت دیزل گران قیمت گاز، کاهش دمای خنک کننده در سیستم گرمایشی کاملا غیر فعال است. پیاده سازی آن در سال 2012 حدود 10 میلیون روبل را مجاز می داند. بودجه بودجه اختصاص داده شده برای این اهداف. این، به نظر ما، نتیجه خوبی است، به ویژه از آنجایی که با رشد سالانه تعرفه ها برای خدمات و سیاست وزارت مالیه برای انجماد به دست آمده است پول اضافی برای این اهداف.
به عنوان یک نتیجه از Rosarhove در سال گذشته برگزار شد و موسسات متعلق به او، بودجه فدرال در مقدار حدود 41 میلیون روبل دریافت شد، که هدف آن اجرای تعدادی از کار و رویدادهای اضافی بود. . در حال حاضر، با توجه به نتایج رقابت برای پیاده روی اسناد و توصیف آرشیو های دولتی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه برای مجموع 14 میلیون روبل، 10 درصد پس انداز بودجه به دست آمده است، که باعث شد کار مشابهی مشابه در منطقه دیگری از کشور انجام دهید.
در این راستا، من آن را نادرست می دانم که در برخی آرشیوها، با استفاده از پرونده دعوی تعیین شده توسط قانون گذار، حق نتیجه گیری غیر رسمی قراردادهای دولتی در مقدار تا 400 هزار روبل، شروع به فراموش کردن هزینه های مربوط به هزینه های زایمان کرد. در مورد روش های رقابتی فراموش نکنید.
بیایید امیدوار باشیم که قانون فدرال شماره 44 "در سیستم قرارداد در زمینه تدارکات کالاها، آثار، خدمات برای نیازهای دولتی و شهرداری"، که از ژانویه سال 2014 به اجرا در می آید، شامل مقررات با هدف اطمینان از حداکثر شفافیت فرآیندهای تدارکاتی است و تقویت کنترل عمومی پشت آنها اجازه می دهد تا در هنگام انجام فعالیت های تدارکات، نتایج قابل توجهی را به دست آورید.
| |
صحبت از هزینه های بودجه در محتوای بایگانی ها، غیر ممکن است که امکان کاهش قابل توجهی آنها را بگوید، بلکه در مقیاس دولتی. منظورم بهینه سازی ترکیب و حجم اسناد ذخیره شده در آرشیو های دولتی و شهرداری در پرسنل است. در اسلاید 5به وضوح دیده می شود که از سال 2001، پذیرش اسناد مربوط به پرسنل در آرشیو های دولتی و شهرداری بیش از پذیرش دوره ذخیره سازی دائمی، پس از آن هرگز کمتر از "پایداری" کاهش یافت، به طور متوسط \u200b\u200bحدود 3.0 میلیون واحد ذخیره سازی در سال کاهش یافت.
در نتیجه، با توجه به صدور گواهینامه از تاریخ 1 ژانویه 2013، بیش از 65 میلیون نفر از این موارد در حال حاضر در آرشیو روسی، بدون ثبت نام اداره می شوند. از این تعداد، حدود 17 میلیون نفر پس از معرفی ثبت نام شهروندان به عنوان افراد بیمه شده ایجاد می شوند. به طور طبیعی، بودجه های همه سطوح نگهداری آنها را حفظ می کنند - ذخیره سازی، حسابداری، برداشت و استفاده - هزینه های چند میلیلین.
تا آنجا که آنها در هنگام تغییر به حسابداری شخصی توجیه می شوند، که پس از اصلاح قانون بازنشستگی انجام می شود صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه؟ بدیهی است، زمانی که امروزه محاسبه حقوق بازنشستگی توسط صندوق بازنشستگی خود را بر اساس پایگاه های الکترونیکی خود و اسناد آرشیو اداری خود، نیاز به ذخیره درآمد شهروندان در آرشیو های دیگر تولید می شود. البته، در آن زمان، زمانی که حسابداری شخصی هنوز رتبهدهی نشده بود، حسابهای شخصی هنوز باید ذخیره شوند.
برای حل مسئله Rosarhiv، یک لایحه مربوط به اصلاح قانون فدرال "در منطقه آرشیو در فدراسیون روسیه" آماده است، که نه بدون مشکل، اما هنوز هم موفق به موافقت با Mintrost و Fiu روسیه. ذات او چیست؟ از آنجا که به منظور اجرای قانون فدرال 01.04.1996 شماره 27-فات "در حساب شخصی شخصی شخصی در سیستم بیمه بازنشستگی اجباری" در Fiu از روسیه و انجام شده است پایگاه اطلاعاتی برای هر شهروند کاری، به طور مداوم اطلاعات مربوط به فعالیت کار خود را دوباره پر کنید، I.E. همه را ایجاد کرد شرایط لازم برای قرار ملاقات خود در آینده، حقوق بازنشستگی کار قدیمی، در آینده، به نظر ما، ممکن است کاهش شدید ذخیره اسناد مربوط به پرسنل ایجاد شده پس از ثبت یک شهروند به عنوان یک بیمه شده، کاهش یابد. پس از اخراج کارمند برای چنین اسناد در سازمان ها، صرف نظر از اشکال مالکیت، پیشنهاد می شود که یک عمر 15 ساله ایجاد شود، به استثنای اسناد مربوط به پرسنل کارگران که در کار سنگین کار می کردند، با مضر، خطرناک و سایر شرایط ویژه کارشان (عمر مفید این اسناد 75 سال شروع می شود). در سازمان سخنرانان به عنوان منابع استخدام آرشیو های دولتی و شهرداری، 15 سالگرد ذخیره سازی نیز برای اسناد مربوط به پرسنل تاسیس شده است، و پس از بررسی ارزش این اسناد. البته، هنگام انجام چنین معاینه ای، لازم است که احتیاط لازم باشد، همانطور که می گویند، یک کودک را با آب پرتاب نکنید. اما هنوز مزایای بیش از واضح است، زیرا علاوه بر صرفه جویی مستقیم منابع مالی در محاسبات ما، حدود 2 هزار متر مربع می تواند سالانه در آرشیو های دولتی و شهرداری منتشر شود. فضاهای ذخیره سازی، که اجازه می دهد برای ذخیره سازی به 900 هزار دوره ذخیره سازی دائمی. بنابراین بازی ارزش شمع است.
از آنجا که سخنرانی در مورد توطئه های قانونی آمد، اجازه دهید من در دو نقطه مهم باقی بمانم.
هنگام ثبت نام، هر کس پروژه طولانی مدت از قوانین جدید را برای کار آرشیو سازمان ها (یعنی آرشیو اداری) اهدا کرد. البته، این پروژه ایده آل نیست. هنگام کار بر روی آن، ما از نیاز به ساده سازی تعدادی از زمینه های کار آرشیو های اداری، و همچنین معرفی هنجارهای مربوط به ظهور اسناد الکترونیکی ادامه دادیم. بنابراین، ما بسیار می خواستیم نظرات شما و پیشنهادات را برای بهبود آن به طوری که طبق قانون، می توانست به سرعت پیش نویس این قانون قانونی قانونی را در اینترنت برای تخصص عمومی قرار دهد.
دومین سرنوشت لایحه ما در توانمند سازی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه به ذخیره اسناد آرشیو اسناد ارضی اجرایی اجرایی فدرال و سازمان های فدرال با تخصیص مربوطه از بودجه فدرال است. متأسفانه، اما مجبور به صادقانه می شود که زمانی که چنین قانون ای می توان گفت که "کشیدن"، از دست رفته بود، لازم بود که در اوایل دهه 2000، به اصطلاح "چربی" سالها انجام شود. امروزه، زمانی که موج دیگری از بحران مالی جهانی انتظار می رود و اقتصاد داخلی غرق می شود، غیر واقعی است که بر پذیرش او حساب شود. علاوه بر این، وزارت مالیه، بدون مقابله با اداره تعداد زیادی از یارانه های مختلف و تعویض از بودجه های بودجه فدرال از سطوح دیگر، تصمیم گرفت تا تمام انواع انتقال را به یک "دیگ بخار" برای هر منطقه، که در آن، تقویت شود پول آرشیو به دلیل مقدار کمی آنها به طور انحصاری حل می شود. در این وضعیت، مبارزه برای ارتقاء این لایحه معنای آن را از دست می دهد. این تلخ است، اما حقیقت، که من امیدوارم که شما را درک و پذیرش کنید. ما به دنبال گزینه های دیگر برای حل مشکل اسناد Terorganov خواهیم بود.
با توجه به موارد فوق، مشکل جذب وجوه منابع اضافی به دست آمده است. با تحول اکثر آرشیو های دولتی در نهادهای دولتی و از طریق آنها ثبت نام کرد کار در ازای پول و بودجه در درآمد بودجه انگیزه به این نوع فعالیت، برخی به وضوح کاهش یافته است. با این حال، فراموش نکنید که در سطح فدرال، و همچنین در تعدادی از موضوعات، موضوع جبران خسارت برای بودجه های به دست آمده از نتایج حل شده است. به دلایل خوب برای اختصار، و حتی بیشتر از ادامه تمرین رندر خدمات پرداخت شده هیچ کدام وجود ندارد علاوه بر این، به دلیل دلایل عینی، ما به شدت در مورد مشکل حفظ آرشیو های دولتی موقعیت های پیشرو در بازار خدمات بایگانی به شدت به شدت.
در تنظیم کاهش رشد اقتصادی، تعداد بیشتری از سازمان های مختلف اغلب از پرونده بایگانی کاملا دور هستند، به دنبال بخشی از "کیک بازار" برای خود. با این کار، ما در حال حاضر با این سال مواجه شده ایم که تدارک خدمات بیمه برای کپی کردن بیمه اسناد فیلم بسیار ارزشمند و اجرای کارهای تحقیقاتی. در آینده، این وضعیت را می توان به دلیل این واقعیت که در پیام بودجه رئیس جمهور برای سال 2014-2016، تشدید شد، وظیفه از بین بردن موانع و محدودیت هایی که مانع دسترسی سازمان های غیر دولتی به ارائه خدمات دولتی (شهرداری) می شود ، از جمله جذب آنها به صورت رقابتی برای انجام وظایف دولتی. این به این معنی است که در بازار خدمات آرشیو، که به طور سنتی تحت سلطه آرشیو های دولتی قرار دارد، رقبای قوی می توانند ظاهر شوند، که تنها می تواند توسط خدمات جامع تر و با کیفیت بالا مصرف شود.
در شرایط ثابت، همراه با ادامه ارائه کارهای آرشیو سنتی و خدمات، یعنی اعدام درخواست های موضوعی، کپی کردن و ساده سازی (و من به این موضوع توجه خاصی به این توجه می کنم، طبق گزارش به طور منظم، بسته به نرخ تورم قیمت، تنوع آنها نیز از طریق استفاده از راه حل های نوآورانه ضروری است.
| |
به نظر ما، یکی از آن ها می تواند یک پروژه برای ایجاد یک سایت اینترنتی همه روسیه از ماهیت ژنتیکی باشد، دسترسی به منابع اطلاعاتی که باید بر اساس پرداخت (جبران خسارت) انجام شود. درباره چه چیزی این سخنرانی است؟ به تازگی، در چارچوب برنامه های هدف فدرال، Rosarhiv شروع به اسکن کردن افسانه های ممیزی از 3 سانحه سوم جمعیت و کتاب های زمینی ذخیره شده در RGAD آغاز کرد. در مجموع، این بیش از 5 هزار مورد و حدود 5 میلیون ورق است ( اسلاید 6) همانطور که می توانید از طریق اسلاید قضاوت کنید، کار یک سرعت سریع است، که به دلیل امید به تکمیل روند دیجیتالی تا اواسط سال 2014 می شود. پس از آن، برنامه ریزی شده برای قرار دادن تصاویر دیجیتالی در اینترنت، اما همانطور که گفتم نه به دسترسی آزاد، اما برای یک هزینه خاص، اندازه آن هنوز مشخص نشده است. به طوری که از یک طرف، با پرداخت بدهی کم جمعیت ما، این امر برای او نبود، بلکه از سوی دیگر، حمایت قابل توجهی از بایگانی ها و بودجه بود.
اگر اسناد دیجیتالی از RGAD به مواد دیجیتالی از اصلاحات بعدی و کتاب های متریک از آرشیو های دولتی ملزومات پیوست (و همانطور که ما می دانیم، کاملا به شدت در این زمینه در حال انجام است)، می تواند یک منبع الکترونیکی جامع از یک نسل قانونی باشد طبیعت، در تقاضا در بازار اطلاعات. هنگام استفاده از مصرف کنندگان ذکر شده است صفحات الکترونیکی باید متناسب با تعداد تصاویر مشاهده شده اسناد یک آرشیو خاص توزیع شود. پیاده سازی چنین پروژه ای با قرار دادن آن در فضای اطلاعات جهانی اجازه خواهد داد، به نظر ما، هجوم را تشدید می کند پول از شهروندان، از جمله پراکنده در سراسر جهان دیاسپورا روسیه.
بخش دیگری از مشکل درآمد درآمد، سازماندهی مدیریت دقیق و روشن از منابع مالی دریافت شده از شرکا است، به طوری که آنها در زمان سقوط به حساب های بایگانی، و نه در جریان های بانکی.
به طور کلی، به طور کلی مسیرهای اصلی بهبود اثربخشی آرشیوها است که البته البته، خسته نمی شوند و می توانند در هر موضوع فدراسیون روسیه، با توجه به ویژگی های محلی، تکمیل و مشخص شوند.
در نتیجه، من می خواهم زیر را بگویم. اگر چه تمام آرشیو ها احساس بهبود وضعیت مادی خود را نداشته اند، این حق ما را به دست نمی آورد که فرصتی واقعی برای کسب یک کسب و کار آرشیو داخلی را به سطح بالاتری بدهد. رئیس جمهور و دولت ما را هدف قرار می دهند. این یک نیاز فوری برای جامعه است. این، در نهایت، هدف استراتژیک است که ما در مفهوم توسعه یک مورد آرشیو برای دوره تا سال 2020 در آخرین جلسه شورای ما و دستیابی به موضوع افتخار برای ما به عنوان مدیران بایگانی، عقب نشینی کردیم.
مفهوم اطلاع رسانی از مورد آرشیو روسیه
تایید شده توسط Rosarhiv در سال 1995
معرفی
اهداف اصلی اطلاع رسانی
وضعیت اطلاع رسانی صنعت بایگانی
جهت اصلی اطلاع رسانی
نرم افزار برای فعالیت های اصلی موسسات بایگانی
ارائه زبان شناختی
اسناد بایگانی در حامل های غیر سنتی
همکاری بین المللی
سازماندهی اطلاعات در مورد اطلاعات
معرفی
این مفهوم برای بهبود کار در زمینه اطلاع رسانی نهادهای آرشیوی دولتی در اصلاحات مداوم پرونده بایگانی در روسیه، معرفی فشرده فناوری اطلاعات پیشرفته در تمام بخش های اقتصاد ملی طراحی شده است.
این مفهوم بر اساس اقدامات قانونی تنظیم کسب و کار آرشیو در روسیه است - "اساس قانون فدراسیون روسیه در صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و آرشیو"، "مقررات مربوط به صندوق بایگانی فدراسیون روسیه"، در مقررات اقدامات قانونی و اسناد قانونی تنظیم فرآیندهای اطلاعاتی که به ویژه قانون فدراسیون روسیه "در مورد اطلاعات، اطلاع رسانی و حفاظت از اطلاعات"، "مفهوم اطلاع رسانی قانون روسیه"، "مبانی سیاست های دولتی در اطلاعات "، و همچنین تعدادی از اسناد دیگر، توسط حکم رئیس جمهور فدراسیون روسیه تایید شده است.
در هنگام توسعه یک مفهوم، توسعه علمی و روش شناختی بخش، تجربه عملی موسسات آرشیوی داخلی برای کار با فن آوری های کامپیوتری، فعالیت های آرشیو های خارجی در زمینه اطلاع رسانی به حساب می آید.
این مفهوم اهداف اصلی، اصول و اولویت های آرشیو ها و سازمان های مدیریتی فعالیت های آرشیو را در زمینه اطلاع رسانی، و همچنین مسیرهای اصلی فعالیت های آنها در این زمینه تعیین می کند. توسعه آن ناشی از نیاز به بهینه سازی سازمان کار بر روی اطلاعات در نهادهای آرشیو تمام سطوح است و این آثار را تشدید می کند.
متخصصان Rosarhiva، Vniidad، Rnickd، IPU RF روسیه.
1. اهداف اساسی اطلاعات
اطلاعات مربوط به آرشیو مورد هدف اصلی آن از توسعه یک سیستم منطقی شکل گیری، اطمینان از حفظ، استفاده جامع از بنیاد بایگانی روسیه و حفاظت از منابع اطلاعاتی آن است.
از جمله وظایف اصلی گاز فدراسیون روسیه، مهمترین این است که از حق شهروندان به اطلاعات اطمینان حاصل شود، به آنها دسترسی گسترده به منابع اطلاعاتی در آرشیو های دولتی و مراکز ذخیره سازی مستندات (CHD) را فراهم می کند. در حال حاضر، استفاده از آنها دشوار است به دلیل دور از دست دادن بسیاری از آرشیو ها و به عنوان یک نتیجه از سطح بالایی از توصیف علمی مواد آرشیو و توسعه موضوعی آنها. ایجاد پایگاه داده های جستجوی اطلاعات (پایگاه داده)، کپی های الکترونیکی اسناد بایگانی با امکان دسترسی از راه دور از طریق شبکه های مخابراتی و سیستم ها اجازه دسترسی به اطلاعات آرشیو را می دهد.
بهترین پایگاه داده حسابداری دقت اطلاعات را افزایش می دهد و کارایی اطلاع رسانی در مورد حجم و وضعیت اسناد بایگانی به عنوان پایه ای برای ایجاد دایرکتوری های خودکار خودکار، اشاره گرهای مختلف، لیست های موسسات منابع خرید، و غیره، از جمله mertarchive خدمت خواهد کرد و صنعت عمومی.
ایجاد یک مجموعه از پایگاه داده در وضعیت لجستیک، پرسنل و مالی آرشیو فدرال و استفاده سیستم های خبره این فرصتی را برای افزایش اعتبار و کارایی مدیریت و برنامه ریزی فراهم می کند، نظارت بر اجرای تصمیمات انجام شده است.
ایجاد یک دستگاه علمی و مرجع خودکار، پایگاه های داده ای که حاوی نسخه های الکترونیکی اسناد هستند، توسعه سیستم های مخابراتی ارائه می دهد ارائه کاربران با اطلاعات بایگانی، به شما این امکان را می دهد که به سرعت حل مسائل تبادل اطلاعات بین موسسات بایگانی را حل کنید، کمک خواهد کرد تقویت تعامل نهادهای آرشیوی با سازمان های دولتی فدرال و منطقه ای.
مقدمه و استفاده فعال از فن آوری های آرشیو اتوماتیک باید کار بایگانی را تولید کند و معنی دار تر شود و آن را از اجرای بسیاری از عملیات معمول ارائه دهد. استفاده از فن آوری های اطلاعات مدرن لیست خدمات پرداخت شده را افزایش می دهد، اثربخشی آنها را افزایش می دهد.
استفاده از استانداردهای تمام روسیه و بین المللی در اتوماسیون راه را به آرشیوهای روسی برای ادغام به فضای اطلاعاتی در حال توسعه همه روسیه برای تشدید همکاری های بین المللی باز می کند.
2. وضعیت اطلاع رسانی صنعت بایگانی
در اواخر دهه 70، کار بر روی اتوماسیون جستجو برای اطلاعات بایگانی در موسسات بایگانی اتحاد جماهیر شوروی آغاز شد. یک مفهوم توسعه یافته است که شامل مقررات زیر است: تنها کامپیوتری از جستجو برای اسناد آرشیو مربوط به مجتمع های انتخابی های انتخابی، که به ویژه اهمیت اقتصادی اجتماعی و سیاسی و سیاسی مهم، و همچنین اسناد که اغلب توسط محققان درخواست می شود ؛ وارد کردن اطلاعات در مورد تمام اسناد بایگانی بیش از حد گران است و نیاز به هزینه های کار بزرگ دارد؛ بیشترین کاربرد برای ایجاد پایگاه داده های تداخل. یک تصمیم در مورد ورودی فاز در یک سیستم خودکار اطلاعات در اسناد ذخیره شده در آرشیو های دولتی اتحاد جماهیر شوروی، در سطح صندوق صورت گرفت.
مطابق با این مفهوم، یک سیستم بازیابی اطلاعات خودکار چند منظوره برای تعدادی از مجتمع های موضوعی اسناد بایگانی، که برای مرجع عملیاتی و خدمات اطلاعاتی برای مصرف کنندگان اطلاعات بایگانی، و همچنین آماده سازی یک روش خودکار از مرجع بایگانی در نظر گرفته شد، توسعه یافت کتاب ها
در سیستم خودکار علمی اطلاعات فنی (ASSTI برای اسناد GAF GAF)، در کامپیوتر اتحادیه اروپا اجرا شد، شامل حدود 70 هزار توضیح از اسناد آرشیو صندوق؛ پایگاه داده چهار مجتمع موضوعی در ابتدای سال 1990 شامل 176 هزار توضیح از اسناد بایگانی بود.
نگهداری پایگاه داده مشخص شده باعث شد تا آرایه های اطلاعات قابل توجهی را جمع آوری کند فرمت الکترونیکی، اکثر آنها پس از آن به PEVM ترجمه شد؛ تا به امروز، آنها حدود 250 هزار سوابق را شامل می شوند. از اهمیت زیادی برای کار بیشتر با این پایگاه داده، تجربه نگهداری اصطلاحنامه هایی بود که از واحدهای واژگانی اسناد توصیف شده تهیه شده بود. تجربه طبقه بندی عناصر اصطلاحنامه، استقرار بین روابط سلسله مراتب، انجمن و مترادف بین آنها مهم است.
ظاهر کامپیوترهای شخصی انقلاب واقعی را در استفاده از کامپیوتر و فناوری رایانه، اساسا رویکردها را برای اطلاع رسانی در کسب و کار بایگانی تغییر داد. کامپیوترهای قدرتمند، جمع و جور و نسبتا ارزان مجهز به مدرن نرم افزارآنها فرصتی را برای استفاده از فن آوری های خودکار در بسیاری از انواع کار در موسسات بایگانی فراهم کردند تا کارآمدتر و با هزینه های کمتر کار انجام دهند.
در حال حاضر، اقامت موسسات بایگانی دولتی با تجهیزات کامپیوتری ناهموار است، نمی توان آن را به عنوان رضایت بخش شناخته شد. در آرشیو های دولتی، بیش از نیمی از پارک ماشین به مدل های منسوخ اشاره می کند (Robotron، PC XT، PC در 286).
تقریبا تمام بایگانی ها با رایانه ها شروع به ایجاد پایگاه های داده به عنوان موضوعی کردند، استفاده از اسناد و سایر زمینه های آرشیو را فراهم می کردند. به طور کلی، طبق آرشیو روسیه، این دو دسته در بخش های نابرابر در هر دو تعداد پایگاه های داده و حجم تجمعی آنها ارائه شده است. با توجه به تعداد ورودی ها، محل پیشرو، پایگاه های داده های موضوعی را اشغال می کند - 88.7٪، پایگاه داده حسابداری 10٪ است، 1.3٪ باقی مانده شامل اطلاعات اداری و مدیریت است. این ارقام یک کشور کاملا متفاوت در آرشیوهای دولتی و مراکز فدرال و آژانس های آرشیو افراد فدراسیون را پنهان می کند.
توده اصلی DB در آرشیو سطح فدرال متمرکز شده است - 77.6٪. تحت این گروه از آرشیو ها، پایگاه های حسابداری 1.4٪ را تشکیل می دهند و تقریبا کل مقدار اطلاعات وارد شده برای پایگاه داده های موضوعی - 98.5٪. وضعیت در مناطق توسعه یافته است: حجم های حسابداری و پایگاه های موضوعی تقریبا یکسان هستند - 40.0٪ و 54.3٪. در صنعت بایگانی منابع اطلاعاتی خودکار (هوا)، پایگاه داده های موضوعی آرشیو ها و مراکز فدرال 76.5٪ است.
آمار فوق نشان می دهد که آغاز پیش از ورود اطلاعاتی در آرشیو فدرال، روابط قراردادی آنها با شرکای خارجی مجاز به خرید تکنیک های (یا دریافت) و تامین مالی جزئی کار بر ایجاد پایگاه داده است. در آینده ای نزدیک، می توانید انتظار داشته باشید که هماهنگی وضعیت را داشته باشید، زیرا آرشیوهای منطقه ای به طور فعال تکنیک های مدرن را به دست می آورند، با استفاده از حمایت از ادارات محلی، راه حل های سازمانی و پرسنل را برای اتوماسیون فشرده آثار آرشیو اتخاذ می کنند، برخی از آنها روابط قراردادی را با خارجی ایجاد کرده اند همکاران
لازم به ذکر است که برای چندین سال، توسعه طبیعی اطلاع رسانی نهادهای آرشیوی دولتی تا حد زیادی رخ داده است، که عمدتا به دلیل عدم وجود پایه روش شناختی و نرم افزاری برای تنظیم هماهنگ و هدفمند سازی فرآیندهای اطلاعاتی: نرم افزار معمولی ( نرم افزار) در زمینه های اصلی فعالیت های آژانس های آرشیو، توسعه روشنی بر استفاده موثر از تکنولوژی کامپیوتر در کسب و کار بایگانی، توصیف شرح اسناد بایگانی در فرمت الکترونیکی، یکی توسط شاخه ای از مقررات زبانی (LU) پایگاه های داده و داده ها بانک ها. بنابراین، ایجاد اجزای ذکر شده از اطلاع رسانی و اجرای آنها در عمل، منافع موسسات بایگانی فدراسیون روسیه را برآورده می کند. این مفهوم و بر اساس مقررات آن توسعه یافته، برنامه اطلاعاتی را به یک کار منظم و متداول در مورد اطلاعات مربوط به آرشیو موردی روسیه تغییر خواهد داد.
3. مسیرهای اصلی و اصول اطلاعاتی
دستورالعمل اصلی اطلاعات مربوط به جریان آرشیو از وظایف اصلی و توابع موسسات گاز روسیه:
اطمینان از سوابق ایمنی و عمومی اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه (AF RF)؛
تکمیل AF RF و تخصص ارزش اسناد؛
فعالیت های علمی اطلاعاتی آرشیو، استفاده و انتشار اسناد AF RF؛
مدیریت سازمانی و روش شناختی و کنترل کار آرشیو های دولتی و اداری و سازمان اسناد در دفتر کار موسسات.
مقررات قابل توجه و تایپ کردن فعالیت های آرشیو ذخیره اسناد بر اساس کاغذ، پیش نیازها را برای استفاده گسترده از اصل تایپ کردن در توسعه و اجرای فرایندهای فرایندهای فناوری اطلاعات خودکار ایجاد می کند. ویژگی های موجود در کارهای آرشیو با اسناد مربوط به حامل های فیلم ممکن است نیاز به ایجاد نرم افزار تخصصی و مجتمع های فنی برای آنها داشته باشد. همراه با این، در حال حاضر نیاز به توسعه رویکردهای مفهومی به سازمان و جنبه های تکنولوژیکی کار با اسناد در رسانه های قابل خواندن کامپیوتر وجود دارد. مهمترین مسیر استفاده از فن آوری های اطلاعات مدرن در فعالیت های موسسات بایگانی، سازماندهی حسابداری اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه است. با اجرای این جهت اصلی، ایجاد یک دستگاه مرجع خودکار نزدیک است، که از اطلاعاتی استفاده می کند که در طول فرایند حسابداری انباشته شده است.
جهت دوم اطلاع رسانی بر اجرای خودکار کار مربوط به استخدام AF RF متمرکز است. این شامل حسابداری موسسات - منابع استخدام، پشتیبانی اطلاعاتی برای تعیین ترکیب اسناد که در علامت های دولتی ذخیره می شود.
جهت سوم، وظایف استفاده از استفاده و انتشار اسناد را پوشش می دهد: سازماندهی درخواست اطلاعات بایگانی، بهبود فرآیندهای جستجو، انتخاب، اعطای و اسناد کپی و کپی کردن، حسابداری برای صدور پرونده ها به محققان، تهیه و صدور ارجاع بایگانی، حسابداری برای استفاده از اسناد یکی از نتایج حل مسئله با توجه به استفاده، منطقی برای ترکیب صندوق بیمه و صندوق استفاده است که به نوبه خود به وظایف به عنوان بخشی از جهت حصول اطمینان از ایمنی اسناد اشاره دارد.
جهت چهارم استفاده از ابزار اتوماسیون برای تحقیقات و روش های روش شناختی در آرشیو های دولتی است. این کمک به استفاده از سیستم بسیار کارآمد و گسترده است نرم افزار کاربردی، از جمله پردازنده های متن و جدولی، سیستم های انتشارات، سیستم های مدیریت پایگاه داده، HyperText و فن آوری های چند رسانه ایکه به شما این امکان را می دهد که پایگاه های حاوی کپی اسناد، مجموعه اسناد آرشیو، نشریات مرجع و اطلاعات را ایجاد کنید.
جهت پنجم اطلاعاتی اتوماسیون اتوماسیون توابع سازمانی و مدیریت موسسات بایگانی است. فن آوری های خودکار به عنوان یک ابزار برای حمایت از اطلاعات توسط مدیریت دولتی، تجزیه و تحلیل فعالیت های خود، وضعیت پرونده بایگانی در مناطق خدمت می کنند. استفاده از بودجه EDT و نرم افزار تخصصی به کاهش شدت کار کمک می کند و بهبود کارایی کار مربوط به مدیریت بایگانی را بهبود می بخشد. وظایف جداگانه دارای یک شخصیت محلی (مدیریت پرسنل، حسابداری، و غیره)، دیگران ("گذرنامه بایگانی"، و غیره) - در ارتباط با وظایف انجام شده در جهت های دیگر اجرا می شود.
زمینه های ذکر شده از اطلاعات مربوط به ترکیب اطلاعات اولیه و وظایف حل شده نزدیک است. بنابراین، اجرای آنها باید در یک دنباله خاص انجام شود که هزینه های منابع را در هنگام به دست آوردن بزرگترین اثر به حداقل برساند.
اطلاعاتی از پرونده بایگانی فدراسیون روسیه بر اساس اصول اساسی زیر است:
تداوم در رابطه با سیستم به طور سنتی تعیین شده حسابداری دولتی و NSA به اسناد AF RF، کنترل اطمینان از ایمنی و حسابداری استفاده از اسناد؛
تداوم در توسعه فن آوری های بایگانی خودکار: هر نسخه بعدی از تکنولوژی نوع خاصی اجازه می دهد منابع اطلاعاتیانباشته شده در نسخه قبلی؛
سیستماتیک در اجرای راهکارهای تکنولوژیکی و اطلاعاتی به عنوان یک نهاد بایگانی تک و گروهی از موسسات بایگانی: AAT یک نرم افزار و پیچیده فنی است که عملکرد منطقی پایگاه های مربوطه را تضمین می کند؛
متحد شدن درون جداگانه از روش های توصیف، ارسال، انتقال و پردازش داده ها به صورت الکترونیکی در چارچوب فعالیت های اصلی موسسات بایگانی؛
congerchability با سیستم های اطلاعاتی موسسات منابع خرید و مؤسسات که مصرف کنندگان دائمی اطلاعات بایگانی با سیستم های انتقال داده های خارج از کشور هستند.
4. نرم افزار برای فعالیت های اصلی موسسات بایگانی
در چارچوب گسترده ای از فن آوری های خودکار و سیستم های خودکار در عمل کار موسسات بایگانی، تایپ روش ها و راه حل های طراحی در توسعه فنی، الگوریتمی، نرم افزار، اطلاعات و پشتیبانی سازمانی آنها تعیین می شود. هنگامی که توسعه چنین سیستم هایی با استفاده از ماژول های معمولی، هزینه های کل، زمان توسعه و پیاده سازی کاهش می یابد، قابلیت اطمینان نرم افزار به دلیل بررسی چندگانه آن افزایش می یابد، آموزش ها تسهیل می شود و مدارک تحصیلی را بهبود می بخشد. استفاده از فن آوری های آرشیوی معمولی، سازگاری پایگاه های داده ایجاد شده توسط موسسات مختلف بایگانی را فراهم می کند، توانایی ترکیب آنها به یک شبکه اطلاعات بایگانی تک با روابط افقی بین موسسات بایگانی یک سطح و ارتباطات عمودی بین موسسات بایگانی سطوح مختلف.
ایجاد کاتالوگ های خودکار خودکار منطقه ای، پایگاه داده های بایگانی متمرکز، مانند فهرست سهام مرکزی، ثبت نام دولتی از میراث فرهنگی روسیه (از لحاظ اسناد منحصر به فرد AF RF)، پایگاه داده در بایگانی خارجی و پایگاه داده، پایگاه داده در کتابشناسی بایگانی، و غیره بدون معرفی فن آوری های آرشیو معمولی غیر ممکن است. فن آوری های معمول به کاربر اجازه می دهد تا به راحتی کار در آرشیو های مختلف بدون صرف وقت برای بازآموزی.
استفاده از فن آوری های معمولی، تبادل اطلاعات سریع و قابل اعتماد بین علامت های دولتی و سازمان های مدیریتی کسب و کار بایگانی را ارائه می دهد که برای تصمیم گیری های مدیریت به موقع و صحیح مهم است. راه حل های تکنولوژیکی مدل سازگار با توسعه سیستم های اطلاعاتی منطقه ای و فدرال به سرعت و کیفی درخواست های سازمان های قانونگذاری و اجرایی را برآورده می کند.
اصول تکنولوژیکی یکپارچه که به استانداردهای بین المللی توجه می کنند، فرصتی برای مشارکت فعال و کامل آرشیو های روسی در سیستم های بین المللی کتابخانه و شبکه های بین المللی فراهم می کند.
پشتیبانی اطلاعات برای فعالیت های اصلی آرشیو های دولتی و مراکز مستند سازی با ایجاد یک نرم افزار معمولی، پیاده سازی آن، استفاده عملی از یک مجموعه از پایگاه داده های مرتبط انجام می شود. در نسخه بهینه، این پایگاه های داده در محلی کار می کنند شبکه محاسباتی (LAN) موسسه بایگانی به عنوان یک مکان پیچیده یا پایگاه های توزیع شده داده ها. هسته این مجموعه پایگاه داده شامل اطلاعات (در سطح صندوق و اوپ) ماهیت حسابداری، حفظ مواد آرشیو، ترکیب و محتوای اسناد است. این پایگاه داده کلیدی می تواند عملا به صورت یک پایگاه داده محلی یا توزیع شده (با توزیع افقی یا عمودی آرایه ها)، بسته به دامنه اسناد آرشیو، تجهیزات فنی، مکان های ذخیره سازی، اجرا شود.
به نرم افزار استاندارد برای علامت های دولتی و مراکز مستند سازی اشاره دارد نرم افزار برای پایگاه داده در کار با سازمان های منبع کسب و کار، با توجه به حسابداری اسناد بایگانی و نظارت بر ایمنی آنها، در حساب استفاده از اسناد آرشیو؛ برای سازمان های مدیریت بایگانی - برای پایگاه های داده "کاتالوگ صندوق"، "بایگانی گذرنامه". تمام پایگاه های داده شده ذکر شده با یک پایگاه داده کلیدی یا به طور مستقیم در روند عملیات خود و یا طبیعت و فرمت های مشترک DB اطلاعات مرتبط هستند.
گزینه بهینه برای ارائه یک سیاست واحد در زمینه اطلاع رسانی در مقیاس به طور کلی تدریجی، توسعه و تکثیر بر تمام آرشیو های مشابه برای هر یک از انواع داده های مشخص شده است. برای پیاده سازی این رویکرد، در حال حاضر هیچ موانع اساسی وجود ندارد. تجزیه و تحلیل مواد بررسی موسسات بایگانی، مطالعه ساختارهای پایگاه های موجود نشان داد که پایگاه داده از شباهت بر اساس مجموعه های مشابه شاخص ها در همان تفسیر است. ترجمه اطلاعات انباشته شده در پایگاه داده جدید از لحاظ فنی ساده است.
بایگانی ها، اطلاعات تازه کار از کار در یک نوع که برای صنعت تصویب شده، به طور خودکار از مجموعه های استاندارد شده از شاخص ها و فرمت های داده استفاده می کنند.
ترکیب نرم افزار استاندارد توسط اسناد نظارتی و روش شناختی موجود تنظیم شده فعالیت های موسسات بایگانی، ماهیت اطلاعات موجود در داخل صنعت را تعیین می کند. در عین حال، می توان آن را بر اساس شیوه های کاری با اسناد بایگانی گسترش داد.
موسسه بایگانی، که تصمیم به توسعه نرم افزار خود را به جای استفاده از استاندارد شده، شامل یک لیست استاندارد از فیلدها در ساختار فایل های اطلاعاتی و فراهم می کند برای روش های تبدیل آنها به فرمت به تصویب شده توسط صنعت برای اطمینان از انتقال آنها به دیگر پایگاه داده ها. با این حال، این مسیر از نقطه نظر هزینه های مواد و فکری کمتر منطقی است.
نزدیکترین دیدگاه های اطلاعاتی، نه تنها نیاز به ایجاد یک نرم افزار استاندارد برای علامت های دولتی را تعیین می کند، بلکه پیچیده های متصل به نرم افزار های معمولی برای موسسات آرشیوی سطوح مختلف در زنجیره ای "آرشیو دولت" - بدن مدیریت مورد بایگانی مورد از موضوع فدراسیون - Rosarhiv "،" آرشیو فدرال - Rosarhiv ".
(از سایت "آرشیو روسیه").
در چارچوب گسترده ای از فن آوری های خودکار و سیستم ها در عمل کار موسسات بایگانی، تایپ روش ها و راه حل های طراحی در توسعه فنی، الگوریتمی، نرم افزار، اطلاعات و پشتیبانی سازمانی GOST R است. 51141-98 کار دفتر و علت بایگانی. شرایط و تعاریف [منابع الکترونیکی]: / استاندارد دولتی تصویب شده توسط قطعنامه Gostandart از روسیه از 27.02.1998 №28 // ATP "Garant"، URL: http: //www.garant.ru.، 2014 .. چه زمانی توسعه چنین سیستم هایی با استفاده از ماژول های معمول، کل هزینه ها، زمان توسعه و پیاده سازی را کاهش می دهد، قابلیت اطمینان نرم افزار به دلیل بررسی چندگانه آن افزایش می یابد، آموزش و مدارک پیشرفته کاربر آسان تر است.
استفاده از فن آوری های آرشیوی معمولی سازگاری پایگاه های داده (به ترتیب به عنوان پایگاه داده) ایجاد شده توسط موسسات مختلف بایگانی، توانایی ترکیب آنها به یک شبکه اطلاعات بایگانی تک، با روابط افقی بین موسسات بایگانی یک سطح و ارتباطات عمودی بین موسسات بایگانی سطوح مختلف
ایجاد کاتالوگ های سهام خودکار منطقه ای، پایگاه های مرکزی بایگانی، مانند فهرست سهام مرکزی، ثبت نام دولتی از میراث فرهنگی روسیه (از لحاظ اسناد منحصر به فرد AF RF)، پایگاه داده در بایگانی خارجی و پایگاه های پایگاه داده برای کتابشناسی بایگانی و غیره . بدون معرفی تکنولوژی های آرشیو معمولی غیر ممکن است. فن آوری های معمول به کاربر اجازه می دهد تا به راحتی کار در آرشیو های مختلف بدون صرف وقت برای بازآموزی.
استفاده از فن آوری های معمولی، تبادل اطلاعات سریع و قابل اعتماد بین علامت های دولتی و سازمان های مدیریتی کسب و کار بایگانی را ارائه می دهد که برای تصمیم گیری های مدیریت به موقع و صحیح مهم است. راه حل های تکنولوژیکی مدل سازگار با توسعه سیستم های اطلاعاتی منطقه ای و فدرال به سرعت و کیفی درخواست های سازمان های قانونگذاری و اجرایی را برآورده می کند.
اصول تکنولوژیکی یکپارچه که به استانداردهای بین المللی توجه می کنند، فرصتی برای مشارکت فعال و کامل آرشیو های روسی در سیستم های بین المللی کتابخانه و شبکه های بین المللی فراهم می کند.
پشتیبانی اطلاعات برای فعالیت های اصلی آرشیو های دولتی و مراکز مستند سازی با ایجاد یک نرم افزار معمولی، پیاده سازی آن، استفاده عملی از یک مجموعه از پایگاه های وابسته به ارتباطات انجام می شود. در نسخه بهینه، این پایگاه های داده در یک شبکه محاسبات محلی (LAN) موسسه بایگانی به عنوان یک مجموعه از پایگاه های محلی یا توزیع شده عمل می کنند. قوانین اساسی کار آرشیو سازمان ها [منابع الکترونیکی]: // ATP "Garant"، URL : http: //www.garant. ru.، 2014 .. هسته این مجموعه یک پایگاه داده حاوی اطلاعات (در سطح صندوق و اوپ) از طبیعت حسابداری، حفظ مواد آرشیو، ترکیب و محتوا است از اسناد
به نرم افزار استاندارد برای مراکز ذخیره سازی دولتی و مراکز ذخیره سازی، نرم افزار پایگاه داده باید با منابع منابع خرید، با توجه به اسناد بایگانی و نظارت بر ایمنی آنها، بر اساس استفاده از اسناد بایگانی، با منابع منابع کسب سود کار کند؛ برای مقامات مدیریت کسب و کار بایگانی - برای پایگاه های داده "کاتالوگ صندوق"، "بایگانی گذرنامه". تمام پایگاه های داده شده ذکر شده با یک پایگاه داده کلیدی یا به طور مستقیم در فرایند عملکرد آنها یا طبیعت و فرمت های رایج در پایگاه داده اطلاعات مرتبط هستند.
گزینه بهینه برای تضمین یک سیاست واحد در زمینه اطلاع رسانی در مقیاس به طور کلی تدریجی، توسعه و تکثیر بر تمام آرشیو های مشابه هر یک از گونه های پایگاه داده مشخص شده است. برای پیاده سازی این رویکرد، در حال حاضر هیچ موانع اساسی وجود ندارد. تجزیه و تحلیل تجزیه و تحلیل بررسی موسسات آرشیو، مطالعه ساختارها پایگاه های موجود داده ها نشان داد که یک پایگاه داده شباهت بر اساس مجموعه های مشابهی از شاخص های مشابه با تفسیر مشابه GOST R. 51141-98 "تولید گمرک و کسب و کار آرشیو است. شرایط و تعاریف "[منابع الکترونیکی]: / استاندارد دولتی تصویب شده توسط قطعنامه Gostandart از روسیه از 27.02.1998 №28 // ATP" Garant "، URL: http: //www.garant.ru.، 2014. ترجمه از اطلاعات انباشته شده در پایگاه های اطلاعاتی جدید از لحاظ فنی ساده تر است.
چشم انداز فوری اطلاعات فورا نه تنها نیاز به ایجاد یک نرم افزار استاندارد برای علامت های دولتی را دیکته می کند، بلکه همچنین مجتمع های متصل به نرم افزار معمولی برای موسسات آرشیوی سطوح مختلف در زنجیره ای "آرشیو" - بدن مدیریت مورد بایگانی مورد موضوع فدراسیون - Rosarhiv "،" آرشیو فدرال - Rosarhiv ".
