Wysyłanie dobrej pracy do bazy wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza
Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy korzystający z bazy wiedzy w swoich studiach i pracy będą Ci bardzo wdzięczni.
Podobne dokumenty
Cechy nauki archiwistyki i jej miejsce w systemie innych nauk. Nowoczesne prawodawstwo w zakresie archiwizacji. Organizacja dokumentów Funduszu Archiwalnego kraju. Problemy organizacji archiwizacji na obecnym etapie jej rozwoju.
praca semestralna, dodano 19.02.2010
Charakterystyka ogólnych przepisów Funduszu Archiwalnego Federacja Rosyjska... Kontrola przestrzegania przepisów dotyczących archiwizacji i odpowiedzialności za ich naruszenie. Cechy i istota międzynarodowej współpracy Rosji w dziedzinie archiwizacji.
praca dyplomowa, dodano 17.12.2008
Główne elementy teorii i metody archiwizacji. Tworzenie archiwów. Przyjęcie podstaw ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej oraz jej głównych idei i zasad wdrażania. Klasyfikacja funduszu archiwalnego Federacji Rosyjskiej. Pozyskiwanie archiwów.
ściągawka, dodano 06.03.2008
Budowa archiwalna w Rosji. Historia archiwizacji na terytorium Stawropola. Rozwój problematyki ustawodawstwa archiwalnego. Federalna Agencja Archiwów. Ustawa federalna „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej”.
artykuł dodany 30.05.2007
Istota wykorzystania dokumentów z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej w r celów informacyjnych... Rodzaje archiwów majątku federalnego i miejskiego. Główne kierunki korzystania z dokumentów. Podstawowe warunki i formy przechowywania dokumentacji archiwalnej.
test, dodano 12.04.2008
Historyczne studium rozwoju archiwizacji w drugiej połowie XIX wieku. Rewitalizacja archiwów różnych instytucji państwowych. Cechy formowania się ram archiwalnych tego okresu. Analiza działalności archiwów lokalnych instytucji.
streszczenie, dodano 11.05.2008
Podstawowe dokumenty dotyczące regulacji pracy biurowej i archiwizacji w Republice Kazachstanu. Praca biurowa w języku państwowym. Ramy prawne Jednolitego Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami Republiki Kazachstanu.
test, dodano 14.04.2007
Ogólna charakterystyka archiwów państwowych Terytorium Ałtaju... Kronika ich rozwoju. Ramy prawne, zadania i funkcje archiwów państwowych Federacji Rosyjskiej. Naukowa i techniczna obróbka materiałów dokumentalnych. Dostęp do dokumentów archiwalnych i ich wykorzystanie.
praca semestralna, dodano 17.01.2011
Informatyzacja archiwów
Wprowadzenie
Współczesne społeczeństwo charakteryzuje się wysokim poziomem rozwoju technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych oraz ich intensywnym wykorzystaniem przez obywateli, przedsiębiorstwa, organizacje publiczne i organy rządowe; powszechne wprowadzenie w skali kraju elektronicznych systemów zarządzania dokumentami (w tym międzyresortowych), przeniesienie do elektronicznej formy rachunkowości państwowej, a także tworzenie i rozwój specjalnych systemów informatycznych do obsługi zgłoszeń ludności i organizacji.
Te priorytetowe kierunki informatyzacji społeczeństwa pociągają za sobą konieczność stworzenia nowoczesnej infrastruktury informatyczno-telekomunikacyjnej instytucji archiwalnych pełniących ważne funkcje publiczne i państwowe, dlatego temat informatyzacji archiwów jest niezwykle aktualny.
Informatyzacja to organizacyjny proces społeczno-ekonomiczny i naukowo-techniczny tworzenia optymalnych warunków do spotkań potrzeby informacyjne obywatele, władze publiczne, samorządy, organizacje, stowarzyszenia społeczne na zasadzie tworzenia i wykorzystywania zasobów informacyjnych, przez które rozumie się poszczególne dokumenty i tablice dokumentów. W trakcie tego procesu konieczne jest wykonanie zadania zachowania i ochrony archiwów.
Zastanówmy się nad podstawami, zasadami, celami i przedmiotami informatyzacji archiwów, a także kierunkami i perspektywami rozwoju tego procesu.
1. Cechy procesu informatyzacji archiwów
Wśród głównych zadań GAS Federacji Rosyjskiej najważniejsze jest zapewnienie obywatelom prawa do informacji, zapewnienie im szerokiego dostępu do zasobów informacyjnych znajdujących się w archiwach państwowych i centrach przechowywania dokumentów (CDC). Obecnie ich użytkowanie jest utrudnione zarówno ze względu na oddalenie wielu archiwów, jak i niewystarczająco wysoki poziom naukowego opisu materiałów archiwalnych i ich tematycznego opracowania. Stworzenie baz danych wyszukiwania informacji (DB), kopii elektronicznych dokumentów archiwalnych z możliwością zdalnego dostępu przez sieci i systemy telekomunikacyjne rozszerzy dostęp do informacji archiwalnych.
Informatyzacja pracy archiwalnej rozumiana jest jako proces doskonalenia technologii przetwarzania dokumentów archiwalnych poprzez wprowadzenie teoretycznych i stosowanych osiągnięć informatyki do archiwizacji, a także wykorzystanie archiwów w pracy. technologia komputerowa i oprogramowanie.
Przedmiotami informatyzacji są:
ü uzupełnianie archiwum;
ü badanie wartości dokumentów;
ü tworzenie i konserwacja archiwalnych katalogów wyszukiwania informacji;
ü prowadzenie ewidencji dokumentów archiwalnych i kontrola ich bezpieczeństwa;
ü utworzenie funduszu ubezpieczeniowego i funduszu na użytkowanie dokumentów;
ü prace informacyjne i referencyjne oraz kontrola nad realizacją żądań konsumentów;
ü kontrola pracy biurowej i udział we wdrożeniu zautomatyzowanego systemu zarządzania biurem oraz elektronicznego zarządzania dokumentami.
W warunkach powszechnej komputeryzacji, kształtowania się stanu i światowej przestrzeni informacyjnej, informatyzacja biznesu archiwalnego nabiera szczególnego znaczenia.
Główne cele informatyzacji:
ü opracowanie racjonalnego systemu tworzenia, konserwacji, wszechstronnego wykorzystania, ochrony Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej poprzez wyeliminowanie pracy archiwisty z rutynowych czynności oraz zwiększenie dokładności i efektywności księgowości
ü tworzenie baz danych do wyszukiwania informacji, elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych z możliwością zdalnego dostępu do nich poprzez sieci i systemy telekomunikacyjne;
ü tworzenie automatycznej księgowości i naukowych dokumentów referencyjnych na poziomie międzyarchiwizacyjnym i ogólnospołecznym.
ü zwiększenie dyscypliny wykonawczej, szybkości i dokładności wyszukiwania informacji dokumentacyjnych przy realizacji zapytań o archiwa;
ü zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów - utworzenie funduszu ubezpieczeniowego i funduszu do wykorzystania na nietradycyjnych nośnikach poprzez digitalizację dokumentów archiwalnych (skanowanie).
Główne kierunki informatyzacji:
ü organizacja ewidencji dokumentów z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej;
ü rejestracja fundatorów, wsparcie informacyjne przy ustalaniu składu dokumentów do przechowywania w archiwach państwowych;
ü usprawnienie korzystania z dokumentów poprzez organizację zapytań o informacje archiwalne, usprawnienie procesów wyszukiwania, selekcji, udostępniania i kopiowania dokumentów, rozliczanie się z wydawaniem spraw konsumentom, opracowywanie i wydawanie informacji archiwalnych, wykorzystywanie dokumentów;
ü utworzenie funduszu ubezpieczeniowego i funduszu do użytku;
ü prowadzenie badań naukowych i prac metodologicznych w archiwach, tworzenie przy użyciu technologie informacyjne bazy danych zawierające kopie dokumentów, zbiory dokumentów archiwalnych, piśmiennictwo i publikacje informacyjne;
ü automatyzacja funkcji organizacyjnych i administracyjnych archiwów.
Zasady informatyzacji:
ü ciągłość w stosunku do tradycyjnego systemu rachunkowości państwowej i aparatu naukowo-referencyjnego do dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, kontrola nad zapewnieniem bezpieczeństwa i rozliczanie się z wykorzystaniem dokumentów;
ü ciągłość rozwoju technologii automatycznej archiwizacji;
ü spójność we wdrażaniu rozwiązań technologicznych i informatycznych zarówno wyodrębnionego archiwum, jak i grupy archiwów, tworzenie ich jednego kompleksu programowo-sprzętowego, jednej bazy danych w skali Archiwów Federalnych;
ü wewnątrzgałęziowe ujednolicenie metod opisu, prezentacji, przekazywania i przetwarzania danych w formie elektronicznej w ramach podstawowej działalności archiwów;
ü związek z systemy informacyjne fundatorzy i konsumenci z pozabankowymi systemami transmisji danych.
Problem informatyzacji branży archiwalnej nie jest nowy. W 1995 roku Rosarkhiv opracował i zatwierdził Koncepcję Informatyzacji Spraw Archiwalnych w Rosji, w celu jej praktycznej realizacji, w 1996 roku przyjęto Program Informatyzacji Spraw Archiwalnych w Rosji (1997-2000). Program ten określał konkretne obszary prac, ich treść, wykonawców i harmonogram w następujących obszarach działalności: praca naukowa i metodologiczna nad problematyką informatyzacji spraw archiwalnych w Rosji, praca kadrowa, organizacyjna i praktyczna. W wyniku realizacji kierunków tego programu rozpoczęto tworzenie i wdrażanie kompleksu oprogramowania „Archive Fund”, zaczął funkcjonować portal internetowy „Archives of Russia”, a przemysł archiwalny został wyposażony w sprzęt komputerowy.
2. Technologie informacyjne i organizacja ich wdrażania w archiwach
archiwum informacji praca biura dokumentów
Archiwizacja wykorzystuje głównie technologię baz danych (DB), a także inne technologie informacyjne (skanowanie dokumentów, technologie sieciowe itp.).
Wśród zautomatyzowanych technologii archiwizacji przeważają ilościowo bazy danych o najprostszej strukturze dla dużych, jednorodnych tablic danych. AAT może jednak znacznie usprawnić pracę archiwisty w zakresie katalogowania, księgowania i korzystania z dokumentów archiwalnych. Ponadto ogólnie można zauważyć, że w każdym kierunku istnieje kilka produktów programowych, wykonywanych przez różnych programistów w różnych powłokach. Na przykład bazy danych „Fundusz archiwalny”, „Katalog funduszy” (Rosarkhiv), a także bazy danych „Paszport archiwum”, „Księgowość środków”, „Adnotacja środków”, „Instytucje - źródła pozyskania”, „Księgowość realizacji wniosków "," Czytelnia "," Stan fizyczny dokumentów "itp.
Jednocześnie można zauważyć, że standardowe bazy danych tworzone przez VNIIDAD koncentrują się na funduszach i sprawach, podczas gdy archiwa są bardziej aktywne w tworzeniu tematycznych baz danych na poziomie dokumentów.
Wszystkie bazy danych utworzone w archiwum są warunkowo podzielone na księgowość i wyszukiwanie informacji. Te dwie kategorie baz danych różnią się strukturą, sposobem tworzenia, używanymi przez oprogramowanie.
Księgowe bazy danych służą do przetwarzania tablic statystycznych - prowadzenia ewidencji dokumentów i plików w archiwum, rozliczania użytkowania, kontroli nad zapewnieniem bezpieczeństwa itp.
Księgowe bazy danych w archiwach instytucji służą ustaleniu liczby dokumentów w jednostkach księgowych (jednostce magazynowej) oraz zapewnieniu bezpieczeństwa dokumentów wydawanych do tymczasowego użytku działom strukturalnym. Księgowe bazy danych mogą być tworzone na zasadzie funkcjonalnej lub integracyjnej (wielofunkcyjnej).
Podstawę informacyjną bazy danych stanowią informacje o składzie i objętości dokumentów, składzie i wielkości funduszu ubezpieczeniowego kopii dokumentów, państwowej rejestracji i naukowej aparaturze referencyjnej dla dokumentów, składzie i objętości naukowej biblioteki referencyjnej, budynkach. Podczas opracowywania bazy danych „Księgowość środków” przedmiotem automatyzacji były funkcje wykonywane przez archiwa państwowe w zakresie rejestracji dokumentów zarówno państwowej, jak i niepaństwowej części Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej. Typowe rozwiązania prowadzenie akt państwowych dla archiwów Federacji Rosyjskiej różnych szczebli zostało opracowane pod warunkiem późniejszego dostosowania do specyfiki każdego
Slajd 1
Obecne, dziewiąte z rzędu posiedzenie Rady ds. Archiwalnych Federalnej Agencji Archiwalnej postanowiliśmy poświęcić jedną z aktualnych kwestii związanych z realizacją dekretu prezydenckiego z 7 maja 2012 nr 597 „O środkach realizacji polityki społecznej państwa” przewidujący stopniowy wzrost wynagrodzeń w instytucjach państwowych (miejskich), w tym archiwalnych, do wartości średniej wynagrodzenie w odpowiednim regionie ( slajd 1).
Podwyższenie płac i wzmocnienie ochrony socjalnej archiwistów jest oczywiście bardzo ważne. Czekaliśmy na niego od dawna. Ale to nie powinno się zdarzyć samo, mechanicznie. Powinno to wiązać się ze wzrostem wolumenu i poprawą jakości usług państwowych (komunalnych) świadczonych przez archiwa w oparciu o wzrost efektywności ich działalności oraz wzrost produktywności ich pracowników. To jest fundamentalne ważny punkt... Znalazło to odzwierciedlenie w „mapach drogowych” opracowanych na federalnym i lokalnym poziomie zmian w sektorach społecznych, zmierzających do zwiększenia efektywności archiwizacji, które określały kompozycję priorytetowych przekształceń strukturalnych i instytucjonalnych oraz odpowiadających im celów.
Program stopniowej poprawy systemu wynagrodzeń w instytucjach państwowych (miejskich) na lata 2012-2018, zatwierdzony dekretem rządu nr 2190-r z 26 listopada 2012 r., Przewiduje ustawienia główne na dokonywaniu zmian w sferze stosunków społecznych i pracy dla wszystkich bez wyjątku gałęzi sfery społecznej. Jednak rozwój optymalne podejście zwiększenie efektywności działania określonych grup instytucji sfery społecznej - biznesu odpowiednich resortów i resortów. Dlatego dziś stajemy przed zadaniem zdefiniowania tej definicji w odniesieniu do archiwów.
Naszym zdaniem zwiększenie efektywności archiwów na wszystkich szczeblach, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej (archiwum budżetowe, państwowe czy nawet prywatne), należy rozumieć jako minimum:
wzrost wydajności pracy pracowników;
poprawa jakości pracy;
redukcja kosztów zasobów;
i wreszcie wzrost dochodów z działalności generującej dochód poprzez rozszerzenie jej spektrum i wielkości.
| |
Oczywiście ocena produktywności archiwistów jest dość trudna ze względu na specyfikę archiwizacji, która charakteryzuje się dużą liczbą różnorodnych prac, często twórczych i przez to trudnych do standaryzacji. Przecież nie mamy produkcji przemysłowej. Jednak zawsze można przeprowadzić pewną analizę. Na przykład, aby skorelować objętość przechowywanych dokumentów i liczbę użytkowników z numerem archiwum. W tym względzie interesujące jest porównanie współczesnych archiwów rosyjskich, w szczególności federalnych, z archiwami tak rozwiniętych krajów świata, jak USA, Niemcy, Anglia i Australia. Na slajd numer 2 podano dane za 2012 rok.
Oczywiście wskaźniki archiwów krajów zachodnich pod względem wielkości składowania i liczby użytkowników nie są w 100% dokładne ze względu na oryginalność raportów w każdym kraju. Z tabeli wynika, że \u200b\u200brelatywnie rzecz biorąc, obciążenie pracą jednego pracownika archiwów federalnych, nawet po przeliczeniu na faktyczną (niepracowniczą) liczbę pracowników, jest nadal znacznie niższe niż w archiwach zagranicznych. Oznacza to, że zwiększenie produktywności naszej pracy pozostaje dla nas jednym z najpilniejszych zadań. Nawiasem mówiąc, dla tych, którzy mogą powiedzieć, że w tabeli brakuje wierszy z danymi o wynagrodzeniach pracowników i całkowitym budżecie archiwów. Nie ma więc automatycznego związku i współzależności między wzrostem wydajności pracy a płacami, są to wskaźniki innego rzędu. Jeśli pierwsza zależy od poziomu innowacyjności, to druga zależy również od charakteru państwowej regulacji rynku pracy, obecności na nim konkurencji, a także zdolności pracowników do obrony swoich interesów zawodowych i społecznych.
Masz dane o wysokości dofinansowania, liczbie archiwistów i ich przeciętnym wynagrodzeniu w kontekście jednostek wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej i archiwów federalnych.
Nalegam tylko Państwa, Kierownicy archiwów wojewódzkich, korzystając z dostępnych danych, a także informacji z naszego wydziałowego formularza statystycznego nr 1, samodzielnie - po powrocie do domu oceńcie poziom produktywności pracy we własnych podległych archiwach i wyciągnijcie stosowne wnioski.
Na szczeblu federalnym potrzeba poprawy wydajności archiwów jest oczywista. Wydaje się, że powinno to polegać przede wszystkim na konsekwentnym doskonaleniu wszystkich obszarów pracy, a także wprowadzaniu innowacji technologicznych i organizacyjnych.
| |
Analiza możliwości wprowadzenia innowacji do archiwizacji przeprowadzona w połowie tego roku przez Rosarchiv ( slajd 3) wykazał, że z 18 podstawowych technologii w zakresie konserwacji i rachunkowości takie można wdrożyć w 10, w akwizycji - w 2 na 3, w aparaturze naukowo-referencyjnej - w 5 na 6, w zastosowaniu - w 6 na 7. Wyraźnie widać, że przytłaczająca większość innowacji jest w taki czy inny sposób związana z technologią informacyjną. Dlatego też realizacja wydziałowego programu informatyzacji celów Rosarkhowa, a także regionalnych programów informatyzacyjnych powinna zawsze znajdować się w centrum naszej uwagi. Nie będę szczegółowo wchodził w ten temat - jest obszerny i wymaga osobnej dyskusji.
Oprócz wykorzystania technologii informatycznych, istotnym krokiem w innowacyjnym rozwoju branży archiwalnej może być również obligatoryjne stosowanie - w ramach modernizacji bazy materiałowo-technicznej - postępowych rozwiązań inżynieryjnych i technologicznych, mniej kosztownych pod względem zaopatrzenia w zasoby. Są wśród nich wyposażenie archiwów w kompakty i kartografię, nowoczesne systemy gaszenie pożarów, automatyczne mierniki parametrów powietrza itp. Możliwość zainstalowania tego rodzaju zaawansowanego sprzętu powinna być uwzględniona przy przydzielaniu specyfikacji technicznych do projektowania budowy lub przebudowy obiektów archiwalnych. Z drugiej strony niedopuszczalne jest nabywanie drogiego sprzętu pod wpływem różnych pomysłów „Maniłowa”, które z różnych przyczyn (brak wyszkolonego personelu do obsługi lub niewystarczający zakres prac) będą bezczynne, zabijając tym samym kapitał.
Zmiany organizacyjne są bardziej skomplikowane, ponieważ archiwizacja jest z natury raczej konserwatywna. Niemniej jednak, kierując się starym porzekadłem, że wszystko, co nowe, jest dobrze zapomnianym starym, nie jest dziś źle zapamiętywać i przyjmować najlepsze doświadczenia radzieckie w organizowaniu działań archiwalnych w zakresie racjonowania, planowania i rozliczania wyników pracy. Wraz z wprowadzeniem nowoczesnych narzędzi zarządzania ukierunkowanych na programy, połączenie starego i nowego może dać niewątpliwy pozytywny efekt.
W szczególności praktyka corocznej analizy kadrowej i objętości pracy podległych instytucji archiwalnych jest przydatna i bardzo skuteczna w celu redystrybucji personelu w przypadku nierównowagi między liczbą pracowników a wielkością usług publicznych świadczonych przez archiwa. Rosarchiv prowadzi te prace regularnie od kilku lat. Nikt nie powinien oczekiwać, że obecny stan kadrowo-płacowy w kierowanych przez nich instytucjach pozostanie bez zmian. Muszą być uzasadnione efektywną pracą.
Zwracając uwagę przede wszystkim na produktywność archiwistów, nie można jednocześnie zapominać o podnoszeniu jakości pracy. Jednocześnie kwestię jakości należy rozpatrywać w dwóch aspektach - jakości utworów wewnątrzarchiwizacyjnych oraz jakości obsługi użytkowników.
O jakości pierwszego z nich decydują przede wszystkim kwalifikacje i doświadczenie archiwistów, a także skuteczność kontroli ze strony kierowników wszystkich szczebli. Sądząc po udziale pracowników w wieku emerytalnym, który na dzień 1 stycznia br. prawie jedna czwarta liczby archiwistów rosyjskich, a to już coś, a oni nie mają doświadczenia. Jeśli chodzi o kwalifikacje, trzeba przyznać, że utrzymuje się tendencja do zmniejszania się liczby archiwistów posiadających specjalistyczne wykształcenie. Niestety, oprócz niewystarczająco konkurencyjnych wynagrodzeń archiwistów, jest to w dużej mierze spowodowane ogólnym spadkiem poziomu wykształcenia ludności kraju w ogóle, aw szczególności edukacji humanitarnej.
Podwyżki wynagrodzeń archiwistów, zapoczątkowane zarządzeniami Prezydenta Federacji Rosyjskiej, pozwolą, mam nadzieję, na bardziej skrupulatne podejście do doboru personelu, przyciągając naprawdę obiecującą i utalentowaną młodzież. Jednocześnie w żadnym wypadku nie należy zapominać o konieczności stałej i celowej pracy nad podnoszeniem kwalifikacji archiwistów.
Biorąc to pod uwagę, Rosarkhiv zamierza w przyszłym roku zlecić rozwój kilku interaktywnych szkoleń z najpopularniejszych dziedzin działalności archiwalnej, a także zwiększyć udział form nauczania na odległość realizowanych przez OTSPK VNIIDAD, co powinno zwiększyć liczbę studentów, przede wszystkim z odległych zakątków naszego rozległego kraju.
| |
Rosarkhiv kojarzy podnoszenie jakości obsługi użytkowników zewnętrznych z utworzeniem na podstawie RGANTD Centrum Informacyjno-Informacyjnego Archiwów Federalnych, które ma zapewnić wprowadzenie systemowego podejścia do świadczenia usług publicznych w zakresie realizacji żądań obywateli, począwszy od osobistego odbioru wnioskodawcy, określając lokalizację archiwa profili, kończące się otrzymaniem przez wnioskodawcę odpowiedzi ( slajd 4), a także wprowadzenie nowych „Zasad pracy użytkowników w czytelniach archiwum państwowego i miejskiego Federacji Rosyjskiej”.
Generalnie działania mające na celu w mniejszym lub większym stopniu zwiększenie wydajności i jakości pracy znalazły odzwierciedlenie i konkretyzację w planach zwiększenia efektywności ich działań na lata 2013-2018 opracowanych przez archiwa federalne.
Podobnych środków oczekuje się dla jednego z dwóch podległych Rosarchivowi instytucje budżetowe, czyli VNIIDAD, w stosunku do którego został również opracowany projekt „mapy drogowej”, mającej na celu zwiększenie efektywności nauki w dziedzinie archiwizacji. Oczekiwane rezultaty pomyślnego wdrożenia tej mapy drogowej powinny być następujące:
podnoszenie jakości i efektywności poszukiwanych przez społeczeństwo teoretycznych i stosowanych badań naukowych odpowiadających priorytetowym kierunkom rozwoju archiwizacji narodowej;
zapewnienie wprowadzania innowacyjnych technologii archiwizacji zgodnie ze światowymi trendami;
rozwój zasobów ludzkich dla nauk przemysłowych;
wzrost wynagrodzeń pracowników naukowych.
Ważnym elementem zwiększania efektywności każdej organizacji, czy to agencji rządowej, czy prywatnej kampanii, jest obniżenie kosztów jej utrzymania. Tu dla nas najważniejsze są dwa obszary - realizacja programów oszczędzania energii oraz organizacja przejrzystych i skutecznych konkursów pod kątem efektywności wydatkowania środków budżetowych na zamówienia publiczne.
Program oszczędzania energii i efektywności energetycznej, uruchomiony w 2011 roku w archiwach federalnych, przewiduje montaż nowoczesnych okien i drzwi z tworzywa sztucznego, wymianę nieefektywnych źródeł światła na żarówki energooszczędne, modernizację przestarzałych systemów ciepłowniczych i klimatyzacyjnych, przejście z drogiego oleju napędowego na gaz w kotłowniach, temperatura chłodziwa w układzie grzewczym w godzinach poza godzinami pracy. Jego realizacja pozwoliła w 2012 roku zaoszczędzić około 10 milionów rubli. środki budżetowe przeznaczone na te cele. To naszym zdaniem dobry wynik, tym bardziej, że został osiągnięty przy corocznym wzroście taryf na media i polityce MF w zakresie zamrażania alokacji. dodatkowe fundusze do tych celów.
W wyniku prawie 200 konkurencyjnych przetargów zorganizowanych przez Rosarkhów i podległe mu instytucje w ubiegłym roku uzyskano z budżetu federalnego oszczędności w wysokości około 41 mln rubli, które wykorzystano na realizację szeregu dodatkowych prac i działań. . Już w tym roku, po rozstrzygnięciu konkursu na digitalizację dokumentów i inwentarzy do archiwów państwowych podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej na łączną kwotę 14 mln rubli, uzyskano 10-proc. Oszczędności budżetowe, co umożliwiło wykonanie dodatkowych podobnych prac w innym regionie kraju.
W związku z tym uważam, że błędne jest to, że w niektórych archiwach, korzystając z ustanowionego przez ustawodawcę uprawnienia do zawierania bez konkurencji państwowych umów o wartości do 400 tys. Rubli, zaczęli zapominać o rozważnym wydatkowaniu środków. Nie można zapominać o konkursach.
Miejmy nadzieję, że ustawa federalna nr 44 „O systemie kontraktów w zakresie zamówień na towary, roboty budowlane, usługi na potrzeby państwa i gmin”, która wchodzi w życie w styczniu 2014 r., Zawiera przepisy mające na celu zapewnienie maksymalnej przejrzystości procesów zamówień i wzmocnienie kontroli publicznej za nimi, pozwolą osiągnąć bardziej znaczące rezultaty w działaniach zakupowych.
| |
Mówiąc o wydatkach budżetowych na utrzymanie archiwów, nie sposób nie wspomnieć o jeszcze jednej możliwości ich znacznego ograniczenia, ale tym razem w skali kraju. Mam na myśli optymalizację składu i objętości dokumentów kadrowych przechowywanych w archiwach państwowych i miejskich. Na slajd 5wyraźnie widać, że od 2001 r. Przyjmowanie dokumentów kadrowych w archiwach państwowych i miejskich przewyższało akceptację akt trwałego przechowywania, po czym nigdy nie spadło poniżej „stałej”, wynoszącej średnio około 3,0 mln jednostek magazynowych rocznie.
W efekcie, według danych certyfikacyjnych z 1 stycznia 2013 r., W archiwach rosyjskich znajduje się ponad 65 milionów takich przypadków, nie licząc oddziałowych. Spośród nich około 17 milionów powstało po wprowadzeniu rejestracji obywateli jako ubezpieczonych. Oczywiście budżety wszystkich poziomów obciążają ich utrzymanie - przechowywanie, księgowanie, zakup i użytkowanie - wielomilionowe wydatki.
W jakim stopniu są one uzasadnione w przejściu na spersonalizowaną rachunkowość, które zostało utrzymane po reformie przepisów emerytalnych? Przez fundusz emerytalny Federacja Rosyjska? Jest oczywiste, że skoro obecnie sam fundusz emerytalny wylicza emeryturę za pomocą własnych elektronicznych baz danych i dokumentów swoich archiwów wydziałowych, nie ma potrzeby przechowywania dubletów papierowych dokumentów dotyczących zarobków obywateli w innych archiwach. Oczywiście przez okres, w którym nie było jeszcze spersonalizowanej księgowości, nadal musimy prowadzić konta osobiste.
Aby rozwiązać ten problem, Rosarkhiv przygotował odpowiedni projekt ustawy o zmianie ustawy federalnej „O archiwach w Federacji Rosyjskiej”, który nie bez trudności, ale udało się skoordynować z Ministerstwem Pracy i rosyjską jednostką analityki finansowej. Jaka jest jego istota? Ponieważ w celu wdrożenia ustawy federalnej z 01.04.1996 nr 27-FZ „O indywidualnej rachunkowości spersonalizowanej w systemie obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego”, PFR Rosji stworzył i prowadzi bazę informacyjną dla każdego pracującego obywatela, która jest stale aktualizowana o informacje o jego aktywności zawodowej, tj. stworzono wszystkie niezbędne warunki do wyznaczenia mu w przyszłości emerytury pracowniczej, o ile naszym zdaniem możliwe jest zdecydowane skrócenie okresu przechowywania dokumentów osobowych powstałych po zarejestrowaniu obywatela jako ubezpieczonego. Po zwolnieniu pracownika proponuje się ustalenie 15-letniego okresu przechowywania takich dokumentów w organizacjach, niezależnie od formy własności, z wyjątkiem dokumentów dotyczących personelu pracowników, którzy pracowali ciężko, w szkodliwych, niebezpiecznych i innych specjalnych warunkach pracy (okres przechowywania tych dokumentów Pozostało 75 lat). W organizacjach, które są źródłem pozyskiwania archiwów państwowych i miejskich, ustanawia się również 15-letni okres przechowywania dokumentów osobowych, po którym następuje badanie wartości tych dokumentów. Oczywiście przy przeprowadzaniu takiego badania należy zachować ostrożność, aby, jak mówią, dziecko nie zostało wyrzucone z wodą. Mimo to korzyści są więcej niż oczywiste, ponieważ oprócz bezpośrednich oszczędności w środkach finansowych, według naszych obliczeń, rocznie w archiwach państwowych i miejskich może być udostępniane około 2 tys. M 2. obszary magazynowe, które pozwolą na przyjęcie do przechowywania do 900 tys. plików trwałego przechowywania. Więc gra jest warta świeczki.
Skoro mówimy o kwestiach prawnych, pozwolę sobie na zastanowienie się nad dwoma ważniejszymi kwestiami.
Po rejestracji każdemu wręczono długo oczekiwany projekt nowego regulaminu funkcjonowania archiwów organizacji (czyli archiwów wydziałowych). Oczywiście projekt nie jest idealny. Pracując nad tym wyszliśmy od konieczności uproszczenia szeregu obszarów pracy archiwów wydziałowych, a także wprowadzenia norm związanych z powstaniem dokumentów elektronicznych. Dlatego bardzo chcielibyśmy otrzymywać od Państwa uwagi i sugestie dotyczące jego udoskonalenia, tak aby zgodnie z obowiązującymi przepisami można było szybko umieścić projekt tego normatywnego aktu prawnego w Internecie do publicznego rozpatrzenia.
Drugi to los naszego projektu ustawy o upoważnieniu podmiotów Federacji Rosyjskiej do przechowywania dokumentów archiwalnych organów terytorialnych federalnych organów wykonawczych i organizacji federalnych wraz z odpowiednią alokacją dotacji z budżetu federalnego. Z żalem, ale muszę uczciwie stwierdzić, że czas, w którym takie prawo mogło, jak mówią, „przeforsować”, został utracony - należało to zrobić na początku XXI wieku, w tak zwanych „tłustych” latach. Dziś, kiedy spodziewana jest kolejna fala światowego kryzysu finansowego, a krajowa gospodarka znajduje się w martwym punkcie, nierealne jest liczyć na jej przyjęcie. Ponadto Ministerstwo Finansów, nie mogąc zarządzać dużą liczbą różnego rodzaju subwencji i subwencji od budżetu federalnego po budżety innych szczebli, postanowiło skonsolidować wszystkie rodzaje przelewów w jeden „kocioł” dla każdego regionu, w którym środki archiwalne, ze względu na ich niewielką kwotę, zostaną nieodwracalnie rozpuszczone. W tej sytuacji walka o promocję ustawy traci sens. To gorzka, ale prawdziwa prawda, którą mam nadzieję, że zrozumiesz i zaakceptujesz. Poszukamy innych możliwości rozwiązania problemu dokumentów jednostek terytorialnych.
W związku z powyższym problem pozyskiwania środków ze źródeł pozabudżetowych staje się szczególnie palący. Wraz z przekształceniem większości archiwów państwowych w instytucje państwowe i transferem środków, które czerpią z odpłatnych prac i usług, do dochodów budżetowych, zachęta do takich działań dla niektórych wyraźnie się zmniejszyła. Nie należy jednak zapominać, że na szczeblu federalnym, a także w szeregu tematów, pozytywnie rozwiązano kwestię rekompensat za fundusze zarobione przez archiwa. Są więc dobre powody, aby zmniejszyć, a jeszcze bardziej zaprzestać renderowania płatne usługi nie ma żadnego. Ponadto z przyczyn obiektywnych mamy do czynienia z ostrym problemem utrzymania czołowej pozycji na rynku usług archiwalnych dla archiwów państwowych.
W warunkach spowolnienia wzrostu gospodarczego coraz więcej różnych organizacji, często bardzo oddalonych od biznesu archiwalnego, próbuje wziąć dla siebie część „rynkowego tortu”. Spotkaliśmy się z tym już w tym roku przy zakupie usług w zakresie ubezpieczeniowego kopiowania szczególnie cennych dokumentów filmowych oraz realizacji projektów badawczych. W przyszłości sytuacja może ulec pogorszeniu ze względu na fakt, że Prezydenckie Orędzie Budżetowe na lata 2014-2016 stawia za zadanie usuwanie barier i ograniczeń utrudniających dostęp organizacji pozarządowych do świadczenia usług państwowych (komunalnych), w tym przyciąganie ich na zasadach konkurencyjnych do realizacji zadania państwowe. Oznacza to, że na rynku usług archiwalnych, który tradycyjnie był zdominowany przez archiwa państwowe, mogą pojawić się silni konkurenci, których można pokonać jedynie oferując konsumentowi bardziej kompleksowe i jakościowe usługi.
W tych warunkach wraz z kontynuacją świadczenia tradycyjnej pracy i usług archiwalnych, czyli wykonawstwa zapytania tematycznekopiowanie i zamawianie (i na to zwracam szczególną uwagę, po cenach regularnie indeksowanych w zależności od stopy inflacji), również wymagają dywersyfikacji poprzez zastosowanie innowacyjnych rozwiązań.
| |
Naszym zdaniem jednym z nich mógłby być projekt stworzenia ogólnorosyjskiego serwisu internetowego o charakterze genealogicznym, którego dostęp do zasobów informacyjnych powinien być odpłatny (zwrotny). O czym to jest? Niedawno, w ramach federalnego programu docelowego, Rosarkhiv rozpoczął przeglądanie opowieści rewizyjnych z pierwszych trzech spisów powszechnych ludności i ksiąg Landrata przechowywanych w RGADA. W sumie to ponad 5 tysięcy skrzynek i około 5 milionów arkuszy ( slajd 6). Jak widać na slajdzie, prace postępują w szybkim tempie, co daje podstawy do nadziei, że proces digitalizacji zakończy się do połowy 2014 r., Po czym planowane jest umieszczenie zdigitalizowanych obrazów w Internecie, ale jak powiedziałem nie w wolnym dostępie, a za pewna opłata, której wysokość nie została jeszcze ustalona. Tak więc z jednej strony, biorąc pod uwagę niską ogólną wypłacalność naszej ludności, nie byłoby to dla nich obciążeniem, ale z drugiej strony byłoby to zauważalne wsparcie dla archiwów i budżetu.
Jeśli do zdigitalizowanych dokumentów RSADA dodamy zdigitalizowane materiały kolejnych rewizji i rejestry z regionalnych archiwów państwowych (a takie prace, jak wiemy, są już prowadzone dość intensywnie w terenie), to możemy uzyskać solidny zasób elektroniczny o charakterze genealogicznym, na który jest zapotrzebowanie na rynku informacyjnym. Wymienione przez konsumentów podczas korzystania z niego płatności elektroniczne należy dystrybuować proporcjonalnie do ilości zeskanowanych obrazów dokumentów z danego archiwum. Realizacja takiego projektu z umieszczeniem go w globalnej przestrzeni informacyjnej pozwoli naszym zdaniem zintensyfikować napływ środków od obywateli, w tym od rozproszonej po całym świecie diaspory rosyjskiej.
Drugą stroną problemu zwiększania dochodów jest organizacja ścisłego i dokładnego administrowania środkami otrzymanymi od partnerów, tak aby w odpowiednim czasie trafiały one na konta archiwalne i nie wpadały w przepływy bankowe.
Są to generalnie główne kierunki zwiększania efektywności archiwów, które oczywiście nie są przez nie wyczerpane i mogą być uzupełniane i doprecyzowywane w każdym temacie Federacji Rosyjskiej z uwzględnieniem specyfiki lokalnej.
Podsumowując, chciałbym powiedzieć, co następuje. Chociaż nie wszyscy archiwiści odczuli jeszcze poprawę swojej sytuacji finansowej, w żaden sposób nie daje nam to prawa do stracenia realnej szansy na podniesienie krajowej działalności archiwalnej na wyższy poziom. Prezydent i rząd dążą do tego. To pilna potrzeba społeczeństwa. Taki jest przecież cel strategiczny, który na ostatnim posiedzeniu Rady zadeklarowaliśmy w Koncepcji rozwoju archiwów do 2020 roku, a jego osiągnięcie jest dla nas, liderów branży archiwalnej, sprawą zaszczytną.
Pojęcie informatyzacji spraw archiwalnych w Rosji
Zatwierdzony przez Rosarchiv w 1995 roku
Wprowadzenie
Główne cele informatyzacji
Stan informatyzacji branży archiwalnej
Główne kierunki informatyzacji
Oprogramowanie do podstawowej działalności instytucji archiwalnych
Wsparcie językowe
Dokumenty archiwalne w mediach nietradycyjnych
Współpraca międzynarodowa
Organizacja prac nad informatyzacją
WPROWADZENIE
Koncepcja ta powstała w celu usprawnienia prac w zakresie informatyzacji państwowych instytucji archiwalnych w kontekście trwającej reformy archiwizacji w Rosji, intensywnego wprowadzania zaawansowanych technologii informatycznych we wszystkich sektorach gospodarki narodowej.
Koncepcja opiera się na aktach prawnych regulujących archiwizację w Rosji - „Podstawach ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej o Funduszu Archiwalnym Federacji Rosyjskiej i archiwach”, „Regulaminie Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej”, na przepisach aktów prawnych i dokumentów normatywnych regulujących procesy informatyzacji, do których w szczególności ustawa Federacji Rosyjskiej „O informowaniu, informatyzacji i ochronie informacji”, „Koncepcja informatyzacji prawnej Rosji”, „Podstawy polityki państwa w sferze informatyzacji”, a także szereg innych dokumentów zatwierdzonych dekretami Prezydenta Federacji Rosyjskiej.
Przy opracowywaniu Koncepcji wzięto pod uwagę branżowy rozwój naukowo-metodologiczny, praktyczne doświadczenia krajowych instytucji archiwalnych w pracy z technologiami komputerowymi, działalność archiwów zagranicznych w zakresie informatyzacji.
Koncepcja określa główne cele, zasady i priorytety archiwów i organów archiwalnych w zakresie informatyzacji, a także główne kierunki ich działań w tym zakresie. Jej rozwój spowodowany jest potrzebą optymalizacji organizacji prac nad informatyzacją w placówkach archiwalnych wszystkich szczebli oraz zintensyfikowania tych prac.
W pracach nad Koncepcją brali udział specjaliści z Rosarkhiv, VNIIDAD, RNITSKD, IPU AN RF.
1. GŁÓWNE CELE INFORMACYJNE
Informatyzacja archiwizacji ma na celu przede wszystkim rozwój racjonalnego systemu formowania, zapewniającego bezpieczeństwo, wszechstronne wykorzystanie Funduszu Archiwalnego Rosji i ochronę jego zasobów informacyjnych.
Wśród głównych zadań GAS Federacji Rosyjskiej najważniejsze jest zapewnienie obywatelom prawa do informacji, zapewnienie im szerokiego dostępu do zasobów informacyjnych znajdujących się w archiwach państwowych i centrach przechowywania dokumentów (CDC). Obecnie ich użytkowanie jest utrudnione zarówno ze względu na oddalenie wielu archiwów, jak i na niewystarczająco wysoki poziom naukowego opisu materiałów archiwalnych i ich tematycznego opracowania. Stworzenie baz danych wyszukiwania informacji (DB), kopii elektronicznych dokumentów archiwalnych z możliwością zdalnego dostępu przez sieci i systemy telekomunikacyjne rozszerzy dostęp do informacji archiwalnych.
Wewnątrzarchiwalne bazy danych o charakterze księgowym zwiększą dokładność informacji i efektywność informowania o wielkości i stanie dokumentów archiwalnych, posłużą jako podstawa do tworzenia zautomatyzowanych katalogów giełdowych, różnych indeksów, list instytucji-źródeł pozyskania itp., W tym na poziomie międzyarchiwizacyjnym i branżowym.
Stworzenie kompleksu bazy danych o stanie materialnym, technicznym, kadrowym i finansowym archiwów federalnych i ich wykorzystaniu systemy eksperckie zapewni możliwość zwiększenia trafności i efektywności zarządzania i planowania, kontroli nad realizacją decyzji.
Stworzenie zautomatyzowanej aparatury badawczo-referencyjnej, baz danych zawierających elektroniczne kopie dokumentów, rozwój systemów teleinformatycznych usprawni zaopatrzenie użytkowników w informacje archiwalne, pozwoli na sprawniejsze rozwiązywanie problemów wymiany informacji między instytucjami archiwalnymi, pomoże wzmocnić współdziałanie instytucji archiwalnych z władzami federalnymi i samorządowymi.
Wprowadzenie i aktywne wykorzystanie zautomatyzowanych technologii archiwizacyjnych powinno zwiększyć produktywność i sens pracy archiwisty, odciążając go od wielu rutynowych czynności. Zastosowanie nowoczesnych technologii informacyjnych zwiększy listę płatnych usług i poprawi ich efektywność.
Zastosowanie ogólnorosyjskich i międzynarodowych standardów w automatyzacji otwiera drogę dla rosyjskich archiwów do integracji z powstającą ogólnorosyjską przestrzenią informacyjną i zintensyfikowania współpracy międzynarodowej.
2. STAN INFORMATYZACJI PRZEMYSŁU ARCHIWALNEGO
Prace nad automatyzacją sposobów wyszukiwania informacji archiwalnych rozpoczęto w instytucjach archiwalnych ZSRR pod koniec lat 70. Opracowano koncepcję, która obejmowała następujące zapisy: uzasadniona jest jedynie komputeryzacja poszukiwań dokumentów archiwalnych związanych z wybranymi kompleksami tematycznymi o szczególnym znaczeniu społeczno-politycznym i gospodarczym kraju, a także dokumentów, o które najczęściej zwracają się badacze; wprowadzenie do systemu informacji o wszystkich dokumentach archiwalnych jest zbyt kosztowne i wymaga dużego nakładu pracy; najkorzystniejsze jest tworzenie międzyarchiwizacyjnych baz danych. Zdecydowano się na stopniowe wprowadzanie do zautomatyzowanego systemu informacji o dokumentach przechowywanych w archiwach państwowych ZSRR na poziomie funduszu.
Zgodnie z tą koncepcją opracowano wielofunkcyjny zautomatyzowany system wyszukiwania informacji dla szeregu tematycznych kompleksów dokumentów archiwalnych, który miał służyć jako obsługa operacyjna i informacyjna dla odbiorców informacji archiwalnych, a także do zautomatyzowanego przygotowywania katalogów archiwalnych.
Zautomatyzowany system naukowo specyfikacja (ASNTI wg dokumentów GAF ZSRR), zaimplementowany na komputerze ES, zawierał ok. 70 tys. Opisów dokumentów z archiwów na poziomie funduszu; bazy danych czterech kompleksów tematycznych na początku 1990 r. zawierały 176 tys. opisów dokumentów archiwalnych.
Utrzymanie tych baz danych umożliwiło gromadzenie znaczących tablic informacji w formacie elektronicznym, z których większość została później przeniesiona na komputer osobisty; do tej pory zawierają około 250 tys. rekordów. Doświadczenie w prowadzeniu tezaurusów składających się z jednostek leksykalnych opisanych dokumentów miało ogromne znaczenie dla dalszej pracy z tymi bazami. Istotne było również doświadczenie w klasyfikowaniu elementów tezaurusa, ustalaniu między nimi relacji hierarchii, skojarzeń i synonimii.
Powstanie komputery osobiste oznaczał prawdziwą rewolucję w wykorzystaniu komputerów i technologii komputerowych, zasadniczo zmienił podejście do informatyzacji w archiwizacji. Wydajne, kompaktowe i stosunkowo tanie komputery wyposażone w nowoczesne przez oprogramowanie, stworzyło możliwość wykorzystania zautomatyzowanych technologii w wielu rodzajach prac wykonywanych w placówkach archiwalnych, aby wykonywać je wydajniej i mniejszym kosztem pracy.
Obecnie wyposażenie państwowych instytucji archiwalnych w technologię komputerową jest nierównomierne, nie można go uznać za zadowalające. W archiwach państwowych ponad połowa parku maszynowego należy do przestarzałych modeli (Robotron, PC XT, PC AT / 286).
Niemal wszystkie archiwa z komputerami zaczęły tworzyć bazy danych, zarówno tematyczne, zapewniające użytkowanie dokumentów, jak i inne obszary działalności archiwów. Ogólnie rzecz biorąc, w archiwach Rosji te dwie kategorie prezentowane są w nierównych udziałach zarówno pod względem liczby baz danych, jak i ich całkowitej objętości. Pod względem liczby wprowadzonych wpisów wiodącą bazę zajmują bazy tematyczne - 88,7%, księgowe 10%, pozostałe 1,3% zawierają informacje administracyjno-zarządcze. Za tymi liczbami kryje się zupełnie inny stan rzeczy w archiwach państwowych i ośrodkach szczebla federalnego oraz w instytucjach archiwalnych podmiotów Federacji.
Większość bazy danych jest skoncentrowana w archiwach federalnych - 77,6%. W przypadku tej grupy archiwów bazy księgowe stanowią 1,4%, a prawie cały wolumen wprowadzanych informacji przypada na bazy tematyczne - 98,5%. Inaczej sytuacja wygląda w regionach: wolumeny księgowości i tematyczne bazy danych są w przybliżeniu takie same - odpowiednio 40,0% i 54,3%. W zautomatyzowanych zasobach informacyjnych (AIR) przemysłu archiwalnego 76,5% stanowią tematyczne bazy danych archiwów i centrów federalnych.
Z powyższych statystyk wynika, że \u200b\u200bwcześniejsze rozpoczęcie informatyzacji w archiwach federalnych, ich powiązania umowne z partnerami zagranicznymi pozwoliły na zakup (lub otrzymanie) sprzętu oraz częściowe dofinansowanie powstania bazy danych. W najbliższym czasie można spodziewać się wyrównania sytuacji, gdyż archiwa regionalne aktywnie pozyskują nowoczesne technologie, korzystając ze wsparcia władz lokalnych, podejmując decyzje organizacyjne i personalne na rzecz intensywnej automatyzacji prac archiwalnych, część z nich nawiązała stosunki umowne z partnerami zagranicznymi.
Należy zaznaczyć, że na przestrzeni kilku lat informatyzacja państwowych instytucji archiwalnych rozwijała się w dużej mierze spontanicznie, co wynikało przede wszystkim z braku bazy metodycznej i programowej do skoordynowanej i ukierunkowanej regulacji procesów informatyzacji: oprogramowanie standardowe (oprogramowanie) w głównych obszarach działalności instytucji archiwalnych, metodologiczne rozwój w zakresie efektywnego wykorzystania technologii komputerowej w archiwizacji, standardy opisów dokumentów archiwalnych w formacie elektronicznym, jednolite wsparcie językowe (LO) baz danych i banków danych w branży. W związku z tym tworzenie wymienionych elementów informatyzacji i ich wdrażanie w praktyce odpowiada interesom instytucji archiwalnych Federacji Rosyjskiej. Niniejsza Koncepcja oraz opracowany na jej podstawie Program informatyzacji umożliwią podjęcie systematycznej i merytorycznej pracy nad informatyzacją archiwów rosyjskich.
3. PODSTAWOWE KIERUNKI I ZASADY INFORMACYJNE
Główne kierunki informatyzacji pracy archiwalnej wynikają z głównych zadań i funkcji instytucji Państwowego Archiwum Rosji:
zapewnienie zachowania i państwowej rejestracji dokumentów z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej (AF RF);
nabycie AF RF i badanie wartości dokumentów;
działalność naukowa i informacyjna archiwów, wykorzystanie i publikacja dokumentów AF RF;
kierownictwo organizacyjne i metodyczne oraz kontrola nad pracą archiwów państwowych i resortowych oraz organizacją dokumentów w pracy biurowej instytucji.
Istotne uregulowanie i ujednolicenie działalności archiwów przechowujących dokumenty w formie papierowej stwarza warunki do powszechnego stosowania zasady typizacji w opracowywaniu i wdrażaniu zautomatyzowanych informatycznych procesów technologicznych. Istniejące cechy pracy archiwów z dokumentami na nośnikach filmowych mogą wymagać stworzenia dla nich specjalistycznego oprogramowania i kompleksów sprzętowych. Wraz z tym istnieje obecnie potrzeba opracowania konceptualnych podejść do organizacji i technologicznych aspektów pracy z dokumentami na nośnikach odczytywalnych maszynowo. Najważniejszym kierunkiem wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w działalności instytucji archiwalnych jest organizacja rejestracji dokumentów z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej. Realizacja tego priorytetowego obszaru jest ściśle związana ze stworzeniem zautomatyzowanego aparatu referencyjnego, który wykorzystuje informacje zgromadzone w procesie księgowania dokumentów.
Drugi kierunek informatyzacji ukierunkowany jest na zautomatyzowane wykonywanie prac związanych z akwizycją RF AF. Obejmuje rozliczanie instytucji-źródeł pozyskania, wsparcie informacyjne przy ustalaniu składu dokumentów, które mają być przechowywane w archiwach państwowych.
Trzeci kierunek obejmuje zadania związane z wykorzystaniem i publikacją dokumentów: organizowanie przyjmowania wniosków o udostępnienie informacji archiwalnych, usprawnianie procesów wyszukiwania, selekcji, udostępniania i kopiowania dokumentów, rozliczanie wydawania spraw badaczom, sporządzanie i wydawanie świadectw archiwalnych, rozliczanie się z użytkowania dokumentów. Jednym z rezultatów rozwiązania problemu rozliczania do użytkowania jest uzasadnienie składu funduszu ubezpieczeniowego i funduszu do użytkowania, co z kolei odnosi się do zadań rozwiązywanych w ramach zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów.
Czwarty kierunek to wykorzystanie narzędzi automatyzacji do badań naukowych i prac metodologicznych w archiwach państwowych. Ułatwia to stosowanie wysokowydajnych programów ogólnosystemowych i aplikacyjnych, w tym procesorów tekstu i tabel, systemów wydawniczych, systemów zarządzania bazami danych, hipertekstów i technologie multimedialne, które umożliwiają tworzenie baz danych zawierających kopie dokumentów, zbiory dokumentów archiwalnych, piśmiennictwo i publikacje informacyjne.
Piątym kierunkiem informatyzacji jest automatyzacja funkcji organizacyjnych i administracyjnych instytucji archiwalnych. Zautomatyzowane technologie służą jako narzędzie wspomagania informacyjnego zarządzania archiwami państwowymi, analizy ich działalności oraz stanu archiwizacji w regionach. Zastosowanie narzędzi komputerowych i specjalistycznego oprogramowania pozwala zmniejszyć pracochłonność i zwiększyć efektywność prac związanych z zarządzaniem archiwum. Niektóre zadania mają charakter lokalny (zarządzanie personelem, księgowość itp.), Inne („Paszport archiwum” itp.) Realizowane są w połączeniu z zadaniami wykonywanymi w innych obszarach.
Wymienione kierunki informatyzacji są ze sobą ściśle powiązane pod względem składu informacji wstępnej i rozwiązywanych zadań. Dlatego ich realizacja powinna przebiegać w określonej kolejności, zapewniając minimalizację kosztów zasobów przy jednoczesnym uzyskaniu jak największego efektu.
Informatyzacja archiwów Federacji Rosyjskiej opiera się na następujących podstawowych zasadach:
ciągłość w stosunku do tradycyjnie ustanowionego systemu rachunkowości państwowej i NSA do dokumentów AF RF, kontrola nad zapewnieniem bezpieczeństwa i rozliczanie wykorzystania dokumentów;
ciągłość rozwoju zautomatyzowanych technologii archiwizacyjnych: każda kolejna wersja określonego typu technologii pozwala na użycie zasoby informacyjnezgromadzone w poprzedniej wersji;
spójność we wdrażaniu rozwiązań technologicznych i informatycznych zarówno jednej placówki archiwalnej, jak i grupy archiwaliów: AAT to kompleks programowo-sprzętowy zapewniający racjonalne funkcjonowanie powiązanych baz danych;
wewnątrzgałęziowe ujednolicenie metod opisu, prezentacji, przekazywania i przetwarzania danych w postaci elektronicznej w ramach podstawowej działalności instytucji archiwalnych;
połączenie z systemami informatycznymi instytucji-źródeł rekrutacji oraz instytucji będących stałymi konsumentami informacji archiwalnych, z nieprzemysłowymi systemami transmisji danych.
4. OPROGRAMOWANIE DO PODSTAWOWEJ DZIAŁALNOŚCI INSTYTUCJI ARCHIWALNYCH
W kontekście powszechnego wprowadzania zautomatyzowanych technologii i systemów do praktyki instytucji archiwalnych decydujące znaczenie ma typizacja metod i rozwiązań projektowych w opracowywaniu ich wsparcia technicznego, algorytmicznego, programowego, informacyjnego i organizacyjnego. Przy opracowywaniu takich systemów z wykorzystaniem standardowych modułów zmniejsza się całkowity koszt, czas rozwoju i wdrożenia, zwiększa się niezawodność oprogramowania dzięki jego wielokrotnym testom, a także ułatwia szkolenie i zaawansowane szkolenie użytkowników. Zastosowanie typowych technologii archiwalnych zapewnia kompatybilność baz danych tworzonych przez różne placówki archiwalne, możliwość łączenia ich w jedną archiwalną sieć informacyjną z poziomymi powiązaniami między instytucjami archiwalnymi tego samego poziomu oraz pionowymi powiązaniami między instytucjami archiwalnymi różnych szczebli.
Stworzenie regionalnych zautomatyzowanych katalogów giełdowych, scentralizowanych archiwalnych baz danych, takich jak Centralny Katalog Akcyjny, Państwowy Rejestr Dziedzictwa Kulturowego Rosji (pod względem unikatowych dokumentów AF RF), baza zagranicznych archiwaliów Rosji, baza bibliografii archiwalnej itp. Jest niemożliwe bez wprowadzenia standardowych technologii archiwalnych. ... Typowe technologie pozwolą użytkownikowi z taką samą łatwością pracować w różnych archiwach bez konieczności poświęcania czasu na przekwalifikowanie.
Zastosowanie standardowych technologii zapewni szybką i niezawodną wymianę informacji pomiędzy archiwami państwowymi a organami archiwalnymi, co jest istotne dla podejmowania terminowych i uzasadnionych decyzji zarządczych. Typowe rozwiązania technologiczne, kompatybilne z rozwijaniem regionalnych i federalnych systemów informacyjnych, szybko i sprawnie zaspokoją potrzeby władzy ustawodawczej i wykonawczej.
Ujednolicone zasady technologiczne, uwzględniające międzynarodowe standardy, stworzą możliwość aktywnego i pełnego udziału archiwów rosyjskich w międzynarodowych systemach i sieciach archiwów i bibliotek.
Wsparcie informacyjne dla głównych działań archiwów państwowych i centrów dokumentacji odbywa się poprzez tworzenie standardowego oprogramowania, jego wdrażanie, praktyczne wykorzystanie zespołu połączonych ze sobą baz danych. Optymalnie te bazy danych działają w środowisku lokalnym śieć komputerowa (LAN) instytucji archiwalnej jako zespół lokalnych lub rozproszonych baz danych. Trzonem tego kompleksu jest baza danych zawierająca informacje (na poziomie funduszu i inwentarza) o charakterze księgowym, dotyczące zachowania materiałów archiwalnych, składu i treści dokumentów. Ta baza kluczy może być praktycznie zaimplementowana w postaci bazy lokalnej lub rozproszonej (z poziomym lub pionowym rozmieszczeniem tablic), w zależności od objętości dokumentów archiwalnych, rodzaju wyposażenia technicznego, lokalizacji magazynów.
Typowe oprogramowanie dla archiwów państwowych i centrów przechowywania dokumentów obejmuje oprogramowanie za bazę danych do współpracy z instytucjami-źródłami pozyskania, do ewidencji dokumentów archiwalnych i monitorowania ich bezpieczeństwa, do ewidencjonowania wykorzystania dokumentów archiwalnych; dla organów archiwizacji - oprogramowanie do baz danych „Katalog magazynowy”, „Paszport archiwum”. Wszystkie te bazy danych są powiązane z bazą danych kluczy albo bezpośrednio w procesie ich funkcjonowania, albo ze względu na charakter i formaty informacji wspólnych dla bazy danych.
Najlepszą opcją zapewniającą ujednoliconą politykę w dziedzinie informatyzacji na skalę całej branży jest rozwój i replikacja tego samego oprogramowania we wszystkich archiwach dla każdego z tych typów baz danych. Obecnie nie ma fundamentalnych przeszkód we wdrażaniu tego podejścia. Analiza materiałów z badania ankietowego instytucji archiwalnych, badanie struktur istniejących baz danych wykazało, że bazy danych o podobnej orientacji opierają się na podobnych zestawach wskaźników o tej samej interpretacji. Przeniesienie zgromadzonych informacji do nowych baz danych jest technicznie prostym problemem.
Archiwa, które rozpoczynają informatyzację od pracy w standardowym oprogramowaniu branżowym, automatycznie używają znormalizowanych zestawów wskaźników i formatów danych.
O składzie standardowego oprogramowania decydują istniejące dokumenty regulacyjne i metodologiczne regulujące działalność instytucji archiwalnych, charakter istniejących wewnątrzgałęziowych przepływów informacji. Można go jednak rozszerzyć w oparciu o praktykę pracy z dokumentami archiwalnymi.
Instytucja archiwalna, która zdecydowała się na opracowanie własnego oprogramowania zamiast standardowego, zawiera ustandaryzowaną listę pól w strukturze plików informacyjnych i zapewnia procedury ich konwersji do formatu akceptowanego w branży, aby zapewnić ich transfer do innych baz danych. Jednak ta ścieżka jest mniej racjonalna pod względem kosztów materialnych i intelektualnych.
Bezpośrednie perspektywy informatyzacji dyktują nie tylko konieczność stworzenia standardowego oprogramowania dla archiwów państwowych, ale także połączonych ze sobą kompleksów standardowego oprogramowania dla instytucji archiwalnych różnych szczebli w łańcuchach „archiwa państwowe - organ zarządzający archiwami podmiotu założycielskiego Federacji - Rosarchiv”, „archiwum federalne - Rosarchiv”.
(ze strony „Archiwa Rosji”).
Wraz z powszechnym wprowadzaniem zautomatyzowanych technologii i systemów do praktyki instytucji archiwalnych decydujące znaczenie ma typizacja metod i rozwiązań projektowych w rozwoju ich wsparcia technicznego, algorytmicznego, programowego, informacyjnego i organizacyjnego GOST R. 51141-98 Zarządzanie dokumentacją i archiwizacja ma decydujące znaczenie. Terminy i definicje [Zasoby elektroniczne]: / Standard państwowy zatwierdzony dekretem rosyjskiej normy państwowej z dnia 27.02.1998 nr 28 // ATP „Garant”, URL: http: //www.garant.ru., 2014 .. Podczas opracowywania takich systemów z Zastosowanie standardowych modułów obniża całkowite koszty, czas rozwoju i wdrożenia, zwiększa niezawodność oprogramowania dzięki wielokrotnemu testowaniu, ułatwia szkolenie i zaawansowane szkolenie użytkowników.
Zastosowanie standardowych technologii archiwalnych zapewnia kompatybilność baz danych (zwanych dalej DB) tworzonych przez różne instytucje archiwalne, możliwość ich łączenia w jedną archiwalną sieć informacyjną z poziomymi powiązaniami między instytucjami archiwalnymi tego samego poziomu oraz pionowymi powiązaniami między instytucjami archiwalnymi różnych szczebli.
Stworzenie regionalnych zautomatyzowanych katalogów giełdowych, scentralizowanych archiwalnych baz danych, takich jak Centralny Katalog Akcyjny, Państwowy Rejestr Dziedzictwa Kulturowego Rosji (pod względem unikalnych dokumentów AF RF), baza danych o zagranicznych archiwach Rosji, baza danych o bibliografii archiwalnej, itp. Jest niemożliwe bez wprowadzenia standardowego archiwum technologie. Typowe technologie pozwolą użytkownikowi z równą łatwością pracować w różnych archiwach, bez konieczności poświęcania czasu na przekwalifikowanie.
Zastosowanie standardowych technologii zapewni szybką i niezawodną wymianę informacji pomiędzy archiwami państwowymi a organami archiwalnymi, co jest istotne dla podejmowania terminowych i uzasadnionych decyzji zarządczych. Typowe rozwiązania technologiczne, kompatybilne z rozwijaniem regionalnych i federalnych systemów informacyjnych, szybko i sprawnie zaspokoją potrzeby władzy ustawodawczej i wykonawczej.
Ujednolicone zasady technologiczne, uwzględniające międzynarodowe standardy, stworzą możliwość aktywnego i pełnego udziału archiwów rosyjskich w międzynarodowych systemach i sieciach archiwów i bibliotek.
Wsparcie informacyjne dla głównych działań archiwów państwowych i centrów dokumentacji odbywa się poprzez tworzenie standardowego oprogramowania, jego wdrażanie, praktyczne wykorzystanie zespołu połączonych ze sobą baz danych. Optymalnie, te bazy danych funkcjonują w sieci lokalnej (LAN) instytucji archiwalnej jako zespół baz lokalnych lub rozproszonych.Podstawowe zasady dotyczące archiwów organizacji [Zasoby elektroniczne]: // SPS "Garant", URL: http: //www.garant. ru., 2014 .. Trzonem kompleksu jest baza danych zawierająca informacje (na poziomie funduszu i inwentarza) o charakterze księgowym, dotyczące zachowania materiałów archiwalnych, składu i treści dokumentów.
Typowe oprogramowanie dla archiwów państwowych i centrów przechowywania dokumentów obejmuje oprogramowanie do obsługi baz danych do współpracy z instytucjami-źródłami pozyskania, do prowadzenia ewidencji dokumentów archiwalnych i monitorowania ich bezpieczeństwa, do prowadzenia ewidencji wykorzystania dokumentów archiwalnych; dla organów archiwizacji - oprogramowanie do baz danych „Katalog magazynowy”, „Paszport archiwum”. Wszystkie wymienione bazy danych są powiązane z bazą danych kluczy bezpośrednio w procesie ich funkcjonowania lub ze względu na charakter i formaty informacji wspólnych dla bazy danych.
Najlepszą opcją zapewnienia jednolitej polityki w dziedzinie informatyzacji w skali całej branży jest tworzenie i replikacja we wszystkich archiwach tego samego oprogramowania dla każdego z tych typów baz danych. Obecnie nie ma fundamentalnych przeszkód we wdrażaniu tego podejścia. Analiza materiałów z badania ankietowego instytucji archiwalnych, badanie struktur istniejących baz danych wykazało, że baza danych o podobnej orientacji opiera się na podobnych zestawach wskaźników o tej samej interpretacji GOST R. 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje „[Zasób elektroniczny]: / Standard państwowy zatwierdzony dekretem rosyjskiej normy państwowej z dnia 27.02.1998 nr 28 // SPS„ Garant ”, URL: http: //www.garant.ru., 2014 .. Tłumaczenie zgromadzonych informacji na nowe bazy danych to technicznie prosta sprawa.
Bezpośrednie perspektywy informatyzacji dyktują nie tylko konieczność tworzenia oprogramowania standardowego dla archiwów państwowych, ale także połączonych ze sobą kompleksów oprogramowania standardowego dla instytucji archiwalnych różnych szczebli w łańcuchach „archiwa państwowe - organ zarządzający archiwami podmiotu wchodzącego w skład Federacji - Rosarchiv”, „archiwum federalne - Rosarchiv”.
