UNIWERSYTET PAŃSTWA TOMSKIEGO (TSU)
Dział historii
UDC 005.92
POZWÓL ZABEZPIECZAĆ W HAKU
Głowa kawiarnia historie i
Zarządzanie dokumentami
Doctor ist. nauki, prof.
N.S. Larkov
„____” ___________ 2010
PRACA DYPLOMOWA
AUTOMATYZACJA ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W ADMINISTRACJI DYSTRYKTU TOMSKIEGO
Tatianenko Ekaterina Viktorovna
kierownik
Sztuka. nauczyciel, kandydat ist. nauk
E.V. Tatyanenko
Tomsk 2010
Ministerstwo Edukacji i Nauki Federacji Rosyjskiej
^ UNIWERSYTET PAŃSTWA TOMSKIEGO (TSU)
Dział historii
Katedra Historii i Dokumentacji
Potwierdzam
Głowa kawiarnia prowadzenie historii i ewidencji
Doktor historii, profesor
N.S. Larkov
„___” ___________ 2010
ZADANIE
W przygotowaniu praca dyplomowa student Tatyanenko Ekaterina Viktorovna
1. Temat pracy magisterskiej: „Automatyzacja edukacji przedszkolnej w administracji regionu Tomska”
2. Termin ukończenia pracy studenckiej:
^ 3. Dane źródłowe pracy:
Cel opracowania: analiza wdrożenia AS DOW w administracji regionu Tomska.
Cele badania: zapoznanie się z pakietem regulacyjnym i metodologicznym dokumentów służby DOW Departamentu Administracji Administracji Obwodu Tomskiego; ocenić status bieżącej dokumentacji; konsekwentnie badać etapy automatyzacji DOW i pojawiające się problemy; do zbadania możliwości uzyskanych w wyniku realizacji programu i dalszych perspektyw rozwoju AS DOW w administracji TR.
Przedmiot badań: wdrożenie AS DOW, problemy i perspektywy automatyzacji DOW w administracji regionu Tomska.
Metody badawcze: analiza, synteza, porównanie, uogólnienie, klasyfikacja, indukcja, obserwacja, ankieta, grafika, statystyki, opis, prognozowanie.
^ 4. Podsumowanie pracy:
Kierownik pracy dyplomowej
Kandydat nauk historycznych, starszy wykładowca ________________ V.V. Mirkin
Zadanie zostało przyjęte do realizacji 26 lutego 2010 r. ________________ E.V. Tatianenko
ADNOTACJA
Praca dotyczy funkcji, etapów, problemów we wdrażaniu zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentami. Teoretyczne i stosowane aspekty automatyzacji DOW są badane na przykładzie administracji obwodu tomskiego. Podano ogólną ocenę wyników wprowadzenia zautomatyzowanego systemu DOE, podano prognozę rozwoju elektronicznego zarządzania dokumentami.
Wprowadzenie 6
Funkcje, etapy, problemy wdrażania AS DOW 15
wsparcie zarządzania 15
1.2 Kroki automatyzacji 21
1.3 Problemy automatyzacji DOW 28
2 Automatyzacja DOW w administracji regionu Tomska 47
2.1 Etapy automatyzacji DOW.
Badanie procesu wdrażania AS DOW 59
2.2 Wynik wdrożenia „Kodeksu” AS i perspektywy rozwoju automatyzacji edukacji przedszkolnej w administracji regionu Tomska 68
Wniosek 73
Lista referencji i literatury 77
DODATEK A Wykaz podstaw legislacyjnych i normatywno-metodologicznych DOU 86
DODATEK B Liczba dokumentów 92
ZAŁĄCZNIK W KORESPONDENCJI BIUROWEJ
Problemy z korespondencją 96
ZAŁĄCZNIK D Rodzaje dokumentów 97
DODATEK E Harmonogram „Odwołania obywateli” 98
ZAŁĄCZNIK E Stosunek dokumentów
Dla okresu 2008 i 2009 (Od stycznia do listopada) 99
DODATEK G Schemat tras dojazdu
100 dokumentów
DODATEK H Zakres wymagań i obowiązków w zakresie opracowywania oprogramowania (oprogramowania) dla elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i prowadzenia dokumentacji 101
WPROWADZENIE
Obecnie trudno sobie wyobrazić swoją działalność, jakąkolwiek instytucję, organizację bez technologii informacyjnej (IT). Technologia informacyjna (technologia informacyjna, IT) - szeroka klasa dyscyplin i obszarów działalności związanych z technologiami zarządzania i przetwarzania danych, w tym wykorzystującymi technologię komputerową. Ostatnio technologia informacyjna jest najczęściej rozumiana jako technologia komputerowa. W szczególności informatyka zajmuje się wykorzystaniem komputerów i oprogramowania do przechowywania, przekształcania, ochrony, przetwarzania, przesyłania i odbierania informacji 1. Dzięki technologii komputerowej obciążenie związane z przetwarzaniem informacji znacznie spadło. Zarządzanie dokumentacją nie jest wyjątkiem. Aby usprawnić pracę w pracy biurowej, opracowano wiele zautomatyzowanych systemów.
Według „New Illustrated Dictionary” automatyzacja polega na stosowaniu automatycznych maszyn, automatycznych i zautomatyzowanych systemów w produkcji, nauce, zarządzaniu i innych sferach działalności człowieka. Głównym celem automatyzacji jest zwiększenie wydajności pracy, optymalizacja zarządzania, poprawa jakości, wyeliminowanie osoby z pracy w warunkach niebezpiecznych dla zdrowia 2.
Obecnie rynek oferuje wiele synonimów koncepcji „automatyzacji DOW”: system zarządzania dokumentami, komputerowy system zarządzania dokumentami, system zarządzania biurem, rozproszony system zarządzania dokumentami, system zarządzania dokumentami, technologia automatyzacji biura przemysłowego, elektroniczny system zarządzania dokumentami itp. Naukowcy z VNIIDAD oferują wszystkie różne produkty oprogramowania, które można łączyć pod zastrzeżonymi nazwami zautomatyzowanymi systemami zarządzania dokumentami (AS DOW). Ich zdaniem ta definicja w pełni odzwierciedla obecny stan rzeczy 1.
Automatyzacja procesów biurowych to racjonalna organizacja operacji, uwzględniająca najnowsze technologie z informacjami i dokumentami: przygotowanie i wykonanie, przekazanie (dostawa), księgowość, stworzenie aparatu informacyjnego i referencyjnego w oparciu o rejestrację, organizacja kontroli realizacji podjętych decyzji, bieżące przechowywanie, możliwość zniszczenia ( cenne doświadczenie), tworzenie i utrzymywanie archiwum 2 .
Współczesna działalność każdej organizacji odbywa się poprzez automatyzację niektórych procesów. Z kolei samorządy potrzebują solidnych podstaw do organizowania procesów zarządczych, współpracy i realizacji zleceń wykonawczych. Działania administracji prowadzone są na podstawie DOE. Dlatego istnieje potrzeba optymalizacji ten teren ze względu na zautomatyzowane systemy. Wdrożenie AS jest złożoną pracą wymagającą zintegrowanego podejścia.
W ostatnich latach coraz więcej organizacji zaczęło zautomatyzować pracę z dokumentami jako całością. Okoliczność tę ułatwiło przyjęcie:
1. Ustawa federalna z dnia 10 stycznia 2002 r. Nr 1-ФЗ w sprawie elektronicznych podpisów cyfrowych. Prawo to znacznie rozszerzyło zakres dokumentów elektronicznych.
2. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 28 stycznia 2002 r. Nr 65 „W sprawie federalnego programu docelowego„ Electronic Russia (2002-2010) ”, przewidującego„ cyfryzację większości przepływów pracy między podmiotami gospodarczymi, organami państwowymi i organy samorządu terytorialnego ”1.
W tym artykule skupimy się na wprowadzeniu nowoczesnych środków technicznych w dziedzinie zarządzania dokumentami, zarówno w Federacji Rosyjskiej, jak i bezpośrednio w administracji regionu tomskiego.
Wszelkie prace badawcze obejmują badanie materiału teoretycznego na dany temat. Główne etapy badań obejmują: studiowanie literatury i innych źródeł; badanie dokumentacji normatywnej i metodologicznej w administracji, innych dokumentów wykorzystywanych w pracy; badanie operacji biurowych; badanie zgodności pracy z zasadami i normami; przesłuchanie pracowników Urzędu do Spraw; badanie etapów wdrażania zautomatyzowanego systemu (AS); analiza wyniku wprowadzenia prelegentów; prognozowanie dalszych prac nad rozwojem elektronicznego zarządzania dokumentami.
Warto jednak zauważyć, że pomimo dużego zapotrzebowania na literaturę krajową na ten temat, nadal brakuje źródeł, brakuje pracy mającej na celu badanie automatyzacji biura. Można to wytłumaczyć względną nowością i niezwykle szybkim rozwojem technologii komputerowych i informatycznych. W rezultacie wiele podręczników, dzieł, artykułów itp. Szybko traci na znaczeniu.
Obecnie większość źródeł oferuje informacje na temat praktycznego zastosowania niektórych programów. Przeanalizuj i zapoznaj się z możliwe problemy oraz takie czasopisma, jak: Sekretariat, Praca biurowa, Podręcznik sekretarza i kierownika biura oraz inne pomagają na etapach automatyzacji obsługi zarządzania dokumentami.
Autorami artykułów i innych prac są specjaliści z zakresu zarządzania dokumentami i badań archiwalnych zajmujących się problemami dokumentów elektronicznych, AS DOW, a także pracownicy różnych organizacji. Wśród nich można wyróżnić następujących specjalistów: O.I. Ryskov 1 - starszy badacz, VNIIDAD, uczestnik rocznego konferencje naukowe i praktyczne; S.L. Kuzniecow 2 - kandydat nauk historycznych, kierownik Centrum Naukowo-Informacyjnego Fundacji Gorbaczowa; TELEWIZJA. Kuznetsova 3, szef. Wydział Dokumentacji, IAI RSUH, profesor; G.A. Serova 4 - Ph.D.
Serova G. A. ujawnia w swoich artykułach podstawowe przedmioty i zasady automatyzacji DOE. Znaczący wkład w rozwiązanie problemu automatyzacji wniósł T.V. Kuzniecowa. Pomocy w zapoznaniu się z etapami i funkcjami automatyzacji zapewniły artykuły S. L. Kuzniecowa, a także Polina Kochetkova 5 (wiodący specjalista firmy CJSC InterTrust).
Marina Tarasova podkreśla praktyczne podejście do wdrażania elektronicznych systemów zarządzania dokumentami (EDMS) 6.
O. Podolina, pracownik firmy „I tter T rust” , konsultant Centrum Usług Konsultacyjnych i Wdrożeń bada cykle życia dokumentów w ramach EDMS i wyjaśnia znaczenie tradycyjnej pracy biurowej 1 .
Zhuravleva N. w swoich artykułach koncentruje się na skanowaniu dokumentów i potrzebie rozpoznania za pomocą różnych narzędzi programowych. Zwraca uwagę na szkolenie pracowników podczas pracy z EDS oraz problemy pojawiające się podczas wyboru, wdrażania i eksploatacji 2 .
Belaya TR, pracownik naukowy, Departament DOE VNIIDAD szczegółowo analizuje proces tworzenia i organizowania wdrożenia AS DOU 3 .
Dostarczone przez naukowców, badaczy i specjalistów w dziedzinie pracy biurowej i automatyzacji procesów edukacji przedszkolnej, dane można podzielić na dwa typy. Pierwszy rodzaj pracy to ramy regulacyjne, analiza inicjatyw legislacyjnych. Prace drugiego typu oferują przykłady praktyczne zastosowanie, analiza możliwości AS DOW.
Podstawą źródłową badania były akty prawne Federacji Rosyjskiej, a także standardy państwowe (GOST), karta administracji regionu Tomska, regulacje, przepisy dotyczące usługi DOW, instrukcje DOW, opisy stanowisk specjalistów, a także zasady, które bezpośrednio lub pośrednio regulują kwestie użytkowania, tworzenie AS DOW. Z dokumentacji księgowej i referencyjnej wykorzystano: bazę danych (DB) zautomatyzowanego systemu „Code”, bazę danych AS „KORD”, nomenklaturę spraw na 2009 r. Oprócz formularzy i samych dokumentów, instrukcji i podręczników dla użytkowników i administratorów dotyczących pracy ze zautomatyzowanym systemem „Kod”.
Wśród znaczących, głównych źródeł należy wymienić Federalny Program Celowy „Elektroniczna Rosja”. Premier Władimir Putin podpisał dekret rządu Federacji Rosyjskiej nr 721 z dnia 10 września 2009 r., Który zatwierdził zmiany w federalnym programie docelowym „Electronic Russia (2002-2010)” 1.
Główne cele programu to stworzenie warunków dla rozwoju demokracji, zwiększenie wydajności gospodarki, administracji publicznej i samorządu lokalnego poprzez wprowadzenie i masową dystrybucję ICT (technologii informacyjnych i komunikacyjnych), zapewnienie prawa do swobodnego wyszukiwania, otrzymywania, przekazywania, produkcji i rozpowszechniania informacji, rozszerzania szkolenie specjalistów ICT i wykwalifikowanych użytkowników.
W trakcie programu przygotowano kilka głównych przepisów federalnych, które bezpośrednio regulują dziedzinę technologii informatycznych. 27 lipca 2006 r. Zatwierdzono ustawę federalną nr 149 „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”, która faktycznie wprowadziła jednolity system prowadzenia rejestrów w organach państwowych i organach samorządu lokalnego 2.
Ustawa federalna „O danych osobowych” ustaliła wymagania dotyczące ochrony baz danych personelu. Prawo nakłada szereg ograniczeń na systemy automatyki biurowej. Na przykład zgodnie z art. 19 „operator przetwarzając dane osobowe jest zobowiązany do podjęcia niezbędnych środków organizacyjnych i technicznych, w tym zastosowania środków szyfrujących (kryptograficznych), w celu ochrony danych osobowych przed bezprawnym lub przypadkowym dostępem do nich, zniszczeniem, modyfikacją, blokowaniem , kopiowanie, dystrybucja danych osobowych, a także innych nielegalnych działań ”1.
Dokument jest nierozerwalnie związany z autentycznością, a zatem z mocą prawną. Obecnie dokument jest nie tylko materialnym nośnikiem informacji, ale także dokumentami elektronicznymi. W celu ochrony dokumentu elektronicznego przed poprawkami, fałszowaniem i dodawaniem informacji opracowano ustawę „W sprawie elektronicznego podpisu cyfrowego” 2, która wprowadza pojęcie „elektronicznego podpisu cyfrowego” jako wymogu dokumentu elektronicznego w celu ochrony przed fałszowaniem.
Tworzenie, działanie automatycznych systemów jest regulowane przez GOST 34.601-90 3. GOST określa osiem etapów tworzenia automatycznych systemów wykorzystywanych w różnych obszarach działalności. W sferze zarządzania: tworzenie wymagań dla systemów automatycznych (AS), opracowywanie koncepcji AS, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, projektowania obrysowego, projektowania technicznego, dokumentacji roboczej, uruchamiania, konserwacji AS. GOST 34.602-89 4 określa skład, treść, zasady przygotowania dokumentu „Zakres uprawnień do tworzenia (rozwoju lub modernizacji) systemu”, a także procedurę jego opracowania, zatwierdzenia i zatwierdzenia. Norma ta stanowi, że wymagania zawarte w zakresie wymagań i obowiązków nie powinny „być gorsze od podobnych wymagań dla najlepszych współczesnych analogów krajowych i zagranicznych”.
Badany materiał wykazuje niespójność ram prawnych w zakresie regulacji dokumentacji elektronicznej. Co więcej, doświadczenie w zakresie regulacji prawnych nie jest ogromne, a problem nie został ujawniony z punktu widzenia zarządzania dokumentami, dlatego istnieje powód, aby uznać za istotny temat proponowanej pracy.
Ten projekt dyplomowy ma również praktyczne znaczenie. Analizowane informacje są przedstawione w zwięzłej i wygodnej formie do wykorzystania w pracy. Jest to rodzaj praktycznego przewodnika dla każdego, kto chce opanować podstawy automatyzacji DOW. Część teoretyczna pozwala na sformułowanie ogólnej idei procesów automatyzacji, a część praktyczna stanowi potwierdzenie lub odrzucenie przyjętych koncepcji. W każdym konkretnym przypadku, gdy chodzi o automatyzację, pojawia się dylemat: jaki rodzaj systemu automatyzacji do zarządzania dokumentacją wybrać, co należy kierować przy wyborze, jak opracować „plan działania”, ograniczyć się do rozwiązania pilnych problemów automatyzacji lub stworzyć system „wzrostu” 1.
Przedmiotem badań są w pełni rosyjskie zasady automatyzacji DOW, automatyzacja usługi DOW zarządzania sprawami w administracji TR oraz wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami w administracji jako całości.
Przedmiotem tego badania są problemy, które mogą pojawić się na wszystkich etapach pracy z automatyzacją DOW, etapy procesu wdrażania AC DOW, problemy i potencjalne perspektywy automatyzacji DOW w administracji regionu Tomska.
Metody badawcze: analiza, synteza, porównanie, uogólnienie, badanie dokumentów, bezpośrednia obserwacja, ankieta, grafika, statystyki, prognozowanie.
Celem badania jest: analiza wdrożenia AS DOW w administracji regionu Tomska.
Zadania, które realizują cel pracy: rozważenie funkcji AS DOW; badanie etapów automatyzacji i problemów pojawiających się podczas wdrażania środków optymalizacji DOW; zapoznać się z normatywnym i metodologicznym pakietem dokumentów na rzecz Biura DOW Wydziału Administracyjnego Obwodu Tomskiego; ocenić status bieżącej dokumentacji; badanie problemów napotkanych w procesie automatyzacji; do zbadania możliwości uzyskanych w wyniku realizacji programu i dalszych perspektyw rozwoju AS DOW w administracji TR.
Projekt dyplomowy składa się ze wstępu, głównej części, która zawiera dwa rozdziały, wnioski, listę referencji oraz literaturę i aplikacje.
^ 1. Funkcje, etapy, problemy wdrażania AS DOW
1.1 Funkcje systemów automatyki do zarządzania dokumentami
Studiując główne funkcje systemów automatyki biurowej, należy podkreślić niezbędny zestaw cech, którym powinien odpowiadać pełnowartościowy AS DOW.
Przede wszystkim jest to możliwość utworzenia dokumentu. Dokument można utworzyć niezależnie w odpowiednim edytorze (tekstowym, graficznym) lub na podstawie przygotowanych szablonów.
Program zapewnia automatyczną rejestrację dokumentów. Dla każdego dokumentu księgowego tworzona jest karta rejestracyjna i kontrolna, w której wpisywane są informacje o dokumencie. System może rejestrować zarówno dokumenty utworzone bezpośrednio w nim, jak i zaimportowane z zewnątrz.
AC pozwala na pracę z korespondencją. Ta funkcja z reguły charakteryzuje się tym, że łączącym początkiem paczki dokumentów jest adresat - nadawca, nawet jeśli pisze na różne tematy.
System obsługuje rejestrację, przetwarzanie i kontrolę dokumentów administracyjnych.
Dokumenty, połączone pewnymi znakami, są tworzone w folderach roboczych użytkownika. Co więcej, często nie przechowują samego dokumentu, ale link do niego.
System pozwala na wdrożenie kontroli nad wykonywaniem dokumentów. Wykonanie dokumentów jest monitorowane zarówno na poziomie autora uchwały, jak i scentralizowanej kontroli z możliwością generowania raportów z wykonania dokumentów kontroli.
Przetwarzanie i przechowywanie dokumentów. Karta rejestracyjna umożliwia dołączanie plików zawierających rzeczywisty dokument w skomputeryzowanej formie prezentacji (na przykład tekst, materiał audio lub wideo itp.). System powinien mieć możliwość łączenia dokumentów, umożliwiając łączenie pojedynczych plików tekstów i grafik, tworząc kompletny dokument.
Praca z powiązanymi dokumentami. Obsługuje możliwość ustanawiania powiązań między kartami rejestracyjnymi dokumentów powiązanych tematycznie, anulowania lub uzupełniania się, powtarzania itp. Podczas pracy z dokumentem zawsze możesz przeglądać całą korespondencję dotyczącą pytania, jego historię, wysyłać kopie kart do innych działów, mając natychmiastowy dostęp do każdej interesującej karty.
Przepływ dokumentów, wprowadzanie uchwał i komentarzy. Mechanizm przenoszenia dokumentów zapewnia przetwarzanie i przesyłanie dokumentów między użytkownikami systemu. Podstawa automatycznego transferu dokumentów może służyć jako rozwiązanie. Trasowanie ruchu dokumentu może być zakodowane na stałe lub może być określone przez użytkownika. Ścieżka dokumentu od momentu przekazania go do głowy w celu wstępnego rozpatrzenia do momentu spisania go w skrzynce jest ustalona.
Obsługa zagnieżdżonych podsystemów. System biurowy organizacji obejmuje podsystemy jednostek z własnymi funkcjami (księgowość, kontrola, przepływ dokumentów itp.)
Wersje śledzenia pojedynczego dokumentu. Gdy kilku użytkowników pracuje nad jednym dokumentem, problem „wersji” oraz problem „kopii i oryginałów” zajmuje dużo czasu i energii.
Księgowanie dokumentów numerowanych, raportowanie.
Przetwarzanie rozproszone, wysyłanie dokumentów pocztą. Przetwarzanie dokumentów powinno być takie samo dla wszystkich użytkowników systemu. Do wymiany informacji między użytkownikami zapewnia system e-mail, których funkcje obejmują: korespondencję urzędową i osobistą; automatyczna dystrybucja wiadomości i powiadomień. System pozwala tworzyć listy mailingowe.
Pracuj przez Internet. System implementuje serwer WWW do pracy biurowej, który zapewnia dostęp do danych na dokumentach i samych dokumentów z dowolnego komputera lokalnego lub zdalnego za pośrednictwem Internetu. Użytkownik ma możliwość złożenia wniosku o wyszukanie dokumentu lub grupy dokumentów zarejestrowanych w systemie.
System wyszukiwania pozwala znaleźć dokument według kilku kryteriów: nazwa dokumentu, adresat, nadawca, data dokumentu, słowa zawarte w tekście dokumentu itp.
System pozwala archiwizować dokumenty. Po przetworzeniu podpisane dokumenty są archiwizowane. Administracyjna stacja robocza umożliwia konfigurowanie trybów archiwizacji i przywracania dokumentów oraz ustawianie praw dostępu do archiwów.
Odpis dokumentu w biznesie. Po wpisaniu odpowiedniego wpisu na karcie rejestracyjnej w zautomatyzowanym systemie dokument zostaje odpisany do skrzynki.
Utrzymanie i automatyczna aktualizacja słowników i katalogów. Katalogi systemu obejmują: użytkowników, wydziały, organizacje, obywateli, kategorie tematyczne dokumentów, standardowe teksty, nomenklatury spraw, znaczki dostępu, listy mailingowe. W niektórych systemach możesz samodzielnie tworzyć nowe tabele ręczne.
Zapewnienie automatyzacji pracy referencyjnej i analitycznej. System generuje standardowe raporty i wykresy (referencje, streszczenia, czasopisma, listy dokumentów). Możliwe jest również pobranie generatora raportów i wykresów. Podczas działania rejestrowane są działania systemu, działania użytkownika.
Regulacja praw dostępu. Prawa użytkownika w systemie regulują zarówno prawa dostępu do plików kart i dokumentów zgodnie z ich sępami, jak i zestaw funkcji dostępnych dla tego użytkownika (rejestracja, edycja, spisywanie dokumentu, dezaktywacja itp.). W razie potrzeby pracownicy jednostek mogą mieć możliwość pracy tylko z dokumentami swojej jednostki. Dokumenty innych działów będą w ogóle niedostępne lub dostępne tylko do przeglądania.
Przekazywanie praw do podpisu. System zapewnia podpis elektroniczny dokumentów i rozstrzygnięć dokumentów. W razie potrzeby możliwe jest przekazanie prawa do podpisania jednego dokumentu lub skonfigurowanie automatycznego przekazania wszystkich dokumentów otrzymanych do podpisu przez szefa.
Ochrona danych. Każdy miejsce pracy może być chroniony hasłem przed próbami nieautoryzowanego dostępu do informacji i wykonywania działań w imieniu użytkownika. Jednocześnie system powinien odpowiadać istniejącej praktyce pracy biurowej, wspierać pełny cykl życia dokumentu w organizacji: od jego pierwszej rejestracji do spisania. System musi przejść państwową certyfikację zgodności z GOST w zarządzaniu biurem.
Tworzenie systemów biurowych dla organizacji o szczególnych wymaganiach w zakresie ochrony informacji odbywa się z uwzględnieniem faktu, że konieczne jest zapewnienie zgodności systemu ze wszelkimi specjalnymi środkami ochrony informacji, w tym certyfikowanymi, co pozwoli na harmonizację jego użytkowania z istniejącymi normami bezpieczeństwa 1 .
Podsumowując powyższe, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie. Zautomatyzowane systemy DOW spełniają następujące funkcje: tworzenie i rejestracja dokumentów, przekazywanie korespondencji, kontrola, wykonywanie executorów, a następnie kontrola nad wykonywaniem dokumentów, wyrejestrowanie, odpisanie, praca referencyjna i przechowywanie archiwów. Oprócz ochrony informacji przed nieautoryzowanym użyciem, kopiowaniem, modyfikacją, przekazywaniem i przyznawaniem praw dostępu.
W ten sposób można wyróżnić główne zadania AS DOW i zautomatyzowanych procesów.
Główne zadania automatyzacji biura to:
Organizacja procedury pracy z dokumentami bez zwiększania personelu;
Zmniejszenie personelu, jeśli to konieczne;
Poprawa obsługi klienta i przywództwo w firmie, przedsiębiorstwie, organizacji;
Skrócenie czasu przetwarzania, wykonywania i przekazywania dokumentów;
Wyłączenie utraty dokumentów;
Scentralizowane monitorowanie postępów procesów biurowych;
Poprawa kontroli wydajności;
Poprawa jakości przetwarzania dokumentów;
Zapewnianie przechowywania dokumentów;
Skróć czas na prace referencyjne.
Przyjmowanie, rejestracja, przetwarzanie i dystrybucja poczty przychodzącej;
Przygotowanie, podpisywanie, rejestracja i dystrybucja poczty wychodzącej;
Przygotowanie, podpisywanie, rejestracja i wysyłanie dokumentów wewnętrznych i organizacyjnych i administracyjnych;
Tworzenie instrukcji dla wszystkich rodzajów dokumentów, uchwał i możliwość rejestracji odpowiedzi na nie;
Monitorowanie wdrażania dokumentów i uchwał;
Skanowanie dużej liczby dokumentów, tworzenie i utrzymywanie elektronicznych archiwów dokumentów.
Prowadzenie korespondencji biznesowej między organizacjami, poszczególnymi oddziałami i pracownikami 1.
Ograniczenie lub rozszerzenie dostępu do źródeł informacji.
Ponadto należy pamiętać, że automatyzacja biura jest tylko odzwierciedleniem systemu zarządzania dokumentami obowiązującego w organizacji (instytucji, przedsiębiorstwie, firmie, holdingu, korporacji). Dlatego wszelka automatyzacja w celu osiągnięcia najlepszych rezultatów powinna rozpoczynać się od optymalizacji istniejących schematów pracy z dokumentami w organizacji i tylko na podstawie tego zoptymalizowanego modelu należy zbudować zautomatyzowany system pracy biurowej. W przeciwnym razie przeniesienie na skomputeryzowane podstawy niedoskonałego, sprzecznego i mylącego schematu zarządzania dokumentami doprowadzi do powstania tego samego niespójnego i niedoskonałego zautomatyzowanego systemu. Dla udanej automatyzacji DOW proces ten należy podzielić na kilka etapów.
^ 1.2 Etapy automatyzacji
Pierwszy etap Automatyzacja DOW to stworzenie pakietu dokumentów legislacyjnych i regulacyjnych oraz metodologicznych, które opisują i regulują zarządzanie pracą biurową w organizacji 1.
Tworzenie normatywnego i metodologicznego pakietu dokumentów należy rozpocząć od wyboru GOST, które regulują branżę pracy biurowej. Ponadto pakiet ten powinien zawierać różne ustawy federalne kontrolujące procesy pracy z dokumentami w zależności od rodzaju, rodzaju przedsiębiorstwa, organizacji instytucji, akty normatywne Prezydenta i Rządu Federacji Rosyjskiej, dokumenty federalnych organów wykonawczych. (DODATEK A (informacyjny))
Uważam za celowe wyodrębnienie odrębnej sekcji w pakiecie dokumentów normatywnych i metodologicznych - skoroszytów i czasopism zajmujących się papierkową robotą. Z innych dokumentów może być konieczne Standard interakcji systemów automatyki do zarządzania dokumentami 2 .
Według S. Dubrovina potrzebny jest profesjonalny wygląd bieżących działań, rozwój metod i środków do osiągnięcia celu, rozwój wymagań dotyczących oprogramowania.
Pierwszym krokiem na tej ścieżce jest nomenklatura spraw. Cóż, jeśli tak, to jeśli nie, musisz to zrobić. Istniejące zalecenia dotyczące pracy z nomenklaturą spraw są ogólne, ale nie uwzględniają wszystkich rodzajów dokumentów, z którymi musi współpracować współczesna sekretarka lub biuro. Wśród nich są filmy, dokumenty fotograficzne, nagrania dźwiękowe, obrazy rastrowe i wektorowe. Specjalną sekcję zajmują dokumenty otrzymane w formie raportu z baz danych. Całą tę różnorodność należy rozpatrywać pod kątem przepływu pracy. Najłatwiejszym sposobem zorganizowania miejsca pracy jest utworzenie listy folderów na komputerze, która odpowiada liście spraw, z odpowiednią numeracją w nazwie. W takim przypadku kolejność folderów nie zmieni się podczas dodawania nowych, oraz system operacyjny zawsze da możliwość sortowania ich w porządku rosnącym liczb. Jednocześnie konieczne jest stworzenie okazji do wzięcia pod uwagę innego rodzaju dokumentów, które tradycyjnie nie są uwzględnione na liście spraw 1.
^ Drugi etap - przygotowanie specyfikacji technicznych zawierających szczegółowy opis tego, co i jak organizacja planuje zautomatyzować, co powinno się zmienić po wprowadzeniu zautomatyzowanego systemu, jak ten system powinien działać.
Podczas uruchamiania automatyki konieczne jest sformułowanie szczegółowych wymagań dla systemu lub, innymi słowy, technicznego zadania automatyzacji. Biorąc pod uwagę tę specyfikację techniczną (TOR) w połączeniu zja Usługa T organizacji wybierze i skonfiguruje program do użytku w pracy biurowej. W dużej mierze o tym, jak szczegółowa zostanie sformułowana taka lista wymagań, o sukcesie wprowadzania nowoczesnych technologii i wygodzie pracowników o ugruntowanej pozycji pakiet oprogramowania biuro komputerowe 2 .
Do przygotowania specyfikacji technicznych takie GOST mogą być przydatne jako: GOST 19.201-78 Zunifikowany system dokumentacji programowej. Zadanie techniczne. Wymagania dotyczące treści i projektu , GOST 34.602-89 Technologia informatyczna. Zestaw standardów dla systemów automatycznych. Warunki odniesienia dotyczące tworzenia zautomatyzowanego systemu 1. Dziś europejska specyfikacja MoReq-2 może być również stosowana w Rosji. Dokument zawiera szczegółowe zalecenia dotyczące formułowania wymagań technicznych dotyczących budowy kompletnych systemów automatyki dla przedszkolnych instytucji edukacyjnych. 2)
Możemy zatem powiedzieć o dość kompletnym składzie pakietu dokumentacji normatywnej i metodologicznej dla efektywnej pracy pracowników serwisu DOE.
^ Drugi etap to studium bieżącej dokumentacji. W celu obiektywnej oceny stanu pracy w biurze wymagane jest jej badanie. Badanie systemu DOW obejmuje dwie główne części:
Badanie składu i przepływu dokumentacji. W tej części opisano ilościowy i jakościowy skład dokumentów, ich drogi przepływu.
Badanie głównych procesów biurowych.
Aby zbadać cechy składu ilościowego dokumentów, okres ten trwał od 01.01.2009 do 11.31.2009. Łączna liczba wszystkich grup dokumentów zarejestrowanych w Departamencie Spraw (UD) wyniosła 11795.
Cały zestaw dokumentów w administracji regionu tomskiego to 3 grupy.
Skrzynka odbiorcza (przychodząca) - łącznie 4897 1;
Wychodzące (wysłane) - łącznie 2596 2;
Dokumenty wewnętrzne - 4302 3.
Analiza wykresu (DODATEK B (informacyjny))możemy powiedzieć, co następuje: stosunkowo niewielka liczba dokumentów na początku roku wiąże się z dużą liczbą weekendów i świąt. Wydaje się, że wzrost masy dokumentów wewnętrznych na wiosnę wiąże się z dużą liczbą orzeczeń dotyczących kwestii gruntów. Można założyć, że to warunki pogodowe określają ten trend, ponieważ wszystkie prace budowlane i gruntowe odbywają się w tym okresie. Ogólny spadek w miesiącach letnich związany jest z okresem wakacji, w tym z wakacjami Kierownika TR. Spadek liczby dokumentów przychodzących pod koniec roku wynika ze zmian w zasadach rejestrowania duplikatów dokumentów. Do września wszystkie przychodzące duplikaty dokumentów były rejestrowane jako duplikaty, a program nadał im dodatkowy numer tranzytowy. Na przykład, jeśli masz już 01-01-2365, dodatkowo 01-01-2365 / 1, 01-01-2365 / 2 itd. Ponadto zarejestrowano tylko pierwszy otrzymany dokument, w przypadku gdy oryginalny dokument (z niebieskim nadrukiem pocztą, dostarczony ręcznie) jest stosowany bez rejestracji do dokumentu z rozdzielczością rozdziału.
Należy zauważyć, że listy wysyłane faksem i pocztą elektroniczną nie są ponownie rejestrowane, ale raporty doręczeń są zapisywane.
Aby uzyskać najbardziej kompletną charakterystykę, należy dostarczyć tabelę i wykres dotyczący korespondencji. (ZAŁĄCZNIK B (informacyjny)).
Wykres odzwierciedla ilość przychodzącej i wychodzącej oficjalnej korespondencji na temat działalności. Liczby w legendzie odpowiadają danym w tabeli (nr p / p).
Wykres kołowy pokazuje, które pytania najczęściej spotyka się w korespondencji. Największy segment zajmuje korespondencja organów ścigania z organizacjami (ATC, prokuratorzy, sądy, wymiar sprawiedliwości). Wynika to z częstych próśb prokuratury, udziału w procesach itp. Korespondencja w kwestiach związanych z gruntami i zarządzaniem gruntami - segment 11% całkowitej liczby dokumentów przychodzących i wychodzących. Trzecie miejsce zajmuje część przeznaczona na dokumenty organów państwowych przesyłane do informacji (ustawy, dekrety, dekrety, decyzje, protokoły). Praca administracji opiera się również na działalności finansowej, co potwierdza 7% część.
Tabela według rodzajów dokumentów (DODATEK D (informacyjny)) pokazuje wszystkie nazwy dokumentów zarejestrowanych w Departamencie Spraw w systemie Kodeksu (wychodzące, przychodzące, wewnętrzne). Z ogólnej masy wyróżnia się szczególnie takie rodzaje dokumentów, jak listy, dekrety i zamówienia. Grupy te są określane przez organizację.
W oddzielnym module zautomatyzowanego systemu Codex apele obywateli są rejestrowane (tylko listy przychodzące). Korespondencja wychodząca na wniosek obywateli jest rejestrowana w tradycyjny sposób w dzienniku listów wychodzących. Do zbudowania tabeli i wykresu wykorzystano dwa źródła (DODATEK E (informacyjny))
Liczba odwołań obywateli nie jest duża, ale zwraca się na nie szczególną uwagę. Wszystkie są pod kontrolą Szefa Administracji. Duża liczba odwołań, zarówno ustnych, jak i pisemnych, jest przekazywana przez administrację obwodu tomskiego.
W analizie porównawczej ilości dokumentów na lata 2008 i 2009 zgodnie z harmonogramem i tabelą (ZAŁĄCZNIK E (informacyjny)) możemy zauważyć wzrost liczby napływających, wewnętrznych i niewielkich wzrostów odwołań obywateli w 2009 r. W porównaniu z rokiem poprzednim. Liczba dokumentów wychodzących nieznacznie spadła. Dzięki histogramowi można założyć, że ilość dokumentów rośnie każdego roku w administracji TR.
^ Drogi przepływu dokumentów.
Schemat trasy grup dokumentów (DODATEK G (informacyjny)) pozwala zidentyfikować i wyeliminować powtarzające się przekazywanie dokumentacji. Oszczędza to czas i pracę.
Absolutnie cała przychodząca dokumentacja (oficjalna korespondencja, apele obywateli, e-maile, faksy itp.) Przechodzi przez serwis DOW urzędu spraw. Dokumenty można otrzymać pocztą, dostarczyć kurierem lub gościem, otrzymać faksem, pocztą elektroniczną. Po otrzymaniu dokumentów sprawdzana jest przede wszystkim poprawność ich dostarczenia. Błędnie otrzymana korespondencja jest zwracana do nadawcy lub przekazywana adresatowi. Po otwarciu kopert poprawność załącznika i jego integralność, tj. obecność wszystkich stron dokumentu i wszystkich aplikacji. W przypadku faksu sprawdzana jest również całkowita liczba otrzymanych stron, ich zgodność z liczbą wskazaną na pierwszej stronie faksu oraz ich czytelność. W przypadku niekompletnego otrzymania wiadomości faksowej lub złej jakości poszczególnych stron jest to zgłaszane nadawcy.
Jeśli dokumenty otrzymano pocztą, wszystkie koperty są otwierane, z wyjątkiem tych opatrzonych napisem „osobiście”. Koperty po otwarciu są niszczone, z wyjątkiem listów od prywatnych obywateli, ponieważ adres zwrotny można podać tylko na kopercie. Koperty są również zatrzymywane z dokumentów otrzymanych już po upływie terminu. W takim przypadku znaczek na kopercie może służyć jako dowód na dzień otrzymania dokumentu. Zachowano również koperty dotyczące kwestii związanych z egzekwowaniem prawa z organizacjami (ATC, prokuratorzy, sądy, wymiar sprawiedliwości).
Sortowanie odbywa się na niezarejestrowanych dokumentach - listach reklamowych i informacyjnych, zaproszeniach i wielu innych, apelacjach obywateli - są one rejestrowane przez innego pracownika (starszego specjalistę) Urzędu Spraw w oddzielnym module systemu Codex, a zatem na osobnej zautomatyzowanej stacji roboczej (AWP). Niezarejestrowane listy są z kolei sortowane według wykonawców w celu ich późniejszego przesłania (są zamknięte w komórkach lub folderach).
Listy są rejestrowane wyłącznie na nazwisko Szefa i jego zastępców.
Listy podlegające rejestracji są otwierane. Pracownik odpowiedzialny za rejestrację zapoznaje się z treścią i sortuje według pilności (czas reakcji do 3 dni). Ponadto najpierw rejestrowane są pilne dokumenty, które otrzymują trasę, a następnie inne. Trasa jest wytyczona w kilku kierunkach: pisma bez rejestracji są przekazywane bezpośrednio do wykonawców (na przykład do szefów departamentów, jeśli list jest do nich adresowany), zarejestrowane są przekazywane do szefa Departamentu Spraw w celu przeglądu i weryfikacji. Pozwala to ułatwić pracę Kierownika Administracji. Jeżeli kwestia leży w gestii kierownika działu opieki, dokument jest zwracany z uchwałą do kontroli. Inne są rozpatrywane w rozdziale. Dokumenty są zwracane z rozdziału z rozdzielczością do kontroli, wskazującą wykonawców. Ponadto dokument jest przesyłany do użytkownika w celu przeglądu i / lub realizacji zamówienia w późniejszym terminie. Tutaj uruchamiany jest mechanizm dokumentów wychodzących. Pod koniec wykonania dokument jest sprawdzany, w razie potrzeby przekazywany do Kapituły w celu przejrzenia i osobistego usunięcia z kontroli. Jeśli odpowiedź jest przygotowana na papierze firmowym dowolnego biura, a nie na papierze firmowym, wystarczy podpis szefa odpowiedniego działu (wyjątki to dokumenty osobiście ustalone przez kierownika do kontroli - muszą być podpisane przez kierownika i muszą być przygotowane na papierze firmowym). Gotowe podpisane dokumenty są zwracane do UD w celu rejestracji i wyjazdu. Ostatnim krokiem w łańcuchu wydarzeń jest spisanie ich i umieszczenie w miejscach przechowywania. Ponadto dokument można następnie wykorzystać, a następnie przenieść do archiwum lub zniszczyć.
Przechodzenie dokumentów wewnętrznych odbywa się w następujący sposób. Po przygotowaniu dokument przechodzi do zatwierdzenia, następnie zapoznaje się z nim, podpisuje go i przekazuje do rejestracji. Ponadto dokument jest wysyłany do wykonawców i objęty kontrolą. Po wykonaniu jest on odpisywany, wykorzystywany w przyszłości, przenoszony do archiwum lub niszczony.
Dokumenty skierowane do szefa dystryktu (szefa administracji), a także bez określenia konkretnej osoby lub organu administracji, są wstępnie rozpatrywane przez zastępcę szefa administracji - kierownika spraw. Można powiedzieć, że dodatkowy przepływ dokumentów przez kierownika działu jest uzasadniony. Wstępne rozpatrzenie dokumentów odbywa się w celu przekazania otrzymanych dokumentów osobom wymagającym obowiązkowego rozpatrzenia przez szefa okręgu (szefa administracji), niewymagającym i wysłanym do zastępców szefa administracji, a także przesłanym bezpośrednio do administracji.
^ Studium podstawowych operacji biurowych
Specjaliści serwisu DOW są regulowani przez instrukcje dotyczące dokumentacji, przepisów, federalnej ustawy o obrocie obywatelami, a także opisów stanowisk pracy.
Główne kroki urzędnicze to:
Zameldować się;
Organizacja kontroli wykonania;
Przechowywanie operacyjne i archiwalne;
Ustawianie pracy odniesienia.
Wszystkie otrzymane dokumenty w DD są przetwarzane przez specjalistę pierwszej kategorii. Zgodnie z listą w instrukcji pracy biurowej w dokumentacji wyróżnione są niezarejestrowane dokumenty:
Następujące dokumenty nie podlegają rejestracji:
A) listy gratulacyjne, zaproszenia, powiadomienia;
C) raporty;
D) cenniki, ich kopie;
D) wskaźniki zużycia materiałów;
E) dokumenty księgowe;
G) anonimowe traktowanie;
H) raporty statystyczne, biuletyny, zbiory przesyłane w celach informacyjnych.
Dokumenty wymienione w punktach: c, d, e, e, s podlegają specjalnej rachunkowości we właściwych organach administracji.
Ważną cechą jest to, że oficjalna korespondencja musi być zarejestrowana w dniu otrzymania, a wnioski obywateli w ciągu 3 dni od daty otrzymania zgodnie z ustawą federalną z dnia 02.05.2006 nr 59-FZ „W sprawie procedury rozpatrywania wniosku obywateli Federacji Rosyjskiej” 1
Cała rejestracja odbywa się w systemie Codex. Ten system podzielony na kilka modułów. W module „Korespondencja korporacyjna” są rejestrowane: przychodząca, wychodząca inicjatywa, odpowiedzi na przychodzące dokumenty. Rejestracja jest przeprowadzana przez specjalistę pierwszej kategorii.
Moduł „Odwołania obywateli” służy do rejestrowania tylko przychodzących odwołań, skarg od obywateli. Podsystem nie ma sekcji do rejestrowania dokumentów wychodzących.
^ Organizacja kontroli wykonywania dokumentów
Kontrola wykonywania dokumentów to zestaw działań zapewniających terminowe wykonanie dokumentów.
Kontrola odbywa się zgodnie z instrukcjami dotyczącymi dokumentacji.
Główne zadania grupy kontrolnej wykonywania (pracownik sprawujący kontrolę) to:
Śledzenie postępów i rejestrowanie faktycznej realizacji dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych posiadających zarejestrowane instrukcje od kierownictwa;
Podsumowanie informacji uzyskanych podczas monitorowania procesu i wyników jego wykonania, przynosząc te informacje zarządowi w wygodnej, sformalizowanej formie;
Opracowanie propozycji przyspieszenia obiegu dokumentów i wzmocnienia dyscypliny wykonawczej
Rejestracja dokumentów do kontroli;
Sprawdzanie terminowości dostarczania dokumentów określonym wykonawcom;
Wstępna kontrola i regulacja postępu;
Usunięcie dokumentów spod kontroli;
Księgowość i podsumowanie wyników kontroli wykonania dokumentu
Wprowadzenie
W ostatnich latach rola wsparcie informacyjne zarządzanie wzrosło kilka razy. W warunkach współczesnego świata, jego rozwoju społecznego i gospodarczego należy zauważyć, że znaczenie wsparcia informacyjnego dla procesu zarządzania, które obejmuje gromadzenie informacji, ich przechowywanie, przetwarzanie, przesyłanie i archiwizację w celu podejmowania świadomych i skutecznych decyzji zarządczych, jest ważne.
Aby podejmować skuteczne decyzje zarządcze w nowoczesnych warunkach rozwoju i wzrostu gospodarki rynkowej, organizacja potrzebuje całościowego i połączonego zautomatyzowanego systemu dokumentacji.
Procesy informacyjne (gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie informacji) zawsze odgrywały ważną rolę w nauce, technologii i społeczeństwie. Podczas ewolucji ludzkości istnieje stała tendencja do automatyzacji tych procesów, chociaż ich wewnętrzna zawartość zasadniczo nie uległa zmianie.
Informacja sama w sobie nie istnieje, przejawia się w procesach informacyjnych. Osoba żyje w świecie informacji i przez całe życie uczestniczy we wszelkiego rodzaju procesach informacyjnych.
Główne procesy informacyjne to: wyszukiwanie, gromadzenie, przechowywanie, przesyłanie, przetwarzanie, wykorzystanie i ochrona informacji.
Działania wykonywane z użyciem informacji nazywane są procesami informacyjnymi.
Procesy związane z odbiorem, przechowywaniem, przetwarzaniem i przesyłaniem informacji nazywane są informacjami.
Proces informacyjny - zestaw sekwencyjnych działań (operacji) wykonywanych na informacjach (w postaci danych, informacji, faktów, pomysłów, hipotez, teorii i innych), w celu osiągnięcia jakichkolwiek rezultatów.
Informacja przejawia się właśnie w procesach informacyjnych, które zawsze występują w dowolnych systemach (społecznych, socjotechnicznych, biologicznych i innych).
Procesy informacyjne prowadzone zgodnie z niektórymi technologiami informacyjnymi stanowią podstawę działań informacyjnych człowieka. Komputer to uniwersalne urządzenie do automatycznego wykonywania procesów informacyjnych.
Celem tej pracy jest analiza i rozważenie zautomatyzowanych systemów informatycznych w dziedzinie pracy biurowej, analiza koncepcji „systemów informatycznych” i ich analiza po wdrożeniu w systemach automatycznych.
Aby osiągnąć ten cel, należy przeanalizować następujące zadania: zidentyfikować i określić główne zadania usługi DOW, przeanalizować systemy automatyki biurowej i elektronicznego zarządzania dokumentami, rozważyć zasady tworzenia wsparcia informacyjnego dla wdrażania systemów automatycznych.
W tym przypadku przedmiotem tej pracy są zautomatyzowane systemy pracy biurowej.
1. Podstawowe pojęcia dotyczące dokumentacji i teoretycznych aspektów elektrowni jądrowych
1.1 Podstawowe pojęcia DOE
Aby ujawnić temat „zautomatyzowanej pracy biurowej”, konieczne jest wprowadzenie podstawowej terminologii tego aspektu. Rozpocznij od zdefiniowania dokumentu. Pojęcie „dokumentu” pochodzi od łacińskiego słowa „documentum”, co z kolei oznacza „dowód”, „dowód”. Początkowo termin ten został wprowadzony za czasów Piotra Wielkiego i miał znaczenie „pisemnych dowodów”. Wkrótce zaczęły obowiązywać takie terminy, jak „papier biznesowy”, „dokument biznesowy” i „akt”. Terminy te podkreślały znaczenie funkcji dokumentów w systemie zarządzania. Ustawa federalna nr 77-FZ „O obowiązkowej kopii dokumentów” podaje następującą definicję dokumentu: „Dokument jest materialnym nośnikiem z informacjami zapisanymi na nim w dowolnej formie w postaci tekstu, nagrań dźwiękowych, obrazów i (lub) ich kombinacji, które mają szczegóły pozwalające zidentyfikować i jest przeznaczony do transmisji w czasie i przestrzeni do użytku publicznego i przechowywania. ”
Z ta definicja z tego wynika, że \u200b\u200bpojęcie „dokumentu” jest nierozerwalnie związane z pojęciem „informacji”. Ustawa federalna „O ochronie informacji i informacji” z 20 lutego 1995 r. Podaje następującą definicję pojęcia „udokumentowanych informacji” - są to informacje zapisane na nośniku fizycznym ze szczegółami, które pozwalają na ich identyfikację. Później to prawo zostało zredagowane i przedrukowane. Zgodnie z definicją zawartą w ustawie federalnej nr 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”, „informacja” to informacja (wiadomości, dane) niezależnie od formy ich prezentacji. ”
Z kolei udokumentowane informacje to informacje, które są zapisywane na materialnym nośniku poprzez udokumentowanie informacji szczegółami, które umożliwiają określenie takich informacji lub, w przypadkach określonych przez prawo, na ich materialnym nośniku.
W organizacji dowolnego obszaru działalności dokument działa jako środek zarządzania działaniami we wszystkich działach strukturalnych. W tym obszarze działalności należy powiedzieć „dokument urzędowy”, a nie „dokument” Dokument urzędowy to dokument, który ma prawo do wykorzystania w organizacji, utworzony przez osobę prawną lub fizyczną, wykonany i poświadczony w ustalony sposób.
Obszar działalności, który zapewnia dokumentację i organizację pracy z dokumentami urzędowymi, nazywa się Zarządzanie dokumentacją.
DOU zajmuje się całym kompleksem prac związanych z tworzeniem, wykonywaniem dokumentów, a także ich wdrażaniem i kontrolą terminów. Również w tym kompleksie znajdują się prace nad rozliczaniem dokumentów, formowaniem spraw z już ukończonych dokumentów, przechowywaniem i wykorzystaniem bieżących spraw, przygotowywanie ich do przeniesienia do archiwum.
Funkcje te są wykonywane przez specjalną służbę, która działa jako niezależna jednostka konstrukcyjna. Jednocześnie można go nazywać na różne sposoby: Departament Pracy Biurowej, Departament Generalny, Departament Biurowy, Sekretariat lub Biuro Zarządzania.
W przedsiębiorstwach o wąskim zasięgu dokumentacja jest raczej niewielka, dlatego utworzenie oddzielnego działu jest niepraktyczne. W takich przypadkach cała praca nad zarządzaniem dokumentami w przedsiębiorstwie jest wykonywana przez sekretarza kierownika organizacji lub pracownika specjalnie zatrudnionego do tej pracy
Skuteczność przedsięwzięcia, a także jakość i szybkość podejmowania decyzji zarządczych zależą od umiejętnie przemyślanej, zorganizowanej i usprawnionej pracy biurowej w przedsiębiorstwie. Możemy zatem powiedzieć, że zapewnianie czynności zarządczych wraz z dokumentami przedsiębiorstwa jest najważniejszą funkcją zarządzania w każdym przedsiębiorstwie.
Niemniej jednak należy zauważyć, że każde przedsiębiorstwo jest wyjątkowe, ma swoją osobistą formę organizacji i dlatego konieczne jest wybranie formy usługi DOW zgodnie z formą zarządu spółki. Następnie regulacja wybranej formy pracy z dokumentami jest zapisywana w instrukcjach dotyczących pracy biurowej przedsiębiorstwa.
Organizacja pracy z oficjalnymi dokumentami jest obecnie regulowana przez GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Warunki i definicje". Oprócz terminu „praca biurowa” istnieje synonim terminu „obsługa zarządzania dokumentami”, który najczęściej ujawnia informacje i element techniczny w nowoczesnej organizacji pracy biurowej.
Zgodnie ze stanowym standardem dokumentacja to rejestrowanie informacji na różnych nośnikach zgodnie z ustalonymi zasadami. Dokumentacja to zestaw operacji służących do tworzenia dokumentów, ich przygotowywania, kompilacji, koordynacji, wykonywania i produkcji.
Proces obsługi DOW składa się z kilku etapów:
)tworzenie i wykonywanie dokumentów;
)przyjmowanie i przekazywanie dokumentów;
)organizacja przepływu dokumentów w organizacji;
)kontrola rejestracji i wykonania;
)prace informacyjne i referencyjne;
)przechowywanie dokumentów.
Działania te są przeprowadzane w celu wykonania następujących zadań:
)doskonalenie form i metod pracy z dokumentacją;
)zapewnienie jednolitej procedury dokumentacji;
)organizacja pracy z dokumentami;
)budowanie systemów wyszukiwania informacji;
)kontrola wykonania i przygotowania dokumentów do przekazania do archiwum zgodnie z obowiązującymi standardami;
)redukcja przepływu pracy;
)ujednolicenie form dokumentów;
)opracowanie i wdrożenie dokumentów regulacyjnych i metodologicznych w celu usprawnienia wsparcia dokumentacji zarządzania w strukturze;
)wprowadzenie najnowszych technologii informatycznych w pracy z dokumentami.
Aby dokładniej zapoznać się z funkcjami i zadaniami obsługi dokumentacji przez kierownictwo i zrozumieć, co dokładnie robi powyższa usługa, należy skupić się na fakcie, że we współczesnym świecie każda praca z dokumentami zarządzania oparta jest na technologiach komputerowych i informatycznych. Funkcje usługi DOW to nie tylko organizacja efektywnego zarządzania dokumentami, księgowanie dokumentacji, a także kontrola wykonywania wszystkich dokumentów w ramach jednego przedsiębiorstwa oraz ustalanie zadań w zakresie rozwoju zautomatyzowanych systemów informatycznych do pracy z dokumentacją. Jednocześnie konieczne jest zapewnienie trybu dostępu do informacji, a także jej ochrony przed nieautoryzowanym dostępem, aby usprawnić pracę z dokumentacją wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa.
Niemniej jednak wszystkie te zadania są niemożliwe, jeśli informacje wykorzystane przy tworzeniu dokumentów nie są kompletne, obiektywne, dokładne, cenne, wiarygodne i dostarczone na czas.
1.2 Główne zadania zarządzania dokumentacją serwisową
W nowoczesnych warunkach, gdy praca z dokumentacją zarządczą w wielu instytucjach oparta jest na technologii komputerowej, funkcje usługi DOW nie ograniczają się tylko do zarządzania dokumentami organizacji, rozliczania dokumentów i kontroli nad ich wdrażaniem. Usługa DOE jest bezpośrednio zaangażowana w formułowanie zadań w rozwój zautomatyzowanych systemów informatycznych do pracy z dokumentami, w zapewnianie trybu dostępu do informacji, w usprawnianie pracy z dokumentami.
W ten sposób usługa DOW rozwiązuje trzy główne złożone zadania:
) zapewnianie dokumentacji działań zarządczych;
) organizacja pracy z dokumentami w instytucji;
) doskonalenie form i metod pracy z dokumentami.
Zadania stojące przed usługą DOW określają jej funkcje.
1. Zadania związane z zapewnieniem dokumentacji działań zarządczych można rozwiązać, wykonując następujące funkcje:
Opracowywanie i projektowanie formularzy, zapewniające ich produkcję;
zapewnienie produkcji dokumentów, kopiowanie i powielanie;
kontrola jakości przygotowania i wykonywania dokumentów, zgodność z ustaloną procedurą zatwierdzania i certyfikacja dokumentów.
2. Zadania organizacji pracy z dokumentami w instytucji rozwiązuje się, wykonując następujące funkcje:
Ustanowienie jednolitej procedury przekazywania dokumentów (instytucje zarządzające dokumentami);
ekspedycyjne przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących;
rejestracja i księgowanie dokumentów przychodzących, wysyłanych i wewnętrznych;
kontrola wykonywania dokumentów;
systematyzacja dokumentów, zapewniająca ich przechowywanie i wykorzystanie; organizacja pracy z apelacjami obywateli.
zapewnienie bezpieczeństwa informacji.
3. Zadania ulepszania form i metod pracy z dokumentami obejmują następujące funkcje:
Opracowywanie i przetwarzanie dokumentów normatywnych, instruktażowych, metodologicznych i przekazywanie ich pracownikom organizacji;
wytyczne metodyczne i monitorowanie zgodności z ustalonymi zasadami pracy z dokumentami w jednostkach strukturalnych organizacji;
rozwój zawodowy pracowników organizacji i ich konsultacje w kwestiach związanych z pracą z dokumentami;
usprawnienie dokumentacji organizacji, prace nad ujednoliceniem dokumentów, opracowanie harmonogramu i albumu form dokumentów wykorzystywanych w działaniach organizacji;
opracowywanie i wdrażanie nowych form i metod pracy z dokumentami, poprawa organizacji pracy, zwiększenie dyscypliny wykonawczej;
wyznaczanie celów rozwoju i ulepszania zautomatyzowanych systemów informatycznych i baz danych do pracy z dokumentami.
W oparciu o powyższe punkty widzimy, że bez wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami pracownik nie może wykonać wszystkich operacji niezależnie.
1.3 Nowoczesne technologie wdrażania elektronicznych systemów zarządzania dokumentami
System zarządzania wymaga organizacji i utrzymania wydajnego przepływu pracy, który należy przedstawić jako sformalizowany proces biznesowy. W takim przypadku każdy dokument (elektroniczny lub papierowy) jest głównym narzędziem służącym do sformalizowania interakcji biznesowej jednostek biznesowych i organizacji stosunki zewnętrzne.
Stały trend znacznego wzrostu ilości informacji niezbędnych do podejmowania decyzji zarządczych prowadzi do tego, że musisz odbierać, przetwarzać i przechowywać dokumenty w znacznie większych ilościach niż wcześniej. Tradycyjne metody pracy z dokumentami stają się nieskuteczne.
Analiza procesów biznesowych wykazała, że \u200b\u200bokoło 15% dokumentów zostaje utraconych podczas pracy, a do 30% czasu pracy pracowników odpowiedzialnych za przetwarzanie dokumentów jest przeznaczanych na ich wyszukiwanie. W takim przypadku nieodwracalna utrata nawet części informacji może spowodować znaczne straty.
Dla organizacji praca zespołowa w przypadku standardowego dokumentu papierowego konieczne jest jego wielokrotne skopiowanie, dostarczenie do różnych jednostek konstrukcyjnych, zorganizowanie specjalnych spotkań i zatwierdzeń, co zajmuje niewiarygodnie dużo czasu.
Kolejny problem związany jest z długim czasem poszukiwania niezbędnych informacji na żądanie. Podczas pracy z dokumentami elektronicznymi czas wyszukiwania dokumentu, a co za tym idzie, czas odpowiedzi na zapytanie jest znacznie krótszy.
Według szacunków ekspertów wymiana obiegu dokumentów papierowych na elektroniczny przyczynia się do wzrostu wydajności pracowników o 25-50%, a czas przetwarzania jednego dokumentu jest skrócony o ponad 75%. Klasycznie biznes jako proces biznesowy jest wspierany przez system automatyzacji tylko w 10-20%. Są to z reguły tylko te zadania, które potrafią jasno sformalizować i ustrukturyzować informacje. Sam proces formułowania i formalizowania tradycyjnej automatyzacji nie jest obsługiwany.
1.4 Systemy automatyki biurowej i elektroniczne zarządzanie dokumentami
Po określeniu niezbędnego poziomu automatyzacji organizacja wybiera system, który zaspokoi jej potrzeby w zakresie automatyzacji.
Przez system automatyki rozumie się każdy zautomatyzowany system zaprojektowany do rozwiązywania zadań papierkowych, niezależnie od obiektu automatyzacji, niezależnie od tego, czy jest to organ rządowy, bank komercyjny, firma handlowa czy jakakolwiek inna organizacja. Ważne jest, aby organizacja ta utrzymywała formalności i była prowadzona zgodnie z wymogami rosyjskiego prawa, co pozwala dość ściśle określić zakres zadań8.
Wybierając system automatyzacji dokumentów, z reguły rozważ jedną z dwóch opcji:
automatyki biurowej;
automatyzacja przepływu pracy.
Systemy automatyki biurowej rozwiązują głównie problemy z księgowością (rejestracją) dokumentów przychodzących, wychodzących, wewnętrznych i organizacyjnych i administracyjnych, księgowaniem wydanych uchwał i otrzymywanych informacji o ich realizacji. W bazie danych systemy mogą być przechowywane nie tylko szczegóły dokumentów w postaci tzw. „Karta rejestracyjna i kontrolna”, ale także ich istotna część w postaci tekstów, plików lub zdjęć. Systemy automatyki biurowej pozwalają kontrolować wykonywanie dokumentów oraz każdą uchwałę lub zamówienie, aby przechowywać dane dotyczące spraw, do których dokumenty są przypisane. Szybkie wyszukiwanie niezbędnych dokumentów według danego kryterium lub ich zestawu jest integralną cechą takich systemów.
Obecnie istnieją trzy główne sposoby wdrożenia systemu automatyzacji dokumentów:
opracowanie oryginalnego systemu automatyki;
instalacja typowego systemu automatyki;
narzędzia do strojenia automatyzacji.
W idealnym przypadku system powinien obsługiwać zarówno zarządzanie dokumentami papierowymi, jak i elektronicznymi, a także procesy biznesowe organizacji. W praktyce jest to trudne do osiągnięcia.
Ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest możliwość skalowania programu, czyli możliwość z czasem zwiększenia liczby zadań (komputerów) współpracujących z programem i zwiększenia liczby dokumentów przechowywanych w systemie.
Kolejną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest możliwość pracy z dokumentami przez kilka lat. W niektórych programach corocznie dokumenty z ostatniego roku są przenoszone do archiwum i tworzona jest nowa baza danych dokumentów z bieżącego roku. Z jednej strony upraszcza to pracę i zmniejsza obciążenie systemu. Ale z drugiej strony może to znacznie skomplikować kontrolę wykonania i wyszukiwanie dokumentów z ubiegłego roku. Jest to szczególnie widoczne na początku roku, kiedy często pojawiają się wezwania do dokumentów w wieku 2-3 miesięcy, które zostały już przeniesione do archiwum.
Dlatego ważne jest, aby program ułatwiał wyszukiwanie dokumentów na przestrzeni lat.
Program powinien być dostępny, aby użytkownik mógł wprowadzić pewne ustawienia systemowe (na przykład słowniki, katalogi, typowe trasy itp.) Bez ponownego korzystania z usług administratora. Administrator powinien wykonywać funkcje tylko w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji, kontrolowania praw i działań użytkowników.
Pomimo zachowania wszystkich podstawowych tradycyjnych funkcji pracy biurowej w zautomatyzowanych systemach automatyzacja oczywiście pozwala na bardziej wydajne niż tradycyjne („ręczne”) technologie organizowania pracy z dokumentami i sieciami komputerowymi w celu rozwiązania wielu typowych zadań biurowych w nowy sposób, co znacznie upraszcza przyspieszenie procesu przepływu dokumentów w organizacji.
Zasadniczo zautomatyzowany system wsparcia informacji może obejmować następujące bloki:
.zautomatyzowany system informacji naukowej i technicznej (NTI), którego zadaniem jest terminowa identyfikacja, rejestracja, selekcja i prezentacja użytkownikom wszystkich dokumentów, streszczeń lub adresów, które odpowiadają kierunkowi organizacji oraz żądaniom kierowników i specjalistów.
Wśród podstawowych zadań systemu należy wyróżnić:
)rozliczanie przychodzących źródeł STI (książek, broszur, czasopism naukowych, artykułów, raportów naukowych i technicznych itp.);
)zautomatyzowane rozliczanie usługi subskrypcji dla użytkowników, w tym rejestracja wydawania i zwrotu źródeł STI;
)kompilacja i obsługa różnych indeksów, biuletynów;
)informowanie pracowników kierownictwa o aktualnych badaniach naukowych, technicznych, ekonomicznych itp. osiągnięcia zgodne z ich potrzebami informacyjnymi w zakresie stałych lub jednorazowych wniosków (w trybie selektywnego rozpowszechniania informacji i wyszukiwania retrospektywnego);
) wyszukiwanie i wydawanie informacji naukowych i technicznych odpowiadających problemowi rozwiązywanemu na różnych etapach procesu decyzyjnego;
.zautomatyzowany system regulacyjny. i informacje prawne. Tego rodzaju informacje działają jako podstawowe organy regulacyjne w podejmowaniu decyzji, w tym na ich podstawie sprawdzana jest ważność prawna decyzji. Ograniczona zdolność menedżerów do ręcznego przetwarzania dużych ilości tych informacji prowadzi do braku świadomości wśród menedżerów na temat aktualnych standardów. Jednym ze sposobów poprawy dostarczania informacji prawnych jest automatyzacja;
.zautomatyzowany system dokumentacyjny informacji organizacyjnych i administracyjnych;
.zautomatyzowany system referencji faktograficznych.
Każdy z tych podsystemów odgrywa określoną rolę w procesie decyzyjnym. System faktograficzny służy do uzyskiwania i przetwarzania określonych informacji o stanie i dynamice zarządzanego obiektu. Zautomatyzowany system informacji naukowej i technicznej zapewnia menedżerom i specjalistom niezbędne informacje naukowe i specyfikacja, bez których nie można uzasadnić decyzji. Zautomatyzowany system informacji prawnych i prawnych jest niezbędny do prawnego wsparcia decyzji. Centralne miejsce w stosunku do innych podsystemów zajmuje zautomatyzowany system informacji organizacyjnych i administracyjnych (ARI), który działa jako kanał komunikacji operacyjnej między systemami zarządzanym i zarządzanym i odzwierciedla cały cykl podejmowania decyzji zarządczych od diagnozy problemu do wyboru i wdrożenia alternatywy. Tak więc system ARI to nie tylko system wyszukiwania informacji, jest aktywnie zaangażowany i wpływa na proces zarządzania. Jego głównymi zadaniami są tworzenie optymalnych warunków dla organizacji systemu i procesów zarządzania, wdrażanie terminowych decyzji i przekazywanie ich do konkretnych wykonawców, zapewnienie terminowej kontroli nad harmonogramem, jakością i ilością decyzji na wszystkich poziomach zarządzania.
2. Systemy informacyjne we wdrażaniu zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentami
1 Podstawowe zasady rozwoju systemów wsparcia informacji we wdrażaniu systemów automatycznych
automatyzacja elektronicznego zarządzania dokumentami
Doświadczenie w projektowaniu krajowych i zagranicznych systemów informacyjnych zarządzania (MIS) pokazuje, że ważnym czynnikiem decydującym o ich skuteczności jest wdrożenie systematycznego podejścia do rozwiązywania problemów wsparcia informacyjnego. Podejście systemowe obejmuje kompleksowy przegląd i rozwiązywanie problemów ekonomicznych, technologicznych, psychologicznych, inżynieryjnych i społecznych. Pozwala zbliżyć się do problemu stworzenia zintegrowanego systemu sterowania, który łączy integrację poziomą (koordynacja wszystkich informacji niezbędnych do podejmowania decyzji, krążących na pewnym poziomie hierarchicznym) z pionową. Zasada integracji została w pełni zaimplementowana w systemach automatycznych, które rozważymy jako obiekt projektowy w tym rozdziale.
Wystarczające doświadczenie w obsłudze zautomatyzowanych systemów zarządzania pozwala nam sformułować podstawowe zasady ich tworzenia. Zasady te można podzielić na 3 grupy:
) zarządzanie;
) techniczne;
)organizacyjny.
Pierwsza grupa obejmuje zasady spójności, kompleksowości, skuteczności tworzonych systemów oraz zasadę nowych zadań.
Zasada systemu wymaga, aby konstrukcja systemu informatycznego opierała się na wstępnej analizie systemu obiektu kontrolnego i systemu sterowania jako całości. Analiza systemu polega na określeniu celów systemu, zbudowaniu sformalizowanego modelu funkcjonowania obiektu.
Zasada złożoności obejmuje koordynację wszystkich prac wykonywanych w produkcji, zarządzaniu, w tym automatyzacji. Efektywność automatyzacji osiąga się tylko przy jednym planowaniu całego kompleksu działań mających na celu intensyfikację produkcji przy użyciu jednej podstawy metodologicznej. Ponadto, jak pokazała praktyka, systemy automatyzujące nie tylko funkcję lub zadanie, ale także ich połączony kompleks są bardziej skuteczne. Zasada kompleksowości została faktycznie zawarta w przejściu od tworzenia systemów lokalnych do tworzenia zintegrowanych systemów automatycznych.
Jednym z najważniejszych przepisów dotyczących rozwoju dowolnego systemu automatycznego jest zasada automatyzacji. Skuteczność systemów wiąże się przede wszystkim z prawidłowym wyborem szeregu zautomatyzowanych funkcji, technologii i zadań. Często istnieją systemy, których skuteczność jest niewystarczająca lub negatywna.
Jako kryterium oceny skuteczności większości systemów stosowane są wskaźniki wydajności ekonomicznej. Kryteria wydajności mogą również obejmować: skrócony czas obsługi, zwiększoną świadomość użytkowników i szereg innych wskaźników.
Zasada nowych wyzwań zakłada, że \u200b\u200bopracowywany system nie tylko zapewni rozwiązanie tradycyjnych problemów, ale także pozwoli na wykorzystanie nowych technologii, co oznacza, że \u200b\u200bpojawią się nowe możliwości w informacyjnym wsparciu decyzji zarządczych. Wykonywanie tylko lokalnych zadań księgowych i sprawozdawczych w ramach zautomatyzowanego systemu jest nieskuteczne.
Druga grupa zasad projektowania obejmuje zasady techniczne, których przestrzeganie jest absolutnie konieczne:
)zintegrowane wykorzystanie technologii komputerowej i oprogramowania;
)tworząc singiel baza informacyjna systemy;
)organizacja bezpośredniej komunikacji użytkownika z systemem.
Złożoność użytkowania sprzętu i oprogramowania staje się coraz ważniejsza w miarę rozszerzania się zakresu zastosowania technologii komputerowej.
Ponieważ utworzenie zintegrowanego systemu informatycznego jest procesem bardzo złożonym i czasochłonnym, wdrożenie odpowiedniej pracy wymaga koordynacji działań wszystkich specjalistów programistów, co osiąga się poprzez wyznaczenie wiodącego specjalisty ds. Wsparcia informacji. Takie stanowiska zostały już wprowadzone w wielu przedsiębiorstwach. Główne funkcje specjalisty ds. Bezpieczeństwa informacji to:
.organizacja pracy w zakresie projektowania, utrzymania i rozwoju zintegrowanej bazy danych; badanie potrzeb informacyjnych w organizacji; synteza doświadczenia skuteczne systemy wsparcie informacyjne;
.doskonalenie i wdrażanie klasyfikatorów i kodyfikatorów;
.organizacja pracy mającej na celu tworzenie systemów integracji heterogenicznych baz danych i doskonalenie systemów zarządzania rozproszone bazy dane;
.zapewnienie niezawodnego funkcjonowania systemów wsparcia informacji.
Główny specjalista ds. Wsparcia informacyjnego (IO) zarządza działem usługi wsparcia informacyjnego, która zgodnie z planem opracowuje, wdraża i obsługuje system informacji zarządczej. W ramach usługi wskazane jest rozróżnienie grup do pracy z informacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Koordynacja pracy tych grup, a także zapewnienie interakcji usługi wsparcia informacji z innymi służbami organizacji, jest jedną z najważniejszych funkcji głównego specjalisty.
Istnieją dwa podejścia do projektowania automatycznych systemów sterowania (ACS):
)dedukcyjne (od zadania ogólnego do poszczególnych zadań zarządzania);
)indukcyjny (od określonych funkcji do ogólnego problemu sterowania).
Doświadczenie pokazuje, że najbardziej obiecujące jest połączenie tych dwóch podejść i przedstawienie wspólnego celu. Ogólny schemat projektowania obsługi informacji można przedstawić w następującej kolejności:
Analiza systemu decyzyjnego. Proces rozpoczyna się od zidentyfikowania wszystkich rodzajów decyzji, dla których wymagane są informacje. Należy wziąć pod uwagę potrzeby każdego poziomu i obszaru funkcjonalnego.
Analiza wniosków o informacje, tj. konieczne jest określenie, jaki rodzaj informacji jest wymagany do podjęcia każdej decyzji.
Agregacja decyzji. Gdyby do podjęcia każdej decyzji potrzebny był specjalny system informacyjny, MIS byłby beznadziejnie złożony. Rozwiązania wymagające tych samych informacji muszą być zgrupowane w jedno zadanie zarządzania. Innymi słowy, MIS powinien być skoordynowany i zintegrowany ze strukturą organizacyjną.
Projekt przetwarzania informacji. Na tym etapie opracowywany jest prawdziwy system do gromadzenia, przesyłania, przechowywania i modyfikacji informacji.
Ostatnim krokiem jest tworzenie i wdrażanie systemu, którego celem jest ocena informacji wydanych przez UIS i rozpoznanie błędów. Ponadto należy założyć, że projektowany system będzie miał wiele niedociągnięć, a zatem konieczne jest stworzenie procedur ich identyfikacji i regulacji systemu. Dlatego system musi być zaprojektowany tak, aby był elastyczny.
Powszechną i skuteczną techniką badawczą przy wdrażaniu prac nad projektowaniem MIS jest analiza decyzji podejmowanych na każdym łączu, na każdym poziomie, przez każdego lidera. Analiza podjętych decyzji pozwala nam przedstawić cały zakres zadań, które powstają dla przedmiotu zarządzania, określić zadania, które muszą zostać rozwiązane dla danego poziomu lub lidera oraz zapewnić ich wsparcie informacyjne, uzasadnić skuteczne metody ich rozwiązywania. Opracowywanie metod powinno koncentrować się na maksymalnym wykorzystaniu osiągnięć naukowych, w tym modeli matematycznych.
MIS nie pojawiają się natychmiast. Aby wdrożyć taki zintegrowany zautomatyzowany system, firma potrzebuje od 3 do 5 lat. W związku z tym w rozwoju MIS zawsze pojawia się element długoterminowego planowania. Teza ta dotyczy również organizacji wsparcia informacyjnego w tradycyjnej formie.
Doświadczenie w projektowaniu i rozwoju ACS w latach 1970-1980. znalazło odzwierciedlenie w GOST, który przedstawia główne zalecenia i wymagania, które przeszły próbę czasu.
Zgodnie z GOST 20914-75 można wyróżnić następujące etapy projektowania ACS:
.wstępny etap;
.etapie projektowania;
Realizacja.
Etap przedprojektowy obejmuje badanie przedprojektowe i opracowanie specyfikacji technicznych dla ACS. Najważniejsze wyniki tego etapu to opis celów i zadań systemu informacyjnego; opracowanie ogólnych wymagań dotyczących jego tworzenia; opracowanie programu ankietowego, w ramach którego bada się i określa: model zarządzania informacjami; struktura i funkcje organizacji, lista zadań do zautomatyzowania; przybliżony skład środków technicznych; techniczne i ekonomiczne cechy systemu wsparcia informacji.
Faza projektowania wiąże się z opracowaniem projektów technicznych i roboczych. Opracowanie zadania technicznego obejmuje przeprowadzenie przeglądu istniejącego obiektu (organizacji lub jednostki) i jego systemów sterowania lub najbliższego obiektu (odpowiednik nowego obiektu). Aby rozwiązać problemy związane z obsługą informacji, przepływem informacji, systemami klasyfikacji i kodowania, analizuje się formularze dokumentacji oraz bada DBMS, struktury istniejących baz danych oraz metody ich integracji. Wyniki tych prac są uwzględnione w początkowych wymaganiach technologicznych i sporządzone zgodnie z GOST 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, z uwzględnieniem GOST 24.202-80 i 24.205-80.
Podczas opracowywania projektu technicznego konieczne jest szczegółowe przeanalizowanie wszystkich wykorzystanych informacji pod kątem ich kompletności, spójności, braku redundancji i powielania, a także opracowanie form dokumentów wyjściowych. Wyniki takiego badania są udokumentowane w dokumencie „Opis wsparcia informacyjnego”, który określa wymagania dotyczące organizacji technologii informatycznej. Dokumentacja o charakterze technologicznym musi być zgodna z wymogami GOST 24.101-80, uwzględniając GOST 24.205-80. Zgodnie z materiałami metodologicznymi projekt pracy na tym etapie jest dozwolony jako odrębna część projektu technologicznego, którego opracowanie może być zakończone w innym terminie niż terminy przedłożenia dokumentacji projektowej i szacunkowej, ale nie później niż na początku etapu „Uruchomienia”.
Na etapie projektowania szczegółowego, jako jednego z głównych etapów, podkreśla się opracowanie dokumentacji roboczej do obsługi informacji IP, której celem jest stworzenie niezbędnego oprogramowania, przygotowanie standardowej informacji referencyjnej i produkcyjnej na nośnikach komputerowych do początkowego załadowania bazy informacyjnej, a także wydanie niezbędnej dokumentacji roboczej, w tym instrukcje dla użytkownika i instrukcje obsługi. Na tym samym etapie zaleca się opracowanie i zatwierdzenie przepisu dla administratora bazy danych. Skład dokumentacji powinien obejmować: projekt techniczny systemu informacyjnego; opis organizacji bazy informacyjnej; opis systemów klasyfikacji i kodowania; lista danych wejściowych; lista dokumentów wyjściowych; Opis lokalnych baz danych formy dokumentów wyjściowych.
Etap wdrażania MIS obejmuje wdrożenie głównych środków wykonawczych; rekrutacja i szkolenie personelu; przygotowanie pomieszczeń i wyposażenia. Na tym etapie przeprowadzane jest również próbne działanie systemu, rozwiązując określone problemy i analizując wyniki testów.
Prace nad tworzeniem zautomatyzowanych systemów wszelkiego rodzaju reguluje GOST 24.601-86 „Systemy zautomatyzowane. Etapy tworzenia ”. Ogólne wymagania i całość pracy na wszystkich etapach i etapach określa GOST 24.602-86 „Skład i treść pracy według etapów tworzenia”.
.2 Systemy informacyjne, ich właściwości i cechy charakterystyczne
System informacyjny to system, w którym zachodzą procesy informacyjne, które składają się na cały cykl życia informacji: generowanie, przekształcanie, przesyłanie, odbiór, przechowywanie, przetwarzanie (wykorzystanie), niszczenie.
Zadanie systemów informatycznych - wsparcie informacyjne dotyczące przedmiotowej działalności organizacji.
Jeśli chodzi o cechy i właściwości systemów informatycznych, przede wszystkim warto wspomnieć o wielkości i złożoności.
Nowoczesne systemy z jakiejkolwiek natury są z reguły dużymi i złożonymi systemami.
Złożony system system na dużą skalę nazywany jest systemem składającym się z dużej liczby połączonych i oddziałujących elementów i zdolnym do wykonywania złożonej funkcji.
Narażenie na czynniki losowe. Charakterystyczną i bardzo istotną cechą jest narażenie systemów informatycznych na wpływ czynników losowych, nie tylko takich jak na przykład awarie, awarie lub błędy urządzeń technicznych personelu lub użytkowników, ale także takich, jak złośliwe działania ludzi, którzy są nie tylko losowi, ale także ogólnie nieprzewidywalne lub co najwyżej trudne do przewidzenia.
Udział w procesach informacyjnych człowieka. Osobliwością jest to, że końcowym użytkownikiem systemów informatycznych są zawsze pracownicy organizacji. Personel organizacji ma własne interesy i cele, które należy wziąć pod uwagę przy udzielaniu informacji (obecność wolnej woli).
Wyjątkowość. Każdy stan systemu informatycznego jest unikalny i wymaga informacji o wszystkich jego cechach, a zatem indywidualnego zastosowania różnych wpływów.
Dynamizm. Systemy informacyjne z czasem zmieniają swoją strukturę i stan elementów.
Dystrybucja oznacza przestrzenne rozmieszczenie poszczególnych elementów systemu.
Stan systemu informacyjnego to zbiór wzajemnie powiązanych systemowo decyzji organizacyjnych, technicznych, proceduralnych, informacyjnych i prawnych.
Podajemy definicje wprowadzonych pojęć. Stałą organizację składu, ilości, architektury (relacji) kompleksu środków i systemów technicznych, a także personelu technicznego i personelu bezpośrednio zaangażowanego we wdrażanie procedur informacyjnych, można zdefiniować jako stan struktury technicznej i organizacyjnej systemu informacyjnego lub jako strukturalną i techniczną decyzję strukturalną.
Stała organizacja składu, sekwencja procedur informacyjnych może być zdefiniowana jako stan struktury proceduralnej systemu informacyjnego lub jako strukturalna decyzja proceduralna.
Jako podstawa prawna technologii informatycznej rozumiemy skład dokumentów regulacyjnych regulujących wsparcie informacyjne dotyczące funkcjonowania systemu informatycznego. Mogą to być: przepisy ogólne, obowiązki funkcjonalne personelu, instrukcje i instrukcje dotyczące technik, metod i metod wykonywania procedur i pracy nad środkami technicznymi itp.
2.3 System zarządzania informacjami, jego cele i zadania
System zarządzania informacjami jest definiowany jako formalny system przekazywania administracji informacji niezbędnych do podejmowania decyzji.
IMS powinien udzielać informacji o przeszłości, teraźniejszości i oczekiwanej przyszłości. Musi śledzić wszystkie istotne wydarzenia w organizacji i poza nią. Ogólnym celem IMS jest ułatwienie skutecznego wdrożenia funkcji planowania, kontroli, działań produkcyjnych i procesu zarządzania jako całości. Najważniejszym zadaniem jest dostarczanie właściwych informacji właściwym osobom we właściwym czasie.
Należy zauważyć, że IMS nie jest jedynym kompleksowym zintegrowanym systemem, który spełnia wszystkie potrzeby informacyjne administracji. Ponieważ może istnieć potrzeba uzyskania takiego systemu, konieczne jest zastrzeganie tego aspektu, że ze względu na duże trudności prawdopodobieństwo jego utworzenia jest niewielkie. Nie możemy pominąć faktu, że IMS niezmiennie obejmuje korzystanie z komputerów. Rzeczywiście ostatnie postępy w technologii przetwarzania danych wniosły ogromny wkład w tworzenie systemów zarządzania informacjami. Niektóre typy ICS nie byłyby możliwe bez szybkości i dokładności przetwarzania danych zapewnianych przez komputery.
Rewolucja komputerowa doprowadziła do znacznych zmian w przetwarzaniu informacji w organizacjach. Jedno badanie w praktyce zarządzania wykazało, że systemy elektronicznego przetwarzania danych i zarządzania informacjami są dwoma najczęściej stosowanymi narzędziami w zarządzaniu. Powszechne stosowanie komputerów w organizacjach pozwala menedżerom na wszystkich poziomach wykorzystywać duże ilości informacji w swoich działaniach.
Dzięki wyposażenie komputera, poszczególni menedżerowie mogą teraz podejmować decyzje na podstawie informacji uzyskanych w ich firmach. Wewnętrzne bazy danych pozwalają menedżerowi uzyskać informacje o swojej firmie, rynkach, konkurencji, cenach i prognozach w ciągu zaledwie kilku godzin.
Komputery mogą przekazywać menedżerom informacje potrzebne do monitorowania każdego rodzaju informacji, co pomaga im porównywać planowane i rzeczywiste wyniki, wcześnie wykrywać rozbieżności i wprowadzać korekty w celu rozwiązania problemów. Jednak, podobnie jak wszystkie narzędzia zarządzania, skomputeryzowane systemy informacyjne działają tak, jak zostały zaprojektowane i nie mogą być lepsze. Dlatego moim zdaniem należy rozważyć projekt IMS i sposoby zwiększenia jego skuteczności.
Nie byłoby przesadą stwierdzenie, że celem IMS jest nie tylko wydawanie i przetwarzanie niektórych informacji. IMS powinien być zorientowany na użytkownika, tzn. Przetwarzane przez niego informacje powinny służyć potrzebom menedżerów, którzy je otrzymują.
Projektując system informacyjny, należy pamiętać, że potrzeby informacyjne menedżerów są różne i zależą od ich poziomu w hierarchii i obowiązków funkcjonalnych.
Systemy informacji zarządczej i działania zarządcze
Badając różnice w potrzebach informacyjnych menedżerów, można warunkowo podzielić rodzaje działań menedżerskich na trzy kategorie.
1.Planowanie strategiczne to proces podejmowania decyzji dotyczących celów organizacji, zmiany tych celów, wykorzystywania zasobów do osiągnięcia tych celów oraz strategii określających odbiór, wykorzystanie i rozmieszczenie tych zasobów.
2.Kontrola zarządzania to proces, w którym menedżerowie zapewniają odbiór zasobów i ich efektywne wykorzystanie do osiągnięcia ogólnych celów organizacji.
.Kontrola operacyjna to proces zapewniający skuteczną i wykwalifikowaną realizację określonych zadań.
Te kategorie działań w przybliżeniu odpowiadają obowiązkom kierowników wyższego, średniego i niższego szczebla. IMS powinien dostarczyć informacje spełniające różne wymagania dla każdej kategorii.
Na przykład działania kierowników wyższego szczebla w zakresie planowania strategicznego obejmują przede wszystkim kwestie przyszłej interakcji między organizacją a środowiskiem. Dlatego starsi menedżerowie potrzebują informacji ze źródeł zewnętrznych. Informacje te nie powinny być bardzo szczegółowe i powinny mieć wystarczająco szerokie granice, aby trendy były wyraźne. Bardzo wysoka precyzja również nie jest wymagana.
Informacje dotyczące kontroli menedżerskiej są niezbędne dla kierowników wyższego i średniego kierownictwa. Oczywiście powinien pochodzić zarówno ze źródeł wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Na przykład, kierownicy wyższego szczebla potrzebują informacji o pracy głównych oddziałów ich firmy i działalności konkurujących organizacji. Menedżer średniego szczebla potrzebuje informacji o wydajności, kosztach, obrotach i ewentualnie zmianach wymagań klientów lub w dziedzinie technologii. Informacje te powinny być bardziej szczegółowe, mieć węższe granice i być bardziej dokładne niż to, co jest wymagane do planowania strategicznego. Powinien on także pojawiać się w krótszych odstępach czasu, ponieważ ramy czasowe dla decyzji są krótsze.
Informacje do celów kontroli operacyjnej, które dotyczą codziennych czynności, muszą być bardzo dokładne, wąskie i aktualne. Powinien pochodzić prawie wyłącznie ze źródeł wewnętrznych. Na przykład kierownik bezpośrednio w fabryce musi dokładnie wiedzieć, ile godzin dziennie pracuje każdy pracownik, jaka jest dzienna lub tygodniowa wydajność, a także ile zużytego materiału i odpadów.
Ponadto menedżerowie potrzebują konkretnych informacji związanych z ich konkretnym zawodowym obszarem pracy. Dlatego kierownik sprzedaży potrzebuje informacji o transakcjach handlowych, gustach konsumentów, konkurencyjności nowych produktów itp. Szczegółowe informacje na temat specyfikacji technicznych nowego produktu, które są fundamentalnie ważne dla kierownika działu technicznego, nie są niezbędne do podejmowania decyzji sprzedażowych. Rzeczywiście, jeśli IMS będzie regularnie przekazywać takie informacje kierownikowi sprzedaży, będzie to tylko kolidować z jego pracą i wymagać czasu.
.4 Źródła informacji zarządczych
Źródła wewnętrzne to dokumenty tworzone bezpośrednio w organizacji. Obejmuje organizacyjne i administracyjne, specjalne systemy dokumentacji (personel, finanse, planowanie itp.), A także inne materiały firmy. Wśród najciekawszych dokumentów wyróżniamy raporty: codzienne (analiza strat, statystyki wydajności pracy, analiza strat czasu, otrzymane zamówienia); co tydzień (analiza nadgodzin, realizacja zadań, monitorowanie projektu); miesięcznie (raport z działalności działów, analiza zmian kadrowych, analiza kosztów ogólnych, analiza sprzedaży, raport o wydatkach na zapasy, analiza zmian sprzedaży, rachunek zysków i strat, bilans, analiza sprawozdań finansowych, środki pieniężne na rękę, zaległe rachunki); kwartalne, półroczne i roczne (rachunek zysków, bilans, źródła i wykorzystanie funduszy, sprawozdania z pracy działów). W zależności od konkretnych warunków działania organizacji dokumentacja raportowa może mieć swoją własną częstotliwość, formę prezentacji informacji. Ponadto można generować typy raportów odpowiadające zadaniom automatyzacji. Oprócz regularnych raportów sporządzane są raporty dotyczące długoterminowego monitorowania poszczególnych czynników i sytuacji.
Źródła wewnętrzne można z kolei podzielić na pierwotne i wtórne. Głównymi są te, w których zapisywane są konkretne dane operacyjne dotyczące wyników działalności organizacji - są to dokumenty księgowe, ARD itp. Najbardziej wiarygodne są źródła pierwotne.
Dokumenty wtórne - teksty o charakterze uogólniającym, skonsolidowanym i sprawozdawczym, tj. streszczenia, raporty, raporty, notatki analityczne, prognozy itp. Źródła te zawierają z reguły dane zagregowane, pewne wnioski i zalecenia. Źródła wtórne są mniej niezawodne, ponieważ występują w nich większe zniekształcenia. Nie tylko błędy w obliczeniach i wnioskach, ale także wysokie prawdopodobieństwo celowego zniekształcenia w celu ukrycia pewnych oficjalnych pominięć, mogą wpływać na zniekształcenie informacji, dlatego informacje zawarte w tego rodzaju źródłach wymagają podwójnej kontroli.
.5 Organizacja przepływów informacji
Do sformułowania i rozwiązania wielu problemów w zarządzaniu wykorzystuje się informacje przedstawione w kilku tablicach. Centralnym ogniwem w organizacji przepływów informacji jest określenie tras ich przepływu oraz częstotliwości przepływu między źródłami a konsumentami.
Tak więc proces zużycia zasobów informacyjnych jest realizowany w formie przepływy informacji. Podczas tworzenia SI konieczne jest racjonalne organizowanie przepływów informacji, a także zwiększenie ich intensywności. Aby rozwiązać te problemy w projektowaniu IP, zaleca się przeprowadzenie analizy przepływów informacji, która pozwala przestudiować istniejący system organizacji obsługi informacji, stwarza podstawy do dalszej poprawy i optymalizacji przepływów informacji. Analiza przepływów informacji odbywa się w dwóch etapach:
) egzamin;
) budowa i analiza modelu informacyjnego danej organizacji.
Podstawą projektowania UIS są wyniki badań przepływów informacji i przepływów pracy, które są charakterystyczne dla obszaru tematycznego, w którym ten system informacyjny jest tworzony. Obecnie nie ma GOST, materiałów regulacyjnych rządzących badaniem i analizą przepływów informacji w projektowaniu własności intelektualnej. Problemy te znajdują jednak odzwierciedlenie w materiałach regulacyjnych dotyczących ACS (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 itp.), Które można wykorzystać do organizacji pracy w rozważanych przypadkach.
Analizując przepływy informacji, należy wziąć pod uwagę przepływ informacji w następujących kierunkach:
Pionowa, tj. na poziomach hierarchicznych. Analiza pionowych przepływów wzdłuż linii wstępującej i malejącej ujawnia ciągłość, zagęszczanie, uśrednianie i generowanie informacji. Analiza ciągłości informacji uwypukla wskaźniki przekrojowe przechodzące przez wszystkie poziomy zarządzania, a także wyróżnia te, które są charakterystyczne dla tego samego zjawiska na różnych poziomach, tj. staje się możliwe ujednolicenie informacji. Wyniki tej analizy stają się podstawą do określenia wsparcia informacyjnego na różnych poziomach hierarchicznych.
Analiza stopnia zagęszczenia informacji charakteryzuje poprawność badań przesiewowych nieistotnych wskaźników i agregacji ilorazów do ogólnych. Wynika to z ogólnych przepisów dotyczących przekazywania informacji na wyższy poziom;
Poziomy przepływ informacji. Głównym celem takiej analizy jest porównanie schematów rozwoju i schematów decyzyjnych oraz schematów przepływu informacji, ponieważ o ich kierowaniu decydują procesy decyzyjne. Najbardziej akceptowalną metodą analizy tras informacyjnych jest analiza sieci, w której zdarzeniami są podejmowanie konkretnych decyzji, a ścieżki to przepływ informacji.
Podczas analizy znajdują się najkrótsze ścieżki zapewniające wszystkie niezbędne rozwiązania (dla jasności zaleca się zbudowanie diagramu). Analiza graficzna daje dość kompletny obraz racjonalności przepływów informacji. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę bezpośredniość ruchu, rytm, specjalizację przepływów informacji, gęstość (intensywność), równoległy ruch przepływów.
Strukturę przepływów informacji ujawnia się poprzez analizę struktury organizacji, struktury przepływu pracy i przepływu nieudokumentowanych informacji.
.6 Kluczowe problemy w rozwoju systemów informatycznych
Główne problemy, przed którymi staje projektant systemu, gdy zaczyna myśleć o głównej tablicy informacji, są następujące: ile poziomów danych jest potrzebnych; Czy IP jest w stanie obsłużyć wszystkie poziomy kontroli dostępne w firmie z ich różnymi potrzebami informacyjnymi, gdy używa się jednej głównej macierzy danych.
Na przykład w UIS banku komercyjnego kasjer musi mieć dostęp do szczegółowych informacji dotyczących każdego rachunku, tj. do aktualnego salda, ilości czeków itp. Jednak takie informacje nie są interesujące dla poziomu zarządzania operacyjnego. Menedżerowie tego poziomu są zainteresowani zbiorczą informacją o grupach kont. Na poziomie kształtowania polityki dla wyższej kadry kierowniczej potrzebne są jeszcze szersze informacje na temat pożyczek, wpływów i prognoz dotyczących wzrostu depozytów. Dlatego głównym zadaniem projektanta IP jest próba zintegrowania głównej tablicy danych w taki sposób, aby mogła być używana na wszystkich poziomach firmy i jej działów.
Aby uporządkować tablicę informacyjną, należy wziąć pod uwagę odpowiedni klasyfikator. Informacje zawarte w tablicy są klasyfikowane według następujących kryteriów:
) kierunek ruchu;
) metoda uzyskania;
) częstotliwość odbioru;
) charakter wniosku w procesie zarządzania.
W kierunku ruchu informacje dzielą się na:
) przychodzące;
)pośredni (wewnętrzny);
) towarzyski.
Zgodnie z częstotliwością odbioru dzieli się na:
)stale płynący;
) codziennie;
) co tydzień;
)miesięcznie itp.
Wskazane okresy są ustawione dla każdego rodzaju informacji.
Ze względu na charakter uczestnictwa w procesie zarządzania informacje dzielą się na:
) regulacyjne;
) odniesienie;
) zaplanowany;
)analityczny (operacyjny);
) raportowanie.
3. Zautomatyzowane systemy informacyjne
.1 Ogólny opis AIS
AIS - zestaw informacji, metod i modeli ekonomicznych i matematycznych, technicznych, oprogramowania, narzędzi technologicznych i specjalistów, przeznaczony do przetwarzania informacji i podejmowania decyzji zarządczych.
AIS to połączony zestaw danych, sprzętu, oprogramowania, personelu, standardów, procedur opracowanych w celu gromadzenia, przetwarzania, dystrybucji, przechowywania i wydawania informacji zgodnie z wymaganiami wynikającymi z celów organizacji.
Podsystemy funkcjonalne i wspierające
Zautomatyzowany system informacyjny ma funkcjonalny i wspierający podsystem.
Podsystem funkcjonalny zapewnia wykonanie zadań i cel systemu informatycznego. Zwykle w systemie informatycznym część funkcjonalna jest podzielona na podsystemy zgodnie z atrybutami funkcjonalnymi:
.poziom obiektywnej aktywności, na przykład zarządzanie (wyższy, średni, najniższy);
.rodzaj zarządzanego zasobu (materiał, siła robocza, finanse itp.);
.zakres zastosowania (bankowość, giełda itp.);
.funkcje zarządzania i okres zarządzania.
Podsystem wspierający obejmuje „wsparcie informacyjne, techniczne, matematyczne, programowe, metodologiczne, organizacyjne i językowe.
3.2 Cele, cele i poziomy automatyzacji DOE
Cele automatyzacji DOW wszystkich organizacji, niezależnie od ich form organizacyjnych i prawnych, są dość podobne i są następujące:
.poprawa jakości i wydajności zarządzania organizacją poprzez usprawnienie zarządzania biurem;
.połączenie w jeden cykl biurowy wszystkich jednostek strukturalnych organizacji, w tym odległych geograficznie;
.zapewnienie szybkiego, a jednocześnie ograniczonego dostępu do zasobów informacyjnych (dokumentacyjnych) organizacji;
.redukcja kosztów pracy i czasu oraz kosztów ogólnych, aw rezultacie uzyskanie efektu ekonomicznego;
.kładąc podwaliny pod stopniowe przejście do elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie, pracuj na przyszłość.
Osiągnięcie celów jest możliwe dzięki rozwiązaniu zadań automatyzacji DOW organizacji, które można warunkowo usystematyzować w następujących obszarach:
) Przygotowanie i wykonanie dokumentów.
Automatyzacja tego obszaru pozwala poprawić jakość i efektywność przygotowywania dokumentów tworzonych w organizacji, aby ujednolicić formę dokumentów.
2) Organizacja przepływu pracy i wykonywanie dokumentów. Automatyzacja tego obszaru eliminuje powielanie pracy przy wprowadzaniu informacji o dokumencie na różnych etapach pracy z nim (upraszcza proces rejestracji), tworząc bazę dokumentów organizacji, zmniejszając prawdopodobieństwo utraty dokumentu, usprawniając przepływ pracy organizacji (upraszczając trasy przepływu dokumentów) oraz zwiększając wydajność i jakość pracy wykonawców dzięki dokumentom, skracają czas wykonywania i przekazywania dokumentów, w odpowiednim czasie informują pracowników o otrzymanych i utworzonych dokumentach.
3) Organizacja kontroli nad wykonywaniem dokumentów.
Automatyzacja kontroli nad wykonywaniem dokumentów pozwala szybko otrzymywać informacje o stanie wykonania i lokalizacji dowolnego dokumentu, śledzić etapy przekazywania dokumentów w jednostkach organizacyjnych od momentu ich otrzymania (utworzenia) do zakończenia pracy z nimi.
) Organizacja przechowywania dokumentów, wyszukiwarka dokumentów. Automatyzacja pozwala na scentralizowane przechowywanie tekstów dokumentów przygotowanych w formie elektronicznej, ich obrazów graficznych i materiałów dla nich, organizować wyszukiwanie online, logicznie łączyć dokumenty związane z jednym zagadnieniem, dokonywać wyboru materiałów na podstawie tematycznej lub innej.
Mówiąc o potrzebie określenia poziomu automatyzacji DOW w odniesieniu do każdej konkretnej organizacji, należy zdecydować, co powinno obejmować automatyzację DOW:
cała organizacja, w tym jej geograficznie odległe jednostki;
centrala organizacji jako całości;
szereg struktur aktywnie uczestniczących w organizacji pracy (na przykład obsługa personelu + obsługa DOE + księgowość itp.);
struktury odpowiedzialne za organizację DOE (zarządzanie sprawami, służba DOE, sekretariat, biuro itp.);
struktury specjalne (rachunkowość, zasoby ludzkie itp.)
Wniosek
W tym kursie przeanalizowaliśmy szeroki zakres funkcji zautomatyzowanych systemów informatycznych. Z powyższego możemy wywnioskować, że automatyzacja znacząco zmienia technologie przetwarzania informacji. W kontekście komputeryzacji cały proces przepływu informacji składa się z wielu połączonych operacji manualnych i automatycznych, z których każda odbywa się w jednym miejscu pracy. Główne operacje procesu technologicznego przetwarzania informacji: zbieranie i rejestracja danych pierwotnych, wprowadzanie ich do systemu, kontrola niezawodności danych, tworzenie i utrzymywanie bazy danych, wyszukiwanie i przetwarzanie zgodnie z danym algorytmem, generowanie i wysyłanie wyników końcowych, przekazywanie wyników przetwarzania do użytkownika końcowego.
Niestety zasoby ludzkie nie wystarczą, aby wykonać wszystkie powyższe operacje dokładnie, szybko, wydajnie i na czas, co może prowadzić do stagnacji w pracy biurowej zarówno w ramach jednej organizacji, jak i na arenie międzynarodowej.
Co więcej, byłaby przeszkodą dla światowego postępu, załamania rynków światowych, organizacji międzynarodowych.
Zautomatyzowane systemy wykonują pracę człowieka, ale warto powiedzieć, że żaden automatyczny system informacyjny nie będzie działał bez kierującej ręką Człowieka.
Bibliografia
1.Teoria systemów i analiza systemów - V.N. Volkova, A.A. Denisov, Yurayt Publishing House, 2013.
2.GOST 24.601-86
.SCRIBD (zasoby elektroniczne) - # „justify”\u003e. InfoManagement (zasób elektroniczny) - # „justify”\u003e. Directum (Zasób elektroniczny) - # „justify”\u003e. Wsparcie informacji zarządczej - przewodnik do nauki. Mazur L.M.
.Lawmix (zasób elektroniczny) - # „justify”\u003e. Lenservice (zasoby elektroniczne). - http //www.lenservice.ru/.
.Informatyka. Kurs podstawowy - Simonovich S.V. i inne.-SPb: Peter, 2005
.„Automatyzacja przedsiębiorstwa. Od czego zacząć? ”, Ilya Kolomin, magazyn„ Fabryka Mebli ”, nr 1-4”, 2006.
.Gagarina L.G., Kiselev D.V., Fedotova E.L. Opracowanie i obsługa zautomatyzowanych systemów informatycznych: podręcznik szkoleniowy. -M .: Forum wydawnictwa: INFRA-M, 2007.
.Golitsyna O.L., Maksimov N.V., Popov I.I. Bazy danych: podręcznik. Dodatek. - M .: „Forum”: INFRA-M, 2007.
Dokumentacja zarządcza stanowi podstawę działalności nowoczesnej organizacji - do 85% zasobów informacyjnych niemal każdej struktury zarządzania jest skoncentrowanych w dokumentach. Pod tym względem procesy dokumentowania i zarządzania dokumentami nabrały samowystarczalnego charakteru i wymagają własnych automatycznych systemów kontroli.
W ciągu ostatnich 10-15 lat automatyzacja biura przeszła rewolucję w dziedzinie pracy z dokumentami. Jeśli wcześniej system automatyki biurowej był uważany za system automatyzacji działań głównie personelu technicznego biur, sekretariatów, archiwów związanych z przygotowaniem, rejestracją, przemieszczaniem, kontrolą wykonania i wyszukiwaniem dokumentów, teraz sami autorzy zajmują się kompilacją i wysyłaniem dokumentów za pomocą komputerów zintegrowanych w sieci i wykonawcy dokumentów. Są teraz bezpośrednimi uczestnikami technologii obsługi dokumentów - od momentu utworzenia dokumentów do kontroli wykonania i pracy z archiwum dokumentów. System automatyzacji dokumentacji i zarządzania dokumentami stał się decydującym narzędziem do zwiększenia wydajności pracy pracowników zaangażowanych w podejmowanie decyzji, a co za tym idzie, w działania całej organizacji.
Obecnie organizacja, która chce otrzymywać nowoczesne rozwiązania do stworzenia zautomatyzowanej technologii dla DOW, ma dość szeroki wybór - od nabycia indywidualnie zaprojektowanych systemów informatycznych w przypadku dużych organizacji po gotowe zintegrowane systemy - dla małych i średnich organizacji.
Organizacje, które postawiły sobie za cel automatyzację pracy biurowej, muszą rozwiązać wiele problemów. Tutaj jest kilka z nich:
Organizacje często nie mają jasnego zrozumienia, co powinno zostać zautomatyzowane w technologii procesów biurowych. Ma na to wpływ brak specjalistów, którzy jednocześnie znają się na dokumentacji i dobrze znają rynek i możliwości. systemy oprogramowania w dziedzinie automatyzacji wsparcia zarządzania dokumentami. Informacje reklamowe są ubogie w treść i nie zawsze odpowiadają prawdzie, brak wspólnej terminologii zakłóca wzajemne zrozumienie klienta systemu i jego producenta itp.
Organizacja będzie musiała opracować i wdrożyć poważny zestaw środków w celu usprawnienia procesów zarządzania i odzwierciedlających je procesów pracy biurowej. Konieczne jest usprawnienie podziału obowiązków, delegowanie uprawnień, jasne określenie, kto decyduje o tym, jakie zadania i na jakim poziomie, określić procedurę koordynacji dokumentów, ich zatwierdzania i podpisywania itp., Czyli ostatecznie, aby zoptymalizować system zarządzania;
Wprowadzając automatyzację DOW, organizacje muszą zdecydować się na jedno z dwóch podejść, które menedżerowie dokumentów warunkowo nazywają „rosyjski” i „zachodni”.
Tradycyjnie rosyjska technologia pracy z dokumentami obejmuje trzy poziomy hierarchii: szef organizacji - kierownictwo biura - wykonawca. Zachodnie tradycje związane są z osobistą odpowiedzialnością wykonawcy egzekucji za dokument i odpowiadającymi mu decyzjami, dlatego zawierają dwa poziomy hierarchii: szef najwyższego szczebla zarządzania - wykonawca (menedżer).
Rosyjska tradycja zakłada obowiązkową rejestrację każdego dokumentu od momentu pojawienia się w organizacji, a także szczegółowy i centralnie kontrolowany „wstępnie zarchiwizowany” przepływ pracy. Technologia DOW jest w dużej mierze zapisana w stanowych standardach, instrukcjach i instrukcjach. Cały zakres pracy z dokumentami jest śledzony w dziennikach rejestracyjnych lub szafkach na dokumenty napisane na maszynie.
Tradycje zachodniej pracy biurowej związane są z osobistą odpowiedzialnością kierownika za dokument i jego wykonanie (charakterystyczne jest, że w języku angielskim brakuje słowa „obieg dokumentów”). Rejestracja dokumentów odbywa się bezpośrednio przez wykonawcę; nie ma scentralizowanej kontroli wykonania. Przedmiotem regulacji w tradycyjnych zachodnich systemach zarządzania dokumentami jest systematyczne przechowywanie już wykonanych dokumentów (podobnie jak krajowe archiwum). Na podstawie takiej tradycji powstała koncepcja zachodnich elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Stąd trudność korzystania z technologii elektronicznego zarządzania dokumentami w rosyjskiej pracy biurowej opartej na zachodnich systemach oprogramowania. Konieczne jest odpowiednie dostosowanie zachodnich produktów do rosyjskich warunków panujących na przestrzeni wieków.
Wybierając opcję automatyzacji DOW, organizacja klienta musi wybrać jedną z dwóch klas systemów zarządzania dokumentami - Workflow i Groupware.
Obie klasy systemów koncentrują się na automatyzacji pracy zespołowej w biurze. Wybierając jednak metodologię budowy zautomatyzowanego systemu w konkretnej organizacji, należy wziąć pod uwagę, w jakim stopniu odpowiada on stylowi zarządzania i przyjętemu w nim systemowi zarządzania.
Faktem jest, że systemy typu Workflow obejmują systemy koncentrujące się na automatyzacji pracy całej korporacji (tj. Na wspólnej pracy kilku grup roboczych), które wspierają wyraźne oddzielenie procesów biznesowych i kierowanie pracą w sieci wykonawców. W odniesieniu do zarządzania dokumentami oznacza to, że odpowiednia dokumentacja jest ściśle związana z procedurami zarządzania opartymi na podziale funkcji między pracownikami aparatu administracyjnego. W takim przypadku obieg dokumentów jest nakładany na procedury zarządzania technologicznego. Systemy takie jak Workflow są bardziej akceptowalne dla dużych organizacji i agencji rządowych.
Praca grupowa obejmuje systemy, które nie mają ściśle zdefiniowanego schematu biznesowego. - procesy zaprojektowane do działania w małym zespole - grupie roboczej (5–100 osób). Elementami oprogramowania do pracy grupowej są poczta elektroniczna, baza dokumentów, organizator zbiorowy.
Wybór zautomatyzowanego systemu zarządzania dokumentami przez organizację powinien ostatecznie wynikać ze składu niezbędnych wymagań dotyczących oprogramowania oferowanego na rynku, które można sprowadzić do następujących cech:
Wykorzystana technologia biurowa;
Zgodność z głównymi zadaniami pracy biurowej;
Funkcjonalne cechy systemów (kompletność funkcjonalna, otwartość itp.);
Wdrożenie oprogramowania (obsługa trybu rozproszonego itp.);
Wskaźniki kosztów
Powyżej krótko scharakteryzowano technologię biurową opartą na rosyjskich i zachodnich tradycjach. Pokrótce omówmy cechy systemów oprogramowania odpowiedniego kierunku.
Systemy oprogramowania wdrażające rosyjską technologię koncentrują się na użyciu w instytucjach i organizacjach rządowych, zachowując wszystkie tradycje i standardy pracy biurowej przyjęte w określonej strukturze zarządzania. Zadaniem takich systemów jest zapewnienie obsługi obiegu papieru, zmniejszenie złożoności rutynowych operacji przetwarzania dokumentów. Systemy te mogą jednak znacznie rozszerzyć zakres tradycyjnych procesów dokumentowania i zarządzania dokumentami poprzez przetwarzanie dokumentów na komputerze osobistym. Systemy tego kierunku są rodzajem pomostów dla stopniowego przejścia od technologii papierowych do technologii elektronicznych. Systemy automatyki DOU dla tej technologii obejmują:
System CASE (produkt firmy Electronic Office Systems);
System „Kopciuszek - \\\\” 1! \\ I. Korespondencja biurowa (STC IRM, Moskwa).
Podpunkt 7.8.4 zostanie przedstawiony bardziej szczegółowo. funkcjonalność systemy biznesowe.
Zachodnie systemy oprogramowania koncentrują się na maksymalnym wykorzystaniu dokumentów elektronicznych i narzędziach współpracy użytkowników, braku pośrednich łączy, co z kolei determinuje zmianę istniejących procesów biurowych w organizacji, ich optymalizację, rozwój nowych technologii do pracy z dokumentami.
Główną cechą technologii „zachodniej” jest modelowanie konkretnych rzeczywistych procesów przepływu pracy i dostrajanie tych modeli systemów oprogramowania. Z reguły system jest dostarczany do klienta nie w postaci autonomicznego produktu „w pudełku”, oddzielonego od dewelopera, ale jako zestaw narzędzi programowych, z których składa się gotowe rozwiązanie.
Podczas dostosowywania systemu do określonych procesów organizacji niezbędne komponenty funkcjonalne są instalowane na komputerach osobistych pracowników (miejsce pracy oparte na rolach) w celu rozwiązania określonego zakresu zadań, zgodnie z rolą każdego pracownika w przepływie pracy konkretnej organizacji. Administrator systemu tworzy funkcje biznesowe, które określają trasy przepływu dokumentów zgodnie ze strukturą organizacji, tj. Według jej oddziałów i poszczególnych pracowników.
Następujące trzy klasy automatycznych systemów informacyjnych są szeroko reprezentowane w systemach tego obszaru w Federacji Rosyjskiej:
Systemy opracowane przez rosyjskie firmy oparte na DBMS: „Lan-Docs” - JSC „Lanit”; OPTIMA-WorkFlow - firma Optima; „Code” - SE „Center for Computer Development”; „AquaDoc” - firma „Aquarius Consulting” itp.;
Systemy opracowane przez rosyjskie firmy wykorzystujące technologię LotusNotes: „CompanyMedia” - firma „Inter Trust”; „BOSS-Referent” - firma informatyczna; „Escado” - CJSC Interprokom LAN i inne:
Rusyfikowane wersje popularnych systemów zachodnich: „Documentum 4i” - firma Documentum; „DOCSOpen” - firma Hummingbird ”; „LotusDomino \\ Notes” - IBN Corporation; „DocuLive” - koncern Siemens; „WorkExpeditor” - Compaq Corporation itp.
Dla porównania, w dalszych punktach 7.8.4 i 7.8.5 podano cechy dwóch systemów oprogramowania - „CASE” i „BOSS-Referent”, zorientowanych odpowiednio na rosyjskie i zachodnie technologie dokumentowania i zarządzania dokumentami.
Wprowadzenie zintegrowanego systemu automatyzacji zarządzania dokumentami można uznać za innowację menedżerską, która pozwala wziąć pod uwagę prawa procesu innowacji i efektywnie je zorganizować.
W zależności od potencjału innowacyjnego wyróżnia się dwa główne typy innowacji:
o radykalne (podstawowe), otwierające zasadniczo nowe możliwości, wprowadzające jakościowe zmiany w sposobach działalności człowieka;
o modyfikowanie, poprawa istniejących metod i form pracy.
Radykalne i modyfikujące innowacje w procesie zarządzania powinny być połączone. W praktyce można również spotkać pseudoinnowacje, które dotyczą wyłącznie atrybutów zewnętrznych i podyktowane są względami prestiżu lub reklamy.
W nowoczesnych warunkach wprowadzenie KSD i wykorzystanie elektronicznego zarządzania dokumentami można uznać za radykalną innowację.
Innowacje typu modyfikującego pojawiają się częściej niż radykalne i zapewniają dostosowanie do zmieniających się warunków i zadań. Na przykład częściowe usprawnienia w organizacji pracy kierowniczej i przepływu pracy same w sobie dają pozytywne wyniki. Ale możliwości modyfikowania innowacji są ograniczone i na pewnym etapie nie są już w stanie zrekompensować potrzeb organizacji. A następnie opóźnienie w opracowaniu i wdrożeniu bardziej ambitnych lub radykalnych innowacji (w naszym przypadku zintegrowanego systemu automatyki dla przedszkolnych instytucji edukacyjnych) może doprowadzić do stagnacji i obniżenia wydajności zarządzania.
„Cykl życia” zintegrowanego systemu automatyzacji przedszkolnej instytucji edukacyjnej jako innowacji zarządczej obejmuje następujące etapy: świadomość potrzeby innowacji i jej rozwoju; podejmowanie decyzji dotyczących przejścia na nową technologię, jej rozwój; stabilne funkcjonowanie i rozwój. Innowacja nie zostanie ukończona, jeśli zakończy się na jakimkolwiek etapie pośrednim. Pod koniec „cyklu życia” każdej innowacji ponownie ujawniono potrzebę częściowych lub większych ulepszeń.
Proces innowacji jest przede wszystkim wynikiem kreatywnego rozwiązania pojawiających się problemów. Dlatego etap świadomości potrzeby innowacji i jej rozwoju jest jednocześnie procesem przygotowywania i podejmowania decyzji zarządczych, a wyniki kolejnych etapów w dużej mierze zależą od ich aktualności i aktualności. Wdrożenie proponowanych innowacji zależy w szczególności od tego, jakie metody zastosowano do gromadzenia i przetwarzania informacji, analizowania sytuacji problemowej, opracowywania opcji i wyboru rozwiązania. Co więcej, konsekwencje innowacji i cechy jej wdrożenia powinny być analizowane podczas opracowywania i wyboru rozwiązań. Wdrażając konkretne środki w celu wprowadzenia innowacji zarządczych w dziedzinie automatyzacji dokumentów, zakłada się, że brane są pod uwagę połączenia między głównymi elementami zarządzania informacją.
Etap rozwoju innowacji obejmuje czas niezbędny do usunięcia zidentyfikowanych braków i wprowadzenia odpowiednich zmian. Duże znaczenie na tym etapie ma kontrola nad działaniami pracowników (na przykład w celu spełnienia wymagań technologicznych w korporacyjnym systemie zarządzania dokumentami). Ważne jest, aby wdrożona technologia zarządzania dokumentami była stosowana codziennie i wykluczona była możliwość powrotu do poprzedniej organizacji pracy (na przykład prowadzenie odręcznych dzienników rejestracyjnych, wielokrotna rejestracja dokumentów itp.). Wymaga coachingu lub szkolenia pracowników, przygotowania materiałów dydaktycznych (schematy technologiczne, podręczniki dla użytkowników i administratorów systemu itp.).
Ważne jest również zwrócenie uwagi na utrzymanie i ulepszanie innowacji. Czasami, jakiś czas po wprowadzeniu innowacji, podejmowane są próby powrotu do poprzednich sposobów pracy (i wcale nie z powodu nieefektywności nowego). Na tym etapie zadaniem jest zapobieganie temu, stabilizowanie i wspieranie innowacji, a także decydowanie, czy konieczne jest uzupełnienie lub wzmocnienie jednej innowacji inną
Zatem na etapach wdrażania i rozwoju zintegrowanego systemu automatyzacji DOW może wystąpić okres jednoczesnego współistnienia nowych i starych technologii (w tych jednostkach organizacji, które nie są jeszcze podłączone do systemu). "Kto wygra?" - wynik tego etapu zależy od rozwiązania szeregu problemów organizacyjnych, w tym utworzenia niezbędnej podstawy regulacyjnej i metodologicznej. W tych warunkach zmienia się obsada kadrowa, rozwiązane są problemy związane z organizacją usługi wsparcia systemu i administracją. Określono procedurę łączenia użytkowników i nadawania im uprawnień do korzystania z systemu, rozwiązano problemy ochrony informacji.
Na każdym etapie procesu innowacji krąg jego uczestników się powiększa. Na przykład w dużej organizacji wprowadzenie zintegrowanego systemu automatyzacji DOW może mieć postać stopniowego połączenia z systemem, najpierw z biurem, a następnie z resztą jednostek strukturalnych z odpowiednim wzrostem liczby użytkowników. Oczywiste jest, że maksymalny efekt zautomatyzowanego systemu obejmującego przepływ pracy całej organizacji osiąga się tylko wtedy, gdy wszystkie planowane jednostki są połączone.
Jednocześnie należy pamiętać, że uczestnicy procesu innowacji mogą zarówno podjąć inicjatywę wspierania innowacji w zarządzaniu (w naszym przypadku system automatyzacji zarządzania dokumentami korporacyjnymi), jak i przeciwdziałać jej sukcesowi. Wprowadzenie technologii zarządzania dokumentami korporacyjnymi, wprowadzenie nowych wymagań dla pracowników jako użytkowników systemu (w tym ich kwalifikacji) i umożliwienie im oceny pracy ze wspólnej perspektywy, jest jedną z tak znaczących innowacji i transformacji, które mogą powodować inną reakcję na innowacje.
Problemy związane z wprowadzaniem nowych technologii nie ograniczają się do tzw. „Bariery psychologicznej” i obejmują sferę zainteresowań pracowników organizacji (ekonomiczną, społeczną). Jeśli pracownik zasugeruje, że wprowadzone innowacje zmniejszą lub nawet uniemożliwiają zaspokojenie niektórych jego potrzeb, wówczas wypowie się przeciwko tej innowacji. Czasami poszczególni pracownicy mogą celowo wypowiadać się przeciwko innowacjom, aby zwiększyć swój wpływ na innych.
Stąd potrzeba uwzględnienia wpływu zarówno interesów zbiorowych, jak i indywidualnych.
Z tego punktu widzenia ważne jest, aby pracownicy zdali sobie sprawę, że korzyści płynące z wprowadzenia CDPW oraz wady odrzucania innowacji przewyższają korzyści wynikające z utrzymania tego samego zlecenia pracy.
Podczas wprowadzania KSD przejawiają się także aspekty związane z kulturą korporacyjną. Na przykład, jeśli członkowie organizacji koncentrowali się na utrzymaniu istniejącego porządku pracy przez długi czas, a otwartość na innowacje i chęć pracowników do podnoszenia swoich umiejętności nie były cechą kultury korporacyjnej i systemu priorytetowego w zarządzaniu, wówczas przy wprowadzaniu innowacji mogą pojawić się problemy z zarządzaniem.
Opis szeregu możliwych przyczyn przeszkód we wdrożeniu zintegrowanego systemu automatyzacji DOW znajduje się w dobrze znanej pracy M. Sutton, która obejmuje różne rodzaje rozbieżności: niekonsekwencja, niezdecydowanie, nieufność, nieprzygotowanie, uprzedzenia, dezorganizacja, niepewność, niewykonanie funkcji itp.
Wprowadzając zintegrowany system automatyzacji DOW, należy wziąć pod uwagę, że stosunek do wprowadzanych innowacji zależy w dużej mierze od następujących cech:
o względna rentowność (o ile proponowana innowacja jest bardziej opłacalna pod względem społeczno-ekonomicznym niż istniejące zlecenie pracy, jak bardzo przyczynia się do osiągnięcia celów organizacji);
o zgodność(w jakim stopniu ta innowacja jest zgodna z opiniami i doświadczeniem pracowników - zależy od tego, czy będzie trudniejsza, czy łatwiejsza do zauważenia);
o trudności(jak trudno jest zrozumieć, wykorzystać w pracy i dostosować się do proponowanych innowacji);
o fazowanie(innowacje, które można wdrożyć etapami lub z weryfikacją eksperymentalną, będą lepiej odbierane).
Jego sukces zależy w dużej mierze od organizacji wsparcia informacyjnego, formalnej i nieformalnej komunikacji między pracownikami na temat wdrażania innowacji. Wdrażając system, ważne jest, aby informować pracowników o korzyściach płynących z nowej technologii (dla organizacji, jednostki, indywidualnego pracownika), przemyśleć system szkoleń i przedstawić etapy wdrażania.
Pracownikom może być trudno psychologicznie szybko dostosować się do nowej technologii, zwłaszcza jeśli jednocześnie w zwykłym trybie pracy zachodzi duża liczba zmian. Dlatego im większa nowość wdrożonego systemu, tym bardziej należy koniecznie odnosić się do zaangażowania personelu w proces jego wdrażania, wyjaśnić nowe funkcje systemu i pokonać barierę psychologiczną u niektórych pracowników. Konieczne jest zaplanowanie czasu potrzebnego na zapoznanie się z pracownikami, a następnie czasu opracowania nowych technologii pracy. Pośpiech z wdrożeniem stwarza trudności związane z tym, że pracownicy organizacji nie mogą natychmiast dostosować się do dużej liczby zmian. Nadmierne opóźnianie tego procesu może znacznie ograniczyć efekt innowacji, a nawet spowodować rozczarowanie. Biorąc pod uwagę te okoliczności, przy wprowadzaniu zintegrowanego systemu automatyzacji dla DOW ważne jest opracowanie i zatwierdzenie harmonogramu połączenia działów z szefem organizacji.
Sukces wdrożenia systemu automatyzacji dokumentów zaprojektowanego w celu zapewnienia funkcjonowania organizacji jako całości zależy od dogłębności badań i terminowości rozwiązywania problemów organizacyjnych na odpowiednich poziomach zarządzania. Fundamentalną rolę odgrywa wsparcie wdrażania systemu przez kierownictwo organizacji („zasada pierwszoosobowa”). W przypadku braku takiego wsparcia jest mało prawdopodobne, aby system został wdrożony we wszystkich działach. W celu regulacji operacyjnej procesu wdrażania systemu może być konieczne utworzenie stałego organu (na przykład komisji lub grupy roboczej przedstawicieli departamentów odpowiedzialnych za różne aspekty wdrażania - organizacyjne, technologiczne, programowe i techniczne, zasoby ludzkie, a także ochronę informacji). Do zadań usługi DOW należy rozwiązywanie głównych problemów technologicznych, koordynowanie interesów jednostek jako użytkowników systemu, przygotowywanie niezbędnych dokumentów regulacyjnych i metodologicznych, opracowywanie klasyfikacji dokumentów oraz prowadzenie ksiąg referencyjnych systemu.
Wprowadzając zintegrowany system automatyzacji DOW i zwiększając liczbę użytkowników systemu, łącząc nowe jednostki, przydatne mogą być następujące podejścia:
o zacząć od najlepiej przygotowanych psychologicznie i wykwalifikowanych pracowników, korzystając z ich przykładu, doświadczenia i umiejętności w zakresie rozwoju technologii przez innych pracowników;
o wprowadzić nową technologię przede wszystkim w jednostkach, w których najpilniejsza potrzeba i efekt wdrożenia są najbardziej oczywiste.
Należy zauważyć, że we współczesnych warunkach nie jest możliwe natychmiastowe wprowadzenie wielofunkcyjnego zautomatyzowanego systemu dla dużej organizacji. Bardziej akceptowalną opcją jest stopniowy rozwój. W przeciwnym razie opracowanie i wdrożenie systemu może zająć dużo czasu, a początkowe wymagania mogą nawet stać się nieaktualne.
Na każdym z tych etapów można pracować nad ulepszeniem technologii przepływu pracy (zarówno tradycyjnej, jak i zautomatyzowanej), tj. zastosuj modyfikujące innowacje.
Zarówno tradycyjne (papierowe), jak i zautomatyzowane zarządzanie dokumentami wymaga ciągłego zwracania uwagi na kwestie jego optymalizacji, biorąc pod uwagę:
o ciągłe zmiany w strukturze organizacyjnej zarządzania, konieczność łączenia tradycyjnych i zautomatyzowanych technologii;
o zapewnianie wskazówek organizacyjnych i metodologicznych oraz monitorowanie zgodności z ustalonymi procedurami pracy;
o rozwój systemu i udoskonalenie jego poszczególnych funkcji, z uwzględnieniem nowego oprogramowania i możliwości sprzętowych.
Dlatego problemy zarządzania informacjami nie wyczerpują się nawet po wdrożeniu odpowiedniego systemu komputerowego.
Etapy wdrażania zautomatyzowanych technologii przetwarzania, tworzenia, używania i przechowywania dokumentów. Ewolucja tych technologii i ich wpływ na procesy dokumentacji. Badanie cech i wzorców pracy z dokumentami zapisanymi na nowych nośnikach (dokumenty do odczytu maszynowego, dokumenty elektroniczne).
Stworzenie ogólnokrajowego systemu gromadzenia i przetwarzania informacji w zakresie rachunkowości, planowania i zarządzania gospodarką narodową (OGAS), zautomatyzowanych systemów zarządzania sektorowego (ACS). Typowy system dokumentacji zarządzania (TSDO). Tworzenie zautomatyzowanych systemów wyszukiwania informacji do dokumentacji księgowej i statystycznej, zautomatyzowanych systemów kontroli wykonywania dokumentów (ASKID).
Temat 2. Ramy prawne i regulacyjne dotyczące wdrażania i wykorzystania technologii informatycznych w Dow. Normy międzynarodowe i krajowe.
Międzynarodowe akty prawne. Karta Okinawy dla globalnego społeczeństwa informacyjnego z 2000 r. Deklaracja Światowego Szczytu Społeczeństwa Informacyjnego z 2003 r. (Z późniejszymi zmianami). Międzynarodowe akty prawne.
Ustawodawstwo i regulamin Federacji Rosyjskiej. Ustawa Federacji Rosyjskiej z 04.06.2011 r. Nr 63-ФЗ „Podpis elektroniczny”. Ustawa Federacji Rosyjskiej z 27 lipca 2006 r. Nr 149-ФЗ „Informacje, technologie informacyjne i ochrona informacji”. Kody Federacji Rosyjskiej.
Rezolucje i zarządzenia rządu Federacji Rosyjskiej, programy federalne i regionalne, koncepcje. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 6 września 2012 r. Nr 890 „W sprawie środków usprawniających elektroniczne zarządzanie dokumentami w organach rządowych”. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 22 września 2009 r. Nr 754 „W sprawie zatwierdzenia rozporządzenia w sprawie systemu międzyresortowego zarządzania dokumentami elektronicznymi”. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 7 września 2011 r. Nr 751 „W sprawie zmian zasad prowadzenia dokumentacji w federalnych organach wykonawczych”. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. Nr 477 „W sprawie zatwierdzenia zasad prowadzenia dokumentacji w federalnych organach wykonawczych”. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 25 grudnia 2007 r. Nr 931 „W sprawie niektórych środków zapewniających interakcję informacyjną organów państwowych i lokalnych organów samorządowych w zakresie świadczenia usług publicznych na rzecz obywateli i organizacji”. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 28 stycznia 2002 r. Nr 65 „W sprawie federalnego programu docelowego„ Electronic Russia (2002-2010) ”(z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami do 15 sierpnia 2006 r.). Rozporządzenie rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 20 października 2010 r. Nr 1815 „W sprawie programu państwowego Federacji Rosyjskiej„ Społeczeństwo informacyjne (2011–2020) ”. Rozporządzenie rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 17 grudnia 2010 r. Nr 2299-r „W sprawie planu przejścia federalnych organów wykonawczych i federalnych instytucji budżetowych na korzystanie z wolnego oprogramowania”. Postanowienie rządu Federacji Rosyjskiej z 12 lutego
2011 nr 176-r „Po zatwierdzeniu planu działania dotyczącego przejścia federalnych organów wykonawczych na zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej w organizacji działań wewnętrznych”. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 6 maja 2008 r. Nr 632-r „W sprawie zatwierdzenia koncepcji utworzenia rządu elektronicznego w Federacji Rosyjskiej do 2010 r.”. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 17 lipca 2006 r. Nr 1024-r „W sprawie koncepcji regionalnej informatyzacji do 2010 r.”. Dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 27 września 2004 r. Nr 1244-r „W sprawie koncepcji wykorzystania technologii informatycznych w działalności organów rządu federalnego do 2010 r.”.
Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Federacji Rosyjskiej (zatwierdzona przez Prezydenta Federacji Rosyjskiej V. Putina w dniu 7 lutego 2008 r., Nr Pr - 212).
Rada Bezpieczeństwa Informacji przy Prezydencie Federacji Rosyjskiej.
Dokumenty i normy normatywne i metodologiczne. GOST 34.03-90. "Technologia informacyjna. Zestaw standardów dla systemów automatycznych: Systemy automatyczne: Terminy i definicje, GOST 34.601-90. "Technologia informacyjna. Zestaw standardów dla systemów automatycznych: Systemy automatyczne: etapy tworzenia. ” Normy krajowe opracowane na podstawie międzynarodowych norm ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 „SIBID. Zarządzanie dokumentami. Wymagania ogólne”; GOST R ISO 23081-1-2008 „SIBID. Procesy zarządzania dokumentami. Metadane dokumentów. Część 1. Zasady ”), GOST R ISO / IEC 26300-2010„ Technologia informacyjna. Format otwartego dokumentu dla aplikacji biurowych (OpenDocument) v. 1.0 ”i inne.
Międzynarodowe standardy ISO i IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 series, IEC 82045 itp.); MoReq 2, MoReq 10 itp.
