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Informatizzazione degli archivi
introduzione
La società moderna è caratterizzata da un elevato livello di sviluppo delle tecnologie dell'informazione e delle telecomunicazioni e dal loro uso intensivo da parte di cittadini, imprese, organizzazioni pubbliche ed enti governativi; diffusa introduzione su scala nazionale di sistemi di gestione elettronica dei documenti (anche interdipartimentali), trasferimento in forma elettronica delle attività di contabilità statale, nonché creazione e sviluppo di sistemi informativi speciali per il servizio delle richieste della popolazione e delle organizzazioni.
Queste direzioni prioritarie di informatizzazione della società comportano la necessità di formare una moderna infrastruttura di informazione e telecomunicazione delle istituzioni archivistiche che svolgono importanti funzioni pubbliche e statali, motivo per cui il tema dell'informatizzazione degli archivi è estremamente rilevante.
L'informatizzazione è il processo organizzativo socio-economico e scientifico e tecnico per creare condizioni ottimali per l'incontro esigenze di informazione cittadini, autorità pubbliche, governi locali, enti, associazioni pubbliche sulla base della formazione e dell'utilizzo delle risorse informative, intese come singoli documenti e matrici di documenti. Durante questo processo, resta necessario svolgere il compito di preservare e proteggere gli archivi.
Consideriamo le basi, i principi, gli obiettivi e gli oggetti dell'informatizzazione degli archivi, nonché le direzioni e le prospettive per lo sviluppo di questo processo.
1. Caratteristiche del processo di informatizzazione degli archivi
Tra i compiti principali del GAS della Federazione Russa, il più importante è garantire il diritto dei cittadini all'informazione, fornire loro un ampio accesso alle risorse informative situate negli archivi di stato e nei centri di archiviazione dei documenti (CDC). Attualmente, il loro utilizzo è difficile sia a causa della lontananza di molti archivi sia a causa del livello insufficientemente elevato di descrizione scientifica dei materiali archivistici e del loro sviluppo tematico. La creazione di database per il recupero delle informazioni (DB), copie elettroniche di documenti d'archivio con possibilità di accesso remoto tramite reti e sistemi di telecomunicazione amplierà l'accesso alle informazioni d'archivio.
L'informatizzazione del lavoro d'archivio è inteso come il processo di miglioramento delle tecnologie per l'elaborazione dei documenti d'archivio introducendo sviluppi teorici e applicati nell'informatica nell'archiviazione, nonché utilizzando gli archivi nel lavoro. informatica e software.
Gli oggetti di informatizzazione sono:
ü completare l'archivio;
ü esame del valore dei documenti;
ü creazione e manutenzione di directory di archivio per il recupero delle informazioni;
ü tenuta dei registri dei documenti d'archivio e controllo della loro sicurezza;
ü creazione di un fondo assicurativo e di un fondo per l'utilizzo dei documenti;
ü attività di informazione e consultazione e controllo sull'esecuzione delle richieste dei consumatori;
ü controllo sul lavoro d'ufficio e partecipazione all'implementazione di un sistema automatizzato di gestione dell'ufficio e gestione elettronica dei documenti.
Nel contesto dell'informatizzazione generale, della formazione dello spazio informativo statale e mondiale, l'informatizzazione delle attività archivistiche acquista un significato speciale.
Gli obiettivi principali dell'informatizzazione:
ü sviluppo di un sistema razionale per la formazione, la conservazione, l'uso completo, la protezione del Fondo archivistico della Federazione Russa eliminando il lavoro dell'archivista dalle operazioni di routine e aumentando l'accuratezza e l'efficienza della contabilità
ü creazione di banche dati per il reperimento delle informazioni, copie elettroniche di documenti d'archivio con possibilità di accesso remoto agli stessi tramite reti e sistemi di telecomunicazione;
ü formazione di documenti contabili automatizzati e di riferimento scientifico di livello interarchivistico e comunitario generale.
ü migliorare la disciplina delle prestazioni, la velocità e l'accuratezza del recupero delle informazioni sui documenti durante l'esecuzione delle richieste di archivi;
ü garantire la sicurezza dei documenti - creare un fondo assicurativo e un fondo da utilizzare su supporti non tradizionali digitalizzando i documenti d'archivio (scansione).
Le principali direzioni di informatizzazione:
ü organizzazione di registrazioni di documenti dal Fondo archivistico della Federazione Russa;
ü registrazione dei fondatori, supporto informativo per la determinazione della composizione dei documenti da conservare negli archivi di Stato;
ü migliorare l'uso dei documenti organizzando richieste di informazioni d'archivio, migliorando i processi di ricerca, selezione, presentazione e copia di documenti, rendicontazione dell'emissione di casi ai consumatori, compilazione e rilascio di informazioni d'archivio, utilizzo di documenti;
ü costituzione di un fondo assicurativo e di un fondo d'uso;
ü svolgere ricerche scientifiche e lavori metodologici negli archivi, creare utilizzando tecnologie informatiche banche dati contenenti copie di documenti, raccolte di documenti d'archivio, pubblicazioni di riferimento e informative;
ü automazione delle funzioni organizzative e amministrative degli archivi.
Principi di informatizzazione:
ü continuità rispetto al sistema tradizionale di contabilità statale e apparato scientifico e di riferimento ai documenti del Fondo Archivi della Federazione Russa, controllo sulla garanzia della sicurezza e contabilità per l'uso dei documenti;
ü continuità nello sviluppo della tecnologia di archiviazione automatizzata;
ü coerenza nell'attuazione delle soluzioni tecnologiche e informative sia di un archivio separato che di un gruppo di archivi, la formazione del loro unico complesso software e hardware, un unico database alla scala dell'Archivio federale;
ü unificazione intra-settoriale delle modalità di descrizione, presentazione, trasferimento ed elaborazione dei dati in formato elettronico nell'ambito delle principali attività degli archivi;
ü relazione con sistemi di informazione finanziatori e consumatori, con sistemi di trasmissione dati fuori settore.
Il problema dell'informatizzazione dell'industria degli archivi non è nuovo. Nel 1995, Rosarkhiv ha sviluppato e approvato il concetto di informatizzazione degli affari archivistici in Russia, ai fini della sua attuazione pratica, nel 1996 è stato adottato il programma per l'informatizzazione degli affari archivistici in Russia (1997-2000). Questo programma ha determinato aree di lavoro specifiche, il loro contenuto, artisti e tempi nelle seguenti aree di attività: lavoro scientifico e metodologico sui problemi di informatizzazione degli affari archivistici in Russia, personale, lavoro organizzativo e pratico. Come risultato dell'attuazione delle indicazioni di questo programma, è iniziato lo sviluppo e l'implementazione del complesso software "Archive Fund", il portale Internet "Archives of Russia" ha iniziato a funzionare e l'industria archivistica è stata dotata di apparecchiature informatiche.
2. Tecnologie dell'informazione e organizzazione della loro implementazione negli archivi
archivio informazioni documenti lavoro d'ufficio
L'archiviazione utilizza principalmente la tecnologia database (DB), nonché altre tecnologie dell'informazione (scansione di documenti, tecnologie di rete, ecc.).
Tra le tecnologie di archiviazione automatizzata, prevalgono quantitativamente database della struttura più semplice per array di dati omogenei di grandi dimensioni. Tuttavia, AAT può migliorare notevolmente il lavoro di un archivista nel campo della catalogazione, della contabilità e dell'uso dei documenti d'archivio. Inoltre, in generale, puoi vedere che in ogni direzione ci sono diversi prodotti software, eseguiti da diversi sviluppatori su diverse shell. Quindi, ad esempio, i database "Fondo archivio", "Catalogo fondi" (Rosarkhiv), nonché i database "Passaporto di archivio", "Contabilità dei fondi", "Annotazione dei fondi", "Istituzioni - fonti di acquisizione", "Contabilità per l'esecuzione delle richieste "," Sala di lettura "," Condizione fisica dei documenti ", ecc.
Allo stesso tempo, si può notare che i database tipici sviluppati da VNIIDAD sono focalizzati su fondi e casi, mentre gli archivi sono più attivi nella creazione di database tematici a livello di documento.
Tutti i database creati nell'archivio sono suddivisi condizionatamente in contabilità e recupero delle informazioni. Queste due categorie di database differiscono per struttura, metodo di creazione, utilizzato dal software.
I database contabili vengono utilizzati per l'elaborazione di array statistici: registrazione di documenti e file nell'archivio, contabilità per l'uso, controllo sulla garanzia della sicurezza, ecc.
Le banche dati contabili negli archivi delle istituzioni sono progettate per determinare il numero di documenti nelle unità contabili (unità di archiviazione) e per garantire la sicurezza dei documenti quando vengono rilasciati per uso temporaneo alle divisioni strutturali. I database contabili possono essere creati secondo un principio funzionale o di integrazione (multifunzionale).
La base informativa della banca dati è costituita da informazioni sulla composizione e il volume dei documenti, la composizione e il volume della cassa assicurativa delle copie dei documenti, la registrazione statale e l'apparato scientifico e di riferimento per i documenti, la composizione e il volume della biblioteca scientifica di riferimento, gli edifici. Durante lo sviluppo del database "Contabilità dei fondi", le funzioni svolte dagli archivi di stato per la registrazione dei documenti delle parti statali e non statali del Fondo archivistico della Federazione Russa hanno agito come oggetto di automazione. Soluzioni tipiche il mantenimento di registri statali per gli archivi della Federazione Russa di diversi livelli è stato sviluppato con la condizione di un successivo adattamento alle specifiche di ciascuno
Diapositiva 1
Abbiamo deciso di dedicare l'attuale, nona riunione consecutiva, del Consiglio per gli affari archivistici sotto l'Agenzia federale degli archivi per discutere uno dei temi di attualità relativi all'attuazione del decreto presidenziale del 7 maggio 2012 n. 597 "sulle misure per l'attuazione della politica sociale dello stato" prevedere un aumento graduale dei salari nelle istituzioni statali (municipali), comprese quelle archivistiche, a un valore medio salari nella regione corrispondente ( diapositiva 1).
Aumentare i salari e rafforzare la protezione sociale degli archivisti è, ovviamente, molto importante. Lo stavamo aspettando da molto tempo. Ma non dovrebbe accadere da solo, meccanicamente. Dovrebbe essere collegato a un aumento del volume e al miglioramento della qualità dei servizi statali (municipali) forniti dagli archivi sulla base di un aumento dell'efficacia delle loro attività e di un aumento della produttività dei loro dipendenti. È fondamentalmente punto importante... Si è riflesso nelle roadmap sviluppate a livello federale e locale di cambiamenti nei settori sociali volti ad aumentare l'efficienza dell'archiviazione, che ha determinato la composizione delle trasformazioni strutturali e istituzionali prioritarie, nonché i corrispondenti obiettivi.
Il programma per il graduale miglioramento del sistema di remunerazione nelle istituzioni statali (municipali) per il 2012-2018, approvato con ordinanza governativa del 26.11.2012 n. 2190-r, prevede impostazioni generali sulla realizzazione di cambiamenti nella sfera delle relazioni sociali e di lavoro per tutti, senza eccezioni, i rami della sfera sociale. Tuttavia, lo sviluppo approcci ottimali aumentare l'efficienza dell'attività di gruppi specifici di istituzioni della sfera sociale - l'attività dei ministeri e dei dipartimenti competenti. Pertanto, oggi ci troviamo di fronte al compito di determinare questa definizione in relazione agli archivi.
A nostro avviso, aumentare l'efficienza degli archivi a tutti i livelli, indipendentemente dalla loro forma organizzativa e giuridica (archivi di bilancio, statali o anche privati), dovrebbe essere inteso come minimo:
crescita della produttività del lavoro dei dipendenti;
migliorare la qualità del lavoro;
riduzione dei costi delle risorse;
e, infine, un aumento del reddito da attività generatrici di reddito ampliandone lo spettro e i volumi.
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Certo, è piuttosto difficile valutare la produttività degli archivisti a causa delle specificità dell'archiviazione, caratterizzata da un gran numero di opere varie, spesso creative e quindi di difficile standardizzazione. Dopo tutto, non abbiamo una produzione industriale. Tuttavia, è sempre possibile eseguire una certa analisi. Ad esempio, per correlare il volume di documenti memorizzati e il numero di utenti con il numero di un archivio. A questo proposito, è interessante confrontare gli archivi russi moderni, in particolare quelli federali, con gli archivi di paesi sviluppati del mondo come Stati Uniti, Germania, Inghilterra e Australia. Sul diapositiva numero 2 vengono forniti i dati per il 2012.
Naturalmente, gli indicatori degli archivi dei paesi occidentali in termini di volumi di archiviazione e numero di utenti sono indicati non accurati al 100% a causa dell'originalità della rendicontazione in ciascun paese. La tabella mostra che, relativamente parlando, il carico di lavoro di un dipendente degli archivi federali, anche se ricalcolato per il numero effettivo di dipendenti (non dipendenti), è ancora notevolmente inferiore a quello degli archivi stranieri. Ciò indica che aumentare la produttività del nostro lavoro rimane uno dei compiti più urgenti per noi. A proposito, per chi può dire che nella tabella mancano le righe con i dati sui salari dei dipendenti e il budget totale degli archivi. Quindi, tra la crescita della produttività del lavoro e dei salari, non c'è connessione automatica e interdipendenza, questi sono indicatori di un ordine diverso. Se il primo dipende dal livello di sviluppo innovativo, il secondo dipende anche dalla natura della regolamentazione statale del mercato del lavoro, dalla presenza di concorrenza su di esso, nonché dalla capacità dei lavoratori di difendere i propri interessi professionali e sociali.
Hai dati sull'ammontare del finanziamento, il numero di archivisti e il loro stipendio medio nel contesto delle entità costituenti della Federazione Russa e degli archivi federali.
Esorto solo voi, responsabili dei servizi archivistici regionali, a utilizzare i dati disponibili, nonché le informazioni del nostro modulo statistico dipartimentale n. 1, in modo indipendente - quando tornate a casa, valutate il livello di produttività del lavoro nei vostri archivi subordinati e traete le conclusioni appropriate.
Per il livello federale è evidente la necessità di migliorare l'efficienza degli archivi. Sembra che debba consistere, prima di tutto, nel miglioramento coerente di tutte le aree di lavoro, nonché nell'introduzione di innovazioni tecnologiche e organizzative.
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Un'analisi della possibilità di introdurre innovazioni nell'archiviazione condotta a metà anno da Rosarchiv ( diapositiva 3) ha dimostrato che su 18 tecnologie di base nel campo della conservazione e della contabilità, queste possono essere introdotte in 10, nel campo dell'acquisizione - in 2 su 3, nell'apparato scientifico e di riferimento - in 5 su 6, nell'uso - in 6 su 7. È chiaro che la stragrande maggioranza delle innovazioni sono in un modo o nell'altro legate alla tecnologia dell'informazione. Pertanto, l'implementazione del programma di informatizzazione dei target dipartimentali di Rosarkhiv, così come i programmi di informatizzazione regionali dovrebbero essere sempre al centro della nostra attenzione. Non entrerò in questo argomento in dettaglio: è ampio e richiede una discussione separata.
Oltre all'utilizzo delle tecnologie informatiche, un passo significativo nello sviluppo innovativo del settore degli archivi può essere anche l'uso obbligatorio - nella modernizzazione della base materiale e tecnica - di soluzioni ingegneristiche e tecnologiche progressive meno costose in termini di fornitura di risorse. Tra questi ci sono la dotazione di archivi con compatti e cartografia, sistemi moderni spegnimento incendi, contatori automatici dei parametri dell'aria, ecc. La possibilità di installare questo tipo di apparecchiature avanzate dovrebbe essere presa in considerazione nell'assegnazione delle specifiche tecniche per la progettazione della costruzione o ricostruzione di edifici archivistici. D'altra parte, è inaccettabile acquistare attrezzature costose sotto l'influenza di varie idee "Manilov" che, a causa di vari motivi (mancanza di personale qualificato per il funzionamento o portata insufficiente del lavoro), rimarranno inattive, uccidendo così il capitale.
I cambiamenti organizzativi sono più complicati, poiché l'archiviazione è intrinsecamente piuttosto conservativa. Tuttavia, guidati dal vecchio adagio che tutto ciò che è nuovo è un vecchio ben dimenticato, non è male oggi ricordare e adottare il meglio dell'esperienza sovietica nell'organizzazione delle attività archivistiche in termini di razionamento, pianificazione e contabilità dei risultati del lavoro. Insieme all'introduzione di moderni strumenti di gestione mirati ai programmi, questa fusione di vecchio e nuovo può dare un indubbio effetto positivo.
In particolare, la pratica dell'analisi annuale del personale e del volume di lavoro degli istituti archivistici subordinati è utile e molto efficace al fine di ridistribuire il personale in caso di squilibri tra il numero dei dipendenti e il volume dei servizi pubblici forniti dagli archivi. Rosarchiv svolge questo lavoro regolarmente da diversi anni. Nessuno dovrebbe aspettarsi che l'attuale personale e il libro paga delle istituzioni da loro dirette rimarranno invariati. Devono essere giustificati da un lavoro efficace.
Pur prestando la massima attenzione alla produttività degli archivisti, allo stesso tempo non dobbiamo dimenticare di innalzare il livello di qualità del lavoro. Allo stesso tempo, la questione della qualità dovrebbe essere considerata sotto due aspetti: la qualità dei lavori intraarchivi e la qualità del servizio all'utente.
La qualità del primo di essi è determinata, in primo luogo, dalle qualifiche e dall'esperienza degli archivisti, nonché dall'efficacia del controllo da parte dei dirigenti di tutti i ranghi. A giudicare dalla quota di lavoratori in età pensionabile, che, a partire dal 1 ° gennaio di quest'anno, quasi un quarto del numero degli archivisti russi, il che è qualcosa, e non hanno esperienza. Per quanto riguarda le qualifiche, dobbiamo ammettere la continua tendenza alla riduzione del numero di addetti all'archivio con formazione specializzata. Sfortunatamente, oltre agli stipendi non sufficientemente competitivi degli archivisti, ciò è in gran parte dovuto al calo generale del livello di istruzione della popolazione del paese in generale e dell'educazione umanitaria in particolare.
L'aumento degli stipendi degli archivisti, iniziato in seguito ai decreti del Presidente della Federazione Russa, consentirà, spero, un approccio più scrupoloso alla selezione del personale, attirando giovani davvero promettenti e di talento. Allo stesso tempo, in nessun caso dovremmo dimenticare la necessità di un lavoro permanente e mirato per migliorare le qualifiche dei lavoratori degli archivi.
Tenendo conto di ciò, Rosarkhiv intende ordinare lo sviluppo di diversi corsi di formazione interattivi nelle aree più popolari delle attività archivistiche il prossimo anno, nonché aumentare la quota di moduli di apprendimento a distanza effettuati dall'OTSPK VNIIDAD, che dovrebbe aumentare il numero di tirocinanti, principalmente dagli angoli remoti del nostro vasto paese.
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Rosarkhiv associa il miglioramento della qualità del servizio agli utenti esterni con la creazione sulla base del RGANTD del Centro di riferimento e informazione degli archivi federali, che è progettato per garantire l'introduzione di un approccio sistematico alla fornitura di servizi pubblici per soddisfare le richieste dei cittadini, iniziando con una ricezione personale del richiedente, determinando il luogo di archiviazione dei documenti di suo interesse e inviando le richieste a archivi del profilo, terminando con la risposta del richiedente ( diapositiva 4), nonché con l'introduzione delle nuove "Regole per il lavoro degli utenti nelle sale di lettura degli archivi statali e comunali della Federazione Russa".
In generale, le misure volte ad aumentare la produttività del lavoro e la qualità del lavoro, in un modo o nell'altro, sono state riflesse e concretizzate nei piani per aumentare l'efficienza delle loro attività per il 2013-2018 sviluppati dagli archivi federali.
Analoghi provvedimenti sono previsti per uno dei due subalterni di Rosarchiv istituzioni di bilancio, ovvero VNIIDAD, in relazione alla quale è stata elaborata anche una bozza di "road map", volta ad aumentare l'efficacia della scienza nel campo dell'archiviazione. I risultati attesi dall'attuazione di successo di questa tabella di marcia dovrebbero essere:
migliorare la qualità e l'efficacia della ricerca scientifica teorica e applicata richiesta dalla società e corrispondente agli indirizzi prioritari di sviluppo dell'archiviazione nazionale;
assicurare l'introduzione di tecnologie innovative nell'archiviazione in linea con le tendenze globali;
sviluppo delle risorse umane per la scienza industriale;
aumento dei salari dei lavoratori scientifici.
Una componente importante per aumentare l'efficienza di qualsiasi organizzazione, sia essa un'agenzia governativa o una campagna privata, è ridurre i costi di manutenzione. Qui, per noi, le più rilevanti sono due aree: l'attuazione di programmi di risparmio energetico e l'organizzazione di competizioni trasparenti ed efficaci in termini di efficacia della spesa dei fondi di bilancio per gli appalti pubblici.
Il programma di risparmio energetico ed efficienza energetica, avviato nel 2011 negli archivi federali, prevede l'installazione di moderne finestre e porte in plastica, la sostituzione di fonti di luce inefficienti con lampadine a risparmio energetico, l'ammodernamento di sistemi di fornitura di calore e condizionamento obsoleti, il passaggio dall'uso di costoso gasolio al gas nelle caldaie, la temperatura del liquido di raffreddamento nell'impianto di riscaldamento durante le ore non lavorative. La sua attuazione ha consentito nel 2012 di risparmiare circa 10 milioni di rubli. fondi di bilancio stanziati per questi scopi. Questo, a nostro avviso, è un buon risultato, soprattutto perché è stato raggiunto con un aumento annuale delle tariffe dei servizi e la politica del Ministero delle Finanze di congelare gli stanziamenti fondi aggiuntivi per questi scopi.
Come risultato di quasi 200 gare d'appalto tenute da Rosarchiv e dalle sue istituzioni subordinate lo scorso anno, sono stati ottenuti risparmi del bilancio federale per un importo di circa 41 milioni di rubli, che era diretto all'implementazione di una serie di lavori e misure aggiuntivi . Già quest'anno, a seguito dei risultati del concorso per la digitalizzazione di documenti e inventari per gli archivi di stato delle entità costituenti della Federazione Russa per un importo totale di 14 milioni di rubli, si è ottenuto un risparmio di bilancio del 10%, che ha permesso di svolgere ulteriori lavori simili in un'altra regione del Paese.
A questo proposito, penso che sia sbagliato che in alcuni archivi, utilizzando il diritto stabilito dal legislatore di concludere contratti statali fino a 400mila rubli senza concorrenza, abbiano iniziato a dimenticare la spesa prudente dei fondi. Non bisogna dimenticare le procedure competitive.
Speriamo che la Legge Federale n. 44 "Sul sistema contrattuale nel campo degli appalti di beni, lavori, servizi per soddisfare le esigenze statali e comunali", entrata in vigore nel gennaio 2014, contenga disposizioni volte a garantire la massima trasparenza dei processi di approvvigionamento e rafforzare il controllo pubblico dietro di loro, consentirà di ottenere risultati più significativi nelle attività di approvvigionamento.
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Parlando di spese di bilancio per la manutenzione degli archivi, non si può non menzionare un'altra possibilità di una loro significativa riduzione, ma questa volta su scala nazionale. Intendo l'ottimizzazione della composizione e del volume dei documenti del personale conservati negli archivi statali e comunali. Sul diapositiva 5si vede chiaramente che dal 2001 l'accettazione dei documenti del personale negli archivi statali e comunali ha superato l'accettazione degli archivi permanenti, dopodiché non è mai scesa al di sotto della "costante", attestandosi in media a circa 3,0 milioni di unità di stoccaggio all'anno.
Di conseguenza, secondo i dati di certificazione al 1 ° gennaio 2013, più di 65 milioni di casi simili si trovano negli archivi russi, esclusi quelli dipartimentali. Di questi, circa 17 milioni sono stati creati dopo l'introduzione della registrazione dei cittadini come assicurati. Naturalmente, i budget di tutti i livelli dipendono dalla loro manutenzione - conservazione, contabilità, acquisizione e utilizzo - spese multimilionarie.
In che misura sono giustificati nel passaggio alla contabilità personalizzata, che viene mantenuta dopo la riforma della legislazione sulle pensioni? Dalla Cassa pensione Federazione Russa? È ovvio che quando oggi la pensione viene calcolata dalla Cassa pensione stessa utilizzando le proprie banche dati elettroniche e documenti dei propri archivi dipartimentali, non c'è bisogno di conservare in altri archivi documenti cartacei doppietti sui redditi dei cittadini. Ovviamente, per il periodo di tempo in cui non esisteva ancora una contabilità personalizzata, dobbiamo ancora tenere una contabilità personale.
Per risolvere la questione, Rosarkhiv ha preparato un progetto di legge corrispondente sulla modifica della legge federale "sugli affari archivistici nella Federazione russa", che, non senza difficoltà, è riuscita comunque a essere coordinata con il Ministero del lavoro e la FIU russa. Qual è la sua essenza? Poiché al fine di attuare la legge federale del 01.04.1996 n. 27-FZ "Sulla contabilità individuale personificata nel sistema di assicurazione pensionistica obbligatoria", il PFR della Russia ha creato e mantiene una base di informazioni per ciascun cittadino lavoratore, che viene costantemente aggiornata con le informazioni sulla sua attività lavorativa, ad es. sono state create tutte le condizioni necessarie per la nomina in futuro a lui di una pensione di vecchiaia da lavoro, in quanto, a nostro avviso, è possibile prevedere una forte riduzione del periodo di conservazione dei documenti personali creati dopo l'iscrizione di un cittadino come assicurato. Dopo il licenziamento di un dipendente, si propone di stabilire un periodo di archiviazione di 15 anni per tali documenti nelle organizzazioni, indipendentemente dalla forma di proprietà, ad eccezione dei documenti sul personale dei dipendenti che hanno lavorato in lavori pesanti, con condizioni di lavoro dannose, pericolose e altre speciali (il periodo di conservazione di questi documenti 75 anni rimasti). Nelle organizzazioni che agiscono come fonti di acquisizione di archivi statali e comunali, è previsto anche un periodo di conservazione di 15 anni per i documenti del personale, seguito da un esame del valore di tali documenti. Naturalmente, quando si esegue un tale esame, è necessaria una certa cautela in modo che, come si suol dire, il bambino non venga buttato fuori con l'acqua. Tuttavia, i vantaggi sono più che evidenti, perché oltre al risparmio diretto di risorse finanziarie, secondo i nostri calcoli, circa 2mila m 2 possono essere rilasciati annualmente negli archivi statali e comunali. aree di archiviazione, che consentiranno di accettare fino a 900mila file di archiviazione permanente. Quindi il gioco vale la candela.
Dato che stiamo parlando di argomenti legali, consentitemi di soffermarmi su altri due punti importanti.
All'atto della registrazione, a tutti è stata consegnata la tanto attesa bozza del nuovo Regolamento per il funzionamento degli archivi delle organizzazioni (es. Archivi dipartimentali). Ovviamente il progetto non è l'ideale. Lavorando su di esso, siamo partiti dalla necessità di semplificare una serie di aree di lavoro per gli archivi dipartimentali, nonché di introdurre norme relative all'emergere di documenti elettronici. Pertanto, ci piacerebbe molto ricevere commenti e suggerimenti da voi per il suo miglioramento in modo che, in conformità con la legislazione, sia possibile posizionare rapidamente la bozza di questo atto giuridico normativo su Internet per un esame pubblico.
Il secondo è il destino del nostro disegno di legge sul conferimento del potere alle entità costituenti della Federazione Russa di archiviare i documenti d'archivio degli organi territoriali degli organi esecutivi federali e delle organizzazioni federali con la corrispondente assegnazione di sussidi dal bilancio federale. Con rammarico, ma devo onestamente affermare che il tempo in cui una legge del genere poteva, come si suol dire, "far passare", è andato perduto - questo avrebbe dovuto essere fatto all'inizio degli anni 2000, negli anni cosiddetti "grassi". Oggi, quando è prevista la prossima ondata della crisi finanziaria globale e l'economia nazionale è in stallo, non è realistico contare sulla sua adozione. Inoltre, il Ministero delle Finanze, incapace di gestire l'amministrazione di un gran numero di varie sovvenzioni e sovvenzioni dal bilancio federale ai bilanci di altri livelli, ha deciso di consolidare tutti i tipi di trasferimenti in un unico "calderone" per ciascuna regione, in cui il denaro d'archivio, a causa del loro piccolo importo, si dissolverà irrevocabilmente. In questa situazione, la lotta per promuovere il disegno di legge perde il suo significato. Questa è una verità amara ma vera che spero capirai e accetti. Cercheremo altre opzioni per risolvere il problema dei documenti degli enti territoriali.
Tenuto conto di quanto sopra, diventa particolarmente urgente il problema di attrarre fondi da fonti fuori bilancio. Con la trasformazione della maggior parte degli archivi statali in istituzioni statali e il trasferimento dei fondi che guadagnano da lavori e servizi pagati in entrate di bilancio, l'incentivo per tali attività è chiaramente diminuito per alcuni. Tuttavia, non va dimenticato che a livello federale, così come in una serie di materie, la questione della compensazione per i fondi guadagnati dagli archivi è stata risolta positivamente. Quindi ci sono buone ragioni per ridurre, e ancor di più per interrompere la pratica del rendering servizi a pagamento non c'è nessuno. Inoltre, per ragioni oggettive, ci troviamo di fronte ad un grave problema di mantenere le posizioni di leadership nel mercato dei servizi di archiviazione per archivi di Stato.
In un contesto di rallentamento della crescita economica, un numero crescente di varie organizzazioni, spesso abbastanza lontane dal business dell'archivio, stanno cercando di prendere una parte della "torta di mercato" per se stesse. Lo abbiamo già riscontrato quest'anno durante l'appalto di servizi per la copia assicurativa di documenti cinematografici di particolare valore e l'implementazione di progetti di ricerca. In futuro, la situazione potrebbe peggiorare a causa del fatto che il discorso del bilancio del presidente per il 2014-2016 stabilisce il compito di rimuovere le barriere e le restrizioni che impediscono l'accesso delle organizzazioni non governative alla fornitura di servizi statali (municipali), inclusa la loro attrazione su base competitiva per l'attuazione incarichi statali. Ciò significa che nel mercato dei servizi di archiviazione, tradizionalmente dominato dagli archivi di Stato, possono comparire forti concorrenti, che possono essere sconfitti solo offrendo al consumatore servizi più complessi e di alta qualità.
In queste condizioni, insieme alla continuazione della fornitura del lavoro e dei servizi archivistici tradizionali, vale a dire l'esecuzione query tematiche, copia e ordina (e, su questo attiro la vostra particolare attenzione, a prezzi regolarmente indicizzati in funzione del tasso di inflazione), devono essere diversificati anche attraverso l'utilizzo di soluzioni innovative.
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A nostro avviso, uno di questi potrebbe essere il progetto di creare un sito Internet tutto russo di natura genealogica, l'accesso alle risorse informative del quale dovrebbe essere effettuato a pagamento (rimborsabile). Di cosa si tratta? Recentemente, nell'ambito del programma obiettivo federale, Rosarkhiv ha iniziato a esaminare i racconti di revisione dei primi 3 censimenti della popolazione e i libri di Landrat conservati nella RGADA. In totale, questo è più di 5 mila casi e circa 5 milioni di fogli ( diapositiva 6). Come si può vedere dalla diapositiva, il lavoro procede a ritmi sostenuti, il che fa sperare che il processo di digitalizzazione sarà completato entro la metà del 2014, dopodiché si prevede di pubblicare le immagini digitalizzate su Internet, ma, come ho detto, non in libero accesso, ma per una certa commissione, il cui importo deve ancora essere determinato. Così che, da un lato, vista la scarsa capacità di pagamento complessiva della nostra popolazione, questo non sarebbe per loro un peso, ma dall'altro sarebbe un notevole sostegno per gli archivi e il bilancio.
Se aggiungiamo materiali digitalizzati di successive revisioni e registri degli archivi di stato regionali ai documenti digitalizzati della RSADA (e tale lavoro, come sappiamo, viene già svolto in modo abbastanza intensivo sul campo), allora potremmo ottenere una solida risorsa elettronica di natura genealogica richiesta dal mercato dell'informazione. Elencato dai consumatori quando lo utilizza pagamenti elettronici dovrebbe essere distribuito in proporzione al numero di immagini scansionate di documenti di un particolare archivio. L'implementazione di un tale progetto con la sua collocazione nello spazio informativo globale consentirà, a nostro avviso, di intensificare il flusso di fondi da parte dei cittadini, anche dalla diaspora russa sparsi per il mondo.
L'altro aspetto del problema dell'aumento del reddito è l'organizzazione di un'amministrazione rigorosa e accurata delle risorse finanziarie ricevute dai partner in modo che arrivino nei conti degli archivi in \u200b\u200bmodo tempestivo e non si disperdano nei flussi bancari.
Queste sono, in generale, le direzioni principali per aumentare l'efficienza degli archivi, che, ovviamente, non sono esaurite da loro e possono essere integrate e specificate in ciascuna materia della Federazione Russa, tenendo conto delle specificità locali.
In conclusione, vorrei dire quanto segue. Sebbene non tutti gli archivisti abbiano ancora avvertito il miglioramento della loro situazione finanziaria, questo non ci dà in alcun modo il diritto di perdere una reale possibilità di elevare l'attività archivistica nazionale a un livello superiore. Il presidente e il governo puntano a questo. Questa è una necessità urgente per la società. Questo è, dopotutto, l'obiettivo strategico che abbiamo dichiarato nel Concetto per lo sviluppo degli archivi per il periodo fino al 2020 nell'ultima riunione del nostro Consiglio e per raggiungere il quale è una questione d'onore per noi, come leader del settore degli archivi.
Il concetto di informatizzazione degli affari archivistici in Russia
Approvato da Rosarchiv nel 1995
introduzione
Gli obiettivi principali dell'informatizzazione
Lo stato di informatizzazione dell'industria degli archivi
Le principali direzioni di informatizzazione
Software per le principali attività delle istituzioni archivistiche
Supporto linguistico
Documenti d'archivio su supporti non tradizionali
La cooperazione internazionale
Organizzazione del lavoro sull'informatizzazione
INTRODUZIONE
Questo concetto è stato sviluppato al fine di migliorare il lavoro nel campo dell'informatizzazione delle istituzioni archivistiche statali nel contesto della riforma in corso dell'archiviazione in Russia, l'introduzione intensiva di tecnologie dell'informazione avanzate in tutti i settori dell'economia nazionale.
Il concetto si basa su atti giuridici che regolano l'archiviazione in Russia - "Fondamenti della legislazione della Federazione Russa sul Fondo archivistico della Federazione Russa e sugli archivi", "Regolamento sul Fondo archivistico della Federazione Russa", sulle disposizioni di atti legislativi e regolamenti che disciplinano i processi di informatizzazione, a cui, in particolare, sono inclusi la legge della Federazione Russa "sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni", "Il concetto di informatizzazione giuridica della Russia", "Fondamenti della politica statale nella sfera dell'informatizzazione", nonché una serie di altri documenti, approvati con decreti del Presidente della Federazione Russa.
Nello sviluppo del Concetto, sono stati presi in considerazione gli sviluppi scientifici e metodologici dell'industria, l'esperienza pratica delle istituzioni archivistiche nazionali nel lavorare con le tecnologie informatiche, le attività degli archivi stranieri nel campo dell'informatizzazione.
Il concetto definisce gli obiettivi, i principi e le priorità principali degli archivi e degli organi di gestione degli archivi nel campo dell'informatizzazione, nonché le principali direzioni delle loro attività in questo settore. Il suo sviluppo è causato dalla necessità di ottimizzare l'organizzazione del lavoro sull'informatizzazione nelle istituzioni archivistiche di tutti i livelli e di intensificare questo lavoro.
Gli specialisti di Rosarkhiv, VNIIDAD, RNITSKD, IPU AN RF hanno preso parte allo sviluppo del concetto.
1. PRINCIPALI OBIETTIVI DI INFORMATIZZAZIONE
L'informatizzazione dell'archiviazione ha come obiettivo principale lo sviluppo di un sistema di formazione razionale, garantendo la conservazione, l'uso completo del Fondo archivistico della Russia e la protezione delle sue risorse informative.
Tra i compiti principali del GAS della Federazione Russa, il più importante è garantire il diritto dei cittadini all'informazione, fornire loro un ampio accesso alle risorse informative situate negli archivi di stato e nei centri di archiviazione dei documenti (CDC). Attualmente, il loro utilizzo è difficile sia a causa della lontananza di molti archivi sia a causa del livello insufficientemente elevato di descrizione scientifica dei materiali archivistici e del loro sviluppo tematico. La creazione di database per il recupero delle informazioni (DB), copie elettroniche di documenti d'archivio con possibilità di accesso remoto attraverso reti e sistemi di telecomunicazione amplierà l'accesso alle informazioni d'archivio.
I database intraarchivi di natura contabile aumenteranno l'accuratezza delle informazioni e l'efficienza dell'informazione sul volume e sullo stato dei documenti d'archivio, serviranno come base per la creazione di cataloghi azionari automatizzati, vari indici, elenchi di istituzioni-fonti di acquisizione, ecc., Compreso il livello interarchivio e di settore.
Creazione di un complesso di banche dati sulle condizioni materiali, tecniche, personali e finanziarie degli archivi e dell'uso federale sistemi esperti fornirà un'opportunità per aumentare la validità e l'efficienza della gestione e della pianificazione, il controllo sull'attuazione delle decisioni.
La creazione di un apparato automatizzato di ricerca e riferimento, database contenenti copie elettroniche di documenti, lo sviluppo di sistemi di telecomunicazione migliorerà la fornitura di informazioni archivistiche agli utenti, consentirà di risolvere in modo più efficiente i problemi di scambio di informazioni tra istituzioni archivistiche, contribuirà a rafforzare l'interazione delle istituzioni archivistiche con gli organi del governo federale e regionale.
L'introduzione e l'uso attivo di tecnologie di archiviazione automatizzate dovrebbero rendere il lavoro dell'archivista più produttivo e significativo, risparmiandogli molte operazioni di routine. L'uso delle moderne tecnologie dell'informazione aumenterà l'elenco dei servizi a pagamento e migliorerà la loro efficienza.
L'uso di standard interamente russi e internazionali nell'automazione apre la strada agli archivi russi per integrarsi nell'emergente spazio informativo russo, per intensificare la cooperazione internazionale.
2. STATO DI INFORMATIZZAZIONE DELL'INDUSTRIA ARCHIVISTICA
Il lavoro sull'automazione dei mezzi di ricerca delle informazioni d'archivio è iniziato nelle istituzioni archivistiche dell'URSS alla fine degli anni '70. È stato sviluppato un concetto che comprendeva le seguenti disposizioni: è giustificata solo l'informatizzazione della ricerca di documenti d'archivio relativi a complessi tematici selezionati di particolare rilevanza socio-politica ed economica nazionale, nonché documenti che sono più spesso richiesti dai ricercatori; l'inserimento di informazioni su tutti i documenti d'archivio nel sistema è troppo costoso e richiede molto lavoro; è più opportuno creare database interarchivi. Si è deciso di inserire gradualmente nel sistema automatizzato le informazioni sui documenti conservati negli archivi di stato dell'URSS a livello di fondo.
Conformemente a questo concetto, per una serie di complessi tematici di documenti d'archivio è stato sviluppato un sistema multifunzionale di recupero automatico delle informazioni, destinato a servizi di riferimento operativo e di informazione per i consumatori di informazioni d'archivio, nonché per la preparazione di elenchi di archivi in \u200b\u200bmodo automatizzato.
Il sistema automatizzato scientificamente informazioni tecniche (ASNTI secondo i documenti dell'URSS GAF), implementato su un computer ES, includeva circa 70mila descrizioni di documenti da archivi a livello di fondo; le banche dati dei quattro complessi tematici all'inizio del 1990 comprendevano 176mila descrizioni di documenti d'archivio.
La manutenzione di queste banche dati ha consentito di accumulare importanti matrici di informazioni in formato elettronico, la maggior parte delle quali sono state successivamente trasferite su personal computer; ad oggi comprendono circa 250mila record. L'esperienza di mantenere i thesauri composti da unità lessicali dei documenti descritti è stata di grande importanza per l'ulteriore lavoro con questi database. Importante è stata anche l'esperienza di classificare gli elementi dei thesauri, stabilire relazioni di gerarchia, associazione e sinonimia.
Emergenza computer personale ha segnato una vera rivoluzione nell'uso dei computer e delle tecnologie informatiche, ha cambiato radicalmente gli approcci all'informatizzazione nell'archiviazione. Computer potenti, compatti e relativamente economici dotati di moderni dal software, ha fornito l'opportunità di utilizzare tecnologie automatizzate in molti tipi di lavoro svolto nelle istituzioni archivistiche, per svolgerle in modo più efficiente e con minori costi di manodopera.
Attualmente, l'attrezzatura delle istituzioni archivistiche statali con la tecnologia informatica è irregolare e non può essere considerata soddisfacente. Negli archivi di stato, più della metà del parco macchine appartiene a modelli obsoleti (Robotron, PC XT, PC AT / 286).
Quasi tutti gli archivi con computer iniziarono a creare database, sia tematici, garantendo l'uso di documenti, sia in altre aree dell'attività degli archivi. Nel complesso, negli archivi della Russia, queste due categorie sono presentate in quote diseguali sia in termini di numero di database che di volume totale. In termini di numero di voci inserite, la banca dati principale è occupata da banche dati tematiche - 88,7%, le banche dati contabili sono il 10%, il restante 1,3% contiene informazioni amministrative e gestionali. Dietro queste cifre si cela uno stato di cose completamente diverso negli archivi statali e nei centri di livello federale e nelle istituzioni archivistiche dei soggetti della Federazione.
La maggior parte del database è concentrata negli archivi federali - 77,6%. Per questo gruppo di archivi, i database contabili costituiscono l'1,4% e quasi l'intero volume delle informazioni inserite ricade su database tematici - 98,5%. Una situazione diversa si è sviluppata nelle regioni: i volumi delle banche dati contabili e tematiche sono approssimativamente gli stessi - rispettivamente 40,0% e 54,3%. Nelle risorse informative automatizzate (AIR) dell'industria archivistica, i database tematici degli archivi e dei centri federali rappresentano il 76,5%.
Le statistiche di cui sopra indicano che l'inizio precedente dell'informatizzazione negli archivi federali, i loro legami contrattuali con partner stranieri hanno permesso di acquistare (o ricevere) attrezzature e fornire finanziamenti parziali per la creazione di una banca dati. Nel prossimo futuro, possiamo aspettarci un livellamento della situazione, poiché gli archivi regionali stanno acquisendo attivamente la tecnologia moderna, avvalendosi del supporto delle amministrazioni locali, prendendo decisioni organizzative e di personale per l'automazione intensiva del lavoro archivistico, alcuni di loro hanno stabilito rapporti contrattuali con partner stranieri.
Va notato che nel corso di alcuni anni l'informatizzazione delle istituzioni archivistiche statali si è in gran parte sviluppata spontaneamente, principalmente a causa della mancanza di una base metodologica e software per la regolazione coordinata e mirata dei processi di informatizzazione: software standard (software) nelle principali aree di attività delle istituzioni archivistiche, metodologico sviluppi sull'uso efficace delle tecnologie informatiche nell'archiviazione, standard per la descrizione dei documenti d'archivio in formato elettronico, supporto linguistico unificato (LO) di database e banche dati del settore. Pertanto, la creazione dei componenti elencati di informatizzazione e la loro implementazione nella pratica soddisfa gli interessi delle istituzioni archivistiche della Federazione Russa. Il presente Concetto e il Programma di informatizzazione sviluppati sulla base delle sue disposizioni consentiranno di procedere ad un lavoro sistematico e metodicamente motivato sull'informatizzazione degli archivi russi.
3. ISTRUZIONI DI BASE E PRINCIPI DI INFORMATIZZAZIONE
Le principali direzioni di informatizzazione del lavoro archivistico derivano dai principali compiti e funzioni delle istituzioni dell'Archivio di Stato della Russia:
garantire la conservazione e la registrazione statale dei documenti dal Fondo per gli archivi della Federazione Russa (AF RF);
acquisizione di AF RF ed esame del valore dei documenti;
attività scientifica e informativa di archivi, uso e pubblicazione di documenti dell'AF RF;
orientamento e controllo organizzativo e metodologico sul lavoro degli archivi statali e dipartimentali e sull'organizzazione dei documenti nel lavoro d'ufficio delle istituzioni.
Una significativa regolamentazione e tipizzazione delle attività di archiviazione dei documenti su base cartacea crea i presupposti per un utilizzo diffuso del principio di tipizzazione nello sviluppo e nell'attuazione di processi tecnologici informatici automatizzati. Le caratteristiche esistenti nel lavoro degli archivi con documenti su supporti cinematografici possono richiedere la creazione di complessi software e hardware specializzati. Insieme a questo, attualmente, è necessario sviluppare approcci concettuali all'organizzazione e agli aspetti tecnologici del lavoro con documenti su supporti leggibili dalla macchina. La direzione più importante dell'utilizzo delle moderne tecnologie dell'informazione nelle attività delle istituzioni archivistiche è l'organizzazione della registrazione dei documenti dal Fondo archivistico della Federazione Russa. La creazione di un apparato di riferimento automatizzato, che utilizza le informazioni accumulate nel processo di contabilità documentale, è strettamente correlata all'implementazione di questa area prioritaria.
La seconda direzione di informatizzazione è focalizzata sull'esecuzione automatizzata del lavoro relativo all'acquisizione della RF AF. Comprende la contabilità delle istituzioni-fonti di acquisizione, il supporto informativo per determinare la composizione dei documenti da conservare negli archivi di Stato.
La terza direzione copre i compiti di utilizzo e pubblicazione di documenti: organizzazione della ricezione delle richieste di informazioni archivistiche, miglioramento dei processi di ricerca, selezione, fornitura e copia di documenti, contabilizzazione dell'emissione di casi ai ricercatori, compilazione e rilascio di certificati di archivio, contabilità per l'uso dei documenti. Uno dei risultati della risoluzione del problema della contabilità d'uso è la fondatezza della composizione del fondo assicurativo e del fondo d'uso, che a sua volta si riferisce ai compiti risolti nel quadro della garanzia della sicurezza dei documenti.
La quarta direzione è l'uso di strumenti di automazione per la ricerca scientifica e il lavoro metodologico negli archivi di Stato. Ciò è facilitato dall'uso di programmi applicati e di sistema altamente efficienti, inclusi processori di testo e tabelle, sistemi di pubblicazione, sistemi di gestione di database, ipertesto e tecnologie multimediali, che consentono di creare database contenenti copie di documenti, raccolte di documenti d'archivio, pubblicazioni di riferimento e informative.
La quinta direzione dell'informatizzazione è l'automazione delle funzioni organizzative e amministrative delle istituzioni archivistiche. Le tecnologie automatizzate fungono da strumento di supporto informativo per la gestione degli archivi di stato, l'analisi delle loro attività e lo stato degli affari archivistici nelle regioni. L'utilizzo di strumenti informatici e software specializzati aiuta a ridurre l'intensità del lavoro e ad aumentare l'efficienza del lavoro relativo alla gestione degli archivi. Alcuni compiti sono di natura locale (gestione del personale, contabilità, ecc.), Altri ("Passaporto dell'archivio", ecc.) Vengono eseguiti insieme a compiti svolti in altre aree.
Le direzioni di informatizzazione elencate sono strettamente correlate in termini di composizione delle informazioni iniziali e dei compiti da risolvere. Pertanto, la loro attuazione dovrebbe essere eseguita in una certa sequenza, garantendo la minimizzazione dei costi delle risorse ottenendo il massimo effetto.
L'informatizzazione degli archivi della Federazione Russa si basa sui seguenti principi di base:
continuità rispetto al sistema tradizionalmente stabilito di contabilità statale e NSA ai documenti dell'AF RF, controllo sulla garanzia della sicurezza e contabilità per l'uso dei documenti;
continuità nello sviluppo delle tecnologie di archiviazione automatizzata: ogni successiva versione di un certo tipo di tecnologia ne consente l'utilizzo risorse informativeaccumulato nella versione precedente;
coerenza nell'implementazione di soluzioni tecnologiche e informative sia di un istituto archivistico che di un gruppo di istituti archivistici: AAT è un complesso software e hardware che garantisce il funzionamento razionale dei relativi database;
unificazione intra-settoriale dei metodi di descrizione, presentazione, trasferimento ed elaborazione dei dati in formato elettronico nell'ambito delle principali attività delle istituzioni archivistiche;
interconnessione con i sistemi informativi di istituzioni-fonti di reclutamento e istituzioni che sono consumatori permanenti di informazioni archivistiche, con sistemi di trasmissione dati non industriali.
4. SOFTWARE PER LE ATTIVITÀ BASE DEGLI ISTITUTI DI ARCHIVIAZIONE
Con la diffusa introduzione di tecnologie e sistemi automatizzati nella pratica delle istituzioni archivistiche, la tipizzazione di metodi e soluzioni progettuali nello sviluppo del loro supporto tecnico, algoritmico, software, informativo e organizzativo è di importanza decisiva. Quando si sviluppano tali sistemi utilizzando moduli standard, i costi totali, i tempi di sviluppo e implementazione vengono ridotti, l'affidabilità del software aumenta grazie ai suoi ripetuti test e viene facilitata la formazione e l'addestramento avanzato degli utenti. L'utilizzo di tecnologie archivistiche tipiche garantisce la compatibilità di banche dati realizzate da istituzioni archivistiche diverse, la possibilità di unirle in un'unica rete informativa archivistica con collegamenti orizzontali tra istituti archivistici di pari livello e collegamenti verticali tra istituti archivistici di diverso livello.
La creazione di cataloghi azionari automatizzati regionali, database archivistici centralizzati, come il Catalogo centrale delle scorte, il Registro statale del patrimonio culturale della Russia (in termini di documenti unici di AF RF), un database per la Russia archivistica straniera, un database per la bibliografia archivistica, ecc. È impossibile senza l'introduzione di tecnologie archivistiche standard. ... Le tecnologie tipiche consentiranno all'utente di lavorare con la stessa facilità in archivi diversi, senza perdere tempo nella riqualificazione.
L'uso di tecnologie standard garantirà uno scambio di informazioni tempestivo e affidabile tra archivi di Stato e organi di gestione degli archivi, che è importante per prendere decisioni di gestione tempestive e ben fondate. Le soluzioni tecnologiche tipiche, compatibili con lo sviluppo dei sistemi informativi regionali e federali, soddisferanno rapidamente ed efficacemente le esigenze delle autorità legislative ed esecutive.
Principi tecnologici unificati, tenendo conto degli standard internazionali, forniranno un'opportunità per una partecipazione attiva e piena degli archivi russi ai sistemi e alle reti internazionali di archivi e biblioteche.
Il supporto informativo per le principali attività degli archivi di stato e dei centri di documentazione viene svolto attraverso la creazione di software standard, la sua implementazione, l'utilizzo pratico di un complesso di banche dati interconnesse. In modo ottimale, questi database funzionano in un locale rete di computer (LAN) di un'istituzione archivistica come complesso di database locali o distribuiti. Il nucleo di questo complesso è un database contenente informazioni (a livello di fondo e inventario) di natura contabile, sulla conservazione dei materiali archivistici, sulla composizione e sul contenuto dei documenti. Questo database di chiavi può essere praticamente implementato sotto forma di database locale o distribuito (con distribuzione orizzontale o verticale di array), a seconda del volume dei documenti di archivio, dei tipi di apparecchiature tecniche, dell'ubicazione degli archivi.
Include il software tipico per archivi di stato e centri di archiviazione dei documenti software per il database per il lavoro con le istituzioni-fonti di acquisizione, per la contabilità dei documenti d'archivio e il controllo sulla loro sicurezza, per la contabilità dell'uso dei documenti d'archivio; per organi di gestione archivistica - software per banche dati "Catalogo di borsa", "Passaporto d'archivio". Tutti i database elencati sono associati al database delle chiavi o direttamente nel processo del loro funzionamento, o dalla natura e dai formati delle informazioni comuni al database.
L'opzione migliore per garantire una politica unificata nel campo dell'informatizzazione su scala industriale è lo sviluppo e la replica dello stesso software in tutti gli archivi per ciascuno di questi tipi di database. Attualmente non ci sono ostacoli fondamentali all'attuazione di questo approccio. L'analisi dei materiali dell'indagine del questionario delle istituzioni archivistiche, lo studio delle strutture dei database esistenti hanno mostrato che i database di un orientamento simile si basano su set di indicatori simili con la stessa interpretazione. Il trasferimento delle informazioni accumulate in nuovi database è una questione tecnicamente semplice.
Gli archivi che iniziano l'informatizzazione lavorando in software standard del settore utilizzano automaticamente set standardizzati di indicatori e formati di dati.
La composizione del software standard è determinata dai documenti normativi e metodologici esistenti che regolano le attività delle istituzioni archivistiche, dalla natura dei flussi informativi intra-industriali esistenti. Tuttavia, può essere ampliato in base alla pratica di lavorare con i documenti d'archivio.
Un'istituzione archivistica che ha deciso di sviluppare il proprio software invece di utilizzarne uno standard include un elenco standardizzato di campi nella struttura dei file di informazioni e fornisce procedure per convertirli in un formato accettato dal settore per assicurarne il trasferimento ad altri database. Tuttavia, questo percorso è meno razionale in termini di costi materiali e intellettuali.
Le prospettive immediate di informatizzazione dettano non solo la necessità di creare software standard per archivi di stato, ma anche complessi interconnessi di software standard per istituzioni archivistiche di diverso livello nelle catene "archivi di stato - organo di gestione archivistica di un ente costituente della Federazione - Rosarchiv", "archivio federale - Rosarchiv".
(dal sito "Archivi della Russia").
Nel contesto dell'introduzione diffusa di tecnologie e sistemi automatizzati nella pratica delle istituzioni archivistiche, la tipizzazione di metodi e soluzioni progettuali nello sviluppo del loro supporto tecnico, algoritmico, software, informativo e organizzativo GOST R. 51141-98 Gestione e archiviazione dei record è di importanza decisiva. Termini e definizioni [Risorsa elettronica]: / Standard statale approvato dal decreto dello standard statale della Russia del 27/02/1998 n. 28 // ATP "Garant", URL: http: //www.garant.ru., 2014 .. Quando si sviluppano tali sistemi con L'uso di moduli standard riduce i costi complessivi, i tempi di sviluppo e implementazione, aumenta l'affidabilità del software grazie ai suoi ripetuti test, facilita la formazione e la formazione avanzata degli utenti.
L'utilizzo di tecnologie archivistiche standard garantisce la compatibilità delle Banche dati (di seguito denominate DB) realizzate da diversi istituti archivistici, la possibilità di unirle in un'unica rete informativa archivistica con collegamenti orizzontali tra istituti archivistici di pari livello e collegamenti verticali tra istituti archivistici di diverso livello.
La creazione di cataloghi di magazzino automatizzati regionali, database archivistici centralizzati, come il Catalogo centrale delle scorte, il Registro statale del patrimonio culturale della Russia (in termini di documenti unici di AF RF), un database sulla Russia archivistica estera, un database sulla bibliografia archivistica, ecc. È impossibile senza l'introduzione dell'archiviazione standard tecnologie. Le tecnologie tipiche consentiranno all'utente di lavorare con la stessa facilità in archivi diversi, senza perdere tempo nella riqualificazione.
L'uso di tecnologie standard garantirà uno scambio di informazioni tempestivo e affidabile tra archivi di Stato e organi di gestione degli archivi, che è importante per prendere decisioni di gestione tempestive e ben fondate. Le soluzioni tecnologiche tipiche, compatibili con lo sviluppo dei sistemi informativi regionali e federali, soddisferanno rapidamente ed efficacemente le esigenze delle autorità legislative ed esecutive.
Principi tecnologici unificati, tenendo conto degli standard internazionali, forniranno un'opportunità per una partecipazione attiva e piena degli archivi russi ai sistemi e alle reti internazionali di archivi e biblioteche.
Il supporto informativo per le principali attività degli archivi di stato e dei centri di documentazione viene svolto attraverso la creazione di software standard, la sua implementazione, l'utilizzo pratico di un complesso di banche dati interconnesse. In modo ottimale, questi database funzionano in una rete locale (LAN) di un'istituzione archivistica come un complesso di database locali o distribuiti Regole di base per gli archivi delle organizzazioni [Risorsa elettronica]: // SPS "Garant", URL: http: //www.garant. ru., 2014 .. Il cuore di questo complesso è un database contenente informazioni (a livello di fondo e inventario) di natura contabile, sulla conservazione dei materiali archivistici, sulla composizione e il contenuto dei documenti.
Il software tipico per archivi di stato e centri di conservazione dei documenti include software per banche dati per lavorare con istituzioni che sono fonti di acquisizione, per tenere registri di documenti d'archivio e monitorarne la sicurezza, per tenere registri dell'uso dei documenti d'archivio; per organi di gestione archivistica - software per banche dati "Catalogo di borsa", "Passaporto d'archivio". Tutti i database elencati sono associati al database delle chiavi o direttamente nel processo del loro funzionamento, o dalla natura e dai formati delle informazioni comuni al database.
L'opzione migliore per garantire una politica unificata nel campo dell'informatizzazione su scala industriale è lo sviluppo e la replica in tutti gli archivi dello stesso software per ciascuno di questi tipi di database. Attualmente non ci sono ostacoli fondamentali all'attuazione di questo approccio. L'analisi dei materiali dell'indagine del questionario delle istituzioni archivistiche, lo studio delle strutture dei database esistenti hanno mostrato che un database di un orientamento simile si basa su set di indicatori simili con la stessa interpretazione di GOST R. 51141-98 “Lavoro d'ufficio e attività d'archivio. Termini e definizioni "[Risorsa elettronica]: / Standard statale approvato dal decreto dello standard statale della Russia del 27 febbraio 1998 n. 28 // SPS" Garant ", URL: http: //www.garant.ru., 2014 .. Traduzione delle informazioni accumulate in nuovi database è una questione tecnicamente semplice.
Le prospettive immediate di informatizzazione dettano non solo la necessità di creare software standard per archivi di stato, ma anche complessi interconnessi di software standard per istituzioni archivistiche di diverso livello nelle catene "archivi di stato - organo di gestione archivistica di un ente costituente della Federazione - Rosarchiv", "archivio federale - Rosarchiv".
