Basi teoriche per l'utilizzo delle banche dati nelle attività di gestione. Come creare un database da zero? Creazione di relazioni tra entità

· Possibilità di DBMS MS Access.

· Modalità di lavoro con oggetti di database in MS Access: modalità online, modalità progettazione.

· L'ordine di costruzione delle espressioni in MS Access.

· Operazioni con i dati in una tabella di database.

· Scopo e modalità di creazione di vari oggetti di database: form, report, query, pagina di accesso ai dati.

· Utilizzo dei controlli negli oggetti del database: form, report, query, pagina di accesso ai dati.

· Utilizzo del meccanismo di supporto dell'integrità dei dati durante la creazione di relazioni tra tabelle.

· Mezzi di automazione delle operazioni con oggetti di database in DBMS Microsoft Access.

· Possibilità di modificare le impostazioni ei parametri di MS Access DBMS.

Funzionalità Microsoft Accesso

Con Access è possibile eseguire le seguenti operazioni.

1. Progettazione di oggetti IP di base - tabelle bidimensionali con tipi diversi dati, inclusi i campi degli oggetti OLE.

2. Stabilire relazioni tra tabelle, con supporto per l'integrità dei dati, aggiornamenti a cascata e cancellazione di record.

3. Inserimento, memorizzazione, visualizzazione, ordinamento, modifica e recupero di dati da tabelle utilizzando vari mezzi di controllo delle informazioni, tabelle di indicizzazione e l'apparato di algebra logica (per il filtraggio dei dati).

4. Creazione, modifica e utilizzo di oggetti derivati ​​dai sistemi informativi (moduli, interrogazioni e report), con l'ausilio dei quali, a loro volta, vengono eseguite le seguenti operazioni:

ottimizzazione dell'input dell'utente e visualizzazione dei dati (moduli);

collegamento di dati da tabelle diverse;

Effettuare operazioni di gruppo (ovvero operazioni su gruppi di record accomunati da qualche attributo), con calcoli e formazione di campi calcolati;

selezione dei dati mediante l'apparato di algebra logica (query);

· Compilazione di report stampati sui dati contenuti in tabelle e query database.

MS Access dispone di strumenti estremamente potenti, convenienti e flessibili per la progettazione visiva degli oggetti, e ciò consente all'utente, con un minimo di preparazione preliminare, di creare rapidamente un SI a tutti gli effetti a livello di tabelle, moduli, selezioni di query e report .

Microsoft Access ha la possibilità di aprire tabelle, query, visualizzazioni, stored procedure, funzioni e moduli nelle visualizzazioni Tabella pivot e Grafico pivot. È possibile salvare le viste Tabella pivot e Grafico pivot come pagine di accesso ai dati, che possono quindi essere visualizzate da chiunque abbia installato Microsoft sul proprio computer. Internet Explorer 5 o successivo.

Microsoft Access offre metodi potenti e intuitivi per condividere i dati XML (Extensible Markup Language), indipendentemente dalla piattaforma, dal formato dei dati, dal protocollo, dallo schema o dalle regole aziendali. XML non è solo la tecnologia standard per il trasferimento di dati su Internet; sta rapidamente diventando la tecnologia preferita per lo scambio di dati tra applicazioni aziendali.

Microsoft Access migliora notevolmente l'integrazione di Access e SQL Server includendo proprietà avanzate del database SQL in un progetto Microsoft Access. L'utilizzo di proprietà estese nei progetti di Microsoft Access ha consentito di utilizzare funzionalità quali relazioni di ricerca, condizioni di valore (note anche come vincoli), formattazione del testo e sottotabelle.

Tecnologia di lavoro con MS Access

È possibile avviare MS Access e chiuderlo utilizzando uno qualsiasi dei metodi standard forniti nell'ambiente Windows.

L'oggetto di elaborazione di MS Access è un file di database con un nome arbitrario e l'estensione .MDB. Questo file include i principali oggetti di MS Access: tabelle, moduli, query, report, pagine, macro e moduli.

Lo sviluppo del database è suddiviso nei seguenti passaggi principali.

1. Determinazione dello scopo della creazione di un database. Il primo passo nello sviluppo di un database è determinarne lo scopo e come verrà utilizzato. Consulta i futuri utenti del database. Insieme a loro, formulate domande a cui voi e loro volete rispondere utilizzando il database. Crea miniature dei rapporti che desideri ricevere. Raccogli i moduli che già utilizzi per inserire i dati. Una volta determinato lo scopo del database, inizierà a formarsi un elenco di dati necessari. Sapendo questo, è possibile determinare quali dati fattuali dovrebbero essere archiviati nel database e sotto quali argomenti questi dati vengono distribuiti. Gli argomenti devono corrispondere alle tabelle e i dati devono corrispondere ai campi (colonne) in queste tabelle.
2. Determinazione dei campi obbligatori nel database. Ogni campo contiene determinati dati effettivi. Ad esempio, potresti aver bisogno le seguenti informazioni sui clienti: ragione sociale, indirizzo, città, paese e numero di telefono. Crea un campo separato per ogni tipo di informazione. Tenere presente quanto segue durante la progettazione di una mappa del campo.

· Includere tutte le informazioni rilevanti. Suddividi le informazioni in componenti logici minimi. Ad esempio, è conveniente dividere i nomi dei dipendenti in due campi: "Nome" e "Cognome", che faciliteranno l'ordinamento per cognome.

· Non creare campi per dati con più elementi. Ad esempio, se si crea un campo "Prodotti" nella tabella "Fornitori" che contiene un elenco di tutti i prodotti di questo fornitore, sarà difficile trovare fornitori che forniscono un determinato prodotto.

· Non è consigliabile includere nella tabella dati che sono il risultato di un'espressione. Ad esempio, in una tabella contenente i campi "Prezzo" e "Quantità", non dovresti creare un campo contenente il prodotto dei valori di questi campi.

· Non creare campi contenenti dati simili. Ad esempio, se si creano i campi "Articolo!", "Articolo2" e "Articolo3" nella tabella "Fornitori", sarà difficile trovare i fornitori che forniscono un determinato prodotto. Inoltre, la struttura del database dovrà essere modificata se compare un fornitore con quattro prodotti. Un campo per i prodotti sarà sufficiente se inserisci questo campo nella tabella "Prodotti" e non nella tabella "Fornitori".

1. Determinazione delle tabelle che il database dovrebbe contenere. Ciascuna tabella deve contenere informazioni su un solo argomento. L'elenco dei campi obbligatori ti indicherà quali tabelle sono obbligatorie. Ad esempio, se verrà utilizzato il campo Data di assunzione, esso appartiene all'oggetto dei dettagli del dipendente, ad es. dovrebbe essere nella tabella Dipendenti. Avrai anche bisogno delle tabelle Clienti, Prodotti e Ordini.
2. Determinazione a quali tabelle appartengono i campi. Quando si decide a quale tabella deve appartenere ciascun campo, considerare i seguenti principi di progettazione.

· Includere ogni campo in una sola tabella.

· Non includere un campo in una tabella se aggiungendolo comporterà la visualizzazione degli stessi dati in più record in quella tabella. Se risulta che un campo di una tabella contiene molti dati duplicati, è probabile che quel campo sia posizionato nella tabella sbagliata. Ad esempio, se includi un campo contenente l'indirizzo di un cliente nella tabella Ordini, queste informazioni verranno ripetute in molti record se il cliente effettua ordini diversi. Se inserisci l'indirizzo nella tabella "Clienti", apparirà una sola volta. I dati archiviati in una sola tabella vengono aggiornati una sola volta. Questo è più efficiente ed elimina anche la possibilità di record duplicati contenenti informazioni diverse.

1. Definizione di campi con valori univoci in ogni record. Affinché Microsoft Access colleghi le informazioni archiviate in tabelle diverse, ad esempio per collegare un cliente a tutti i suoi ordini, ogni tabella del database deve contenere campi o un insieme di campi che identificano in modo univoco ogni record. Tale campo o insieme di campi viene chiamato chiave primaria .
2. Definizione delle relazioni tra tabelle. Dopo aver suddiviso le informazioni in tabelle e definito i campi della chiave primaria, è necessario scegliere la modalità di ricombinazione delle informazioni correlate da parte di Microsoft Access. Per fare ciò, è necessario definire le relazioni tra le tabelle del database. Dati Microsoft accesso. In tal modo, è utile esaminare le relazioni in un database esistente con una struttura ben organizzata, come il database di esempio Northwind.
3. Miglioramento della struttura del database. Dopo aver creato le tabelle, i campi e le relazioni necessari, è necessario rivedere nuovamente la struttura del database e identificare possibili carenze. È consigliabile farlo in questa fase, mentre le tabelle non sono piene di dati.

Crea tabelle in Microsoft Access, crea relazioni tra di esse e inserisci dati sufficienti nelle tabelle per verificare la struttura. Per testare le relazioni del database, verifica se puoi creare query per ottenere le informazioni di cui hai bisogno. Crea bozze di moduli e rapporti e verifica se mostrano i dati che ti aspettavi. Cerca le ripetizioni di dati ridondanti ed eliminale.

1. Immissione di dati e creazione di altri oggetti di database. Se le strutture delle tabelle soddisfano i requisiti, puoi inserire tutti i dati. È quindi possibile creare tutti gli oggetti database necessari: query, moduli, report, pagine di accesso ai dati, macro e moduli.
2. Utilizzo degli strumenti di analisi di Microsoft Access. Esistono due strumenti in Microsoft Access che consentono di migliorare la struttura del database di Microsoft Access. L'Analisi guidata tabella consente di analizzare la struttura di una tabella, suggerire nuove strutture e relazioni adatte e, se necessario, suddividere la tabella in nuove tabelle correlate. L'analizzatore delle prestazioni esamina l'intero database e formula raccomandazioni per migliorarlo e può anche implementare queste raccomandazioni.

Creazione database

Esistono due modi per creare un database in Microsoft Access. Il modo più semplice creare un database: utilizzare la procedura guidata del database per creare tutte le tabelle, i moduli e i report necessari. È anche possibile creare un database vuoto e quindi aggiungervi tabelle, moduli, report e altri oggetti: questo è il modo più flessibile, ma richiede una definizione separata di ciascun elemento del database. In entrambi i casi, il database creato può essere modificato ed ampliato in qualsiasi momento.

Per creare un nuovo database, seleziona dal menu File comando Creare, quindi nella barra delle applicazioni Creazione file scegliere un'opzione Nuova banca dati. Successivamente, sullo schermo viene visualizzato un filer standard, in cui è necessario aprire la cartella desiderata e specificare un nome file creato Banca dati. Ad esempio, "gruppo.mdb". Dopo aver creato il file, Access apre una finestra di database vuota e in questa finestra sarà possibile eseguire tutte le operazioni: creare e manipolare oggetti di database. MS Access è un'applicazione multi-finestra, tuttavia è possibile aprire un solo database alla volta. È la sua finestra che è la finestra del documento principale nell'applicazione Access e chiuderla significa chiudere il file .MDB corrispondente.

Riso. 1. Finestra del database

La finestra del database genera molte finestre figlie di oggetti (tabella, query, modulo, ecc.) e ciascuna di queste finestre può essere chiusa autonomamente - da qualsiasi standard Modi di Windows. Inoltre, senza chiudere la finestra, puoi salvare l'oggetto (ad esempio un layout di tabella) la cui finestra è sullo schermo e dargli un nome, proprio come fai con i file: File-Salva o File-Salva con nome....

Puoi lavorare con la finestra di qualsiasi oggetto (finestra figlia) sia in modalità online (ad esempio, inserire o visualizzare dati in una tabella) sia in modalità progettazione (ad esempio, modificare il layout di una tabella).

Concetti di base di MS Access. Oggetti MS Access

Come si può vedere dalla figura. 1, base Accedi ai dati può avere i seguenti oggetti: tabelle, query, moduli, report, pagine. Una tabella è un oggetto di base di MS Access. I dati devono essere archiviati in tabelle e ciascuna tabella deve contenere informazioni dello stesso tipo. Tutti gli altri oggetti del database sono derivati ​​e vengono creati solo sulla base di tabelle precedentemente preparate.

Un modulo non è un oggetto MS Access autonomo: ci aiuta semplicemente a inserire, visualizzare e modificare le informazioni in una tabella o una query. Query e report svolgono funzioni indipendenti: seleziona, raggruppa, presenta, stampa informazioni. Le pagine di accesso ai dati sono un tipo speciale di pagina Web progettata per essere visualizzata e gestita su Internet o una intranet con dati archiviati in un database di Microsoft Access o Microsoft SQL server. Utilizzando la pagina, gli utenti possono inserire, modificare ed eliminare i dati dal database.

Ogni oggetto MS Access ha un nome. Microsoft Access presenta le seguenti restrizioni sui nomi di campi, controlli e oggetti (Tabella 1).

Il nome non deve contenere più di 64 caratteri;

Il nome può includere qualsiasi combinazione di lettere, numeri, spazi e caratteri speciali ad eccezione del punto (.), del punto esclamativo (!), dell'accento (") e parentesi quadre ();

non deve iniziare con uno spazio;

· non devono contenere caratteri di controllo (con codici ASCII da 0 a 31);

· Non devono includere virgolette diritte (") nei nomi di tabelle, viste e stored procedure in un progetto di Microsoft Access.

Sebbene gli spazi siano consentiti all'interno di campi, controlli e nomi di oggetti, in alcune circostanze possono causare conflitti nei programmi Visual Basic.

Quando si definisce un nome per un campo, un controllo o un oggetto, è utile verificare se questo nome è uguale al nome di una proprietà o di un altro elemento utilizzato da Microsoft Access (per i nomi russi, questa situazione può verificarsi quando corrisponde al nome di una proprietà o funzione definita dall'utente).

Tabella 1 Tipi di dati che i campi possono avere in Microsoft Access

Tipo di dati	Utilizzo	La dimensione
Testo	Testo o una combinazione di testo e numeri (ad esempio indirizzi) e numeri che non richiedono calcoli (ad esempio numeri di telefono, numeri di azioni o codici postali)	Fino a 255 caratteri
Numerico	Dati numerici utilizzati per i calcoli matematici, ad eccezione dei calcoli finanziari (per questi utilizzare il tipo "Valuta"). Per una definizione più precisa del tipo di numero, utilizzare la proprietà Field Size (FieldSize)	1,2,4 o 8 byte. 16 byte solo per ID di replica (GUID).
campo MEMO	Testo lungo o numeri, come note o descrizioni	Fino a 64.000 caratteri
Appuntamento	Date e orari	8 byte
Monetario	Valori di valuta. Il tipo di valuta viene utilizzato per impedire l'arrotondamento durante i calcoli. Presuppone fino a 15 caratteri nella parte intera del numero e 4 nella parte frazionaria	8 byte
Contatore	Inserimento automatico di numeri consecutivi (crescenti di 1) o casuali quando si aggiunge una voce. Questo tipo di campo è utile per la chiave primaria di una tabella. Come valori di tali campi, Access seleziona automaticamente numeri di serie interi (1,2,...). In futuro il numero assegnato al record al momento della sua creazione non cambia (indipendentemente dalla cancellazione, dall'inserimento di nuovi record, ecc.)	4 byte. 1 6 byte solo per ID di replica (GUID)
Logico	Campi contenenti solo uno dei due valori possibili, come Sì/No, Vero/Falso, Attivato/Disattivato	1 bit
campo oggetto OLE	Oggetti (ad esempio, documenti Microsoft Word, fogli di calcolo Microsoft Excel, immagini, suoni e altri dati binari) creati in altri programmi che utilizzano il protocollo OLE. Gli oggetti possono essere collegati o incorporati in una tabella di Microsoft Access. Per visualizzare un oggetto OLE su una maschera o un report, è necessario utilizzare una cornice di oggetto collegata	Fino a 1 gigabyte (limitato dallo spazio su disco)
Collegamento ipertestuale	Un campo che memorizza i collegamenti ipertestuali sotto forma di percorso o URL	Fino a 64.000 caratteri
Procedura guidata di sostituzione	Crea un campo che consente di selezionare un valore da un'altra tabella o da un elenco di valori utilizzando una casella combinata. Selezionando questa opzione dall'elenco dei tipi di dati viene avviata una procedura guidata per rilevamento automatico questo campo	La stessa dimensione della chiave primaria, che è anche un campo di ricerca; solitamente 4 byte

Il lavoro con ciascun oggetto del database viene eseguito in una finestra separata e sono disponibili due modalità operative:

1. modalità online, quando le informazioni vengono visualizzate, modificate o selezionate;

2. modalità progettazione, quando si crea o si modifica il layout, la struttura dell'oggetto (ad esempio la struttura della tabella).

Inoltre, il file di database include un altro documento che dispone di una propria finestra: lo schema dei dati. In questa finestra creiamo, visualizziamo, modifichiamo e interrompiamo i collegamenti tra le tabelle. Questi collegamenti ci aiutano a controllare i dati, creare query e report.

Nella finestra del database sotto pannello standard barra degli strumenti contiene un pannello con i pulsanti "Apri", "Designer" e "Crea", nonché pulsanti per modificare il tipo di presentazione degli oggetti del database. Il lato sinistro della finestra mostra un elenco di schede (in base al numero di oggetti Access) con radici: Tabella, Richiesta, Modulo, Report, Pagine, Macro e Modulo. Se viene selezionata una scheda, nella finestra del database viene visualizzato un elenco strutture esistenti questo tipo di questo database. Ad esempio, se si seleziona la scheda Tavolo, la finestra visualizza un elenco di tabelle nel database aperto. Per aprire una tabella, seleziona il suo nome in questo elenco e fai clic sul pulsante "Apri". Per includere una nuova tabella nel database, è necessario fare clic sul pulsante "Crea". Per correggere il layout di una tabella esistente, evidenziare il suo nome nell'elenco e fare clic sul pulsante Design. Le stesse operazioni vengono eseguite su tutti gli altri oggetti del database di Access.

L'insieme delle voci di menu orizzontali e la composizione delle barre degli strumenti dipendono dal tipo e dalla modalità della finestra del documento, che in questo momento attivamente. Ad esempio, una finestra tabella in modalità online ha i pulsanti "Taglia", "Ordina in ordine crescente", ecc., e in modalità progettazione - pulsanti "Proprietà", "Definisci chiave", ecc. L'utilizzo delle barre degli strumenti è soggetto a Windows standard.

Nota. I campi Numerico, Data/Ora, Valuta e Booleano hanno formati di output predefiniti. Il formato di output può essere selezionato nella cella Proprietà formato campo. È inoltre possibile creare formati di output personalizzati per tutti i tipi di dati ad eccezione degli oggetti OLE.

Tecnologia di sviluppo database

Definiamo lo scopo della creazione di questo database: memorizzare le informazioni sugli studenti. Come oggetto di base del database, definiamo una tabella che memorizzerà i seguenti dati sugli studenti: numero di fascicolo personale, cognome, nome, patronimico, data di nascita, indirizzo di casa, Classe. Per posizionarli, definiamo i campi con lo stesso nome nella tabella. Imposta il campo come chiave della tabella numero di file personale.

Per creare un database, avvia MS Access e seleziona dal menu File comando Creare, quindi nel riquadro attività Crea file, seleziona Nuovo database. Dopo di che nella finestra Nuovo file di database aprire la cartella desiderata, ad esempio Nuova cartella, e nominare il file di database da creare, ad esempio "Group.mdb".

Crea una tabella

Per creare una tabella, selezionare la scheda nell'elenco delle schede sul lato sinistro della finestra del database. Tavolo. Successivamente, la finestra del database visualizzerà i collegamenti alle opzioni per la creazione di una tabella: in modalità progettazione, utilizzando una procedura guidata e inserendo i dati. Facendo doppio clic sulla riga "Crea tabella nella vista Progettazione" si apre la finestra della tabella nella vista Progettazione, come mostrato nella Figura 1. 2.

Riso. 2. Definizione dei parametri dei campi della tabella nella vista Progettazione

Nella parte superiore della finestra c'è un layout di tabella che crei o modifichi, che è semplicemente un elenco di campi con un nome di campo, un tipo di dati e una descrizione.

Nella colonna Nome campo, inserisci un nome campo arbitrario e nella colonna successiva specifica il tipo di dati per questo campo. Il tipo di dati può essere selezionato dall'elenco a discesa. Non appena il cursore si trova nella colonna Tipo di dati, nella parte inferiore della finestra compare la maschera Proprietà campo (caratteristiche di questo campo). È un elenco di proprietà (a sinistra - il nome della proprietà, a destra - il valore di questa proprietà) con una finestra di suggerimento per ciascuna proprietà. L'elenco delle proprietà varia a seconda del tipo di dati attualmente visualizzato nella colonna Tipo di dati. Cliccando sul campo del valore nella scheda delle proprietà, è possibile modificare questo valore (entro i limiti consentiti per questo tipo di dati). La maggior parte dei valori sono accettati dal sistema per impostazione predefinita, molte proprietà possono essere modificate da soli. Alcuni valori possono essere selezionati da un elenco a discesa.

Quando si sceglie un valore di un immobile, è fondamentale seguire le seguenti raccomandazioni:

Per i campi di testo e numerici, è necessario specificare la dimensione del campo e per il testo, questa è la lunghezza consentita del valore (ad esempio, 20 o 40 caratteri) e per i numeri, il formato di rappresentazione nel computer (byte, intero (due byte), intero lungo, ecc.);

per il campo Appuntamentoè necessario specificare il formato in modo che il sistema sappia come elaborare i dati di input. Ad esempio, se selezioni il formato data breve, il sistema si aspetta che tu inserisca esattamente la data (nella versione russa - GG.MM.AAAA), e se selezioni il formato ora breve, dovrai digitare HH: MM (ore e minuti) in questo campo;

· Come valore della proprietà Condizione valore, è possibile specificare un'espressione logica che deve assumere il valore True ("True") quando si immettono dati in questo campo. Nella proprietà seguente è possibile scrivere un messaggio di errore arbitrario che verrà emesso dal sistema, ad esempio: "Questo valore di campo non è valido". La proprietà Campo obbligatorio può essere impostata su Sì (non sono consentiti valori vuoti) o su No (sono consentiti valori vuoti);

· se la chiave primaria della tabella include un campo, nella relativa proprietà Campo indicizzato selezionare: “Sì, non sono consentite corrispondenze”, quindi fare clic sul pulsante “Definisci chiave” (con l'immagine della chiave) nella barra degli strumenti. Questo definirà la chiave primaria della tua tabella (e ti impedirà di inserire record con un valore di chiave primaria duplicato).

Quindi, seguendo le raccomandazioni di cui sopra, definire i campi della tabella. Nella colonna Nome campo, inserisci il nome "Numero file personale". Per determinare il tipo di dati di questo campo, fare clic sulla freccia nella colonna Tipo di dati per espandere l'elenco dei possibili tipi di dati e selezionare l'opzione Testo. Nell'area di progettazione Proprietà campo, selezionare il Dimensione del campo e definire importo massimo caratteri da inserire in questo campo - 10 caratteri.

Si noti che quando si selezionano diverse opzioni per una proprietà campo, sul lato destro viene visualizzato un suggerimento sull'assegnazione dell'opzione.

Procedendo in modo analogo, inserire i seguenti dati sugli altri campi della tabella (Tabella 2).

Dopo aver completato l'inserimento della descrizione dei campi della tabella, definire la chiave primaria. Per fare ciò, specificare il campo numero di file personale, fare clic sul pulsante Campo chiave sulla barra degli strumenti Standard.

Tabella 2. Dati sui campi della tabella

Nota. Il campo della chiave primaria è facoltativo, ma desiderabile. Se non è stata definita una chiave primaria, Microsoft Access chiederà se si desidera creare un campo chiave quando si salva la tabella.

Scegliere una squadra Vista tabella sul menu Visualizzazione, cambia la visualizzazione della tabella del database creata in modalità di visualizzazione della tabella. Assicurati di salvare il foglio di lavoro con il nome Studenti.

Operazioni con dati in una tabella

Inserimento dati. Con la tabella Studenti selezionata nella finestra, fare clic sul pulsante "Apri". Posizionare il cursore nel campo numero di file personale e inserire il valore numerico, ad esempio P-69. Al termine dell'immissione del valore del campo, premere il tasto Tab per passare al campo successivo. Nei restanti campi di questo record, inserisci il resto dei dati nel primo record.

Esistono diversi modi per condividere un database di Access, a seconda delle esigenze e della disponibilità delle risorse. Questo articolo descrive Opzioni disponibili e i vantaggi di ciascuno, e ha fornito risorse con Informazioni aggiuntive sui metodi di lavoro.

Per modificare la struttura di un database, devi avere Access installato sul tuo computer.

In questo articolo

Condivisione dei dati utilizzando le cartelle di rete

Questa è l'opzione più semplice per requisiti minimi, ma fornisce la funzionalità minima. Con questo metodo, il file di database viene archiviato su un file condiviso unità di rete e tutti gli utenti lo utilizzano contemporaneamente. Poiché tutti gli oggetti del database sono in uso contemporaneamente, più utenti possono modificare i dati contemporaneamente, il che limita l'affidabilità e la disponibilità. Le prestazioni potrebbero risentirne anche perché tutti gli oggetti di database vengono inviati sulla rete.

Questa opzione è adatta se il database verrà utilizzato da più persone contemporaneamente e gli utenti non devono modificare la struttura del database.

Nota: Questo metodo è meno sicuro di altri metodi di condivisione del database perché ogni utente dispone di una copia completa del file del database, il che aumenta il rischio di accesso non autorizzato.

Condivisione di un database utilizzando una cartella di rete

Se non è presente alcuna cartella di rete condivisa, è necessario configurarla.

Informazioni aggiuntive su questo, vedere la guida su sistema operativo il computer che verrà utilizzato per condividere il database. Se la cartella condivisa si trova su un server di rete, potrebbe essere necessario l'aiuto di un amministratore di rete.

L'accesso deve essere configurato per l'apertura in modalità condivisa sui computer di tutti gli utenti. Questa modalità è utilizzata per impostazione predefinita, ma è necessario verificarla: se un utente apre il database in modalità esclusiva, gli altri utenti non potranno lavorare con i dati. Segui i passaggi seguenti su ciascun computer.

1. Avvia Access e nella scheda File scegliere oggetto Opzioni.

   Nella finestra Opzioni di accesso scegliere oggetto Opzioni del cliente.

Copia il file di database in una cartella condivisa. Quindi impostare gli attributi del file per consentire l'accesso in lettura/scrittura al file di database. Per utilizzare il database, è necessario accedervi con autorizzazioni di lettura e scrittura.

Crea un collegamento al file di database sul computer di ogni utente. Nella finestra di dialogo Proprietà collegamento, specificare il percorso del file di database nella proprietà Obbiettivo, utilizzando un indirizzo UNC invece di una lettera di unità mappata. Ad esempio, al posto del percorso F:\campione.accdb indicare il percorso \\nomecomputer\condiviso.accdb.

Nota: Gli utenti possono eseguire questa azione da soli.

Condivisione di un database partizionato

Questo metodo è utile se non si dispone di un sito di SharePoint o di un server di database. I database condivisi possono essere condivisi in rete o tramite un sito di SharePoint. Quando un database viene suddiviso, viene riorganizzato in due file: un database del server che contiene tabelle di dati e un database client che contiene tutti gli altri oggetti del database (ad es. query, moduli, report). Ogni utente interagisce con i dati utilizzando una copia locale del database esterno.

Vantaggi del partizionamento di un database

Prestazioni migliorate. Nella rete vengono condivisi solo i dati, non tabelle, query, moduli, report, macro o moduli.

Maggiore disponibilità Le transazioni del database, come la modifica dei record, sono più veloci.

Sicurezza migliorata. Gli utenti accedono al database del server tramite tabelle collegate; è meno probabile che gli aggressori possano ottenere l'accesso non autorizzato ai dati attraverso il database del client.

Affidabilità migliorata Se un utente riscontra un problema e il database si chiude in modo imprevisto, l'eventuale danneggiamento del file di database è in genere limitato alla copia del database client che l'utente ha aperto.

Ambiente di sviluppo flessibile Ogni utente può sviluppare in modo indipendente query, moduli, report e altri oggetti di database senza influire sul lavoro degli altri utenti. Inoltre, puoi sviluppare e distribuire una nuova versione del database lato client senza interrompere l'accesso ai dati archiviati nel database back-end.

Se questo metodo funziona per te, vai alle istruzioni nell'articolo Partizionare un database di Access.

Condivisione di un database su un sito di SharePoint

Se hai un server con SharePoint (soprattutto con Access Services), ce ne sono diversi possibili buone opzioni. L'integrazione con SharePoint aiuta a fornire un migliore accesso al database. Quando si pubblica un database Web, Access Services crea un sito di SharePoint che contiene il database. Tutti gli oggetti di database ei dati stessi vengono spostati negli elenchi di SharePoint in questo sito.

Il database pubblicato è ospitato su Internet. È possibile creare moduli Web e report da eseguire in una finestra del browser, nonché oggetti Access standard (a volte chiamati oggetti client per distinguerli dagli oggetti Web). È necessario disporre di un'applicazione di Access installata per utilizzare gli oggetti client di Access, ma tutti gli oggetti di database archiviati in SharePoint sono condivisi.

Nota: Se nel computer è installato Access, è possibile utilizzare gli oggetti client del database Web, non solo gli oggetti del database Web.

Access Services fornisce una piattaforma per la creazione priva di dati che può essere utilizzata sul web. I database Web vengono creati e pubblicati utilizzando Access 2010 e SharePoint, dopodiché è possibile utilizzare il database Web tramite un browser Web.

Moduli, report e macro dell'interfaccia vengono eseguiti all'interno del browser.

Se si utilizza un database Web, i dati vengono archiviati negli elenchi di SharePoint: tutte le tabelle vengono convertite in elenchi di SharePoint e le voci diventano voci di elenco. Ciò consente di controllare l'accesso al database Web utilizzando le autorizzazioni di SharePoint.

Le query e le macro di dati vengono eseguite sul server: tutta l'elaborazione del codice SQL viene eseguita sul server. Ciò migliora le prestazioni della rete, poiché su di essa vengono inviati solo i set di risultati.

Salvataggio di un database in una raccolta documenti

Il database può essere salvato in qualsiasi raccolta documenti di SharePoint. Questo metodo è simile al salvataggio del database in una condivisione di rete e fornisce un modo conveniente per controllare l'accesso al database. Il collegamento agli elenchi di SharePoint condivide solo i dati, non gli oggetti del database. Ogni utente ottiene la propria copia del database.

Ad esempio, se il sito di SharePoint contiene elenchi che tengono traccia dei problemi del servizio clienti e archiviano i dati dei dipendenti, è possibile creare un database in Access per fungere da interfaccia per tali elenchi. È possibile creare query di Access per analizzare questi problemi e report di Access per formattare e pubblicare report scritti per le riunioni del team. Se gli utenti hanno installato Access nei propri computer, è possibile concedere l'accesso alle query e ai report di Access per un elenco di SharePoint utilizzando il menu Prestazione. Durante la visualizzazione di un elenco in un sito di SharePoint, gli utenti possono trovare e aprire query, report e altri oggetti di Access dal menu Prestazione. Se gli utenti non dispongono di un'app di Access, possono comunque usare i dati degli elenchi usando le visualizzazioni di SharePoint.

Apri il database che desideri condividere.

Sulla scheda File scegliere oggetto Salva come.

Nota: Se utilizzi Access 2010, seleziona gli elementi File > Salva e pubblica > Salva database come > SharePoint.

Nella finestra di dialogo Salva in SharePoint passare alla raccolta documenti appropriata.

Controllare il nome e il tipo del file di database, modificarli se necessario e fare clic sul pulsante Salva.

Per ulteriori informazioni, vedere Pubblicare in Access Services e Importare e collegare dati a un elenco di SharePoint.

Condivisione di un database tramite collegamento a elenchi di SharePoint

Questo metodo offre gli stessi vantaggi dell'utilizzo di un database diviso e consente a ciascun utente di modificare la propria copia del database poiché i dati vengono condivisi tramite un sito di SharePoint. Sebbene ciò non offra i vantaggi della pubblicazione del database in un sito di SharePoint, offre il vantaggio di avere i dati in una posizione centrale. Poiché i dati si trovano negli elenchi di SharePoint, possono essere condivisi in rete utilizzando le funzionalità di SharePoint.

Questo metodo include tre passaggi principali.

Sposta i dati negli elenchi di SharePoint.

Crea collegamenti a questi elenchi.

Distribuzione del file di database.

È possibile utilizzare la migrazione guidata al sito di SharePoint per completare i primi due passaggi e l'ultimo passaggio utilizzando uno qualsiasi degli strumenti disponibili.

Utilizzo dell'esportazione guidata tabelle di SharePoint

Sulla scheda Lavorare con i database in un gruppo Trasferimento dati fare clic sull'elemento SharePoint.

Nota: Questo elemento è disponibile solo se il file di database è salvato in formato .accdb.

Segui i passaggi della procedura guidata Esporta tabelle in SharePoint; in particolare, specificare il percorso del sito di SharePoint. Per annullare il processo, fare clic sul pulsante Annulla.

Per ulteriori informazioni sulla migrazione, vai a ultima pagina casella di controllo della procedura guidata Particolari.

Questa pagina contiene informazioni su quali tabelle sono associate agli elenchi, nonché informazioni sulla posizione dei backup e l'URL del database. Visualizza anche un avviso in caso di problemi con la migrazione e indica la posizione della tabella di registro in cui è possibile visualizzare ulteriori informazioni sui problemi.

Quando tutti i passaggi della procedura guidata sono stati completati, fare clic sul pulsante Pronto.

Se la procedura guidata visualizza un avviso, è necessario rivedere la tabella di registro e intraprendere l'azione necessaria. Ad esempio, potresti voler annullare la migrazione di alcuni campi o convertirli in altri tipi di dati compatibili con gli elenchi di SharePoint.

Nota: Per visualizzare gli elenchi in un sito di SharePoint, fare clic nell'area avvio veloce pulsante Elenchi o seleziona un elemento Visualizza tutto il contenuto del nodo. Potrebbe essere necessario aggiornare la pagina nel browser web. Per visualizzare gli elenchi nell'Avvio rapido in un sito di SharePoint o modificare altre impostazioni (come l'abilitazione del controllo delle versioni), è possibile modificare le impostazioni per gli elenchi in un sito di SharePoint. Per ulteriori informazioni, vedere la guida per il sito di SharePoint.

Condivisione di un database con un server

È possibile condividere un database utilizzando un'applicazione di Access e un server di database (come SQL Server). Questo metodo offre molti vantaggi, ma richiede software aggiuntivo: un server di database.

Questo metodo è simile alla suddivisione dei database in quanto le tabelle sono archiviate nella rete e ogni utente dispone di una copia locale del file di database di Microsoft Access che contiene collegamenti a tabelle, query, moduli, report e altri oggetti di database. Utilizzare questa opzione se il server del database è disponibile e tutti gli utenti hanno installato Access. I vantaggi di questo metodo dipendono dal software del server di database utilizzato, ma in generale includono account utente e accesso selettivo ai dati, eccellente disponibilità dei dati e comodi strumenti di gestione dei dati integrati. Inoltre, la maggior parte applicazioni server i database funzionano correttamente con le versioni precedenti di Access, quindi non è necessario che tutti gli utenti lavorino con la stessa versione. Solo i tavoli sono condivisi.

Vantaggi della condivisione di un database con un server di database

Alte prestazioni e scalabilità In molti casi, il server di database offre prestazioni migliori rispetto a un singolo file di database di Access. Molti prodotti per server di database forniscono anche supporto per molto grandi basi circa 500 volte l'intervallo (2 GB) per un file di database di Access (due gigabyte). I prodotti per server di database in genere funzionano in modo molto efficiente elaborando le query in parallelo (utilizzando più thread nativi nello stesso processo per gestire le richieste degli utenti) e riducendo al minimo i requisiti di memoria aggiuntivi quando vengono aggiunti nuovi utenti.

Maggiore disponibilità La maggior parte dei prodotti per server di database consente di creare backup database durante l'uso. In questo modo, gli utenti non devono forzare la chiusura del database Riserva copia dati. Inoltre, il server del database di solito gestisce la modifica parallela e il blocco dei record in modo molto efficiente.

Sicurezza avanzata Non è possibile proteggere completamente un database. Tuttavia, i prodotti del server di database offrono protezione affidabile, che ti aiuterà a proteggere i tuoi dati dall'uso non autorizzato. La maggior parte dei prodotti per server di database offre sicurezza basata sull'account, consentendo di specificare chi può vedere quali tabelle. Anche se l'interfaccia non è accessibile correttamente, l'uso non autorizzato dei dati è vietato dalla protezione basata sull'account.

Opzioni di ripristino automatico In caso di guasto del sistema (come un arresto anomalo del sistema operativo o un'interruzione di corrente), alcuni prodotti per server di database dispongono di meccanismi di ripristino automatico che ripristinano il database all'ultimo stato coerente in pochi minuti, senza la necessità di un amministratore del database. partecipare.

Elaborazione server L'utilizzo di Access in una configurazione client e server consente di ridurre il traffico di rete elaborando le query del database sul server prima di inviare i risultati al client. L'elaborazione del server è generalmente più efficiente, soprattutto quando si tratta di set di dati di grandi dimensioni.

Passaggi di base per l'utilizzo di Access con un server di database

Fattori da considerare quando si sceglie un metodo

Requisiti del metodo	Partizionamento del database	cartella di rete	Sito di SharePoint	Server di database
Il bisogno di software del server di database
La necessità di SharePoint
Bisogno disponibilità Accedi ai servizi su SharePoint Server			Dipende dallo scenario: il collegamento a elenchi e il salvataggio in una raccolta documenti non richiedono Access Services; la pubblicazione come database Web o applicazione Web richiede Access Services.
Disponibilità dei dati		Adatto a piccoli gruppi se i dati cambiano poco	Il migliore. Adatto per scenari di utilizzo offline.	Il migliore
Sicurezza	Dipende da misure aggiuntive	Modo meno sicuro	Il migliore	Il migliore
Flessibilità	Modo flessibile. Puoi facilmente sviluppare nuove funzionalità del database senza interruzioni. Gli utenti possono modificare la struttura nella propria copia.	Modo meno flessibile. Lo sviluppo può essere eseguito utilizzando una copia offline del database, che viene quindi sostituita. Non vi è alcuna possibilità di modifica individuale della struttura del database da parte degli utenti.	Modo flessibile. Utilizzo delle autorizzazioni di SharePoint per controllare l'accesso e modificare il design. Consente di utilizzare alcuni oggetti di database, come i moduli, in base al browser.	Modo flessibile. Puoi facilmente sviluppare nuove funzionalità del database senza interruzioni. Gli utenti possono modificare la struttura degli oggetti nella propria copia.

Nel mondo di oggi i dati stanno prendendo sempre più peso e si può affermare senza esagerare che il mondo è guidato dai dati. Pertanto, ora viene prestata molta attenzione alla raccolta, archiviazione, analisi e vendita dei dati. La chiave per lo sviluppo di successo del business moderno risiede nell'accumulo, sistematizzazione e utilizzo, ad esempio, di informazioni sui clienti come le loro esigenze, preferenze di acquisto, ecc. Tali informazioni possono aiutarti a prendere decisioni informate sull'efficacia pratica delle offerte promozionali, identificare i segmenti di attività in perdita, analizzare la domanda dei tuoi prodotti o servizi, monitorare le dinamiche del commercio per i singoli articoli e rivedere altri fattori chiave. L'uso dei database, se usati correttamente, ci offre questi vantaggi competitivi.

Se sei il titolare di una piccola impresa e nel tuo lavoro non utilizzi ancora il Customer Relationship Management System (CRM o Customer Relationship Management), che automatizza la generazione di strategie di interazione con i clienti, allora il successo della tua attività è subordinato a determinati rischi. Ricorda che i tuoi concorrenti sono in allerta!

Diamo un'occhiata a quale software puoi utilizzare per creare un database su misura per le esigenze specifiche della tua piccola impresa che raccolga dati giornalieri, settimanali, mensili o annuali.

Filemaker Pro 12

Questo database non è stato meritatamente perso dalla vista di DBA e sviluppatori per molto tempo, ma è stato amato dalla comunità imprenditoriale sin dal suo inizio. Filemaker Pro creato da di Apple, funziona come una sala operatoria Sistema Mac così come su un sistema Windows. Il programma è uno strumento intuitivo e molto facile da usare per creare i propri database con supporto per fornire dati su Internet, che è in grado di generare report in modalità normale e avanzata e può essere integrato con altri sistemi di database.

Microsoft Access 2010

Per molto tempo, il sistema di gestione del database di Access da pacchetto Microsoft Office è stata la soluzione ideale per la maggior parte delle piccole imprese. Adesso però si trova ad affrontare la concorrenza di altri DBMS, che sono più facili da usare, meglio integrati con i sistemi cloud, non richiedono molte conoscenze nella creazione, manutenzione di database e sviluppo software.

Se hai già un database, è probabile che sia stato creato con Microsoft Access. La nuova versione 2010 ha un aspetto e funziona meglio ed è più facile da usare rispetto alle versioni precedenti come la versione 2003 ampiamente utilizzata. Nonostante il fatto che i concorrenti abbiano iniziato a spingere questo DBMS, occupa ancora una posizione di leadership in questo segmento del mercato del software.

Database aziendale Oracle Application Express (APEX).

APEX è un sistema di gestione del database basato sul motore di database Oracle di grande successo. APEX è disponibile gratuitamente se sei un cliente Oracle esistente e fornisce un sistema di creazione di applicazioni aziendali più avanzato rispetto a Microsoft Access o FileMaker Pro. Tuttavia, l'utilizzo di APEX non è così semplice come inserire semplicemente i dati nelle tabelle, come nel caso di un database di Access.

Se stai già utilizzando Oracle o pensi di aver bisogno di funzionalità di gestione dei database più avanzate, come l'integrazione con altri sistemi di dati in futuro, o come gestire grandi quantità di dati con prestazioni rapide, allora APEX è la scelta giusta.

Zoho Creator è un nuovo arrivato nel mondo dei database e offre un sistema di database intuitivo basato su cloud. Gli sviluppatori di Zoho hanno creato un sistema davvero robusto e facile da usare in cui puoi creare rapidamente una semplice applicazione di database senza troppa preparazione. Ciò è stato reso possibile dall'uso di moduli di immissione dati, un ottimo generatore di report, l'integrazione con altri sistemi, che spesso è necessaria quando si dispone già di un database esistente creato in altri DBMS o quando si utilizzano database dei propri partner.

Nel prendere decisioni, un dirigente di qualsiasi livello si basa sulle informazioni a sua disposizione in materia di gestione, pertanto, l'efficacia del proprio operato dipende direttamente dalle caratteristiche qualitative di tali informazioni, quali l'adeguatezza, la completezza, l'affidabilità, la tempestività, consistenza, ecc.

In condizioni moderne Sistemi di informazione svolgere e continuerà a svolgere un ruolo crescente nel raggiungimento degli obiettivi strategici dell'organizzazione. Ciò porta a nuovi requisiti per i sistemi informativi e le loro funzioni. Tali sistemi non sono più solo uno strumento che fornisce l'elaborazione delle informazioni per i dipartimenti e gli utenti finali all'interno di un'organizzazione. Ora devono generare prodotti e servizi basati sull'informazione che daranno all'organizzazione un vantaggio competitivo sul mercato.

I sistemi informativi e le tecnologie dell'informazione utilizzati al loro interno sono il risultato di alcune decisioni dei dirigenti dell'organizzazione. Tuttavia, a loro volta, i sistemi e le tecnologie determinano le proprie condizioni aziendali specifiche e cambiano le organizzazioni.

E non importa quali consulenti in questo settore attiri il manager, le decisioni finali devono essere prese personalmente da lui. Il gestore deve essere in grado di capitalizzare i potenziali benefici Tecnologie informatiche. Deve possedere conoscenze sufficienti per svolgere la gestione complessiva del processo di applicazione e sviluppo delle tecnologie dell'informazione nell'organizzazione e comprendere quando sono necessarie risorse aggiuntive in quest'area o l'aiuto di specialisti di terze parti.

Dall'invenzione della scrittura, l'umanità ha affrontato la sfida della memorizzazione dei dati. La tenuta dei registri ha una lunga storia, ma nonostante l'evoluzione dalle tavolette di argilla al papiro, dalla pergamena alla carta, ha sempre avuto una cosa in comune: l'elaborazione delle informazioni veniva eseguita a mano.

Con lo sviluppo della civiltà, la gestione dei documenti ha minacciato di assorbire tutto il tempo di uno specialista: alla fine del 20 ° secolo, molte aziende avevano interi piani destinati alla conservazione dei documenti, il che, vedi, non è così lontano dall'immagazzinare tavoli di argilla in gli archivi sumeri.

Con l'avvento dei computer, il compito di gestione dei documenti è stato semplificato: archiviare i documenti in formato elettronico Si è rivelato semplice, economico e conveniente. La componente chiave di questo nuova tecnologia era il software. È diventato relativamente facile programmare e utilizzare i computer, molto più facile ordinare, analizzare ed elaborare i dati. C'erano pacchetti standard per applicazioni aziendali di uso comune come contabilità, calcolo salari, gestione dell'inventario, gestione degli abbonamenti, servizi bancari e raccolte documenti.

La risposta a queste nuove tecnologie era prevedibile, con le grandi aziende che archiviavano ancora più informazioni e richiedevano hardware sempre più veloce.

Nel corso delle loro attività, imprese industriali, società, strutture dipartimentali, autorità pubbliche e amministrazioni hanno accumulato grandi quantità di dati. Contengono enormi opportunità per estrarre informazioni analitiche utili, sulla base delle quali è possibile identificare tendenze nascoste, costruire una strategia di sviluppo e trovare nuove soluzioni.

È ovvio che fornire l'accesso online alla maggior parte dei dati non è così difficile. Tuttavia, ognuno di noi ha sperimentato una situazione in cui trovare il documento giusto, così ragionevolmente salvato nell'ultimo mese (o anno), è sproporzionatamente laborioso. In questo momento, diventa chiaro che le capacità tradizionali dei file system non sono più sufficienti per il successo nel mondo moderno - il mondo della tecnologia dell'informazione.

Oggi, per ottenere ulteriori vantaggi competitivi, la maggior parte delle aziende nazionali necessita di un serio supporto informatico per il proprio business, un sistema di trasformazioni aziendali basato sull'uso delle tecnologie informatiche e volto ad aumentare l'efficienza dell'organizzazione.

Nella seconda metà degli anni '90 molte imprese hanno cominciato a rendersi conto che i dati a loro disposizione sono un bene prezioso, il cui corretto utilizzo può creare vantaggi competitivi. Le grandi aziende hanno accumulato dati sui propri clienti, fornitori, prodotti e servizi per decenni. Tuttavia, hanno capito che i loro dati sono archiviati in sistemi disparati e che queste informazioni devono essere integrate al fine di sviluppare ulteriormente il business. La necessità di integrare le informazioni aziendali ha dato impulso alla creazione di banche dati.

Ciò sta diventando particolarmente rilevante ora, quando il rapido sviluppo dell'e-commerce può trasformare le aziende online in grandi imprese nel giro di pochi mesi, se non settimane. E, di conseguenza, anche i loro database cresceranno rapidamente.

Pertanto, un manager prudente dovrebbe iniziare a investire nel supporto IT senza spingere l'impresa al limite delle decisioni quando la sua azienda raggiunge un limite di costo. Il vero problema che deve affrontare il top management dell'azienda è l'organizzazione degli archivi di dati accumulati, che faciliterebbero il reperimento delle informazioni richieste. Trovare modelli, tendenze, anomalie e informazioni rilevanti in un database di grandi dimensioni è una delle nuove aree più interessanti della gestione dei dati.

Per coloro che hanno già intrapreso questa strada, è ovvio che le banche dati possono cambiare radicalmente la natura del lavoro di qualsiasi organizzazione posizionata in diverse aree tematiche, sollevando i manager dall'esecuzione di procedure di routine legate alla ricerca di informazioni in numerosi file, documenti cartacei, directory e standard. Questa è una nuova fase nello sviluppo dell'azienda, che la porta alla fase successiva dell'evoluzione, anche se spesso con metodi rivoluzionari.

La riduzione dei costi di tempo è solo un effetto indiretto dell'automazione. Il compito principale dello sviluppo delle tecnologie dell'informazione è in un altro modo: l'acquisizione da parte dell'organizzazione di qualità fondamentalmente nuove che gli conferiscono vantaggi competitivi significativi. Questo è solo il caso, che vale molto.

Tanto più che l'installazione e l'amministrazione dei database oggi è un processo molto meno complicato rispetto a pochi anni fa. La progettazione e la gestione del database è in gran parte automatizzata. Software, che consente di risolvere questo problema - creare un database, aggiornare le informazioni in esso memorizzate - e fornire un comodo accesso ad esso ai fini della visualizzazione e della ricerca, è chiamato sistema di gestione del database (DBMS).

Il sistema di gestione del database crea un determinato ambiente sullo schermo del computer in cui l'utente può lavorare (interfaccia utente). Inoltre, il DBMS ha determinate modalità operative e un sistema di comandi. Sulla base del DBMS, i sistemi informativi vengono creati e funzionano. Vale la pena ricordare che i sistemi di gestione dei database sono una delle tecnologie di maggior successo nell'intera industria informatica. Miliardi di dollari vengono spesi ogni anno per sistemi di database e applicazioni. I sistemi di gestione delle banche dati svolgono un ruolo eccezionale nell'organizzazione dei moderni sistemi informativi industriali, strumentali e di ricerca.

Tipiche modalità di lavoro con un DBMS sono la creazione di un database, la modifica di un database, la manipolazione di un database, la ricerca in un database. Ogni modalità ha il proprio sistema di comandi DBMS. Qualsiasi lavoro dell'utente con il database è costruito sotto forma di un algoritmo composto da questi comandi. Tali algoritmi possono essere eseguiti nella modalità di esecuzione diretta (il comando dato viene eseguito immediatamente) e nel esecuzione automatica, cioè in modalità programma.

Quando si crea un database, l'utente cerca di organizzare le informazioni in base a varie caratteristiche ed estrarre rapidamente un campione con una combinazione arbitraria di caratteristiche. Gli utenti del database possono essere diversi programmi applicativi, sistemi software, nonché esperti in materia che agiscono come consumatori o fonti di dati (denominati utenti finali).

La caratteristica principale di un DBMS ben costruito è la sua funzionalità per ridurre drasticamente i costi di manodopera per l'elaborazione quasi tutta interna ed esterna informazioni d'affari organizzazioni. Il database così progettato consente a ciascun reparto di utilizzare le informazioni immesse da un utente ed elimina la necessità di duplicare i dati tra i dipartimenti dell'azienda, il che porta a una forte riduzione del costo del lavoro. Ad esempio, le informazioni su un prodotto venduto già al momento della rimozione delle scorte diventano ugualmente disponibili sia per il responsabile delle vendite che per le applicazioni aziendali di contabilità generale e libro paga.

Nel frattempo, nonostante gli enormi progressi compiuti nel rendere più semplice l'installazione, la gestione e l'utilizzo dei DBMS, in particolare quelli che girano su computer personale o workstation, molti preferiscono ancora utilizzare il file system. C'è un tacito presupposto che il DBMS debba essere gestito da personale ben addestrato a tempo pieno e che la maggior parte degli utenti di database non abbia alcuna formazione sulla tecnologia dei database. Gli utenti hanno ancora difficoltà a connettersi a un DBMS, trovare la directory oi nomi di database corretti in cui sono archiviati i dati, formulare query e aggiornare il database. Connessione e paradigma di accesso a file system sembrano ancora notevolmente più facili da capire.

Tuttavia, pensando al successo della sua attività, il leader non dovrebbe soccombere a tali sentimenti. Vale la pena ricordare che ora è facile ed economico creare un database. Questo viene fatto da milioni di persone e per questo non è necessario trasformarsi in un operatore di computer. Un ingegnere IT competente e alcuni seminari di formazione per il personale: questo è tutto ciò che serve per trasformare una pila di file con informazioni difficili da raggiungere in un moderno database. Considerando che, rifiutando i vantaggi di un DBMS per la momentanea comodità del personale, la loro riluttanza a cambiare l'ordine stabilito, il manager rischia di rimanere l'unico utente cuneiforme al mondo ad essere passato all'alfabeto fonetico.

Nel mondo moderno sono necessari strumenti che consentano di archiviare, organizzare ed elaborare grandi quantità di informazioni con cui è difficile lavorare in Excel o Word. Tali repository vengono utilizzati per sviluppare siti di informazioni, negozi online e componenti aggiuntivi di contabilità. Gli strumenti principali che implementano questo approccio sono MS SQL e MySQL. Il prodotto di Microsoft Office è una versione semplificata in termini di funzionalità ed è più comprensibile per gli utenti inesperti. Esaminiamo passo dopo passo la creazione di un database in Access 2007.

Descrizione di MS Access

Microsoft Access 2007 è un sistema di gestione di database (DBMS) che implementa un'interfaccia utente grafica completa, il principio di creazione di entità e relazioni tra di loro, nonché il linguaggio di query SQL strutturale. L'unico svantaggio di questo DBMS è l'impossibilità di lavorare su scala industriale. Non è progettato per memorizzare enormi quantità di dati. Pertanto, MS Access 2007 viene utilizzato per piccoli progetti e scopi personali non commerciali.

Ma prima di mostrare passo dopo passo la creazione di un database, è necessario familiarizzare con i concetti di base della teoria dei database.

Definizioni dei concetti di base

Senza una conoscenza di base dei controlli e degli oggetti utilizzati per creare e configurare il database, è impossibile comprendere con successo il principio e le caratteristiche della personalizzazione dell'area tematica. Quindi ora ci provo linguaggio semplice spiegare l'essenza di tutti gli elementi importanti. Quindi, iniziamo:

1. Un'area argomenti è un insieme di tabelle create in un database che sono collegate tra loro tramite chiavi primarie e secondarie.
2. Un'entità è una tabella di database separata.
3. Attributo: l'intestazione di una colonna separata nella tabella.
4. Una tupla è una stringa che prende il valore di tutti gli attributi.
5. La chiave primaria è un valore univoco (id) assegnato a ciascuna tupla.
6. La chiave secondaria della tabella "B" è il valore univoco della tabella "A" utilizzato nella tabella "B".
7. La query SQL è un'espressione speciale che esegue un'azione specifica con il database: aggiunta, modifica, eliminazione di campi, creazione di selezioni.

Ora che abbiamo un'idea generale di cosa lavoreremo, possiamo iniziare a creare un database.

Creazione database

Per chiarezza dell'intera teoria, creiamo un database di formazione "Studenti-Esami", che conterrà 2 tabelle: "Studenti" ed "Esami". La chiave principale sarà il campo "Numero record", perché. dato parametroè unico per ogni studente. I campi rimanenti sono destinati a informazioni più complete sugli studenti.

Quindi, procedi come segue:

Tutto, ora resta solo da creare, compilare e collegare tabelle. Passa all'elemento successivo.

Creazione e popolamento di tabelle

Dopo aver creato correttamente il database, sullo schermo apparirà una tabella vuota. Per formarne la struttura e riempirla, procedere come segue:

Consiglio! Per ottimizzare il formato dei dati, vai alla scheda "Modalità tabella" sulla barra multifunzione e fai attenzione al blocco "Formattazione e tipo di dati". Lì puoi personalizzare il formato dei dati visualizzati.

Creazione e modifica di schemi di dati

Prima di iniziare a collegare due entità, per analogia con il paragrafo precedente, è necessario creare e compilare la tabella "Esami". Ha i seguenti attributi: "Numero record", "Esame1", "Esame2", "Esame3".

Per eseguire query, dobbiamo collegare le nostre tabelle. In altre parole, questo è un tipo di dipendenza che viene implementata utilizzando i campi chiave. Per questo hai bisogno di:

Il costruttore dovrebbe creare automaticamente la relazione, a seconda del contesto. Se ciò non è accaduto, allora:

Esecuzione di query

Cosa fare se abbiamo bisogno di studenti che studiano solo a Mosca? Sì, ci sono solo 6 persone nel nostro database, ma cosa succede se ce ne sono 6000? Senza strumenti aggiuntivi, sarà difficile scoprirlo.

È in questa situazione che ci vengono in aiuto le query SQL, che aiutano a rimuovere solo le informazioni necessarie.

Tipi di richiesta

La sintassi SQL implementa il principio CRUD (abbreviato dall'inglese create, read, update, delete - "create, read, update, delete"). Quelli. Con le richieste, puoi implementare tutte queste funzionalità.

per campione

In questo caso entra in gioco il principio della “lettura”. Ad esempio, dobbiamo trovare tutti gli studenti che studiano a Kharkiv. Per questo hai bisogno di:

E se fossimo interessati agli studenti di Kharkiv che hanno più di 1000 borse di studio? Quindi la nostra richiesta sarà simile a questa:

SELEZIONA * DA Studenti DOVE Indirizzo = Kharkiv E Borsa di studio > 1000;

e la tabella risultante sarà simile a questa:

Per creare un'entità

Oltre ad aggiungere una tabella utilizzando il costruttore integrato, a volte potrebbe essere necessario eseguire questa operazione utilizzando una query SQL. Nella maggior parte dei casi, ciò è necessario durante lo svolgimento di laboratori o tesine nell'ambito di un corso universitario, perché nella vita reale non ce n'è bisogno. A meno che, ovviamente, tu non sia uno sviluppatore di app professionale. Quindi, per creare una richiesta, è necessario:

1. Vai alla scheda "Crea".
2. Fare clic sul pulsante "Query Builder" nel blocco "Altri".
3. Nella nuova finestra, fai clic sul pulsante SQL, quindi inserisci il comando nel campo di testo:

CREA TAVOLA Insegnanti
(Codice Insegnante INT CHIAVE PRIMARIA,
Cognome CHAR(20),
Nome CAR (15),
Secondo nome CHAR (15),
Sesso CAR (1),
data di nascita DATA,
soggetto_principale CHAR(200));

dove "CREA TABELLA" significa creare la tabella "Insegnanti" e "CHAR", "DATE" e "INT" sono i tipi di dati per i valori corrispondenti.

Attenzione! Alla fine di ogni richiesta deve essere presente un carattere ";". Senza di esso, l'esecuzione dello script risulterà in un errore.

Per aggiungere, eliminare, modificare

Tutto è molto più semplice qui. Di nuovo vai al campo per creare una richiesta e inserisci i seguenti comandi:

Creazione modulo

Con un numero enorme di campi nella tabella, diventa difficile riempire il database. È possibile omettere accidentalmente un valore, immettere un valore errato o immettere un tipo diverso. In questa situazione, i moduli vengono in soccorso, con l'aiuto dei quali è possibile compilare rapidamente entità e ridurre al minimo la probabilità di commettere un errore. Ciò richiederà i seguenti passaggi:

Tutto Funzioni base MS Access 2007 abbiamo già considerato. Rimane l'ultima componente importante: la generazione di report.

Generazione di report

Un report è una funzione speciale di MS Access che consente di formattare e preparare i dati da un database per la stampa. Viene utilizzato principalmente per creare fatture, rapporti contabili e altra documentazione d'ufficio.

Se non hai mai riscontrato una tale funzione, si consiglia di utilizzare il "Report Wizard" integrato. Per fare ciò, procedi come segue:

1. Vai alla scheda "Crea".
2. Fare clic sul pulsante "Report Wizard" nel blocco "Report".
   
   
3. Seleziona la tabella di interesse e i campi che desideri stampare.
   
   
4. Aggiungi il livello di raggruppamento richiesto.
   
   
5. Seleziona il tipo di ordinamento per ogni campo.

Gli specialisti devono spesso lavorare con grandi quantità di dati per trovare le varie informazioni necessarie per la preparazione dei documenti. Per facilitare questo tipo di lavoro, sono stati creati sistemi di gestione di database (DBMS).

Banca dati(DB) - un insieme di dati appositamente organizzati e ordinati logicamente.

Sviluppo delle tecnologie dell'informazione e loro applicazione in vari campi le attività hanno portato alla creazione di una varietà di banche dati di varia complessità. La complessità del database dipende dal volume e dalla struttura delle informazioni memorizzate nel database, dalla varietà di forme della sua presentazione, dai collegamenti tra i file, dai requisiti di prestazioni e affidabilità.

L'organizzazione di un database richiede la costruzione preliminare di un modello logico di dati. Il suo scopo principale è sistematizzare le informazioni in termini di contenuto, struttura, volume, interconnessioni, nonché riflettere le proprietà delle informazioni, tenendo conto delle esigenze degli utenti finali.

Il modello logico è costruito in più fasi con un'approssimazione graduale alla variante ottima per le condizioni date. L'efficacia di un tale modello dipende da quanto da vicino riflette l'area tematica in studio. L'area tematica comprende gli oggetti (documenti, resoconti, operazioni su di essi, ecc.), nonché le caratteristiche di questi oggetti, le loro proprietà, l'interazione e l'influenza reciproca.

Pertanto, quando si costruisce un modello di dati logico, vengono prima identificati quegli oggetti che sono di interesse per gli utenti del database progettato. Quindi, per ogni oggetto, vengono formulate caratteristiche e proprietà che descrivono completamente questo oggetto. Queste caratteristiche si rifletteranno ulteriormente nel database come campi corrispondenti.

Il modello di dati logici è costruito nell'ambito di uno dei tre approcci alla creazione di database. Ci sono i seguenti modelli di database logici:

• gerarchico;
• Rete;
• relazionale.

Modello gerarchicoè una struttura ad albero che esprime le connessioni di subordinazione del livello inferiore a quello superiore. Ciò semplifica la ricerca di informazioni se le query hanno la stessa struttura.

modello di rete differisce dalla precedente anche per la presenza di collegamenti orizzontali. Ciò complica sia il modello che il database stesso e i suoi strumenti di gestione.

modello relazionale rappresenta informazioni memorizzate sotto forma di tabelle, sulle quali è possibile eseguire operazioni logiche (operazioni di algebra relazionale). Al momento, questo tipo di modello è quello più utilizzato, dovuto alla relativa facilità di implementazione, alla chiara definizione delle relazioni tra gli oggetti e alla facilità di modificare la struttura del database.

Dopo aver costruito un modello di database logico, viene collegato a software specifico e mezzi tecnici che implementa questo database. Viene chiamato il modello risultante il modello fisico del database.

La decisione su quali informazioni saranno incluse nel database è determinata non solo dall'area tematica o dalla gamma di attività risolte utilizzando il database. Questa decisione è influenzata anche dall'intensità del lavoro con informazioni di vario tipo e forme della loro presentazione, dalle caratteristiche dinamiche dei dati, dalla frequenza del loro cambiamento e aggiornamento, dal grado della loro relazione e dalla reciproca influenza.

Facilità di lavoro con il database informazione necessaria da array di dati archiviati nel database, ecc. sono forniti dalla presenza di un sistema di gestione delle banche dati ben congegnato e correttamente implementato.

Sistema di gestione delle banche dati(DBMS) è un insieme di strumenti e metodi per raccogliere, registrare, archiviare, organizzare, cercare, selezionare e presentare informazioni in un database.

Il DBMS consente di archiviare grandi quantità di informazioni e di trovare rapidamente i dati necessari. Quando si lavora con un tradizionale schedario cartaceo, un dipendente deve costantemente gestire una grande quantità di dati. Allo stesso tempo, in pratica, le carte sono molto spesso ordinate non secondo l'attributo che serve al momento. L'utilizzo di un DBMS semplifica notevolmente il compito di reperire i dati necessari e l'utente è praticamente illimitato nella scelta dei criteri di ricerca. Un esempio sistema simile può fungere da Microsoft Access.

Diamo prima un'occhiata ai tre elementi principali dell'interfaccia utente di MS Access 2010 (MA 2010).

• Nastro. L'area nella parte superiore della finestra dell'applicazione che contiene gruppi di comandi.
• . Un elenco di comandi nella scheda File, che si trova sulla barra multifunzione.
• . L'area sul lato sinistro della finestra di MA 2010, creata per lavorare con gli oggetti di database. Il riquadro di navigazione ha sostituito la finestra del database in Access 2007.

I tre componenti sopra descritti generano un ambiente in cui è possibile creare e utilizzare database.

Nastro completamente sostituito i menu e le barre degli strumenti utilizzati nelle versioni precedenti di MA. Contiene schede con gruppi di pulsanti. La barra multifunzione include schede "predefinite" con gruppi dei comandi più comuni, schede contestuali che vengono visualizzate quando il loro utilizzo è consentito e la barra degli strumenti di accesso rapido, una barra degli strumenti specifica progettata per aggiungere i comandi più necessari.

Alcuni pulsanti sulle schede della barra multifunzione consentono di selezionare azioni, altri avviano l'esecuzione di un comando specifico.

Modalità dietro le quinteè una novità in MA 2010. Questa modalità include comandi e informazioni che possono essere applicati all'intero database, ad esempio Comprimere e ristabilire, e comandi che erano nel menu nelle versioni precedenti di MA File, Per esempio Sigillo.

ti dà la possibilità di strutturare oggetti di database ed è il mezzo principale per aprire o modificare oggetti di database. Il riquadro di spostamento funziona come la finestra del database introdotta nelle versioni del programma precedenti ad Access 2007. Il riquadro di spostamento è strutturato in categorie e gruppi. L'utente ha la possibilità di configurare tutti i tipi di parametri dell'organizzazione e, inoltre, di progettare uno schema organizzativo individuale. In genere, un nuovo database presenterà una categoria di tipi di oggetti che contiene gruppi corrispondenti a diversi tipi di oggetti di database. La categoria del tipo di oggetto struttura gli oggetti del database allo stesso modo della finestra del database nelle versioni precedenti di MA.

È possibile ridurre o nascondere il riquadro di spostamento, ma non viene mai oscurato quando gli oggetti del database vengono attivati ​​sopra di esso.

visualizzato all'avvio della scheda File, contenente i comandi che nelle versioni precedenti di MA si trovavano nel menu File. Inoltre, la visualizzazione Backstage contiene comandi che si applicano all'intero database. La visualizzazione Backstage viene visualizzata all'attivazione dell'applicazione MA, a condizione che il database non sia già aperto (Fig. 3.24).

Riso. 3.24.

Backstage consente di creare e aprire database, pubblicarli sul Web su un server SharePoint e molte altre attività, inclusa la gestione di file e database.

Crea un database vuoto. Per creare nuova base dati, procedere come segue.

• 1. Attivare MA utilizzando il menu Inizio
• 2. Eseguire una delle seguenti procedure.
• a) Creazione di un database web:
  • - in un gruppo Modelli disponibili scegliere oggetto Database web vuoto;
  • - a destra nella sezione Database web vuoto in campo Nome del file
  • - fare clic sul pulsante Creare.

• b) Creazione di un database su un computer:
  • - in un gruppo Modelli disponibili fare clic sull'elemento Database vuoto;
  • - a destra nella sezione Database vuoto in campo Nome del file digitare il nome del file di database o utilizzare il nome predefinito;
  • - premi il bottone Creare.

Questo creerà un nuovo database e aprirà una nuova tabella in visualizzazione Foglio dati.

ML 2010 include un elenco di modelli e modelli aggiuntivi possono essere scaricati da Office.com. Il modello MA è un database già pronto con fogli di calcolo, moduli e report progettati professionalmente. I modelli consentono di ridurre il tempo necessario per passare attraverso le fasi iniziali della creazione di un database.

Creare un database da un modello di esempio. Per fare ciò, è necessario eseguire le seguenti operazioni.

• Inizio o usando un'etichetta. Inizia la visualizzazione del backstage.
• 2. Premere l'elemento Modello di esempio e visualizzare l'elenco dei modelli disponibili.
• 3. Selezionare il modello desiderato.
• 4. A destra nella finestra "Nome file", digitare il nome del file o utilizzare il nome predefinito.
• 5. Fare clic sul pulsante Creare.

L'applicazione MA 2010 creerà un nuovo database basato sul modello selezionato e lo aprirà.

È possibile scaricare ulteriori modelli di IA 2010 da Office.com tramite la visualizzazione Backstage.

Crea un database da un modello Office.com.

• 1. Attivare MA 2010 utilizzando il menu Inizio o usando un'etichetta. Inizia la visualizzazione del backstage.
• 2. Pannello Modelli per ufficio contrassegnare la categoria e il modello richiesto. Puoi anche trovare il modello desiderato utilizzando la casella di ricerca.
• 3. Sul campo Nome del file digitare il nome del file o utilizzare il nome predefinito.
• 4. Fare clic sul pulsante Scarica.

Al momento dell'apertura (o della creazione e successiva apertura) del database, il nome del file e l'ubicazione del database sono inclusi nell'elenco degli ultimi documenti aperti. Questo elenco viene visualizzato nella scheda Recente Visualizzazione backstage, che semplifica l'apertura dei database utilizzati di recente.

Apertura di un database utilizzato di recente. Per eseguire questa azione, è necessario effettuare le seguenti operazioni.

• 1. Attiva MA 2010.
• 2. Nella vista Backstage, fare clic su Recente e seleziona il database che desideri aprire. L'applicazione MA aprirà il database.

Apertura del database dalla vista Backstage. Per eseguire questa azione, è necessario effettuare le seguenti operazioni.

• 1. Attiva MA 2010.
• 2. Tab File fare clic sul pulsante Aprire. Nella finestra di dialogo Apertura contrassegnare il file e fare clic sul pulsante Aprire. Il database si aprirà.

Nastro in effetti, è un sostituto di elementi dell'interfaccia come menu e barre degli strumenti. La barra multifunzione è l'interfaccia di comando principale di MA 2010. Uno dei principali vantaggi della barra multifunzione è la sua raccolta di strumenti di attività precedentemente contenuti in menu, barre degli strumenti, riquadri attività e altri elementi dell'interfaccia utente. Ora non è necessario cercare il comando richiesto in diversi punti.

All'apertura del database, la barra multifunzione viene visualizzata nella parte superiore della finestra principale di MA 2010. In questo momento include i comandi della scheda dei comandi attivi (Fig. 3.25).

Riso. 3.25.

La barra multifunzione include un elenco di schede con comandi. In MA 2010, le schede dei comandi principali sono File, Home, Crea, Dati esterni e Utilizzo dei database. Ogni scheda include un gruppo di comandi correlati, che a loro volta aprono altri nuovi componenti dell'interfaccia, come una raccolta, un controllo completamente nuovo che consente di selezionare visivamente le opzioni di controllo.

I comandi della barra multifunzione devono corrispondere all'oggetto attualmente attivo. Ad esempio, se si apre una tabella in visualizzazione Foglio dati e si fa clic sul pulsante Il modulo scheda Creazione in un gruppo Le forme, MA 2010 creerà un modulo basato sulla tabella attiva. Pertanto, nella proprietà del modulo verrà indicato il nome della tabella attiva RecordSource(fonte degli atti). Tieni presente che alcune schede della barra multifunzione vengono visualizzate solo nel rispettivo contesto. Ad esempio, tab Costruttore visualizzato solo quando l'oggetto è aperto in modalità progettazione.

Lavorare con il nastro può essere conveniente quando si utilizzano determinate combinazioni di tasti. Allo stesso tempo, tutte le combinazioni di tasti della versione precedente di MA funzionano ancora. Tuttavia, al posto dei tasti di attivazione del menu utilizzati nelle versioni precedenti di MA, esiste un sistema per l'accesso ai controlli dalla tastiera. Questo sistema utilizza indicatori speciali con una o più lettere che appaiono sulla barra multifunzione quando si preme il tasto ALT. Questi indicatori puntano ai tasti che corrispondono ai controlli.

Per visualizzare i comandi disponibili di una scheda, è necessario selezionarla.

Selezione della scheda dei comandi. Per eseguire questa azione, è necessario effettuare le seguenti operazioni.

• 1. Attiva MA 2010.
• 2. Selezionare la scheda richiesta.

• 1. Attiva MA 2010.
• 2. Premere e rilasciare il tasto ALT. Successivamente, verranno visualizzati i suggerimenti per l'accesso alla tastiera.
• 3. Fare clic sul tasto o sui tasti indicati nella descrizione comando accanto alla scheda richiesta.

Ci sono diverse opzioni per l'esecuzione dei comandi. Il più semplice di questi è l'uso di combinazioni di tasti associate ai comandi. Le scorciatoie da tastiera della versione precedente di MA possono essere utilizzate anche in MA 2010.

Esecuzione del comando:

• 1) attivare MA 2010;
• 2) selezionare la scheda con il comando richiesto;
• 3) fare clic sul controllo che corrisponde al comando. Se la scorciatoia da tastiera per questo comando è già nota da una versione precedente di MA, premila;

• 1) premere e rilasciare il tasto ALT. Verranno visualizzati i suggerimenti per l'accesso alla tastiera;
• 2) fare clic sulla chiave o sulle chiavi elencate nella descrizione comandi associata al comando richiesto.

In tavola. 3.1 mostra le schede ei comandi che si trovano in ciascuna di esse. L'elenco delle schede e dei comandi disponibili può essere trasformato in base alle azioni eseguite.

Tabella 3.1

Schede e comandi in Access 2010

Scheda Comando	Possibili azioni
	Scegliere una vista diversa
	Copiare e incollare i dati dagli appunti
	Impostazione delle proprietà del font corrente
	Impostazione dell'allineamento dei caratteri corrente
	Applicare la formattazione a un campo memo
	Lavorare con i record (aggiornamento, creazione, salvataggio, eliminazione, totali, ortografia, avanzato)
	Ordinamento e filtraggio dei record
	Ricerca di registrazione
Creazione	Crea una tabella vuota
	Crea una tabella da un modello
	Creare un elenco in un sito di SharePoint e una tabella associata nel database corrente
	Crea una tabella vuota nella vista struttura
	Crea un modulo basato su una tabella o una query attiva
	Crea una tabella o un grafico pivot
	Crea un report basato su una tabella o query attiva
	Crea una query, una macro, un modulo o un modulo di classe
Dati esterni	Importa o collega dati esterni
	Esportazione dati
	Raccolta e aggiornamento dati via email
	Crea importazioni ed esportazioni salvate
	Avvio del Linked Table Manager
Lavorare con i database	Migrare alcune o tutte le parti di un database in un sito di SharePoint nuovo o esistente
	Avvio dell'editor di Visual Basic o esecuzione di una macro
	Crea e visualizza le relazioni tra le tabelle
	Mostra o nascondi le dipendenze degli oggetti
	Esecuzione di un archivista o analisi delle prestazioni
	Sposta i dati su Microsoft SQL Server o database di Access (solo tabelle)
	Gestione dei componenti aggiuntivi di Access
	Crea o modifica un modulo VBA

Oltre alle normali schede di comando, MA 2010 dispone anche di schede contestuali (Fig. 3.26). A seconda del contesto (ovvero, quale oggetto è attualmente occupato dall'utente e quali azioni esegue), le schede contestuali possono essere visualizzate accanto alle normali schede dei comandi.

Riso. 3.26.

Per attivazione della scheda contestuale con i comandi devi fare quanto segue:

Fare clic sulla scheda contestuale;

• premere e rilasciare il tasto ALT. Verranno visualizzati i suggerimenti per l'accesso alla tastiera;
• fare clic sul tasto o sui tasti indicati nella descrizione comando accanto alla scheda contestuale.

Le schede contestuali includono comandi ed elementi funzionali necessari per funzionare in un particolare contesto. Ad esempio, quando si apre una tabella in visualizzazione Progettazione, le schede contestuali includono i comandi utilizzati per lavorare con la tabella solo in visualizzazione Progettazione.

Collezioni. Tra le altre cose, la barra multifunzione contiene un controllo chiamato Collezione. Questo elemento è stato creato per attirare l'attenzione sui risultati richiesti. Collezioneè un elemento di controllo che non solo mostra i comandi, ma mostra anche il risultato dell'esecuzione di questi comandi (Fig. 3.27). Lo scopo principale della creazione di questo elemento è consentire all'utente di trovare e selezionare le azioni necessarie in MA 2010 tramite visualizzazione, concentrandosi sul risultato e non sui comandi stessi.

Riso. 3.27.

Le collezioni differiscono l'una dall'altra per forma e dimensioni. In un caso, è una tabella che espone una visualizzazione di menu e nell'altro è una raccolta incorporata i cui componenti si trovano direttamente sulla barra multifunzione.

Nascondere il nastro. Nel corso del lavoro, potrebbe essere necessario allocare spazio aggiuntivo sullo schermo. In questo caso è possibile rimuovere la barra multifunzione e lasciare solo la riga con le schede di comando. Per rimuovere la barra multifunzione, fare doppio clic sulla scheda del comando corrente. Per restituire la barra multifunzione, fare nuovamente doppio clic sulla scheda del comando corrente.

Nascondere e ripristinare il nastro.

• 1. Fare doppio clic sulla scheda del comando evidenziata.
• 2. Per ripristinare la barra multifunzione, fare nuovamente doppio clic sulla scheda del comando corrente.

Barra degli strumenti di accesso rapido, situato accanto alla barra multifunzione, consente di accedere ai comandi con un clic. L'elenco predefinito contiene comandi Salva cancella e Ritorno, tuttavia, è possibile personalizzare la barra di accesso rapido per includere i comandi più comunemente utilizzati. È anche possibile trasformare l'aspetto di questa barra degli strumenti, come la posizione e le dimensioni. Nel solito, cioè In una vista più piccola, il pannello si trova accanto alle schede dei comandi della barra multifunzione. Quando l'utente seleziona una dimensione grande, il pannello si sposta sotto la barra multifunzione.

Personalizzazione della barra degli strumenti di accesso rapido. Per eseguire questa azione, è necessario effettuare le seguenti operazioni.

• 1. Fare clic sulla freccia di visualizzazione dell'elenco sul lato destro del pannello.
• 2. Sezione Personalizzazione della barra degli strumenti di accesso rapido contrassegnare il comando da aggiungere.

Se il comando richiesto non è nell'elenco presentato, è necessario selezionare l'elemento Altri comandi e vai al passaggio successivo.

• 3. Nella finestra di dialogo Opzioni di accesso selezionare il comando o i comandi che si desidera aggiungere e fare clic sul pulsante Aggiungere.
• 4. Per eliminare un comando, evidenziarlo nell'elenco dei comandi a destra e fare clic sul pulsante Elimina.È anche possibile fare semplicemente doppio clic su un comando nell'elenco.
• 5. Al termine della procedura per rimuovere il comando, fare clic sul pulsante OK.

All'apertura di database esistenti o di nuova creazione, nell'area di navigazione vengono visualizzati i nomi degli oggetti database (Fig. 3.28). Gli oggetti di database includono tabelle, moduli, report, pagine, macro e moduli. L'area di navigazione svolge essenzialmente le funzioni della finestra del database che era presente nelle precedenti versioni di MA, ovvero Se nelle versioni precedenti del programma veniva utilizzata una finestra del database per avviare ed eseguire attività, in MA 2010 viene utilizzata l'area di navigazione per questo. Ad esempio, per aggiungere una riga a una tabella in visualizzazione Foglio dati, è necessario aprire la tabella dal riquadro di spostamento. Nei browser Web, il riquadro di navigazione di solito non è disponibile. Per utilizzarlo in un database Web, devi prima aprire il database in Access.

Riso. 3.28.

Per aprire un oggetto database o applicarvi un comando, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare un comando dal menu contestuale. I comandi del menu contestuale vengono visualizzati a seconda del tipo di oggetto.

Apertura di un oggetto di database (ad esempio una tabella, una maschera o un report).

Fare doppio clic su un elemento nel riquadro di spostamento;

Contrassegnare un oggetto nel riquadro di spostamento e premere il tasto INVIO;

Nell'area di navigazione, contrassegnare l'oggetto RMB e selezionare il comando nel menu contestuale Aprire.

Finestra di dialogo Opzioni di transizione offre la possibilità di selezionare l'opzione per aprire gli oggetti con un clic.

Gli oggetti del database nel riquadro di spostamento sono classificati in categorie, che a loro volta contengono gruppi. Per impostazione predefinita, l'elenco contiene categorie integrate, ma è possibile creare gruppi personalizzati.

Per impostazione predefinita, il riquadro di spostamento viene visualizzato all'avvio di un database, inclusi i database creati nelle versioni precedenti di MA. È possibile disabilitare l'aspetto predefinito dell'area di navigazione utilizzando l'impostazione dell'applicazione appropriata. Di seguito sono riportate le istruzioni per eseguire ciascuna azione.

Mostra o nascondi il riquadro di spostamento. Per eseguire questa azione, è necessario effettuare le seguenti operazioni:

Fare clic sul pulsante nell'angolo in alto a destra del riquadro di spostamento o premere F11.

Per cancella di default la visualizzazione dell'area di navigazione

devi fare quanto segue:

• - nella scheda File scegliere oggetto Opzioni. Apparirà una finestra di dialogo Opzioni accesso;
• - nell'area di sinistra, contrassegnare l'elemento Banca dati attuale; Nel capitolo Transizioni deseleziona Area di navigazione e fare clic sul pulsante OK.

A partire da Access 2007, è diventato possibile utilizzare le schede dei documenti anziché le finestre sovrapposte per riflettere gli oggetti del database nel programma (Fig. 3.29). Questo è uno strumento più conveniente. È possibile configurare e nascondere le schede dei documenti utilizzando le impostazioni di MA 2010. Se l'utente modifica queste impostazioni, il database deve essere chiuso e riaperto affinché le modifiche abbiano effetto.

Riso. 3.29.

Mostra o nascondi le schede del documento. Per eseguire questa azione, è necessario effettuare le seguenti operazioni.

• 1. Tab File fare clic sul pulsante Opzioni. Apparirà una finestra di dialogo. Opzioni accesso.
• 2. Nell'area sinistra, contrassegnare l'elemento Il database corrente.
• 3. Sezione Opzioni dell'applicazione in un gruppo Opzioni della finestra del documento posizionare l'interruttore in posizione Schede.
• 4. Selezionare o deselezionare la casella Se non è presente alcuna casella di controllo, le schede del documento sono disabilitate.
• 5. Fare clic sul pulsante OK.

Il parametro è individuale, cioè deve essere modificato separatamente per ogni database. Se l'utente modifica il parametro, è necessario chiudere e riaprire il database, le modifiche avranno effetto. I database creati con MA 2007 o MA 2010 mostrano le schede dei documenti per impostazione predefinita. I database creati nelle versioni precedenti di MA utilizzano finestre sovrapposte per impostazione predefinita.

Barra di stato. In MA 2010 potrebbe essere presente una barra di stato nella parte inferiore della finestra. Come nelle versioni precedenti di MA, questo componente dell'interfaccia utente standard viene utilizzato per visualizzare messaggi di stato, proprietà, indicatori di avanzamento e così via. In MA 2010, la barra di stato consente l'accesso a due caratteristiche standard che appare sulla barra di stato e in altri programmi di Office 2010: windowing e zoom.

I controlli della barra di stato offrono la possibilità di passare comodamente tra le diverse modalità di visualizzazione della finestra attiva. Ad esempio, se stai visualizzando un oggetto che supporta la regolazione dello zoom, puoi variare la quantità di zoom avanti o indietro utilizzando il dispositivo di scorrimento sulla barra di stato.

È possibile visualizzare o nascondere la barra di stato nella finestra di dialogo Opzioni di accesso.

Mostra o nascondi la barra di stato. Per eseguire questa azione, è necessario effettuare le seguenti operazioni.

• 1. Tab File trova l'oggetto Opzioni. Apparirà una finestra di dialogo. Opzioni di accesso.
• 2. Contrassegnare l'elemento a sinistra Il database corrente.
• 3. Sezione Impostazioni dell'applicazione selezionare o deselezionare Barra di stato. Se non è presente alcuna casella di controllo, la barra di stato non viene visualizzata.
• 4. Fare clic sul pulsante OK.

Per la formattazione del testo nelle versioni di AI rilasciate prima di AI 2007, veniva comunemente utilizzato un menu o una barra degli strumenti. Formattazione. In MA 2010, la formattazione del testo è diventata più conveniente, poiché è stata creata una mini-barra degli strumenti (Fig. 3.30). Se selezioni il testo per scopi di formattazione, sopra di esso apparirà automaticamente una mini barra degli strumenti. Quando si sposta il puntatore del mouse verso la mini-bar, diventa più chiaro e quindi può essere utilizzato per modificare lo stile, la dimensione e il colore del carattere, ecc. Quando il cursore del mouse viene rimosso, la mini barra degli strumenti scompare, ad es. se la mini barra degli strumenti non è necessaria, scompare.

Riso. 3.30.

Formattazione del testo con la mini barra degli strumenti.

• 1. Contrassegnare il testo da formattare. Sopra il testo contrassegnato viene visualizzata una mini-barra degli strumenti trasparente.
• 2. Utilizzare la mini-barra degli strumenti per la formattazione.

Se hai bisogno di chiarire alcune domande, devi chiamare l'assistenza premendo il tasto F1 o facendo clic sul punto interrogativo sul lato destro della barra multifunzione (Fig. 3.31).

Riso. 3.31.

Inoltre, le informazioni di riferimento si trovano nella visualizzazione Backstage. Sulla scheda Fileè necessario fare clic sul pulsante Riferimento. Elenco delle fonti informazioni di riferimento verrà visualizzato nella visualizzazione Backstage.

Qui è breve recensione funzioni di MA 2010. Per uno studio più dettagliato di questo prodotto software, fare riferimento al relativo manuale utente.