Надіслати свою хорошу роботу в базу знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче
Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань в своє навчання і роботи, будуть вам дуже вдячні.
подібні документи
Особливості науки архівознавства та її місце в системі інших наук. Сучасне законодавство в галузі архівної справи. Організація документів Архівного фонду країни. Проблеми, які стоять перед організацією архівної справи на сучасному етапі його розвитку.
курсова робота, доданий 19.02.2010
характеристика загальних положеньархівного фонду Російської Федерації. Контроль за дотриманням законодавства про архівну справу і відповідальність за його порушення. Особливості та сутність міжнародного співробітництва Росії в галузі архівної справи.
дипломна робота, доданий 17.12.2008
Основні складові теорії та методики архівознавства. Становлення архівної справи. Ухвалення основ законодавства РФ і його основні ідеї та принципи реалізації. Класифікація архівного фонду РФ. Комплектування архівів.
шпаргалка, доданий 03.06.2008
Архівна будівництво в Росії. Історія архівної справи на Ставропіллі. Розробка питань архівної законодавства. Федеральне архівне агентство. Федеральний Закон "Про архівну справу в Російській Федерації".
стаття, доданий 30.05.2007
Сутність використання документів Архівного фонду Російської Федерації в інформаційних цілях. Види архівів федеральної і муніципальної власності. Головні напрямки використання документів. Основні терміни і форми зберігання архівної документації.
контрольна робота, доданий 04.12.2008
Історичне дослідження розвитку архівної справи в другій половині XIX ст. Пожвавлення діяльності архівів різних державних установ. Особливості формування архівних кадрів даного періоду. Аналіз діяльності архівів місцевих установ.
реферат, доданий 11.05.2008
Основні документи з регулювання діловодства та архівної справи в Республіки Казахстан. Діловодство державною мовою. Нормативна база Єдиної системи електронного документообігу Республіки Казахстан.
контрольна робота, доданий 14.04.2007
Загальна характеристикадержавних архівів Алтайського краю. Хроніка їх розвитку. Правова база, завдання та функції державних архівів РФ. Науково-технічна обробка документальних матеріалів. Доступ до архівних документів та їх використання.
курсова робота, доданий 17.01.2011
Інформатизація архівної справи
Вступ
Сучасне суспільство характеризується високим рівнем розвитку інформаційних і телекомунікаційних технологій і їх інтенсивним використанням громадянами, бізнесом, громадськими організаціями та органами державної влади; повсюдним впровадженням в державному масштабі систем електронного документообігу (в тому числі міжвідомчого), переведенням в електронний вигляддержавної облікової діяльності, а також створенням і розвитком спеціальних інформаційних систем обслуговування запитів населення і організацій.
Ці пріоритетні напрямки інформатизації суспільства тягнуть за собою необхідність формування сучасної інформаційної та телекомунікаційної інфраструктури архівних установ, які виконують важливі громадські та державні функції, саме тому надзвичайно актуальною є тема інформатизації архівів.
Інформатизацією називається організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для задоволення інформаційних потребгромадян, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій, громадських об'єднань на основі формування і використання інформаційних ресурсів, під якими розуміються як окремі документи, так і масиви документів. В ході цього процесу необхідним залишається виконання завдання збереження і захисту архівів.
Розглянемо основи, принципи, цілі та об'єкти інформатизації архівів, а також напрямки і перспективи розвитку цього процесу.
1. Особливості процесу інформатизації архівів
Серед основних завдань ГАС Російської Федерації найважливішою є забезпечення права громадян на інформацію, надання їм широкого доступу до інформаційних ресурсів, що знаходяться в державних архівах і центрах зберігання документації (ЦСД). В даний час їх використання ускладнене як через віддаленість багатьох архівів, так і внаслідок недостатньо високого рівня наукового опису архівних матеріалів і їх тематичної розробки. Створення інформаційно-пошукових баз даних (БД), електронних копій архівних документів з можливістю віддаленого доступучерез телекомунікаційні мережі і системи дозволять розширити доступ до архівної інформації.
Під інформатизацією архівної справи розуміється процес удосконалення технологій обробки архівних документів шляхом впровадження в архівну справу теоретичних і прикладних розробок інформатики, а також використання в роботі архівів комп'ютерної технікиі програмного забезпечення.
Об'єктами інформатизації є:
ü комплектування архіву;
ü експертиза цінності документів;
ü створення і ведення інформаційно-пошукових архівних довідників;
ü облік документів архіву та контроль за їх збереженням;
ü створення страхового фонду і фонду користування документами;
ü інформаційно-довідкова робота і контроль за виконанням запитів споживачів;
ü контроль за діловодством і участь у впровадженні автоматизованої системи діловодства та електронного документообігу.
В умовах загальної комп'ютеризації, формування державного і світового інформаційного простору інформатизація архівної справи набуває особливої значущості.
Основні цілі інформатизації:
ü розвиток раціональної системи формування, забезпечення схоронності, всебічного використання, захисту Архівного фонду РФ шляхом позбавлення праці архівіста від рутинних операцій і підвищення точності і оперативності обліку
ü створення інформаційно-пошукових баз даних, електронних копій архівних документів з можливістю віддаленого доступу до них через телекомунікаційні мережі і системи;
ü формування автоматизованих облікових і науково-довідкових документів міжархівних і общеотраолевого рівня.
ü підвищення виконавської дисципліни, швидкості і точності пошуку документної інформації при виконанні запитів по архівах;
ü забезпечення схоронності документів - створення страхового фонду і фонду користування на нетрадиційних носіях шляхом оцифровування архівних документів (сканування).
Основні напрямки інформатизації:
ü організація обліку документів Архівного фонду РФ;
ü облік фондообразователей, інформаційна підтримкавизначення складу документів, що підлягають зберіганню в державних архівах;
ü вдосконалення використання документів шляхом організації запитів на архівну інформацію, вдосконалення процесів пошуку, вибору, надання та копіювання документів, обліку видачі справ споживачам, складання і видачі архівних довідок, використання документів;
ü формування страхового фонду і фонду користування;
ü проведення в архівах науково-дослідних і методичних робіт, Створення шляхом використання інформаційних технологійбаз даних, що містять копії документів, збірники архівних документів, довідково-інформаційні видання;
ü автоматизація організаційно-управлінських функцій архівів.
Принципи інформатизації:
ü спадкоємність по відношенню до традиційної системи державного обліку та науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду РФ, контролю за забезпеченням збереження та обліку використання документів;
ü наступність у розвитку автоматизованих архівних технології;
ü системність в реалізації технологічних і інформаційних рішень як окремого архіву, так і групи архівів, формування їх єдиного програмно-технічного комплексу, єдиної бази даних в масштабі Росархіву;
ü внутрішньогалузева уніфікація методів опису, подання, передавання та обробки даних в електронній формі в рамках основних напрямків діяльності архівів;
ü взаємозв'язок з інформаційними системамифондообразователей і споживачів, з позагалузевими системами передачі даних.
Проблема інформатизації архівної галузі не нова. У 1995 р Росархивом була розроблена і затверджена Концепція інформатизації архівної справи Росії, з метою практичної реалізаціїякої в 1996 році була прийнята Програма інформатизації архівної справи Росії (1997--2000 рр.). Ця програма визначала конкретні напрями робіт, їх зміст, виконавців і терміни проведення за наступними напрямками діяльності: наукові та методичні роботи з проблем інформатизації архівної справи Росії, кадрове забезпечення, організаційні та практичні роботи. В результаті реалізації напрямків цієї програми було розпочато розробку та впровадження програмного комплексу"Архівний фонд", почав функціонувати Інтернет-портал "Архіви Росії", проводилося забезпечення комп'ютерною технікою архівної галузі.
2. Інформаційні технології та організація їх впровадження в архівах
інформація архів документ діловодство
В архівній справі в основному застосовується технологія баз даних (БД), а також інші інформаційні технології (сканування документів, мережеві технологіїі т.д.).
Серед автоматизованих архівних технологій кількісно переважають бази даних найпростішої структури на великі однорідні масиви даних. Однак ААТ дозволяють значно удосконалити роботу архівіста в області каталогізації, обліку та використання архівних документів. Крім того, в цілому, можна помітити, що по кожному напрямку існує кілька програмних продуктів, виконаних різними розробниками на різних оболонках. Так, наприклад, БД "Архівний фонд", "Фондовий каталог" (Росархів), а також розроблені ВНІІДАД бази даних "Паспорт архіву", "Облік фондів", "Анотація фондів", "Установи - джерела комплектування", "Облік виконання запитів "," Читальний зал "," Фізичний стан документів "та ін.
При цьому можна помітити, що типові БД, розроблені ВНІІДАД орієнтовані на фонди і справи, архіви ж активніші в створенні тематичних БД на рівні документа.
Всі бази даних, створювані в архіві, умовно поділяються на облікові та інформаційно-пошукові. Ці дві категорії баз даних розрізняються структурою, методикою створення, застосовуваним програмним забезпеченням.
Облікові бази даних служать для обробки статистичних масивів - обліку документів і справ в архіві, обліку використання, контролю за забезпеченням збереження і т.д.
Облікові бази даних в архіві установ призначена для визначення кількості документів в одиницях обліку (одиниця зберігання) і забезпечення схоронності документів при видачі їх у тимчасове користування в структурні підрозділи. Облікові БД можуть створюватися за функціональним або інтеграційному (багатофункціонального) принципом.
Інформаційну основу БД становлять відомості про склад і обсяг документів, склад і обсяг страхового фонду копій документів, державному обліку і науково-довідковому апараті до документів, склад і обсяг науково-довідкової бібліотеки, будівлях. При розробці БД "Облік фондів" в якості об'єкта автоматизації виступали функції, що їх держархівами з обліку документів як державної, так і недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації. Типові рішенняведення державного обліку для архівів Російської Федерації різного рівня вироблялися з умовою подальшої адаптації до специфіки кожного окремих
слайд 1
Нинішнє, 9-е за рахунком, засідання Ради з архівної справи при Федеральному архівному агентстві ми вирішили присвятити обговоренню однієї з актуальних сьогодні тим, пов'язаної з виконанням президентського Указу від 7 травня 2012 року № 597 «Про заходи щодо реалізації державної соціальної політики», що передбачає поетапне підвищення оплати праці в державних (муніципальних) установах, в тому числі і архівних, до середнього значення заробітної платиу відповідному регіоні ( слайд 1).
Підвищення оплати праці та зміцнення соціальної захищеності архівістів, звичайно, дуже важливо. Ми його давно чекали. Але воно не повинно відбуватися саме по собі, механічно. Воно повинно бути пов'язане зі збільшенням обсягів та поліпшенням якості послуг, архівами державних (муніципальних) послуг на основі підйому результативності їх діяльності та підвищення продуктивності праці їх працівників. Це принципово важливий момент. Він знайшов своє відображення в розроблених на федеральному рівні і на місцях «дорожніх картах» змін в галузях соціальної сфери, спрямованих на підвищення ефективності архівної справи, що визначили склад пріоритетних структурних і інституційних перетворень, а також відповідні цільові показники.
Затверджена урядовим розпорядженням від 26.11.2012 № 2190-р Програма поетапного вдосконалення системи оплати праці в державних (муніципальних) установах на 2012-2018 роки дає загальні установкипо проведенню змін у сфері соціально-трудових відносин для всіх без винятку галузей соціальної сфери. Разом з тим вироблення оптимальних підходівдо підвищення ефективності діяльності конкретних груп установ соціальної сфери - справа відповідних міністерств і відомств. Отже, перед нами сьогодні стоїть завдання визначитися з цією дефініцією стосовно до архівів.
На нашу думку, під підвищенням ефективності роботи архівів всіх рівнів, незалежно від їх організаційно-правової форми (бюджетні, казенні або навіть приватні архіви), слід розуміти, як мінімум:
зростання продуктивності праці працівників;
підвищення якості роботи;
зниження ресурсних витрат;
і, нарешті, збільшення надходжень від приносить дохід діяльності за рахунок розширення її спектра і обсягів.
| |
Зрозуміло, оцінити продуктивність праці архівістів досить складно в силу специфіки архівної справи, що характеризується великим числом різноманітних робіт, найчастіше творчих і тому важко нормованих. Все-таки у нас не промислове виробництво. Проте, певний аналіз зробити завжди можна. Наприклад, співвіднести обсяг збережених документів і кількість користувачів з чисельністю того чи іншого архіву. У зв'язку з цим цікаво порівняння сучасних російських архівів, зокрема федеральних, з архівами таких розвинених країн світу, як США, Німеччина, Англія і Австралія. на слайді № 2наведені дані за 2012 рік.
Звичайно, показники архівів західних країн за обсягами зберігання і кількості користувачів вказані не повністю точні через існуючий в кожній країні своєрідності в звітності. У представленій таблиці видно, що, умовно кажучи, завантаженість одного працівника федеральних архівів, навіть при перерахунку на фактичну (не штатний) чисельність працівників, все ж відчутно нижче, ніж в зарубіжних архівах. Це свідчить про те, що підвищення продуктивності нашої праці залишається однією з найбільш актуальних для нас завдань. До слова, для тих, хто може сказати, що в таблиці не вистачає рядків з даними по заробітній платі працівників та загального бюджету архівів. Так ось, між зростанням продуктивності праці та заробітної плати автоматичного зв'язкуі взаємозалежності немає, це показники різного порядку. Якщо перша залежить від рівня інноваційного розвитку, то друга - в тому числі від характеру регулювання державою ринку праці, наявності конкуренції на ньому, а також від здатності працівників відстоювати свої професійні та соціальні інтереси.
Дані за обсягами фінансування, чисельності архівістів і їх середню заробітну плату в розрізі суб'єктів Російської Федерації і по федеральних архівів ви маєте на руках.
Закликаю тільки вас, керівників регіональних архівних служб, використовуючи наявні дані, а також відомості з нашої відомчої статистичної форми № 1, самостійно - коли повернетеся додому, оцінити рівень продуктивності праці в власних підвідомчих архівах і зробити відповідні висновки.
Для федерального рівня необхідність в підвищенні ефективності діяльності архівів очевидна. Як видається, вона повинна полягати в першу чергу в послідовному вдосконаленні всіх напрямків роботи, а також впровадженні технологічних і організаційних інновацій.
| |
Проведений в середині цього року Росархивом аналіз можливості впровадження інновацій в архівну справу ( слайд 3) Показав, що з 18 базових технологій в сфері забезпечення збереженості та обліку такі можуть бути впроваджені в 10, в сфері комплектування - в 2 з 3, науково-довідкового апарату - в 5 з 6, використання - в 6 з 7 Зрозуміло, що переважна більшість новацій так чи інакше пов'язані з інформаційними технологіями. Тому реалізація відомчої цільової програми інформатизації Росархіву, а також регіональних програм інформатизації повинні завжди бути в центрі нашої уваги. Не буду заглиблюватися в цю тему детально - вона обширна і вимагає окремої розмови.
Крім застосування IT-технологій суттєвим кроком в інноваційному розвитку архівної галузі може стати також обов'язкове застосування - при модернізації матеріально-технічної бази - прогресивних інженерно-технологічних, менш витратних щодо ресурсного забезпечення, рішень. Серед них оснащення архівосховищ Компактус і картматамі, сучасними системамипожежогасіння, автоматичними вимірниками параметрів повітряного середовища і т.п. Можливість установки такого роду передового обладнання повинна враховуватися прискладанні технічних завданьна проектування будівництва або реконструкції архівних будівель. З іншого боку, неприпустимо придбання під впливом різних «манілівських» ідей дорогої техніки, яка через різні причини (відсутність підготовлених кадрів для експлуатації або недостатній фронт робіт) буде простоювати, омертвлені тим самим капітал.
Складніше йде справа з проведенням організаційних змін, оскільки архівна справа за самою своєю суттю досить консервативно. Проте, керуючись старою приказкою про те, що все нове - це добре забуте старе, непогано сьогодні згадати і взяти на озброєння найкраще з радянського досвіду організації архівної діяльності в частині нормування, планування та обліку результатів роботи. Разом з впровадженням сучасних програмно-цільових інструментів управління цей сплав старого і нового може дати безсумнівний позитивний ефект.
Зокрема, корисна і дуже ефективна практика щорічного аналізу штатної забезпеченості та обсягів роботи підвідомчих архівних установ з метою перерозподілу штатів в разі виявлення диспропорцій між чисельністю працівників і обсягами наданих архівами державних послуг. Таку роботу Росархів вже кілька років проводить на регулярній основі. Ніхто не повинен розраховувати, що сьогоднішні штатна чисельність і фонд оплати праці в очолюваних установах будуть незмінні. Їх потрібно виправдовувати ефективною роботою.
Звертаючи першочергову увагу на продуктивність праці архівістів, ми в той же час не повинні забувати і про підвищення якісного рівня робіт. При цьому питання про якість слід розглядати в двох аспектах - як внутріархівних робіт та якість обслуговування користувачів.
Якість першого з них визначається, перш за все, кваліфікацією і досвідом архівістів, а також дієвістю контролю з боку керівників усіх рангів. Судячи за часткою працівників пенсійного віку, що становить за даними на 1 січня ц.р. майже чверть чисельності російських архівістів, чого-чого, а досвіду їм не позичати. Що ж стосується кваліфікації, то доводиться констатувати тенденцію, що скорочення числа працівників архівів, які мають профільну освіту. На жаль, крім поки недостатньо конкурентоспроможною заробітної плати архівістів, це багато в чому обумовлено загальним падінням освітнього рівня населення країни взагалі і гуманітарної освіти зокрема.
Що почалося на виконання указів Президента Російської Федерації підвищення заробітної плати архівістів, сподіваюся, дозволить більш розбірливо підходити до відбору кадрів, залучаючи дійсно перспективну і талановиту молодь. При цьому ні в якому разі не можна забувати про необхідність перманентної і цілеспрямованої роботи з підвищення кваліфікації працівників архівів.
З огляду на це, Росархів передбачає в наступному році замовити розробку кількох інтерактивних навчальних курсів по найбільш затребуваних напрямах архівної діяльності, а також збільшити частку дистанційних форм навчання, що здійснюються ОЦПК ВНІІДАД, що має збільшити кількість учнів, перш за все з віддалених куточків нашої величезної країни.
| |
Підвищення якості обслуговування зовнішніх користувачів Росархів пов'язує зі створенням на базі РГАНТД Довідково-інформаційного центру федеральних архівів, який покликаний забезпечити впровадження системного підходу до надання адміністративної послугипо виконанню запитів громадян, починаючи з особистого прийому заявника, визначення місця зберігання цікавлять його документів і направлення запитів до профільних архіви, закінчуючи отриманням заявником відповіді ( слайд 4), А також з впровадженням нових «Правил роботи користувачів в читальних залах державних і муніципальних архівів Російської Федерації».
В цілому ж заходи, спрямовані на підвищення продуктивності праці і якості робіт, в тій чи іншій мірі знайшли своє відображення і конкретизацію в розроблених федеральними архівами планах підвищення ефективності їх діяльності на 2013-2018 роки.
Аналогічні заходи очікують і одне з двох підвідомчих Росархіву бюджетних установ, а саме ВНІІДАД, щодо якої також розроблений проект «дорожньої карти», спрямованої на підвищення ефективності науки в сфері архівної справи. Очікуваними результатами успішної реалізації цієї «дорожньої карти» повинні стати:
підвищення якості та результативності теоретичних і прикладних наукових досліджень, затребуваних суспільством і відповідають пріоритетним напрямам розвитку вітчизняного архівної справи;
забезпечення впровадження інноваційних технологій в архівну справу в руслі загальносвітових тенденцій;
розвиток кадрового потенціалу галузевої науки;
підвищення заробітної плати наукових працівників.
Важлива складова підвищення ефективності будь-якої організації, будь вона державна установа або приватна кампанія - зниження витрат на її утримання. Тут для нас найбільш актуальними є два напрямки - реалізація програм енергозбереження і організація при закупівлі для державних потреб прозорих і ефективних з точки зору результативності витрачання бюджетних коштів конкурсів.
Розпочата в 2011 р в федеральних архівах програма енергозбереження і підвищення енергетичної ефективності передбачає установку сучасних пластикових вікон і дверей, заміну неефективних джерел світла на енергозберігаючі лампочки, модернізацію застарілих систем теплопостачання і кондиціонування повітря, перехід від використання в котельних дорогого дизельного палива на газ, зниження температури теплоносія в системі опалення в неробочий час. Її реалізація дозволила вже в 2012 р заощадити близько 10 млн. Руб. бюджетних коштів, виділених на ці цілі. Це, на наш погляд, непоганий результат, тим більше що він досягнутий при щорічному зростанні тарифів на комунальні послуги та політиці Мінфіну щодо заморожування виділення додаткових коштівна ці цілі.
В результаті проведених в минулому році Росархивом і підвідомчими йому установами майже 200-х конкурсних торгів отримана економія коштів федерального бюджету в обсязі близько 41 млн. Руб., Яка була направлена на реалізацію ряду додаткових робіт і заходів . Уже в цьому році за підсумками конкурсу на оцифровку документів і описів для державних архівів суб'єктів Російської Федерації на загальну суму 14 млн. Рублів була отримана 10 процентна економія бюджетних коштів, що дозволило провести додатково аналогічну роботу ще в одному регіоні країни.
У зв'язку з цим вважаю за неправильне, що в деяких архівах, користуючись встановленим законодавцем правом Беськонкурсноє укладення держконтрактів на суму до 400 тис. Рублів, стали забувати про дбайливому витрачанні коштів. Про конкурсних процедурах забувати не слід.
Будемо сподіватися, що вступає в силу з січня 2014 Федеральний закон № 44 «Про контрактну систему в сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних і муніципальних потреб», що містить положення, спрямовані на забезпечення максимальної прозорості процесів закупівлі і посилення громадського контролю за ними, дозволить домогтися більш вагомих результатів при проведенні закупівельної діяльності.
| |
Говорячи про бюджетні витрати на утримання архівів, не можна не сказати ще про одну можливості їх істотного скорочення, але вже в державному масштабі. Я маю на увазі оптимізацію складу та обсягів зберігаються в державних і муніципальних архівах документів з особового складу. на слайді 5добре видно, що починаючи з 2001 року прийом документів з особового складу в державні та муніципальні архіви перевищив прийом справ постійного терміну зберігання, після чого жодного разу не опускався нижче «постоянки», складаючи в середньому близько 3,0 млн. одиниць зберігання в рік.
В результаті, за даними паспортизації станом на 1 січня 2013 року в російських архівах, без урахування відомчих, знаходиться вже більше 65 млн. Таких справ. З них приблизно 17 млн. Створені після введення реєстрації громадян як застрахованих осіб. Природно, бюджети всіх рівнів несуть на їх утримання - зберігання, облік, комплектування та використання - багатомільйонні витрати.
Наскільки вони виправдані при переході на персоніфікований облік, який після реформи пенсійного законодавства ведеться Пенсійним фондомРосійської Федерації? Очевидно, що коли сьогодні розрахунок пенсії проводиться самим Пенсійним фондом за власними електронних баз даних і документів його відомчих архівів, необхідність зберігати в інших архівах дублетні паперові документи про заробітки громадян відсутня. Зрозуміло, що за той період часу, коли персоніфікованого обліку ще не було, особові рахунки нам все одно доведеться зберігати.
Для вирішення питання Росархів підготував відповідний законопроект про внесення змін до Федерального закону «Про архівну справу в Російській Федерації», який, не без зусиль, але все ж вдалося узгодити з Мінпраці та ПФР Росії. У чому його суть? Оскільки з метою реалізації Федерального закону від 01.04.1996 № 27-ФЗ «Про індивідуальному персоніфікованому обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування» в ПФР Росії створена і ведеться інформаційна базана кожного працюючого громадянина, постійно поновлена відомостями про його трудової діяльності, тобто створені всі необхідні умовидля призначення йому в майбутньому трудової пенсії по старості, остільки, на нашу думку, можна піти на різке скорочення терміну зберігання документів з особового складу, створених після реєстрації громадянина як застрахованої особи. Після звільнення працівника для таких документів в організаціях, незалежно від форм власності, пропонується встановити 15-річний термін зберігання, за винятком документів з особового складу працівників, які працювали на важких роботах із шкідливими, небезпечними і іншими особливими умовами їх праці (термін зберігання цих документів залишиться 75 років). В організаціях, які виступають в якості джерел комплектування державних і муніципальних архівів, для документів з особового складу встановлюється також 15 річний термін зберігання, з подальшим проведенням експертизи цінності цих документів. Зрозуміло, при проведенні такої експертизи потрібна певна обережність, щоб, як то кажуть, разом з водою не виплеснути і дитини. Але все ж вигоди більш ніж очевидні, адже крім прямої економії фінансових коштів за нашими розрахунками щорічно в державних і муніципальних архівах можуть звільнятися приблизно близько 2 тис. М 2. площ сховищ, що дозволить приймати на зберігання до 900 тис. справ постійного терміну зберігання. Так що гра варта свічок.
Коль мова зайшла про правові сюжетах, дозвольте зупинитися ще на двох важливих моментах.
При реєстрації всім вручили довгоочікуваний проект нових Правил роботи архівів організацій (тобто відомчих архівів). Звичайно, проект - не ідеал. При роботі над ним ми виходили з необхідності спрощення ряду напрямків роботи відомчих архівів, а також введення норм, пов'язаних з появою електронних документів. Тому нам дуже б хотілося отримати від вас зауваження і пропозиції щодо його вдосконалення з тим, щоб відповідно до законодавства оперативно можна було розмістити проект цього нормативного правового акта в мережі Інтернет для громадської експертизи.
Друге - доля нашого законопроекту про наділення суб'єктів Російської Федерації повноваженнями зі зберігання архівних документів територіальних органів федеральних органів виконавчої влади і федеральних організацій з відповідним виділенням субвенцій з федерального бюджету. З жалем, але змушений чесно констатувати, що час, коли такий закон можна було б, як кажуть, «протягнути», упущено - це треба було робити на початку 2000-х років, в так звані «гладкі» роки. Сьогодні ж, коли очікується чергова хвиля світової фінансової кризи, а вітчизняна економіка пробуксовує, розраховувати на його ухвалення нереально. До того ж Мінфін, не справляючись з адмініструванням великої кількості різних субсидій і субвенцій з федерального бюджету бюджетам інших рівнів, прийняв рішення про консолідацію всіх видів трансферів в єдиний для кожного регіону «котел», в якому архівні гроші через їх малу кількість безповоротно розчиняться. У цій ситуації боротьба за просування законопроекту втрачає сенс. Це гірка, але правда, яку, я сподіваюся, ви зрозумієте і прийміть. Ми будемо шукати інші варіанти вирішення проблеми документів терорганам.
З урахуванням викладеного особливої актуальності набуває проблема залучення коштів з позабюджетних джерел. З перетворенням більшості державних архівів в казенні установи і зарахуванням зароблених ними від платних робіті послуг засобів в дохід бюджетів стимул до такого роду діяльності у деяких явно скоротився. Однак не варто забувати, що на федеральному рівні, а також в ряді суб'єктів питання про компенсацію зароблених архівами коштів вирішене позитивно. Так що вагомих причин для скорочення, і тим більше припинення практики надання платних послугнемає. Крім того, в силу об'єктивних причин перед нами гостро постає проблема збереження за державними архівами провідних позицій на ринку архівних послуг.
В обстановці уповільнення економічного зростання все більше число різних організацій, часто досить далеких від архівної справи, прагнуть відібрати для себе частину «ринкового пирога». З цим ми вже зіткнулися в цьому році при проведенні закупівель послуг по страховому копіюванню особливо цінних кінодокументів і виконання науково-дослідних робіт. У майбутньому ситуація може погіршитися у зв'язку з тим, що в Бюджетному посланні Президента на 2014-2016 роки ставиться завдання зняття бар'єрів і обмежень, які перешкоджають доступу недержавних організацій до надання державних (муніципальних) послуг, в тому числі і залученню їх на конкурсній основі до виконання державних завдань. А це означає, що на ринку архівних послуг, на якому традиційно домінували державні архіви, можуть з'явитися сильні гравці-конкуренти, перемогти яких можна буде тільки запропонувавши споживачеві більш комплексні та якісні послуги.
В умовах, що склалися поряд з продовженням надання традиційних архівних робіт і послуг, а саме виконанням тематичних запитів, Копіюванням і упорядкуванням (причому, звертаю на це вашу особливу увагу, - по регулярно індексовані в залежності від темпів інфляції цінами), необхідна ще і їх диверсифікація за рахунок використання інноваційних рішень.
| |
На наш погляд, одним з таких може стати проект створення загальноросійського інтернет-сайту генеалогічного характеру, доступ до інформаційних ресурсів якого повинен здійснюватися на платній (оплатної) основі. Про що йде мова? Нещодавно в рамках федеральної цільової програми Росархів почав сканування літописів перших 3-х переписів населення і ландратская книг, що зберігаються в РГАДА. У загальному обсязі це більше 5 тис. Справ і близько 5 мільйонів листів ( слайд 6). Як ви можете судити по слайду, роботи йдуть швидкими темпами, що дає підставу сподіватися на завершення процесу оцифровки вже до середини 2014 г. Після цього планується розміщення оцифрованих образів в мережі Інтернет, але, як я вже сказав, не у вільному доступі, а за певну плату, розмір якої ще належить визначити. Так, щоб з одного боку, при низькій в цілому платоспроможності нашого населення це було для нього не в тягар, а з іншого - було помітною підтримкою архівів і бюджету.
Якщо до оцифрованих документів РГАДА приєднати оцифровані матеріали наступних ревізій і метричні книги з регіональних державних архівів (а така робота, як ми знаємо, досить інтенсивно на місцях вже ведеться), то міг би вийти солідний електронний ресурс генеалогічного характеру, затребуваний на інформаційному ринку. Перераховуються споживачами при його використанні електронні платежіповинні розподілятися пропорційно кількості переглянутих образів документів того чи іншого архіву. Реалізація такого проекту з розміщенням його в глобальному інформаційному просторі дозволить, на нашу думку, активізувати приплив грошових коштіввід громадян, в тому числі і від розсіяною по всьому світу російської діаспори.
Іншою стороною проблеми підвищення доходів є організація суворого і чіткого адміністрування одержуваних від партнерів фінансових коштів, з тим, щоб вони своєчасно потрапляли на рахунки архівів, а не плутали в банківських потоках.
Такі загалом основні напрямки підвищення ефективності діяльності архівів, які, зрозуміло, ними не вичерпуються і можуть доповнюватися і конкретизуватися в кожному суб'єкті Російської Федерації з урахуванням місцевої специфіки.
На закінчення хотів би сказати наступне. Хоча ще не всі архівісти відчули поліпшення свого матеріального становища, це ні в якому разі не дає нам право упустити реальний шанс підняти вітчизняне архівна справа на більш високий рівень. На це нас націлюють Президент і Уряд. Це є нагальною потребою для суспільства. Це, врешті-решт, та стратегічна мета, яку ми задекларували в Концепції розвитку архівної справи на період до 2020 р на минулому засіданні нашої Ради, досягти якої справа честі для нас, як керівників архівної справи.
Концепція інформатизації архівної справи Росії
Затверджено Росархивом в 1995 р
Вступ
Основні цілі інформатизації
Стан інформатизації архівної галузі
Основні напрямки інформатизації
Програмне забезпечення за основними видами діяльності архівних установ
лінгвістичне забезпечення
Архівні документи на нетрадиційних носіях
Міжнародне співробітництво
Організація робіт з інформатизації
ВСТУП
Справжня концепція розроблена з метою вдосконалення роботи в області інформатизації державних архівних установ в умовах триваючої реформи архівної справи в Росії, інтенсивного впровадження прогресивних інформаційних технологій в усі галузі народного господарства.
Концепція базується на правових актах, що регулюють архівна справа в Росії - "Основах законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах", "Положенні про Архівний Фонді Російської Федерації", на положеннях законодавчих актів і нормативних документів, що регулюють процеси інформатизації, до яких, зокрема, відносяться затверджені Указами Президента Російської Федерації Закон Російської Федерації "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації", "Концепція правової інформатизації Росії", "Основи державної політикив сфері інформатизації ", а також ряд інших документів.
При розробці Концепції враховувалися галузеві науково-методичні розробки, практичний досвід вітчизняних архівних установ по роботі з комп'ютерними технологіями, діяльність зарубіжних архівів в сфері інформатизації.
Концепція визначає головні цілі, принципи та пріоритети роботи архівів і органів управління архівною справою в області інформатизації, а також основні напрямки їх діяльності в цій сфері. Її розробка викликана необхідністю оптимізувати організацію робіт з інформатизації в архівних установах усіх рівнів та інтенсифікувати ці роботи.
У розробці Концепції взяли участь фахівці Росархіву, ВНІІДАД, РНІЦКД, ІПУ АН РФ.
1. ОСНОВНІ ЦІЛІ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ
Інформатизація архівної справи має головною своєю метою розвиток раціональної системи формування, забезпечення схоронності, всебічного використання Архівного фонду Росії і захист його інформаційних ресурсів.
Серед основних завдань ГАС Російської Федерації найважливішою є забезпечення права громадян на інформацію, надання їм широкого доступу до інформаційних ресурсів, що знаходяться в державних архівах і центрах зберігання документації (ЦСД). В даний час їх використання ускладнене як через віддаленість багатьох архівів, так і внаслідок недостатньо високого рівня наукового опису архівних матеріалів і їх тематичної розробки. Створення інформаційно-пошукових баз даних (БД), електронних копій архівних документів з можливістю віддаленого доступу через телекомунікаційні мережі і системи дозволять розширити доступ до архівної інформації.
Внутріархівние БД облікового характеру підвищать точність відомостей і оперативність інформування про обсяги та стан архівних документів, послужать основою створення автоматизованих фондових каталогів, різних покажчиків, списків установ-джерел комплектування і т.п., в тому числі міжархівних і загальногалузевого рівня.
Створення комплексу БД по матеріально-технічному, кадровому і фінансовому стану федеральних архівів і використання експертних системдасть можливість підвищити обґрунтованість і ефективність управління і планування, контролю за реалізацією прийнятих рішень.
Створення автоматизованого науково-довідкового апарату, баз даних, що містять електронні копії документів, розвиток телекомунікаційних систем поліпшить забезпечення користувачів архівною інформацією, дозволить більш оперативно вирішувати питання інформаційного обміну між архівними установами, сприятиме зміцненню взаємодії архівних установ з федеральними та регіональними органами державної влади.
Впровадження і активне використання автоматизованих архівних технологій повинні зробити працю архівіста більш продуктивним і змістовним, позбавивши його від виконання багатьох рутинних операцій. Застосування сучасних інформаційних технологій дозволить збільшити перелік платних послуг, підвищити їх ефективність.
Використання загальноросійських і міжнародних стандартів при автоматизації відкриває російських архівів дорогу для інтеграції в складається загальноросійське інформаційний простір, Для інтенсифікації міжнародного співробітництва.
2. СТАН ІНФОРМАТИЗАЦІЇ АРХІВНОЇ ГАЛУЗІ
Роботи по автоматизації засобів пошуку архівної інформації почалися в архівних установах СРСР в кінці 70-х років. Була розроблена концепція, яка включила в себе наступні положення: обґрунтованою є лише комп'ютеризація пошуку архівних документів, що відносяться до вибіркових тематичним комплексам, які мають особливо важливе суспільно-політичне і народногосподарське значення, а також документів, які найбільш часто запитуються дослідниками; введення в систему відомостей про всі архівних документах є занадто дорогим і вимагає великих трудових витрат; найбільш доцільним є створення міжархівних баз даних. Було прийнято рішення про поетапне введення в автоматизовану систему відомостей про документи, що зберігаються в державних архівах СРСР, на рівні фонду.
Відповідно до цієї концепції була розроблена багатофункціональна автоматизована інформаційно-пошукова система для ряду тематичних комплексів архівних документів, яка призначалася для оперативного довідково-інформаційного обслуговування споживачів архівної інформації, а також для підготовки автоматизованим способом архівних довідників.
У Автоматизовану систему науково технічної інформації(АСНТИ по документам ГАФ СРСР), реалізовану на ЄС ЕОМ, увійшли близько 70 тис. Описів документів архівів на рівні фонду; бази даних чотирьох тематичних комплексів на початок 1990 р включали в себе 176 тис. описів архівних документів.
Ведення зазначених БД дозволило накопичити значні інформаційні масиви в електронному форматі, Велика частина яких в подальшому була переведена на ПЕОМ; до теперішнього часу вони включають в себе близько 250 тис. записів. Велике значення для подальших робіт з цими БД мав досвід ведення тезаурусів, складених з лексичних одиниць описуваних документів. Також виявився важливим досвід класифікації елементів тезаурусов, встановлення між ними відносин ієрархії, асоціації та синонімії.
поява персональних комп'ютерівознаменувало справжню революцію у використанні ЕОМ і комп'ютерних технологій, Принципово змінило підходи до інформатизації в архівній справі. Потужні, компактні і відносно дешеві комп'ютери, забезпечені сучасними програмними засобами, Надали можливість використовувати автоматизовані технології в багатьох видах робіт, що ведуться в архівних установах, здійснювати їх більш ефективно і з меншими затратами.
В даний час оснащеність державних архівних установ комп'ютерною технікою нерівномірна, її не можна визнати задовільною. У державних архівах більше половини машинного парку відноситься до застарілим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT / 286).
Майже всі архіви, які мають комп'ютерами, почали створювати бази даних як тематичні, що забезпечують використання документів, так і за іншими напрямами діяльності архівів. В цілому по архівах Росії ці дві категорії представлені в нерівних частках як за кількістю БД, так і по їх сукупного обсягу. За кількістю введених записів лідируюче місце займають тематичні БД - 88.7%, БД облікового характеру складають 10%, що залишилися, 1.3% містять адміністративно-управлінську інформацію. За цими цифрами ховається зовсім різний стан по державним архівам і центрам федерального рівня та архівних установах суб'єктів Федерації.
Основний маса БД зосереджена в архівах федерального рівня - 77.6%. На цю групу архівів облікові БД складають 1.4%, і практично весь обсяг введеної інформації доводиться на тематичні БД - 98.5%. Інша ситуація склалася в регіонах: обсяги облікових і тематичних БД приблизно однакові - 40.0% і 54.3% відповідно. В автоматизованих інформаційних ресурсах (АІР) архівній галузі тематичні БД федеральних архівів і центрів складають 76.5%.
Наведена статистика свідчить про те, що більш ранній початок інформатизації в федеральних архівах, їхні договірні зв'язки із зарубіжними партнерами дозволили закуповувати (або отримувати) техніку і забезпечувати часткове фінансування робіт зі створення БД. Найближчим часом можна очікувати вирівнювання ситуації, оскільки регіональні архіви активно набувають сучасну техніку, користуючись підтримкою місцевих адміністрацій, приймають організаційні і кадрові рішення для інтенсивної автоматизації архівних робіт, деякі з них встановили договірні відносини із зарубіжними партнерами.
Слід констатувати, що протягом ряду років відбувалося багато в чому стихійний розвиток інформатизації державних архівних установ, що було обумовлено перш за все відсутністю методичної та програмної бази для координованого і цілеспрямованого регулювання процесів інформатизації: типового програмного забезпечення (ПО) за основними напрямками діяльності архівних установ, методичних розробок щодо ефективного використання комп'ютерних технологій в архівній справі, стандартів описів архівних документів в електронному форматі, єдиного по галузі лінгвістичного забезпечення (ЛО) баз і банків даних. Тому створення перерахованих компонентів інформатизації та їх впровадження в практику відповідає інтересам архівних установ Російської Федерації. Ця Концепція і розробляється на основі її положень Програма інформатизації дозволять перейти до планомірної і методично обґрунтованої роботі з інформатизації архівної справи Росії.
3. ОСНОВНІ НАПРЯМКИ І ПРИНЦИПИ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ
Основні напрямки інформатизації архівної справи випливають з головних завдань і функцій установ ГАС Росії:
забезпечення збереження і державний облік документів архівного фонду Російської Федерації (АФ РФ);
комплектування АФ РФ і експертиза цінності документів;
науково-інформаційна діяльність архівів, використання і публікація документів АФ РФ;
організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою державних та відомчих архівів та організацією документів у діловодстві установ.
Значна регламентація і типізація діяльності архівів, що зберігають документи на паперовій основі, створює передумови для широкого використання принципу типізації при розробці та впровадженні автоматизованих інформаційних технологічних процесів. Існуючі особливості в роботі архівів з документами на плівкових носіях можуть зажадати створення для них спеціалізованих програмно-технічних комплексів. Поряд з цим в даний час вже назріла необхідність вироблення концептуальних підходів до організації та технологічним аспектам роботи з документами на машинозчитуваних носіях. Найбільш важливим напрямком використання сучасних інформаційних технологій в діяльності архівних установ є організація обліку документів Архівного фонду РФ. З реалізацією цього першочергового спрямування тісно пов'язане створення автоматизованого довідкового апарату, в якому використовується інформація, що накопичується в процесі обліку документів.
Другий напрямок інформатизації орієнтоване на автоматизоване виконання робіт, пов'язаних з комплектуванням АФ РФ. До нього відносяться облік установ-джерел комплектування, інформаційна підтримка визначення складу документів, що підлягають зберіганню в державних архівах.
Третій напрям охоплює завдання використання і публікації документів: організацію надходження запитів на архівну інформацію, вдосконалення процесів пошуку, вибору, надання та копіювання документів, облік видачі справ дослідникам, складання і видачу архівних довідок, облік використання документів. Одним з результатів виконання завдання обліку використання є обгрунтування складу страхового фонду і фонду користування, що в свою чергу відноситься до завдань, що вирішуються в рамках напрямку забезпечення схоронності документів.
Четвертий напрямок - застосування засобів автоматизації для проведення науково-дослідних і методичних робіт в державних архівах. Цьому сприяє використання високоефективних загальносистемних і прикладних програм, В тому числі - текстових і табличних процесорів, видавничих систем, систем управління базами даних, гіпертекстових і мультимедійних технологій, Які дозволяють створювати бази даних, що містять копії документів, збірники архівних документів, довідково-інформаційні видання.
П'ятим напрямком інформатизації є автоматизація організаційно управлінських функцій архівних установ. Автоматизовані технології служать інструментом інформаційного забезпечення керівництва держархівами, аналізу їх діяльності, стану архівної справи в регіонах. Використання коштів ЕОТ і спеціалізованого ПЗ сприяє скороченню трудомісткості і підвищення ефективності робіт, пов'язаних з управлінням архівом. Окремі завдання мають локальний характер (управління кадрами, бухгалтерський облік та ін.), Інші ( "Паспорт архіву" і т.п.) - реалізуються в ув'язці з завданнями, виконуваними в рамках інших напрямків.
Перелічені напрямки інформатизації тісно пов'язані за складом вихідної інформації і важливість справ. Тому їх реалізація повинна здійснюватися в певній послідовності, що забезпечує мінімізацію витрат ресурсів при отриманні найбільшого ефекту.
Інформатизація архівної справи РФ базується на таких основних принципах:
спадкоємність по відношенню до традиційно сформованій системі державного обліку і НСА до документів АФ РФ, контролю за забезпеченням збереження та обліку використання документів;
наступність у розвитку автоматизованих архівних технологій: кожна наступна версія технології певного типу дозволяє використовувати інформаційні ресурси, Накопичені в рамках попередньої версії;
системність в реалізації технологічних і інформаційних рішень як одного архівної установи, так і групи архівних установ: ААТ представляють собою програмно-технічний комплекс, що забезпечує раціональне функціонування пов'язаних баз даних;
внутрішньогалузева уніфікація методів опису, подання, передавання та обробки даних в електронній формі в рамках основних напрямків діяльності архівних установ;
спряженість з інформаційними системами установ-джерел комплектування та установ, які є постійними споживачами архівної інформації, з позагалузевими системами передачі даних.
4. ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗА ОСНОВНИМИ ВИДАМИ ДІЯЛЬНОСТІ АРХІВНИХ УСТАНОВ
В умовах широкого впровадження автоматизованих технологій і систем в практику роботи архівних установ визначальне значення набуває типізація методів і проектних рішень при розробці їх технічного, алгоритмічного, програмного, інформаційного та організаційного забезпечення. При розробці таких систем з використанням типових модулів зменшуються загальні витрати, час розробки і впровадження, збільшується надійність програмного забезпечення за рахунок багаторазової його перевірки, полегшується навчання і підвищення кваліфікації користувачів. Застосування типових архівних технологій забезпечує сумісність БД, створених різними архівними установами, можливість об'єднання їх в єдину архівну інформаційну мережу з горизонтальними зв'язками між архівними установами одного рівня і вертикальними зв'язками між архівними установами різних рівнів.
Створення регіональних автоматизованих фондових каталогів, централізованих архівних баз даних, таких як Центральний фондовий каталог, Державного реєстру культурної спадщини Росії (в частині унікальних документів АФ РФ), БД із зарубіжної архівної россики, БД по архівної бібліографії та ін. Неможливо без впровадження типових архівних технологій . Типові технології дозволять користувачеві з однаковою легкістю працювати в різних архівах, не витрачаючи часу на перенавчання.
Використання типових технологій забезпечить оперативний і надійний обмін інформацією між держархівами і органами управління архівною справою, що важливо для прийняття своєчасних і обґрунтованих управлінських рішень. Типові технологічні рішення, сумісні з країнами, що розвиваються регіональними і державними інформаційними системами, дозволять швидко і якісно задовольняти запити органів законодавчої і виконавчої влади.
Єдині технологічні принципи, що враховують міжнародні стандарти, нададуть можливість для активного і повноправної участі російських архівів в міжнародних архівно-бібліотечних системах і мережах.
Інформаційна підтримка основних видів діяльності державних архівів і центрів документації здійснюється шляхом створення типового ПО, його впровадження, практичного використання комплексу взаємопов'язаних БД. В оптимальному варіанті ці БД функціонують в локальній обчислювальної мережі(ЛВС) архівної установи як комплекс локальних або розподілених базданих. Ядром цього комплексу є БД, що містить відомості (на рівні фонду та опису) облікового характеру, щодо збереження архівних матеріалів, про склад і зміст документів. Ця ключова БД може бути практично реалізована у вигляді локальної або розподіленої бази даних (з горизонтальним або вертикальним розподілом масивів) в залежності від обсягу документів архіву, видів технічного оснащення, розташування сховищ.
До типового ПО для держархівів та центрів зберігання документації відноситься програмне забезпеченнядля БД по роботі з установами-джерелами комплектування, з обліку архівних документів і контролю за їх збереженням, з обліку використання документів архіву; для органів управління архівною справою - ПО для баз даних "Фондовий каталог", "Паспорт архіву". Всі перераховані БД пов'язані з джерельною базою даних або безпосередньо в процесі їх функціонування, або за характером і форматам загальної для БД інформації.
Оптимальним варіантом для забезпечення єдиної політики в області інформатизації в загальногалузевому масштабі є розробка та тиражування на всіх архівів одного і того ж ПО для кожного із зазначених видів БД. Для реалізації цього підходу в даний час немає принципових перешкод. Проведений аналіз матеріалів анкетування архівних установ, вивчення структур існуючих БД показав, що БД подібною спрямованості мають в своїй основі схожі набори показників при однаковій їх трактуванні. Переклад накопиченої інформації в нові БД є питанням технічно нескладним.
Архіви, початківці інформатизацію з роботи в прийнятому для галузі типовому програмному забезпеченні, автоматично використовують стандартизовані набори показників та формати даних.
Склад типового ПО визначається існуючими нормативно-методичними документами, регулюючими діяльність архівних установ, характером сформованих внутрішньогалузевих інформаційних потоків. Разом з тим він може бути розширений на основі практики роботи з архівними документами.
Архівної установи, яка прийняла рішення про розробку власного програмного забезпечення замість використання типового, включає в структуру інформаційних файлів стандартизований перелік полів і передбачає процедури їх перетворення в прийнятий по галузі формат для забезпечення можливості їх передачі в інші БД. Однак цей шлях є менш раціональним з точки зору матеріальних та інтелектуальних затрат.
Найближчі перспективи інформатизації диктують не тільки необхідність створення типового ПО для держархівів, але і взаємопов'язаних комплексів типового ПО для архівних установ різного рівня в ланцюжках "держархів - орган управління архівною справою суб'єкта Федерації - Росархів", "федеральний архів - Росархів".
(З сайту "Архіви Росії").
В умовах широкого впровадження автоматизованих технологій і систем в практику роботи архівних установ визначальне значення набуває типізація методів і проектних рішень при розробці їх технічного, алгоритмічного, програмного, інформаційного та організаційного забезпечення ГОСТ Р. 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення [Електронний ресурс]: / Державний стандарт, затверджений Постановою Гостандарта Росії від 27.02.1998 №28 // СПС «Гарант», URL: http: //www.garant.ru., 2014 .. При розробці таких систем з використанням типових модулів зменшуються загальні витрати, час розробки і впровадження, збільшується надійність програмного забезпечення за рахунок багаторазової його перевірки, полегшується навчання і підвищення кваліфікації користувачів.
Застосування типових архівних технологій забезпечує сумісність Баз даних (далі - БД), створених різними архівними установами, можливість об'єднання їх в єдину архівну інформаційну мережу з горизонтальними зв'язками між архівними установами одного рівня і вертикальними зв'язками між архівними установами різних рівнів.
Створення регіональних автоматизованих фондових каталогів, централізованих архівних баз даних, таких як Центральний фондовий каталог, Державного реєстру культурної спадщини Росії (в частині унікальних документів АФ РФ), БД із зарубіжної архівної россики, бази даних по архівної бібліографії та ін. Неможливо без впровадження типових архівних технологій. Типові технології дозволять користувачеві з однаковою легкістю працювати в різних архівах, не витрачаючи часу на перенавчання.
Використання типових технологій забезпечить оперативний і надійний обмін інформацією між держархівами і органами управління архівною справою, що важливо для прийняття своєчасних і обґрунтованих управлінських рішень. Типові технологічні рішення, сумісні з країнами, що розвиваються регіональними і державними інформаційними системами, дозволять швидко і якісно задовольняти запити органів законодавчої і виконавчої влади.
Єдині технологічні принципи, що враховують міжнародні стандарти, нададуть можливість для активного і повноправної участі російських архівів в міжнародних архівно-бібліотечних системах і мережах.
Інформаційна підтримка основних видів діяльності державних архівів і центрів документації здійснюється шляхом створення типового ПО, його впровадження, практичного використання комплексу взаємопов'язаних баз даних. В оптимальному варіанті ці бази даних функціонують в локальної обчислювальної мережі (ЛОМ) архівної установи як комплекс локальних або розподілених баз даних Основні правила роботи архівів організацій [Електронний ресурс]: // СПС «Гарант», URL: http: //www.garant. ru., 2014 .. Ядром цього комплексу є база даних, яка містить відомості (на рівні фонду та опису) облікового характеру, щодо збереження архівних матеріалів, про склад і зміст документів.
До типового ПО для держархівів та центрів зберігання документації відноситься програмне забезпечення для БД по роботі з установами-джерелами комплектування, з обліку архівних документів і контролю за їх збереженням, з обліку використання документів архіву; для органів управління архівною справою - ПО для баз даних «Фондовий каталог», «Паспорт архіву». Всі перераховані бази даних пов'язані з джерельною базою даних або безпосередньо в процесі їх функціонування, або за характером і форматам загальної для БД інформації.
Оптимальним варіантом для забезпечення єдиної політики в області інформатизації в загальногалузевому масштабі є розробка та тиражування на всіх архівів одного і того ж підло кожного із зазначених видів баз даних. Для реалізації цього підходу в даний час немає принципових перешкод. Проведений аналіз матеріалів анкетування архівних установ, вивчення структур існуючих базданих показав, що база даних схожою спрямованості мають в своїй основі схожі набори показників при однаковій їх трактуванні ГОСТ Р. 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »[Електронний ресурс]: / Державний стандарт, затверджений Постановою Гостандарта Росії від 27.02.1998 №28 // СПС« Гарант », URL: http: //www.garant.ru., 2014 .. Переклад накопиченої інформації в нові бази даних є питанням технічно нескладним.
Найближчі перспективи інформатизації диктують не тільки необхідність створення типового ПО для держархівів, але і взаємопов'язаних комплексів типового ПО для архівних установ різного рівня в ланцюжках «держархів - орган управління архівною справою суб'єкта Федерації - Росархів», "федеральний архів - Росархів».
