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Informatizzazione del caso d'archivio
introduzione
La società moderna è caratterizzata da un alto livello di sviluppo delle tecnologie dell'informazione e delle telecomunicazioni e del loro intenso uso di cittadini, affari, organizzazioni pubbliche e organismi governativi; implementazione onnipresente sulla scala dello stato dei sistemi di gestione dei documenti elettronici (incluso interdipartimentale), traduzione vista elettronica Attività contabili statali, nonché la creazione e lo sviluppo di sistemi di informazione speciali per la manutenzione di richieste e organizzazioni della popolazione.
Queste aree prioritarie di informatizzazione della società comportano la necessità di formare un'infrastruttura di informazioni moderne e telecomunicazioni di istituzioni d'archivio che svolgono importanti funzioni pubbliche e governative, motivo per cui il tema dell'informatitazione degli archivi è estremamente rilevante.
L'informatizzazione è chiamata il processo organizzativo socio-economico e scientifico e tecnico di creare condizioni ottimali per la soddisfazione descrizione delle informazioni Cittadini, organismi governativi, governi locali, organizzazioni, associazioni pubbliche in base alla formazione e all'uso delle risorse informative in cui sono intese come documenti separati e array di documenti. Durante questo processo, il compito di risparmiare e proteggere gli archivi rimane necessario.
Considera i fondamenti, i principi, gli obiettivi e gli oggetti di informatizzazione degli archivi, nonché direzioni e prospettive per lo sviluppo di questo processo.
1. Caratteristiche del processo di informatizzazione degli archivi
Tra i principali compiti del gas della Federazione russa, il più importante è garantire il diritto dei cittadini alle informazioni, fornendo loro ampio accesso alle risorse di informazione negli archivi di stato e nei centri di memorizzazione della documentazione (CHD). Attualmente, il loro utilizzo è difficile sia a causa della lontananza di molti archivi e come risultato di un livello non abbastanza alto di descrizione scientifica dei materiali di archivisti e del loro sviluppo tematico. Creazione di informazioni sui database di ricerca (database), copie elettroniche dei documenti d'archivio con l'abilità accesso remoto Attraverso reti e sistemi di telecomunicazione consentiranno l'accesso alle informazioni di archivio.
Secondo l'informatizzazione del caso d'archivio, il processo di miglioramento delle tecnologie di elaborazione dei documenti di archiviazione introducendo gli sviluppi teorici e applicati di informatica al caso di archivio, nonché utilizzando l'ingegneria informatica e gli archivi software.
Gli oggetti informatization sono:
ü archivio di reclutamento;
ü esame del valore dei documenti;
ü creazione e mantenimento di informazioni e ricerca di libri di riferimento dell'archivio;
ü contabilità dei documenti e del controllo di archivio sulla loro sicurezza;
ü creazione del fondo assicurativo e del Fondo di utilizzo dei documenti;
ü informazioni e lavori di riferimento e controllo sull'esecuzione delle richieste dei consumatori;
ü controllo per il lavoro dell'ufficio e la partecipazione all'attuazione di un sistema automatico di lavori d'ufficio e gestione dei documenti elettronici.
Nelle condizioni di informatizzazione universale, la formazione dello Stato e dello spazio informativo globale, l'informatizzazione della causa dell'archivio è di particolare importanza.
I principali obiettivi dell'informatizzazione:
ü sviluppo di un sistema razionale di formazione, garantendo la sicurezza, l'uso completo, la protezione del Fondo d'archivio della Federazione russa consegnando il manodopera dell'archivista dalle operazioni di routine e aumentano l'accuratezza e l'efficienza della contabilità
ü creazione di informazioni e database di ricerca, copie elettroniche dei documenti d'archivio con la possibilità di accesso remoto a loro attraverso reti e sistemi di telecomunicazione;
ü formazione di contabilità automatizzata e documenti di scienza e di riferimento di un livello Me-governativo e di accoglienza generale.
ü un aumento della disciplina di esecuzione, velocità e accuratezza della ricerca di informazioni sul documento nell'esecuzione delle richieste di archivi;
ü garantire la conservazione dei documenti è la creazione del Fondo assicurativo e il fondo di utilizzo sui media non tradizionali digitalizzando documenti di archivio (scansioni).
Le direzioni principali dell'informatizzazione:
ü organizzazione della contabilità dei documenti del Fondo d'archivio della Federazione Russa;
ü contabilità per i considenti, supporto informativo determinare la composizione dei documenti da conservare nei segni di stato;
ü miglioramento dell'uso dei documenti organizzando le richieste di informazioni sull'archivio, migliorando i processi di ricerca, scegliendo, fornendo e copiando documenti, contabili per il rilascio di casi ai consumatori, elaborando e rilasciare riferimenti d'archivio, l'uso dei documenti;
ü formazione del fondo assicurativo e del Fondo d'uso;
ü tenendo negli archivi di ricerca e lavoro metodicoCreazione utilizzando tecnologie informatiche database contenenti copie di documenti, raccolte di documenti archivistici, di riferimento e pubblicazioni di informazioni;
ü automazione di funzioni organizzative e manageriali degli archivi.
Principi di informatizzazione:
ü continuità in relazione al sistema tradizionale di contabilità statale e dell'apparato scientifico e di riferimento ai documenti del Fondo d'archivio della Federazione Russa, monitorando la sicurezza e la contabilità dei documenti;
ü continuità nello sviluppo della tecnologia di archiviazione automatizzata;
ü systemicità nell'attuazione di soluzioni tecnologiche e informative di un archivio separato e di un gruppo di archivi, la formazione del loro singolo software e complesso tecnico, un singolo database sulla scala di Rosarhiva;
ü unificazione intra-separabile dei metodi per la descrizione, la presentazione, la trasmissione e il trattamento dei dati in forma elettronica nel quadro delle principali attività degli archivi;
ü interconnessione S. sistemi di informazione Agenti familiari e consumatori, con sistemi di trasmissione dati fuori settoriali.
Il problema dell'informatizzazione dell'industria dell'archivio non è Nova. Nel 1995, il Rosarhiva ha sviluppato e ha approvato il concetto di informatizzazione del caso d'archivio della Russia, al fine di praticare il quale nel 1996 è stato adottato il programma di informatizzazione del caso d'archivio della Russia (1997-2000). Questo programma ha determinato le direzioni specifiche del lavoro, i loro contenuti, artisti e i tempi delle seguenti attività: lavoro scientifico e metodico sui problemi dell'informatizzazione del caso d'archivio della Russia, del supporto del personale, dell'organizzazione e del lavori pratici. A seguito dell'attuazione delle direzioni di questo programma, è stato lanciato lo sviluppo e l'attuazione pacchetto software "Fondo di archivio", ha iniziato a funzionare il portale Internet "Archivi della Russia", è stata effettuata la fornitura attrezzature per computer Industria dell'archivio.
2. Tecnologie di informazione e l'organizzazione della loro introduzione negli archivi
information Archive Document Document Production
Nell'archivio, applichi principalmente la tecnologia del database (database), nonché altre tecnologie dell'informazione (documenti di scansione, tecnologie di rete, ecc.).
Tra le tecnologie di archiviazione automatizzate, i database del prototipo della struttura più semplice sono prevalenti in grandi array di dati omogenei. Tuttavia, l'AAT consente di migliorare significativamente il lavoro dell'archivio nel campo della catalogazione, contabilità e utilizzando documenti d'archivio. Inoltre, in generale, si può notare che per ogni direzione ci sono diversi prodotti software eseguiti da vari sviluppatori su conchiglie diverse. Quindi, ad esempio, il BD "ARCHIVE Fondo", "Catalogo Stock" (Rosarhiv), così come l'archivio del passaporto "," Contabilità dei fondi "," Annotazione dei fondi "," Istituzioni - Fonti del pacchetto "," Registrazione delle richieste "," Sala di lettura "," Condizione fisica dei documenti ", ecc.
Allo stesso tempo, si può notare che i database tipici sviluppati da VNIIDAD sono focalizzati su fondi e casi, gli archivi sono più attivi nella creazione di database tematici a livello del documento.
Tutti i database creati nell'archivio sono condizionatamente suddivisi in contabilità e informazioni e ricerca. Queste due categorie di database differiscono nella struttura, il metodo di creazione del software applicabile.
I database dell'account sono utilizzati per elaborare gli array statistici - contabilità di documenti e casi nell'archivio, contabili per l'uso, il controllo garantendo la sicurezza, ecc.
I database contabili nell'istituzione Gli archivi sono destinati a determinare il numero di documenti nelle unità di contabilità (un'unità di archiviazione) e garantire la sicurezza dei documenti quando li emettono all'uso temporaneo in unità strutturali. I database dell'account possono essere creati in base a un principio funzionale o integrazione (multifunzione).
La base informativa del database costituisce informazioni sulla composizione e la quantità di documenti, la composizione e l'ammontare del fondo assicurativo delle copie dei documenti, della contabilità pubblica e dell'apparato di scienza e di riferimento ai documenti, della composizione e della portata della Biblioteca scientifica e di riferimento , edifici. Durante lo sviluppo del database "Contabilità dei fondi", le funzioni eseguite da segni di stato sulla contabilità dei documenti come parte dello stato e della parte non statale del Fondo d'archivio della Federazione Russa sono state eseguite come oggetto di automazione. Soluzioni tipiche Contabilità pubblica per gli archivi della Federazione Russa di diversi livelli sono stati sviluppati con la condizione per il successivo adattamento alle specifiche di ciascuna
Diapositiva 1.
L'attuale, 9o nel conto, il Consiglio del Consiglio relativo al caso di archivistico nell'ambito dell'agenzia federale dell'archivio, abbiamo deciso di dedicare alla discussione di uno degli argomenti attualmente correlati relativi all'attuazione del decreto presidenziale del 7 maggio 2012 N. 597 "sugli eventi sull'attuazione della politica sociale dello stato", prevedendo un aumento graduale della remunerazione nelle istituzioni statali (municipali), compreso archiviato, alla media salari nella regione pertinente ( diapositiva 1.).
Aumento dei salari e rafforzando la sicurezza sociale degli archivisti, ovviamente, molto importante. Lo aspettavamo a lungo. Ma non dovrebbe accadere in sé, meccanicamente. Dovrebbe essere collegato ad aumentare il volume e il miglioramento della qualità degli archivi dei servizi di Stato (municipale) basati sull'aumentare l'efficacia delle loro attività e migliorare la produttività dei loro dipendenti. È fondamentalmente momento importante. Si è riflettuto nei cambiamenti sviluppati a livello federale e nel campo delle mappe stradali "dei cambiamenti nei settori della sfera sociale finalizzati a migliorare l'efficacia del caso d'archivio che ha determinato la composizione delle trasformazioni strutturali e istituzionali della priorità, nonché il obiettivi corrispondenti.
Approvato dall'ordine del governo del 11/11/06/2012 n. 2190-R Il programma di miglioramento graduale del sistema salariale negli istituti di stato (municipale) per il 2012-2018 dà installazioni generali Svolgere cambiamenti nella sfera dei rapporti sociali e di lavoro per tutti senza eccezioni del settore sociale. Tuttavia, lo sviluppo approcci ottimali Per migliorare l'efficacia dei gruppi specifici di istituti sociali della sfera sociale è il caso di ministeri e dipartimenti pertinenti. Pertanto, prima di noi oggi è il compito di decidere questa definizione in relazione agli archivi.
A nostro avviso, sotto un aumento dell'efficienza degli archivi di tutti i livelli, indipendentemente dalla loro forma organizzativa e giuridica (budget, archivi apolidi o anche archivi privati), dovrebbero essere compresi almeno:
un aumento della produttività del lavoro dei lavoratori;
migliorare la qualità del lavoro;
riduzione dei costi delle risorse;
e infine, un aumento dei redditi dall'attività generatrice del reddito espandendo il suo spettro e volumi.
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Naturalmente, valutare la produttività degli archivisti è piuttosto difficile a causa delle specifiche del caso d'archivio, caratterizzato da un gran numero di vari lavori, spesso creativi e quindi difficili da normalizzare. Tuttavia, non abbiamo la produzione industriale. Tuttavia, è sempre possibile effettuare una certa analisi. Ad esempio, si riferiscono la quantità di documenti memorizzati e il numero di utenti con il numero di uno o un altro archivio. A questo proposito, è interessante confrontare i moderni archivi russi, in particolare il federale, con gli archivi di paesi così sviluppati del mondo come Stati Uniti, Germania, Inghilterra e Australia. Sul diapositiva numero 2. I dati per il 2012 sono dati.
Naturalmente, gli indicatori degli archivi dei paesi occidentali nel volume di stoccaggio e numero di utenti non sono cento in modo così preciso a causa dell'identità esistente in ogni paese nella segnalazione. Nella tabella seguente, si può vedere che, convenzionalmente parlando, il caricamento di un dipendente degli archivi federali, anche se il numero di dipendenti è contato sul reale (non regolare), è ancora significativamente inferiore rispetto agli archivi d'oltremare. Ciò suggerisce che l'aumento della produttività del nostro lavoro rimane uno dei compiti più rilevanti per noi. A proposito, per coloro che possono dire che il tavolo manca di righe con i dati salariali e il budget di archivi generali. Quindi, tra la crescita della produttività del lavoro e il salario della comunicazione automatica e dell'interdipendenza non è, questi sono indicatori di vari ordini. Se il primo dipende dal livello di sviluppo innovativo, allora il secondo è, anche sulla natura del regolamento da parte dello stato del mercato del lavoro, la disponibilità della concorrenza su di essa, nonché dalla capacità dei lavoratori di difendere il proprio professionista e interessi sociali.
Dati sul volume del finanziamento, il numero di archivisti e i loro stipendi medi nel contesto delle entità costituenti della Federazione russa e degli archivi federali che hai in mano.
Esorto solo te, i manager dei servizi di archivio regionali, utilizzando i dati disponibili, nonché le informazioni del nostro dipartimentale forma statistica n. 1, indipendentemente - quando tornano a casa, per stimare il livello di produttività del lavoro nei propri archivi subordinati e fare il conclusioni appropriate.
Per il livello federale, la necessità di migliorare l'efficienza degli archivi è ovvia. Sembra che sia principalmente nel consistente miglioramento di tutte le aree del lavoro, nonché l'introduzione di innovazioni tecnologiche e organizzative.
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Condotto nel mezzo di quest'anno dall'analisi di Rosarhiva della possibilità di introdurre l'innovazione nell'attività di archivio ( slide 3.) ha dimostrato che su 18 tecnologie di base nel settore della sicurezza e della contabilità, tale può essere implementato in 10, nel campo del reclutamento - in 2 su 3, l'apparecchio di scienza e di riferimento - in 5 su 6, utilizzare - in 6 su 7. È chiaro che la stragrande maggioranza delle innovazioni è in qualche modo relativa alle tecnologie dell'informazione. Pertanto, l'attuazione del programma target dipartimentale di informatizzazione di Rosarhiva, nonché i programmi di informatizzazione regionale dovrebbe sempre essere al centro della nostra attenzione. Non approfondisco in questo argomento in dettaglio - è ampio e richiede una conversazione separata.
Oltre all'utilizzo delle tecnologie IT, l'uso obbligatorio può anche essere un passo significativo nello sviluppo innovativo dell'industria dell'archivio - con la modernizzazione del materiale materiale e della base tecnica - ingegneria progressiva e tecnologica, meno costosa per il supporto delle risorse, le soluzioni. Tra questi, dotato di compatti e mappe architettonici, sistemi moderni Arresto antincendio, metri automatici di parametri dell'aria, ecc. La possibilità di installare questo tipo di apparecchiature avanzate dovrebbe essere presa in considerazione dal supporto compiti tecnici sulla progettazione di costruzione o ricostruzione di edifici d'archivio. D'altra parte, è un impatto dell'acquisizione sotto l'influenza di varie idee "Manilov" di tecniche costose, che è dovuta a vari motivi (l'assenza di personale addestrato per il funzionamento o il fronte di lavoro insufficiente) sarà inattivo, donando così il capitale.
È più difficile affrontare il cambiamento organizzativo, dal momento che il caso d'archivio è abbastanza conservatore per la sua stessa essenza. Tuttavia, guidato dal vecchio detto che tutto nuovo è ben dimenticato vecchio, oggi da ricordare oggi e aderire al meglio dell'esperienza sovietica dell'organizzazione delle attività di archiviazione in termini di razionamento, pianificazione e contabilità dei risultati del lavoro. Insieme all'introduzione di moderni strumenti di gestione del programma di programmazione, questa lega di vecchia e nuova può dare un indubbio effetto positivo.
In particolare, la pratica dell'analisi annuale dello staff e dei volumi delle istituzioni di archiviazione subordinata è anche utile e molto efficace in caso di identificazione delle antipolvere tra il numero di dipendenti e i volumi dei servizi pubblici forniti dagli archivi. Questo lavoro di Rosarhiv ha spendendo regolarmente per diversi anni. Nessuno dovrebbe aspettarsi che il numero di personale di oggi e il fondamento salariale nelle teste delle istituzioni saranno invariati. Hanno bisogno di giustificare il lavoro efficace.
Dopo aver attivato l'attenzione prioritaria alla produttività degli archivisti, allo stesso tempo non dovremmo dimenticare di migliorare il livello di qualità del lavoro. Allo stesso tempo, la questione della qualità dovrebbe essere considerata in due aspetti - la qualità dell'intra-braccio e della qualità del servizio dell'utente.
La qualità del primo di loro è determinata principalmente dalle qualifiche e dall'esperienza degli archivisti, nonché l'efficacia del controllo da parte dei capi di tutti i ranghi. A giudicare dalla quota dei dipendenti dell'età pensionabile, che si basa sui dati il \u200b\u200b1 ° gennaio S.G. Quasi un quarto del numero di archivi russi, cosa, e quali esperienze non occupano l'esperienza. Per quanto riguarda le qualifiche, è necessario indicare la continua tendenza a ridurre il numero di dipendenti di archivi con un'istruzione specializzata. Sfortunatamente, oltre al salario di archivisti non sufficientemente competitivi, ciò è in gran parte dovuto alla caduta generale del livello educativo della popolazione del paese in particolare in materia di educazione generale e umanitaria.
L'aumento dei decreti del Presidente della Federazione Russa ha iniziato ad aumentare gli stipendi degli archivisti, spero, consentiremo più educatamente avvicinandosi alla selezione del personale, attirando i giovani davvero promettenti e talentuosi. Allo stesso tempo, in nessun caso non dovrebbe dimenticare la necessità di lavorare permanenti e focalizzati per migliorare le competenze dei dipendenti degli archivi.
Dato che, Rosarhiv suggerisce il prossimo anno a ordinare lo sviluppo di diversi corsi di formazione interattivi presso le aree più popolari delle attività di archiviazione più popolari, nonché aumenti la quota di forme remote di formazione effettuate dal Vniidad Second, che dovrebbe aumentare il numero di Studenti, principalmente dagli angoli remoti del nostro enorme paese.
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Aumentare la qualità del servizio degli utenti esterni Rosarhive si connette con la creazione sulla base di Rgand del centro di riferimento e di informazione degli archivi federali, che è progettato per garantire l'introduzione di un approccio sistematico alla fornitura di servizi pubblici per l'esecuzione dei cittadini 'richieste, a partire dalla ricezione personale del richiedente, determinando il luogo di memorizzare i suoi documenti di interesse e l'invio di richieste agli archivi del profilo che terminano con la risposta del richiedente ( slide 4.), così come con l'introduzione di nuove "regole per il lavoro degli utenti nelle sale di lettura dello stato e degli archivi municipali della Federazione Russa."
In generale, gli eventi finalizzati a migliorare la produttività del lavoro e la qualità del lavoro, in una certa misura riflessa e concretizzazione nello sviluppato dagli archivi federali piani per migliorare le loro attività per il 2013-2018.
Si prevede che le misure analoghe siano una delle due subordinate istituzioni di bilancio Rosarhiva, ovvero Vniidad, per il quale è stato sviluppato anche il progetto del progetto "Road card", finalizzato a migliorare l'efficienza della scienza nel campo della causa archivale. I risultati attesi della riuscita implementazione di questa "roadmap" dovrebbero essere:
migliorare la qualità e l'efficacia della ricerca scientifica teorica e applicata, della domanda da parte della società e soddisfare le aree prioritarie di sviluppo del caso di archivio domestico;
garantire l'introduzione di tecnologie innovative nell'attività di archivio in linea con le tendenze globali;
sviluppo del potenziale del personale della scienza settoriale;
aumentare i salari degli scienziati.
Un'importante componente di migliorare l'efficienza di qualsiasi organizzazione, sia che si tratti di un'istituzione statale o di una campagna privata - una diminuzione dei suoi costi di manutenzione. Qui, due direzioni sono più rilevanti per noi - l'attuazione dei programmi di risparmio energetico e dell'organizzazione durante gli appalti per le esigenze dello Stato di trasparente ed efficace in termini di efficacia del costo dei fondi di bilancio delle competizioni.
Iniziato nel 2011 negli archivi federali, il programma di risparmio energetico e un aumento dell'efficienza energetica prevedono l'installazione di moderne finestre e porte in plastica, la sostituzione di fonti di luce inefficienti sulle lampadine a risparmio energetico, la modernizzazione della fornitura di calore e dell'aria obsoleta Impianti di condizionamento, la transizione dall'uso in boiler case del costoso gasolio a gas, riduzione La temperatura del refrigerante nel sistema di riscaldamento è completamente inoperante. La sua attuazione ha permesso a circa 10 milioni di rubli già nel 2012. Fondi di bilancio assegnati a questi scopi. Questo, a nostro avviso, è un buon risultato, soprattutto perché è stato raggiunto con la crescita annuale delle tariffe per le utility e la politica del Ministero delle Finanze per il congelamento fondi aggiuntivi Per questi scopi.
Come risultato del Rosarhove tenuto lo scorso anno e le istituzioni subordinate da lui, il bilancio federale è stato ricevuto per un importo di circa 41 milioni di rubli, che mirava a implementare un certo numero di ulteriori lavori ed eventi. . Già quest'anno, secondo i risultati della concorrenza per l'attracco dei documenti e descrivono per gli archivi statali delle entità costituenti della Federazione russa per un totale di 14 milioni di rubli, è stata ottenuta 10 percentuali di risparmio di bilancio, il che ha permesso di condurre un ulteriore lavoro simile in un'altra regione del paese.
A questo proposito, ritengo errato che in alcuni archivi, utilizzando la causa stabilita dal legislatore, il diritto della conclusione informale dei contratti statali per un massimo di 400 mila rubli, ha iniziato a dimenticare la spesa maternità dei fondi. Non dimenticare le procedure competitive.
Speriamo che la legge federale n. 44 "sul sistema contrattuale nel settore dell'approvvigionamento di beni, opere, servizi per i bisogni statali e municipali", che entra in vigore a partire da gennaio 2014, contenenti disposizioni volte a garantire la massima trasparenza dei processi di approvvigionamento E il rafforzamento del controllo pubblico dietro di loro consentirà di ottenere risultati più significativi durante lo svolgimento di attività di approvvigionamento.
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A proposito di spesa di bilancio sul contenuto degli archivi, è impossibile non dire un'altra possibilità della loro significativa riduzione, ma su scala di stato. Intendo l'ottimizzazione della composizione e dei volumi dei documenti memorizzati nello stato e negli archivi municipali sul personale. Sul Diapositiva 5.si osserva chiaramente che dal 2001, la ricezione dei documenti sul personale negli archivi statali e municipali ha superato la ricezione del periodo di stoccaggio permanente, dopo di che non è mai sceso al di sotto della "costanza", con una media di circa 3,0 milioni di unità di stoccaggio all'anno.
Di conseguenza, secondo la certificazione al 1 ° gennaio 2013, oltre 65 milioni di casi sono già in archivi russi, senza registrarsi dipartimentale. Di questi, sono stati creati circa 17 milioni dopo l'introduzione della registrazione dei cittadini come persone assicurate. Naturalmente, i bilanci di tutti i livelli svolgono la loro manutenzione - stoccaggio, contabilità, raccolta e uso - costi multimilivi.
Per quanto sono giustificati quando si passa alla contabilità personificata, che dopo la riforma della legislazione pensione è condotta Fondi pensione Federazione Russa? Ovviamente, quando oggi il calcolo della pensione è prodotto dal Fondo Pension stesso sui propri database e documenti elettronici dei suoi archivi dipartimentale, la necessità di memorizzare i guadagni dei cittadini in altri archivi. Naturalmente, in quel periodo di tempo, quando la contabilità personale non era ancora, i conti personali dovrebbero ancora essere memorizzati.
Per risolvere la questione di Rosarhiv, una fattura rilevante che modifica la legge federale "sul distretto archiviato nella Federazione Russa" ha preparato, che, non senza difficoltà, ma è ancora riuscito a concordare con Mintrost e Fiu della Russia. Qual è la sua essenza? Dal momento che al fine di attuare la legge federale del 01.04.1996 n. 27-фз "sulla contabilità personalizzata individuale nel sistema di assicurazione pensione obbligatoria" nel FIU della Russia e condotta base di informazioni Per ogni cittadino di lavoro, rifornendo costantemente le informazioni sulla sua attività lavorativa, cioè. Creato tutto le condizioni necessarie Per il suo appuntamento in futuro, una pensione di lavoro di vecchiaia, in futuro, a nostro avviso, è possibile prendere una forte riduzione dello stoccaggio dei documenti sul personale creato dopo la registrazione di un cittadino come una persona assicurata. Dopo il licenziamento del dipendente per tali documenti nelle organizzazioni, indipendentemente dalle forme di proprietà, si propone di stabilire una durata di conservazione di 15 anni, ad eccezione dei documenti sul personale dei lavoratori che lavoravano su un lavoro pesante, con dannoso, Pericolose e altre condizioni speciali del loro lavoro (la durata di conservazione di questi documenti partono 75 anni). Negli altoparlanti delle organizzazioni come fonti di reclutamento di archivi statali e municipali, il 15 ° anniversario di Storage è anche stabilito per i documenti sul personale, seguito da un esame del valore di questi documenti. Naturalmente, quando si effettua un tale esame, è necessario per certo cautela, come si suol dire, non gettare un bambino con acqua. Ma i benefici ancora sono più che ovvi, perché oltre a risparmi diretti di risorse finanziarie sui nostri calcoli, circa 2 mila m 2 possono essere rilasciati annualmente negli archivi statali e municipali. Spazi di stoccaggio, che consentiranno lo storage a 900 mila periodo di stoccaggio permanente. Quindi il gioco vale la candela.
Dal momento che il discorso è nato su grafici legali, lasciami rimanere in due punti importanti.
Durante la registrazione, tutti hanno ricevuto il tanto atteso progetto di nuove regole per il lavoro degli archivi delle organizzazioni (cioè, archivi dipartimentale). Naturalmente, il progetto non è l'ideale. Quando ci si lavora, abbiamo proceduto dalla necessità di semplificare un numero di aree di lavoro di archivi dipartimenti, nonché l'introduzione delle norme relative all'avvento dei documenti elettronici. Pertanto, vorremmo molto ottenere commenti da voi e suggerimenti per migliorarlo in modo che in conformità con la legge, è stato possibile effettuare tempestivamente il progetto di questa legge legale normativa su Internet per competenze pubbliche.
Il secondo è il destino del nostro disegno di legge sul potenziamento delle entità costituenti della Federazione Russa allo stoccaggio dei documenti d'archivio degli organismi territoriali degli organismi esecutivi federali e delle organizzazioni federali con la relativa assegnazione delle sovvenzioni dal bilancio federale. Sfortunatamente, ma è costretto a dichiarare onestamente che il tempo in cui tale legge potesse dire "tirare", mancata - era necessario fare nei primi anni 2000, nei cosiddetti anni "grassi". Oggi, quando è prevista un'altra ondata della crisi finanziaria globale, e l'economia domestica sta affondando, non è realistica contare sulla sua accettazione. Inoltre, il Ministero delle Finanze, senza far fronte all'amministrazione di un gran numero di diversi sussidi e sovvenzioni dai bilanci del bilancio federale di altri livelli, ha deciso di consolidare tutti i tipi di trasferimenti a una singola "caldaia" per ogni regione, in cui I soldi dell'archivio dovuti alla loro piccola quantità dissolvono dissolutamente. In questa situazione, la lotta per la promozione del conto perde il suo significato. Questo è amaro, ma la verità, che, spero che tu capirai e accetterà. Cercheremo altre opzioni per risolvere il problema dei documenti del TERORGANOV.
Dato quanto sopra, viene acquisito il problema di attirare i fondi da fonti extrabustizie. Con la trasformazione della maggior parte degli archivi statali nelle istituzioni statali e ne arruolate da loro da loro lavoro pagato e fondi nel reddito dei budget incentivi a questo tipo di attività, alcuni chiaramente diminuiti. Tuttavia, non dimenticare che a livello federale, nonché in una serie di soggetti, viene risolta la questione del risarcimento per i fondi ottenuti dai risultati. Così buone ragioni per l'abbreviazione, e ancora più cessazione della pratica del rendering servizi a pagamento non c'è nessuno. Inoltre, a causa di motivi oggettivi, abbiamo bruscamente il problema di preservare gli archivi statali delle posizioni di leader nel mercato dei servizi di archivio.
Nell'ambientale di un rallentamento della crescita economica, un numero crescente di diverse organizzazioni è spesso piuttosto distante dal caso d'archivio, cercare di portare via la parte della "torta del mercato" per se stessi. Con questo, abbiamo già incontrato quest'anno quando gli acquisti di servizi assicurativi per la copia assicurativa di documenti di film altamente preziosi e l'implementazione di lavori di ricerca. In futuro, la situazione può essere aggravata a causa del fatto che nel messaggio di bilancio del Presidente per il 2014-2016 il compito di rimozione di barriere e restrizioni che impediscono l'accesso delle organizzazioni non statali alla fornitura di servizi (municipali) , anche attirandoli su base competitiva alle attività di adempimento dello stato. Ciò significa che nel mercato dei servizi di archivio, che anche gli archivi statali dominati con tradizionalmente dominati, possono apparire forti concorrenti, che possono essere sconfitti solo dai consumatori servizi più completi e di alta qualità.
Nelle condizioni stabilite, insieme alla continuazione della fornitura di lavori e servizi di archivisti tradizionali, ovvero esecuzione richieste tematiche, Copia e snellire (e, attingere a questa particolare attenzione a questo, secondo regolarmente indicizzato, a seconda dei tassi di inflazione dei prezzi), la loro diversificazione è necessaria anche attraverso l'uso di soluzioni innovative.
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A nostro avviso, uno di quelli può essere un progetto per creare un sito internet tutto russo di una natura genealogica, l'accesso alle risorse informative dovrebbero essere effettuate su base retribuita (compensata). Riguardo a cosa questo è il discorso? Recentemente, nel quadro del programma di destinazione federale, Rosarhiv ha iniziato a scansionare le fiabe di audit dei primi 3 censimenti della popolazione e dei libri landrartici immagazzinati a RGAD. In totale, questo è più di 5 mila casi e circa 5 milioni di fogli ( slide 6.). Come puoi giudicare dalla diapositiva, il lavoro è un ritmo rapido, che dà ragione a sperare per il completamento del processo di digitalizzazione entro la metà del 2014. Dopodiché, è pianificato di posizionare immagini digitalizzate su Internet, ma come ho detto, Non in libero accesso, ma per una certa tassa, la cui dimensione deve ancora essere determinata. Così, da un lato, con una bassa solvibilità della nostra popolazione, non era un onere per lui, ma dall'altro è stato notevole supporto per gli archivi e il budget.
Se i documenti digitalizzati del RGAD si uniscono ai materiali digitalizzati delle successive revisioni e dei libri metrici da archivi di stato regionali (e tali lavori, come sappiamo, piuttosto intensamente in campo sono già in corso), potrebbe essere una solida risorsa elettronica di un genealogico Natura, richiesta nel mercato delle informazioni. Elencato dai consumatori se usato piastre elettroniche Deve essere distribuito proporzionale al numero di immagini viste di documenti di un particolare archivio. L'implementazione di un simile progetto con il posizionamento di esso nello spazio informativo globale consentirà, a nostro avviso, intensifica l'afflusso i soldi Dai cittadini, anche da sparsi in tutto il mondo della diaspora russa.
Un'altra parte del problema del reddito del reddito è organizzare una somministrazione rigorosa e chiara delle risorse finanziarie ricevute dai partner, in modo che siano in tempo per cadere nei conti degli archivi, e non tracciare nei flussi bancari.
Tali sono generalmente le principali direzioni di migliorare l'efficacia degli archivi, che, naturalmente, non sono esauriti e possono essere completati e specificati in ciascuna tema della Federazione Russa, tenendo conto delle specifiche locali.
In conclusione, vorrei dire quanto segue. Sebbene non tutti gli archivisti abbiano sentito il miglioramento della loro situazione materiale, questo non ci dà il diritto di perdere una possibilità reale per aumentare un business di archiviazione domestico a un livello più alto. Il presidente e il governo ci sono rivolti. Questo è un bisogno urgente per la società. Questo, alla fine, l'obiettivo strategico che abbiamo ritratto nel concetto di sviluppo di un caso d'archivio per il periodo fino al 2020 all'ultima riunione del nostro Consiglio e per ottenere una questione d'onore per noi come gestori archivi.
Concetto di informatizzazione del caso d'archivio della Russia
Approvato da Rosarhiv nel 1995
introduzione
I principali obiettivi dell'informatizzazione
Lo stato di informatizzazione dell'industria archivista
Le principali direzioni dell'informatizzazione
Software per le principali attività delle istituzioni di archiviazione
Disposizione linguistica
Documenti archivi su vettori non tradizionali
La cooperazione internazionale
Organizzazione di informazioni su informatizzazione
introduzione
Questo concetto è progettato per migliorare il lavoro nel campo dell'informatificazione delle istituzioni di archiviazione statale nella continua riforma del caso di archiviazione in Russia, l'intensità di introduzione di tecnologie di informazione progressiva in tutti i settori dell'economia nazionale.
Il concetto si basa sugli atti giuridici che regolano l'attività di archivio in Russia - "la base della legislazione della Federazione Russa sul Fondo di archivio della Federazione e dell'Archivio russa", "Regolamento sul fondo di archivio della Federazione Russa", sul Disposizioni di atti legislativi e documenti normativi che regolano i processi di informatizzazione a cui, in particolare, la legge della Federazione russa "sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni", "il concetto di informatizzazione della legge della Russia", "Nozioni di base sulla politica statale in L'informatizzazione ", nonché un certo numero di altri documenti, è approvata dai decreti del Presidente della Federazione Russa.
Durante lo sviluppo di un concetto, un sviluppo settoriale scientifico e metodologico, l'esperienza pratica delle istituzioni di archiviazione nazionali per la lavorazione con le tecnologie informatiche, vengono prese in considerazione attività degli archivi stranieri nel campo dell'informatizzazione.
Il concetto determina gli obiettivi principali, i principi e le priorità degli archivi e gli organismi di gestione delle attività d'archivio nel campo dell'informatizione, nonché le principali direzioni delle loro attività in questo settore. Il suo sviluppo è causato dalla necessità di ottimizzare l'organizzazione del lavoro su informatizzazione nelle istituzioni di archiviazione di tutti i livelli e intensificare queste opere.
Specialisti Rosarhiva, Vniidad, Rnickd, IPU del RF russo.
1. Obiettivi di base dell'informatizzazione
L'informatizzazione del caso d'archivio è il suo scopo principale dello sviluppo di un sistema razionale di formazione, garantendo la conservazione, l'uso completo della Fondazione d'archivio della Russia e la protezione delle sue risorse informative.
Tra i principali compiti del gas della Federazione russa, il più importante è garantire il diritto dei cittadini alle informazioni, fornendo loro ampio accesso alle risorse di informazione negli archivi di stato e nei centri di memorizzazione della documentazione (CHD). Attualmente, il loro utilizzo è difficile sia a causa della lontananza di molti archivi e come risultato di un livello non abbastanza alto di descrizione scientifica dei materiali di archivisti e del loro sviluppo tematico. Creazione di informazioni sui database di ricerca (database), le copie elettroniche dei documenti d'archivio con la possibilità di accesso remoto tramite reti e sistemi di telecomunicazione consentiranno l'accesso alle informazioni di archivio.
Il miglior database contabile aumenterà l'accuratezza delle informazioni e l'efficienza dell'informazione del volume e dello stato dei documenti archivistici servirà come base per la creazione di directory automatici di stock, vari puntatori, elenchi di fonti di istituzioni di acquisizioni, ecc., Compresa unerarchive e industria generale.
Creare un complesso di database sul logistico, del personale e dello stato finanziario degli archivi federali e dell'uso sistemi esperti Fornirà un'opportunità di aumentare la validità e l'efficienza della gestione e della pianificazione, monitorando l'attuazione delle decisioni prese.
La creazione di un apparato scientifico e di riferimento automatizzato, i database contenenti copie elettroniche di documenti, lo sviluppo dei sistemi di telecomunicazione migliorerà la fornitura di utenti con informazioni d'archivio, ti consentirà di risolvere più rapidamente le questioni di scambio di informazioni tra istituti di archiviazione, aiuterà Rafforzare l'interazione delle istituzioni d'archivio con enti governativi federali e regionali.
L'introduzione e l'uso attivo delle tecnologie di archiviazione automatizzate dovrebbero rendere il lavoro dell'archivista più produttivo e significativo, avendo consegnato dall'attuazione di molte operazioni di routine. L'uso delle moderne tecnologie dell'informazione aumenterà l'elenco dei servizi a pagamento, aumenterà la loro efficacia.
L'uso di norme tutto-russo e internazionale nell'automazione apre la strada verso gli archivi russi per l'integrazione nello sviluppo dello spazio di informazione tutto-russo per l'intensificazione della cooperazione internazionale.
2. Lo stato di informatizzazione dell'industria dell'archivio
Lavori sull'automazione della ricerca di informazioni d'archivio è iniziata nelle istituzioni d'archivio dell'URSS alla fine degli anni '70. È stato sviluppato un concetto che includeva le seguenti disposizioni: Solo la informatizzazione della ricerca di documenti archivistici relativi a complessi tematici selettivi, che hanno particolarmente importante importanza economica sociale e politica e nazionale, nonché i documenti che sono più spesso richiesti dai ricercatori ; Immissione di informazioni su tutti i documenti d'archivio sono troppo costosi e richiedono grandi costi del lavoro; Più opportuno per creare database di interferenza. È stata effettuata una decisione sulla voce graduale in un sistema automatizzato di informazioni sui documenti memorizzati negli archivi statali dell'URSS, a livello del Fondo.
Conformemente a questo concetto, è stato sviluppato un sistema di recupero automatico multifunzione automatizzato per un numero di complessi tematici di documenti di archivio, destinati ai servizi operativi di riferimento e informazione per i consumatori di informazioni sull'archivio, nonché per preparare un modo automatico di riferimento d'archivio libri.
Nel sistema automatizzato scientificamente informazioni tecniche (Asstituto per i documenti GAF URSS), implementato sul computer UE, comprendeva circa 70 mila descrizioni dei documenti degli archivi del Fondo; Il database di quattro complessi tematici all'inizio del 1990 includeva 176 mila descrizioni dei documenti d'archivio.
La manutenzione del database specificata ha permesso di accumulare schemi di informazione significativi in formato elettronico, la maggior parte dei quali è stata successivamente tradotta in PEVM; Ad oggi, includono circa 250 mila dischi. Di grande importanza per ulteriori lavori con questi database è stata l'esperienza di mantenere i thesauruss compilati dalle unità lessicali dei documenti descritti. L'esperienza della classificazione degli elementi del thesaurus, l'istituzione tra le relazioni della gerarchia, associazione e sinonimia tra loro è importante.
Aspetto computer personale segnato la vera rivoluzione nell'uso del computer e informatica, ha cambiato fondamentalmente gli approcci all'informatizzazione nel settore dell'archivio. Computer potenti, compatti e relativamente economici dotati di moderni softwareHanno fornito l'opportunità di utilizzare tecnologie automatizzate in molti tipi di lavoro nelle istituzioni di archiviazione, per svolgere in modo più efficiente e con meno costi del lavoro.
Attualmente, l'alloggio delle istituzioni di archiviazione statale con le attrezzature informatiche è irregolare, non può essere riconosciuta come soddisfacente. Negli archivi statali, più della metà del parco della macchina si riferisce a modelli obsoleti (Robotron, PC XT, PC AT / 286).
Quasi tutti gli archivi con i computer hanno iniziato a creare database come tematico, fornendo l'uso di documenti e in altre aree degli archivi. In generale, secondo gli archivi della Russia, queste due categorie sono presentate in frazioni ineguali sia nel numero di database che nel loro volume cumulativo. Secondo il numero di voci, il posto principale occupa database tematiche - 88,7%, il database della contabilità è del 10%, il restante 1,3% contiene informazioni amministrative e di gestione. Queste figure nascono uno stato completamente diverso negli archivi e nei centri dello stato dei livelli federali e degli agenzie di archivio dei soggetti della Federazione.
La massa principale del DB è concentrata negli archivi del livello federale - 77,6%. Sotto questo gruppo di archivi, i database contabili costituiscono l'1,4% e quasi l'intera quantità di informazioni inserite con account per database tematici - 98,5%. La situazione ha sviluppato nelle regioni: i volumi dei database contabili e tematici sono approssimativamente lo stesso - 40,0% e il 54,3%, rispettivamente. Nel settore dell'archivio delle risorse di informazione automatizzata (AIR), il database tematico degli archivi federali e dei centri è del 76,5%.
Le statistiche di cui sopra suggeriscono che il precedente inizio dell'informatizzazione negli archivi federali, i loro rapporti contrattuali con i partner stranieri hanno permesso di acquistare (o ricevere) tecniche e garantire finanziamenti parziali di lavoro sulla creazione del database. Nel prossimo futuro, puoi aspettarti un allineamento della situazione, poiché gli archivi regionali acquisiscono attivamente tecniche moderne, utilizzando il sostegno delle amministrazioni locali, adottano soluzioni organizzative e del personale per un'automazione intensiva dei lavori di archiviazione, alcuni di essi hanno stabilito relazioni contrattuali con oltremare partner.
Si dovrebbe affermare che per un certo numero di anni, lo sviluppo naturale dell'informatificazione delle istituzioni di archiviazione statale è in gran parte avvenuta, che era principalmente dovuto alla mancanza di una base metodologica e software per la regolazione coordinata e mirata dei processi di informatizzazione: software tipico ( Software) Nelle principali aree di attività delle agenzie di archiviazione, sviluppo metodico sull'affremento effettivo della tecnologia informatica nell'azienda di archivio, descrizioni delle descrizioni dei documenti di archivio in formato elettronico, uno con il ramo della disposizione linguistica (LU) di database e dati banche. Pertanto, la creazione di componenti elencati dell'informatizzazione e la loro attuazione nella pratica soddisfa gli interessi delle istituzioni d'archivio della Federazione Russa. Questo concetto e sviluppato sulla base delle sue disposizioni, il programma di informatizzazione passerà a un lavoro sistematico e metodicamente solido sull'informatazione del caso d'archivio della Russia.
3. Le direzioni e i principi principali dell'informatizzazione
Le principali direzioni dell'informatizzazione del caso d'archivio fluiscono dai principali compiti e funzioni delle istituzioni del gas della Russia:
garantire la sicurezza e le registrazioni pubbliche dei documenti del Fondo d'archivio della Federazione Russa (AF RF);
completamento della RF AF e dell'esperienza del valore dei documenti;
attività di informazione scientifica degli archivi, dell'uso e della pubblicazione dei documenti dell'AF RF;
gestione organizzativa e metodologica e controllo sul lavoro degli archivi statali e dipartimentale e dell'organizzazione dei documenti nell'office dell'Ufficio delle istituzioni.
Regolamento significativo e digitazione delle attività degli archivi che memorizzano i documenti su base cartacea, crea prerequisiti per l'uso diffuso del principio di digitazione nello sviluppo e nell'attuazione dei processi tecnologici automatizzati delle informazioni. Le funzionalità esistenti nel lavoro di archivi con documenti sui vettori cinematografici possono richiedere la creazione di software specializzati e complessi tecnici per loro. Insieme a questo, è attualmente la necessità di sviluppare approcci concettuali all'organizzazione e agli aspetti tecnologici di lavorare con documenti sui media leggibili da computer. La direzione più importante dell'uso delle moderne tecnologie dell'informazione nelle attività delle istituzioni di archiviazione è l'organizzazione della contabilità dei documenti del Fondo d'archivio della Federazione Russa. Con l'implementazione di questa direzione primaria, la creazione di un apparecchio di riferimento automatizzato è strettamente correlato, che utilizza informazioni accumulate durante il processo contabile.
La seconda direzione dell'informatizzazione è focalizzata sull'esecuzione automatizzata del lavoro relativo al reclutamento dell'AF RF. Include la contabilità delle istituzioni - fonti di reclutamento, supporto informativo per determinare la composizione dei documenti da conservare in segni di stato.
La terza direzione copre i compiti di utilizzo e pubblicazione dei documenti: l'organizzazione delle richieste di informazioni d'archivio, migliorando i processi di ricerca, selezione, concessione e copia dei documenti, contabili per il rilascio di casi ai ricercatori, elaborando e rilasciare riferimenti di archiviazione, contabilizzando il Uso dei documenti. Uno dei risultati della risoluzione del problema di tenendo conto dell'uso è la logica per la composizione del fondo assicurativo e il Fondo d'uso, che a sua volta si riferisce ai compiti decisi come parte della direzione di garantire la sicurezza dei documenti.
La quarta direzione è l'uso di strumenti di automazione per le opere di ricerca e metodologiche negli archivi statali. Ciò contribuisce all'uso di sistema di sistema altamente efficiente e software applicato, compresi i processori di testo e tabulari, sistemi di pubblicazione, sistemi di gestione del database, ipertesto e tecnologie multimediali.che consentono di creare database contenenti copie di documenti, raccolte di documenti di archivio, riferimento e pubblicazioni di informazioni.
La quinta direzione dell'informatizzazione è l'automazione delle funzioni organizzative e di gestione delle istituzioni di archiviazione. Le tecnologie automatizzate servono come strumento per il supporto delle informazioni da parte della gestione dello Stato, analizzando le loro attività, lo stato del caso archivio nelle regioni. L'uso di fondi del software EDT e software specializzato contribuisce alla riduzione dell'intensità del lavoro e migliora l'efficienza del lavoro relativo alla gestione dell'archivio. Le attività separate hanno un carattere locale (gestione del personale, contabilità, ecc.), Altri ("passaporto dell'archivio", ecc.) - Sono implementati in combinazione con i compiti eseguiti in altre direzioni.
Le aree di informatizzazione elencate sono strettamente correlate alla composizione delle informazioni iniziali e alle attività risolte. Pertanto, la loro attuazione dovrebbe essere eseguita in una determinata sequenza che riduce al minimo il costo delle risorse durante l'ottenimento del maggiore effetto.
L'informatizzazione del caso d'archivio della Federazione Russa si basa sui seguenti principi di base:
continuità in relazione al sistema consolidato tradizionale di contabilità statale e NSA ai documenti del RF AF, il controllo garantisce la sicurezza e la contabilità dell'uso dei documenti;
continuità nello sviluppo di tecnologie di archiviazione automatizzate: ogni versione successiva della tecnologia di un determinato tipo consente risorse informativeaccumulato all'interno della versione precedente;
sistematiche nell'attuazione di soluzioni tecnologiche e di informazione come istituzione di archiviazione singola e gruppo di istituti di archiviazione: AAT è un software e un complesso tecnico che garantisce il funzionamento razionale dei database correlati;
unificazione intra-separabile dei metodi della descrizione, della presentazione, della trasmissione e del trattamento dei dati in forma elettronica nel quadro delle principali attività delle istituzioni d'archivio;
congelato con sistemi informativi di istituzioni-fonti di acquisizioni e istituzioni che sono consumatori permanenti di informazioni di archiviazione, con sistemi di trasmissione dati fuori secolo.
4. Software per le principali attività delle istituzioni di archiviazione
Nel contesto dell'ampia introduzione di tecnologie e sistemi automatizzati nella pratica del lavoro di istituti di archiviazione, la digitazione di metodi e soluzioni di progettazione sta diventando determinato nello sviluppo del loro supporto tecnico, algoritmico, software, informazione e organizzativo. Quando si sviluppano tali sistemi che utilizzano moduli tipici, i costi totali, lo sviluppo e il tempo di implementazione sono ridotti, l'affidabilità del software aumenterà a causa del controllo multiplo, la formazione è facilitata e migliorando le qualifiche degli utenti. L'uso di tecnologie tipiche archiviazioni fornisce compatibilità dei database creati da varie istituzioni di archiviazione, la capacità di combinarli in un'unica rete di informazioni di archiviazione con relazioni orizzontali tra istituti d'archivio di un livello e connessioni verticali tra istituti di archiviazione di diversi livelli.
La creazione di cataloghi automatizzati regionali automatizzati, database di archivio centralizzato, come la directory centrale delle azioni, il registro statale del patrimonio culturale della Russia (in termini di documenti univoci dell'AF RF), il database sull'archivio e il database straniero, il database su Bibliografia archivale, ecc. È impossibile senza l'introduzione di tipiche tecnologie di archivio. Le tecnologie tipiche consentiranno all'utente la stessa facilità di lavorare in vari archivi senza passare del tempo per la riqualificazione.
L'uso di tecnologie tipiche fornirà scambio rapido e affidabile di informazioni tra i marchi di stato e gli organismi di gestione dell'Archivio, che è importante per prendere decisioni tempestive e di gestione del suono. Modello Soluzioni tecnologiche compatibili con lo sviluppo I sistemi di informazione regionali e federali saranno rapidamente e qualitativamente soddisfano le richieste di organismi legislativi ed esecutivi.
I principi tecnologici unificati che tengono conto degli standard internazionali forniranno un'opportunità per la partecipazione attiva e piena di archivi russi nei sistemi e nelle reti internazionali della biblioteca di archivisti.
Il supporto delle informazioni per le principali attività degli archivi di stato e dei centri di documentazione viene effettuata creando un software tipico, la sua implementazione, l'uso pratico di un complesso di database interrelato. Nella versione ottimale, questi database funzionano in locale rete di calcolo (LAN) Istituto d'archivio come complesso locale o basi distribuite dati. Il nucleo di questo complesso è il database contenente informazioni (a livello del Fondo e Oops) della natura contabile, la conservazione dei materiali d'archivio, la composizione e il contenuto dei documenti. Questo database chiave può essere praticamente implementato sotto forma di un database locale o distribuito (con una distribuzione orizzontale o verticale di array), a seconda della portata dei documenti di archivio, delle apparecchiature tecniche, delle posizioni di archiviazione.
Al software standard per i marchi di stato e i centri di documentazione si riferiscono software per il database di collaborare con le agenzie di origine dell'acquisizione, secondo la contabilità dei documenti di archivio e monitorando la loro sicurezza, sulla contabilità dell'uso dei documenti di archivio; Per gli organismi di gestione dell'archivio - per i database "Catalogo dei fondi", "Passaporto di archivio". Tutti i database elencati sono associati a un database chiave o direttamente nel processo del loro funzionamento, o per natura e formati comuni al DB di informazioni.
L'opzione ottimale per fornire una singola politica nel campo dell'informatizzazione in scala graduale generale è lo sviluppo e la replica su tutti gli archivi dello stesso software per ciascuno dei tipi specificati di database. Per implementare questo approccio, attualmente non ci sono ostacoli fondamentali. L'analisi dei materiali del sondaggio delle istituzioni d'archivio, lo studio delle strutture dei database esistenti ha dimostrato che il database di somiglianza è basato su serie di indicatori simili alla stessa interpretazione. La traduzione delle informazioni accumulate nel nuovo database è tecnicamente semplice.
Archivi, informatizzazione dei principianti dal lavoro in un tipo adottato per il settore, utilizza automaticamente set standardizzati di indicatori e formati di dati.
La composizione del software standard è determinata dai documenti normativi e metodologici esistenti che regolano le attività delle istituzioni di archiviazione, la natura dei flussi di informazione intra-industriali stabiliti. Allo stesso tempo, può essere ampliato sulla base delle pratiche di lavoro con documenti d'archivio.
L'istituto d'archivio, che ha preso la decisione di sviluppare il proprio software invece di utilizzare standardizzato, include un elenco standardizzato di campi nella struttura dei file di informazione e prevede le procedure per la loro trasformazione nel formato adottato dall'industria per garantire il loro trasferimento ad altro banche dati. Tuttavia, questo percorso è meno razionale dal punto di vista dei costi materiali e intellettuali.
Le prospettive più vicine dell'informatazione dettano non solo la necessità di creare un software standard per i marchi di stato, ma anche complessi interconnessi di software tipici per istituti di archiviazione di diversi livelli nelle catene "Archivio stato - il corpo di gestione del caso d'archivio dell'argomento del tema Federazione - Rosarhiv "," Archivio federale - Rosarhiv ".
(dal sito "Archivi della Russia").
Nel contesto dell'ampia introduzione di tecnologie e sistemi automatizzati nella pratica del lavoro delle istituzioni d'archivio, la digitazione di metodi e soluzioni di progettazione sta diventando determinato nello sviluppo del loro supporto tecnico, algoritmico, software, informazione e organizzativo di Gost R. 51141-98 Lavoro d'ufficio e causa dell'archivio. Termini e definizioni [risorsa elettronica]: / Standard Standard approvato dalla risoluzione del Gostandart della Russia dal 27.02.1998 №28 // ATP "GARANT", URL: http: //www.garant.ru., 2014 .. Lo sviluppo di tali sistemi con l'uso di moduli tipici riduce i costi totali, lo sviluppo e il tempo di implementazione, l'affidabilità del software aumenta a causa del controllo multiplo di esso, è più facile per la formazione e le qualifiche degli utenti avanzati.
L'uso di tipiche tecnologie archivistiche fornisce compatibilità dei database (di seguito denominata come database) creata da varie istituzioni di archiviazione, la capacità di combinarli in un'unica rete di informazioni di archiviazione con relazioni orizzontali tra istituti d'archivio di un livello e connessioni verticali tra istituti di archiviazione di diversi livelli.
Creazione di cataloghi di azioni automatizzati regionali, database di archivio centralizzato, come la directory azionario centrale, il registro dello stato del patrimonio culturale della Russia (in termini di documenti unici dell'AF RF), database su archivisti e database stranieri per bibliografia archivale, ecc. . È impossibile senza l'introduzione di tipiche tecnologie di archivio. Le tecnologie tipiche consentiranno all'utente la stessa facilità di lavorare in vari archivi senza passare del tempo per la riqualificazione.
L'uso di tecnologie tipiche fornirà scambio rapido e affidabile di informazioni tra i marchi di stato e gli organismi di gestione dell'Archivio, che è importante per prendere decisioni tempestive e di gestione del suono. Modello Soluzioni tecnologiche compatibili con lo sviluppo I sistemi di informazione regionali e federali saranno rapidamente e qualitativamente soddisfano le richieste di organismi legislativi ed esecutivi.
I principi tecnologici unificati che tengono conto degli standard internazionali forniranno un'opportunità per la partecipazione attiva e piena di archivi russi nei sistemi e nelle reti internazionali della biblioteca di archivisti.
Il supporto delle informazioni per le principali attività degli archivi statali e dei centri di documentazione viene effettuata creando un software tipico, la sua implementazione, l'uso pratico di un complesso di database interrelati. Nella versione ottimale, questi database operano in una rete di elaborazione locale (LAN) dell'istituto di archivio come complesso di database locali o distribuiti. Regole di base del lavoro degli archivi delle organizzazioni [risorsa elettronica]: // ATP "GARANT", URL : http: //www.garant. ru., 2014 .. Il kernel di questo complesso è un database contenente informazioni (a livello del Fondo e Oops) della natura contabile, la conservazione dei materiali di archivio, la composizione e il contenuto di documenti.
Al software standard per i margini statali e i centri di stoccaggio, il software per il database deve lavorare con le fonti di fonti dell'acquisizione, secondo i documenti di archivio e il monitoraggio della loro sicurezza, sulla contabilità per l'uso di documenti di archivio; Per l'archivio Autorità di gestione aziendale - per i database "Catalogo dei fondi", "Tipo di archivio". Tutti i database elencati sono associati a un database dei tasti o direttamente nel processo del loro funzionamento, o per natura e formati comuni al database di informazioni.
L'opzione ottimale per garantire una singola politica nel campo dell'informatizzazione in scala generale è lo sviluppo e la replica su tutti gli archivi dello stesso sublista di ciascuna delle specie di database specificate. Per implementare questo approccio, attualmente non ci sono ostacoli fondamentali. Analisi dell'analisi del sondaggio delle istituzioni di archiviazione, lo studio delle strutture basi esistenti I dati hanno dimostrato che un database di similarità si basa su serie simili di indicatori con la stessa interpretazione della produzione di gost r. 51141-98 "produzione doganale e business dell'archivio. Termini e definizioni "[risorsa elettronica]: / Standard statale approvato dalla risoluzione del Gostandart della Russia dal 27.02.1998 №28 // ATP" GARANT ", URL: http: //www.garant.ru., 2014. Traduzione Di informazioni accumulate in nuovi database sono più tecnicamente semplici.
Le immediate prospettive di informatizzazione dettano non solo la necessità di creare un software standard per i marchi di stato, ma anche complessi interconnessi di software tipici per istituti di archiviazione di diversi livelli nelle catene "Archivio stato - il corpo di gestione del caso d'archivio dell'argomento del soggetto del tema Federazione - Rosarhiv "," Archivio federale - Rosarhiv ".
