56 организация коллективной деятельности в компьютерных сетях. Коллективные сетевые сервисы в Интернете. Личные и коллективные сетевые сервисы

Компьютерные средства коллективной работы в сети

Шон Б. Еом

1. Введение

2. История и развитие вопроса

3. Программные средства совместной работы связи

4. Программное обеспечение коллективной работы для поддержки хранения и поиска информации

5. Программное обеспечение коллективной работы для поддержки принятия решений

6. Будущее компьютерных систем поддержки коллективной работы

Обзор

В связи с совершенствованием передачи данных основная цель автоматизированных информационных систем сегодня - помочь группам сотрудничающих индивидуумов преодолеть временные и пространственные барьеры. «Программное обеспечение коллективной работы" - общий термин для информационных систем, которые дают группе людей возможность осуществлять совместную деятельность, например, создавать новые продукты, писать отчеты по реализации проекта, разрабатывать программное обеспечение для компьютеров, принимать решения и т. п. Такие сети, предназначенные не только для совместной работы, но и для получения знаний, часто определяются термином «компьютерные средства коллективной работы в сети». Их также можно рассматривать пак академическую дисцип­лину, включающую в себя множество дисциплин, которые изучают влияние компьютерной и родственных ей технологий на поведение и производитель­ность группы, а также процессы проектирования, разработки и претворения в жизнь информационных систем для поддержки групп людей, трудящихся сообща. Эта дисциплина основана на информатике, когнитивистике, психологии, социологии, антропологии, этнографии, организационном поведении и информационных системах управления.

1. Введение

На заре эры вычислительной техники применение информационных технологий было ориентировано на увеличение производительности отдельных сотрудников. С появлением телекоммуникационных технологий акцент в применении информационных технологий сместился в сторону помощи совместно работающим ин­дивидуумам, а также организации в целом. Согласно Форману (Forman , 1998), по данным на 1998 г. примерное количество пользователей сетевого программного обеспечения превышало 43 млн., что указывало на рост их числа (примерно 20 млн. пользователей Lotus No tes/Domino , 10,4 млн. пользователей Nowell `s GroupWise и 13 млн. пользователей Microsoft Exchange ).

Компьютерные системы поддержки коллективной работы и программное обеспечение коллективного пользования

Термин «компьютерные средства коллективной работы в сети» зачастую используется наряду с термином «совместная работа на базе компьютеров». Согласно Йохансену (Johansen, 1998 ), термин «совместная работа на базе компьютеров» используется как синоним терминов «программное обеспечение коллективного пользования», «программное обеспечение работы команды», «технологическая поддержка деятельности рабочей группы», «коллективные системы поддержки принятия решений», «коллективная автоматизированная работа», «совместная автоматизированная работа», «коммуникации с помощью компьютера», «расширенная мастерская знаний»- (augmented knowledge workshop - электронное пространство, в котором осуществляется производство и воспроизводство знания, от поиска необходимых источников до публикации работ и обсуждения результатов, «автоматизированное сотрудничество», «группы с компьютерной поддержкой» и «гибкие интерактивные технологии для осуществления коллективных задач». Однако, похоже, достигнуто соглашение, что термин «программное обеспечение коллективного пользования» является общим для информационных систем, предназначенных для рабочих групп. «Программное обеспечение коллективного пользования» является общим термином для информационных систем, которые дают группе сотрудничающих индивидуумов возможность осуществлять совместную деятельность - создавать новые продукты, писать отчеты по реализации проектов, разрабатывать программное обеспечение для компьютеров, принимать решения и т. п. Эта группа сотрудничающих индивидуумов, преодолевающих временные и пространственные барьеры, не только осуществляющих трудовую деятельность, но также расширяющих область своих познаний, часто называется термином «коллектив, совместно работающий на базе компьютеров».

Программное обеспечение коллективного пользования позволяет группе сообща работающих индивидуумов осуществлять совместные действия с целью достижения поставленных задач посредством облегчения коммуникаций, использования общих данных и информации и усовершенствования деятельности по принятию решений. Коллективы, совместно работающие на основе компьютеров, зачастую классифицируются в зависимости от функций программного обеспечения, с помощью которого осуществляется работа:

Программное обеспечение коллективного пользования для управления коммуникациями;

Программное обеспечение коллективного пользования для обеспечения процесса пользования общей информацией;

Программное обеспечение коллективного пользования для поддержки принятия решений.

Компьютерные системы поддержки коллективной работы как академическая дисциплина

Компьютерные средства коллективной работы в сети также могут рассматриваться как академическая дисциплина, включающая в себя множество дисциплин, которые изучают влияние компьютерной и родственных ей технологий на поведение и производительность группы, а также процессы проектирования, разработки и претворения в жизнь информационных систем для поддержки группы людей, трудящихся сообща. Дисциплина «Компьютерные средства коллективной работы в сети» основала на таких дисциплинах, как информатика, когнитивистика, психология, социология, антропология, этнография, организационное поведение и информационные системы управления. Как и в состав информационной системы любого вида, в состав систем совместной работы на базе компьютеров входит аппаратное обеспечение, программное обеспечение, данные, процедуры и люди. Работа совместно с другими людьми неизбежно влечет за собой контакты, использование общих данных и информации и совместное решение проблем. Чтобы это стало возможным, компьютеры пользователей нужно объединить в локальную сеть или офисную телефонную сеть, которая может быть подключена к глобальным сетям и Интернету. В этом состоит принципиальная разница между индивидуальными информационными системами и информационными системами для рабочих групп.

2. История и развитие вопроса

Многие люди, стоявшие у истоков компьютерных технологий, мечтали об использовании компьютеров для оказания поддержки группам сообща трудящихся работников. Дуг Энгельбарт (Doug Engelbart ) был одним из них. Он предсказывал, что компьютеры будущего смогут расширить границы человеческого интеллекта «благодаря сотрудничеству на основе и с помощью новых технологий ». Его лаборатория по созданию расширенной мастерской знаний работала над некоторыми фундаментальными вопросами, которые очень существенны для понимания компьютерных систем поддержки совместной работы. Они включают в себя диалог и его запись, организацию телеконференций, совместное создание документации, планирование, базы данных коллективного пользования и контакты с примене­нием средств мультимедиа (Johansen, 1988 ). Два наиболее широко используемых компонента программного обеспечения коллективного пользования (электронная почта и компьютерные конференции) появились в 1970-х гг. В 1980-х гг. мы были свидетелями появления основных терминов и идей из области совместной работы на базе компьютеров, таких как программное обеспечение коллективного пользования, коллективные системы поддержки принятия решений, совместная работа на базе компьютеров и телеконференции. В настоящее время системы поддержки групп и электронные системы организации совещаний считаются наиболее важными составляющими систем поддержки принятия решений. Читатель может найти краткую историю этого вопроса и части 1 книги Грифа (Grief, 1988 ) и главе 1 книги Йохансена (Johansen, 1988 ).

3. Программные средства совместной работы связи

Электронная почта

Электронная почта (e-mail) является самой распространенной и пользующейся наибольшим успехом формой коммуникационного программного обеспечения коллективного пользования. Каждый, у кого есть электронный адрес, может посылать электронные сообщения любому другому человеку, у которого тоже есть адрес электронной почты, на любой соединенный с сетью компьютер и любой точке земного шара. С помощью программного обеспечения для работы с электронной почтой, например Eudora Pro, можно создавать электронные сообщения и делать вложения в них. Функция вложения используется для отправки по почте документов любого типа, например текстовых документов, электронных таблиц, изображений, файлов баз данных и т. д.

Программное обеспечение для фильтрации текста . Эта группа технологий расширяет возможности электронной почты посредством использования искусственного интеллекта, чтобы помочь пользователю в структурировании, направлении и фильтрации сообщений. Потребность в этих услугах обусловлена тем, что постоянно растет количество почты, которая почти или совсем не нужна пользователю. Программное обеспечение для фильтрации может обеспечивать доставку пользователям только персональных сообщений, содержащих важные для них новости, а также помогает находить информацию, необходимую пользователям в процессе принятия решений . Сообщения могут фильтроваться для того, чтобы не прерывать работу участников группы чтением ненужных сообщений (Malone et al. 1989 ).

Системы проведения конференций на основе компьютеров

Системы проведения конференций на основе компьютеров дают возможность группе сообща работающих людей обмениваться своими мнениями, идеями или информацией при обсуждении какого-либо вопроса, преодолев временные и пространственные барьеры. Когда группа людей, которым нужно принимать участие в конференции, не может собраться одновременно в определенном месте, традицион­ную личную встречу провести невозможно. В настоящее время существует масса разновидностей систем проведения конференций, включая компьютерные конференции (совещания, проводимые с помощью электронной почты), конференции с использованием настольных персональных компьютеров, телеконференции, видеоконференции и конференции, проводимые с помощью средств мультимедиа.

Компьютерные форумы - это разновидность электронной почты, когда сооб­щения систематизируются по темам, а диалоги зачастую организовываются модератором. Система компьютерных конференций, также известная как асинхронная система организации совещаний, может быть использована для обмена информацией на заданную тему в случае, если личные встречи необязательны или трудноосуществимы. Применение этой системы позволяет сэкономить время и деньги, которые обычно тратятся наличные встречи и на проезд. Альтернативами асинхронных компьютерных конференций являются интерактивные компьютерные конференции в режиме реального времени (синхронные) и видеоконференции, которые лишены недостатков, свойственных асинхронным конференциям (отсутствие одновременности). Системы организации телеконференций или сис­темы организации конференций с помощью средств мультимедиа позволяют находящимся в различных местах участникам видеть и слышать друг друга с помощью аудио - и видеоустройств.

Системы организации конференций с использованием персональных компьютеров - это разновидность систем организации конференций в режиме реального времени на базе компьютеров, предназначенная для отдельных участников, которые ведут переговоры с другими участниками, находящимися в различных местах, в то время как проведение телеконференций подразумевает ведение переговоров группой участников, находящихся в специально для этого оборудованном помещении, с аналогичными группами людей, находящимися в других местах. Помещение для проведения телеконференций оборудовано большим экраном общего пользования и выделенным каналом. Важной особенностью синхронных систем коллективной работы, таких как система организации конференций с использованием персонального компьютера, является то, что система должна иметь средства для того, чтобы вывести окно обычного программного приложения для индивидуального пользователя на большое количество персональных компьютеров или рабочих станций, а также для того, чтобы с любого персонального компьютера или рабочей станции обеспечить ввод информации, которая бы одновременно являлась вводимой информацией для всех компьютеров, участвующих в конференции. Помимо персонального компьютера необходимое аппаратное обеспечение включает в себя микрофон и громкоговоритель, а также камеру и видеомонитор. Каждый из участников видит общую область (область общего пользования, предназначенную для совместной работы), где каждому из участников представлена одна и та же информация («что вижу я, то видите и вы»), а также свою личную рабочую область, содержащую окно индивидуального программного приложения. Intel Corp. выпустила законченную систему для организации видеоконференций, TeamStation 4.0, созданную на базе процессора Pentium II и работающую с операционной системой Windows NT 4.0. Эта система для организации видеоконференций в специализированном помещении предоставляет пользователям большое количество аппаратного и про­граммного обеспечения, в частности дуплексный спикерфон, беспроводную клавиатуру и мышь, камеру автоматического слежения, мультимедийный монитор с высоким разрешением. Все это предназначено для использования на базе цифровых сетей с предоставлением комплексных услуг (сетей ISDN) и на базе локальных сетей. Система TeamStation может обеспечивать частоту, равную 30 кадрам в секунду (Santoni, 1998 ).

Коллективное оформление документации , планирование , оформление графических материалов

Коллективное оформление документации (групповая разработка документации) - это создание документации одновременно группой сотрудников. Использование системы для коллективного оформления документации позволяет каждому члену рабочей группы создавать и редактировать свои собственные разделы каких-либо документов (например, предложения по реализации проекта, отчеты о заседаниях комитета, брошюры, документацию, созданную с помощью информационных систем, и т. д.), в которые могут входить текст, графика, электронные таблицы и т. п. Аппаратное обеспечение для этой системы включает в себя файловый сервер, с которым соединены персональные компьютеры рабочей группы. На нем сосредоточена вся документация группы. Файловый сервер - это компьютер, который входит в локальную сеть и управляет базой данных, находящейся на его жестком диске. Чтобы группа могла совместно создавать документы, нужно спе­циализированное программное обеспечение, позволяющее индивидуумам опре­делять местоположение документов.

4. Программное обеспечение коллективной работы для поддержки хранения и поиска информации

Системы управления базами данных для рабочих групп (СУБД для рабочих групп)

Хранение и поиск информации являются фундаментальными функциями автоматизированных информационных систем. Храпение данных осуществляется на вто­ричных устройствах хранения информации, например на жестком диске, при этом используется несколько иерархических уровней данных: бит, байт, поле, запись, файл и база данных. Данные представляют собой необработанную информацию, которую собирают внутренние подразделения организации, например отдел продаж или производственный отдел. Полная информация о каком-либо клиенте хранится в виде записи, которая имеет структурированный формат. Это означает, что каждая запись содержит определенные поля заданной длины, такие как фамилия, имя, отчество, адрес, штат, почтовый индекс, номер телефона и т. д. Совокупность записей (например, записей по каждому клиенту) представляет собой файл. А совокупность сгруппированных и связанных между собой файлов представляет собой базу данных. СУБД для рабочих групп - это программное обеспечение для управления (ввода, обновления, систематизации, осуществления запросов, создания отчетов и т. д.) базами данных. Такие СУБД, как Microsoft Access , Microsoft FoxBase , dBase и т. д. могут использоваться как одним человеком, так и группой людей. Различие между СУБД для рабочих групп и индивидуальных СУБД состоит в том, что СУБД для рабочих групп контролируют совместное использование данных. Чтобы увидеть, каким образом два и более пользователей могут обрабатывать одну и ту же информацию одновременно (или в разное время), читателю рекомендуется обра­титься к книге Крёнке и Хатча (Kroenke . & Hatch, 1994 ).

Системы автоматизации делопроизводства

Технические средства для совместной работы на базе компьютеров, такие как электронная почта с функцией вложения, могут использоваться для налаживания документооборота в офисе. Прикладные программы автоматизации делопроизводства охватывают все виды вопросов, связанных с деятельностью в офисе, которые должны быть изучены и приняты к исполнению, а также требуют утверждения со стороны некоторых лиц, таких как мастер, менеджер, вице-президент и т. п. Чтобы модернизировать и ускорить обработку документа, многие операции, например утверждение финансового отчета о командировочных расходах или обработка заказов, можно производить системами автоматизации делопроизводства.

Планирование деятельности рабочих групп (составление повестки дня рабочих групп)

Системы планирования для рабочих групп упрощают процесс планирования их ежедневной, еженедельной и долгосрочной деятельности. Работая с базой данных коллективного пользования и программами-планировщиками, организация может свести к минимуму накладки в расписании членов группы.

Системы текстовых баз данных для открытых рабочих групп

Системы текстовых баз данных для открытых рабочих групп - эффективный способ доступа к неструктурированным текстовым данным, находящимся в памяти для храпения материалов организации. Память для хранения материалов организации (или открытая база данных) - это совокупность текстовых данных, полученных из электронных сообщений, электронных досок объявлений и коллективных систем организации конференций. Если память содержит текстовые данные, отражающие деятельность группы, ее часто называют групповой памятью. Это важный корпоративный ресурс, который может использоваться при решении задач, работе с клиентами и в других случаях. Например, чтобы ответить на вопрос клиента относительно неправильного функционирования приобретенного това­ра, представитель отдела по работе с клиентами может обратиться за информацией к коллективной текстовой базе данных и найти подходящее решение.

При храпении текстовых данных эффективным способом систематизации очень больших объемов информации является гипертекст. Использование гипертекста обеспечивает пользователям быстрый и удобный доступ к информации, содержащейся в больших документах. Страничка из Всемирной паутины - хороший пример документа, систематизированного с помощью гипертекста. Коллективное использование гипертекста позволяет людям проводить сеанс распределенной работы в режиме реального времени, С помощью коллективного использования гипертек­ста группа пользователей, распределенная в пространстве и работающая сообща, может одновременно просматривать и редактировать различные элементы гипертекста. Действия пользователя немедленно отображаются на дисплеях всех участников, выбравших для работы режим взаимодействия с сильной связью. Если пользователь выбирает режим взаимодействия со слабой связью, он может предпринимать какие-либо действия, которые не будут сразу видны остальным.

Lotus Notes является лидером среди программного обеспечения для пользова­ния открытыми базами данных посредством компьютерных сетей организации. Lotus Notes имеет массу важных особенностей. В отличие от обычных баз данных, таких как Microsoft Excel, dBase или FoxBase , банки данных Lotus Notes хранят документы, которые содержат графические данные, электронные таблицы, текстовую информацию, и т. д. в форме одной записи. Более того, это программное обеспечение совместимо со многими популярными текстовыми редакторами, программами для работы с электронными таблицами и графическими пакетами для персонального компьютера. Lotus Notes может работать из-под различных операционных систем и с различным аппаратным обеспечением. Оно может быть использовано при работе на любых компьютерах с операционными системами OS/2, Windows или Unix , а также некоторыми популярными сетевыми операционны­ми системами, включая Novell , Banyan и IBM . Совместимости Lotus Notes упрощает процесс пользования общей информацией и совместную работу пользователей в больших организациях мирового масштаба.

5. Программное обеспечение коллективной работы для поддержки принятия решений

Программы для работы с электронными таблицами для рабочих групп

Программы для коллективной работы с электронными таблицами - это разновидность программного обеспечения коллективного пользования, предназначенная для обеспечения крупномасштабного анализа электронных таблиц в многоуровневых организациях, состоящих из отделов, подразделений и центрального офиса. Ежемесячные отчеты по продажам создаются каждым отделом в определенном формате с использованием единого для компании стандартного шаблона. Шаблон содержит одинаковое количество зависимых и независимых переменных стандартного вида и формулу, которые определяют связь между ними. Отчеты по продажам, представленные всеми отделами продаж, могут быть объединены в совокупность электронных таблиц для каждого подразделения (например, восточного, западного, северного и южного подразделений), которые, в свою оче­редь, могут входить в состав единой для всей компании электронной таблицы.

Руководство проектом рабочей группы

Управление проектом связано с планированием, разработкой графика, наблюдением и контролем над деятельностью по осуществлению проекта и с распоряжением необходимыми для этого денежными средствами . Разработка нового товара или проектирование и введение в строй новых производственных мощностей являются примерами сложных проектов, которые состоят из множества отдельных задач (иногда более десяти тысяч), осуществляемых множеством различных отделов (отделом проектирования, отделом закупок, производственным отделом и т. д.) и отдельными индивидуумами. Целью управления проектом является завершение проекта в срок, без каких-либо задержек. Методам управления посвящено большое количество программных пакетов, которые помогают планировать до нескольких тысяч видов деятельности и предназначены для того, чтобы помочь менеджеру сконцентрироваться на управлении особо важными видами деятельности. Информационные системы по управлению проектом имеют графический пользовательский интерфейс и позволяют руководителям лучше планировать и координировать разнообразные виды деятельности большого числа отделов. Благодаря общему пользованию планами проекта и сопутствующей информацией, хранящейся на файловом сервере, система осведомляет все отделы организации о степени зависимости каждой осуществляемой задачи от других и таким образом вносит свой вклад в дело своевременного завершения проекта.

В продаже имеется масса коммерческих продуктов, таких как Team Manager 97 от Microsoft Corporation , Lotus Notes, Microsoft Exchange и Livelink Intranet (версия 8) от OpenText Corporation . Они могут использоваться для наблюдения и отчета сотрудников о ходе реализации проекта и его завершении.

Групповые системы поддержки принятия решений, системы поддержки групп, электронные системы организации совещаний

Системы поддержки принятия решений являются разновидностью автоматизированных информационных систем. Только в 1970-х гг. ученые обратили внимание, насколько важную роль играют автоматизированные информационные системы в поддержке менеджеров и их частично структурированной или совсем не структурированной деятельности, связанной с принятием решений. Понятие групповых систем поддержки принятия решений основано на понятии систем обеспечения принятия решений (см. СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ). С 1980-х гг. всему, что связано с групповыми системами обеспечения принятия решений, уделяется много внимания. Групповая система поддержки принятия решений является «интерактивной автоматизированной системой , которая способствует облегчению принятия решений по неструктурированным вопросам лицами, работающими сообща и представляющими собой группу» (De-Sanctis & Gallupe, 1985 ). Поддержка группового принятия решений требует дополнительного специализированного аппаратного обеспечения, программного обеспечения, человеческих ресурсов, данных и процедур. Каждый из членов группы имеет персональный компьютер или рабочую станцию, которая соединена с персональными компьютерами других членов группы, а также с одним или несколькими большими экранами общего пользования для того, чтобы каждый из участников группы мог видеть информацию, вводимую другими. Программное обеспечение для групповых систем обеспечения принятия решений должно поддерживать специализированные функции, такие как анонимный ввод идей и комментарии пользователя, составление перечня информации, вводимой пользователями, голосование, ранжирование альтернативных решений и их вывод на экран. Человеческая составляющая групповых систем поддержки принятия решений включает в себя модератора группы, который проводит сессию и является своего рода связным между группой и компьютерной системой.

В начале 1990-х гг. появилось понятие систем поддержки групп, которое давало более общий взгляд на удовлетворение потребностей рабочих групп в поддержке принятия решений и коммуникациях. Системами поддержки группы называ­ются автоматизированные информационные системы, использующиеся для поддержки совместной интеллектуальной работы (Jessup & Valcich, 1993 ). Это определение систем поддержки групп подразумевает, что они позволяют осуществлять коммуникации, общее пользование информацией и ее поиск, а также деятельность по принятию решений. Деннис и др. (Dennis et al, 1988 ) дали такое определение термину «электронные системы организации совещаний», которое они считали общим, включающим в себя термины «групповые системы поддерж­ки принятия решений», «системы поддержки групп» и «компьютерные средства коллективной работы в сети":

Основанное на применении информационных технологий (ИТ) окружение, осуществляющее поддержку групповых совещаний, которые могут быть распределены как по времени, так и в пространстве. ИТ-окружение включает в себя (но не ограничивается этим) распределенное оборудование, программное и аппаратное обеспечение, аудио - и видеотехнику, процедуры, методики, вспомогательные средства и данные, необходимые для работы группы. Задачи группы включают в себя (но не ограничиваются этим) коммуникации, решение проблем, обсуждение возникающих вопросов, переговоры, разрешение конфликтов, системный анализ и проектирование и совместные действия группы, такие как подготовка документов и совместное их использование.

Хотя исследователи в области компьютерных средств коллективной работы в сети и электронных систем организации совещаний, видимо, согласны с тем, что эти два класса систем во многом похожи, они могут не сойтись во мнениях относительно более общего термина. Исследователи в области компьютерных средств коллективной работы в сети считают, что термин «совместная работа на основе компьютеров» является более широким и включает в себя электронные системы организации совещаний, в то время как Деннис и др. (Dennis et al, 1988 ) представляют свое мнение, что электронные системы организации совещаний включают в себя компьютерные средства коллективной работы в сети в качестве подсистемы. Не так давно появились сообщения о том, что разработано много программ коллективного пользования для поддержки принятия решений, которые охватывают стратегическое планирование, управление качеством, реинжиниринг, пополнение знаний многочисленных экспертов, распределенное групповое принятие решений с привлечением достаточно большого количества участников (от десятков до сотен), разработку национальной экономической политики и ускорение создания технических заданий в процессе разработки систем (Earn, 1998 ).

6. Будущее компьютерных систем поддержки коллективной работы

Программные продукты для совместной работы на базе Интернета . Все большее и большее количество программного обеспечения коллективного пользования будет неразрывно связано с Интернет-технологиями. Особенно важной платформой Всемирная паутина становится для следующего поколения прикладного программного обеспечения коллективного пользования. Программные продукты коллективного пользования объединяют в себе все большее количество Интернет-протоколов. К таким продуктам относятся, например, Domino от Iotus Development или Microsoft Exchange от Microsoft . Ожидается, что в следующей версии Microsoft Office будут полностью стерты границы между Всемирной паутиной и программным обеспечением коллективного пользования. Предполагается, что программное обеспечение для совместной работы посредством Интернета будет составлять одну треть рынка программного обеспечения коллективного пользования на 2000 г. (оцениваемого в 82 блн), благодаря тому, что оно не подпадает под ограничения, связанные с использованием брандмауэров (аппаратно-программных средств межсетевой защиты) в больших системах с использованием программного обеспечения коллективного пользования, а также благодаря легкости его установки и использования (Coperland, 1998 ).

Идет процесс интеграции синхронных и асинхронных коммуникационных систем. Согласно Хиббарду (Hibbard, 1998 ), компании, занимающиеся разработкой программного обеспечения коллективного пользования (например, Lotus, Microsoft ), приобретают компании - разработчики технологий проведения конференций в режиме реального времени с целью внедрения этой технологии в свои программные продукты для асинхронных коммуникаций. В самом ближайшем будущем программное обеспечение коллективного пользования будет сочетать в себе как синхронные (одновременные), так и асинхронные технологии с промежуточным хранением данных на одном сервере. Использование новой синхронной технологии совместной работы позволяет членам рабочей группы видеть перечень участни­ков рабочей группы, которые одновременно просматривают какую-либо web-страницу, а также открывать электронную таблицу или документ и совместно ре­дактировать его в режиме реального времени. Вносимые изменения будут видны всем участникам рабочей группы одновременно.

Появление программного обеспечения для рабочих групп больших размеров. Программное обеспечение коллективного пользования было изначально пред­назначено для увеличения производительности рабочих групп, входящих в состав организации. Зарождается тенденция к применению многими компаниями программного обеспечения коллективного пользования с целью улучшить деловое сотрудничество (т. е. сотрудничество между компанией, ее клиентами и поставщиками) посредством интрасетей (внутренних сетей на базе Интернет-технологий. Интрасеть - это частная корпоративная сеть, использующая программные продукты и технологии Интернет) (внутренних сетей компании) и экстрасетей (внешних сетей на базе Интернет-технологий, Экстрасеть - это продолжение интрасети организации вне организации в Интернете для тех пользователей, которые имеют специальное разрешение на доступ к интрасетевым материалам) (продолжение интрасетей, построенное на основе использования Всемирной паутины для того, чтобы облегчить коммуникации с поставщиками компании и ее клиентами). Некоторые компании уже используют программное обеспечение для рабочих групп больших размеров (рабочих групп, включающих в себя деловых партнеров, например клиентов и поставщиков) на основе интра­сетей с целью автоматизации процесса закупок. Программное обеспечение для рабочих групп больших размеров включает в себя электронную почту и программное обеспечение для управления трудовым процессом, в основе которого лежит деловой регламент и методика работы. Существует мнение, что электронный обмен данными будет вытеснен программным обеспечением для рабочих групп больших размеров, поскольку оно является более простым в использовании и обслуживании (Adhikjari, 1998 ).

Расширение программного обеспечения коллективного пользования до уровня управления знаниями

Многие компании - лидеры в области разработки программного обеспечения коллективного пользования, такие как Lotus, Microsoft и Novell , расширяют функции программного обеспечения коллективного пользования до уровня управления знаниями. Их целью является смещение фокуса в область такой работы с базами данных, когда ставят вопросы и ищут ответы. Управление знаниями - это вид деятельности, связанный с предоставлением и обработкой знаний (в форме описаний, в форме процедур и в форме рассуждений). Техника управления знаниями включает в себя управление текстом, управление формами, управление базами данных, анализ электронных таблиц, управление регламентом, генерацию отчетов и т. д. Примене­ние этих методов нацелено на использование различных баз данных: Lotus Notes , реляционных баз данных и файловых систем. Пользователи могут осуществлять поиск сразу во всех этих базах. Программное обеспечение коллективного пользования позволяет компании автоматически систематизировать проиндексированные документы в соответствии с темой, включая индексирование по всему тексту всех видов электронных сообщений, документов, задач и отдельных пунктов плана.

Sean В . E от
Southeast Missouri State University

При использовании Office и OneDrive или SharePoint можно работать над документами Word, таблицами Excel и презентациями PowerPoint вместе с другими людьми. Совместное редактирование означает, что над документом одновременно работают несколько авторов.

Что нужно для совместного редактирования?

Совместное редактирование поддерживается для документов, сохраненных в OneDrive или SharePoint.

Для совместной работы с другими пользователями требуется следующее:

Общее хранилище . Для совместного редактирования можно хранить документы в OneDrive, OneDrive для бизнеса, на SharePoint Online или SharePoint Server.

Приложения, поддерживающие совместное редактирование Word и PowerPoint на всех устройствах и версиях, более поздних, чем Office 2010, поддерживающих совместное редактирование. Мобильные приложения Excel и Excel 2016 с Office 365 также поддерживают совместное редактирование.

Подходящий документ. Совместное редактирование поддерживается только в файлах современных форматов, включая DOCX (Word), PPTX (PowerPoint) и XLSX (Excel).

Разрешения на редактирование. у всех авторов должно быть разрешение на чтение и изменение документов.

Создание и открытие документов для совместного редактирования

Вы можете создавать документы в классических версиях Office Online или Office. Дополнительные сведения о том, как совместно редактировать документы, см. в следующих статьях:

Предоставление общего доступа к документам для совместной работы

Прежде чем начинать совместную работу над документами, необходимо предоставить к ним общий доступ. В приложениях SharePoint, OneDrive и Office можно делиться файлами с другими пользователями.

Дополнительные сведения об общем доступе к документам в OneDrive и SharePoint см. в следующих статьях:

Можно ли работать совместно в автономном режиме?

Если вы открываете общий документ в классическом или мобильном приложении, вы можете работать над ним, даже если нет подключения к сети. Другие авторы не будут видеть изменения, которые вы вносите в автономном режиме. Когда вы подключитесь к Интернету, вы получите уведомления о любых новых правках, а ваши изменения станут доступны другим.

При работе в Word абзац, над которым вы работаете, блокируется, чтобы другие пользователи не могли перезаписать ваши изменения. Если вы находитесь в автономном режиме, может случиться так, что кто-то еще изменит тот же абзац. При сохранении изменений появится всплывающее сообщение о том, что возник конфликт. Вы можете просмотреть конфликтующие изменения и решить, какие из них следует оставить.

Устранение конфликта в Word 2016

Если вы работаете над файлом, который находится в папке синхронизации (такой как OneDrive или OneDrive для бизнеса), он синхронизируется при восстановлении подключения к Интернету независимо от того, запущено ли приложение (Word, PowerPoint). При повторном подключении файл автоматически синхронизируется. При наличии конфликтов вы получите оповещение. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов с помощью клиента синхронизации OneDrive в Windows .

Кто может участвовать в совместном редактировании

По умолчанию в SharePoint группы и разрешения, назначенные для библиотеки, в которой хранится или создается документ, наследуются всеми документами в ней. Например, на сайте группы, где у всех пользователей есть разрешения на чтение и запись, любой из них может участвовать в совместном редактировании. Несмотря на то, что библиотека документов SharePoint Online с разрешениями только для чтения позволяет пользователей для добавления только просматривать документы, но ни один автор может вносить изменения, если только они не будут явно приглашены.

Разрешения SharePoint наследуются, но вы можете задать другие разрешения для определенных пользователей. Если к библиотеке SharePoint открыт общий доступ только на чтение, вы можете предоставить разрешение на изменение некоторым пользователям. Однако если в библиотеке разрешено редактирование для всех пользователей, вы не сможете ограничить разрешения некоторых из них только просмотром. Унаследованные разрешения можно переопределить с помощью разрешения более высокого, но не более низкого уровня. Дополнительные сведения о разрешениях см. в статье Уровни разрешений в SharePoint .

При использовании личного сайта SharePoint, личной библиотеки OneDrive для бизнеса или личного хранилища OneDrive к файлам необходимо предоставлять доступ явным образом. По умолчанию их может изменять и просматривать только владелец библиотеки. Вы можете решить, кто сможет редактировать отдельные файлы, предоставив общий доступ на изменение пользователям или группам. Дополнительные сведения об общем доступе см. в статье Общий доступ к файлам и папкам в Office 365 .

Можно ли редактировать документы совместно с пользователями Office 2007 и более ранних версий?

Несмотря на то что вы можете отправлять файлы с помощью Word и PowerPoint 2007 или более ранней версии в SharePoint Online или OneDrive, и вы можете открыть их для редактирования, вы не сможете совместно создавать эти документы с помощью этих устаревших приложений. Когда пользователь открывает документ с помощью Word или PowerPoint 2007,SharePoint Online или OneDrive создает блокировку для документа и запрещает другим пользователям в Office редактировать этот документ. Для совместного редактирования в Word или PowerPoint всем участникам рекомендуется использовать хотя бы классическую версию Office 2010, Office Online, последние версии для Mac OS или мобильное приложение.

Можно ли использовать другое хранилище вместо SharePoint или OneDrive?

Да, десятки партнеров Майкрософт по всему миру поддерживают совместное редактирование через Office Online. Проверьте, не поддерживается ли совместное редактирование с помощью Office Online на вашем поставщике хранилища.

Однако при использовании сторонних хранилищ документы нельзя совместно редактировать с помощью классических приложений Office и на других платформах. Кроме того, не поддерживается совместное редактирование документов, которые хранятся на Google Диске.

Под организацией коллективной сетевой деятельности понимают совместные действия нескольких пользователей в сети электронных коммуникаций, направленные на получение информации. Участники совместной сетевой деятельности могут быть объединены общими целями, интересами, что позволяет им обмениваться мнениями, суждениями, а также совершать действия с различными объектами, такими как фотографии, программы, записи, статьи, представленными в цифровом виде.

Подобное взаимодействие может заключаться в различных его видах, таких как:

• - общение;
• - обмен данными;
• - организация трудовой деятельности;
• - совместное времяпрепровождение за сетевыми развлечениями.

Рассмотрим каждый из них. Одним из примеров организации общения в сети

Интернет могут служить популярные на сегодняшний день сообщества Livejournal (www.livejoumal.ru), Facebook (www.facebook.com), Twitter (http://twitter.com) и др.

По своей сути это социальные сети, которые работают в режиме реального времени, позволяя участникам взаимодействовать друг с другом. Так, социальная сеть Livejournal (Живой журнал) предоставляет возможность публиковать свои и комментировать чужие записи, вести коллективные блоги («сообщества»), получать оперативную информацию, хранить фотографии и видеоролики, добавлять в друзья других пользователей и следить за их записями в «ленте друзей» и др.

Facebook позволяет создать профиль с фотографией и информацией о себе, приглашать друзей, обмениваться с ними сообщениями, изменять свой статус, оставлять сообщения на своей и чужой «стенах», загружать фотографии и видеозаписи, создавать группы (сообщества по интересам).

Система Twitter позволяет пользователям отправлять короткие текстовые заметки, используя web-интерфейс, sms-сообщения, средства мгновенного обмена сообщениями (например, Windows Live Messenger), сторонние программы-клиенты. Отличительной особенностью Твиттера является публичная доступность размещенных сообщений, что роднит его с блогами (онлайн-дневник, содержимое которого, представляет собой регулярно обновляемые записи - посты).

Другим способом общения, безусловно, является электронная почта. Принципы создания ящика электронной почты подробно рассматривались в практикуме параграфа 2.12. При всех своих плюсах электронная почта не позволяет организовать двусторонний оперативный диалог, максимально приближенный к обычному разговору. Отправив письмо, человек уверен, что оно оперативно будет доставлено в ящик адресата, но будет ли получен быстрый ответ? Кроме того, переписка может растянуться, что сводит к минимуму решение возможных актуальных проблем человека в настоящий момент времени.

Именно поэтому возникла необходимость в самостоятельном классе программ, которые выполняли бы две основные задачи:

• 1. Показать, находится ли собеседник в данный момент в сети Интернет, готов ли он общаться.
• 2. Отправить собеседнику короткое сообщение и тут же получить от него ответ.

Такие программы получили название IMS (англ. Instant Messengers Service -

служба мгновенных сообщений). Часто такие программы называют интернет- пейджерами. В качестве примера подобных программ можно привести Windows Live Messenger, Yahoo!Messenger, ICQ.

Так, программа Windows Live Messenger является одним из компонентов Windows Live - набора сетевых служб от компании Microsoft. Ранее мы познакомились с такими его модулями, как Семейная безопасность и Киностудия. Доступ к Messenger можно получить по адресу http://download.ru.msn.com/ wl/messenger, либо через кнопку Пуск на своем персональном компьютере (предварительно установив основные компоненты службы Windows Live).

В настоящее время произошла интеграция Messenger и программы Skype, функции которой будут рассмотрены позже.

Чтобы начать «разговор», достаточно выполнить двойной щелчок мыши на имени собеседника и ввести сообщение в соответствующее окно. Если друга нет на месте, можно оставить ему сообщение, и он увидит его, когда снова войдет в программу.

Коммуникацию в реальном масштабе времени возможно осуществить с помощью чатов (англ. Chatter - болтать). Если ваш компьютер оснащен видеокамерой, вы сможете начать видеочат. Одной из наиболее интересных особенностей видео- чата в Messenger является то, что он позволяет делать через Интернет все, что ранее можно было делать только при личном общении. Например, можно легко обмениваться фотографиями и видеть, как собеседник реагирует на них.

Теперь рассмотрим, каким образом можно организовать коллективную сетевую деятельность, связанную с обменом данными. Сразу отметим, что для передачи или открытия доступа к файлам в локальной сети используются стандартные возможности операционной системы компьютера. Для этого достаточно в настройках определенной директории открыть общий доступ на чтение или запись другими пользователями сети.

В настоящее время популярнейшим способом обмена данными является размещение файлов на различных видеохостингах и в социальных сетях. Хостинг - это услуга по предоставлению вычислительных мощностей для размещения информации на сервере, постоянно находящемся в сети Интернет. Для размещения видеофайлов, как правило, используются такие крупные видеохос- тинги, как YouTube (www.youtube.com), Rutube (http://mtube.ru). Социальные сети, например Одноклассники (www.odnoklassniki.rn), ВКонтакте (http://vk.com) и др., также можно использовать для размещения видеофотоматериалов.

Хранение, обмен файлов возможно организовать и с помощью облачных сервисов, таких как Яндекс.Диск, SkyDrive, iCloud и т.д. Перечислим ряд достоинств подобного способа организации работы:

• - не требуется денежных вложений - сервисы бесплатны;
• - возможность резервного хранения данных;
• - доступность информации из любой точки мира с разных устройств, подключенных к Интернету;
• - пользователь самостоятельно определяет доступность к файлам другим людям;
• - большой размер облачного хранилища (7-10 Гб);
• - информация не привязана к одному компьютеру;
• - доступ к файлам, хранящимся на устройствах с разными аппаратными платформами (Windows, Android, iOS).

В качестве примера рассмотрим работу с программой Яндекс.Диск, которую предварительно следует установить на свой компьютер с адреса http://disk. yandex.ru/download. После инсталляции программы на вашем устройстве создается папка Яндекс.Диск, в которой будет находиться ряд папок, таких как Документы, Музыка, Корзина. Теперь, после того как мы добавим, изменим или удалим файл в папке Яндекс.Диск на своем компьютере, то же самое автоматически произойдет на серверах Яндекс, т. е. происходит процесс синхронизации.

Рис. 428.

• 1. Открыть папку Яндекс.Диск.
• 2. Выполнить щелчок правой кнопкой мыши на нужном файле.
• 3. В контекстном меню выбрать пункт Яндекс.Диск: Скопировать публичную ссылку.

Перейдем к описанию организации трудовой деятельности как способа совместного сетевого взаимодействия. Она может выглядеть самой разной, от простого общения в видеоконференциях, заканчивая использованием серьезных корпоративных решений для управления рабочим процессом в компании. Примерами таких решений являются:

1. 1С-Битрикс: Корпоративный Портал (http://www.lc-bitrix.ru/products/

intranet/) - система управления внутренним информационным ресурсом компании для коллективной работы над задачами, проектами и документами.

• 2. Мегаплан (www.megaplan.ru) - онлайн-сервис для управления бизнесом.
• 3. TeamLab (www.teamlab.com/ru) - многофункциональный онлайн-сервис для совместной работы, управления документами и проектами.
• 4. BaseCamp (http://basecamp.com) - онлайн-инструмент для управления проектами, совместной работы и постановки задач по проектам.

Рассмотрим эти решения на примере облачного сервиса Мегаплан, который относится к модели SaaS (англ. Software as a service - программное обеспечение как услуга). В рамках модели SaaS заказчики платят не за владение программным обеспечением как таковым, а за его аренду (т. е. за его использование через web-интерфейс). Таким образом, в отличие от классической схемы лицензирования программного обеспечения заказчик несет сравнительно небольшие периодические затраты (от 150 до 400 руб./мес.), и ему не требуется инвестировать значительные средства в приобретение ПО и аппаратной платформы для его развертывания, а затем поддерживать его работоспособность.

Используя на предприятии Мегаплан, можно получить множество современных эффективных средств управления персоналом компании, в частности:

• - выстроить иерархическую структуру предприятия, прояснить уровни подчинения, сделать связи сотрудников внутри предприятия логичными и понятными каждому;
• - система управления персоналом на предприятии позволит каждому руководителю контролировать деятельность своих подчиненных в режиме реального времени. Кроме того, можно получать актуальную информацию, даже не находясь в офисе - для этого достаточно иметь доступ в Интернет;
• - получить возможность обмениваться документами, выкладывать в общий доступ бизнес-планы, презентации, проекты и распоряжения, ускоряя обмен информацией внутри предприятия;
• - системы обмена сообщениями и корпоративный форум делают общение, как деловое, так и личное, более живым и эффективным. Кроме того, выоказывания по ходу исполнения задачи, зафиксированные в Мегаплане, позволяют анализировать ход работы над проектом.

Зарегистрировавшись на вышеуказанном сайте, вы получите бесплатный доступ для знакомства с сервисом Мегаплан. Из трех решений предлагаемых компанией, а именно Совместная работа, Учет клиентов и Бизнес-менеджер, выберите первое - Совместная работа. Такой выбор дает возможность эффективно управлять проектами, задачами и людьми. Выбрав модуль Сотрудники, добавьте несколько сотрудников, заполнив их личные карточки. Много информации в карточки заносить необязательно, их всегда можно отредактировать, при этом не забывая нажимать на кнопку Сохранить. Заполненный модуль Сотрудники представлен на рис. 429.

Рис. 429.

Заполнив базу сотрудников, отметив все необходимые сведения в картотеке, вы получаете автоматизированную систему управления персоналом компании, которая более оперативно, чем любой менеджер по кадрам, будет оповещать вас обо всех изменениях, напоминать о днях рождения, давать доступ к картотеке и персональным сообщениям.

Теперь создайте отделы своей виртуальной организации. Для этого, находясь в модуле Сотрудники, выберите блок Структура, а в нем ссылку Добавить отдел. Чтобы добавить сотрудника в отдел, его надо перетащить мышью из списка Нераспределенные. После этого следует установить связь «Начальник- Подчиненный», используя ссылки Начальники, Подчиненные. Подобная ситуация представлена на рис. 430.

Красные стрелки на схеме обозначают вашу подчиненность, а зеленые - сотрудники подчиняются вам.

Для того чтобы организовать взаимодействие в команде, выберите модуль Задачи и поставьте перед каждым сотрудником задачу, указав сроки ее выполнения. Сотрудник может принять или отклонить задачу, делегировать ее своему подчиненному, комментировать задачу, оперировать списком своих задач (распечатывать, сортировать по признакам). Он может даже провалить задачу - и это немедленно станет известно всем, кто с ней связан.

Используя модуль Документы, попробуйте создать несколько текстовых документов (их объем не может превышать 300 Мб). Также имеется возможность импортировать имеющиеся документы, которые Мегаплан будет сортировать по типам: текстовые документы, презентации, PDF-файлы, таблицы, изображения и др. Таким образом, можно хранить общие для всей компании договоры, банки, анкеты и другие важные файлы.

Рис. 430.

Модуль Обсуждение представляет собой корпоративный форум, в рамках которого можно рассматривать любые вопросы. Обсуждение тем может происходить в нескольких уже созданных разделах, а именно Новости, Отдых, Работа. Подобная ситуация представлена на рис. 431.

Рис. 431.

Создайте несколько тем, воспользовавшись кнопкой Добавить. Обратите внимание на то, что вы можете ограничить просмотр обсуждаемых тем отдельным сотрудникам и группам. Корпоративный форум делает общение внутри компании более открытым. Возможность общения онлайн между сотрудниками, встреча которых могла бы и не произойти в реальной жизни, развивает неформальные отношения, вследствие которых совместная работа над проектами становится более комфортной. Работа над проектом, созданным в виртуальной среде, существенно упрощается за счет системы обмена сообщениями (модуль Сообщения), совместной работы, обработки файлов, находящихся в общем доступе.

Итак, освоение базовых функциональных операций в процессе работы с Мегапланом происходит очень быстро. С учетом того, что бесплатная версия продукта позволяет зарегистрировать трех пользователей, можно организовать сетевое взаимодействие, создав учебное предприятие и тем самым, усовершенствовать навыки взаимодействия исполнителей и руководителей в рабочем процессе.

Совместное времяпрепровождение за сетевыми развлечениями - последний вид сетевого взаимодействия, рассматриваемого нами. Сетевыми развлечениями в основном являются компьютерные игры. Вид взаимодействия в играх может быть различным: игроки могут соперничать друг с другом, могут быть в команде, а в некоторых играх возможны оба вида взаимодействия. Соперничество может выражаться как напрямую, например игра в шахматы, так и в таблице рейтингов в какой-нибудь браузерной игре.

Существует особый жанр игр MMORPG (англ. Massive Multiplayer Online Role-playing Game, массовая многопользовательская онлайновая ролевая игра) - разновидность онлайновых ролевых игр, позволяющая тысячам людей одновременно играть в изменяющемся виртуальном мире через Интернет. Сообщество любителей игр в жанре MMORPG зарегистрировано в сети Интернет по адресу www.mmorpg.su.

Подобные игры, как правило, построены на технологии «клиент-сервер», но есть разновидности, где в качестве клиента выступает обычный браузер. Игрок в такой игре представляется своим аватаром - виртуальным представлением его игрового персонажа. Создатели игры поддерживают существование игрового мира, в котором происходит действие игры и который населен ее персонажами.

Когда геймеры попадают в игровой мир, они могут в нем выполнять различные действия вместе с другими игроками со всего мира. Разработчики MMORPG поддерживают и постоянно развивают свои миры, добавляя новые возможности и доступные действия для того, чтобы «гарантировать» интерес игроков. Яркими представителями подобного рода игр на сегодняшний день являются EverQuest, World of Warcraft, Anarchy Online, Asheron"s Call, Everquest II, Guild Wars, Ragnarok Online, Silkroad Online, The Matrix Online, City of Heroes.

• 1. Что понимают под организацией коллективной сетевой деятельности?
• 2. Назовите виды сетевого взаимодействия.
• 3. Создайте свой аккаунт (если вы его не имеете) в одной из социальных сетей, например Livejournal или Facebook. Выполните скриншоты своего блога. Результат отправьте на электронную почту преподавателя.
• 4. Каково назначение интернет-пейджеров? Какие задачи они выполняют?
• 5. Используя программу Windows Live Messenger, добавьте в друзья (по предварительной договоренности) своего преподавателя и свяжитесь с ним в режиме реального времени либо оставьте ему сообщение.
• 6. Поясните термин «хостинг».
• 7. Перечислите достоинства организации работы на облачных сервисах.
• 8. Установите на свой компьютер программу Яндекс.Диск. Предоставьте доступ к нескольким файлам своему преподавателю.
• 9. Создайте учебное предприятие, используя облачный сервис Мегаплан. Заполните информацией все имеющиеся в программе модули. Установите связи между отделами. Пригласите нескольких своих друзей в проект. Продемонстрируйте результат преподавателю, открыв ему доступ.
• 10. Напишите краткий отчет о результатах своей работы по созданию виртуального предприятия, указав в нем этапы его создания, результаты совместной сетевой деятельности.
• 11. Поясните, на чем основана модель SaaS.
• 12. Являетесь ли вы участником какой-либо игры в жанре MMORPG? Если да, расскажите об основных правилах той игры, в которой вы участвуете. Каким образом происходит ваше взаимодействие в ней с друзьями?

Практикум Организация форумов

В настоящее время перед каждым образовательным учреждением стоит задача формирования открытой информационной образовательной среды. Эффективным механизмом является использование коммуникационных возможностей сети Интернет. В частности, организация на сайтах или в информационных системах образовательных учреждений форумов (дискуссий).

Форум - это web-страница, созданная на основе клиент-серверной технологии для организации общения пользователей сети Интернет. Концепция форума основана на создании разделов, внутри которых происходит обсуждение различных тем в форме сообщений. От чата форум отличается тем, что общение может происходить не в реальном времени. Таким образом, человек имеет возможность подумать над своим ответом или над создаваемой темой.

По методу формирования набора тем форумы бывают:

• - тематические. В рамках таких форумов пользователи обсуждают предварительно опубликованную статью, новость СМИ и т.д. Обсуждение происходит в одной или нескольких темах;
• - проблемные. Для обсуждения предлагается ряд проблемных вопросов (тем). Обсуждение каждой проблемы происходит в своей ветке. Чаще всего в подобных типах форумов пользователь не имеет права создавать новую тему;
• - постоянно действующие форумы. Форумы поддержки (помощи). По такому принципу строятся форумы технической поддержки, различные консультации и пр. Чаще всего это форумы с динамическим списком тем, где простые участники могут создавать новую тему в рамках тематики форума.

Форумы функционируют согласно определенным правилам, которые определяют администраторы и модераторы. Администратор форума следит за порядком во всех разделах, контролирует общение на ресурсе и соблюдение правил сайта. Модератор форума чаще всего следит за порядком в конкретном разделе, имеет более узкие права, чем администратор. Его основная задача - увеличивать популярность форума, количество участников и число интересных обсуждений. Дополнительные задачи:

• - стимулировать появление новых интересных тем;
• - стимулировать общение на форуме;
• - не допускать конфликтных ситуаций на форуме, а в случае их возникновения - уметь найти выход из сложной ситуации;
• - при появлении в темах спама (рассылка коммерческой и иной рекламы или иных видов сообщений (информации) лицам, не выражавшим желания их получать) немедленно сообщать об этом администратору сайта;
• - следить за культурой сетевого общения.

Для каждого конкретного форума администратором могут быть созданы свои правила, но в целом их можно свести к следующим:

• 1. На форумах приветствуется поддержание дискуссии, обмен опытом, предоставление интересной информации, полезных ссылок.
• 2. Не нужно вести разговор на «вольные» темы и размещать бессодержательные (малосодержательные) или повторяющиеся сообщения. Под бессодержательными (малосодержательными) понимаются, в частности, сообщения, содержащие исключительно или преимущественно эмоции (одобрение, возмущение и т. д.).
• 3. Желательно проверять грамотность сообщений (например, редактором Microsoft Word) - ошибки затрудняют понимание вопроса или ответа и могут раздражать участников обсуждения.
• 4. Длинные сообщения желательно разбивать на абзацы пустыми строчками, чтобы их было удобно читать.
• 5. Запрещается размещать заведомо ложную информацию.
• 6. Не рекомендуется публиковать сообщения, не соответствующие обсуждаемой теме, в том числе личные разговоры в ветках форума.
• 7. Не следует писать сообщения сплошными заглавными буквами, так как это эквивалентно повышению тона, а также латинскими буквами. При этом сообщение считается нарушающим данное правило, если такого рода текстом набрано более трети всего сообщения.
• 8. Участники форума не должны нарушать общепринятые нормы и правила поведения. Исключено употребление грубых слов и ненормативной лексики, выражение расистских, непристойных, оскорбительных или угрожающих высказываний, нарушений законодательства в области авторского права или сохранности конфиденциальной информации.
• 9. Запрещено публично обсуждать нелегальное использование (в том числе взлом) программного обеспечения, систем безопасности, а также публикацию паролей, серийных номеров и адреса (ссылки), по которым можно найти что-либо из вышеназванного.
• 10. Не следует размещать в форумах, а также рассылать через личные сообщения коммерческую рекламу и спам.

Для создания форумов используется ряд программных решений, написанных на языке РНР (англ. Hypertext Preprocessor - предпроцессор гипертекста) и используемых для ведения своей базы данных сервер MySQL. К их числу относится Invision Power Board (www.invisionpower.com), vBulletin (www.vbulletin.com), PHP Bulletin Board (www.phpbb.com), Simple Machines Forum (www.simplemachines.org) и ряд других. Однако создать «движок форума» с помощью перечисленного программного обеспечения начинающему пользователю будет весьма непросто, поскольку и сами программы, и документация к ним написаны на английском языке.

Попробовать свои силы для создания тематического форума можно с использованием российских web-сервисов, предлагающих свои услуги в этом направлении. Остановим свой выбор на сервисе Forum2x2 (www.forum2x2.ru), который предлагает создание и хостинг форумов. Forum2x2 позволяет создать форум бесплатно, всего за несколько секунд и без всяких технических знаний, а после - мгновенно начать общение. Интерфейс форума является наглядным, простым в использовании и легко настраивается.

Определим следующую задачу - создать форум своего учебного заведения. Находясь на сайте сервиса Forum2x2, выберем кнопку Создать бесплатный форум. Пользователю будет предложено выбрать одну из четырех версий создания форумов: Phpbb3, Phpbb2, IPB и Punbb. Их краткая характеристика будет представлена в соответствующих вкладках. Воспользуемся самым простым из них - Punbb, который предоставляет только базовые опции web-форума, а следовательно, является оптимальным по скорости и простоте использования. Далее нам предстоит выполнить три простых шага:

• 1. Выбрать графический стиль форума.
• 2. Ввести название форума, его интернет-адрес, свой адрес электронной почты, пароль.
• 3. Прочитать информацию о недопустимом содержании создаваемого форума.

Рис. 432.

В своем электронном почтовом ящике вы обнаружите письмо от администрации сервиса Forum2x2, в котором будут даны несколько полезных советов для успешного начала работы форума, в частности:

• - поместить в форум несколько сообщений, чтобы задать тон обсуждения;
• - внести личный аспект в стиль оформления форума, подобрав цвета и шрифты;
• - сообщить по электронной почте друзьям о новом форуме и пригласить их поучаствовать в форуме;
• - поместить ссылки на форум на других сайтах, форумах и в поисковых системах.

Для администрирования вновь созданного форума необходимо ввести имя пользователя (Admin) и пароль, который вы выбрали при создании форума. После этого вы получаете доступ к ссылке Панель администратора, расположенной внизу страницы, которая имеет несколько вкладок (рис. 433).

Рис. 433.

Вкладка Главная отображает информацию по статистике созданных сообщений, количестве пользователей и тем. Здесь же можно воспользоваться практическими советами по повышению посещаемости созданного форума. Попробуйте пригласить на созданный форум своих друзей, знакомых, с помощью ссылки Адреса Email, вводя в соответствующее поле их электронные адреса. Максимальное число приглашений, отправляемых за один раз, - десять.

Вкладка Общие настройки позволяет сконфигурировать форум в соответствии с личными целями администратора. В частности, можно изменить название сайта, его описание, определить конфигурацию защиты форума, определить Е- mail администратора.

С помощью раздела Категории и форумы создайте свои форумы, определите порядок их вывода с помощью соответствующих кнопок (Сдвинуть вверх, Сдвинуть вниз). Категория представляет собой совокупность форумов, объединенных общей тематикой. Один из возможных примеров создания форумов приведен на рис. 434.

Сделанные изменения доступны для просмотра после нажатия на кнопку Просмотр форума. Находясь на вкладке Общие настройки, перейдите в раздел Раскрутка форума и выберите пункт Поисковые системы. Введите информацию для ваших мета-тегов, чтобы улучшить позицию вашего форума в поисковых системах. Мета-теги - это невидимые коды, используемые поисковиками для индексации и позиционирования вашего форума. Зарегистрируйте ваш форум в основных поисковых системах: Yandex, Google, Rambler.

Рис. 434.

Используя вкладку Оформление, поэкспериментируйте с различными стилями для того, чтобы повысить привлекательность форума. Здесь же можно поменять версию «движка» форума.

Будучи администратором вашего форума, вы являетесь его единственным полноправным хозяином и полностью контролируете его. С помощью вкладки Пользователи & Группы создайте группу модераторов, ответственных за соблюдение установленных вами правил (правил орфографии, правил поведения на форуме и т.д.).

Перейдите на вкладку Модули. Здесь вы можете добавить к вашему форуму такие модули, как портал, календарь, галерея, чат или листы персонажей. Выберите ссылку Портал. Появится информация о том, что портал не инсталлирован. Нажмите ссылку - инсталлировать. Внешний вид созданного портала представлен на рис. 435.

Рис. 435.

На вкладке Модули попробуйте поработать с виджетами (гаджетами) форума, из которых и состоит портал. Виджет - это элемент интерфейса, предназначенный для облегчения доступа к информации. Так, о гаджетах операционной системы Windows 7 подробно рассказывалось в практикуме параграфа 3.5.

Добавьте/удалите стандартные виджеты форума (Поиск, Календарь, Новости, Последние темы, Самые активные пользователи и др.), отслеживая изменения нажатием кнопки Просмотр портала. Оставьте наиболее удачный, с вашей точки зрения, вариант.

Итак, мы приобрели первоначальные практические навыки создания собственного форума и выполнили действия, направленные на увеличение его посещаемости. Кроме того, необходимо создать ссылку на форум с главной страницы сайта учебного заведения. Следует отметить, что, для того чтобы созданный форум не оставался в статичном виде, необходима большая работа администратора, модераторов по его поддержанию.

Альтернативным способом организации форумов является их развертывание в информационной системе учебного заведения. На современном отечественном рынке автоматизированных информационных систем управления учебным процессом представлено достаточно большое количество решений. Свой выбор остановим на ИС ModEUS (http://modeus.krf.ane.ru/index.php), которая разработана с учетом специфики российского образования и обеспечивает автоматизацию учебного процесса, в том числе и дистантного (учет учебного процесса, его планирование и публикация, подготовка отчетной документации).

После регистрации в системе ModEUS, нужно выбрать ссылку Дискуссии. Вы можете организовать дискуссию (форум) по любому из находящихся в системе курсов, щелкнув мышью по его названию.

Рис. 436.

Создадим новую тему, нажав одноименную кнопку. Впишем в соответствующие поля название темы и вопрос, предлагаемый для обсуждения. Подобная ситуация представлена на рис. 437. Кроме того, мы имеем возможность прикрепить текстовый файл объемом не более 16 Мб, например список вопросов к экзамену.

После нажатия на кнопку Создать тема дискуссии отображается в системе (рис. 438), и любой из студентов может принять участие в ее обсуждении.

Таким образом, можно определить преимущества создания форума в информационной системе учебного заведения:

• - отсутствует необходимость иметь практические навыки работы по созданию web-страниц;
• - нет необходимости заботиться о раскрутке форума - студенты и преподаватели постоянно работают в системе.

В то же время есть и ряд недостатков, в частности:

• - форум доступен исключительно для студентов и преподавателей учебного заведения, в котором функционирует информационная система;
• - стандартизированный типовой интерфейс для всех выполняемых функций;
• - нет возможности организовать дискуссию на вольную тему.

Рис. 437.

Рис. 438.

Использование тестирующих систем в локальной сети образовательного учреждения

Теперь познакомимся с возможностями ИС ModEUS для организации тестирования студентов в локальной сети образовательного учреждения. Использование тестирования как наиболее объективного метода оценки качества образования широко используется в учебных заведениях России. Полнота охвата проверкой требований к уровню подготовки студентов предполагает методику конструирования тестовых заданий закрытого и открытого типа. К тестовым заданиям закрытого типа относятся задания, предполагающие выбор верного ответа из предложенных вопросов. Тестовые задания открытого типа требуют конструирования ответов с кратким и развернутым ответом. И тот, и другой тип заданий успешно реализуются в ИС ModEUS.

Прежде чем создать тестовое задание, необходимо зайти в один из учебных курсов, находящихся в репозитарии (хранилище данных), нажав кнопку Курсы в главном меню. Под «курсом» в ПС ModEUS понимается дисциплина, находящаяся в учебном плане.

Найдем в списке Занятия курса требуемое занятие и нажмем ссылку Список заданий, находящуюся справа от поля Тип. Для того чтобы добавить задание в занятие, нажмем кнопку Добавить. Подобная ситуация представлена на рис. 439.

Рис. 439.

Тип задания можно выбрать из раскрывающегося списка (рис. 440), кроме того, можно дать название новому заданию, установить балл и выбрать количество попыток сдачи.

Рис. 440.

Рассмотрим несколько примеров формирования вопросов закрытого и открытого типа в ИС ModEUS.

Тестовое задание со множественным выбором верных ответов (закрытый тип). Данный тип задания дает вам возможность задать вопрос и варианты ответов на него, из которых обучающийся должен выбрать верный (рис. 441). Правильным может быть один или несколько вариантов. Для того чтобы наполнить задание, выполните следующие действия:

• - в опции Перемешивать варианты ответов поставьте метку в поле Перемешивать, если вы хотите, чтобы указанные вами варианты ответов выводились на экран в различном порядке, поставьте метку в поле Не перемешивать, если варианты ответов должны выводиться всегда в одинаковом порядке;
• - в опции Тип множественного выбора поставьте метку в поле Возможность выбора студентом одного ответа, если обучающийся из предложенных вариантов ответов может выбрать только один верный, поставьте метку в поле Возможность выбора студентом нескольких ответов, если обучающийся может выбрать несколько верных ответов;
• Текст задания;
• - в случае если в задании присутствует приложение, укажите путь к этому приложению, нажав на кнопку I обзор... I и указав путь к файлу на жестком или сетевом диске. Приложением может быть документ любого формата, например изображение;
• - введите тексты вариантов ответов в соответствующие поля;
• - для добавления нового поля под вариант ответа нажмите на кнопку

?

Каждый вариант ответа может быть дополнен приложением. Для добавления к варианту ответа приложенияукажите путь к нему в поле Добавить приложение, нажав на кнопку и указав путь к файлу на жестком

или сетевом диске;

Установите флажки напротив одного или нескольких правильных вариантов ответа;

Нажмите на кнопку

Рис. 441.

Тестовое задание с добавлением слова (открытый тип). Данный тип задания (рис. 442) дает вам возможность задать вопрос, на который обучающийся должен ответить, введя ответ с клавиатуры в виде текста, цифры, слова, математической формулы и т.д. Для того чтобы наполнить задание, выполните следующие действия:

• - введите текст задания в поле Текст задания;
• - текст задания может представлять собой текст или текст в сочетании с

приложением. Чтобы добавить приложение (изображение или документ), нажмите на кнопку , находящуюся под полем Текст задания, и

укажите путь к файлу на жестком или сетевом диске;

• - в поле Вопрос введите вопрос, на который должен ответить обучающийся;
• - в поле Ответ укажите правильный ответ;

В пределах одного задания вы можете задать обучающемуся несколько вопросов. Для добавления вопроса нажмите на кнопку

Нажмите на кнопку для сохранения задания в базе данных;

Нажмите на кнопку , чтобы сохранить задание и сразу

перейти к составлению нового задания.

Рис. 442.

Кроме рассмотренных типов заданий, в ИС ModEUS существует и ряд других, в частности:

Верно - неверно. Данный тип задания предоставляет возможность обучающемуся выбрать один из вариантов ответа («верно» или «неверно») на поставленный вопрос.

Группировка. В данном типе задания обучающемуся необходимо распределить заданный список понятий по группам.

Заполни поле (проверка с диапазоном). Данный тип задания дает возможность задать вопрос, на который обучающийся должен ответить, введя с клавиатуры числовой ответ.

Сопоставление. Проверяется способность обучающихся сопоставить понятия по указанному принципу.

Эссе. Обучающийся отвечает в свободной форме на поставленный преподавателем вопрос. Вопрос может быть представлен в виде текста или любого другого документа.

Следует отметить, что в ИС ModEUS можно задать количество вопросов, время на проведение тестовых заданий, а также мощность теста. Мощность определяет количество заданий, которые будут предложены студенту для выполнения. Например, если в группе заданий десять вариантов заданий, а мощность группы равна пяти, то студенту будут предложены для выполнения пять заданий из десяти. После проведения тестирования в информационной системе происходит автоматическое формирование оценок на основании выполненных студентами заданий.

Итак, мы завершили рассмотрение возможностей информационной системы, работающей в локальной сети учебного заведения для организации форумов и проведения тестирования студентов.

Настройка видео web-сессий

В настоящее время миллионы пользователей во всем мире используют видеосвязь с помощью сети Интернет для общения друг с другом. Достоинства такого способа общения очевидны: есть возможность слышать и визуально наблюдать собеседника, находящегося, возможно, за тысячи километров. Для обеспечения полноценной видеосвязи для захвата и воспроизведения видео и звука могут использоваться как встроенные в компьютер камера, микрофон или динамик, так и внешние устройства, такие как web-камера, головная гарнитура, а также следует обеспечить высокоскоростной доступ к Интернету.

Взаимодействие собеседников при организации видео web-сессий возможно в нескольких направлениях: видеоконференция и видеотелефония.

• 1. Видеоконференция - это технология интерактивного взаимодействия двух и более человек, при которой между ними происходит обмен информацией в режиме реального времени. Существует нескольких видов видеоконференций:
  • - симметричная (групповая) видеоконференция позволяет проводить сеансы показа презентаций или рабочего стола;
  • - асимметричная видеоконференция используется для дистанционного образования. Позволяет собрать в конференции множество участников таким образом, что все они будут видеть и слышать одного ведущего, он, в свою очередь, всех участников одновременно;
  • - селекторное видеосовещание - рассчитано на взаимодействие большой группы участников, при котором пользователи имеют возможность активно обсуждать действия при чрезвычайных ситуациях, оперативно решать текущие вопросы.

Для эффективной организации проведения web-конференций, маркетинговых презентаций, онлайн-обучения, совещаний и любых других видов онлайн-встреч существует ряд программных решений. В качестве примера можно привести программы Mirapolis Virtual Room (http://virtualroom.ru/), ВидеоМост (www.videomost.com), TrueConf Online (http://trueconf.ru/) и др.

2. Видеотелефония - реализуется посредством сеанса видеосвязи между двумя пользователями, во время которого они могут видеть и слышать друг друга, обмениваться сообщениями и файлами, вместе работать над документами и при этом находиться в разных местах в комфортной для себя обстановке.

Для того чтобы общаться с близкими и друзьями, можно бесплатно совершать видеозвонки с помощью таких программ, как Skype (http://www.Skype, com/intl/ru/get-skype), Mail.ru Агент (http://agent.mail.ru) и ряд других.

Для того чтобы проверить наличие встроенной web-камеры на компьютере, достаточно войти в меню Пуск, выбрать Компьютер, щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в контекстно-зависимом меню нажать пункт Свойства. Далее следует выбрать пункт меню Диспетчер устройств, а в нем пункт Устройства обработки изображений. Наличие в нем устройства, например, USB 2.0 Camera свидетельствует о наличии web-камеры.

Кроме того, в документации к компьютеру (Руководство пользователя) или другому устройству должны быть приведены сведения об установленных в систему устройствах и, в частности, инструкция по использованию встроенной камеры и программному обеспечению, отвечающему за данное устройство.

Одной из таких популярных утилит является ArcSoft WebCam Companion - пакет приложений для взаимодействия с web-камерой, который позволяет захватывать, редактировать изображения и записывать видео. Самостоятельно проведите ее инсталляцию, воспользовавшись web-адресом http://arcsoft-webcam- companion.en.softonic.com. После установки данной программы на компьютер ее можно запустить на выполнение командой Пуск/Все программы/ArcSoft WebCam Companion/WebCam Companion. Интерфейс программы представлен несколькими разделами: Захват, Маска, Забавная рамка, Правка, Монитор, Другие приложения (рис. 443).

Рис. 443.

Выберем значок Захват, а в нем пункт меню Параметры web-камеры. Откроется окно, представленное на рис. 444.

Рис. 444.

Как видно из рис. 444, в данном окне можно изменить основные параметры настройки web-камеры, одновременно наблюдая за результатом на экране. При желании настройки можно вернуть в исходное состояние, нажав на кнопку По умолчанию.

Теперь поговорим о том, как организовать web-сессию в такой популярной программе, как Skype. Ее большим преимуществом является такой факт, что звонки между абонентами являются бесплатными. Однако, если вы делаете звонок на мобильный или стационарный телефон, вам потребуется позаботиться о том, чтобы на вашем счете были деньги. Положить деньги на оплату разговоров в Skype вы можете с использованием такого сервиса, как Яндекс.Деньги (https://money.yandex.ru/).

Инсталлируйте программу Skype, воспользовавшись ее адресом в сети Интернет http://www.skype.com/intl/ru/get-skype. После установки программа становится доступной после выполнения команды Пуск/Все программы/ Skype/Skype. В окне регистрации введите свой логин и пароль. Обратите внимание на то, что если вы установите флажок в пункте Автоматическая авторизация при запуске Skype, то вам не придется каждый раз вводить свои данные.

Добавьте своих друзей, родственников в список контактов, воспользовавшись командой Контакты/Добавить контакт. Вам нужно ввести фамилию, имя знакомого, его контактный телефон, адрес электронной почты. В результате ваши контакты будут располагаться в группе Контакты и будут видны при каждом запуске программы.

Выполним настройку web-камеры. Последовательно нажмем Инструмен- ты/Настройки/Настройки видео. Появится окно, представленное на рис. 445.

Рис. 445.

Если вы видите изображение - камера настроена и готова к работе. В противном случае, Skype выведет об этом текстовое сообщение. Теперь перейдем в меню Настройка звука. Проверьте, что поставлен флажок в опции Разрешить автоматическую настройку микрофона. Скажите несколько слов вслух, уровень громкости звука в опции Громкость должен изменяться. Окончательно проверить сделанные настройки можно с помощью контрольного звонка. Для этого, находясь в меню Настройка звука, выберите пункт Сделать контрольный звонок в Skype. В ходе контрольного звонка вы сможете сделать запись своего голоса в течение десяти секунд, а затем прослушать его. Если этот эксперимент окончится удачно, значит, все настройки выполнены правильно и программа готова к работе.

Теперь, когда мы завершили работу с настройками программы, можно попробовать сделать видеозвонок. Для этого необходимо совершить следующие действия:

• 1. Войти в программу Skype.
• 2. В группе Контакты щелчком мыши выбрать абонента. Во время звонка он должен быть в сети, о чем будет свидетельствовать соответствующий значок в программе Skype.
• 3. Нажать кнопку Видеозвонок.

Через несколько секунд соединение будет установлено и вы можете начать разговор, в процессе которого вы будете видеть и слышать своего собеседника. Подобная ситуация представлена на рис. 446.

Рис. 446.

Если во время разговоров у вас возникают неполадки со звуком, такие как сильный фоновый шум, эхо, задержка звука, «механический» звук или пропадание слов, следует убедиться в следующем:

• 1. Использует ли собеседник последнюю версию программы Skype? Информацию о версии программы можно получить, выполнив команду По- мощь/О Skype.
• 2. Нет ли рядом с микрофоном источников шума?
• 3. Не расположен ли микрофон рядом с динамиками?
• 4. Достаточно ли высокая скорость соединения?

Кроме того, когда программа Skype обнаруживает неполадки во время звонка, на экране появляется сообщение с рекомендациями, которые помогут вам повысить качество связи. Необходимо выполнить эти рекомендации.

Итак, вы получили теоретические сведения и практические навыки работы с организацией видео web-сессий, которые, несомненно, будут востребованы в вашей повседневной жизни.

Контрольные вопросы и задания

• 1. На чем основана концепция форумов? Проведите классификацию форумов.
• 2. Каковы отличия в рабочих обязанностях администратора и модератора форума?
• 3. Назовите общепринятые правила поведения пользователей форумов.
• 4. Какие программные решения используются для создания форумов?
• 5. Зарегистрируйтесь на сервисе Forum2x2. Создайте форум своего учебного заведения, выбрав одну из четырех версий создания форумов. Выполните советы для успешного начала работы своего форума, приведенные в параграфе 5.4. После завершения работы отправьте на электронную почту преподавателя ссылку на созданный вами форум.
• 6. После изучения материала практикума параграфа 5.3 вы должны были создать свой персональный сайт. Сделайте ссылку со своего сайта на разработанный вами форум.
• 7. Каковы преимущества и недостатки создания форумов в информационной системе учебного заведения?
• 8. Какие виды видеоконференций вы знаете? Дайте характеристику каждому.
• 9. Установите на свой компьютер программу Skype. Сделайте видеозвонок вашему преподавателю (по предварительной договоренности).

Коллектив вашей компании - это сообщество ! Корпоративный портал - это рабочая площадка для него. Мы пошли по пути использования сложившихся инструментов социальной сети. И потому одноименный модуль продукта сделан так, чтобы ваши сотрудники с тем же удовольствием решали бизнес-задачи, как при общении на «Одноклассниках». Объедините сотрудников в группы с помощью привычных механизмов их создания - это и коммуникации улучшит в компании, и эффективность работы повысит.

создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач; использование принципов социальной сети в организации совместной работы; гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников; персонализация каждой рабочей группы с помощью визуального перемещения таких инструментов, как гаджеты для работы с персональными инструментами, внешние сервисы, информация; поиск внутри каждой группы с учетом морфологии русского и английского языков и прав доступа; календарь событий группы и ее участников; организация совещаний группы; обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер); задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения; отчеты о выполнении задач от участников группы; библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через Проводник Windows и офисные приложения; фотоматериалы группы.

Расширение корпоративного портала - - это защищенное перекрестное информационное пространство для взаимодействия с «внешним» миром.

Пригласите в рабочие группы коллег из других компаний: поставщиков, дистрибуторов, партнеров, - и сможете решать с ними общие задачи. При этом и связь с «внешними» пользователями будет конфиденциальной, и безопасность Интранета не нарушится. Экстранет обеспечивает прозрачность, документируемость, быстроту работы в сочетании с простотой, конфиденциальность - все, что требуется дляорганизации слаженной и коллективной работы . При этом, особо отметим, с учетом того, что работа идет со сторонними пользователями .

Универсальные списки в публичной части

Конечно же, вам нужно создавать на Портале такие списки , как частые вопросы. Делайте это прямо из «публички», не заходя в административную панель! Визуальный редактор универсальных списков поможет вам быстро создать и настроить хранилища любого типа информации. А задействовав визуальные компоненты с поддержкой drag&drop , делать это легко. Причем, не только вводить данные в хранилища, но и редактировать их.

можно конструировать произвольные хранилища объектов; вся функциональность доступна со страниц портала; все работает на базе модуля Информационные блоки; доступны все возможности: фильтры и сортировка, карточка и списки с настройкой колонок и полей, групповое редактирование, права доступа и т.п. возможна любая иерархия хранения объектов; как варианты применения: FAQ, справочники и базы знаний, списки контрагентов, структурированные архивы, библиотеки, файловые хранилища и др.

Управление корпоративной информацией
(ECM, Enterprise Content Management)

Создайте любое количество централизованных хранилищ документов на Портале, причем, не только на Инфоблоках, но и задействовав обычную физическую папку . Инструментарий продукта позволит ими управлять, выполнять по ним поиск, интегрировать их с офисными приложениями и календарями, подключать как сетевые диски. Специальный компонент продукта «Библиотека документов» обеспечит и коллективную работу с документами, и обсуждение прямо под любыми опубликованными документами, и загрузку документов по WebDAV, и хранение истории версий через стандартный документооборот, и все остальные функции, связанные с модификацией документов.

библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и Проводник (сетевые диски); использование общих физических папок на сервере в качестве библиотек документов на Портале; работа с документами портала с помощью Microsoft Office ; система документооборота материалов Портала; контроль версий документов Портала; разграничение доступа к документам; управление мультимедиа-материалами (фото, видео).

Если вы будете искать «слона», то найдете его везде - где бы он не спрятался на Портале: и в содержимом страничек, и внутри документов в хранилищах, и в профайлах сотрудников и рабочих групп, в сообщениях форумов и блогов и даже в подписях к картинкам. Отыщете, скажем, сотрудника с фамилией Слонович - система поиска покажет вам не просто ссылку на его страницу, но и отобразит фотографию с краткими данными. Так происходит потому, что система эта индексирует содержимое файлов многих форматов, и список их вы можете настроить. Зачем? Загрузили вы, к примеру, в хранилище множество документов - потом быстро найдете среди них нужные!

полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке; поиск внутри каждой рабочей группы группы с учетом морфологии русского и английского языков и прав доступа; статистика поисковых запросов собирается внутренней системой поиска на Портале; поиск по тегам и облако тегов; поддержка русской и английской морфологии; моментальная индексаци я обновленных и новых документов; поиск по внутреннему содержимому документов (DOCX, XLSX, DOC, XLS, PPTX, PPT, PDF, RTF, ODS и другим); гибкая настройка ранжирования результатов поиска; учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска; расширенный язык поисковых запросов; федеративный поиск : выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т.п.).

Интеграционные возможности

Портал легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании, обладая большим набором штатных интерфейсов к различным сервисам и службам: Active Directory , Microsoft Office , «1С 8.1: Зарплата и управление персоналом» , импорт/экспорт данных в различных форматах. К примеру, вы сможете легко выгрузить из приложения от «1С» данные, автоматизировав саму процедуру выгрузки: и структуры компании, и списков сотрудников, и информации об их отсутствии и кадровых перестановках. И это не единственный вариант решения задачи: есть CSV списки, есть специальные файлы, которыми можно воспользоваться для автоматизации выгрузки. Даже из Active директории возможна выгрузка! А руководитель вашей компании может просматривать актуальные данные из системы «1С:Предприятие» в реальном времени - с помощью гаджета «Отчет 1С» . Наконец, вы можете интегрировать корпоративный портал и внешний сайт с помощью « Контроллер а»

• интеграция с продуктами Microsoft Office (рекомендуется версия Outlook 2007) и Open Office ;
• интеграция с «1С:Зарплата и Управление Персоналом» ;
• специальный гаджет «Отчет 1С» , размещенный на персональном рабочем столе;
• « Контроллер » - система для интеграции корпоративного портала и внешнего сайта;
• интеграция с Active Directory и LDAP серверами, OpenID ;
• реализация принципов SSO (Single Sign On) - единой системы авторизации;
• кросплатформенность - работа на UNIX и Windows (XP, Vista, Windows Server);
• поддержка IE 5, 6,7 и FF 2, 3;
  
• поддержка MySQL, Oracle, MSSQL, Oracle XE, MSSQL Express;
• веб-сервисы и поддержка SOAP протокола;
• экспорт списка сотрудников и прав доступа на портал;
• интеграция в корпоративную сеть (сетевые диски и веб-папки библиотек документов);
• открытые протоколы экспорта-импорта данных (XML, CommerceML, CSV, Excel, RSS).

Обучение и тестирование сотрудников

Прямо на Портале вы сможете обучать своих сотрудников, создавая различные курсы : скажем, для новых сотрудников, для отдела продаж, для нерадивых партнеров. Более того, вы сможете проверить, как они усвоят эти курсы, создав сертификационные тесты . Загляните в журналы тестирования персонала - увидите сколько кто сделал попыток и баллов набрал при прохождении созданных вами заковыристых тестов. Совет: начните с курса по работе с Порталом - он поставляется с продуктом.

сертификационные тесты для оценки освоения пользователями материалов курса;

импорт/экспорт курсов в форматах IMS Content Package, IMS QTI;

журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток;

автоматическое определение результатов;

гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

Возможность ведения телефонных переговоров по глобальной компьютерной сети между любыми точками мира привлекла внимание практически всех фирм, разрабатывающих программно-аппаратное обеспечение современных персональных компьютеров (ПК). Такой метод телефонии представляется более дешевым, чем рассмотренные выше, поскольку в этом случае необходимо оплачивать лишь пользование сетью Интернет во время телефонного разговора. В случае междугородных и тем более международных переговоров это может быть существенно ниже платы за обычный телефон.
Примерами программного продукта, поддерживающего компьютерную телефонию в Интернет, являются CoolTalk (фирма Netscape), Internet Connection Phone (фирма IBM), Internet Phone (фирма Intel) и др. Как правило, современные продукты такого типа требуют применение стандартных аппаратных аудиосредств ПК – звуковой платы сегодня ею комплектуется практически каждый ПК), микрофона, звуковых колонок или головных телефонов. Речевое сообщение поступает в ПК через микрофон, подключенный к звуковой плате компьютера, и подвергается аналого-цифровому преобразованию (как в цифровой телефонии) с существенным сжатием объема без потери полезной информации. После этого полученная последовательность цифровых символов разделяется на отдельные группы, называемые пакетом данных, каждая из которых снабжается своим порядковым номером и электронным адресом ПК получателя. Полученные пакеты данных друг за другом направляются в компьютерную сеть Интернет. В ПК получателя информации из поступивших пакетов вновь составляется исходная последовательность, и после цифроаналогового преобразования восстанавливается исходное речевое сообщение.
В настоящее время качество такого метода передачи речи пока еще существенно ниже, чем в рассмотренных выше системах телефонии, так как в сети Интернет отсутствует гарантия качества обслуживания. Каждый из пакетов может оказаться доставленным к месту назначения по своему, случайно выбранному маршруту, отличному от маршрутов других пакетов. Конечно, исходная нумерация пакетов гарантирует их составление в месте приема в правильную последовательность, соответствующую исходному сообщению. Однако различие маршрутов доставки всегда приводит к разнице в задержках пакетов при их распространении по сети Интернет. В случае передачи сообщений электронной почты (где также используется метод пакетной передачи) это приведет лишь к небольшому (не более нескольких секунд) увеличению общего времени передачи сообщения, что не скажется на качестве его приема. Но такая задержка недопустима при передаче речевого сообщения в процессе диалога. Попытки восстановить исходное сообщение при неконтролируемых различиях во времени задержки отдельных пакетов обусловливают систематические кратковременные пропадания звука, что резко снижает разборчивость речи.
Предотвратить указанное явление можно путем увеличения пропускной способности каналов Интернет, т.е. использования каналов с большей скоростью передачи информации. Однако это неизбежно вызовет удорожание пользования сетью Интернет. т.е. исчезновение главного преимущества такого метода телефонии. Преодолеть этот недостаток позволит разработка новых, более эффективных методов передачи пакетных сообщений с гарантированным качеством доставки пакетов.
Большинство предлагаемых фирмами программно-аппаратных средств реализует функции, существенно выходящие за рамки собственно телефонной связи. Так, наряду с функцией передачи речи предлагаются: услуги автоответчика; услуги голосовой почты (передача файла, содержащего короткое речевое сообщение, аналогично режиму голосового пейджера); вывод на экран монитора фотографии вызывающего абонента до соединения с ним; возможность проведения многосторонних текстовых телеконференций; обмен в реальном времени текстовыми сообщениями, вводимыми с клавиатуры компьютеров; пересылка заранее подготовленных файлов любого типа (текстовых, графических, в том числе электронных копий документов) в процессе беседы; совместное использование пространства экрана для подготовки и обсуждения различных текстовых и графических документов.
На рис. 3 в качестве примера показано главное меню системы CoolTalk с раскрытым окном для набора адреса вызываемого абонента. При этом возможен набор как адреса электронной почты вызываемого абонента, так и уникального адреса данного компьютера в Интернет (так называемого IP-адреса).
После соединения в основном окне CoolTalk появляется фотография вызванного абонента (рис. 3). Каждый из пользователей CoolTalk предварительно вводит в ПК электронную копию своей фотографии и свои персональные данные в процессе установки соответствующей программы в ПК. (Получение электронной копии фотографии аналогично получению электронной копии любого документа, описанному выше.)

На рис 4 также представлено окно для дискуссий в реальном времени с вводом текстовых сообщений с клавиатуры в системе CooITalk Необходимость использования такого режима возникает, например, при желании запротоколировать наиболее важные части телефонной беседы или в случае существенного снижения качества передачи речи.
Сообщения каждого из участников беседы обозначаются в окне (рис 4) путем указания адреса электронной почты соответствующего участника. Рассмотренный режим дискуссий реализуется одновременно с телефонным разговором.
Существенное расширение функций систем компьютерной телефонии связано с использованием так называемой виртуальной аудиторной доски, или «рабочей доски» (White Board), которая во многих случаях является одним из основных инструментов реальных совещаний, семинаров, дискуссий.

«Рабочая доска» дает возможность рисовать от руки, выполнять чертежи, делать пометки произвольного вида влюбой части рабочей области. На рис. 5 показан вид рабочей доски CooITalk. Рабочая область обрамлена пиктограммами, позволяющими выбрать необходимый режим (рисование от руки, изображение стандартных геометрических фигур, установка дистанционной указки, выбор толщины и цвета линий и т.п.). Важной функцией рабочей доски является создание текстовых файлов при их одновременном редактировании обоими участниками сеанса связи, а также совместный просмотр текстовых и графических файлов, скопированных из памяти ПК.
Как и на реальных совещаниях или семинарах при необходимости изображения на аудиторной доске дополнительных иллюстративных материалов, режим рабочей доски предусматривает захват изображения из любой области экрана монитора ПК. Так, одновременно с «рабочей доской» можно вызвать на экран изображение какого-либо предмета, полученное из сети Интернет, и переместить его на «рабочую доску». На рис 5 обсуждаемая структурная схема составлена из символических рисунков, захваченных непосредственно на «рабочем столе» компьютера, т.е. на стандартном экране при использовании операционной системы Windows 95 и выше.

Пример «рабочей доски» CoolTalk на рис. 5 иллюстрирует лишь некоторые дополнительные возможности, предлагаемые системами компьютерной телефонии.
Таким образом, в ситуациях, требующих обсуждения деловыми партнерами, возможно использование самых разнообразных технических средств, реализующих процесс коммуникаций с малыми искажениями, высокой скоростью обмена информацией и достаточной степенью конфиденциальности. Однако новизна и сложность таких устройств обусловливают их высокую стоимость, вследствие чего они будут доступны лишь для круга потребителей, имеющих определенные финансовые возможности.