Teoretyczne podstawy wykorzystania baz danych w działaniach zarządczych. Jak stworzyć bazę danych od podstaw? Tworzenie relacji między podmiotami

· Możliwości DBMS MS Access.

· Tryby pracy z obiektami bazy danych w MS Access: tryb online, tryb projektowania.

· Kolejność konstruowania wyrażeń w MS Access.

· Operacje na danych w tabeli bazy danych.

· Cel i metody tworzenia różnych obiektów bazy danych: formularz, raport, zapytanie, strona dostępu do danych.

· Wykorzystanie kontrolek w obiektach bazy danych: formularz, raport, zapytanie, strona dostępu do danych.

· Korzystanie z mechanizmu obsługi integralności danych podczas tworzenia relacji między tabelami.

· Sposoby automatyzacji operacji z obiektami baz danych w DBMS Microsoft Access.

· Możliwość zmiany ustawień i parametrów MS Access DBMS.

Funkcje Microsoft Dostęp

Za pomocą programu Access możesz wykonywać następujące operacje.

1. Projektowanie podstawowych obiektów IP - dwuwymiarowe tabele z różne rodzaje dane, w tym pola obiektów OLE.

2. Ustanawianie relacji między tabelami z obsługą integralności danych, kaskadowej aktualizacji i usuwania rekordów.

3. Wprowadzanie, przechowywanie, przeglądanie, sortowanie, modyfikowanie i pobieranie danych z tablic z wykorzystaniem różnych środków kontroli informacji, indeksowania tablic i aparatury algebry logicznej (do filtrowania danych).

4. Tworzenie, modyfikacja i wykorzystywanie obiektów pochodnych systemów informatycznych (formularzy, zapytań i raportów), za pomocą których z kolei wykonywane są następujące operacje:

optymalizacja wprowadzania i przeglądania danych przez użytkownika (formularze);

połączenie danych z różnych tabel;

Wykonywanie operacji grupowych (tj. operacji na grupach rekordów połączonych jakimś atrybutem), z obliczeniami i tworzeniem pól obliczeniowych;

selekcja danych za pomocą aparatu algebry logicznej (zapytania);

· Kompilacja drukowanych raportów na temat danych zawartych w tabelach i zapytaniach do bazy danych.

MS Access posiada niezwykle wydajne, wygodne i elastyczne narzędzia do wizualnego projektowania obiektów, co pozwala użytkownikowi, przy minimalnym wstępnym przygotowaniu, szybko stworzyć pełnowartościowy IS na poziomie tabel, formularzy, zapytań-wyborów i raportów .

Program Microsoft Access umożliwia otwieranie tabel, zapytań, widoków, procedur składowanych, funkcji i formularzy w widokach tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. Możliwe jest zapisywanie widoków tabeli przestawnej i wykresu przestawnego jako stron dostępu do danych, które mogą być następnie przeglądane przez każdego, kto ma zainstalowany na swoim komputerze Microsoft. Internet Explorer 5 lub później.

Program Microsoft Access zapewnia zaawansowane, intuicyjne sposoby udostępniania danych Extensible Markup Language (XML) niezależnie od platformy, formatu danych, protokołu, schematu lub reguł biznesowych. XML to nie tylko standardowa technologia przesyłania danych w Internecie; szybko staje się preferowaną technologią wymiany danych między aplikacjami biznesowymi.

Microsoft Access znacznie poprawia integrację Access i SQL Server, włączając zaawansowane właściwości bazy danych SQL do projektu Microsoft Access. Zastosowanie właściwości rozszerzonych w projektach programu Microsoft Access umożliwiło korzystanie z funkcji, takich jak relacje wyszukiwania, warunki wartości (zwane również ograniczeniami), formatowanie tekstu i tabele podrzędne.

Technologia pracy z MS Access

Możesz uruchomić MS Access i zamknąć go przy użyciu dowolnej ze standardowych metod dostępnych w środowisku Windows.

Obiekt przetwarzania MS Access to plik bazy danych o dowolnej nazwie i rozszerzeniu .MDB. Ten plik zawiera główne obiekty MS Access: tabele, formularze, zapytania, raporty, strony, makra i moduły.

Rozwój bazy danych dzieli się na następujące główne etapy.

1. Ustalenie celu tworzenia bazy danych. Pierwszym krokiem w tworzeniu bazy danych jest określenie jej przeznaczenia i sposobu wykorzystania. Skonsultuj się z przyszłymi użytkownikami bazy danych. Wspólnie z nimi sformułuj pytania, na które Ty i oni chcielibyście uzyskać odpowiedzi, korzystając z bazy danych. Twórz miniatury raportów, które chcesz otrzymywać. Zbierz formularze, których już używasz do wprowadzania danych. Po określeniu celu bazy danych zacznie się tworzyć lista niezbędnych danych. Wiedząc o tym, można określić, jakie dane faktyczne powinny być przechowywane w bazie i pod jaką tematyką te dane są dystrybuowane. Tematy powinny odpowiadać tabelom, a dane powinny odpowiadać polom (kolumnom) w tych tabelach.
2. Ustalenie wymaganych pól w bazie danych. Każde pole zawiera określone rzeczywiste dane. Na przykład możesz potrzebować następująca informacja o klientach: nazwa firmy, adres, miasto, kraj i numer telefonu. Utwórz osobne pole dla każdego typu informacji. Podczas projektowania mapy terenowej należy pamiętać o następujących kwestiach.

· Uwzględnij wszystkie istotne informacje. Podziel informacje na minimalne elementy logiczne. Na przykład wygodnie jest podzielić nazwiska pracowników na dwa pola - „Imię” i „Nazwisko”, co ułatwi sortowanie według nazwisk.

· Nie twórz pól dla danych, które mają wiele elementów. Na przykład, jeśli utworzysz pole „Produkty” w tabeli „Dostawcy”, które zawiera listę wszystkich produktów tego dostawcy, trudno będzie znaleźć dostawców, którzy dostarczają określony produkt.

· Nie zaleca się umieszczania w tabeli danych będących wynikiem wyrażenia. Np. w tabeli zawierającej pola „Cena” i „Ilość” nie należy tworzyć pola zawierającego iloczyn wartości tych pól.

· Nie twórz pól zawierających podobne dane. Na przykład, jeśli utworzysz pola "Pozycja!", "Pozycja2" i "Pozycja3" w tabeli "Dostawcy", trudno będzie znaleźć dostawców dostarczających dany produkt. Ponadto struktura bazy danych będzie musiała zostać zmieniona, jeśli pojawi się dostawca z czterema produktami. Jedno pole dla produktów wystarczy, jeśli umieścisz to pole w tabeli „Produkty”, a nie w tabeli „Dostawcy”.

1. Określanie tabel, które powinna zawierać baza danych. Każda tabela powinna zawierać informacje tylko na jeden temat. Lista wymaganych pól powie Ci, które tabele są wymagane. Przykładowo, jeśli zostanie użyte pole Data zatrudnienia, to należy ono do tematu danych pracownika, tj. powinno znajdować się w tabeli Pracownicy. Potrzebne będą również tabele Klienci, Produkty i Zamówienia.
2. Określanie, do których tabel należą pola. Przy podejmowaniu decyzji, do której tabeli powinno należeć każde pole, należy wziąć pod uwagę następujące zasady projektowania.

· Uwzględnij każde pole tylko w jednej tabeli.

· Nie umieszczaj pola w tabeli, jeśli dodanie go spowoduje, że te same dane pojawią się w wielu rekordach w tej tabeli. Jeśli okaże się, że pole tabeli zawiera wiele zduplikowanych danych, prawdopodobnie pole to jest umieszczone w niewłaściwej tabeli. Na przykład, jeśli w tabeli Zamówienia umieścisz pole zawierające adres klienta, informacje te zostaną powtórzone w wielu rekordach, jeśli klient złoży różne zamówienia. Jeśli umieścisz adres w tabeli „Klienci”, pojawi się on tylko raz. Dane przechowywane tylko w jednej tabeli są aktualizowane tylko raz. Jest to bardziej wydajne, a także eliminuje możliwość powielania rekordów zawierających różne informacje.

1. Definiowanie pól o unikalnych wartościach w każdym rekordzie. Aby program Microsoft Access mógł powiązać informacje przechowywane w różnych tabelach, na przykład powiązać klienta ze wszystkimi jego zamówieniami, każda tabela bazy danych musi zawierać pola lub zestaw pól, które jednoznacznie identyfikują każdy rekord. Takie pole lub zbiór pól nazywa się główny klucz .
2. Definiowanie relacji między tabelami. Po podzieleniu informacji na tabele i zdefiniowaniu pól klucza podstawowego należy wybrać sposób, w jaki program Microsoft Access będzie ponownie łączyć powiązane informacje. Aby to zrobić, musisz zdefiniować relacje między tabelami bazy danych. Dane firmy Microsoft dostęp. W ten sposób warto zbadać relacje w istniejącej bazie danych o dobrze zorganizowanej strukturze, takiej jak przykładowa baza danych Northwind.
3. Poprawa struktury bazy danych. Po utworzeniu niezbędnych tabel, pól i relacji należy ponownie przejrzeć strukturę bazy danych i zidentyfikować ewentualne niedociągnięcia. Wskazane jest, aby zrobić to na tym etapie, gdy tabele nie są wypełnione danymi.

Twórz tabele w programie Microsoft Access, twórz relacje między nimi i wprowadzaj do tabel wystarczającą ilość danych, aby sprawdzić strukturę. Aby przetestować relacje z bazą danych, sprawdź, czy możesz tworzyć zapytania, aby uzyskać potrzebne informacje. Twórz wersje robocze formularzy i raportów i sprawdzaj, czy zawierają one dane, których oczekiwałeś. Szukaj nadmiarowych powtórzeń danych i eliminuj je.

1. Wprowadzanie danych i tworzenie innych obiektów bazy danych. Jeśli struktury tabel spełniają wymagania, możesz wprowadzić wszystkie dane. Następnie możesz utworzyć wszystkie niezbędne obiekty bazy danych — zapytania, formularze, raporty, strony dostępu do danych, makra i moduły.
2. Korzystanie z narzędzi analitycznych Microsoft Access. W programie Microsoft Access dostępne są dwa narzędzia, które pomagają ulepszyć strukturę bazy danych programu Microsoft Access. Kreator analizy tabeli umożliwia analizę struktury tabeli, sugerowanie odpowiednich nowych struktur i relacji oraz dzielenie tabeli na nowe powiązane tabele, jeśli ma to sens. Analizator wydajności analizuje całą bazę danych i wydaje zalecenia dotyczące jej ulepszenia, a także może je wdrożyć.

Tworzenie bazy danych

Istnieją dwa sposoby tworzenia bazy danych w programie Microsoft Access. Najprostszy sposób utwórz bazę danych - użyj kreatora bazy danych, aby utworzyć wszystkie niezbędne tabele, formularze i raporty. Możliwe jest również utworzenie pustej bazy danych, a następnie dodanie do niej tabel, formularzy, raportów i innych obiektów - jest to najbardziej elastyczny sposób, ale wymaga osobnej definicji każdego elementu bazy danych. W obu przypadkach stworzoną bazę danych można w każdej chwili zmienić i rozbudować.

Aby utworzyć nową bazę danych, wybierz z menu Plik Komenda Tworzyć, a następnie na pasku zadań Tworzenie pliku Wybierz opcję Nowa baza danych. Następnie na ekranie pojawia się standardowy plik, w którym należy otworzyć żądany folder i podać nazwę utworzony plik Baza danych. Na przykład „grupa.mdb”. Po utworzeniu pliku Access otwiera puste okno bazy danych, w którym będzie można wykonywać wszystkie operacje - tworzyć i manipulować obiektami bazy danych. MS Access jest aplikacją wielookienkową, jednak w danej chwili może być otwarta tylko jedna baza danych. To jego okno jest głównym oknem dokumentu w aplikacji Access, a zamknięcie go oznacza zamknięcie odpowiedniego pliku .MDB.

Ryż. 1. Okno bazy danych

Okno bazy danych tworzy wiele okien potomnych obiektów (tabeli, zapytania, formularza itp.), a każde takie okno może zostać zamknięte autonomicznie - dowolnym standardem Sposoby Windows. Dodatkowo bez zamykania okna można zapisać obiekt (np. układ tabeli), którego okno znajduje się na ekranie i nadać mu nazwę – tak jak z plikami: Plik-Zapisz lub Plik-Zapisz jako....

Możesz pracować z oknem dowolnego obiektu (oknem potomnym) w trybie online (na przykład wprowadzanie lub przeglądanie danych w tabeli) lub w trybie projektowania (na przykład zmiana układu tabeli).

Podstawowe pojęcia MS Access. Obiekty MS Access

Jak widać na ryc. 1, podstawa Dane dostępowe mogą mieć następujące obiekty: tabele, zapytania, formularze, raporty, strony. Tabela jest podstawowym obiektem MS Access. Dane powinny być przechowywane w tabelach, a każda tabela powinna zawierać informacje tego samego typu. Wszystkie pozostałe obiekty bazy danych są wyprowadzane i tworzone wyłącznie na podstawie wcześniej przygotowanych tabel.

Formularz nie jest samodzielnym obiektem MS Access: po prostu pomaga nam wprowadzać, przeglądać i modyfikować informacje w tabeli lub zapytaniu. Zapytania i raporty pełnią niezależne funkcje: wybierają, grupują, prezentują, drukują informacje. Strony dostępu do danych to specjalny rodzaj strony internetowej przeznaczonej do przeglądania i obsługi przez Internet lub intranet z danymi przechowywanymi w bazie danych Microsoft Access lub Microsoft SQL serwer. Za pomocą strony użytkownicy mogą wprowadzać, edytować i usuwać dane z bazy danych.

Każdy obiekt MS Access ma nazwę. Program Microsoft Access ma następujące ograniczenia dotyczące nazw pól, kontrolek i obiektów (Tabela 1).

Nazwa nie może zawierać więcej niż 64 znaki;

Nazwa może zawierać dowolną kombinację liter, cyfr, spacji i znaków specjalnych z wyjątkiem kropki (.), wykrzyknika (!), akcentu (") i nawiasy kwadratowe ();

nie może zaczynać się od spacji;

· nie może zawierać znaków kontrolnych (z kodami ASCII od 0 do 31);

· Nie może zawierać prostych cudzysłowów (") w nazwach tabel, widoków i procedur przechowywanych w projekcie programu Microsoft Access.

Chociaż spacje są dozwolone w nazwach pól, kontrolek i obiektów, w pewnych okolicznościach mogą one powodować konflikty w programach Visual Basic.

Definiując nazwę dla pola, kontrolki lub obiektu warto sprawdzić, czy nazwa ta jest taka sama jak nazwa właściwości lub innego elementu używanego przez Microsoft Access (w przypadku nazw rosyjskich taka sytuacja może wystąpić, gdy pasuje do nazwy właściwości lub funkcji zdefiniowanej przez użytkownika).

Tabela 1 Typy danych, które mogą mieć pola w programie Microsoft Access

Typ danych	Stosowanie	Rozmiar
Tekst	Tekst lub kombinacja tekstu i liczb (na przykład adresy) i liczb, które nie wymagają obliczeń (na przykład numery telefonów, numery magazynowe lub kody pocztowe)	Do 255 znaków
Liczbowy	Dane liczbowe używane do obliczeń matematycznych, z wyjątkiem obliczeń finansowych (w tym celu należy użyć typu „Waluta”). Aby dokładniej zdefiniować typ liczby, użyj właściwości Rozmiar pola (Rozmiar pola)	1,2,4 lub 8 bajtów. 16 bajtów tylko dla identyfikatorów replikacji (GUID)
Pole MEMO	Długi tekst lub liczby, takie jak notatki lub opisy	Do 64 000 znaków
Data Czas	Daty i godziny	8 bajtów
Monetarny	Wartości walut. Typ waluty służy do zapobiegania zaokrąglaniu podczas obliczeń. Przyjmuje do 15 znaków w części całkowitej liczby i 4 w części ułamkowej	8 bajtów
Licznik	Automatyczne wstawianie kolejnych (zwiększających się o 1) lub losowych liczb podczas dodawania wpisu. Ten typ pola jest przydatny w przypadku klucza podstawowego tabeli. Jako wartości takich pól Access automatycznie wybiera liczby całkowite (1,2,...). W przyszłości numer przypisany do rekordu podczas jego tworzenia nie ulega zmianie (niezależnie od usunięcia, wstawienia nowych rekordów itp.)	4 bajty. 1 6 bajtów tylko dla identyfikatorów replikacji (GUID)
Logiczny	Pola zawierające tylko jedną z dwóch możliwych wartości, np. Tak/Nie, Prawda/Fałsz, Wł/Wył	1bit
Pole obiektu OLE	Obiekty (na przykład dokumenty Microsoft Word, arkusze kalkulacyjne) Microsoft Excel, obrazy, dźwięki i inne dane binarne) utworzone w innych programach korzystających z protokołu OLE. Obiekty mogą być połączone lub osadzone w tabeli Microsoft Access. Aby wyświetlić obiekt OLE w formularzu lub raporcie, musisz użyć dołączonej ramki obiektu	Do 1 gigabajta (ograniczone miejscem na dysku)
Hiperłącze	Pole przechowujące hiperłącza w postaci ścieżki lub adresu URL	Do 64 000 znaków
Kreator podmian	Tworzy pole, które pozwala wybrać wartość z innej tabeli lub z listy wartości za pomocą pola kombi. Wybranie tej opcji z listy typów danych uruchamia kreatora dla automatyczne wykrywanie to pole	Taki sam rozmiar jak klucz podstawowy, który jest również polem wyszukiwania; zwykle 4 bajty

Praca z każdym obiektem bazy danych odbywa się w osobnym oknie, a istnieją dwa tryby działania:

1. tryb online, gdy informacje są przeglądane, zmieniane lub wybierane;

2. tryb projektowania, gdy układ jest tworzony lub zmieniany, struktura obiektu (na przykład struktura tabeli).

Dodatkowo plik bazy danych zawiera inny dokument, który posiada własne okno - Schemat Danych. W tym oknie tworzymy, przeglądamy, modyfikujemy i zrywamy powiązania między tabelami. Te linki pomagają nam kontrolować dane, tworzyć zapytania i raporty.

W oknie bazy danych pod panel standardowy pasek narzędzi zawiera panel z przyciskami „Otwórz”, „Projektant” i „Utwórz”, a także przyciski do zmiany sposobu prezentacji obiektów bazy danych. Lewa strona okna wyświetla listę zakładek (według liczby obiektów Access) z korzeniami: Tabela, wniosek, formularz, raport, strony, makro oraz Moduł. Jeśli wybrana jest jakakolwiek zakładka, okno bazy danych wyświetla listę istniejące obiekty tego typu tej bazy danych. Na przykład, jeśli wybierzesz kartę Stół, okno wyświetla listę tabel w otwartej bazie danych. Aby otworzyć tabelę, wybierz jej nazwę z tej listy i kliknij przycisk „Otwórz”. Aby dołączyć nową tabelę do bazy danych, należy kliknąć przycisk „Utwórz”. Aby poprawić układ istniejącej tabeli, podświetl jej nazwę na liście i kliknij przycisk Projekt. Te same operacje są wykonywane na wszystkich innych obiektach bazy danych Access.

Zestaw poziomych pozycji menu i układ pasków narzędzi zależy od typu i trybu okna dokumentu, które w ten moment aktywnie. Na przykład okno tabeli w trybie online posiada przyciski „Wytnij”, „Sortuj w porządku rosnącym” itp., a w trybie projektowania - przyciski „Właściwości”, „Zdefiniuj klucz” itp. Praca z paskami narzędzi podlega systemowi Windows standard.

Notatka. Pola Numeryczne, Data/godzina, Waluta i Boolean mają wstępnie zdefiniowane formaty wyjściowe. Format wyjściowy można wybrać w komórce Właściwości formatu pola. Możesz także tworzyć własne formaty wyjściowe dla wszystkich typów danych z wyjątkiem obiektów OLE.

Technologia tworzenia baz danych

Zdefiniujmy cel tworzenia tej bazy danych - przechowywanie informacji o uczniach. Jako podstawowy obiekt bazy danych definiujemy tabelę, w której będą przechowywane następujące dane o uczniach: numer akt osobowych, nazwisko, imię, patronimik, data urodzenia, adres domowy, Klasa. Aby je umieścić, definiujemy pola o tej samej nazwie w tabeli. Ustaw pole jako klucz tabeli osobisty numer akt.

Aby utworzyć bazę danych, uruchom MS Access i wybierz z menu Plik Komenda Tworzyć, a następnie w okienku zadań Utwórz plik wybierz opcję Nowa baza danych. Potem w oknie Nowy plik bazy danych otwórz żądany folder, na przykład Nowy folder, i nazwij plik bazy danych, który ma zostać utworzony, na przykład „Group.mdb”.

Utwórz tabelę

Aby utworzyć tabelę, wybierz zakładkę na liście zakładek po lewej stronie okna bazy danych. Stół. Następnie w oknie bazy danych zostaną wyświetlone skróty do opcji tworzenia tabeli: w trybie projektowania, za pomocą kreatora oraz poprzez wprowadzanie danych. Dwukrotne kliknięcie wiersza „Utwórz tabelę w widoku projektu” otwiera okno tabeli w widoku projektu, jak pokazano na rysunku 1. 2.

Ryż. 2. Definiowanie parametrów pola tabeli w widoku projektu

W górnej części okna znajduje się układ tabeli, który tworzysz lub modyfikujesz, czyli po prostu lista pól z nazwą pola, typem danych i opisem.

W kolumnie Nazwa pola wprowadź dowolną nazwę pola, aw następnej kolumnie określ typ danych dla tego pola. Typ danych można wybrać z listy rozwijanej. Gdy tylko kursor znajdzie się w kolumnie Typ danych, w dolnej części okna pojawia się formularz Właściwości pola (charakterystyka tego pola). Jest to lista właściwości (po lewej - nazwa właściwości, po prawej - wartość tej właściwości) z oknem podpowiedzi dla każdej właściwości. Lista właściwości różni się w zależności od typu danych aktualnie wyświetlanego w kolumnie Typ danych. Klikając pole wartości w arkuszu właściwości, możesz zmienić tę wartość (w granicach dozwolonych dla tego typu danych). Większość wartości jest domyślnie akceptowana przez system, wiele właściwości można zmienić samodzielnie. Niektóre wartości można wybrać z listy rozwijanej.

Przy wyborze wartości nieruchomości fundamentalnie ważne jest przestrzeganie następujące zalecenia:

W przypadku pól tekstowych i numerycznych należy określić rozmiar pola, a w przypadku tekstu jest to dopuszczalna długość wartości (na przykład 20 lub 40 znaków), a w przypadku liczb format reprezentacji w komputerze (bajt, liczba całkowita (dwa bajty), długa liczba całkowita itp. );

za pole Data Czas musisz określić format, aby system wiedział, jak przetwarzać dane wejściowe. Na przykład, jeśli wybierzesz Format daty krótkiej, system będzie oczekiwał, że wprowadzisz dokładną datę (w wersji rosyjskiej - DD.MM.RRRR), a jeśli wybierzesz Format czasu krótkiego, będziesz musiał wpisać HH: MM (godziny i minuty) w tym polu;

· Jako wartość właściwości Warunek wartości można określić wyrażenie logiczne, które podczas wprowadzania danych w tym polu musi przyjmować wartość Prawda („Prawda”). W poniższej właściwości można napisać dowolny komunikat o błędzie, który zostanie wygenerowany przez system, na przykład: „Ta wartość pola jest nieprawidłowa”. Właściwość Pole wymagane można ustawić na Tak (puste wartości są niedozwolone) lub Nie (puste wartości są dozwolone);

· jeśli klucz podstawowy Twojej tabeli zawiera jedno pole, we właściwości pola indeksowanego dla niego wybierz: „Tak, dopasowania są niedozwolone”, a następnie kliknij przycisk „Zdefiniuj klucz” (z obrazem klucza) w pasek narzędzi. Spowoduje to zdefiniowanie klucza podstawowego tabeli (i uniemożliwi wprowadzanie rekordów ze zduplikowaną wartością klucza podstawowego).

Tak więc zgodnie z powyższymi zaleceniami zdefiniuj pola tabeli. W kolumnie Nazwa pola wprowadź nazwę „Numer akt osobowych”. Aby określić typ danych tego pola, kliknij strzałkę w kolumnie Typ danych, aby rozwinąć listę możliwych typów danych i wybierz opcję Tekst. W obszarze projektowania Właściwości pola wybierz Rozmiar pola i zdefiniuj maksymalna ilość znaki do wprowadzenia w tym polu - 10 znaków.

Zwróć uwagę, że po wybraniu różnych opcji właściwości pola po prawej stronie wyświetlana jest etykietka przypisania opcji.

Postępując w podobny sposób, wprowadź następujące dane dotyczące pozostałych pól tabeli (Tabela 2).

Po zakończeniu wprowadzania opisu pól tabeli zdefiniuj klucz podstawowy. Aby to zrobić, określ pole osobisty numer akt, kliknij przycisk Pole kluczowe na standardowym pasku narzędzi.

Tabela 2. Dane o polach tabeli

Notatka. Pole klucza podstawowego jest opcjonalne, ale pożądane. Jeśli klucz podstawowy nie został zdefiniowany, program Microsoft Access zapyta, czy chcesz utworzyć pole klucza podczas zapisywania tabeli.

Wybór zespołu Widok tabeli w menu Pogląd, przełącz wyświetlanie utworzonej tabeli bazy danych w tryb wyświetlania tabeli. Pamiętaj, aby zapisać arkusz kalkulacyjny pod nazwą Studenci.

Operacje na danych w tabeli

Wprowadzanie danych. Po wybraniu w oknie tabeli Studenci, kliknij przycisk „Otwórz”. Umieść kursor w polu osobisty numer akt i wprowadź wartość liczbową, na przykład P-69. Po zakończeniu wprowadzania wartości pola naciśnij klawisz Patka aby przejść do następnego pola. W pozostałych polach tego rekordu wprowadź pozostałe dane z pierwszego rekordu.

Istnieje kilka sposobów udostępniania bazy danych programu Access, w zależności od potrzeb i dostępności zasobów. W tym artykule opisano dostępne opcje i korzyści z każdego z nich oraz zapewnione zasoby z Dodatkowe informacje o metodach pracy.

Aby zmienić strukturę bazy danych, na komputerze musi być zainstalowany program Access.

W tym artykule

Udostępnianie danych za pomocą folderów sieciowych

To najłatwiejsza opcja dla minimalne wymagania, ale zapewnia najmniej funkcjonalności. Dzięki tej metodzie plik bazy danych jest przechowywany na udostępnionym dysk sieciowy, a wszyscy użytkownicy korzystają z niego w tym samym czasie. Ponieważ wszystkie obiekty bazy danych są używane w tym samym czasie, wielu użytkowników może jednocześnie zmieniać dane, co ogranicza niezawodność i dostępność. Wydajność może również ucierpieć, ponieważ wszystkie obiekty bazy danych są przesyłane przez sieć.

Ta opcja jest odpowiednia, jeśli z bazy danych będzie korzystać kilka osób jednocześnie, a użytkownicy nie muszą zmieniać struktury bazy.

Notatka: Ta metoda jest mniej bezpieczna niż inne metody udostępniania bazy danych, ponieważ każdy użytkownik ma pełną kopię pliku bazy danych, co zwiększa ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Udostępnianie bazy danych za pomocą folderu sieciowego

Jeśli nie ma udostępnionego folderu sieciowego, musisz go skonfigurować.

Dodatkowe informacje o tym, zobacz pomoc na system operacyjny komputer, który będzie używany do udostępniania bazy danych. Jeśli udostępniony folder znajduje się na serwerze sieciowym, może być potrzebna pomoc administratora sieci.

Dostęp musi być skonfigurowany do otwierania w trybie współdzielonym na wszystkich komputerach użytkowników. Ten tryb jest używany domyślnie, ale należy to sprawdzić: jeśli użytkownik otworzy bazę danych w trybie wyłączności, inni użytkownicy nie będą mogli pracować z danymi. Wykonaj poniższe czynności na każdym komputerze.

1. Uruchom dostęp i na karcie Plik Wybierz przedmiot Opcje.

   W oknie Opcje dostępu Wybierz przedmiot Opcje klienta.

Skopiuj plik bazy danych do udostępnionego folderu. Następnie ustaw atrybuty pliku, aby umożliwić dostęp do odczytu/zapisu do pliku bazy danych. Aby korzystać z bazy danych, potrzebujesz do niej dostępu z uprawnieniami do odczytu i zapisu.

Utwórz skrót do pliku bazy danych na komputerze każdego użytkownika. W oknie dialogowym Właściwości skrótu określ ścieżkę do pliku bazy danych we właściwości Cel, używając adresu UNC zamiast litery dysku mapowanego. Na przykład zamiast ścieżki F:\przykład.accdb wskazać ścieżkę \\nazwa komputera\shared.accdb.

Notatka: Użytkownicy mogą wykonać tę czynność samodzielnie.

Udostępnianie partycjonowanej bazy danych

Ta metoda jest przydatna, jeśli nie masz witryny programu SharePoint ani serwera bazy danych. Udostępnione bazy danych można udostępniać w sieci lub za pośrednictwem witryny programu SharePoint. Kiedy baza danych jest dzielona, ​​jest reorganizowana do dwóch plików: bazy danych serwera, która zawiera tabele danych, oraz bazy danych klienta, która zawiera wszystkie inne obiekty bazy danych (np. zapytania, formularze, raporty). Każdy użytkownik wchodzi w interakcję z danymi przy użyciu lokalnej kopii zewnętrznej bazy danych.

Korzyści z partycjonowania bazy danych

Zwiększyć wydajność. W sieci udostępniane są tylko dane, a nie tabele, zapytania, formularze, raporty, makra lub moduły.

Zwiększona dostępność Transakcje bazy danych, takie jak edytowanie rekordów, są szybsze.

Ulepszone bezpieczeństwo. Użytkownicy uzyskują dostęp do bazy danych serwera za pośrednictwem tabel połączonych; jest mniej prawdopodobne, że atakujący mogą uzyskać nieautoryzowany dostęp do danych za pośrednictwem bazy danych klienta.

Zwiększona niezawodność Jeśli użytkownik napotka problem i baza danych zostanie nieoczekiwanie zamknięta, uszkodzenie pliku bazy danych jest zwykle ograniczone do kopii bazy danych klienta, którą użytkownik otworzył.

Elastyczne środowisko programistyczne Każdy użytkownik może samodzielnie tworzyć zapytania, formularze, raporty i inne obiekty bazy danych bez wpływu na pracę innych użytkowników. Ponadto można opracowywać i rozpowszechniać nową wersję bazy danych po stronie klienta bez zakłócania dostępu do danych przechowywanych w bazie danych zaplecza.

Jeśli ta metoda działa, przejdź do instrukcji w artykule Partycjonowanie bazy danych programu Access.

Udostępnianie bazy danych w witrynie SharePoint

Jeśli masz serwer z SharePoint (zwłaszcza z usługami Access), jest kilka możliwości dobre opcje. Integracja z SharePoint pomaga zapewnić lepszy dostęp do bazy danych. Podczas publikowania bazy danych w sieci Web Access Services tworzy witrynę programu SharePoint zawierającą tę bazę danych. Wszystkie obiekty bazy danych i same dane są przenoszone na listy programu SharePoint w tej witrynie.

Opublikowana baza danych jest hostowana w Internecie. Można tworzyć formularze i raporty internetowe uruchamiane w oknie przeglądarki, a także standardowe obiekty programu Access (czasami nazywane obiektami klienta, aby odróżnić je od obiektów sieci Web). Aby korzystać z obiektów klienta programu Access, musisz mieć zainstalowaną aplikację programu Access, ale wszystkie obiekty bazy danych przechowywane w programie SharePoint są współużytkowane.

Notatka: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Access, możesz używać obiektów klienckich z bazy danych sieci Web, a nie tylko obiektów bazy danych sieci Web.

Access Services zapewnia platformę do tworzenia bez danych, z której można korzystać w Internecie. Bazy danych sieci Web są budowane i publikowane przy użyciu programu Access 2010 i SharePoint, po czym można korzystać z bazy danych sieci Web za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Formularze, raporty i makra interfejsów działają w przeglądarce.

Jeśli korzystasz z internetowej bazy danych, dane są przechowywane na listach programu SharePoint: wszystkie tabele są konwertowane na listy programu SharePoint, a wpisy stają się elementami listy. Pozwala to kontrolować dostęp do internetowej bazy danych za pomocą uprawnień programu SharePoint.

Zapytania i makra danych są uruchamiane na serwerze: Całe przetwarzanie kodu SQL odbywa się na serwerze. Poprawia to wydajność sieci, ponieważ przesyłane są przez nią tylko zestawy wyników.

Zapisywanie bazy danych w bibliotece dokumentów

Bazę danych można zapisać w dowolnej bibliotece dokumentów SharePoint. Ta metoda jest podobna do zapisywania bazy danych w udziale sieciowym i zapewnia wygodny sposób kontrolowania dostępu do bazy danych. Łączenie z listą programu SharePoint udostępnia tylko dane, a nie obiekty bazy danych. Każdy użytkownik otrzymuje własną kopię bazy danych.

Na przykład jeśli witryna programu SharePoint zawiera listy, które śledzą problemy z obsługą klienta i przechowują dane pracowników, możesz utworzyć bazę danych w programie Access, która będzie działać jako interfejs dla tych list. Możesz tworzyć kwerendy programu Access do analizowania tych problemów oraz raporty programu Access do formatowania i publikowania pisemnych raportów na spotkania zespołu. Jeśli użytkownicy mają zainstalowany program Access na swoich komputerach, możesz przyznać dostęp do zapytań i raportów programu Access dla listy programu SharePoint za pomocą menu Wydajność. Podczas przeglądania listy w witrynie SharePoint użytkownicy mogą wyszukiwać i otwierać zapytania, raporty i inne obiekty programu Access z menu Wydajność. Jeśli użytkownicy nie mają aplikacji programu Access, nadal mogą używać danych z list przy użyciu widoków programu SharePoint.

Otwórz bazę danych, którą chcesz udostępnić.

Na karcie Plik Wybierz przedmiot Zapisz jako.

Notatka: Jeśli używasz programu Access 2010, wybierz elementy Plik > Zapisz i opublikuj > Zapisz bazę danych jako > SharePoint.

W oknie dialogowym Zapisz do SharePoint przejdź do odpowiedniej biblioteki dokumentów.

Sprawdź nazwę i typ pliku bazy danych, zmień je w razie potrzeby i kliknij przycisk Ratować.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Publikowanie w usługach dostępu oraz Importowanie i łączenie danych z listą programu SharePoint.

Udostępnianie bazy danych poprzez linkowanie do list SharePoint

Ta metoda ma te same zalety, co użycie podzielonej bazy danych i umożliwia każdemu użytkownikowi modyfikowanie własnej kopii bazy danych, ponieważ dane są udostępniane za pośrednictwem witryny programu SharePoint. Chociaż nie zapewnia to korzyści wynikających z publikowania bazy danych w witrynie programu SharePoint, zapewnia korzyści wynikające z centralnej lokalizacji danych. Ponieważ dane znajdują się na listach programu SharePoint, można je udostępniać w sieci za pomocą funkcji programu SharePoint.

Ta metoda obejmuje trzy główne kroki.

Przenieś dane na listy programu SharePoint.

Utwórz linki do tych list.

Dystrybucja pliku bazy danych.

Możesz użyć Kreatora migracji do witryny programu SharePoint, aby wykonać pierwsze dwa kroki, a ostatni krok możesz wykonać za pomocą dowolnego z dostępnych narzędzi.

Korzystanie z Kreatora eksportu tabeli SharePoint

Na karcie Praca z bazami danych w grupie Transfer danych kliknij element SharePoint.

Notatka: Ta pozycja jest dostępna tylko wtedy, gdy plik bazy danych jest zapisany w formacie accdb.

Postępuj zgodnie z instrukcjami Kreatora eksportu tabel do programu SharePoint; w szczególności określ lokalizację witryny programu SharePoint. Aby anulować proces, kliknij przycisk Anulować.

Aby uzyskać więcej informacji o migracji, przejdź do Ostatnia strona pole wyboru kreatora Detale.

Ta strona zawiera informacje o tym, które tabele są powiązane z listami, a także informacje o lokalizacji kopii zapasowych i adresie URL bazy danych. Wyświetla również ostrzeżenie w przypadku problemów z migracją i wskazuje lokalizację tabeli dziennika, w której można wyświetlić więcej informacji o problemach.

Gdy wszystkie kroki kreatora zostaną zakończone, kliknij przycisk Gotowy.

Jeśli kreator wyświetli ostrzeżenie, należy przejrzeć tabelę dziennika i podjąć niezbędne działania. Na przykład możesz chcieć cofnąć migrację niektórych pól lub przekonwertować je na inne typy danych zgodne z listami programu SharePoint.

Notatka: Aby wyświetlić listy w witrynie SharePoint, kliknij w obszarze szybki start przycisk Listy lub wybierz przedmiot Zobacz całą zawartość węzła. Może być konieczne odświeżenie strony w przeglądarce internetowej. Aby wyświetlić listy w Szybkim uruchamianiu w witrynie programu SharePoint lub zmienić inne ustawienia (takie jak włączanie przechowywania wersji), możesz zmienić ustawienia list w witrynie programu SharePoint. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz pomoc do witryny programu SharePoint.

Udostępnianie bazy danych serwerowi

Bazę danych można udostępnić za pomocą aplikacji Access i serwera bazy danych (takiego jak SQL Server). Ta metoda ma wiele zalet, ale wymaga dodatkowego oprogramowania - serwera bazy danych.

Ta metoda jest podobna do dzielenia baz danych, ponieważ tabele są przechowywane w sieci, a każdy użytkownik ma lokalną kopię pliku bazy danych programu Microsoft Access, która zawiera łącza do tabel, zapytań, formularzy, raportów i innych obiektów bazy danych. Użyj tej opcji, jeśli serwer bazy danych jest dostępny i wszyscy użytkownicy mają zainstalowany program Access. Korzyści z tej metody zależą od używanego oprogramowania serwera bazy danych, ale ogólnie obejmują konta użytkowników i selektywny dostęp do danych, doskonałą dostępność danych oraz wygodne wbudowane narzędzia do zarządzania danymi. Co więcej, większość aplikacje serwerowe bazy danych działają dobrze z wcześniejszymi wersjami programu Access, więc nie wymaga, aby wszyscy użytkownicy pracowali z tą samą wersją. Udostępniane są tylko tabele.

Korzyści z udostępniania bazy danych serwerowi bazy danych

Wysoka wydajność i skalowalność W wielu przypadkach serwer bazy danych zapewnia lepszą wydajność niż pojedynczy plik bazy danych programu Access. Wiele produktów serwerowych baz danych zapewnia również obsługę bardzo duże podstawy około 500-krotność interwału (2 GB) dla pliku bazy danych Access (dwa gigabajty). Produkty serwerowe bazy danych zazwyczaj działają bardzo wydajnie, przetwarzając zapytania równolegle (używając wielu wątków natywnych w tym samym procesie do obsługi żądań użytkowników) i minimalizując dodatkowe wymagania dotyczące pamięci podczas dodawania nowych użytkowników.

Zwiększona dostępność Większość produktów serwerowych baz danych umożliwia tworzenie kopie zapasowe w użyciu. W ten sposób użytkownicy nie muszą na siłę zamykać bazy danych, aby Zarezerwuj kopię dane. Co więcej, serwer bazy danych zazwyczaj bardzo efektywnie radzi sobie z edycją równoległą i blokowaniem rekordów.

Rozszerzona ochrona Nie ma możliwości pełnego zabezpieczenia bazy danych. Jednak produkty serwerów bazodanowych oferują niezawodna ochrona, które pomogą Ci chronić Twoje dane przed nieautoryzowanym użyciem. Większość produktów serwerowych baz danych oferuje zabezpieczenia oparte na kontach, co pozwala określić, kto może zobaczyć, które tabele. Nawet jeśli dostęp do interfejsu nie jest prawidłowy, nieautoryzowane wykorzystanie danych jest zabronione przez ochronę opartą na koncie.

Opcje automatycznego odzyskiwania W przypadku awarii systemu (takiej jak awaria systemu operacyjnego lub awaria zasilania) niektóre produkty serwerowe baz danych mają mechanizmy automatycznego przywracania, które przywracają bazę danych do ostatniego spójnego stanu w ciągu kilku minut, bez potrzeby korzystania z administratora bazy danych. uczestniczyć.

Przetwarzanie serwera Korzystanie z programu Access w konfiguracji klienta i serwera pomaga zmniejszyć ruch w sieci, przetwarzając zapytania bazy danych na serwerze przed wysłaniem wyników do klienta. Przetwarzanie serwera jest zwykle bardziej wydajne, zwłaszcza w przypadku dużych zbiorów danych.

Podstawowe kroki korzystania z programu Access z serwerem bazy danych

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze metody

Wymagania dotyczące metody	Partycjonowanie bazy danych	folder sieciowy	Witryna SharePoint	Serwer bazy danych
Potrzeba oprogramowanie serwera bazy danych
Potrzeba SharePoint
Potrzebować dostępność Dostęp do usług na serwerze SharePoint			Zależy od scenariusza: łączenie do list i zapisywanie w bibliotece dokumentów nie wymaga Access Services; publikowanie jako internetowej bazy danych lub aplikacji internetowej wymaga usług Access Services.
Dostępność danych		Nadaje się dla małych grup, jeśli dane niewiele się zmieniają	Najlepsze. Nadaje się do scenariuszy użytkowania offline.	Najlepsze
Bezpieczeństwo	Zależy od dodatkowych środków	Najmniej bezpieczny sposób	Najlepsze	Najlepsze
Elastyczność	Elastyczny sposób. Możesz łatwo tworzyć nowe funkcje bazy danych bez zakłóceń. Użytkownicy mogą modyfikować strukturę we własnej kopii.	Mniej elastyczny sposób. Rozwój można wykonać za pomocą kopii bazy danych w trybie offline, która następnie jest zastępowana. Nie ma możliwości indywidualnej zmiany struktury bazy danych przez użytkowników.	Elastyczny sposób. Używanie uprawnień SharePoint do kontrolowania dostępu i zmiany projektu. Umożliwia korzystanie z niektórych obiektów bazy danych, takich jak formularze, w oparciu o przeglądarkę.	Elastyczny sposób. Możesz łatwo tworzyć nowe funkcje bazy danych bez zakłóceń. Użytkownicy mogą zmieniać strukturę obiektów we własnej kopii.

W dzisiejszym świecie dane zyskują coraz większą wagę i bez przesady można powiedzieć, że światem sterują dane. Dlatego obecnie dużo uwagi poświęca się gromadzeniu, przechowywaniu, analizie i sprzedaży danych. Kluczem do pomyślnego rozwoju nowoczesnego biznesu jest gromadzenie, usystematyzowanie i wykorzystanie np. takich informacji o Twoich klientach jak ich potrzeby, preferencje zakupowe itp. Takie informacje mogą pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących praktycznej skuteczności ofert promocyjnych, identyfikowaniu segmentów biznesowych przynoszących straty, analizowaniu popytu na Twoje produkty lub usługi, śledzeniu dynamiki handlu poszczególnymi przedmiotami i przeglądzie innych kluczowych czynników. Korzystanie z baz danych, jeśli są używane prawidłowo, daje nam te przewagi konkurencyjne.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, a w swojej pracy nie korzystasz jeszcze z Systemu Zarządzania Relacjami z Klientem (CRM lub Customer Relationship Management), który automatyzuje generowanie strategii interakcji z klientem, to sukces Twojego biznesu zależy od pewne zagrożenia. Pamiętaj, że Twoi konkurenci są w pogotowiu!

Przyjrzyjmy się, jakiego oprogramowania możesz użyć do zbudowania bazy danych dostosowanej do unikalnych potrzeb Twojej małej firmy, która zbiera dane dzienne, tygodniowe, miesięczne lub roczne.

Filemaker Pro 12

Ta baza danych od dawna nie zeszła z pola widzenia administratorów baz danych i programistów, ale od samego początku jest kochana przez społeczność biznesową. Filemaker Pro stworzony przez przez Apple, działa jak sala operacyjna System Mac jak również w systemie Windows. Program jest intuicyjnym i bardzo łatwym w obsłudze narzędziem do tworzenia własnych baz danych z obsługą udostępniania danych w Internecie, które potrafi generować raporty w trybie normalnym i zaawansowanym oraz może być integrowane z innymi systemami bazodanowymi.

Microsoft Access 2010

Przez długi czas system zarządzania bazą danych Access od Pakiet Microsoft Pakiet Office to najlepsze rozwiązanie dla większości małych firm. Jednak teraz ma do czynienia z konkurencją ze strony innych DBMS, które są prostsze w obsłudze, lepiej zintegrowane z systemami chmurowymi, nie wymagają dużej wiedzy w zakresie tworzenia, utrzymywania baz danych i rozwoju oprogramowania.

Jeśli masz już bazę danych, prawdopodobnie została ona zbudowana za pomocą programu Microsoft Access. Nowa wersja 2010 wygląda i działa lepiej i jest łatwiejsza w użyciu niż poprzednie wersje, takie jak masowo używana wersja 2003. Pomimo tego, że konkurenci zaczęli forsować ten DBMS, nadal zajmuje wiodącą pozycję w tym segmencie rynku oprogramowania.

Biznesowa baza danych Oracle Application Express (APEX)

APEX to system zarządzania bazami danych zbudowany na niezwykle udanym silniku bazy danych Oracle. APEX jest dostępny całkowicie bezpłatnie dla obecnych klientów Oracle i zapewnia bardziej zaawansowany system tworzenia aplikacji biznesowych niż Microsoft Access lub FileMaker Pro. Jednak korzystanie z APEX nie jest tak proste, jak proste wprowadzanie danych do tabel, jak ma to miejsce w przypadku bazy danych Access.

Jeśli już korzystasz z Oracle lub uważasz, że potrzebujesz bardziej zaawansowanych możliwości zarządzania bazami danych, takich jak integracja z innymi systemami danych w przyszłości, lub jak obsługiwać bardzo duże ilości danych z dużą wydajnością, to APEX jest właściwym wyborem.

Zoho Creator jest stosunkowo nowicjuszem w świecie baz danych i oferuje intuicyjny, oparty na chmurze system baz danych. Twórcy Zoho stworzyli naprawdę solidny, łatwy w obsłudze system, w którym można szybko i bez większych przygotowań stworzyć prostą aplikację bazodanową. Było to możliwe dzięki zastosowaniu formularzy do wprowadzania danych, bardzo dobrego kreatora raportów, integracji z innymi systemami, co często jest konieczne, gdy masz już istniejącą bazę danych utworzoną w innym DBMS lub gdy korzystasz z baz danych swoich partnerów.

Przy podejmowaniu decyzji menedżer dowolnego szczebla opiera się na dostępnych mu informacjach na temat przedmiotu zarządzania, dlatego skuteczność jego pracy zależy bezpośrednio od jakościowych cech tych informacji, takich jak adekwatność, kompletność, rzetelność, terminowość, konsystencja itp.

W nowoczesnych warunkach Systemy informacyjne grać i nadal odgrywać coraz większą rolę w osiąganiu strategicznych celów organizacji. Prowadzi to do nowych wymagań dla systemów informatycznych i ich funkcji. Takie systemy nie są już tylko narzędziem, które zapewnia przetwarzanie informacji dla działów i użytkowników końcowych w organizacji. Muszą teraz generować produkty i usługi oparte na informacjach, które dadzą organizacji przewagę konkurencyjną na rynku.

Systemy informacyjne i wykorzystywane w nich technologie informacyjne są wynikiem określonych decyzji menedżerów w organizacji. Jednak z kolei systemy i technologie dyktują własne specyficzne warunki biznesowe i zmieniają organizacje.

I bez względu na to, jakich konsultantów w tym obszarze przyciągnie menedżer, ostateczne decyzje musi podjąć osobiście. Menedżer musi być w stanie wykorzystać potencjalne korzyści Technologie informacyjne. Musi posiadać wystarczającą wiedzę do prowadzenia całościowego zarządzania procesem zastosowania i rozwoju technologii informatycznych w organizacji oraz rozumieć, kiedy w tym obszarze potrzebne są dodatkowe zasoby lub pomoc zewnętrznych specjalistów.

Od czasu wynalezienia pisma ludzkość stanęła przed wyzwaniem przechowywania danych. Prowadzenie ewidencji ma długą historię, ale pomimo ewolucji od glinianych tabliczek, przez papirus, pergamin i papier, przez cały czas łączyło je jedno – przetwarzanie informacji odbywało się ręcznie.

Wraz z rozwojem cywilizacji zarządzanie dokumentami groziło pochłonięciem cały czas specjalisty – pod koniec XX wieku wiele firm posiadało całe piętra przeznaczone do przechowywania dokumentów, co, jak widać, nie jest tak dalekie od przechowywania glinianych stołów w archiwa sumeryjskie.

Wraz z pojawieniem się komputerów uproszczono zadanie zarządzania dokumentami - przechowywać dokumenty w w formie elektronicznej Okazało się to proste, tanie i wygodne. Kluczowym elementem tego Nowa technologia było oprogramowanie. Stosunkowo łatwe stało się programowanie i używanie komputerów, znacznie łatwiejsze sortowanie, analizowanie i przetwarzanie danych. Były standardowe pakiety dla tak powszechnie używanych aplikacji biznesowych jak księgowość, kalkulacja wynagrodzenie, zarządzanie zapasami, zarządzanie subskrypcjami, bankowość i biblioteki dokumentów.

Reakcja na te nowe technologie była przewidywalna, a duże firmy przechowują jeszcze więcej informacji i wymagają coraz szybszego sprzętu.

W trakcie swojej działalności przedsiębiorstwa przemysłowe, korporacje, struktury resortowe, władze publiczne i administracja zgromadziły duże ilości danych. Zawierają ogromne możliwości wydobycia przydatnych informacji analitycznych, na podstawie których można zidentyfikować ukryte trendy, zbudować strategię rozwoju i znaleźć nowe rozwiązania.

Oczywistym jest, że zapewnienie dostępu do większości danych online nie jest takie trudne. Jednak każdy z nas doświadczył sytuacji, w której znalezienie odpowiedniego dokumentu, tak racjonalnie zapisanego w minionym miesiącu (lub roku), jest nieproporcjonalnie pracochłonne. W tym momencie staje się jasne, że tradycyjne możliwości systemów plików nie wystarczają już do odniesienia sukcesu we współczesnym świecie - świecie technologii informatycznych.

Dzisiaj, aby uzyskać dodatkowe przewagi konkurencyjne, większość krajowych firm potrzebuje poważnego wsparcia informatycznego dla swojego biznesu – systemu przekształceń firmy opartego na wykorzystaniu technologii informatycznych i ukierunkowanego na zwiększenie efektywności organizacji.

W drugiej połowie lat 90. wiele przedsiębiorstw zaczęło zdawać sobie sprawę, że dane, którymi dysponują, to cenny zasób, którego prawidłowe wykorzystanie może tworzyć przewagi konkurencyjne. Duże firmy od dziesięcioleci gromadziły dane o swoich klientach, dostawcach, produktach i usługach. Zrozumieli jednak, że ich dane są przechowywane w różnych systemach i że informacje te muszą zostać zintegrowane w celu dalszego rozwoju firmy. Konieczność integracji informacji firmowych dała impuls do tworzenia baz danych.

Staje się to szczególnie istotne teraz, gdy szybki rozwój e-commerce może zmienić firmy internetowe w wielkie przedsiębiorstwa w ciągu kilku miesięcy, jeśli nie tygodni. W rezultacie ich bazy danych również będą szybko rosnąć.

Dlatego rozważny menedżer powinien zacząć inwestować w wsparcie IT bez popychania przedsiębiorstwa do granicy decyzyjnej, gdy jego firma osiągnie limit kosztów. Prawdziwym problemem stojącym przed najwyższym kierownictwem firmy jest zorganizowanie gromadzonych archiwów danych, które ułatwiłyby odnalezienie potrzebnych informacji. Znajdowanie wzorców, trendów, anomalii i istotnych informacji w dużej bazie danych to jeden z najbardziej ekscytujących nowych obszarów zarządzania danymi.

Dla tych, którzy już przeszli tą ścieżką, oczywiste jest, że bazy danych mogą fundamentalnie zmienić charakter pracy każdej organizacji pozycjonowanej w różnych obszarach tematycznych, odciążając menedżerów od wykonywania rutynowych procedur związanych z wyszukiwaniem informacji w wielu plikach, dokumentach papierowych, katalogi i standardy. To nowy etap w rozwoju firmy, prowadzący ją do kolejnego etapu ewolucji, choć często rewolucyjnymi metodami.

Redukcja kosztów czasu to tylko pośredni efekt automatyzacji. Głównym zadaniem rozwoju technologii informacyjnych jest w inny sposób - nabycie przez organizację całkowicie nowych cech, które dają jej znaczące przewagi konkurencyjne. Tak właśnie jest, co jest bardzo warte.

Tym bardziej, że instalowanie i administrowanie bazami danych jest dziś procesem znacznie mniej skomplikowanym niż jeszcze kilka lat temu. Projektowanie i zarządzanie bazą danych jest w dużej mierze zautomatyzowane. Oprogramowanie, pozwalający rozwiązać ten problem - stworzyć bazę danych, zaktualizować przechowywane w niej informacje - oraz zapewnić do niej wygodny dostęp w celu przeglądania i wyszukiwania, nazywany jest systemem zarządzania bazą danych (DBMS).

System zarządzania bazą danych tworzy na ekranie komputera określone środowisko pracy (interfejs użytkownika). Ponadto SZBD posiada określone tryby działania i system poleceń. W oparciu o SZBD tworzone i funkcjonują systemy informacyjne. Warto przypomnieć, że systemy zarządzania bazami danych to jedna z najbardziej udanych technologii w całej branży komputerowej. Co roku na systemy i aplikacje bazodanowe wydawane są miliardy dolarów. Systemy zarządzania bazami danych odgrywają wyjątkową rolę w organizacji nowoczesnych przemysłowych, instrumentalnych i badawczych systemów informatycznych.

Typowe tryby pracy z DBMS to tworzenie bazy danych, edytowanie bazy danych, manipulowanie bazą danych, przeszukiwanie bazy danych. Każdy tryb ma swój własny system poleceń DBMS. Każda praca użytkownika z bazą danych budowana jest w postaci algorytmu złożonego z tych poleceń. Takie algorytmy mogą być wykonywane w trybie bezpośredniego wykonania (dane polecenie jest natychmiast wykonywane) oraz w trybie automatyczne wykonanie, czyli w trybie programowym.

Tworząc bazę danych, użytkownik stara się uporządkować informacje zgodnie z różne funkcje i szybko wyodrębnij próbkę z dowolną kombinacją funkcji. Użytkownicy bazy danych mogą być różni programy użytkowe, systemy oprogramowania, a także eksperci merytoryczni działający jako konsumenci lub źródła danych (tzw. użytkownicy końcowi).

Główną cechą dobrze zbudowanego DBMS jest jego funkcjonalność, która radykalnie obniża koszty pracy przy przetwarzaniu prawie wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych informacje biznesowe organizacje. Tak zaprojektowana baza danych pozwala każdemu działowi na korzystanie z informacji wprowadzonych przez jednego użytkownika oraz eliminuje konieczność powielania danych pomiędzy działami firmy, co prowadzi do gwałtownego obniżenia kosztów pracy. Na przykład informacja o sprzedanym produkcie już w momencie usuwania zapasów staje się w równym stopniu dostępna zarówno dla kierownika sprzedaży, jak i aplikacji biznesowych księgowości ogólnej i płac.

Tymczasem pomimo ogromnych postępów w ułatwianiu instalacji, zarządzania i używania DBMS, zwłaszcza tych, które działają na komputery osobiste lub stacji roboczych, wielu nadal woli korzystać z systemu plików. Istnieje milczące założenie, że DBMS powinien być obsługiwany przez dobrze wyszkolony, pełnoetatowy personel i że większość użytkowników baz danych nie ma żadnego przeszkolenia w zakresie technologii baz danych. Użytkownikom nadal trudno jest połączyć się z systemem DBMS, znaleźć właściwy katalog lub nazwę bazy danych, w której przechowywane są dane, oraz formułować zapytania i aktualizować bazę danych. Połączenie i paradygmat dostępu do system plików nadal wydają się znacznie łatwiejsze do zrozumienia.

Jednak myśląc o sukcesie swojego biznesu lider nie powinien ulegać takim sentymentom. Warto pamiętać, że tworzenie bazy danych jest teraz łatwe i niedrogie. Robią to miliony ludzi, a do tego nie trzeba zmieniać się w operatora komputera. Kompetentny inżynier IT i kilka warsztatów szkoleniowych dla personelu - to wszystko, czego potrzebujesz, aby zamienić stos plików z trudno dostępnymi informacjami w nowoczesną bazę danych. Natomiast odrzucając zalety DBMS ze względu na chwilową wygodę obsługi, ich niechęć do zmiany ustalonego porządku, kierownik ryzykuje pozostanie jedynym użytkownikiem pisma klinowego na świecie, który przeszedł na alfabet fonetyczny.

We współczesnym świecie potrzebne są narzędzia, które umożliwiłyby przechowywanie, organizowanie i przetwarzanie dużych ilości informacji, z którymi trudno pracować w Excelu czy Wordzie. Takie repozytoria służą do tworzenia serwisów informacyjnych, sklepów internetowych i dodatków księgowych. Głównymi narzędziami realizującymi to podejście są MS SQL i MySQL. Produkt z pakietu Microsoft Office jest uproszczoną wersją pod względem funkcjonalności i jest bardziej zrozumiały dla niedoświadczonych użytkowników. Przejdźmy krok po kroku przez proces tworzenia bazy danych w programie Access 2007.

Opis MS Access

Microsoft Access 2007 to system zarządzania bazą danych (DBMS) implementujący pełnoprawny graficzny interfejs użytkownika, zasadę tworzenia encji i relacji między nimi oraz strukturalny język zapytań SQL. Jedyną wadą tego DBMS jest brak możliwości pracy na skalę przemysłową. Nie jest przeznaczony do przechowywania ogromnych ilości danych. Dlatego MS Access 2007 jest używany do małych projektów i osobistych celów niekomercyjnych.

Zanim jednak pokażemy tworzenie bazy danych krok po kroku, trzeba zapoznać się z podstawowymi pojęciami z teorii baz danych.

Definicje podstawowych pojęć

Bez podstawowej wiedzy o kontrolkach i obiektach służących do tworzenia i konfigurowania bazy danych niemożliwe jest pomyślne zrozumienie zasady i funkcji dostosowywania obszaru tematycznego. Więc teraz spróbuję zwykły język wyjaśnij istotę wszystkich ważnych elementów. Zacznijmy więc:

1. Obszar tematyczny to zestaw tabel utworzonych w bazie danych, które są połączone ze sobą za pomocą kluczy podstawowych i pomocniczych.
2. Encja to oddzielna tabela bazy danych.
3. Atrybut - nagłówek osobnej kolumny w tabeli.
4. Krotka to łańcuch, który przyjmuje wartość wszystkich atrybutów.
5. Klucz podstawowy to unikatowa wartość (id) przypisana do każdej krotki.
6. Klucz drugorzędny tabeli „B” jest unikalną wartością tabeli „A” używaną w tabeli „B”.
7. Zapytanie SQL to specjalne wyrażenie, które wykonuje na bazie danych określoną akcję: dodawanie, edytowanie, usuwanie pól, tworzenie selekcji.

Teraz, gdy mamy już ogólne pojęcie o tym, z czym będziemy pracować, możemy rozpocząć tworzenie bazy danych.

Tworzenie bazy danych

Dla jasności całej teorii stwórzmy bazę szkoleń „Studenci-Egzaminy”, która będzie zawierać 2 tabele: „Studenci” i „Egzaminy”. Głównym kluczem będzie pole „Numer rekordu”, ponieważ. podany parametr jest unikalny dla każdego ucznia. Pozostałe pola przeznaczone są na pełniejsze informacje o studentach.

Wykonaj więc następujące czynności:

Wszystko, teraz pozostaje tylko tworzyć, wypełniać i łączyć tabele. Przejdź do następnej pozycji.

Tworzenie i wypełnianie tabel

Po pomyślnym utworzeniu bazy danych na ekranie pojawi się pusta tabela. Aby uformować jego strukturę i ją wypełnić, wykonaj następujące czynności:

Rada! Aby dostroić format danych, przejdź do zakładki „Tryb tabeli” na wstążce i zwróć uwagę na blok „Formatowanie i typ danych”. Tam możesz dostosować format wyświetlanych danych.

Tworzenie i edycja schematów danych

Zanim zaczniesz łączyć dwa podmioty, analogicznie do poprzedniego akapitu, musisz utworzyć i wypełnić tabelę „Egzaminy”. Posiada następujące atrybuty: „Numer rekordu”, „Egzamin1”, „Egzamin2”, „Egzamin3”.

Aby wykonać zapytania, musimy połączyć nasze tabele. Innymi słowy, jest to rodzaj zależności implementowanej za pomocą pól kluczowych. Do tego potrzebujesz:

Konstruktor powinien automatycznie stworzyć relację, w zależności od kontekstu. Jeśli tak się nie stało, to:

Wykonywanie zapytań

Co zrobić, jeśli potrzebujemy studentów, którzy studiują tylko w Moskwie? Tak, w naszej bazie danych jest tylko 6 osób, ale co jeśli jest ich 6000? Bez dodatkowych narzędzi trudno będzie się dowiedzieć.

Właśnie w takiej sytuacji z pomocą przychodzą nam zapytania SQL, które pomagają usunąć tylko niezbędne informacje.

Rodzaje zapytań

Składnia SQL realizuje zasadę CRUD (skrót od angielskiego create, read, update, delete - „create, read, update, delete”). Tych. Dzięki prośbom możesz zaimplementować wszystkie te funkcje.

na próbkę

W tym przypadku w grę wchodzi zasada „czytaj”. Na przykład musimy znaleźć wszystkich studentów, którzy studiują w Charkowie. Do tego potrzebujesz:

Ale co, jeśli interesują nas studenci z Charkowa, którzy mają ponad 1000 stypendiów? Wtedy nasza prośba będzie wyglądać tak:

SELECT * FROM Studenci GDZIE Adres = Charków I Stypendium > 1000;

a wynikowa tabela będzie wyglądać tak:

Aby stworzyć podmiot

Oprócz dodania tabeli za pomocą wbudowanego konstruktora czasami konieczne może być wykonanie tej operacji za pomocą zapytania SQL. W większości przypadków jest to konieczne podczas wykonywania prac laboratoryjnych lub semestralnych w ramach kursu uniwersyteckiego, ponieważ w rzeczywistości nie ma takiej potrzeby. O ile oczywiście nie jesteś profesjonalnym programistą aplikacji. Tak więc, aby utworzyć żądanie, potrzebujesz:

1. Przejdź do zakładki „Utwórz”.
2. Kliknij przycisk „Kreator zapytań” w bloku „Inne”.
3. W nowym oknie kliknij przycisk SQL, a następnie wpisz polecenie w polu tekstowym:

STWÓRZ STÓŁ Nauczyciele
(TeacherCode INT PRIMARY KEY,
Nazwisko CHAR(20),
Imię CHAR (15),
Drugie imię CHAR (15),
Płeć CHAR (1),
data urodzenia DATA,
main_subject CHAR(200));

gdzie „CREATE TABLE” oznacza utworzenie tabeli „Teachers”, a „CHAR”, „DATE” i „INT” to typy danych dla odpowiednich wartości.

Uwaga! Na końcu każdego żądania musi znajdować się znak „;”. Bez niego wykonanie skryptu spowoduje błąd.

Aby dodać, usunąć, edytować

Tutaj wszystko jest o wiele prostsze. Ponownie przejdź do pola, aby utworzyć żądanie i wprowadź następujące polecenia:

Tworzenie formularzy

Przy ogromnej liczbie pól w tabeli wypełnienie bazy danych staje się trudne. Możesz przypadkowo pominąć wartość, wprowadzić niewłaściwą wartość lub wprowadzić inny typ. W takiej sytuacji na ratunek przychodzą formularze, za pomocą których można szybko wypełnić byty, a prawdopodobieństwo popełnienia błędu jest zminimalizowane. Będzie to wymagało następujących kroków:

Wszystko podstawowe funkcje MS Access 2007 już rozważaliśmy. Pozostaje ostatni ważny element - generowanie raportów.

Generowanie raportów

Raport to specjalna funkcja MS Access, która umożliwia formatowanie i przygotowywanie danych z bazy danych do druku. Służy głównie do tworzenia faktur, raportów księgowych i innej dokumentacji biurowej.

Jeśli nigdy nie spotkałeś się z taką funkcją, zaleca się skorzystanie z wbudowanego „Kreatora raportów”. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

1. Przejdź do zakładki „Utwórz”.
2. Kliknij przycisk „Kreator raportów” w sekcji „Raporty”.
   
   
3. Wybierz interesującą Cię tabelę i pola, które chcesz wydrukować.
   
   
4. Dodaj wymagany poziom grupowania.
   
   
5. Wybierz typ sortowania dla każdego pola.

Specjaliści często muszą pracować z dużą ilością danych, aby znaleźć różne informacje niezbędne do przygotowania dokumentów. Aby ułatwić tego rodzaju pracę, stworzono systemy zarządzania bazami danych (DBMS).

Baza danych(DB) - zbiór specjalnie zorganizowanych i logicznie uporządkowanych danych.

Rozwój technologii informatycznych i ich zastosowanie w różne obszary Działania doprowadziły do ​​powstania różnorodnych baz danych o różnym stopniu złożoności. Złożoność bazy danych zależy od objętości i struktury informacji przechowywanych w bazie, różnorodności form jej prezentacji, powiązań między plikami, wymagań wydajnościowych i niezawodnościowych.

Organizacja bazy danych wymaga wstępnego zbudowania logicznego modelu danych. Jego głównym celem jest usystematyzowanie informacji pod względem treści, struktury, objętości, wzajemnych powiązań, a także odzwierciedlenie właściwości informacji z uwzględnieniem potrzeb użytkowników końcowych.

Model logiczny budowany jest w kilku etapach ze stopniowym przybliżaniem do wariantu optymalnego dla danych warunków. Skuteczność takiego modelu zależy od tego, jak ściśle odzwierciedla on badany obszar tematyczny. Zakres tematyczny obejmuje obiekty (dokumenty, rachunki, operacje na nich itp.), a także charakterystykę tych obiektów, ich właściwości, interakcje i wzajemne oddziaływanie.

Zatem budując logiczny model danych, w pierwszej kolejności identyfikowane są te obiekty, które są interesujące dla użytkowników projektowanej bazy danych. Następnie dla każdego obiektu formułowane są cechy i właściwości, które w pełni opisują ten obiekt. Te cechy będą dalej odzwierciedlone w bazie danych jako odpowiednie pola.

Logiczny model danych budowany jest w ramach jednego z trzech podejść do tworzenia baz danych. Są następujące logiczne modele baz danych:

• hierarchiczny;
• sieć;
• relacyjny.

Model hierarchiczny jest strukturą drzewiastą, która wyraża związki podporządkowania niższego poziomu z wyższym. Ułatwia to znajdowanie informacji, jeśli zapytania mają taką samą strukturę.

model sieci różni się od poprzedniego również obecnością powiązań poziomych. To komplikuje zarówno model, jak i samą bazę danych oraz narzędzia do jej zarządzania.

model relacyjny reprezentuje przechowywane informacje w postaci tabel, na których można wykonywać operacje logiczne (operacje algebry relacyjnej). W chwili obecnej tego typu model jest najszerzej stosowany, co wynika ze względnej łatwości implementacji, jasnego określenia relacji między obiektami oraz łatwości zmiany struktury bazy danych.

Po zbudowaniu logicznego modelu bazy danych jest on powiązany z określonym oprogramowaniem i środki techniczne który implementuje tę bazę danych. Powstały model nazywa się fizyczny model bazy danych.

O tym, jakie informacje znajdą się w bazie, decyduje nie tylko tematyka czy zakres zadań rozwiązywanych z wykorzystaniem bazy danych. Na tę decyzję wpływa również intensywność pracy z informacjami różnego rodzaju i form ich prezentacji, dynamiczna charakterystyka danych, częstotliwość ich zmiany i aktualizacji, stopień ich powiązania i wzajemnego oddziaływania.

Łatwość pracy z bazą danych niezbędne informacje z tablic danych przechowywanych w bazie danych itp. zapewnia przemyślany i poprawnie wdrożony system zarządzania bazą danych.

System zarządzania bazą danych(DBMS) to zestaw narzędzi i metod gromadzenia, rejestrowania, przechowywania, organizowania, wyszukiwania, wybierania i prezentowania informacji w bazie danych.

DBMS pozwala na przechowywanie dużej ilości informacji i szybkie wyszukiwanie potrzebnych danych. Pracując z tradycyjną szafką na dokumenty papierowe, pracownik musi stale mieć do czynienia z dużą ilością danych. Jednocześnie w praktyce bardzo często karty są sortowane nie według potrzebnego w danej chwili atrybutu. Zastosowanie DBMS znacznie upraszcza zadanie odnalezienia potrzebnych danych, a użytkownik jest praktycznie nieograniczony w doborze kryteriów wyszukiwania. Przykład podobny system może służyć jako Microsoft Access.

Przyjrzyjmy się najpierw trzem głównym elementom interfejsu użytkownika MS Access 2010 (MA 2010).

• Wstążka. Obszar w górnej części okna aplikacji zawierający grupy poleceń.
• . Lista poleceń na karcie Plik, która jest umieszczona na wstążce.
• . Obszar po lewej stronie okna MA 2010, stworzony do pracy z obiektami bazy danych. Okienko nawigacji zastąpiło okno bazy danych w programie Access 2007.

Trzy opisane powyżej komponenty generują środowisko, w którym można tworzyć i wykorzystywać bazy danych.

Wstążka całkowicie zastąpił menu i paski narzędzi używane we wcześniejszych wersjach MA. Zawiera zakładki z grupami przycisków. Wstążka zawiera „domyślne” karty z grupami najczęściej używanych poleceń, karty kontekstowe, które pojawiają się, gdy ich użycie jest dozwolone, oraz pasek narzędzi szybkiego dostępu — specjalny pasek narzędzi, który służy do dodawania najbardziej potrzebnych poleceń.

Niektóre przyciski na kartach wstążki umożliwiają wybór akcji, inne uruchamiają wykonanie określonego polecenia.

Tryb za kulisami to nowość w MA 2010. Ten tryb zawiera polecenia i informacje, które można zastosować do całej bazy danych, takie jak Kompresja oraz przywrócić, i polecenia, które były w menu we wcześniejszych wersjach MA Plik, na przykład Foka.

daje możliwość strukturyzacji obiektów bazy danych i jest głównym sposobem otwierania lub modyfikowania obiektów bazy danych. Okienko nawigacji działa jak okno bazy danych, które zostało wprowadzone w wersjach programu wcześniejszych niż Access 2007. Okienko nawigacji jest podzielone na kategorie i grupy. Użytkownik ma możliwość konfiguracji wszelkiego rodzaju parametrów organizacji, a dodatkowo zaprojektowania indywidualnego schematu organizacji. Zazwyczaj nowa baza danych przedstawia kategorię typu obiektu, która zawiera grupy odpowiadające różnym typom obiektów bazy danych. Kategoria typu obiektu strukturyzuje obiekty bazy danych w taki sam sposób jak okno bazy danych we wcześniejszych wersjach MA.

Okienko nawigacji można zmniejszyć lub ukryć, ale nigdy nie jest ono zasłaniane, gdy na nim aktywowane są obiekty bazy danych.

wyświetlane po uruchomieniu karty Plik, zawierające polecenia, które w poprzednich wersjach MA znajdowały się w menu Plik. Ponadto widok Backstage zawiera polecenia, które dotyczą całej bazy danych. Widok Backstage jest wyświetlany po uruchomieniu aplikacji MA, pod warunkiem, że baza danych nie jest jeszcze otwarta (rys. 3.24).

Ryż. 3.24.

Backstage służy do tworzenia i otwierania baz danych, publikowania ich w Internecie na serwerze SharePoint oraz wielu innych zadań, w tym utrzymywania plików i baz danych.

Utwórz pustą bazę danych. W celu utworzenia nowa baza danych, wykonaj następujące czynności.

• 1. Aktywuj MA za pomocą menu Początek
• 2. Uruchom jedną z poniższych procedur.
• a) Tworzenie internetowej bazy danych:
  • - w grupie Dostępne szablony Wybierz przedmiot Pusta internetowa baza danych;
  • - po prawej w sekcji Pusta internetowa baza danych w terenie Nazwa pliku
  • - naciśnij przycisk Tworzyć.

• b) Tworzenie bazy danych na komputerze:
  • - w grupie Dostępne szablony kliknij element Pusta baza danych;
  • - po prawej w sekcji Pusta baza danych w terenie Nazwa pliku wpisz nazwę pliku bazy danych lub użyj nazwy domyślnej;
  • - naciśnij przycisk Tworzyć.

Spowoduje to utworzenie nowej bazy danych i otwarcie nowej tabeli w widoku arkusza danych.

ML 2010 zawiera listę szablonów, a dodatkowe szablony można pobrać z Office.com. Szablon MA to gotowa baza danych z profesjonalnie zaprojektowanymi arkuszami kalkulacyjnymi, formularzami i raportami. Szablony pozwalają skrócić czas przechodzenia przez początkowe etapy tworzenia bazy danych.

Utwórz bazę danych z przykładowego szablonu. Aby to zrobić, musisz wykonać następujące czynności.

• Początek lub za pomocą etykiety. Rozpoczyna się widok za kulisami.
• 2. Naciśnij element Przykładowy szablon i przejrzyj listę dostępnych szablonów.
• 3. Wybierz żądany szablon.
• 4. Po prawej stronie w oknie „Nazwa pliku” wpisz nazwę pliku lub użyj nazwy domyślnej.
• 5. Kliknij przycisk Tworzyć.

Aplikacja MA 2010 utworzy nową bazę danych na podstawie wybranego szablonu i otworzy ją.

Dodatkowe szablony IA 2010 można pobrać z witryny Office.com za pośrednictwem widoku Backstage.

Utwórz bazę danych na podstawie szablonu Office.com.

• 1. Aktywuj MA 2010 za pomocą menu Początek lub za pomocą etykiety. Rozpoczyna się widok za kulisami.
• 2. Panel Szablony biurowe zaznacz kategorię i wymagany szablon. Możesz również znaleźć żądany szablon za pomocą pola wyszukiwania.
• 3. W terenie Nazwa pliku wpisz nazwę pliku lub użyj nazwy domyślnej.
• 4. Kliknij przycisk Ściągnij.

W momencie otwarcia (lub utworzenia i późniejszego otwarcia) bazy danych nazwa pliku i lokalizacja bazy znajdują się na liście ostatnio otwieranych dokumentów. Ta lista jest wyświetlana na karcie Ostatni Widok Backstage, który ułatwia otwieranie ostatnio używanych baz danych.

Otwarcie ostatnio używanej bazy danych. Aby wykonać tę akcję, musisz wykonać następujące czynności.

• 1. Aktywuj MA 2010.
• 2. W widoku Backstage kliknij Ostatni i wybierz bazę danych, którą chcesz otworzyć. Aplikacja MA otworzy bazę danych.

Otwarcie bazy danych z widoku Backstage. Aby wykonać tę akcję, musisz wykonać następujące czynności.

• 1. Aktywuj M A 2010.
• 2. Tab Plik kliknij przycisk Otwarty. W oknie dialogowym Otwarcie zaznacz plik i kliknij przycisk Otwarty. Baza danych zostanie otwarta.

Wstążka w rzeczywistości zastępuje takie elementy interfejsu, jak menu i paski narzędzi. Wstążka jest głównym interfejsem poleceń MA 2010. Jedną z głównych zalet Wstążki jest zbiór narzędzi do wykonywania zadań, które wcześniej znajdowały się w menu, paskach narzędzi, panelach zadań i innych elementach interfejsu użytkownika. Teraz wymagane polecenie nie musi być przeszukiwane w kilku różnych miejscach.

Po otwarciu bazy danych wstążka jest wyświetlana w górnej części głównego okna MA 2010. W tym momencie zawiera polecenia aktywnej zakładki poleceń (rys. 3.25).

Ryż. 3.25.

Wstążka zawiera listę kart z poleceniami. W MA 2010 głównymi zakładkami poleceń są: Plik, strona główna, tworzenie, dane zewnętrzne i praca z bazami danych. Każda zakładka zawiera grupę powiązanych poleceń, które z kolei otwierają inne nowe elementy interfejsu, takie jak kolekcja, zupełnie nowa kontrolka, która pozwala wizualnie wybierać opcje sterowania.

Polecenia wstążki muszą być zgodne z aktualnie aktywnym obiektem. Na przykład, jeśli otworzysz tabelę w widoku arkusza danych i klikniesz przycisk Forma patka kreacja w grupie Formularze, MA 2010 utworzy formularz na podstawie aktywnej tabeli. W ten sposób nazwa aktywnej tabeli zostanie wskazana we właściwości formularza Źródło rekordu(źródło ewidencji). Należy pamiętać, że niektóre karty wstążki są wyświetlane tylko w odpowiednim kontekście. Na przykład tab Konstruktor wyświetlane tylko wtedy, gdy obiekt jest otwarty w trybie projektowania.

Praca ze wstążką może być wygodna w przypadku korzystania z niektórych kombinacji klawiszy. Jednocześnie wszystkie kombinacje klawiszy z poprzedniej wersji MA nadal działają. Jednak zamiast klawiszy aktywacyjnych menu, które były używane w poprzednich wersjach MA, istnieje system dostępu do sterowania z klawiatury. Ten system używa specjalnych wskaźników z co najmniej jedną literą, która pojawia się na wstążce po naciśnięciu klawisza ALT. Te wskaźniki wskazują klawisze odpowiadające kontrolkom.

Aby wyświetlić dostępne polecenia karty, musisz ją wybrać.

Wybór karty poleceń. Aby wykonać tę akcję, musisz wykonać następujące czynności.

• 1. Aktywuj MA 2010.
• 2. Wybierz żądaną zakładkę.

• 1. Aktywuj MA 2010.
• 2. Naciśnij i zwolnij klawisz ALT. Następnie zostaną wyświetlone wskazówki dotyczące dostępu z klawiatury.
• 3. Kliknij klawisz lub klawisze wskazane w podpowiedzi obok wymaganej zakładki.

Istnieje kilka opcji wykonywania poleceń. Najprostszym z nich jest użycie kombinacji klawiszy, które są powiązane z poleceniami. Skróty klawiaturowe z poprzedniej wersji MA mogą być również używane w MA 2010.

Wykonanie polecenia:

• 1) aktywować MA 2010;
• 2) wybierz zakładkę z wymaganym poleceniem;
• 3) kliknij kontrolkę odpowiadającą poleceniu. Jeśli skrót klawiaturowy dla tego polecenia jest już znany z poprzedniej wersji MA, naciśnij go;

• 1) naciśnij i zwolnij klawisz ALT. Zostaną wyświetlone wskazówki dotyczące dostępu z klawiatury;
• 2) kliknij klawisz lub klawisze wymienione w podpowiedzi powiązanej z wymaganym poleceniem.

W tabeli. 3.1 pokazuje zakładki i polecenia znajdujące się w każdym z nich. Listę dostępnych zakładek i poleceń można przekształcać w zależności od wykonywanych czynności.

Tabela 3.1

Karty i polecenia w programie Access 2010

Karta poleceń	Możliwe działania
	Wybór innego widoku
	Kopiowanie i wklejanie danych ze schowka
	Ustawianie właściwości bieżącej czcionki
	Ustawianie bieżącego wyrównania czcionki
	Zastosuj formatowanie do pola notatki
	Praca z rekordami (aktualizacja, tworzenie, zapisywanie, usuwanie, sumy, pisownia, zaawansowane)
	Sortowanie i filtrowanie rekordów
	Wyszukiwanie nagrań
kreacja	Utwórz pustą tabelę
	Utwórz tabelę z szablonu
	Utwórz listę w witrynie SharePoint i powiązaną tabelę w bieżącej bazie danych
	Utwórz pustą tabelę w widoku projektu
	Utwórz formularz na podstawie aktywnej tabeli lub zapytania
	Utwórz tabelę przestawną lub wykres
	Utwórz raport na podstawie aktywnej tabeli lub zapytania
	Utwórz zapytanie, makro, moduł lub moduł klasy
Dane zewnętrzne	Importuj lub łącz dane zewnętrzne
	Eksport danych
	Zbieranie i aktualizowanie danych przez e-mail
	Twórz zapisane importy i eksporty
	Uruchamianie połączonego menedżera tabel
Praca z bazami danych	Przeprowadź migrację niektórych lub wszystkich części bazy danych do nowej lub istniejącej witryny SharePoint
	Uruchamianie Edytora Visual Basic lub uruchamianie makra
	Twórz i przeglądaj relacje między tabelami
	Pokaż lub ukryj zależności obiektów
	Prowadzenie archiwisty lub analizy wydajności
	Przenieś dane do bazy danych Microsoft SQL Server lub Access (tylko tabele)
	Zarządzanie dodatkami programu Access
	Utwórz lub zmodyfikuj moduł VBA

Oprócz zwykłych zakładek poleceń, MA 2010 posiada również zakładki kontekstowe (rys. 3.26). W zależności od kontekstu (tj. jakim obiektem użytkownik jest aktualnie zajęty i jakie akcje wykonuje), karty kontekstowe mogą być wyświetlane obok zwykłych kart poleceń.

Ryż. 3.26.

Do aktywacja zakładki kontekstowej z poleceniami musisz wykonać następujące czynności:

Kliknij kartę kontekstową;

• naciśnij i zwolnij klawisz ALT. Zostaną wyświetlone wskazówki dotyczące dostępu do klawiatury;
• kliknij klawisz lub klawisze wskazane w etykiecie obok karty kontekstowej.

Karty kontekstowe zawierają polecenia i elementy funkcjonalne, które są niezbędne do funkcjonowania w określonym kontekście. Na przykład po otwarciu tabeli w widoku Projekt karty kontekstowe zawierają polecenia używane do pracy z tabelą tylko w widoku Projekt.

Kolekcje. Wstążka zawiera między innymi kontrolkę o nazwie Kolekcja. Ten element został stworzony, aby zwrócić uwagę na wymagane rezultaty. Kolekcja to element sterujący, który nie tylko pokazuje polecenia, ale także wyświetla wynik wykonania tych poleceń (rys. 3.27). Głównym celem tworzenia tego elementu jest umożliwienie użytkownikowi wyszukiwania i wybierania niezbędnych działań w MA 2010 według widoku, koncentrując się na wyniku, a nie na samych poleceniach.

Ryż. 3.27.

Kolekcje różnią się od siebie kształtem i wielkością. W jednym przypadku jest to tabela udostępniająca widok menu, a w drugim osadzona kolekcja, której składniki znajdują się bezpośrednio na wstążce.

Ukrywanie taśmy. W trakcie pracy może być konieczne wydzielenie dodatkowej przestrzeni na ekranie. W takim przypadku możliwe jest usunięcie wstążki i pozostawienie tylko linii z zakładkami poleceń. Aby usunąć wstążkę, kliknij dwukrotnie bieżącą kartę poleceń. Aby zwrócić wstążkę, ponownie kliknij dwukrotnie bieżącą kartę poleceń.

Ukrywanie i przywracanie wstążki.

• 1. Kliknij dwukrotnie podświetloną kartę polecenia.
• 2. Aby przywrócić wstążkę, ponownie dwukrotnie kliknij kartę bieżącego polecenia.

Pasek szybkiego dostępu, znajduje się obok wstążki, zapewnia dostęp do poleceń jednym kliknięciem. Domyślna lista zawiera polecenia Zapisz Anuluj oraz Zwrócić, jednak możliwe jest dostosowanie paska narzędzi szybkiego dostępu tak, aby zawierał najczęściej używane polecenia. Możliwa jest również zmiana wyglądu tego paska narzędzi, np. położenia i rozmiaru. W zwykłym tj. W mniejszym widoku panel znajduje się obok kart poleceń wstążki. Gdy użytkownik wybierze duży rozmiar, panel przesuwa się pod wstążką.

Dostosowywanie paska narzędzi szybkiego dostępu. Aby wykonać tę akcję, musisz wykonać następujące czynności.

• 1. Kliknij strzałkę wyświetlania listy po prawej stronie panelu.
• 2. Sekcja Dostosowywanie paska narzędzi szybkiego dostępu zaznacz polecenie do dodania.

Jeśli wymaganego polecenia nie ma na przedstawionej liście, musisz wybrać element Inne polecenia i przejdź do następnego kroku.

• 3. W oknie dialogowym Opcje dostępu wybierz polecenie lub polecenia, które chcesz dodać i kliknij przycisk Dodać.
• 4. Aby usunąć polecenie, zaznacz je na liście poleceń po prawej stronie i kliknij przycisk Usuwać. Możliwe jest również dwukrotne kliknięcie polecenia na liście.
• 5. Po wykonaniu kroków, aby usunąć polecenie, kliknij przycisk OK.

Po otwarciu istniejących lub nowo utworzonych baz danych w obszarze nawigacji wyświetlane są nazwy obiektów bazy danych (rys. 3.28). Obiekty bazy danych obejmują tabele, formularze, raporty, strony, makra i moduły. Obszar nawigacji zasadniczo pełni funkcje okna bazy danych, które było obecne w poprzednich wersjach MA, tj. Jeżeli w poprzednich wersjach programu do uruchamiania i wykonywania zadań używane było okno bazy danych, to w MA 2010 służy do tego obszar nawigacji. Na przykład, aby dodać wiersz do tabeli w widoku arkusza danych, musisz otworzyć tabelę z okienka nawigacji. W przeglądarkach internetowych okienko nawigacji jest zwykle niedostępne. Aby użyć go w internetowej bazie danych, musisz najpierw otworzyć bazę danych w programie Access.

Ryż. 3.28.

Aby otworzyć obiekt bazy danych lub zastosować do niego polecenie, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie z menu kontekstowego. Polecenia menu kontekstowego są wyświetlane w zależności od typu obiektu.

Otwarcie obiektu bazy danych (na przykład tabeli, formularza lub raportu).

Kliknij dwukrotnie element w okienku nawigacji;

Zaznacz obiekt w okienku nawigacji i naciśnij klawisz ENTER;

W obszarze nawigacji zaznacz obiekt RMB i wybierz polecenie z menu kontekstowego Otwarty.

Okno dialogowe Opcje przejścia zapewnia możliwość wybrania opcji otwierania obiektów jednym kliknięciem.

Obiekty bazy danych w okienku nawigacji są podzielone na kategorie, które z kolei zawierają grupy. Domyślnie lista zawiera wbudowane kategorie, ale istnieje możliwość tworzenia grup niestandardowych.

Domyślnie okienko nawigacji jest wyświetlane podczas uruchamiania bazy danych, w tym baz danych utworzonych we wcześniejszych wersjach MA. Możliwe jest wyłączenie domyślnego wyglądu obszaru nawigacji za pomocą odpowiedniego ustawienia aplikacji. Poniżej znajdują się instrukcje wykonywania każdej czynności.

Pokaż lub ukryj okienko nawigacji. Aby wykonać tę akcję, musisz wykonać następujące czynności:

Kliknij przycisk w prawym górnym rogu okienka nawigacji lub naciśnij klawisz F11.

Do domyślnie anulować wyświetlanie obszaru nawigacji

musisz wykonać następujące czynności:

• - na zakładce Plik Wybierz przedmiot Opcje. Pojawi się okno dialogowe Opcje dostęp;
• - w lewym polu zaznacz przedmiot Aktualna baza danych; W rozdziale Przejścia odznacz Obszar nawigacji i kliknij przycisk OK.

Począwszy od programu Access 2007 stało się możliwe używanie kart dokumentów zamiast nakładających się okien w celu odzwierciedlenia obiektów bazy danych w programie (rys. 3.29). To wygodniejsze narzędzie. Pokazywanie i ukrywanie zakładek dokumentów można skonfigurować za pomocą ustawień MA 2010. Jeśli użytkownik zmieni te ustawienia, baza danych musi zostać zamknięta i ponownie otwarta, aby zmiany odniosły skutek.

Ryż. 3.29.

Pokaż lub ukryj karty dokumentów. Aby wykonać tę akcję, musisz wykonać następujące czynności.

• 1. Tab Plik kliknij przycisk Opcje. Pojawi się okno dialogowe. Opcje dostęp.
• 2. W lewym obszarze zaznacz element Aktualna baza danych.
• 3. Sekcja Opcje aplikacji w grupie Opcje okna dokumentu ustaw przełącznik w pozycji Karty.
• 4. Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola Jeśli nie ma pola wyboru, zakładki dokumentów są wyłączone.
• 5. Kliknij przycisk OK.

Parametr jest indywidualny, tj. należy go zmienić osobno dla każdej bazy danych. Jeśli użytkownik zmieni parametr, musisz zamknąć i ponownie otworzyć bazę danych, wtedy zmiany zaczną obowiązywać. Bazy danych utworzone za pomocą MA 2007 lub MA 2010 domyślnie pokazują zakładki dokumentów. Bazy danych utworzone we wcześniejszych wersjach MA domyślnie korzystają z nakładających się okien.

Pasek stanu. W MA 2010 na dole okna może znajdować się pasek stanu. Podobnie jak w poprzednich wersjach MA, ten standardowy komponent interfejsu użytkownika służy do wyświetlania komunikatów o stanie, właściwości, wskaźników postępu i tak dalej. W MA 2010 pasek stanu daje dostęp do dwóch standardowe funkcje który pojawia się na pasku stanu i w innych programach pakietu Office 2010: okienkowanie i powiększanie.

Kontrolki paska stanu zapewniają możliwość wygodnego przełączania się między różnymi trybami widoku aktywnego okna. Na przykład, jeśli oglądasz obiekt, który obsługuje regulację powiększenia, możesz zmieniać stopień powiększenia lub pomniejszenia za pomocą suwaka na pasku stanu.

Możesz wyświetlić lub ukryć pasek stanu w oknie dialogowym Opcje dostępu.

Pokaż lub ukryj pasek stanu. Aby wykonać tę akcję, musisz wykonać następujące czynności.

• 1. Tab Plik znajdź przedmiot Opcje. Pojawi się okno dialogowe. Opcje dostępu.
• 2. Zaznacz pozycję po lewej stronie Aktualna baza danych.
• 3. Sekcja Ustawienia aplikacji zaznacz lub odznacz Pasek stanu. Jeśli nie ma pola wyboru, pasek stanu nie jest wyświetlany.
• 4. Kliknij przycisk OK.

Do formatowania tekstu w wersjach AI wydanych przed AI 2007 powszechnie używano menu lub paska narzędzi. Formatowanie. W MA 2010 formatowanie tekstu stało się wygodniejsze, ponieważ utworzono minipasek narzędzi (ryc. 3.30). Jeśli wybierzesz tekst do celów formatowania, nad nim automatycznie pojawi się minipasek narzędzi. Przesuwając wskaźnik myszy w stronę mini-baru, staje się on wyraźniejszy, a następnie można go użyć do zmiany stylu, rozmiaru i koloru czcionki itp. Po usunięciu kursora myszy minipasek narzędzi znika, tj. jeśli minipasek narzędzi nie jest potrzebny, znika.

Ryż. 3.30.

Formatowanie tekstu za pomocą minipaska narzędzi.

• 1. Zaznacz tekst przeznaczony do formatowania. Nad zaznaczonym tekstem pojawi się przezroczysty minipasek narzędzi.
• 2. Użyj minipaska narzędzi do formatowania.

Jeśli chcesz wyjaśnić niektóre pytania, musisz wezwać pomoc, naciskając klawisz F1 lub klikając znak zapytania po prawej stronie wstążki (rys. 3.31).

Ryż. 3.31.

Ponadto informacje referencyjne znajdują się w widoku Backstage. Na karcie Plik musisz kliknąć przycisk Odniesienie. Lista źródeł informacje referencyjne zostanie wyświetlony w widoku Backstage.

Tutaj jest krótka recenzja funkcji MA 2010. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat tego oprogramowania, należy zapoznać się z odpowiednią instrukcją obsługi.